HR PROFESSIONAL - HRMS: Η τεχνολογία στην agenda του HR

Σάββατο, 18 Νοεμβρίου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

HR Technology

HRMS: Η τεχνολογία στην agenda του HR

13 Ιανουαρίου 2017 | 09:34 Γράφει η Αγγελική  Κορρέ Topics: HRMS,Special Reports

Στο σημερινό, έντονα ιδιόμορφο, περιβάλλον, οι σύγχρονες επιχειρήσεις βρίσκονται αντιμέτωπες με ένα σύνολο προκλήσεων που σχετίζονται με την οικονομική αστάθεια και την ισχυρή ανταγωνιστικότητα αλλά και τις συνέπειες των ραγδαίων τεχνολογικών εξελίξεων. Οι νέες συνθήκες επιβάλλουν την εγκαθίδρυση και εφαρμογή μιας δυνατής στρατηγικής για τη Διαχείριση Ανθρωπίνου Δυναμικού με σκοπό την καλύτερη δυνατή στελέχωση, την ενίσχυση της εκπαίδευσης και ανάπτυξης του Ανθρώπινου Δυναμικού και την αύξηση της παραγωγικότητας και αποδοτικότητας. Τα σύγχρονα HR συστήματα καθίστανται πλέον κεντρικό όχημα για την επίτευξη όλων των παραπάνω στόχων. Ποιες είναι όμως οι σημαντικότερες τάσεις και εξελίξεις γύρω από την τεχνολογία στο ΗR και ποιες ανάγκες εξυπηρετούν;

Το 2015, σχεδόν 2,4 δισεκατομμύρια δολάρια επενδύθηκαν σε παρόχους HR συστημάτων – σημειώνοντας αύξηση της τάξης του 60% σε σχέση με το 2014, γεγονός που σηματοδοτεί μία μαζική διάσπαση στον κλάδο. Αυτή η ξαφνική αύξηση του ενδιαφέροντος για HR τεχνολογίες μπορεί να κάνει πολλούς να αναλογιστούν που οφείλεται αυτό. Ο κλάδος των HR τεχνολογιών βρίσκεται στο κατώφλι μίας...επανίδρυσης. Οι παράγοντες που οδηγούν σε αυτές τις αλλαγές είναι οι νέες τεχνολογίες που μετασχηματίζουν τον τρόπο που αντιλαμβανόμαστε και βιώνουμε το πώς λειτουργεί το HR και την επίδραση που αυτό έχει. Αυτές οι αλλαγές περιλαμβάνουν:

  • μία μετάβαση από το cloud στο mobile
  • την ανάπτυξη των learning analytics και της τεχνητής νοημοσύνης
  • την ταχύτατη εξέλιξη των video, των social συστημάτων και των behavioral economics, καθώς και της wearable τεχνολογίας σε δημοφιλή HR εργαλεία.

Ο μετασχηματισμός αυτός οφείλεται εν μέρει, και στη διαρκή κινητικότητα που χαρακτηρίζει πλέον το HR. Τα τμήματα HR πρέπει να προσλαμβάνουν, να εκπαιδεύουν, να πληρώνουν και να διαχειρίζονται εργαζομένους κάθε μέρα, όλο το χρόνο. Οι αποφάσεις γύρω από αυτές τις ενέργειες είναι κρίσιμες, πολύπλοκες και πρέπει να λαμβάνονται με ταχύτητα και αποτελεσματικότητα. Τα συστήματα και τα εργαλεία HR μπορούν να κάνουν αυτές τις αποφάσεις ευκολότερες και απλούστερες, ή ακόμα και να διενεργήσουν κάποιες από αυτές τις διαδικασίες, απελευθερώνοντας τα τμήματα HR από αυτά τα καθήκοντα.

Την παγκόσμια αυτή τάση φαίνεται ότι ακολουθούν και οι ελληνικές επιχειρήσεις, αφού σύμφωνα με την Ζωή Δουζένη, Executive Vice President & HR Director στην Data Communication: «Στην ελληνική αγορά, μέσα σε ένα φανερά αντίξοο και ευμετάβλητο επιχειρηματικό περιβάλλον, οι λύσεις HRMS αποτελούν πλέον κύριο εργαλείο των επιχειρήσεων, καθώς προσφέρουν ολοκληρωμένες λύσεις στα θέματα διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού». Και αυτό γιατί, όπως εξηγεί η ίδια: «Σε αυτό το πλαίσιο, οι ελληνικές επιχειρήσεις προσβλέπουν, μέσω του κατάλληλου HR συστήματος, στη στρατηγική ανάπτυξή τους.
Πιο συγκεκριμένα, στόχος τους είναι η:

  • Μείωση του λειτουργικού κόστους μέσω της αυτοματοποίησης των λειτουργιών
  • Ταχύτητα στην επεξεργασία των δεδομένων
  • Αυτοεξυπηρέτηση των εργαζομένων
  • Ενοποίηση όλων των λειτουργιών του τμήματος HR
  • Δυνατότητα δημιουργίας και αξιολόγησης σεναρίων προϋπολογισμών
  • Ανάλυση και ταυτόχρονη αξιολόγηση μεγάλου όγκου δεδομένων για γρήγορη λήψη αποφάσεων.

Με μία λέξη, ή ακόμη καλύτερα, με ένα κλικ, άμεσα, εύκολα, γρήγορα και με ασφάλεια, να έχει το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού και Μισθοδοσίας τη συνολική εικόνα για τον πολυτιμότερο πόρο της επιχείρησης, τον άνθρωπο».

Τάσεις
Βρισκόμενοι στην αυγή του 2017, ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή να εξετάσουμε τις βασικότερες τάσεις που επηρεάζουν σήμερα τις τεχνολογίες και το λογισμικό διαχείρισης του HR, όπως αυτές παρουσιάζονται στη μελέτη “HR Technology Disruptions for 2017: Nine Trends Reinventing the HR Software Market”, της Bersin by Deloitte που δημοσιεύτηκε πρόσφατα.

#engagement & feedback εργαλεία
Σύμφωνα με τη μελέτη, εργαλεία για το engagement, έρευνες γνώμης, feedback και αξιολόγηση της κουλτούρας θεωρούνται από τις πλέον “hot” τάσεις.

Και αυτό γιατί αυτά τα εργαλεία δεν καθίστανται απλώς κρίσιμης σημασίας για την προσπάθεια μίας εταιρείας να κατανοήσει τις ανάγκες των εργαζομένων, αλλά ολοένα και περισσότερο ενοποιούνται με τις διαδικασίες performance management, leadership assessment, change management και, πρακτικά, με κάθε άλλη επιχειρηματική πρακτική που αφορά στο ανθρώπινο δυναμικό. Σύμφωνα με τη μελέτη, αυτή η κατηγορία λογισμικού θεωρείται πλέον «υποχρεωτική» για το HR.

Αυτή η τάση αποτυπώνεται και στους παρόχους, οι μεγαλύτεροι εκ των οποίων διαθέτουν ήδη, ή είναι έτοιμοι να λανσάρουν, αντίστοιχα εργαλεία, τα οποία μάλιστα είναι ιδιαίτερα εξελιγμένα.

#performance_management
Μία άλλη σημαντική τάση που διαπιστώνεται είναι η μετασχηματιστική φάση που διάγουν τα εργαλεία performance management.

Τα τελευταία πέντε χρόνια πολλές εταιρείες εγκαταλείπουν τις παραδοσιακές προσεγγίσεις βαθμολόγησης και έχουν αρχίσει να προσθέτουν check-ins, αναπτύσσοντας συστήματα ευέλικτων στόχων (agile goal systems) και κάνοντας τη διαχείριση της απόδοσης περισσότερο data-driven και σίγουρα πιο εστιασμένη στην ομάδα.

Ωστόσο, σύμφωνα με την μελέτη της Bersin by Deloitte, αυτή τη στιγμή δεν υπάρχουν εργαλεία που μπορούν να συμβάλουν στην αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών – αν και ολοένα και περισσότερο κάποιοι τεχνολογικοί πάροχοι λανσάρουν ομαδο-κεντρικά performance management συστήματα τα οποία συνδέονται με τα HRMS ή τα ΕRP συστήματα της εταιρείας.

Το 2015, σχεδόν 2,4 δισεκατομμύρια δολάρια επενδύθηκαν σε παρόχους HR συστημάτων – σημειώνοντας αύξηση της τάξης του 60% σε σχέση με το 2014, γεγονός που σηματοδοτεί μία μαζική διάσπαση στον κλάδο. Αυτή η ξαφνική αύξηση του ενδιαφέροντος για HR τεχνολογίες μπορεί να κάνει πολλούς να αναλογιστούν που οφείλεται αυτό. Ο κλάδος των HR τεχνολογιών βρίσκεται στο κατώφλι μίας...επανίδρυσης. Οι παράγοντες που οδηγούν σε αυτές τις αλλαγές είναι οι νέες τεχνολογίες που μετασχηματίζουν τον τρόπο που αντιλαμβανόμαστε και βιώνουμε το πώς λειτουργεί το HR και την επίδραση που αυτό έχει. Αυτές οι αλλαγές περιλαμβάνουν:

  • μία μετάβαση από το cloud στο mobile
  • την ανάπτυξη των learning analytics και της τεχνητής νοημοσύνης
  • την ταχύτατη εξέλιξη των video, των social συστημάτων και των behavioral economics, καθώς και της wearable τεχνολογίας σε δημοφιλή HR εργαλεία.

Ο μετασχηματισμός αυτός οφείλεται εν μέρει, και στη διαρκή κινητικότητα που χαρακτηρίζει πλέον το HR. Τα τμήματα HR πρέπει να προσλαμβάνουν, να εκπαιδεύουν, να πληρώνουν και να διαχειρίζονται εργαζομένους κάθε μέρα, όλο το χρόνο. Οι αποφάσεις γύρω από αυτές τις ενέργειες είναι κρίσιμες, πολύπλοκες και πρέπει να λαμβάνονται με ταχύτητα και αποτελεσματικότητα. Τα συστήματα και τα εργαλεία HR μπορούν να κάνουν αυτές τις αποφάσεις ευκολότερες και απλούστερες, ή ακόμα και να διενεργήσουν κάποιες από αυτές τις διαδικασίες, απελευθερώνοντας τα τμήματα HR από αυτά τα καθήκοντα.

Την παγκόσμια αυτή τάση φαίνεται ότι ακολουθούν και οι ελληνικές επιχειρήσεις, αφού σύμφωνα με την Ζωή Δουζένη, Executive Vice President & HR Director στην Data Communication: «Στην ελληνική αγορά, μέσα σε ένα φανερά αντίξοο και ευμετάβλητο επιχειρηματικό περιβάλλον, οι λύσεις HRMS αποτελούν πλέον κύριο εργαλείο των επιχειρήσεων, καθώς προσφέρουν ολοκληρωμένες λύσεις στα θέματα διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού». Και αυτό γιατί, όπως εξηγεί η ίδια: «Σε αυτό το πλαίσιο, οι ελληνικές επιχειρήσεις προσβλέπουν, μέσω του κατάλληλου HR συστήματος, στη στρατηγική ανάπτυξή τους.
Πιο συγκεκριμένα, στόχος τους είναι η:

  • Μείωση του λειτουργικού κόστους μέσω της αυτοματοποίησης των λειτουργιών
  • Ταχύτητα στην επεξεργασία των δεδομένων
  • Αυτοεξυπηρέτηση των εργαζομένων
  • Ενοποίηση όλων των λειτουργιών του τμήματος HR
  • Δυνατότητα δημιουργίας και αξιολόγησης σεναρίων προϋπολογισμών
  • Ανάλυση και ταυτόχρονη αξιολόγηση μεγάλου όγκου δεδομένων για γρήγορη λήψη αποφάσεων.

Με μία λέξη, ή ακόμη καλύτερα, με ένα κλικ, άμεσα, εύκολα, γρήγορα και με ασφάλεια, να έχει το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού και Μισθοδοσίας τη συνολική εικόνα για τον πολυτιμότερο πόρο της επιχείρησης, τον άνθρωπο».

Τάσεις
Βρισκόμενοι στην αυγή του 2017, ίσως είναι η κατάλληλη στιγμή να εξετάσουμε τις βασικότερες τάσεις που επηρεάζουν σήμερα τις τεχνολογίες και το λογισμικό διαχείρισης του HR, όπως αυτές παρουσιάζονται στη μελέτη “HR Technology Disruptions for 2017: Nine Trends Reinventing the HR Software Market”, της Bersin by Deloitte που δημοσιεύτηκε πρόσφατα.

#engagement & feedback εργαλεία
Σύμφωνα με τη μελέτη, εργαλεία για το engagement, έρευνες γνώμης, feedback και αξιολόγηση της κουλτούρας θεωρούνται από τις πλέον “hot” τάσεις.

Και αυτό γιατί αυτά τα εργαλεία δεν καθίστανται απλώς κρίσιμης σημασίας για την προσπάθεια μίας εταιρείας να κατανοήσει τις ανάγκες των εργαζομένων, αλλά ολοένα και περισσότερο ενοποιούνται με τις διαδικασίες performance management, leadership assessment, change management και, πρακτικά, με κάθε άλλη επιχειρηματική πρακτική που αφορά στο ανθρώπινο δυναμικό. Σύμφωνα με τη μελέτη, αυτή η κατηγορία λογισμικού θεωρείται πλέον «υποχρεωτική» για το HR.

Αυτή η τάση αποτυπώνεται και στους παρόχους, οι μεγαλύτεροι εκ των οποίων διαθέτουν ήδη, ή είναι έτοιμοι να λανσάρουν, αντίστοιχα εργαλεία, τα οποία μάλιστα είναι ιδιαίτερα εξελιγμένα.

#performance_management
Μία άλλη σημαντική τάση που διαπιστώνεται είναι η μετασχηματιστική φάση που διάγουν τα εργαλεία performance management.

Τα τελευταία πέντε χρόνια πολλές εταιρείες εγκαταλείπουν τις παραδοσιακές προσεγγίσεις βαθμολόγησης και έχουν αρχίσει να προσθέτουν check-ins, αναπτύσσοντας συστήματα ευέλικτων στόχων (agile goal systems) και κάνοντας τη διαχείριση της απόδοσης περισσότερο data-driven και σίγουρα πιο εστιασμένη στην ομάδα.

Ωστόσο, σύμφωνα με την μελέτη της Bersin by Deloitte, αυτή τη στιγμή δεν υπάρχουν εργαλεία που μπορούν να συμβάλουν στην αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών – αν και ολοένα και περισσότερο κάποιοι τεχνολογικοί πάροχοι λανσάρουν ομαδο-κεντρικά performance management συστήματα τα οποία συνδέονται με τα HRMS ή τα ΕRP συστήματα της εταιρείας.


#people_analytics
Η αξιοποίηση των people analytics είναι επίσης μία τάση που κερδίζει συνεχώς έδαφος, καθώς ολοένα και περισσότερο τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού συνειδητοποιούν ότι το μέλλον τους εξαρτάται από την ικανότητά τους να αξιοποιήσουν τα δεδομένα των ανθρώπων και να χτίσουν μοντέλα predictive analytics.

Οι τεράστιες επενδύσεις που παρατηρούνται σε αυτό τον τομέα από τους HR παρόχους αποδεικνύουν του λόγου το αληθές. Σήμερα αρκετές εταιρείες επενδύουν σημαντικά κεφάλαια για την ολοκλήρωση των HR πλατφορμών απλώς και μόνο για να επιτύχουν καλύτερη κατανόηση των δεδομένων των ανθρώπων.

#mobile_apps
Η χρήση των mobile πλατφορμών έχει πραγματικά πλέον εκτιναχτεί, με πολλούς ειδικούς να υποστηρίζουν ότι στο όχι και τόσο μακρινό μέλλον το HR λογισμικό θα αναπτύσσεται εξολοκλήρου σε mobile αρχιτεκτονικές, με την τεχνολογία cloud να αποτελεί έναν αόρατο σύμμαχο πίσω από την κεντρική σκηνή. Ας πάρουμε για παράδειγμα το Pokemon GO, που πραγματικά έκανε θραύση τη χρονιά που πέρασε. Πρόκειται για ένα καινοτόμο παιχνίδι, mobile αρχιτεκτονικής, το οποίο μόλις σε τρεις εβδομάδες κατάφερε να προσελκύσει περισσότερους από 30 εκατομμύρια χρήστες. Είναι προφανές ότι οι εφαρμογές που επαναπροσδιορίζουν τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν, μπορούν πολύ γρήγορα να αξιοποιήσουν τις συμπεριφορές των ανθρώπων με έναν εντελώς καινούργιο τρόπο.

Μία mobile εφαρμογή δεν είναι απλώς η μεταφορά μίας cloud εφαρμογής στις φορητές συσκευές. Πρόκειται για μία εντελώς διαφορετική εμπειρία, η οποία είναι σχεδιασμένη με διαφορετικό τρόπο. Η εμπειρία της χρήσης mobile messaging, εφαρμογών ενημέρωσης, παιχνιδιών και εργαλείων είναι προφανώς αρκετά διαφορετική από τις αντίστοιχες λειτουργίες του ηλεκτρονικού υπολογιστή.

Σύρουμε ή «χτυπάμε» το δάχτυλό μας στην οθόνη και προσδοκούμε να έχουμε τη δυνατότητα να χρησιμοποιούμε αισθητήρες εντοπισμού τοποθεσίας, εγγύτητας, επιτάχυνσης ακόμα και θερμοκρασίας. Πολλές mobile εφαρμογές μπορούν πλέον να ακούν τη φωνή μας, να καταλαβαίνουν το λόγο μας ακόμα και να «διαισθάνονται» τη διάθεσή μας. Οι mobile εφαρμογές έχουν καταστεί ένα πολύ πιο προσωπικό και οικείο κομμάτι της ζωής μας από ότι έγινε ποτέ οτιδήποτε εφευρέθηκε για τον ηλεκτρονικό υπολογιστή.

Η αγορά του HR υπήρξε μέχρι πρόσφατα μάλλον αργή στην υιοθέτηση της mobile τεχνολογίας - παρόλο που οι περισσότεροι πάροχοι διαθέτουν πλέον mobile εκδοχές για τα περισσότερα προϊόντα τους. Ωστόσο, αυτό είναι κάτι που έχει αρχίσει να αλλάζει. Σύμφωνα με στοιχεία του 2015, οι αμερικανοί εργαζόμενοι τσεκάρουν το κινητό τους περίπου 8 δισεκατομμύρια φορές την ημέρα – με άλλα λόγια εκεί δαπανούν οι εργαζόμενοι το χρόνο τους. Αυτές οι νέες εφαρμογές είναι πάντα «ανοιχτές», γνωρίζουν την ακριβή τοποθεσία και μπορούν να αξιοποιήσουν wearables, φωτογραφία και video με τρόπους που τις κάνουν πιο χρήσιμες, πιο ενδιαφέρουσες και πιο διασκεδαστικές.

Είναι προφανές ότι η στροφή των ΗR διευθύνσεων και των παρόχων τους στις mobile εφαρμογές αποτελεί μονόδρομο.

Ο τρόπος διαχείρισης των ανθρώπων αλλάζει
Οι παραπάνω τεχνολογικές αλλαγές είναι αδιαμφισβήτητες. Ωστόσο, η σημαντικότερη αλλαγή που συντελείται -και η οποία καθορίζει και τις επενδύσεις των εταιρειών σε HR συστήματα- είναι μία σημαντική επιχειρηματική μετάβαση στον τρόπο που οι εταιρείες διαχειρίζονται το ανθρώπινο δυναμικό. Σήμερα, οι εταιρείες και κυρίως τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού εστιάζουν πολύ λιγότερο στην αυτοματοποίηση και την ενοποίηση των HR πρακτικών. Αντιθέτως, ανησυχούν περισσότερο για τη δέσμευση των εργαζομένων, την ομαδική δουλειά, την καινοτομία και τη συνεργατικότητα. Και για αυτό αναζητούν τεχνολογικές λύσεις οι οποίες είναι engaging, χρήσιμες και προσανατολισμένες στην παραγωγικότητα. Η ενοποίηση της διαχείρισης των ανθρώπων και των ταλέντων παραμένει σημαντική, αλλά η πραγματική εστίαση αφορά στον επαναπροσδιορισμό του τρόπου με τον οποίο οι άνθρωποι εργάζονται, στη δημιουργία εργαλείων με βάση τις ομάδες για την ευθυγράμμιση των στόχων και το coaching, μέσα από την αξιοποίηση συστημάτων που παρέχουν feedback και μετρούν τη δέσμευση. Παράλληλα, οι εταιρείες αναθεωρούν τους τρόπους που μετρούν την απόδοση, διαχειρίζονται τις καριέρες και διευκολύνουν την εκπαίδευση των ανθρώπων τους.

Ένα από τα πλέον σημαντικότερα κομμάτια αυτής της αλλαγής είναι ο επαναπροσδιορισμός της διαχείρισης της απόδοσης, καθώς και η κατανόηση της σημασίας του feedback και της μέτρησης της δέσμευσης για την επιχειρηματική επιτυχία. Πολλά από τα παραδοσιακά HR συστήματα δεν πρόσφεραν λειτουργίες ανατροφοδότησης – γεγονός που πλέον έχει αλλάξει. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτά τα εργαλεία δηλώνουν ότι είναι σε θέση να αναγνωρίσουν αποτελεσματικότερα πιθανά προβλήματα στη διοίκηση και τη διαχείριση, κενά ηγεσίας ακόμα και ζητήματα ασφάλειας και κανονιστικής συμμόρφωσης. Μία ακόμα σημαντική αλλαγή έχει να κάνει με την επανάσταση που σημειώνεται σε ό,τι αφορά την εταιρική εκπαίδευση και τη μεταστροφή σε εκπαιδευτικές προσεγγίσεις για την ενδυνάμωση του εργαζομένου.

Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, οι εταιρείες αναζητούν ολοκληρωμένες και σύγχρονες λύσεις HRMS ώστε να ανταποκριθούν στις σύγχρονες απαιτήσεις και ανάγκες. Όπως εξηγεί η Ζ. Δουζένη: «Η σύγχρονη επιχείρηση αναζητά ένα ενιαίο και εύχρηστο εργαλείο HRMS που ανταποκρίνεται στις συνεχώς μεταβαλλόμενες απαιτήσεις και ανάγκες της αγοράς και συνδυάζει ολιστική προσέγγιση, σύγχρονες και καινοτόμες μεθόδους, καθώς και τη χρήση τεχνολογιών αιχμής.

Με στόχο την εύρυθμη και συνεχώς αναβαθμισμένη λειτουργία του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού και Μισθοδοσίας, οι εταιρείες σήμερα αναζητούν τις εξής λειτουργικότητες σε ένα HR Management σύστημα:

  • Ολοκληρωμένη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού
  • Δυνατότητα απόλυτης προσαρμογής στις εξειδικευμένες ανάγκες κάθε επιχείρησης
  • Πλήρης αυτοματοποίηση εσωτερικών διαδικασιών
  • Employee Self Service Portal, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που τους αφορούν, μέσω του Internet, όποτε θελήσουν (24/7)
  • Δυνατότητα εύκολης δημιουργίας στατιστικών αναλύσεων, αναφορών και γραφικών απεικονίσεων
  • Ταχύτατη και ασφαλής διαχείριση μεγάλου όγκου πληροφοριών
  • Πλήρης αξιοποίηση των τεχνολογικών εξελίξεων και του Internet».

Εμπόδια και σημεία που χρήζουν προσοχής
Όπως είναι προφανές, οι εξελίξεις στον τομέα της HR τεχνολογίας είναι ραγδαίες και καμία εταιρεία δεν έχει την πολυτέλεια να χάσει το τρένο της εξέλιξης. Ωστόσο, η αναμόρφωση της επιχειρηματικής τεχνολογίας δεν ήταν ποτέ απλή υπόθεση -πόσο μάλλον στην εποχή μας όπου η μεταβλητότητα και η πολυπλοκότητα είναι ίσως οι μόνες σταθερές-, και είναι πολλά αυτά που τροχοπεδούν τις εταιρείες και εμποδίζουν τα τμήματα HR να κάνουν το απαραίτητο «τεχνολογικό άλμα». Ένα σημαντικό εμπόδιο είναι συχνά η ανησυχία των στελεχών του HR σχετικά με την πολυπλοκότητα της τεχνολογίας. Για αυτό το λόγο, πριν οποιαδήποτε απόφαση, είναι σημαντική η διασφάλιση ότι τα συστήματα είναι φιλικά προς το χρήστη, και κατά συνέπεια δεν θα τρομοκρατήσουν τους εργαζομένους. Επίσης, οι εταιρείες θα πρέπει να αποφύγουν τη συνηθισμένη παγίδα που παρατηρείται συχνά και αφορά στην απλή πρόσθεση περισσότερων τεχνολογικών εργαλείων και λειτουργιών πάνω στα υπάρχοντα συστήματα – μία τακτική που οδηγεί σε επενδύσεις που τελικά ποτέ δεν αξιοποιούνται στην πράξη.

Για αυτό και είναι σημαντικό κατά την επιλογή νέου HR λογισμικού να ληφθούν υπόψη τα είδη της τεχνολογίας που οι εργαζόμενοι είναι ήδη συνηθισμένοι να χρησιμοποιούν, όπως είναι οι φιλικές προς το χρήστη, καλοσχεδιασμένες εφαρμογές των φορητών συσκευών. Κατά πάσα πιθανότητα οι εργαζόμενοι ήδη χρησιμοποιούν εφαρμογές όπως το WhatsApp, το Facebook Messenger ή το Google Drive στην προσωπική τους ζωή. Η επιλογή τεχνολογιών που λειτουργούν εξίσου απλά και απρόσκοπτα ανεβάζει κατακόρυφα τις πιθανότητες υιοθέτησης από τους χρήστες και κατά επέκταση την διαπίστωση των πλεονεκτημάτων και των ωφελειών που αυτές υπόσχονται.

Ένα ακόμα σημαντικό εμπόδιο είναι η χρηματοδότηση, ή μάλλον η έλλειψη αυτής. Μπορεί να φαίνεται προφανές, αλλά είναι απαραίτητος ο καθορισμός ενός ρεαλιστικού προϋπολογισμού, καθώς η ανάπτυξη νέας τεχνολογίας σαφώς και δεν είναι μία μικρού κόστους διαδικασία και χρειάζεται η κατάλληλη χρηματοδότηση. Σύμφωνα με κάποιους ειδικούς του κλάδου, το HR είναι συνήθως ένα τμήμα μέσα στις εταιρείες που υπολείπεται των άλλων τεχνολογικά και ο λόγος για αυτό είναι η έλλειψη χρηματοδότησης. Η συνήθης τακτική που υπαγορεύει ότι «αν κάτι δεν έχει χαλάσει, δεν το αντικαθιστούμε», καθυστερεί ή και τροχοπεδεί την υιοθέτηση νέων τεχνολογιών – σε μία εποχή που αυτή η υιοθέτηση αποτελεί κρίσιμο παράγοντα επιτυχίας ή αποτυχίας.

Η συνέπεια τέτοιων νοοτροπιών είναι μία συνεχώς αυξανόμενη απόσταση ανάμεσα στις εταιρείες που υιοθετούν και αξιοποιούν νέα HR συστήματα και εργαλεία για τις διαδικασίες διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού σε σχέση με τις εταιρείες που εξακολουθούν να βασίζονται σε παρωχημένες προσεγγίσεις και τεχνολογίες.

Σε περιόδους οικονομικής στενότητας όπως η σημερινή εξασφάλιση της χρηματοδότησης δεν είναι εύκολη υπόθεση για κανένα τμήμα σε μία εταιρεία και η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού δεν αποτελεί φυσικά εξαίρεση. Το σίγουρο είναι ότι ποτέ κανείς δεν κέρδισε ο,τιδήποτε χωρίς να προσπαθήσει. Είναι σημαντικό, λοιπόν, τα στελέχη του ΗR να επικοινωνήσουν στους κατάλληλους ανθρώπους τα οφέλη των HR συστημάτων και πώς αυτά μπορούν να κάνουν ολόκληρη την εταιρεία πιο αποδοτική και περισσότερο παραγωγική. Αυτό σημαίνει, σύμφωνα με κάποιου ειδικούς, ότι το ΗR μπορεί να χρειαστεί να κάνει την υπέρβαση, να βγει από το comfort zone του και να προσπαθήσει να εξελιχθεί σε ένα περισσότερο ευέλικτο τμήμα το οποίο είναι ανοιχτό στην ιδέα του πειραματισμού. Μέσα από τον πειραματισμό μπορεί να μάθει και τότε η ανάπτυξη νέων τεχνολογιών να γίνει πιο γρήγορα.

Επιλέγοντας τη βέλτιστη λύση
Πώς η Διεύθυνση HR και τα υπόλοιπα εμπλεκόμενα στην επιλογή στελέχη μπορούν να διασφαλίσουν ότι διάλεξαν την καλύτερη δυνατή λύση που θα ανταποκριθεί όχι μόνο στις τρέχουσες ανάγκες αλλά και τις μελλοντικές; Τα παρακάτω είναι μερικά από τα βασικά ερωτήματα που πρέπει να τεθούν κατά τη διαδικασία της επιλογής, η απάντηση στα οποία θα καθορίσει και την τελική απόφαση.

  • Ποιος είναι ο βαθμός ευελιξίας και επεκτασιμότητας που παρέχει ένα σύστημα HR Management; Με άλλα λόγια, υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής δεδομένων από πολλαπλές πηγές και σε ποιο επίπεδο μπορεί το σύστημα να διαλειτουργεί με άλλα συστήματα και δεδομένα; Το λογισμικό θα πρέπει να είναι σε θέση να δέχεται και να φιλτράρει πληροφορίες από πολλαπλές πηγές. Και ιδανικά αυτή η διαδικασία θα πρέπει να είναι αυτοματοποιημένη.
  • Υπάρχει η δυνατότητα το λογισμικό να αναπτύσσεται και να κλιμακώνεται παράλληλα με τον οργανισμό; Το HR θα πρέπει να αξιολογήσει τη δυνατότητα του συστήματος να αναπτύσσεται καθώς η εταιρεία προσλαμβάνει νέους εργαζόμενους, αποκτά νέα γραφεία ή προβαίνει σε αλλαγές των benefits και των κανόνων.
  • Έχει το σύστημα τη δυνατότητα να ενοποιείται με άλλα συστήματα;
  • Ποιος είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη της λύσης; Τι επίπεδα εκπαίδευσης απαιτεί; Η Διεύθυνση HR καλείται να κατανοήσει απόλυτα το επίπεδο της εκπαίδευσης και των τεχνικών γνώσεων που απαιτούνται.
  • Ποιος θα είναι ο ιδιοκτήτης των δεδομένων; Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα είναι η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού, ακόμα και αν μιλάμε για λύσεις Cloud ή Software-as-a-Service.
  • Τι είδους συντήρηση και αναβάθμιση απαιτείται;
  • Ποια είναι τα μέτρα ασφάλειας που ενσωματώνονται στο σύστημα; Ειδικά σε περιπτώσεις Software-as-a-Service, ο πάροχος θα πρέπει να προσφέρει καθημερινά backups και τα απαιτούμενα από την εταιρεία επίπεδα ασφάλειας.
  • Παρέχει το σύστημα στη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού την «εξουσία» να αποφασίζει ποιος επιτρέπεται να έχει πρόσβαση και σε ποιο βαθμό;
  • Τι είδους δυνατότητες reporting προσφέρει το HRMS;
  • Διαθέτει το λογισμικό ειδικά χαρακτηριστικά που επιτρέπουν στο HR να εξοικονομεί χρόνο;
  • Διαθέτει το λογισμικό συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που βοηθούν το HR να επικοινωνεί περισσότερο αποτελεσματικά με τους εργαζόμενους;
  • Ποιο είναι το κόστος του συστήματος και μήπως υπερβαίνει τα προσδοκώμενα οφέλη; Το HR θα πρέπει να υπολογίσει το συνολικό κόστος του HRMS, συμπεριλαμβανομένων των ετήσιων, μηνιαίων και μεμονωμένων χρεώσεων σε σχέση με τα παρεχόμενα οφέλη.

Το σίγουρο είναι ότι η ανάγκη για ΗR συστήματα πληροφορικής διαρκώς μεγαλώνει. Η τεράστια γκάμα συστημάτων HRM που είναι σήμερα διαθέσιμη καθιστά ολοένα και πιο σημαντικό να αναλυθούν και να συνυπολογιστούν όλες οι διαθέσιμες επιλογές. Η επιλογή ενός HRMS θα πρέπει να αντιμετωπιστεί ως μία σημαντική επένδυση η οποία θα αναπτύσσεται παράλληλα με τις ανάγκες του τμήματος HR και της εταιρείας. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, εκτός από τη λύση αυτή καθαυτή, προσοχή πρέπει να δοθεί και στην επιλογή του παρόχου. Όπως επισημαίνει η Ζ. Δουζένη: «Είναι ιδιαίτερα σημαντικό για μία επιχείρηση να γνωρίζει ξεκάθαρα τις ανάγκες και τους στόχους της, προτού επιλέξει τον κατάλληλο για αυτήν πάροχο και φυσικά την εφαρμογή διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού. Με αυτόν τον τρόπο, αποφεύγεται η αγορά εφαρμογής που εμπεριέχει μεν πολλές λειτουργικότητες, ωστόσο, δεν μπορεί να ανταποκριθεί στις ειδικές απαιτήσεις του πελάτη. Απαραίτητα κριτήρια επιλογής παρόχου αποτελούν η πολυετής εμπειρία, η τεχνογνωσία και, ιδιαίτερα, η εξειδικευμένη και ποιοτική εξυπηρέτηση του πελάτη, τόσο σε επίπεδο sales όσο και after sales υποστήριξη, σε οποιοδήποτε σημείο της Ελλάδας και αν βρίσκεται η επιχείρηση, η εκπαίδευση και συνεχής ενημέρωση των χρηστών, καθώς και η άμεση εναρμόνιση της εφαρμογής προς το διαρκώς μεταβαλλόμενο νομοθετικό πλαίσιο λειτουργίας των ελληνικών επιχειρήσεων».

HR Professional (T. 138)
« 1 2 3 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778