Σε περιόδους κρίσης όλα τα τμήματα των επιχειρήσεων επικεντρώνονται στις περικοπές των εξόδων. Εκτός από τον πυρήνα των επιχειρηματικών δράσεων η τάση αυτή εξαπλώνεται και στις σημαντικότατες δευτερογενείς υπηρεσίες όπως το Facility Management.

Το outsourcing αναδεικνύεται σε μία δημοφιλή πρακτική από τα τμήματα Facility Management, που επιδιώκουν είτε να κερδίσουν μεγαλύτερη αξία με τα ίδια χρήματα είτε να μειώσουν τα κόστη. Ιδανικά, υπάρχει μια ταυτόχρονη επίτευξη και των δύο.

Στο παρελθόν οι περισσότερες ευρωπαϊκές χώρες έχουν ορίσει το FM με διαφορετικούς τρόπους. Ο λόγος είναι ότι διαφορετικές ομάδες έχουν προωθήσει το Facility Management στις διάφορες χώρες με βάση συγκεκριμένες ιστορικές συνθήκες αλλά και την ιδιαίτερη κουλτούρα της περιοχής. Το ευρωπαϊκό πρότυπο EN 15221 συνδυάζει διαφορετικές απόψεις για το θέμα.

Ο ορισμός σύμφωνα με αυτό το πρότυπο είναι: γενικά, όλοι οι ιδιωτικοί και δημόσιοι οργανισμοί χρησιμοποιούν κτίρια, περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας και υπηρεσίες ώστε να υποστηρίζουν τον πυρήνα των επιχειρηματικών τους δραστηριοτήτων. Με το συντονισμό αυτών των στοιχείων, με τη χρήση δεξιοτήτων διαχείρισης και με τη διαχείριση των αλλαγών του εργασιακού περιβάλλοντος, το FM επηρεάζει την ικανότητα του οργανισμού να λειτουργεί προδραστικά ενώ ταυτόχρονα παρέχει τον απαραίτητο «εξοπλισμό».

Αυτό, επίσης, συμβαίνει για να βελτιστοποιηθούν οι δαπάνες και η απόδοση των assets και των υπηρεσιών. «Η ανάθεση υπηρεσιών, που σχετίζονται με την εύρυθμη λειτουργία της κάθε επιχείρησης σε έναν και μόνο αξιόπιστο συνεργάτη που επιφέρει το επιθυμητό αποτέλεσμα αποτελεί κέρδος και ώθηση για οποιαδήποτε επιχείρηση», εξηγεί ο Κανέλλος Τσουμπός, Γενικός Διευθυντής της ALTER EGO F.M.

Στα οφέλη από αυτές τις υπηρεσίες αναφέρθηκε και η Χριστίνα Γκνέντιγκ, Υπεύθυνη Οργάνωσης της COWA Hellas: «Οι μεγάλες κτιριακές εγκαταστάσεις επωφελούνται από την παροχή υπηρεσιών διαχείρισης κτιρίων ως εξής: Μειώνονται τα έξοδα και το κόστος μιας επιχείρησης διότι α. η τακτική συντήρηση των εγκαταστάσεων αυξάνει τη διάρκεια της ζωής τους και αποτρέπει σοβαρές ζημιές και μεγάλα έξοδα, β. η άμεση αντιμετώπιση εκτάκτων καταστάσεων μειώνει το κόστος λειτουργίας, γ. το πάγιο ποσό πληρωμής διευκολύνει τον προϋπολογισμό και την πρόβλεψη εξόδων και η επιχείρηση δεν επιβαρύνεται τους μισθούς, την ασφάλεια, τα επιδόματα κ.λπ. του εκάστοτε συνεργείου, έχοντας έτσι σαν αποτέλεσμα τη μείωση των λειτουργικών δαπανών της, δ. ένα ασφαλές, ουσιαστικά καθαρό και υγιεινό περιβάλλον συμβάλλει σημαντικά στην ψυχολογία των εργαζομένων και αυξάνει την παραγωγικότητά τους και ε. δίνεται στην επιχείρηση η δυνατότητα να συγκεντρωθεί στην κύρια λειτουργία της και να αξιοποιήσει όλους τους διατιθέμενους πόρους της», επισημαίνει.

Κρίσιμες δραστηριότητες
Ένας οργανισμός στηρίζεται στις πρωτογενείς του διαδικασίες για να πετύχει τους στρατηγικούς του στόχους. Οι μεταβαλλόμενες δυνάμεις της αγοράς, οι αλλαγές στους κανονισμούς, οι νέες τεχνολογίες, οι συγχωνεύσεις κ.λπ. επηρεάζουν διαρκώς αυτές τις διαδικασίες. Αυτές οι στρατηγικές πρέπει να τύχουν διαχείρισης και να δομηθούν σε λειτουργικά επίπεδα ώστε να παραμείνουν βιώσιμες.

Οι υποστηρικτικές διαδικασίες όπως είναι το Facility Management μπορεί να είναι μέρος του οργανισμού ή να παρέχεται από εξωτερικούς συνεργάτες και έχουν άμεσο αντίκτυπο στην επάρκεια και την αποτελεσματικότητα των πρωτογενών δραστηριοτήτων. Η διαχωριστική γραμμή ανάμεσα στις πρωτογενείς δραστηριότητες και τις υποστηρικτικές υπηρεσίες καθορίζεται από τον ίδιο τον οργανισμό και αυτός ο διαχωρισμός πρέπει μονίμως να ανανεώνεται.
Ένας οργανισμός αποτελείται από τρία επίπεδα: client (εταιρικό επίπεδο), costumer (επίπεδο επιχειρηματικής μονάδας) και end users (κάποιος που δέχεται υπηρεσίες facility management σε μόνιμη ή προσωρινή βάση).

Ο Facility Manager έχει τρία πεδία δράσης:
α. να καθορίσει τις απαιτήσεις και στα τρία επίπεδα (στρατηγικής, τακτικής και λειτουργίας), β. να παρέχει τις απαιτούμενες υπηρεσίες και να ελέγχει την τροφοδότησή τους και γ. να αναλύσει αν οι απαιτήσεις όπως καθορίστηκαν στο πρώτο πεδίο είναι πραγματικά αποτελεσματικές ή αν πρέπει να αναθεωρηθούν. Για αυτό ένας Facility Manager θα πρέπει να καθορίζει τις απαιτήσεις σε στρατηγικό επίπεδο ως ένα πλαίσιο δράσης για όλες τις απαιτήσεις.

Το στρατηγικό επίπεδο θα πρέπει να καθορίζεται με το Διοικητικό Συμβούλιο της επιχείρησης και αφορά την επίτευξη των στόχων του οργανισμού σε εταιρικό επίπεδο και με μακροπρόθεσμο ορίζοντα μέσω: 1. του καθορισμού της συνολικής στρατηγικής Facility Management (π.χ. ενοικίαση αντί για αγορά χώρων, ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες ή από in house εργαζόμενους), 2. της επεξεργασίας οδηγιών για τους χώρους, τα περιουσιακά στοιχεία, τις διαδικασίες, τις υπηρεσίες (π.χ. ιδιαίτερη φροντίδα στους χώρους που οι πελάτες έχουν πρόσβαση), 3. της ενεργής ενημέρωσης και ανταπόκρισης στο εταιρικό επίπεδο, 4. της ανάλυσης των κινδύνων και παροχή οδηγιών για την υιοθέτηση αλλαγών στο πλαίσιο του οργανισμού (π.χ. κίνδυνοι που υπάρχουν από την εξάρτηση από έναν μόνο πάροχο), 5. εισαγωγή και παρακολούθηση των KPIs (π.χ. διαθεσιμότητα), 6. διαχείριση του αντίκτυπου των facilities στις πρωταρχικές δραστηριότητες, το εξωτερικό περιβάλλον και την κοινότητα και 7. διατήρηση σχέσεων με τις αρχές, τους στρατηγικούς συνεργάτες κ.ά.


Ζήτημα στρατηγικής
Το επίπεδο της τακτικής θα πρέπει να διασφαλίζει την πλήρωση των αναγκών του στρατηγικού επιπέδου. Πρέπει να είναι πιο επικεντρωμένο στις απαιτήσεις των πρωταρχικών διαδικασιών τμημάτων όπως είναι οι πωλήσεις και η παραγωγή.

Το επίπεδο της τακτικής αφορά το να υλοποιούνται οι στρατηγικοί στόχοι των business units με τρόπους όπως:
• Βάζοντας σε εφαρμογή και παρακολουθώντας τις κατευθυντήριες γραμμές για να ακολουθούνται οι στρατηγικές.
• Ανάπτυξη των πλάνων του budget.
• «Μετάφραση» των επιχειρηματικών στόχων σε λειτουργικό επίπεδο.
• Καθορισμός και ερμηνεία των KPIs (απόδοση, ποιότητα, ρίσκο και αξία).
• Παρακολούθηση της συμμόρφωσης με το νόμο και τους κανονισμούς.
• Διαχείριση projects, διαδικασιών και συμφωνιών.
• Διαχείριση της ομάδας του Facility Management.
• Βελτιστοποίηση της χρήσης των διαθέσιμων πηγών.
• Ερμηνεία, υιοθέτηση και αναφορά των αλλαγών.
• Επικοινωνία με εσωτερικούς και εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών.

Το λειτουργικό επίπεδο πρέπει να διασφαλίζει την πλήρωση τόσο του στρατηγικού όσο και του επιπέδου της τακτικής και επικεντρώνεται περισσότερο στις απαιτήσεις των τελικών χρηστών (εργαζόμενοι της εταιρείας και πελάτες).

Συνδέεται στενά ή είναι ισοδύναμο με την παροχή των υπηρεσιών. Το λειτουργικό επίπεδο πρέπει να διαμορφώνει το κατάλληλο περιβάλλον για τους τελικούς χρήστες, σε καθημερινή βάση με:
• Παράδοση υπηρεσιών (π.χ. καθαριότητα, συντήρηση, ασφάλεια και προστασία).
• Παρακολούθηση και έλεγχος της διαδικασίας παράδοσης των υπηρεσιών.
• Παρακολούθηση των παρόχων υπηρεσιών.
• Αποδοχή αιτημάτων για υπηρεσίες στους κόλπους της εταιρείας.
• Συλλογή δεδομένων για αποτίμηση της απόδοσης, feedback και απαιτήσεις από τους τελικούς χρήστες.
• Αναφορά στο επίπεδο της τακτικής.
• Επικοινωνία με τους εσωτερικούς ή τους εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών σε ένα λειτουργικό επίπεδο.

Είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι ο εξωτερικός συνεργάτης μπορεί να παρέχει υπηρεσίες και να υποστηρίζει το τμήμα Facility Management. Σύμφωνα με τον Κ. Τσουμπό, «απαραίτητες προϋποθέσεις για την επιλογή ενός συνεργάτη είναι η τεχνογνωσία, η ποιότητα, η ευελιξία και φυσικά τα οικονομικό όφελος ως αποτέλεσμα σωστής αντιστάθμισης όλων των προαναφερόμενων χαρακτηριστικών».

Για το σημαντικό ρόλο που διαδραματίζει η σωστή επιλογή ενός εργολάβου και υπαλλήλων (σε επίπεδο εξωτερικής συνεργασίας) μίλησε και η Χ. Γκνέντιγκ: «Η επιλογή τους είναι σημαντική διότι εκείνοι είναι η έκφραση της φιλοσοφίας μιας εταιρείας και συνεισφέρουν άμεσα στην επιτυχία ενός έργου. Οι εργολάβοι πρέπει να καλύπτουν συγκεκριμένα κριτήρια όπως είναι η σωστή τιμή, η τεχνογνωσία, η ποιότητα και η συνεργασία» και προσθέτει ότι «η τιμή είναι ο βασικότερος παράγοντας σε μια ιδιαίτερα ανταγωνιστική αγορά, όμως μία επιχείρηση πρέπει να κοιτάει μακροπρόθεσμα διότι ένας φαινομενικά οικονομικός εργολάβος μπορεί να αποδειχθεί δαπανηρότερος λόγω ελλιπής τεχνογνωσίας και αξιοπιστίας».


Facilities snapshot
Σε πρόσφατη έρευνα του International Facility Management Association, για το β’ τρίμηνο του 2010, διερευνήθηκαν οι προβλέψεις των facilities managers για το επόμενο εξάμηνο. Πιο συγκεκριμένα, τρεις στους δέκα οργανισμούς προβλέπουν την ανάγκη να αυξήσουν το χώρο τους (σχ. 1).

Οι περισσότεροι ανήκουν στους κλάδους της ιατρικής περίθαλψης και των τραπεζών. Αναφορικά με το ανθρώπινο δυναμικό που ασχολείται με το facility management, είτε πρόκειται για in house είτε για εξωτερικούς συνεργάτες, η πλειοψηφία δήλωσε ότι θα διατηρηθούν στα ίδια επίπεδα ενώ ένα ποσοστό της τάξεως του 16% δήλωσε ότι πρόκειται να προστεθούν εργαζόμενοι (σχ. 2).

Τα περισσότερα τμήματα facility management αποτελούνται από ένα μείγμα εσωτερικών εργαζομένων, εξωτερικών συνεργατών και συμβούλων. Η πλειοψηφία (79%), δεν σκοπεύει να αλλάξει τη σύνθεση του τμήματος στο επόμενο εξάμηνο (σχ.3).

Ωστόσο, όσοι διαχειρίζονται χώρους αναφέρουν μία τάση για outsourcing ενώ όσοι προσφέρουν educational facilities κινούνται εντελώς αντίθετα δηλαδή μεταφέρουν υπηρεσίες και ανθρώπινο δυναμικό in house. Σε μία άλλη έρευνα, που διεξάγει σε ετήσια βάση τα τελευταία τρία χρόνια, το Vienna University of Technology, και συμμετείχαν μεγάλες ευρωπαϊκές εταιρείες εξετάστηκε το πώς αυτοί οι οργανισμοί οργανώνουν το Facility Management. Αν και τα παραδείγματα αφορούν τις μεγάλες επιχειρήσεις τονίζεται ότι βέλτιστες πρακτικές αυτών αναμένεται να υιοθετηθούν σε εύλογο χρονικό διάστημα από τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Αναφορικά με το outsourcing των υπηρεσιών το σχεδιάγραμμα 4 καταγράφει τις τάσεις για ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες.


Strategic facility planning
Στον «κόσμο» του Facility Management, υπάρχει μία πληθώρα δραστηριοτήτων που ανήκουν στις ευθύνες και τις αρμοδιότητες του facility manager, ο οποίος πρέπει να ανταποκριθεί σε όλα τα αιτήματα, τις παραγγελίες, τους κανονισμούς, τις προθεσμίες και τις απαιτήσεις ενός οργανισμού. Οι facility managers γνωρίζουν ότι πρέπει να αρχίσουν να λειτουργούν με προνοητική ικανότητα και με στρατηγική.

Ωστόσο, το να βρούνε χρόνο για το στρατηγικό σχεδιασμό αποτελεί μία μάχη με αμφίβολο αποτέλεσμα. Όπως λέει και ο Stephen Covey «πρέπει να βάζουμε προτεραιότητες σε ότι είναι σημαντικό και όχι απλά να επειγόμαστε για να επιτύχουμε τη μέγιστη αποτελεσματικότητα». Ο στρατηγικός σχεδιασμός του facility management (Strategic Facility Planning) είναι μια διαδικασία που μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερη και πιο έγκαιρη παράδοση των υπηρεσιών, που ολόκληρος ο οργανισμός προσδοκά. Ο χρόνος που αφιερώνεται στο SFP είναι μια καλή επένδυση ώστε να αποφεύγονται λάθη, καθυστερήσεις, απογοητεύσεις και παράπονα πελατών.

Επιπλέον, μπορεί να βοηθήσει σημαντικά στην υλοποίηση διαδικασιών ώστε πάντα να έχουν ομαλή ροή. Με δεδομένο ότι το Strategic Facility Planning δεν αποτελεί καθημερινή δραστηριότητα, αρκετοί facility managers δεν είναι πολύ εξοικειωμένοι με τον καλύτερο τρόπο για να εφαρμόσουν μια τέτοια στρατηγική ή μπορεί να έχουν πιεστεί από τη διοίκηση να παρέχουν ένα στρατηγικό σχέδιο και να μην γνωρίζουν από πού πρέπει να αρχίσουν.

Οι facility managers μπορεί να είναι αβέβαιοι για το πώς μπορούν να υλοποιήσουν μια τέτοια στρατηγική και να χρειάζονται πληροφορίες για μεθόδους και χρήσιμες τεχνικές που να ανταποκρίνονται στις ανάγκες του οργανισμού τους. Αν και κάθε οργανισμός είναι διαφορετικός, όλοι οι οργανισμοί αγωνίζονται να γίνουν πιο ανταγωνιστικοί, αποτελεσματικοί και να παρέχουν στους εργαζομένους τους το καλύτερο εργασιακό περιβάλλον. Για το τελευταίο μεγάλη ευθύνη έχουν οι facility managers.

4 απλά βήματα
Το Strategic Facility Planning αναγνωρίζει ότι κάθε απόφαση που λαμβάνεται στο πλαίσιο του επιχειρηματικού σχεδιασμού έχει άμεσο αντίκτυπο στις ανάγκες και τα assets ενός οργανισμού. Για αυτό, ο βασικός στόχος μιας στρατηγικής είναι να αναπτύσσει ένα ευέλικτο και ρεαλιστικό πλάνο που βασίζεται σε συγκεκριμένες και εξειδικευμένες ανάγκες κάθε επιχείρησης.

Μια διαδικασία που περιλαμβάνει τέσσερα απλά βήματα (σχ. 5) παρέχει ένα γενικό πλαίσιο για την επίτευξη αυτού του σκοπού.

1. Κατανόηση: εις βάθος κατανόηση του σκοπού, του οράματος, των αξιών και των στόχων του οργανισμού. Οι περισσότεροι οργανισμοί διατηρούν μια ισορροπία τεσσάρων μετρήσεων: οικονομική απόδοση, γνώση του πελάτη, εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες και μάθηση και ανάπτυξη.

2. Ανάλυση: χρησιμοποιήστε τεχνικές ανάλυσης, όπως η SWOT analysis ή ένα σενάριο για να διερευνήσετε το εύρος των μελλοντικών αναγκών του οργανισμού.

3. Σχεδιασμός: αναπτύξτε σχέδια για να ανταποκριθείτε στις μακροπρόθεσμες ανάγκες του οργανισμού. Το λιγότερο που ένα SFP πρέπει να ελέγχεται είναι σε ετήσια βάση και φυσικά σε τακτά χρονικά διαστήματα να ενημερώνεται ανάλογα με αυτά που προστάζουν οι περιστάσεις.

4. Δράση: αναλάβετε τις δράσεις που έχετε σχεδιάσει και υλοποιήστε το Strategic Facility Planning. Η ανατροφοδότηση για κάθε δράση που αναλαμβάνετε μπορεί να ενσωματωθεί στο επόμενο βήμα και να παρέχει συνεχή βελτίωση στο πλάνο σας.

Η κυκλική φύση του αδιάλειπτου σχεδιασμού για το μέλλον και η υιοθέτηση στην πορεία κάποιων αλλαγών είναι φυσιολογικές καταστάσεις. Αυτές οι αλλαγές και οι ενημερώσεις πρέπει να τύχουν διαχείρισης για να διασφαλιστεί ότι είναι εφικτές.


Case Study: Άρτια εξυπηρέτηση εσωτερικών Πελατών
Στο τμήμα των Facilities της Microsoft Ελλάς, πρωταρχικός μας στόχος είναι η άρτια εξυπηρέτηση των εσωτερικών μας Πελατών, των υπαλλήλων μας. Βρισκόμαστε καθημερινά σε στενή συνεργασία με όλα τα Τμήματα, για να μπορούμε να καλύπτουμε αποτελεσματικά όποιες ανάγκες ανακύπτουν. Σκοπός του τμήματος είναι να συντονίσει και να θέσει σε εφαρμογή με ασφάλεια, όλες εκείνες τις διαδικασίες που αφορούν στη συντήρηση και τη σωστή λειτουργία των  κτιριακών εγκαταστάσεων.

Οι υπηρεσίες που χρησιμοποιούμε είναι οι εξής:
• Λειτουργία, Συντήρηση και Διαχείριση εγκαταστάσεων.
• Διαχείριση θεμάτων ποιότητας, υγιεινής, ασφάλειας, σίτισης και περιβάλλοντος.
• Προμήθεια αναλώσιμων υλικών και διαχείριση αποθεμάτων.
• Συντήρηση οικοδομικών και ηλεκτρομηχανολογικών εγκαταστάσεων.
• Οργάνωση εργασιών επισκευής, αναβάθμισης και ανακαίνισης.
• Ενημέρωση της Διοικητικής Ομάδας για τη λειτουργία και την κατάσταση των κτιρίων με μηνιαίες αναφορές.

Η συνολική Διαχείριση ενός κτιρίου έχει σαν σκοπό τη σωστή και ομαλή λειτουργία των εγκαταστάσεων όπως επίσης και την εξυπηρέτηση των εργαζομένων κατά τη διάρκεια της καθημερινότητάς τους. Στόχος και σκοπός των υπηρεσιών είναι η διατήρηση του καλού εργασιακού περιβάλλοντος και η διαρκής εξέλιξη του ανάλογα με τις ανάγκες των εργαζομένων.

Κατάλληλος συνεργάτης για εμάς είναι αυτός που θα μπορέσει να μας δώσει τις ανάλογες υπηρεσίες, με βάση αρχικά την ποιότητα και μέσα σε ένα λογικό κόστος. Όπως και για τις  περισσότερες εταιρείες κατά τη διάρκεια αυτής της δύσκολης οικονομικής περιόδου, η μείωση των λειτουργικών εξόδων είναι και για μας πρωταρχική μέριμνα. Αυτό βέβαια δεν σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι μας θα λαμβάνουν μειωμένες υπηρεσίες σε σχέση με το παρελθόν. Προσπαθούμε να είμαστε πάντα ευέλικτοι και να μπορούμε να διατηρούμε υψηλά τα πρότυπά μας. Οι μόνιμοι συνεργάτες μας αξιολογούνται με αντικειμενικά κριτήρια, σε τακτά χρονικά διαστήματα και βέβαια είμαστε πάντοτε ανοιχτοί σε νέες προτάσεις που γίνονται από την αγορά.

Τα τελευταία χρόνια οι εταιρείες έχουν αντιληφθεί την ανάγκη ύπαρξης ενός τμήματος το οποίο έχει υπό την εποπτεία του την εσωτερική διαχείριση και αποφέρει μία πιο σωστή κατανομή των διαθέσιμων πόρων. Κυρίως γιατί βλέπουν ότι αυτό προσβλέπει στην καλύτερη εξυπηρέτηση των υπαλλήλων τους και -κατ’επέκταση – στη αποδοτικότητά τους. Το να κάνει κάποιος, τις καθημερινές διαδικασίες μέσα στο κτίριο απλές και γρήγορες για τους υπαλλήλους, είναι τελικά μείζονος σημασίας για την καλή τους διάθεση και την παραγωγικότητά τους. Το αντίκτυπο της καλής εσωτερικής οργάνωσης, είναι άμεσα συνδεδεμένο με το έργο που παράγει η εταιρεία στο σύνολό της.

Νάνσυ Δαβίλλα, Facilities Manager, Microsoft Ελλάς

Case Study: HR: Παρεχόμενες υπηρεσίες Facility Management
Σε μια εταιρεία με παγκόσμιο όραμα αλλά και ανθρώπινες αξίες όπως η S&B, η ύπαρξη υπηρεσιών που διασφαλίζουν την υγιεινή και ασφάλεια των εργαζομένων όπως η συντήρηση, ο καθαρισμός και η απολύμανση των χώρων από εξειδικευμένα συνεργεία καθώς και η ασφάλεια και φύλαξη τους από εταιρεία security θεωρούνται εκ των ων ουκ άνευ. Οι συγκεκριμένες πρακτικές αποτελούν αρμοδιότητα της Διεύθυνσης Κτιριακών Εγκαταστάσεων.

Ιδιαίτερη έμφαση θα ήθελα να δώσω σε μια σειρά παρεχομένων υπηρεσιών που υπάγονται μεν σε αυτό που ορίζεται ως Facility Management αλλά στην εταιρεία μας κατά κύριο λόγο αποτελούν αρμοδιότητα της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού, δεδομένου ότι είναι άρρηκτα δεμένες με την προσπάθεια της S&B για υιοθέτηση πρακτικών που στοχεύουν στην εναρμόνιση της προσωπικής και επαγγελματικής ζωής των εργαζομένων.

Στην εταιρεία λειτουργεί πλήρως εξοπλισμένο γυμναστήριο με στόχο τόσο τη βελτίωση της φυσικής κατάστασης των συμμετεχόντων όσο και η ψυχαγωγία τους. Το γυμναστήριο είναι διαρρυθμισμένο βάσει των απαραίτητων προδιαγραφών και διαθέτει σύγχρονα όργανα γυμναστικής, καθώς και αίθουσα επιτραπέζιας αντισφαίρισης. Με τη βοήθεια έμπειρου γυμναστή σχεδιάζεται προσωπικό πρόγραμμα εκγύμνασης για τον κάθε ενδιαφερόμενο, με βάση τις προσωπικές του ανάγκες. Παράλληλα, η εταιρεία διαθέτει πλήρως εξοπλισμένο εστιατόριο που λειτουργεί σε συνεργασία με εξωτερικό συνεργάτη.

Οι εργαζόμενοι έχουν τη δυνατότητα να επισκεφθούν το εστιατόριο για το μεσημεριανό τους φαγητό και να κάνουν ένα διάλειμμα από τους έντονους ρυθμούς της ημέρας. Σε τακτά χρονικά διαστήματα πραγματοποιείται Έρευνα Ικανοποίησης από τις υπηρεσίες του εστιατορίου με στόχο τη λήψη διορθωτικών δράσεων ενώ κάθε 2-3 χρόνια πραγματοποιείται εκ νέου έρευνα αγοράς ώστε να επαναξιολογηθεί η συνεργασία με τον εκάστοτε εξωτερικό συνεργάτη.

Τέλος, στις εγκαταστάσεις της εταιρείας λειτουργεί πλυντήριο αυτοκινήτων σε συνεργασία με εξωτερικό συνεργάτη. Κάθε εργαζόμενος έχει τη δυνατότητα να αφήσει το αυτοκίνητο του και να το παραλάβει κατά την αποχώρηση του από τα γραφεία εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο.

Μαρία Δραπανιώτου, HR Generalist, Organizational & Management Development, S&B Industrial Minerals


Case Study: FM: Ορατά αποτελέσματα στο bottom line
Στην adidas, o τομέας του Facilities Management έχει ιδιάζουσα σημασία και για τον λόγο αυτό υπάρχει in house τμήμα το οποίο ασχολείται με όλες τις πτυχές που αφορούν στην διαχείριση εγκαταστάσεων. Είμαστε μια καταρτισμένη ομάδα δεσμευμένη στην παροχή ποιοτικών, λειτουργικών και αποτελεσματικών υπηρεσιών που καλύπτουν όλες τις πτυχές των εγκαταστάσεων μας.

Εξασφαλίζουμε την άρτια διαχείριση μέσω του συντονισμού των πόρων, την ευθυγράμμιση και τον συντονισμό των τμημάτων σύμφωνα με τις οδηγίες από τα κεντρικά γραφεία.

Επίσης, εποπτεύουμε τις κεντρικές υπηρεσίες υποδοχής των γραφείων και εξασφαλίζουμε και διαχειριζόμαστε το επιχειρησιακό σχέδιο που συντονίζει τους κατάλληλους μηχανισμούς και ενέργειες για την υγιεινή και την ασφάλεια των εργαζομένων στον εργασιακό χώρο.

Το τμήμα επίσης καταρτίζει τον προϋπολογισμό και διαπραγματεύεται τις συμβάσεις έργων, προμηθειών και υπηρεσιών, και  εποπτεύει τις εργασίες των υπεργολάβων.

Παράλληλα, εξασφαλίζει τη σωστή διαχείριση της συντήρησης των εγκαταστάσεων στα γραφεία, στα δειγματιστήρια και στα καταστήματα λιανικής. Οργανώνουμε την συντήρηση μέσω ενός μακροπρόθεσμου προγράμματος συντήρησης προκειμένου να κρατηθεί το κτήριο λειτουργικό και αντιπροσωπευτικό των εμπορικών σημάτων μας.

Στο τμήμα Facilities Management, αντιπροσωπεύουμε όλους τους απαραίτητους τομείς εμπειρίας και προσόντων και εξετάζουμε τους στόχους και τις υπηρεσίες μας κατά τρόπο ικανό, αρμόδιο και φιλικό.  Ο στόχος μας είναι να δημιουργήσουμε ένα άριστο εργασιακό περιβάλλον για όλους τους υπαλλήλους της adidas και να τους υποστηρίζουμε στην καθημερινή εργασία τους, συμβαδίζοντας με τις εκάστοτε οργανωτικές αλλαγές μέσα στην επιχείρηση καθώς επίσης και με τη μελλοντική οικονομική, κοινωνιολογική και τεχνολογική εξέλιξη.

Μερικές καινοτομίες που έχουμε υιοθετήσει στην adidas είναι το customization του προσωπικού χώρου εργασίας (“express your originality”), ένα πολύ φιλόδοξο πρόγραμμα ανακύκλωσης με εκπαίδευση για πλαστικό, γυαλί, χαρτί και αλουμίνιο, και έμφαση σε «πράσινες» λύσεις με χρήση υλικών που είναι φιλικά προς το περιβάλλον.

Οι υπηρεσίες facilities management που χρησιμοποιούμε στην adidas αφορούν στην παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών για καινοτόμες λύσεις, την ενίσχυση της εργονομίας του εργασιακού χώρου, την βέλτιστη απόδοση των εγκαταστάσεων, αλλά και την ανάπτυξη της εικόνας των χώρων. Μαζί με τους συνεργάτες μας στην συντήρηση εγκαταστάσεων, ερευνούμε και επιλέγουμε συστήματα βασισμένα σε νέες μεθοδολογίες, σύγχρονο εξοπλισμό, και πάντα με πιστοποιημένα υλικά.

Οι παράμετροι που καθορίζουν το πότε στρεφόμαστε σε εξωτερικό συνεργάτη έχουν να κάνουν με το αν είναι έκτακτη ανάγκη και εάν έχουμε τις απαραίτητες γνώσεις και πόρους in house. Η προσφορά του Facilities Manager μπορεί να αποτιμηθεί πολύ εύκολα μιας και τα αποτελέσματα είναι ορατά στους εργαζόμενους και τους επισκέπτες καθώς επίσης, επηρεάζουν απευθείας και το τελικό οικονομικό αποτέλεσμα της επιχείρησης.

Χριστίνα Αλεξανδροπούλου, Facility Manager, adidas Group Greece