Ο Όμιλος Notos Com έχει καθιερωθεί στο χώρο του λιανικού εμπορίου, τόσο με τα πολυκαταστήματα notos galleries και notoshome, όσο και με την έντονη δραστηριότητα και ηγετική θέση στην αγορά καλλυντικών και casual ένδυσης – υπόδησης.

Η παρουσία του δεν περιορίζεται μόνο στον ελληνικό χώρο αλλά έχει επεκταθεί σε 15 ακόμη ευρωπαϊκές χώρες, απασχολώντας 2500 περίπου εργαζομένους.Οι εγκαταστάσεις του Ομίλου (γραφεία και καταστήματα) βρίσκονται σε πλήθος σημείων στην Ελλάδα και στο εξωτερικό, με αποτέλεσμα η συνεχής, άμεση και ευέλικτη επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων να καθίσταται απαραίτητη. Η εξυπηρέτηση των αναγκών όλων των εργαζομένων για εσωτερική πληροφόρηση και οργάνωση, αλλά και η εκμηδένιση των αποστάσεων μεταξύ απομακρυσμένων σημείων, εντός και εκτός χώρας, μας οδήγησε στη δημιουργία ενός σύγχρονου και έξυπνα δομημένου εσωτερικού intranet, του ΝotosNet, όπως το ονομάσαμε.

NotosNet: ένα ισχυρό μέσο
Το NotosNet είναι ένα ισχυρό μέσο ηλεκτρονικής επικοινωνίας, στο οποίο έχουν πρόσβαση όλοι οι εργαζόμενοι, όπου κι αν βρίσκονται, με αποτέλεσμα ο καθένας να μπορεί πολύ απλά και γρήγορα να ανατρέξει σε ένα μεγάλο όγκο πληροφοριών και να ενημερωθεί ή να χρησιμοποιήσει το αποθηκευμένο υλικό, όπως ακριβώς θα έκανε αν το είχε αποθηκεύσει στον υπολογιστή του.

Βέβαια, στις περιπτώσεις ευαίσθητων πληροφοριών, έχουν προβλεφθεί διαβαθμισμένα δικαιώματα πρόσβασης που αντιστοιχούν σε συγκεκριμένες κατηγορίες εργαζομένων, ανάλογα με το ιεραρχικό τους επίπεδο, τη βαρύτητα της θέσης τους και τα καθήκοντά τους. Το γεγονός αυτό επιτρέπει να αποθηκεύονται, να διακινούνται και να είναι άμεσα προσβάσιμες σε επιλεγμένους χρήστες μέσω του συστήματος ακόμη και εμπιστευτικές πληροφορίες, με ασφάλεια μεγαλύτερη από αυτή που προσφέρει το κοινό e-mail.

Επιτυχημένη συνέργεια Δ.Α.Δ. και ΙΤ
Ο σχεδιασμός και η υλοποίηση του NotosNet έγινε με συνεργασία των διευθύνσεων Ανθρώπινου Δυναμικού και Μηχανογράφησης, με γνώμονα τη δυνατότητα για συνεχείς βελτιώσεις και προσθήκες που το κάνουν συνεχώς πιο ελκυστικό και χρηστικό. Ο χρήστης του συστήματος μπορεί να ενημερωθεί άμεσα για τις πολιτικές ή για μια διαδικασία της εταιρείας που τον ενδιαφέρει, να ανατρέξει στον κατάλογο εσωτερικών τηλεφώνων και να επικοινωνήσει με οποιονδήποτε από τους 2500 συναδέλφους του, σε άλλον κλάδο της εταιρείας, τον οποίο θα βρει μελετώντας το οργανόγραμμα του Ομίλου.

Μπορεί, παράλληλα, να εκμεταλλευτεί μια προσφορά εκπτώσεων σε προϊόντα του Ομίλου, να συμμετάσχει σε κάποιον διαγωνισμό ή παιχνίδι που «τρέχει» τη συγκεκριμένη περίοδο αποκλειστικά για τους εργαζομένους της εταιρείας και να καταλήξει στο web site της Notos Com, για να ενημερωθεί για κάποιο Δελτίο Τύπου. Ιδίως οι νεοεισερχόμενοι υπάλληλοι, με λίγες ώρες περιήγησης στο υλικό του συστήματος, επιτυγχάνουν να βρουν απαντήσεις σε πολλά ερωτήματά τους, τόσο για τον Όμιλο (ιστορικό, οργάνωση, εμπορική δραστηριότητα, φιλοσοφία), όσο και για τον τομέα τους (για παράδειγμα, ένας νέος πωλητής μπορεί να βρει εύκολα το εγχειρίδιο λειτουργίας των καταστημάτων μας και την περιγραφή θέσης του). Τα οφέλη δεν σταματούν εδώ.

Το εργαλείο αυτό το χρησιμοποιούμε και για interactive επικοινωνία: Οι χρήστες μπορούν να απαντήσουν σε μια εσωτερική έρευνα που διεξάγει η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού, χωρίς να χρειαστεί να αποσταλούν φάκελοι ή e-mails με ερωτηματολόγια, με προφανές όφελος σε κόστος και χρόνο. Μπορούν, ακόμη, να καταχωρίσουν αιτήματα για μηχανογραφική υποστήριξη, που η Δ/νση Μηχανογράφησης λαμβάνει σε πραγματικό χρόνο και τα επιλύει βάσει προτεραιοτήτων και σπουδαιότητας.

Οι εργαζόμενοι, επιπρόσθετα, μπορούν να καταθέσουν τις προτάσεις τους, που λαμβάνονται υπόψη και θεωρούνται πολύτιμες για το σχεδιασμό των μελλοντικών κινήσεων της επιχείρησης, ενώ παράλληλα διασφαλίζεται η ηθική επιβράβευσή τους για αυτή τη συνεισφορά τους. Επιπλέον, υπάρχει για τους εργαζομένους η δυνατότητα να ενημερωθούν για τα ανοίγματα θέσεων και τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούν οι εσωτερικοί υποψήφιοι.

«Ευχάριστες» εξελίξεις
Το πλάνο εξέλιξης των εργαζομένων στον Όμιλο Notos Com εξυπηρετείται απόλυτα από την ύπαρξη του NotosNet. Πολύ σημαντικό είναι το γεγονός ότι τα συστήματα αξιολόγησης θέσεων και διαχείρισης της απόδοσης που λειτουργούν στην Εταιρεία, μπορούν να συνδυαστούν με πολύ αποτελεσματικό τρόπο, ώστε τα ατομικά ή ομαδικά πλάνα ανάπτυξης που προκύπτουν, να μπορούν να καταχωρούνται εύκολα σε ηλεκτρονική βάση και, με τη σειρά τους, να συσχετίζονται με προγράμματα εκπαίδευσης και ανάπτυξης. Παράλληλα, οι διευθυντές τομέων και τμημάτων μπορούν να συμπληρώνουν και να στέλνουν με αυτοματοποιημένο τρόπο στo HR τις ανάγκες εκπαίδευσης για την ομάδα τους, οι οποίες, κατόπιν, αξιολογούνται και προστίθενται στο ετήσιο εκπαιδευτικό πλάνο, προς υλοποίηση.

Ο σχεδιασμός μας προβλέπει ότι μέρος των αναπτυξιακών προγραμμάτων θα αξιοποιούνται με τη χρήση on-line εργαλείων e-learning, κυρίως σε τεχνικά θέματα, όπως για παράδειγμα εκμάθηση ξένων γλωσσών, εφαρμογών ηλεκτρονικών υπολογιστών, τεχνικών πωλήσεων και πολλά άλλα. Η πρόκληση για εμάς είναι να πετυχαίνουμε τον ιδανικό συνδυασμό μεταξύ των απαιτήσεων της πλατφόρμας e-learning με το μέσο που θα τη «φιλοξενήσει», δηλαδή την εφαρμογή intranet.

Οι πρόσφατες σχετικές εμπειρίες και μετρήσεις, μας κάνουν να πιστεύουμε ότι, αφού θα έχει γίνει σωστή χρήση αυτών των μηχανισμών, θα επιτευχθεί μια ιδιαίτερα συμφέρουσα σχέση οφέλους / κόστους, καθώς και πολύ ικανοποιητικός χρόνος απόσβεσης της επένδυσης. Σε αυτό μπορεί να συμβάλει και η συνεργασία με εσωτερικούς εκπαιδευτές, με αποτέλεσμα την κατάρτιση ενός εκπαιδευτικού προγράμματος απόλυτα εναρμονισμένου με τις ανάγκες μας και «δοσμένου» στους εκπαιδευόμενους με τρόπο που συνάδει με τη φιλοσοφία του οργανισμού.

Στη σκέψη της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού είναι να συνδεθεί η χρήση του NotosNet, μεταξύ άλλων, με προγράμματα coaching και management skills τα οποία θα αφορούν ακόμη και ανώτερα διευθυντικά στελέχη, που, κατά κανόνα, έχουν περιορισμένο χρόνο και μπορούν άμεσα να επωφεληθούν από την αμεσότητα που προσφέρει η συγκεκριμένη μέθοδος. Παρ’ όλα τα σημαντικά οφέλη, σίγουρα υπάρχουν κάποια σημεία που πρέπει οπωσδήποτε να τύχουν προσοχής, προκειμένου να διατηρηθεί η αποτελεσματικότητα ενός τέτοιου εργαλείου. Το πρώτο είναι, βέβαια, η στήριξη και δέσμευση της Διοίκησης στην ύπαρξη και χρήση του intranet, κάτι που στην περίπτωση της Notos Com, εξασφαλίστηκε από πολύ νωρίς.

Επίσης, χρειάζεται σωστή υποστήριξη του εργαλείου από τη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού, προκειμένου τα οφέλη του, τόσο τα τωρινά όσο και τα μελλοντικά, να γίνουν κατανοητά από όλους, ανεξαρτήτως θέσης και αντικειμένου. Ιδίως οι line managers, από τη στιγμή που εκτίμησαν τις δυνατότητες του συστήματος και πώς αυτές αντανακλούν και επηρεάζουν θετικά την καθημερινή λειτουργία του τομέα τους, αποτέλεσαν τους καλύτερους πρεσβευτές για την ύπαρξη και συνεχή βελτίωσή του. Επιπλέον, σημαντικό είναι ότι διασφαλίστηκε η συμμετοχή πολλών τμημάτων της εταιρείας, που για καθένα έχει προβλεφθεί ξεχωριστός χώρος.

Όλα τα επιμέρους τμήματα, με δικούς τους υπευθύνους, συνεισφέρουν στον εμπλουτισμό και τη συνεχή τροφοδότηση του συστήματος με το δικό τους υλικό. Με τον τρόπο αυτό, η πληροφόρηση που μπορεί να εξασφαλιστεί διαμέσου του intranet είναι συνολική και όλοι μπορούν να ωφεληθούν δραστικά. Εξάλλου, πολύ σημαντική ήταν για εμάς η σωστή επιλογή του εξωτερικού συνεργάτη που ανέλαβε τη δημιουργία του intranet και τις τροποποιήσεις / βελτιώσεις που χρειάστηκε να γίνουν. Τέλος, χωρίς να είναι το λιγότερο σημαντικό, αναφέρουμε την προσοχή στη συντήρηση του συστήματος και τη συνεχή επικαιροποίηση (update) του υλικού που περιλαμβάνεται σε αυτό, προκειμένου να μη χάσει τη χρηστικότητά του.

Προφανώς, κανείς δεν επιθυμεί να χρησιμοποιεί ένα εργαλείο όπου εμφανίζονται εργαζόμενοι που έχουν αποχωρήσει, λάθος τηλέφωνα ή πολιτικές που δεν ισχύουν πια. Συνοψίζοντας, η λειτουργία του intranet μάς έχει ήδη οδηγήσει σε σημαντικά οφέλη, τα οποία σκοπεύουμε να μεγιστοποιήσουμε, μέσω της περαιτέρω εκμετάλλευσης των μεγάλων δυνατοτήτων αυτού του ηλεκτρονικού συστήματος και, μάλιστα, με σχετικά χαμηλό κόστος κατασκευής και συντήρησης.

Το κοινό για όλους προνόμιο μάθησης και πληροφόρησης, η εξοικονόμηση χρόνου (εργατοωρών), ο περιορισμός των λειτουργικών εξόδων, η καλύτερη εσωτερική λειτουργία, η σύνδεση με τα υπόλοιπα ηλεκτρονικά συστήματα της εταιρείας, η υποστήριξη πλήθους εσωτερικών HR διαδικασιών (προσέλκυση, επιλογή και ένταξη προσωπικού, αξιολόγηση, εκπαίδευση και ανάπτυξη εργαζομένων), η υποβοήθηση στη διάχυση της ενιαίας κουλτούρας σε όλο τον οργανισμό, η άμεση και καθολική ενημέρωση για τα τεκταινόμενα στην Εταιρεία, η προσφορά γνώσης από τους ίδιους τους εργαζόμενους, είναι πολύτιμες υπηρεσίες που κάνουν ευκολότερη και πιο ενδιαφέρουσα τη δουλειά όλων μας.