HR PROFESSIONAL - Project Management: Διαχείριση «εντός σχεδίου»

Τρίτη, 19 Νοεμβρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Training & Development

Project Management: Διαχείριση «εντός σχεδίου»

11 Οκτωβρίου 2013 | 09:53 Γράφει η Αντωνία  Κατσουλιέρη Topics: Project Management,Special Reports

Η υπέρβαση του προϋπολογισμού ενός project σε κόστος αλλά και χρόνο είναι απαγορευτική σε μία περίοδο όπου τα λάθη δεν συγχωρούνται εύκολα από την αγορά. Ποιες είναι όμως οι βασικές αρχές που διέπουν τη σωστή διαχείριση ενός έργου για την αποφυγή μίας αποτυχίας;

Ολόκληρος ο επιχειρηματικός κόσμος τα τελευταία χρόνια κάνει λόγο για μείωση λειτουργικών εξόδων, περιορισμένα budgets αλλά και ανάγκη για τη διαμόρφωση ενός νέου στρατηγικού πλάνου, νέων προϊόντων και υπηρεσιών αλλά και τη μετάβαση τους σε μία νέα «πραγματικότητα» μέσω διαρθρωτικών αλλαγών που σχεδιάζουν ή πραγματοποιούν. Η ανάγκη για υλοποίηση στόχων εντός χρόνου, κόστους αλλά και ποιότητας θεωρείται απαραίτητη προϋπόθεση για την εξέλιξη, αλλά κυρίως για τη βιωσιμότητα των εταιρειών με τον ανταγωνισμό να αυξάνεται καθημερινά. Σε αυτό το σημείο εισέρχεται στον κόσμο των επιχειρήσεων η έννοια και η αναγκαιότητα του Project Management.

Η εκπαίδευση σε αυτόν τον τομέα παρουσιάζει θετική σχέση εξάρτησης με τα αποτελέσματα της εταιρείας. Όλα βασίζονται σε projects και η έλλειψη χρόνου και πόρων, δεδομένων των συνθηκών, μπορούν να οδηγήσουν σε λάθη και παραλείψεις με υψηλό κόστος για την εταιρεία. Η δομημένη εξέλιξη ενός έργου επαφίεται στη σωστή διαχείριση του με το project management και τις βασικές του αρχές να θεωρείται ασφαλιστική δικλείδα ώστε να επιτευχθούν τα αναμενόμενα αποτελέσματα.

Προετοιμασία ενός project Για τη σωστή διοίκηση και διαχείριση ενός Έργου χρειάζεται να ακολουθήσουμε πιστά τις βασικές αρχές που διέπουν το project management. Ακόμη και σε μία εποχή περιορισμού σε κάθε επιχειρηματικό επίπεδο θα πρέπει να μην παραληφθεί κανένα ενδιάμεσο στάδιο και να μην πραγματοποιηθούν υπερβολικές απλοποιήσεις ως προς τη διαδικασία καθώς τότε το αποτέλεσμα θα είναι αρκετά αμφίβολο. Ο project manager λαμβάνει ουσιαστικό ρόλο στη διαμόρφωση και υλοποίηση ενός Έργου από τη στιγμή που θα ενημερωθεί και θα λάβει τις πρώτες κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με το περιεχόμενο και το πεδίο δράσης στο οποίο θα κινηθεί.

Στη συνέχεια ακολουθεί το στάδιο του σχεδιασμού. Εδώ ο manager, σπάει το «project» σε επιμέρους στάδια και ξεκινά το σχεδιασμό του πλάνου υλοποίησής του. Αξιολογεί το κόστος, ορίζει το χρόνο ολοκλήρωσής του, τα στελέχη που θα χρησιμοποιηθούν κ.ά., βασικά στοιχεία τα οποία φυσικά θα πρέπει να εγκριθούν από την ίδια την εταιρεία. Όταν δοθεί το «πράσινο φως» από την επιχείρηση τότε το στάδιο της εκτέλεσης έρχεται για να παραλάβει τη σκυτάλη. Εδώ, η θεωρία ξεκινά να μετατρέπεται σε πράξη. Τα στελέχη που θα αποτελέσουν την ομάδα υλοποίησης ενημερώνονται για το Έργο, συγχρονίζονται διαδικασίες και πρόσωπα και ξεκινά η ομαδική εργασία.

Μετά την έναρξη του project ο διαχειριστής οφείλει να ελέγχει και να επιτηρεί καθ’ όλη τη διάρκεια τα πρόσωπα και τις διαδικασίες για να διασφαλίσει την ομαλή λειτουργία και ολοκλήρωσή του, καθώς ενδέχεται εξωγενείς παράγοντες να κάνουν την εμφάνισή τους. Εφόσον όλα έχουν ολοκληρωθεί, ως τελευταίο βήμα θεωρείται η παράδοση του Έργου στην εταιρεία και φυσικά εντός χρόνου και κόστους. Μόνο τότε ένα project θεωρείται ολοκληρωμένο και μάλιστα με επιτυχία!

Project manager
Για την υλοποίηση ενός project δημιουργείται η απαραίτητη ομάδα στελεχών, η οποία θα εργασθεί πάνω στην υλοποίησή του με τον project manager να ηγείται της προσπάθειας αυτής. Οι ομάδες υλοποίησης συνήθως αποτελούνται κατά κύριο λόγο από στελέχη τα οποία δραστηριοποιούνται σε διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης όπως το τμήμα πωλήσεων, το τμήμα παραγωγής, marketing, οικονομικών κ.ά. Ο συντονισμός στελεχών με διαφορετικά χαρακτηριστικά (αντικείμενο εργασίας, γνωστικό υπόβαθρο κ.ά.) και η εύρυθμη λειτουργίας της ομάδας μέσα από διαδικασίες που διασφαλίζουν την πλήρη αξιοποίησή της έγκειται στις υποχρεώσεις του διευθύνοντος του Έργου. Κάποιοι βασικοί κανόνες που μπορούν να συμβάλλουν στη δημιουργία μίας παραγωγικής και ορθά δομημένης ομάδας είναι και οι ακόλουθοι:

Όραμα: Μία ομάδα όταν ξεκινάει χρειάζεται να εντοπίσει τα κοινά της σημεία και να ορίσει τις διαδικασίες που θα εξασφαλίσουν την επιτυχία του project που της έχει ανατεθεί. Ο στόχος είναι ένα κοινό όραμα και με κάθε μέλος της ομάδας ξεχωριστά να προσθέτει τη δική του μοναδική αξία μέσω της συμμετοχής του για την ολοκλήρωση του Έργου. Ο ρόλος του manager που διευθύνει το έργο είναι να εμφυσήσει το όραμα σε όλη την ομάδα και να προωθήσει την ομαδική εργασία και συνεργασία. Να τονίσει σε κάθε μέλος ξεχωριστά ποια ακριβώς είναι η συμμετοχή του στο έργο και πόσο σημαντική είναι η προσωπική του συνεισφορά. Βέβαια αυτό πρέπει να πραγματοποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα για να αξιολογείται θετικά η κοινή προσπάθεια και η ομαδική εργασία που καταβάλλεται.

Κλίμα συνεργασίας: Για να μπορέσει μία ομάδα να λειτουργήσει με επιτυχία και να ολοκληρώσει το Έργο το οποίο έχει αναλάβει, θα πρέπει να υφίσταται ένα καλό κλίμα συνεργασίας. Προϋπόθεση αυτού είναι η ανάπτυξη ειλικρινούς και ανοικτής συνεργασίας καθώς σε διαφορετική περίπτωση τα κίνητρα των συμμετεχόντων στο project μπορεί και να «χαλαρώσουν». Η εμπιστοσύνη και η συνεχής επικοινωνία θεωρείται απαραίτητη, καθώς προβλήματα ή αντιρρήσεις προκύπτουν συνεχώς, η επίλυση των οποίων όμως πρέπει να είναι άμεση. Μην ξεχνάμε ότι η ομάδα αποτελείται συνήθως από στελέχη με διαφορετικό επαγγελματικό υπόβαθρο με αποτέλεσμα η οπτική γωνία από την οποία προσεγγίζουν τα θέματα να διαφέρει και να οδηγεί σε αντιρρήσεις ή και ακόμη σε σύγκρουση.

Καθήκοντα: Εκτός από την παρουσίαση του project, τα στελέχη θα πρέπει να αναλάβουν συγκεκριμένα καθήκοντα τα οποία τους αναθέτει ο διαχειριστής του Έργου. Όμως πέρα από την εκτέλεση των εργασιών που πραγματοποιούν τα μέλη της ομάδας, θα πρέπει να αναλαμβάνουν τις αρμοδιότητες και τις ευθύνες που αυτές εσωκλείουν. Ο ρόλος του project manager είναι να συντονίσει την ομάδα και όχι να δώσει λύσεις σε ειδικά προβλήματα τα οποία προκύπτουν στην πορεία, καθώς μπορεί να μην διαθέτει τις ειδικές γνώσεις που απαιτούνται και τελικώς να εκτεθεί. Τα μέλη της ομάδας είναι υπεύθυνα για το «τι» θα γίνει, ενώ ο διαχειριστής για το «πώς» θα γίνει. Ο ξεκάθαρος ορισμός των καθηκόντων, των ρόλων και του πεδίου υπαιτιότητας του καθενός οφείλει να πραγματοποιείται από την αρχή.

Συνεχή Ενημέρωση: Η ενεργή συμμετοχή σε μία ομάδα διασφαλίζεται από την επικοινωνία αλλά και την ενημέρωση σχετικά με τις εξελίξεις. Ο project manager οφείλει σε τακτά χρονικά διαστήματα να πραγματοποιεί συναντήσεις με όλη την ομάδα και να ενημερώνει για την πρόοδο των εργασιών αλλά ταυτόχρονα και να αξιολογούνται από κοινού τυχόν προτάσεις που υπάρχουν. Η συνεχής και πλήρη ενημέρωση σχετικά με την προσωπική συμβολή του κάθε στελέχους της ομάδας στο συνολικό αποτέλεσμα είναι υποχρεωτική ώστε τα στελέχη να εμφανίζονται δεσμευμένα στην ολοκλήρωση του Έργου.

Επιβράβευση: Ένα από τα ισχυρότερα κίνητρα δέσμευσης στο στόχο και ολοκλήρωσης του Project που διαθέτει ο διαχειριστής του Έργου δεν είναι άλλο από την επιβράβευση των μελών της ομάδας για τα αποτελέσματα που επιτυγχάνονται καθ’ όλη τη διάρκεια. Η αναγνώριση του χρόνου που αφιερώνεται και της προσπάθειας που καταβάλλεται από την ομάδα συνολικά, εκφράζεται μέσα από την επιβράβευση ακόμη και στην περίπτωση που το τελικό αποτέλεσμα μέχρι εκείνη τη στιγμή είναι χαμηλότερο των προσδοκιών. Με αυτόν τον τρόπο τα στελέχη λαμβάνουν εκείνη τη στήριξη που χρειάζονται ώστε να συνεχίσουν απρόσκοπτα το έργο τους.

Με αυτά τα απλά βήματα ο project manager μπορεί να δημιουργήσει μία ομάδα πάνω σε γερές βάσεις, εξαιρετικά δημιουργική και με υψηλό αίσθημα δέσμευσης απέναντι στην ολοκλήρωση του έργου.

Ολόκληρος ο επιχειρηματικός κόσμος τα τελευταία χρόνια κάνει λόγο για μείωση λειτουργικών εξόδων, περιορισμένα budgets αλλά και ανάγκη για τη διαμόρφωση ενός νέου στρατηγικού πλάνου, νέων προϊόντων και υπηρεσιών αλλά και τη μετάβαση τους σε μία νέα «πραγματικότητα» μέσω διαρθρωτικών αλλαγών που σχεδιάζουν ή πραγματοποιούν. Η ανάγκη για υλοποίηση στόχων εντός χρόνου, κόστους αλλά και ποιότητας θεωρείται απαραίτητη προϋπόθεση για την εξέλιξη, αλλά κυρίως για τη βιωσιμότητα των εταιρειών με τον ανταγωνισμό να αυξάνεται καθημερινά. Σε αυτό το σημείο εισέρχεται στον κόσμο των επιχειρήσεων η έννοια και η αναγκαιότητα του Project Management.

Η εκπαίδευση σε αυτόν τον τομέα παρουσιάζει θετική σχέση εξάρτησης με τα αποτελέσματα της εταιρείας. Όλα βασίζονται σε projects και η έλλειψη χρόνου και πόρων, δεδομένων των συνθηκών, μπορούν να οδηγήσουν σε λάθη και παραλείψεις με υψηλό κόστος για την εταιρεία. Η δομημένη εξέλιξη ενός έργου επαφίεται στη σωστή διαχείριση του με το project management και τις βασικές του αρχές να θεωρείται ασφαλιστική δικλείδα ώστε να επιτευχθούν τα αναμενόμενα αποτελέσματα.

Προετοιμασία ενός project Για τη σωστή διοίκηση και διαχείριση ενός Έργου χρειάζεται να ακολουθήσουμε πιστά τις βασικές αρχές που διέπουν το project management. Ακόμη και σε μία εποχή περιορισμού σε κάθε επιχειρηματικό επίπεδο θα πρέπει να μην παραληφθεί κανένα ενδιάμεσο στάδιο και να μην πραγματοποιηθούν υπερβολικές απλοποιήσεις ως προς τη διαδικασία καθώς τότε το αποτέλεσμα θα είναι αρκετά αμφίβολο. Ο project manager λαμβάνει ουσιαστικό ρόλο στη διαμόρφωση και υλοποίηση ενός Έργου από τη στιγμή που θα ενημερωθεί και θα λάβει τις πρώτες κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με το περιεχόμενο και το πεδίο δράσης στο οποίο θα κινηθεί.

Στη συνέχεια ακολουθεί το στάδιο του σχεδιασμού. Εδώ ο manager, σπάει το «project» σε επιμέρους στάδια και ξεκινά το σχεδιασμό του πλάνου υλοποίησής του. Αξιολογεί το κόστος, ορίζει το χρόνο ολοκλήρωσής του, τα στελέχη που θα χρησιμοποιηθούν κ.ά., βασικά στοιχεία τα οποία φυσικά θα πρέπει να εγκριθούν από την ίδια την εταιρεία. Όταν δοθεί το «πράσινο φως» από την επιχείρηση τότε το στάδιο της εκτέλεσης έρχεται για να παραλάβει τη σκυτάλη. Εδώ, η θεωρία ξεκινά να μετατρέπεται σε πράξη. Τα στελέχη που θα αποτελέσουν την ομάδα υλοποίησης ενημερώνονται για το Έργο, συγχρονίζονται διαδικασίες και πρόσωπα και ξεκινά η ομαδική εργασία.

Μετά την έναρξη του project ο διαχειριστής οφείλει να ελέγχει και να επιτηρεί καθ’ όλη τη διάρκεια τα πρόσωπα και τις διαδικασίες για να διασφαλίσει την ομαλή λειτουργία και ολοκλήρωσή του, καθώς ενδέχεται εξωγενείς παράγοντες να κάνουν την εμφάνισή τους. Εφόσον όλα έχουν ολοκληρωθεί, ως τελευταίο βήμα θεωρείται η παράδοση του Έργου στην εταιρεία και φυσικά εντός χρόνου και κόστους. Μόνο τότε ένα project θεωρείται ολοκληρωμένο και μάλιστα με επιτυχία!

Project manager
Για την υλοποίηση ενός project δημιουργείται η απαραίτητη ομάδα στελεχών, η οποία θα εργασθεί πάνω στην υλοποίησή του με τον project manager να ηγείται της προσπάθειας αυτής. Οι ομάδες υλοποίησης συνήθως αποτελούνται κατά κύριο λόγο από στελέχη τα οποία δραστηριοποιούνται σε διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης όπως το τμήμα πωλήσεων, το τμήμα παραγωγής, marketing, οικονομικών κ.ά. Ο συντονισμός στελεχών με διαφορετικά χαρακτηριστικά (αντικείμενο εργασίας, γνωστικό υπόβαθρο κ.ά.) και η εύρυθμη λειτουργίας της ομάδας μέσα από διαδικασίες που διασφαλίζουν την πλήρη αξιοποίησή της έγκειται στις υποχρεώσεις του διευθύνοντος του Έργου. Κάποιοι βασικοί κανόνες που μπορούν να συμβάλλουν στη δημιουργία μίας παραγωγικής και ορθά δομημένης ομάδας είναι και οι ακόλουθοι:

Όραμα: Μία ομάδα όταν ξεκινάει χρειάζεται να εντοπίσει τα κοινά της σημεία και να ορίσει τις διαδικασίες που θα εξασφαλίσουν την επιτυχία του project που της έχει ανατεθεί. Ο στόχος είναι ένα κοινό όραμα και με κάθε μέλος της ομάδας ξεχωριστά να προσθέτει τη δική του μοναδική αξία μέσω της συμμετοχής του για την ολοκλήρωση του Έργου. Ο ρόλος του manager που διευθύνει το έργο είναι να εμφυσήσει το όραμα σε όλη την ομάδα και να προωθήσει την ομαδική εργασία και συνεργασία. Να τονίσει σε κάθε μέλος ξεχωριστά ποια ακριβώς είναι η συμμετοχή του στο έργο και πόσο σημαντική είναι η προσωπική του συνεισφορά. Βέβαια αυτό πρέπει να πραγματοποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα για να αξιολογείται θετικά η κοινή προσπάθεια και η ομαδική εργασία που καταβάλλεται.

Κλίμα συνεργασίας: Για να μπορέσει μία ομάδα να λειτουργήσει με επιτυχία και να ολοκληρώσει το Έργο το οποίο έχει αναλάβει, θα πρέπει να υφίσταται ένα καλό κλίμα συνεργασίας. Προϋπόθεση αυτού είναι η ανάπτυξη ειλικρινούς και ανοικτής συνεργασίας καθώς σε διαφορετική περίπτωση τα κίνητρα των συμμετεχόντων στο project μπορεί και να «χαλαρώσουν». Η εμπιστοσύνη και η συνεχής επικοινωνία θεωρείται απαραίτητη, καθώς προβλήματα ή αντιρρήσεις προκύπτουν συνεχώς, η επίλυση των οποίων όμως πρέπει να είναι άμεση. Μην ξεχνάμε ότι η ομάδα αποτελείται συνήθως από στελέχη με διαφορετικό επαγγελματικό υπόβαθρο με αποτέλεσμα η οπτική γωνία από την οποία προσεγγίζουν τα θέματα να διαφέρει και να οδηγεί σε αντιρρήσεις ή και ακόμη σε σύγκρουση.

Καθήκοντα: Εκτός από την παρουσίαση του project, τα στελέχη θα πρέπει να αναλάβουν συγκεκριμένα καθήκοντα τα οποία τους αναθέτει ο διαχειριστής του Έργου. Όμως πέρα από την εκτέλεση των εργασιών που πραγματοποιούν τα μέλη της ομάδας, θα πρέπει να αναλαμβάνουν τις αρμοδιότητες και τις ευθύνες που αυτές εσωκλείουν. Ο ρόλος του project manager είναι να συντονίσει την ομάδα και όχι να δώσει λύσεις σε ειδικά προβλήματα τα οποία προκύπτουν στην πορεία, καθώς μπορεί να μην διαθέτει τις ειδικές γνώσεις που απαιτούνται και τελικώς να εκτεθεί. Τα μέλη της ομάδας είναι υπεύθυνα για το «τι» θα γίνει, ενώ ο διαχειριστής για το «πώς» θα γίνει. Ο ξεκάθαρος ορισμός των καθηκόντων, των ρόλων και του πεδίου υπαιτιότητας του καθενός οφείλει να πραγματοποιείται από την αρχή.

Συνεχή Ενημέρωση: Η ενεργή συμμετοχή σε μία ομάδα διασφαλίζεται από την επικοινωνία αλλά και την ενημέρωση σχετικά με τις εξελίξεις. Ο project manager οφείλει σε τακτά χρονικά διαστήματα να πραγματοποιεί συναντήσεις με όλη την ομάδα και να ενημερώνει για την πρόοδο των εργασιών αλλά ταυτόχρονα και να αξιολογούνται από κοινού τυχόν προτάσεις που υπάρχουν. Η συνεχής και πλήρη ενημέρωση σχετικά με την προσωπική συμβολή του κάθε στελέχους της ομάδας στο συνολικό αποτέλεσμα είναι υποχρεωτική ώστε τα στελέχη να εμφανίζονται δεσμευμένα στην ολοκλήρωση του Έργου.

Επιβράβευση: Ένα από τα ισχυρότερα κίνητρα δέσμευσης στο στόχο και ολοκλήρωσης του Project που διαθέτει ο διαχειριστής του Έργου δεν είναι άλλο από την επιβράβευση των μελών της ομάδας για τα αποτελέσματα που επιτυγχάνονται καθ’ όλη τη διάρκεια. Η αναγνώριση του χρόνου που αφιερώνεται και της προσπάθειας που καταβάλλεται από την ομάδα συνολικά, εκφράζεται μέσα από την επιβράβευση ακόμη και στην περίπτωση που το τελικό αποτέλεσμα μέχρι εκείνη τη στιγμή είναι χαμηλότερο των προσδοκιών. Με αυτόν τον τρόπο τα στελέχη λαμβάνουν εκείνη τη στήριξη που χρειάζονται ώστε να συνεχίσουν απρόσκοπτα το έργο τους.

Με αυτά τα απλά βήματα ο project manager μπορεί να δημιουργήσει μία ομάδα πάνω σε γερές βάσεις, εξαιρετικά δημιουργική και με υψηλό αίσθημα δέσμευσης απέναντι στην ολοκλήρωση του έργου.


Έρευνες
Τα αποτελέσματα των επιχειρήσεων αντιμετωπίζουν πιέσεις από εξωτερικούς παράγοντες και μία ενδεχόμενη αποτυχία ενός project, μπορεί να στοιχίσει όχι μόνο χρηματικά αλλά και να επιφέρει μεγάλη αλλαγή στις ισορροπίες της εταιρείας, κάπου εδώ ο ρόλος του project manager γίνεται επιτακτικός. Οι εταιρείες πλέον στρέφονται όλο και περισσότερο στην αξιοποίηση κάποιου manager διαχείρισης έργων, είτε ως εξωτερικού συνεργάτη είτε ως μέλος του ανθρώπινου δυναμικού τους για να ελαχιστοποιήσουν τους κινδύνους και να αξιοποιήσουν στο έπακρο τα θετικά αποτελέσματα που ένα επιτυχημένο Έργο εσωκλείει.

Αυτός είναι και ένας από τους βασικότερους λόγους που αρκετές επιχειρήσεις στρέφονται πλέον στην εκπαίδευση στον τομέα Διαχείρισης Έργων, καθώς αναδεικνύεται ως ένας από τους πλέον σημαντικούς. Σύμφωνα με την έρευνα της PwC, «Insight & Trends: Current Portfolio, Programme and Project Management Practices» το 97% των συμμετεχόντων συμφώνησε ότι το Project Management (PM) είναι ζωτικής σημασία για την επιχειρηματική απόδοση και παραγωγικότητα ενώ το 94% συμφώνησε ότι το PM επιτρέπει και συμβάλει στην ανάπτυξη των επιχειρήσεων.

Περίπου το 32% των επιχειρήσεων υπολογίζει να αναπτύξει περαιτέρω τον αντίστοιχο τομέα αν και αυτό προϋποθέτει ανάπτυξη στην οργανωσιακή δομή, στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού αλλά και διασφάλιση της ποιότητας. Ένα ακόμη στοιχείο της έρευνας αναφέρει ότι το 67% από όσους συμμετείχαν συμφώνησε ότι η εκπαίδευση σε Project Management συμβάλει θετικά στην απόδοση των επιχειρήσεων.

Αν σκεφτεί κανείς ότι οι μειωμένες αποδόσεις σε ένα έργο οφείλονται κυρίως σε ανεπαρκείς εκτιμήσεις, χαμένα deadlines, σε κακώς ορισμένους στόχους και σκοπούς του Έργου (βασικές αρχές του project management) μπορεί να γίνει κατανοητό η σημαντικότητα ύπαρξης στοιχειώδους εκπαίδευσης σε αυτόν τον τομέα. Σύμφωνα με μία άλλη μελέτη: «The State of Project Management Training» που πραγματοποιήθηκε από την PM Solutions σε συνεργασία με το PM College, εταιρείες οι οποίες εκπαίδευσαν στελέχη τους στις βασικές αρχές του Project Management είδαν μέχρι και 26% βελτίωση μέσω μετρήσεων, σχετικά με την επιχειρηματική απόδοση.

Ανάλογα ήταν και τα ευρήματα αναφορικά πάντα με τη βελτίωση που παρουσιάζουν τα στελέχη που εκπαιδεύονται, σχετικά με τα εταιρικά αποτελέσματα. Τα πιο σημαντικά σημεία στα οποία και εμφανίζεται η μεγαλύτερη βελτίωση σύμφωνα με την έρευνα είναι η ολοκλήρωση εντός χρόνου ενός project κατά 65%, η βελτίωση της ποιότητας των αποτελεσμάτων κατά 57%, η μείωση των αποτυχιών ενός σχεδίου κατά το ίδιο ποσοστό και η ολοκλήρωση ενός project εντός προϋπολογισμού κόστους κατά 53%.

Τέλος, το 35% σκοπεύει να επενδύσει στην εκπαίδευση σε project management αναγνωρίζοντας τον καθοριστικό ρόλο που λαμβάνουν για τα εταιρικά αποτελέσματα. Με αυτά τα δεδομένα αναλογίζεται κανείς τη θετική πλευρά του project management training κυρίως όταν προηγηθεί κάποια μεγάλη αποτυχία ολοκλήρωσης ενός έργου, οφειλόμενη πάντα σε αδυναμία ορθής αξιολόγησης όλων των παραμέτρων και ορθής χρήσης των διαθέσιμων εργαλείων εντός ενός επιχειρηματικού περιβάλλοντος.

Τάσεις και εξελίξεις
Με δεδομένο ότι ο κλάδος του project management εξελίσσεται με γρήγορους ρυθμούς, νέες τάσεις και εξελίξεις διαμορφώνουν το χώρο. Δεν συναντάται πλέον η στείρα σύνδεση του «project process» με τον τριπλό περιορισμό κόστους, χρόνου και έκτασης-πεδίο εφαρμογής καθώς εισέρχεται σε νέες εφαρμογές και συναρτήσεις. Μία ομάδα του ESI International, που συνθέτετε από ανώτερα στελέχη και «ειδικούς» θεμάτων καθόρισαν τις τάσεις του 2013 για τους project managers. Σύμφωνα λοιπόν με τα συμπεράσματα οι νέες κατευθύνσεις δόθηκαν ως εξής:

  • Οι περισσότερες εταιρείες θα στοχεύσουν στην εκπαίδευση των στελεχών ως προς τα λεγόμενα «hard skills», παρά το ότι αναγνωρίζουν πως ικανότητες όπως επικοινωνιακές, διαπραγματευτικές και change management είναι δεξιότητες όπου οι managers παρουσιάζουν σε χαμηλότερο βαθμό. Η εκπαίδευση σε στοχευμένα προγράμματα λοιπόν θα είναι μία από τις βασικές τους προτεραιότητες.
  • Η εκπαίδευση σε Project management δεν αφορά μόνο τα στελέχη του συγκεκριμένου τομέα. Με συνεχώς αυξανόμενες ανάγκες στην ολοκλήρωση έργων οι εταιρείες αναθεωρούν τις θέσεις τους και αποφασίζουν να εκπαιδεύσουν περισσότερα στελέχη στις βασικές έστω αρχές του project management. Έτσι, στελέχη από τα τμήματα πωλήσεων, HR και marketing ξεκινούν να λαμβάνουν εκπαίδευση στη διαχείριση έργων.
  • Η ανάγκη μέτρησης των αποτελεσμάτων ενός PMO (Project Management Office) είναι σημαντική. Οι project managers εκτός από τη δέσμευση τους για παράδοση Έργων εντός χρόνου, κόστους και ποιότητας οφείλουν να αποδεικνύουν και με μετρήσεις ποια είναι η ουσιαστική τους συμβολή στη συνολική απόδοση της εταιρείας και στα αποτελέσματα που αυτή παρουσιάζει. Θα πρέπει να είναι σε θέση να παρουσιάσουν με περισσότερο «αδιάσειστα» στοιχεία τη σημαντικότητα της θέσης τους, αφού αξιολογικό κριτήριο για τους ίδιους δεν αποτελεί πλέον η απλή πλήρωση του έργου αλλά η τελική απόδοση στα μεγέθη της εταιρείας συνολικά.
  • Τα PMO δημιουργούνται από τις επιχειρήσεις ώστε να ολοκληρώνουν διάφορα Projects με επιτυχία. Όμως σε πολλές περιπτώσεις δεν δίνονται στα στελέχη τα κατάλληλα εργαλεία (διαθέσιμοι πόροι) και η «ελευθερία» να τα πραγματοποιήσουν, για αυτό και πολλά από τα Έργα καταλήγουν είτε να ολοκληρώνονται με μεγάλη καθυστέρηση είτε να αποτυγχάνουν.
  • Οι Project Managers θα συνεχίσουν να είναι περιζήτητοι παρά την αυξανόμενη ανεργία που παρουσιάζεται στις περισσότερες χώρες. Έτσι, λοιπόν, αρχίζει και διαφαίνεται η δυναμική που αποκτά ο τομέας αυτός κι ενώ αρχικά εμφανιζόταν σε μεγάλες κυρίως εταιρείες, πλέον τα οφέλη απασχόλησης ατόμων με γνώσεις και δεξιότητες project management είναι διακριτά και απαραίτητα σε όλα τα μεγέθη επιχειρήσεων, ακόμη και σε ατομικό επίπεδο.

Εταιρικά Οφέλη
Πριν την ένταξη κάποιας συγκεκριμένης πρακτικής εντός της εταιρείας και της λειτουργίας της πρέπει να εξεταστεί η δυναμική της και τα οφέλη που θα αποφέρει στα εταιρικά αποτελέσματα, ώστε να είναι εφικτή η αξιολόγηση της και κατ’ επέκταση η ικανότητα προσαρμογής και αφομοίωσής της από την εταιρεία. Αναφορικά με τη Διαχείριση Έργων και την εκπαίδευση σε αυτόν τον τομέα, τα οφέλη από την ενσωμάτωση των διαδικασιών της είμαι άμεσα και αντιληπτά.

Ο οργανισμός είναι σε θέση πλέον να οργανώνει τον τρόπο έναρξης, σχεδίασης, υλοποίησης και παρακολούθησης ενός έργου που αναλαμβάνει ή σε αρκετές περιπτώσεις που αποφασίζει να πραγματοποιήσει. Παρουσιάζεται στη διοίκηση ένα ολοκληρωμένο σχέδιο δράσης που περιλαμβάνει όλα τα βήματα τα οποία θα πραγματοποιηθούν και με τις βασικές παραμέτρους που το χαρακτηρίζουν δίνοντας το περιθώριο αξιολόγησης συνολικά και συγκριτικά διαφόρων project ώστε να επιλεγεί το πιο προσοδοφόρο και εφικτό.

Στην ουσία με το συγκεκριμένο τρόπο η εταιρεία χρήζει ένα ή περισσότερα άτομα υπεύθυνους για την υλοποίηση ενός έργου, οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για τις διαδικασίες, την οργάνωση, την επίβλεψη και τη διαχείριση των προβλημάτων που ενδεχόμενα να παρουσιαστούν. Άξιο λόγου είναι ότι με αυτόν τον τρόπο πραγματοποιείται ένα επιπρόσθετο βήμα καθιέρωσης ενός κοινού κώδικά και γλώσσα επικοινωνίας με ορολογίες διεθνώς αποδεκτές μειώνοντας τις διάφορες συγκρούσεις που τυχόν δημιουργούνται στον εργασιακό χώρο λόγω έλλειψης επικοινωνίας.

Τέλος, τα έργα αντιμετωπίζονται πλέον ως συστήματα χρησιμοποιώντας πάντα τα κατάλληλα εργαλεία διαχείρισης έργων και όχι αποσπασματικά. Εισέρχονται με αυτόν τον τρόπο σαφείς και αποδεδειγμένοι μέθοδοι, απαραίτητα εργαλεία για την εύρυθμη υλοποίηση των έργων, εντός του εταιρικού περιβάλλοντος.

HR Professional (T. 102)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778