Η τεχνολογία αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της σύγχρονης ζωής και της εργασιακής πραγματικότητας. Δεκάδες τα επιχειρήματα καθώς και τα απτά παραδείγματα για το πώς οι τεχνολογικές εξελίξεις συνδράμουν στη βελτίωση της εργασίας και κατ’ επέκταση στα εταιρικά αποτελέσματα. Οι Διευθύνσεις Ανθρώπινου Δυναμικού αξιοποιούν ολοένα και περισσότερο τα τεχνολογικά εργαλεία με πλεονεκτήματα που αφορούν τόσο στο κόστος όσο και στις λειτουργίες του τμήματος.

«Η τεχνολογία έχει πλέον εισβάλλει σε όλες τις εκφάνσεις λειτουργίας μιας επιχείρησης και το HR είναι ένας τομέας που απολαμβάνει μέγιστα οφέλη από την ενσωμάτωση αυτή» τονίζει ο Βασίλης Πρασσάς, Εμπορικός Διευθυντής, Epsilon Net και συνεχίζει: «Οι κυριότερες υπηρεσίες που μπορούν να προσφέρουν τα HRMS είναι: α) μείωση του λειτουργικού κόστους, β) ελαχιστοποίηση της γραφειοκρατίας, και γ) ενοποίηση των λειτουργιών HR. Τα τελευταία χρόνια όμως, αυξάνονται γεωμετρικά τα περιστατικά στην αγορά σχετικά με παραβάσεις και πρόστιμα που συνδέονται με τη νομοθεσία και τη μισθοδοσία.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, το εκάστοτε HRMS δε μπορεί a priori να παρέχει τέτοια υποστήριξη, αλλά ο πάροχος του λογισμικού θα πρέπει να είναι σε θέση να προσφέρει υπηρεσίες, όπως ασφάλεια στις αλλαγές της νομοθεσίας, επιστημονική υποστήριξη και καθοδήγηση. Τέλος, ένα ολοκληρωμένο σύστημα HRMS προϋποθέτει την ενοποίηση όλων των λειτουργιών ενός τμήματος HR, όπως της έκδοσης Μισθοδοσίας, της Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων, της αυτόματης ενημέρωσης από την Ωρομέτρηση, της παροχής λύσεων Αυτοεξυπηρέτησης Εργαζομένων, με χαμηλό όμως κόστος συντήρησης και διαχείρισης. Η στρατηγική υπάρχει (ή τουλάχιστον θα πρέπει να υπάρχει) σε όλα τα επίπεδα ενός οργανισμού».

Μια στρατηγική που αφορά την τεχνολογία του HR θα πρέπει να δημιουργηθεί και να υποστηρίζει τους συνολικούς στρατηγικούς στόχους τόσο της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού όσο και του ίδιου του οργανισμού. Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού θα πρέπει να έχει την κυριότητα της σχετικής τεχνολογίας και να εξασφαλίζει ότι αυτή εξυπηρετεί τη στρατηγική HR, η οποία θα πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένη με τη συνολική επιχειρηματική στρατηγική. Επιπλέον, θα πρέπει να δοθεί μεγαλύτερη έμφαση σε κάτι περισσότερο από την αποτελεσματικότητα ως οδηγός για την υιοθέτηση της τεχνολογίας και να επιλεγούν λύσεις με ευελιξία που να επιτρέπουν τη μελλοντική ανάπτυξη, εστιάζοντας ταυτόχρονα στην ανάπτυξη λύσεων που καλύπτουν τις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες του οργανισμού.

«Το πεδίο του HRM παραδοσιακά είναι συνυφασμένο με την εξέλιξη των πληροφοριακών συστημάτων» επισημαίνει ο Β. Πρασσάς. Ο ίδιος εξηγεί ότι: «Η εξέλιξη των συστημάτων τα τελευταία χρόνια με την αυξανόμενη χρήση τεχνολογιών υπολογιστικού νέφους (cloud computing) και την αξιοποίηση αυτών από χιλιάδες νέες φορητές συσκευές έχει επιφέρει μια νέα μικρή επανάσταση στα συστήματα HRM. Οι νέες τεχνολογίες φέρνουν μια σειρά από σημαντικά πλεονεκτήματα όπως είναι η αποκεντροποιημένη λειτουργία των ομάδων HR αλλά και η ενίσχυση της ομαδικής λειτουργίας των τμημάτων που μέχρι χθες έβρισκε εμπόδια για γεωγραφικούς λόγους.

Επιπρόσθετα, η άμεση και διαρκής πρόσβαση των δεδομένων (όπως π.χ. το σύστημα ESS – αυτοεξυπηρέτηση εργαζομένων) από οποιοδήποτε σημείο εξασφαλίζοντας την ακεραιότητα και την ασφάλεια των δεδομένων είναι πιο εύκολη από ποτέ προσφέροντας πολλαπλά οφέλη ενώ όλα τα παραπάνω υποστηρίζονται δυναμικά και μπορούν να εξελιχθούν είτε προς τα πάνω είτε προς τα κάτω ακολουθώντας τις αλλαγές στον όγκο των δεδομένων των οργανισμών».

1. Αποκτήστε την κυριότητα της στρατηγικής της HR τεχνολογίας
Η τεχνολογία έχει αλλάξει τον τρόπο που η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού λειτουργεί. Οι σύγχρονες εταιρικές ανάγκες προστάζουν το HR να γίνει ένας ένθερμος υποστηρικτής της τεχνολογίας. Είναι αδιαμφισβήτητος ο ρόλος των στελεχών του HR στην προώθηση της τεχνολογίας για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, για τη σύνδεση των εργαζομένων και την αξιοποίηση νέων καναλιών επικοινωνίας όπως τα κοινωνικά δίκτυα με στόχο τη δέσμευση των εργαζομένων.

Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τον καθορισμό της στρατηγικής της HR τεχνολογίας και σε συνεργασία με τo τμήμα Πληροφορικής, θα πρέπει να διασφαλίσει ότι το HR προσεγγίζει τα προβλήματα των επιχειρήσεων με τις σωστές λύσεις. Ενώ το τμήμα ΙΤ μπορεί σίγουρα να βοηθήσει στη διαδικασία επιλογής του κατάλληλου συνεργάτη και να συνεισφέρει σημαντικά στη φάση της υλοποίησης, το HR πρέπει να έχει το «γενικό πρόσταγμα» καθώς γνωρίζει καλύτερα από τον καθένα την οπτική των εργαζομένων και τις πρακτικές που υποστηρίζουν την αποτελεσματικότητα του Ανθρώπινου Δυναμικού.

Το νέο κύμα της τεχνολογίας HR (που οδηγείται από την αυξανόμενη δημοτικότητα τoυ cloud based HR) δεν απαιτεί πολύ βαριά αναβάθμιση και ο χώρος είναι ώριμος για κάποια στελέχη HR που έχουν τις τεχνικές γνώσεις και μπορούν να συμβάλουν στη διαμόρφωση της μελλοντικής λειτουργίας της. Οι πλατφόρμες Software-as-a-service (SaaS) μπορεί να αναπτύσσονται πολύ πιο γρήγορα και είναι εξαιρετικά παραμετροποιήσιμες. Με τις SaaS, το HR έχει πλέον τα κλειδιά για την τεχνολογία και δεν χρειάζεται να ζητάει από το ΙΤ να κάνει αλλαγές στο λογισμικό.

Επιτρέποντας στη Διεύθυνση HR να βελτιώσει γρήγορα τον σχεδιασμό των συστημάτων και των διαδικασιών HR μπορεί γρήγορα να καλύψει τις ανάγκες της επιχείρησης. Για να κατέχει αποτελεσματικά τη στρατηγική, το HR θα πρέπει να:

  • Κατανοήσει την τεχνολογία και να είναι σε θέση να έρχεται σε επαφή με το ΙΤ σε τακτική βάση
  • Να ηγείται της δημιουργίας, υλοποίησης και συντήρησης της στρατηγικής τεχνολογίας HR
  • Κατανοήσει πώς οι εργαζόμενοι αλληλεπιδρούν με την εργασία τους σε καθημερινή βάση και το πώς η τεχνολογία μπορεί να λειτουργήσει ως μοχλός για την υποστήριξή τους.

2. Ευθυγραμμίστε τη στρατηγική της τεχνολογίας με τους βασικούς στόχους του HR και της Επιχείρησης
Χωρίς ένα κοινό όραμα ή κατανόηση του πώς η τεχνολογία HR υποστηρίζει την επιχείρηση, οι εφαρμογές κατά πάσα πιθανότητα θα αποτύχουν και τα πολλαπλά οφέλη της τεχνολογίας ποτέ δεν θα αξιοποιηθούν πλήρως. Η έλλειψη ευθυγράμμισης μπορεί να έχει ακόμη και αρνητικές συνέπειες για τον οργανισμό σας.

Για να δημιουργήσετε μια στρατηγική ή το σχέδιο για την τεχνολογία HR, είναι επιτακτική ανάγκη να εξοικειωθείτε με τους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους του οργανισμού (όπως επίσης και εκείνων του HR), πράγμα που σημαίνει κάτι περισσότερο από την ανάγνωσή τους σε κάποια αναφορά ή παρουσίαση. Για να αποκτήσει μια καλύτερη και πιο ολιστική κατανόηση της σημασίας των στόχων αυτών, το HR θα πρέπει να διεξάγει συνεντεύξεις με τους εμπλεκόμενους, στις οποίες θα πρέπει να παρίστανται ηγετικά στελέχη του HR καθώς και ηγετικά στελέχη της επιχείρησης.

Οι πληροφορίες και οι γνώσεις που μπορεί να αποκτηθούν από αυτές τις συνεντεύξεις μπορεί να προσθέσουν «χρώμα» και να προσφέρουν καλύτερη συνειδητοποίηση της στρατηγικής κατεύθυνσης του οργανισμού και τις προκλήσεις που πρέπει να ξεπεραστούν ώστε η εταιρεία να έχει επιτυχία. Όπως ακριβώς συμβαίνει με οποιαδήποτε τεχνολογία διαχείρισης του ανθρώπινου κεφαλαίου, δεν υπάρχει μια ενιαία εφαρμογή που θα οδηγήσει στην αποτελεσματικότητα. Είναι σημαντικό να ευθυγραμμιστούν τα προγράμματα και οι δράσεις που πάνε μαζί.

Επιπροσθέτως, δημιουργώντας την ευθυγράμμιση όχι μόνο παρέχετε ένα στόχο για το σχέδιό σας, αλλά και ένα μέσο για να εκτιμήσετε ή να μετρήσετε την επιτυχία και τον αντίκτυπο της στρατηγικής σας. Η ευθυγράμμιση της στρατηγικής της HR Τεχνολογίας θα πρέπει να προχωράει ένα βήμα πιο πέρα από την απλή ευθυγράμμιση με τους συνολικούς στόχους της οργάνωσης. Θα πρέπει, επίσης, να περιλαμβάνει την ευθυγράμμιση με κρίσιμες επιχειρηματικές μονάδες.

Δημιουργώντας μια στρατηγική που είναι ευθυγραμμισμένη με πολλαπλά τμήματα του οργανισμού, σας επιτρέπει να προσαρμόζεστε στις αλλαγές της αγοράς και διασφαλίζει ότι επικεντρώνεστε στα σωστά πράγματα. Για να εξασφαλιστεί η ευθυγράμμιση με την επιχειρηματική στρατηγική:

  • Κατανοήστε το σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον – εσωτερικά και εξωτερικά. Μάθετε ποιες δυνάμεις βρίσκονται στο «παιχνίδι»
  • Τεκμηριώστε τους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους του οργανισμού
  • Καταγράψτε τις μοναδικές ανάγκες της κάθε λειτουργίας και τις κρίσιμες επιχειρηματικές περιοχές
  • Κατανοήστε με σαφήνεια το πώς η τεχνολογία μπορεί ή ακόμα και δεν μπορεί, να διευκολύνει την επίτευξη των στρατηγικών σας στόχων.

Ωστόσο, το να υπάρχει μια στρατηγική για την τεχνολογία HR δεν είναι αρκετό. Ούτε το να έχετε διαθέσιμη την καλύτερη τεχνολογία. Αυτό που έχει σημασία περισσότερο και παρέχει πραγματική διαφοροποίηση είναι η αποτελεσματική εκτέλεση αυτής της στρατηγικής. Η αποτελεσματική εκτέλεση απαιτεί να έχετε τους κατάλληλους πόρους (από πλευράς λογισμικού και φυσικά και ανθρώπων), δημιουργώντας ένα χάρτη πορείας που θα είναι ευέλικτος και έτοιμος να αλλάξει και που επικεντρώνεται τόσο στους βραχυπρόθεσμους όσο και στους μακροπρόθεσμους στρατηγικούς στόχους.

3. Δημιουργήστε ευελιξία στη στρατηγική τεχνολογίας HR
«Η ευελιξία είναι το νέο νόμισμα της οικονομίας», όπως έχει ειπωθεί, και η τεχνολογία διαδραματίζει καίριο ρόλο στην ικανότητα του οργανισμού να παραμείνει ανταγωνιστικός και σε καλύτερη θέση αναφορικά με την αντιμετώπιση ενός διαρκώς μεταβαλλόμενου εργασιακού περιβάλλοντος.

Η τεχνολογία που στηρίζει τη διαχείριση και την ανάπτυξη του ανθρώπινου κεφαλαίου του οργανισμού πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτη για να ανταποκριθεί στους εξωτερικούς και εσωτερικούς παράγοντες. Η στρατηγική θα πρέπει να είναι πολυετής, να επεκτείνετε σε εύρος χρόνου και να επανεξετάζεται συχνά για να αξιολογείται η πρόοδος. Η συνεχής παρακολούθηση των εσωτερικών και εξωτερικών επιχειρηματικών συνθηκών και η σύνδεσή τους με τη στρατηγική είναι ζωτικής σημασίας για την ευελιξία και την άμεση και εύκολη προσαρμογή όταν προκύψουν οι σχετικές ανάγκες.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, το να είναι ένας οργανισμός ευέλικτος όσον αφορά την τεχνολογία του ανθρώπινου δυναμικού σημαίνει το να την έχει στο «σύννεφο» και να είναι σε θέση να αναδιαμορφώσει γρήγορα τις προσφορές ή να αλλάξει τεχνολογίες. Οι τεχνολογικές καινοτομίες, όπως software-as-a-service (SaaS), έχουν τη δυνατότητα να κάνουν τον κόσμο μικρότερο και τους οργανισμούς πιο αποτελεσματικούς. Μέσω της τυποποίησης των διαδικασιών, οι εφαρμογές SaaS μπορούν να μειώσουν την πολυπλοκότητα και να αναβαθμιστούν γρηγορότερα. Σε ένα ενοποιημένο ή / και ολοκληρωμένο παγκόσμιο σύστημα SaaS αυτό μπορεί να διευκολύνει πολύ μεγαλύτερη απλούστευση και επιτρέπει στον οργανισμό να αντιδράσει πιο γρήγορα στο μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.

Με την εφαρμογή του SaaS (cloud-based), οι οργανισμοί τεχνολογίας HR μπορούν να γίνουν πιο ευέλικτοι στη διαχείριση των ανθρώπων, τα πιο πολύτιμα περιουσιακά τους στοιχεία. Ωστόσο, για ορισμένους οργανισμούς, η υβριδική προσέγγιση είναι ο σωστός τρόπος. Ως αποτέλεσμα της προσαρμογής στο σύστημά τους επιλέγουν να κρατήσουν το HRMS στις εγκαταστάσεις τους, ενώ μετακινούν τις διαδικασίες διαχείρισης ταλέντου στο σύννεφο.

Σκεφτείτε τα εξής:

  • Εφαρμόστε την τεχνολογία που διευκολύνει (δεν αναστέλλει) την ικανότητα του οργανισμού να αλλάξει
  • Κατασκευάστε τα σενάρια που προάγουν τις αλλαγές του εσωτερικού και εξωτερικού επιχειρηματικού περιβάλλοντος (για παράδειγμα μείωση του προσωπικού, ρυθμιστικές αλλαγές κ.ά.)
  • Δημιουργήστε μια στρατηγική τεχνολογίας HR 5-10 χρόνια που έχει ετήσιο έλεγχο και αξιολογήσεις ως μέρος της διαδικασίας
  • Επιλέξτε την τεχνολογία που είναι επεκτάσιμη και ευέλικτη. Η αξιοπιστία του παρόχου είναι ένας σημαντικός παράγοντας που πρέπει κάποιος να εξετάσει κατά την επιλογή των παρεχόμενων λύσεων.

4. Σκεφτείτε πέρα από την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα
Προκειμένου η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού να είναι σε θέση να συμβάλει άμεσα στη μακροπρόθεσμη επιτυχία του οργανισμού θα πρέπει να σταματήσουμε να σκεφτόμαστε την τεχνολογία HR μόνο ως μέσο για την αυτοματοποίηση. Η αυτοματοποίηση από μόνη της δεν οδηγεί στην εταιρική επιτυχία.

Οι εφαρμογές διαχείρισης του ανθρώπινου κεφαλαίου που βοηθούν στην προσέλκυση, διατήρηση και ανάπτυξη των κατάλληλων ανθρώπων, με τις κατάλληλες δεξιότητες και το δικαίωμα της πολιτιστικής προσαρμογής είναι τα πράγματα που μπορεί να εκκινήσουν τη στρατηγική μετασχηματισμού της λειτουργίας HR. Για την υποστήριξη των στρατηγικών πρωτοβουλιών, οι οργανισμοί θα πρέπει να είναι σε θέση να απαντήσουν στα εξής δύο ερωτήματα:

  • Πώς η τεχνολογία επιτρέπει την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των ανθρώπων, των προγραμμάτων και των πρωτοβουλιών; Θυμηθείτε ότι η τεχνολογία δεν είναι η λύση, αλλά μάλλον ένας καταλύτης (και σε ορισμένες περιπτώσεις εργαλείο που βοηθάει να αποτραπούν κακοτοπιές). Επικεντρωθείτε στο ρόλο που διαδραματίζει η τεχνολογία στη διαχείριση του ανθρώπινου κεφαλαίου και όχι σε ένα συγκεκριμένο προμηθευτή ή στον τύπο του εργαλείου. Μείνετε ανοιχτοί στα νέα και στις εξελίξεις και αναζητήστε τις απαντήσεις σε όλα αυτά τα ερωτήματα. Μόλις έχετε επιλέξει ένα εργαλείο (ή εργαλεία), εμπλέξτε όλους τους εργαζόμενους για να βοηθήσουν στον εντοπισμό των χαρακτηριστικών που είναι λογικό να εφαρμοστούν και να αξιολογήσουν πόσο φιλικά προς το χρήστη είναι αφού το ανθρώπινο δυναμικό είναι οι πελάτες του συστήματος.
  • Πώς μπορεί η τεχνολογία να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα του πώς διαχειρίζεται ο οργανισμός σας το ταλέντο; Σύμφωνα με έρευνα από το Ινστιτούτο Εταιρικής Παραγωγικότητας (i4cp), οι εταιρείες με μεγάλη απόδοση διαχειρίζονται αποτελεσματικά το ταλέντο, δημιουργώντας ένα περιβάλλον που μεγιστοποιεί την απόδοση και την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Οι επιτυχημένες εταιρείες αναγνωρίζουν ότι η επιτυχία δεν στηρίζεται στις εσωτερικές λειτουργίες των διαδικασιών διαχείρισης ταλέντου, αλλά μάλλον με το να λαμβάνονται αποφάσεις που βασίζονται σε στοιχεία που παρέχουν ο σωστός σχεδιασμός του ανθρώπινου δυναμικού και οι καταρτισμένοι διαχειριστές ανθρώπων και ηγέτες. Η τεχνολογία που υποστηρίζει και δεν παρεμποδίζει την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης του ταλέντου θα πρέπει να είναι απλή, εύκολη στην πρόσβαση (ακόμα και από το κινητό τηλέφωνο) και να επιτρέπει την ταχύτερη και με μεγαλύτερη ακρίβεια λήψη αποφάσεων.

Σκεφτείτε το εξής: Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία HR ως στρατηγικό εργαλείο για να βοηθήσετε να αυξηθούν οι επιδόσεις στον οργανισμό σας. Όχι μόνο ως μέσο για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας. Η τεχνολογία πρέπει να εφαρμοστεί μόνον εφόσον προσθέτει αξία (ή, όπου απαιτείται από το νόμο). Η ανάπτυξη μιας στρατηγικής τεχνολογίας HR ξεκινάει με μια βαθύτερη ματιά σε επιχειρηματικές προτεραιότητες και επικύρωση του πώς τα σημερινά συστήματα είναι και δεν είναι υποστηρικτικά ως προς τους στόχους του οργανισμού. Αυτό συμβάλλει στη δημιουργία μιας πορείας προς τον συγχρονισμό των προτεραιοτήτων του οργανισμού με τη στρατηγική της τεχνολογίας HR.

Μια τέτοια στρατηγική θα πρέπει να ευθυγραμμιστεί με τις ανάγκες της επιχείρησης, να είναι ευέλικτη, να επικεντρώνεται στη στρατηγική ενεργοποίησης και όχι μόνο της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας, αλλά θα πρέπει να ανήκει στη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού (σε συνεργασία με τη Διεύθυνση Πληροφορικής). Εξίσου σημαντική με την αγαστή συνεργασία μεταξύ των τμημάτων HR και IT είναι η επιλογή του κατάλληλου παρόχου, εξωτερικού συνεργάτη.

Ο Β. Πρασσάς αναφέρει σχετικά: «Το βασικότερο κριτήριο αποτελεί το brand name του παρόχου που πρέπει να διαθέτει τόσο την εμπειρία όσο και την “προϋπηρεσία” στις HR λύσεις. Παράλληλα, ωστόσο, θα πρέπει να αξιολογούνται και τα ακόλουθα δεδομένα: α) Πληρότητα, αξιοπιστία, φιλικότητα συστήματος, β) αυτοματοποίηση σε Μισθοδοσία & Ωρομέτρηση, γ) επιστημονική εργατική υποστήριξη για την προσαρμογή στις αλλαγές της νομοθεσίας ιδιαίτερα τώρα που όλοι μιλούν για τεχνολογία αλλά λίγοι παρέχουν ποιοτική εξυπηρέτηση των πελατών, δ) εξωστρέφεια και αλληλεπίδραση προς τους εργαζόμενους με παροχή των εργαλείων αυτοεξυπηρέτησής τους.

Αν όλα αυτά συνδυαστούν και με χαμηλό κόστος υποστήριξης και συντήρησης τότε θα πρόκειται για έναν άριστο συνδυασμό. Θεωρούμε, λοιπόν, ότι ο πάροχος δεν πρέπει να αποτελεί απλά ένα προμηθευτή λογισμικού, αλλά ένα επιστημονικό σύμβουλο ή καλύτερα “έναν εργατολόγο στις υπηρεσίες του χρήστη”. Τέλος, η άρτια και συνεχόμενη εκπαίδευση των στελεχών-χρηστών του HRMS από τον πάροχο είναι προαπαιτούμενο για να βελτιστοποιηθούν τα οφέλη από τη χρήση του συστήματος. Είναι ωστόσο κάτι που διασφαλίζεται εύκολα και άμεσα με αυτοματοποιημένες διαδικασίες από την ίδια την εφαρμογή».


Έρευνα και αριθμοί
Στην έρευνα «The Sierra-Cedar 2015–2016 HR Systems Survey White Paper, 18th Annual Edition», οι εταιρείες που συμμετείχαν ρωτήθηκαν αναφορικά με τις ενέργειες που αφορούν τις τεχνολογίες του HR, για το σε ποιους τομείς σκοπεύουν να δαπανήσουν το 25% ή και περισσότερο του χρόνου και των πόρων τους για το επόμενο έτος. Οι οργανισμοί, θεωρητικά, επικεντρώνονται σε συγκεκριμένους τομείς σε ετήσια βάση, και έτσι στη διάρκεια μιας τριετούς περιόδου που χρονολογείται από το 2013, αυτό που προκύπτει είναι ότι η βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας εξακολουθεί να είναι ο νούμερο ένα τομέας στον οποίο επενδύουν οι εταιρείες.

Σήμερα, το 64% των οργανισμών σχεδιάζει μια σημαντική πρωτοβουλία που αφορά μια προσπάθεια βελτίωσης της επιχειρηματικής διαδικασίας. Θα μπορούσε να είναι μια εύλογη απορία γιατί τα δύο τρίτα των 1.200 οργανισμών που συμμετείχαν στην έρευνα είναι διστακτικά στην πραγματοποίηση αλλαγών στις διαδικασίες τους, αλλά η έρευνα δείχνει ότι οι οργανισμοί με υψηλότερα από το μέσο όρο επίπεδα ωριμότητας της συνολικής διαδικασίας βλέπουν πολλά οφέλη σε βάθος χρόνου. Αυτές οι εταιρείες αναφέρουν υψηλότερη συνολική ικανοποίηση από τον πάροχο της τεχνολογίας, καλύτερη εμπειρία του χρήστη, καλύτερα αποτελέσματα στις διαδικασίες HR και στη διαχείριση ταλέντων καθώς και υψηλότερα επίπεδα υιοθέτησης της τεχνολογίας.

Η επόμενη σημαντική πρωτοβουλία, που αφορά τη στρατηγική των HR Systems, είδε το μεγαλύτερο άλμα από την τέταρτη θέση πέρυσι στη δεύτερη στο τρέχον έτος. Υπάρχει μια αύξηση κατά 30% τα τελευταία τρία χρόνια σε οργανισμούς που σχεδιάζουν μια πρωτοβουλία για να δημιουργήσουν ή να επικαιροποιήσουν τη στρατηγική τους. Η συζήτηση για τη στρατηγική HR Systems δεν είναι μόνο για το σχεδιασμό της τεχνολογίας, αλλά και για τις μεταβαλλόμενες προσδοκίες που έχουν οι εταιρείες για τα αποτελέσματα που επιτεύχθηκαν από διεργασίες του HR και τις επενδύσεις σε τεχνολογία.

Βλέπουμε, επίσης, μια μικρή αύξηση στις πρωτοβουλίες Διαχείρισης Ταλέντων που επικεντρώνεται κυρίως σε επιχειρήσεις που σχεδιάζουν να εφαρμόσουν πρόσθετες ενότητες που αφορούν το ταλέντο στο πλαίσιο των υφιστάμενων ή να μεταβούν σε τεχνολογίες ταλέντου πιο στενά συνδεδεμένες με τα περιβάλλοντα HRMS. Συνολικά, εντοπίζεται μια μικρή αύξηση φέτος στο ποσοστό των οργανισμών που σχεδιάζει να αντικαταστήσει πλήρως σουίτες Διαχείρισης Ταλέντων. Οι πρωτοβουλίες παροχής υπηρεσιών είδαν μια μικρή μείωση, πράγμα που δεν αποτελεί έκπληξη λαμβάνοντας υπόψη ότι την προηγούμενη χρονιά είχαν μια αύξηση 30% στην υιοθέτηση Manager Self Service και την τεχνολογία HR Help Desk.

Όταν εξετάζονται οι πρωτοβουλίες Business Process Improvement (BPI), που οι επιχειρήσεις σχεδιάζουν να αντιμετωπίσουν αυτό το χρόνο, βλέπουμε τις επενδύσεις σε συγκεκριμένες κατηγορίες. Η μεγαλύτερη ομάδα των οργανισμών προβαίνει σε βελτιώσεις της διαδικασίας που επικεντρώνεται στην πρόσληψη. Υπάρχουν επίσης εταιρείες που εργάζονται για προφίλ Διαχείρισης Ταλέντων και Βελτίωσης Διεργασιών δεδομένων, καθώς και εκπαίδευση και ανάπτυξη, αμοιβές, παροχές και απόδοση.

Άλλες αλλαγές σε σημαντικές πρωτοβουλίες HR που αξίζει να σημειωθούν είναι οι εξής:

  • 22% των μεγάλων παγκόσμιων οργανισμών σχεδιάζουν την παγκόσμια ενοποίηση HRMS. Αυτό παραμένει μια σημαντική πρωτοβουλία για μεγάλες παγκοσμίου εμβέλειας επιχειρήσεις και εκτιμάται ότι θα συνεχίσουν να εστιάζουν σε πρωτοβουλίες ενοποίησης από τη στιγμή που υπάρχουν πολλαπλές λύσεις σε επιμέρους περιοχές που εμποδίζουν τη συγκέντρωση δεδομένων για τους εργαζομένους σε μια ενιαία θέση.
  • 1/3 των οργανισμών σχεδιάζουν μια πρωτοβουλία ενοποίησης των συστημάτων. Αυτό αποτελεί σημαντική άνοδο από το περασμένο έτος. Η πρωτοβουλία αυτή δείχνει ότι οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν, ακόμη και με την ενοποίηση νέων λύσεων, προκλήσεις που συνεχίζουν να κοστίζουν χρόνο και χρήμα για το HR και τα τμήματα IT.
  • Μείωση 17% σε σημαντικές πρωτοβουλίες εφαρμογών διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Πρόκειται για έναν τομέα, όπως η Μισθοδοσία, όπου οι εταιρείες διστάζουν να κάνουν μια αλλαγή. Δεν είναι μόνο η ανησυχία που έχει να κάνει με το νομικό σκέλος και τη συμμόρφωση αλλά, είναι επίσης ότι περιμένουν να δουν αν τα περιβάλλοντα εφαρμογών για επιχειρήσεις σχεδιάζουν να προβούν σε περαιτέρω επενδύσεις σε αυτά τα συστήματα.
  • Αύξηση κατά 70% τα τελευταία τρία χρόνια στην επένδυση των οργανισμών σε πρωτοβουλίες για κινητά με δυνατότητα HR, με το 20% να σχεδιάζει μια σημαντική πρωτοβουλία στον τομέα αυτό κατά τους επόμενους δώδεκα μήνες. Κατά μέσο όρο, βλέπουμε ότι οι οργανισμοί έχουν διπλασιάσει το μέσο ποσοστό των εργαζομένων που χρησιμοποιούν τώρα κάποιο επίπεδο της κινητής τηλεφωνίας με δυνατότητα HR.

Case Study
Δήμητρα Μπεζιάνη
, Human Resources Generalist, AstraZeneca: Η σύγχρονη τάση του Employee Self Service

Οι εξελίξεις στα συστήματα HR έχουν υπάρξει καταιγιστικές τα τελευταία χρόνια, με τις μεγάλες εταιρείες του χώρου να προσανατολίζονται σε λύσεις που προσφέρουν στις εταιρείες-πελάτες τους και τους εργαζόμενούς τους φιλικότητα στη χρήση, ευχρηστία, αστείρευτες δυνατότητες αναφορών κ.λπ. και βέβαια αμεσότητα διασφαλίζοντας όλα τα δεδομένα τη στιγμή που τα χρειάζεται ο χρήστης.

H AstraZeneca, ως μεγάλη φαρμακευτική εταιρεία και συνεχώς αναπτυσσόμενη στον κλάδο της, αποφάσισε παγκοσμίως να υιοθετήσει τη σύγχρονη τάση του Employee Self Service (ESS). Ένας από τους κύριους στόχους της AstraZeneca παγκοσμίως ήταν να αναδείξει έναν πιο στρατηγικό ρόλο για το HR, απλοποιώντας και αυτοματοποιώντας παγκοσμίως κάποιες χρονοβόρες διαδικασίες όπως η υποστήριξη παροχών κ.λπ. Με την υλοποίηση της συγκεκριμένης «cloud» εφαρμογής, το HR μπορεί τώρα να διαχειρίζεται αρκετές διαδικασίες που αφορούν ετήσιους κύκλους εργασιών της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού (εκτός της μισθοδοσίας), έχοντας συγκεντρωμένη την πληροφόρηση σε ένα σημείο και όλες οι εγκρίσεις να γίνονται ηλεκτρονικά προσφέροντας αισθητή μείωση γραφειοκρατίας.

Πιο συγκεκριμένα, το HR διαχειρίζεται ηλεκτρονικά τις παρακάτω διαδικασίες:

  • Υποβολή Στόχων & Ετήσια αξιολόγηση απόδοσης (Goal Setting & End of year review)
  • Προβολή Πλάνων Ανάπτυξης (Talent Development Plans)
  • Υπολογισμός Ετήσιων Αμοιβών (Annual salary increases) με βάση τους δείκτες της αγοράς (MRP) και ατομικής αξιολόγησης (Individual Performance rate)
  • Διαχείριση Προσλήψεων (ηλεκτρονικά Job postings, βάση δεδομένων για CVs κ.λπ.)
  • Ηλεκτρονικό βιβλίο αδειών (εγκρίσεις αιτημάτων και προβολή πλάνου αδειών)
  • Έκδοση χρήσιμων HR αναφορών (reporting tool) & Headcount reports (με έτοιμα διαγράμματα)
  • Αναζήτηση και ανάπτυξη ταλέντων σε παγκόσμιο επίπεδο (μέσω talent card).

Η υιοθέτηση ενός τέτοιου συστήματος σε παγκόσμια κλίμακα για συστήματα, τα οποία δεν διαφέρουν σημαντικά από χώρα σε χώρα επιτρέπει τη διαχείριση σημαντικών πληροφοριών σχετικά με την απόδοση, τη διαχείριση ταλέντων και τις αμοιβές και παροχές. Επίσης, για τους εργαζόμενους είναι ένα αρκετά εύχρηστο και φιλικό σύστημα, χωρίς να απαιτείται ιδιαίτερη εκπαίδευση. Λόγω της cloud τεχνολογίας, μπορούν να διαχειρίζονται το προφίλ τους χρησιμοποιώντας τις φορητές συσκευές τους (smart phones & tablets), οποιαδήποτε στιγμή το χρειαστούν (λειτουργία 24/7).

Ενδεικτικά, μπορούν να έχουν πρόσβαση:

  • Ενημέρωση προσωπικών στοιχείων & ανέβασμα φωτογραφίας
  • Ενημέρωση Εκπαιδευτικής κατάρτισης (Talent Profile) – για την οποία υπάρχει δυνατότητα σύνδεσης και με το LinkedIn profile του
  • Δημιουργία Ατομικού Πλάνου ανάπτυξης (Talent Development Plan) & Προτιμήσεις Επαγγελματικής σταδιοδρομίας (Career preferences)
  • Διαχείριση Στόχων (Goal Setting)
  • Προβολή Οργανογραμμάτων (σε παγκόσμιο επίπεδο με φωτογραφίες)
  • Υποβολή αιτημάτων αδειών (Time module)
  • Προβολή μηνιαίας απόδειξης μισθοδοσίας (payslips)

Ταυτόχρονα, στους Διευθυντές, το σύστημα δίνει παραπάνω αυτονομία στο να διαχειρίζονται τις πιο κύριες διαδικασίες του HR που αφορούν την ομάδα τους (Manager Self Service – MSS) και πάντα με την επίβλεψη και την τελική έγκριση του HR.

Δηλαδή, ο Διευθυντής μπορεί να έχει πρόσβαση ή να διαχειρίζεται για την ομάδα του:

  • Προβολή εταιρικών και μισθολογικών δεδομένων (Οργανωτική δομή, Levels, τίτλοι εργασίας, δείκτες MRP, Global Job profiles κλπ.)
  • Προβολή Εκπαιδευτικής κατάρτισης και προτιμήσεις επαγγελματικής σταδιοδρομίας – αναζήτηση ταλέντων (talent card)
  • Ανάπτυξη ταλέντων (μέσω του Talent Development Plan)
  • Διαχείριση Στόχων & Ετήσια αξιολόγηση απόδοσης (Approve Goals & End of year review) και αυτόματος υπολογισμός Bonus
  • Εγκρίσεις αδειών και προβολή πλάνου αδειών (Time module)
  • Έκδοση χρήσιμων HR αναφορών (reporting tool – HR data analytics)

Είναι σημαντικό, λίγο πριν το τέλος, να αναφερθούμε στην υλοποίηση ενός τέτοιου έργου η οποία δεν είναι απλή υπόθεση. Απαιτεί μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια ώστε και το customization του συστήματος να είναι περιορισμένο αλλά και να επιτευχθεί ο στόχος του συστήματος και να επιβεβαιωθεί η προστιθέμενη αξία για τον οργανισμό και τους εργαζόμενους.

Συνοψίζοντας, η υλοποίηση του συστήματος στέφθηκε με επιτυχία, διασφαλίζοντας την ομαλή ροή της μισθοδοσίας και ταυτόχρονα την τήρηση και ασφάλεια όλων των HR δεδομένων, παρόλες τις δυσκολίες που αντιμετωπίσαμε κατά τη μετάβαση, όπως η αλλαγή κουλτούρας των εργαζομένων ως προς την αυτοεξυπηρέτηση (ESS & MSS) αλλά και την προσαρμογή των ελληνικών διαδικασιών σύμφωνα με τα πρότυπα και την πολυπλοκότητα της ελληνικής νομοθεσίας.

Viewpoint
Καραμαλή Εμμανουέλα
, Human Resources Manager, Aegean Airlines & Olympic Air: HR Technology: Η Τεχνολογία στα χέρια της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού

Οι εταιρείες που δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα καλούνται τα τελευταία χρόνια να αντιμετωπίσουν πρωτόγνωρες και δύσκολες καταστάσεις. Συναντώντας καθημερινές προκλήσεις, οι διοικήσεις των εταιρειών έχουν πλέον αντιληφθεί ότι η αναζήτηση ταλέντων αποτελεί μία από τις μεγαλύτερες και πιο σημαντικές. Η ανάπτυξη των εργαζομένων, η κοινωνική δικτύωσή τους και η δημιουργία ισχυρών δεσμών μεταξύ των εργαζομένων και της εταιρείας, αποτελούν ιδιαίτερα σημαντικά επιχειρηματικά θέματα και η χρήση της τεχνολογίας συμβάλει στην επίλυση και επίτευξή τους.

Τα συστήματα και τα προγράμματα που αναζητούνται από το HR δεν έχουν πλέον αποκλειστικά και μόνο ως στόχο τους να διευκολύνουν την καθημερινή λειτουργία του, αλλά και να παρέχουν υποστήριξη στη διοίκηση της εταιρείας για αποτελεσματικότερη διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων της. Κριτήρια για την επιλογή των τεχνολογικών συστημάτων από το HR, σε συνάρτηση πάντα με τις ανάγκες και το μέγεθος της εταιρείας, αποτελούν τα ακόλουθα:

  • Δυνατότητα για παροχή στατιστικών αναλύσεων και reporting
  • Σύνδεση με το διαδίκτυο και τα ηλεκτρονικά μέσα μαζικής ενημέρωσης για προσέλκυση ταλέντων
  • Αυτοματοποιημένη συλλογή και ταξινόμηση βιογραφικών για άμεση επικοινωνία με τους κατάλληλους υποψηφίους
  • Δυνατότητα ηλεκτρονικής αξιολόγησης των εργαζομένων για αντιστοίχιση της θέσης τους με το προφίλ τους, με σκοπό τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητάς τους και την κινητοποίησή τους
  • Παροχή στοιχείων και καταγραφή εκπαιδευτικών αναγκών των εργαζομένων άμεσα συνδεδεμένα με τη θέση τους
  • Εκπαίδευση μέσω E-Learning και Webinars.

Εσωτερικές εφαρμογές, άμεσα συνδεδεμένες με την τεχνολογία, όπως το Intranet, το Portal και τα συστήματα Self-service, βοηθούν την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων και του HR. Οι εφαρμογές αυτές βρίσκονται ανά πάσα στιγμή στη διάθεση των εργαζομένων, προσφέροντας έγκυρη και έγκαιρη ενημέρωση και υπηρεσίες. Παρέχουν δε, τη δυνατότητα στους εργαζομένους να διαχειρίζονται στοιχεία που τους αφορούν και να διεκπεραιώνουν ταχύτερα και ευκολότερα καθημερινά θέματα που προκύπτουν και υπόκεινται στις αρμοδιότητες του HR.

Έχει αποδειχθεί από έρευνες ότι οι εταιρείες που συνδυάζουν το HR Management με τις δυνατότητες που παρέχει το HR Technology είναι αποδοτικότερες. Κλείνοντας, είναι απαραίτητο να θυμόμαστε, ότι οι εργαζόμενοι αποτελούν το κυριότερο και το σημαντικότερο περιουσιακό στοιχείο των εταιρειών και ως εκ τούτου η χρήση των τεχνολογικών εργαλείων θα πρέπει πάντα να συμβαδίζει με τη διατήρηση της προσωπικής επαφής.