Αναμφισβήτητα, έχει έρθει η ώρα το workforce planning να περάσει από τη θεωρία στην πράξη. Και αυτό διότι οι ανάγκες σε επίπεδο ανθρώπινου δυναμικού επηρεάζονται άμεσα από τις επιχειρηματικές και τις τεχνολογικές εξελίξεις, καθώς επίσης και από τη διαχείριση διαφορετικών γενεών στο εργασιακό περιβάλλον.
Το workforce planning & succession προσφέρει μία σημαντική ευκαιρία στα senior HR στελέχη, στους HR Directors καθώς επίσης και στα μέλη της Διοίκησης να αξιοποιήσουν το ανθρώπινο δυναμικό τους με τέτοιο τρόπο που να συνάδει με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού. Σύμφωνα με πρόσφατο factsheet του CIPD (Μάιος, 2018), οι HR Practitioners φαίνεται ότι αναγνωρίζουν τη σπουδαιότητα του workforce planning στη θεωρία, υπάρχει όμως κενό ανάμεσα στο τι ξέρουν και πώς το εφαρμόζουν αναζητώντας καινοτόμους τρόπους για να αντιμετωπίσουν την πρόκληση που απορρέει.
Το workforce planning αφορά στην ύπαρξη του σωστού αριθμού ανθρώπων, με τις κατάλληλες δεξιότητες, στις σωστές θέσεις εργασίας την κατάλληλη στιγμή, με το αντίστοιχο κόστος και συμβόλαιο ανάμεσα στα συμβαλλόμενα μέρη με σκοπό να επιτευχθούν τόσο οι βραχυπρόθεσμοι όσοι και οι μακροπρόθεσμοι οργανωσιακοί στόχοι. Στο πλαίσιο αυτό, είναι απαραίτητη η ανάλυση του υφιστάμενου ανθρώπινου δυναμικού, η χαρτογράφηση των αναγκών του, ο προσδιορισμός του κενού ανάμεσα στις τωρινές απαιτήσεις και τις μελλοντικές έτσι ώστε να προσδιοριστεί το πώς ο οργανισμός θα επιτύχει την αποστολή του και τους στόχους του.
ΓΙΑΤΙ ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ
Όπως σημειώνουν οι συντάκτες του factsheet, οι μεγαλύτεροι σε μέγεθος οργανισμοί μπορεί να έχουν ειδικές ομάδες, αφοσιωμένες στο εν λόγω ζήτημα. Από την άλλη, οι μικρομεσαίες εταιρείες παρατηρείται ότι εισέρχονται στη διαδικασία αυτή έπειτα από συγκεκριμένα γεγονότα, όπως μεταξύ άλλων, σε περιπτώσεις συγχώνευσης και εξαγοράς ή μετασχηματιστικής αλλαγής. Και στις δύο περιπτώσεις, το workforce planning αποτελεί μία συστηματική αλλά και προδραστική διαδικασία που ευθυγραμμίζει τον στρατηγικό σχεδιασμό της εταιρείας με το ανθρώπινο κεφάλαιο. Μερικά από τα οφέλη είναι:
- Η μείωση του κόστους εργασίας υπέρ της ανάπτυξης του ανθρώπινου δυναμικού και της προσαρμοστικότητας.
- Η διακράτηση του ταλέντου.
- Η βελτιστοποίηση της ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής μέσα από αντίστοιχες πρωτοβουλίες.
- Η βελτίωση της παραγωγικότητας και των ποιοτικών αποτελεσμάτων.
- Ο προσδιορισμός συναφών στρατηγικών για την ανάπτυξη των στελεχών.
- Η καταγραφή των μη αποδοτικών ενεργειών και η επαναξιολόγησή τους.
- Η ανάπτυξη σχεδίου δράσης και προτάσεων για τη διαχείριση του ταλέντου έτσι ώστε μέσα από αυτό να επιτυγχάνεται αξία.
- Ο σχεδιασμός του προσωπικού πλάνου ανάπτυξης και επαγγελματικής σταδιοδρομίας του στελέχους στους κόλπους του οργανισμού.
- Η υλοποίηση κατάλληλων προγραμμάτων εκπαίδευσης και ανάπτυξης.
- Η επιλογή κατάλληλων μεθόδων ανταμοιβής και αναγνώρισης.
HARD Ή SOFT PLANNING;
Παρότι οι έννοιες του workforce planning και succession δεν είναι καινούριες στον χώρο της ΔΑΔ, οι εξελίξεις στο επιχειρείν και οι ραγδαίες αλλαγές επιτάσσουν προσαρμοστικότητα και άμεση αντίδραση εκ μέρους των εταιρειών. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα, το workforce planning και succession να βρίσκεται στο προσκήνιο καθώς ο επιχειρηματικός κόσμος καλείται να είναι επαρκώς στελεχωμένος για να αντιμετωπίσει τις προκλήσεις, τις ευκαιρίες αλλά και τις απειλές που προκύπτουν. Εξάλλου, καμία εταιρική στρατηγική δεν μπορεί να υλοποιηθεί με επιτυχία εάν δεν υπάρχει η κατάλληλη βάση, που δεν είναι άλλη από το ανθρώπινο κεφάλαιο.
Για αυτό τον λόγο, το CIPD διαχωρίζει την έννοια του workforce planning σε δύο κατηγορίες και πιο συγκεκριμένα:
1. «Hard» workforce planning: Τα τελευταία χρόνια, η ενσωμάτωση των data analytics στις λειτουργίες που αφορούν στο ανθρώπινο δυναμικό είναι κρίσιμης σημασίας. Συμβάλλουν με τεκμηριωμένα αριθμητικά στοιχεία, με metrics, στην αξιολόγηση των στελεχών. Ιδιαίτερα σημαντική είναι η συμβολή τους και στη διαδικασία του succession planning για εργαζόμενους που αποχωρούν από την εταιρεία. Οι αριθμοί αυτοί, με πιο απλά λόγια, μπορούν να απαντήσουν σε ζητήματα που αναφέρονται στον βαθμό παραγωγικότητας/αποδοτικότητας των εργαζομένων αλλά και σε ερωτήματα όπως ποιοι πρέπει να προσληφθούν, ποιοι αμείβονται σωστά κ.ά.
2. «Soft/Strategic» workforce planning: Ο εκάστοτε οργανισμός καλείται να προσλάβει, να αναπτύξει και να διακρατήσει το ανθρώπινο κεφάλαιό του. Παράλληλα, είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη οι δεξιότητες, η εμπειρία, η ικανότητα εξέλιξης και προσαρμοστικότητας που το κάθε στέλεχος διαθέτει και να συνδεθούν ως στοιχεία με τους επιχειρηματικούς στόχους. Σε αυτό το πλαίσιο, η ΔΑΔ διαδραματίζει καίριο ρόλο καθώς οφείλει να έχει στρατηγικό ρόλο ως προς τον σχεδιασμό του ανθρώπινου δυναμικού. Το workforce planning ως προσέγγιση εστιάζει σε αυτή την περίπτωση σε μακροπρόθεσμα ζητήματα που αφορούν στους ανθρώπους αλλά και στην ευθυγράμμιση των πόρων με τις μελλοντικές ανάγκες, τη δομή, τις αξίες και την εταιρική κουλτούρα.
ΤΑ ΣΤΑΔΙΑ ΤΟΥ WORKFORCE PLANNING & SUCCESSION
Όποια μορφή και εάν λάβει η διαδικασία σχεδιασμού του ανθρώπινου δυναμικού, δεν πρέπει να είναι πολύπλοκη αλλά να εμπλέκει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη από όλα τα τμήματα του οργανισμού, διασφαλίζοντας ότι είναι σε θέση να κατανοήσουν τα δεδομένα και τους στόχους συνολικά της εταιρείας, όπως υπογραμμίζουν οι συντάκτες του Factsheet οι οποίοι προτείνουν τα εξής στάδια/βήματα:
- 1ο: Κατανοηση της επιχειρησης και του περιβαλλοντος λειτουργιας:
Ποια είναι η δομή της υφιστάμενης οργανωτικής δομής και πώς ενδέχεται να διαμορφωθεί στο μέλλον; Ποια είναι τα σχέδια για αύξηση της παραγωγικότητας και ποιος ο ρόλος της τεχνολογίας; Είναι σαφές και κοινώς αποδεκτό ότι οι άνθρωποι βρίσκονται στον πυρήνα της εταιρείας;
- 2ο: Αναλυση του ανθρωπινου δυναμικου:
Παράμετροι όπως οι γνώσεις, οι δεξιότητες, οι ικανότητες που αφορούν στο προφίλ των εργαζομένων σε συνδυασμό με τα δημογραφικά στοιχεία είναι θεμιτό να προσδιοριστούν με σαφήνεια. Είναι επίσης σημαντικό να διερευνηθεί η άποψη των εργαζομένων για την εταιρεία που βρίσκονται, για θέματα όπως η υγεία και η ασφάλεια, η ικανοποίηση, η δέσμευση κ.ά. Η ομαδοποίηση βάσει δημογραφικών διαφορών ανάμεσα στα στελέχη αλλά και θέσεων εργασίας διαδραματίζει εξίσου σημαντικό ρόλο. Σε ένα περιβάλλον με έντονο ρυθμό εργασίας, η καινοτομία, η ευελιξία και η ανθεκτικότητα είναι ουσιαστικής σημασίας για τους οργανισμούς ώστε να διατηρήσουν το ανταγωνιστικό τους πλεονέκτημα. Η συλλογή και η ανάλυση δεδομένων των στελεχών μπορεί να παρέχει στην εταιρεία τις πληροφορίες που χρειάζεται για να αξιοποιήσει τους πόρους που έχει και να αναπτύξει το σύνολο ικανοτήτων τους στους τομείς που κρίνεται απαραίτητο.
- 3ο: Προσδιορισμος των μελλοντικων αναγκων σε επιπεδο ανθρωπινου δυναμικου:
Ένα σημαντικό εργαλείο για τη ΔΑΔ είναι τα επονομαζόμενα σενάρια (scenarios) μέσα από τα οποία μπορούν να προβλεφθούν οι μελλοντικές ανάγκες σε σχέση με τους ανθρώπινους πόρους και έτσι, να σχεδιαστεί το αντίστοιχο πλάνο δράσης. Κλειδί σε όλο αυτό, όμως, αποτελεί το χρονικό πλαίσιο που ορίζεται σε κάθε μελέτη περίπτωσης το οποίο οδηγεί στη διαμόρφωση σχεδίων «έκτακτης ανάγκης» και προσαρμογής των διαδικασιών για να αποφευχθούν οι κίνδυνοι που επηρεάσουν την επίτευξη των στόχων.
- 4ο: Προσδιορισμος των κενων (gaps):
Η ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας διεθνώς θέτει προκλήσεις που ίσως δεν έχουμε φανταστεί. Παράλληλα, η «gig economy» αναπτύσσεται διαρκώς, καθιστώντας πιο επίκαιρες τις σχέσεις μερικής απασχόλησης. Η τεχνητή νοημοσύνη επίσης δημιουργεί νέες προκλήσεις και δημιουργεί ανησυχία για τη φύση του εργασιακού περιβάλλοντος. Όλα αυτά τα δεδομένα επιβάλλουν κατά κάποιο τρόπο στους εργαζόμενους την ανάγκη συνεχούς απόκτησης νέων γνώσεων και δεξιοτήτων καθώς και την ανάγκη προσαρμογής στις συνεχόμενες εξελίξεις. Η δια βίου μάθηση κρίνεται πλέον απαραίτητη και οι επιχειρήσεις από την πλευρά τους οφείλουν να εντοπίσουν τα κενά που δημιουργούνται αναφορικά με τη στελέχωσή τους και να συμβάλλουν με ανάλογες ενέργειες στην κάλυψη αυτών.
- 5ο: Αναπτυξη σχεδιου δρασης:
Οι ενέργειες και τα βήματα που θα πραγματοποιηθούν στη βάση του workforce planning καλούνται να έχουν πρακτικό χαρακτήρα, να μπορούν να μετρηθούν και να οπτικοποιηθούν σε αριθμούς και τέλος, να διακρίνονται από προσαρμοστικότητα και ευελιξία. Εξάλλου, ένα ευέλικτο ανθρώπινο δυναμικό που μπορεί να προσαρμοστεί στις αλλαγές θα συμβάλλει με τον πλέον βέλτιστο τρόπο σε έναν οργανισμό που δρα προληπτικά στις αλλαγές και προχωρά αντίστοιχα σε αναδιαρθρώσεις για να παραμείνει ανταγωνιστικός.
- 6ο: Επιβλεψη και αξιολογηση του σχεδιου δρασης:
Όπως σε κάθε διαδικασία που υλοποιείται, είναι καλό να υπάρχει ένα σύνολο ενεργειών που θα ελέγχει πώς προχωρά το πλάνο δράσης σε όλα τα στάδιά του, έτσι ώστε να αξιολογούνται τα αποτελέσματα ή/και να γίνεται επαναπροσδιορισμός βάσει των αναγκών που αλλάζουν.
