HR PROFESSIONAL - Payroll Outsourcing: Μισθοδοτικές διαδικασίες, Μέσα ή Έξω;

Σάββατο, 18 Νοεμβρίου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

HR Technology

Payroll Outsourcing: Μισθοδοτικές διαδικασίες, Μέσα ή Έξω;

13 Οκτωβρίου 2017 | 09:31 Γράφει η Τζένη  Αναγνωστοπούλου Topics: Outsourcing,Payroll Systems,People Management,Special Reports

Η ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες διαδικασιών που αφορούν τη διαχείριση του Ανθρώπινου Δυναμικού είναι ένα παγκόσμιο φαινόμενο και μια κυρίαρχη επιχειρηματική πρακτική. Όποια και αν είναι η κλίμακα - από μια ενιαία διαδικασία, όπως η επεξεργασία της μισθοδοσίας, η διαχείριση των παροχών, η απόκτηση ταλέντων ή η εξωτερική ανάθεση της διαδικασίας πρόσληψης (RPO), αρκετοί οργανισμοί επιλέγουν να αναθέσουν κάποιες λειτουργίες διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού σε τρίτους.

Για παράδειγμα, μόνο στο Ηνωμένο Βασίλειο, εκτιμάται ότι περίπου το 95% των επιχειρήσεων αναθέτουν τουλάχιστον μία από τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες σε εξωτερικό συνεργάτη. Οι λόγοι αυτού του φαινομένου συνήθως περιστρέφονται γύρω από την οικονομική κατάσταση, την αποδοτικότητα, την εξειδίκευση ή ακόμα και τη μείωση του μεγέθους ενός οργανισμού. Ωστόσο, όταν πρόκειται για την ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες των διαδικασιών του HR και την επιλογή παρόχου, πολλά ερωτήματα εξακολουθούν να είναι σημαντικά. Σχετική έρευνα παρουσιάζει έναν κατάλογο πέντε απαντήσεων στις πιο συχνές ερωτήσεις.

FAQ #1 HR OUTSOURCING: ΕΙΝΑΙ ΦΘΗΝΟΤΕΡΟ;
Ενδέχεται να προκύψει εξοικονόμηση πόρων. Πρώτα από όλα, τα τυποποιημένα γενικά έξοδα διεργασίας των παρόχων κατανέμονται σε πολλούς πελάτες. Έκθεση της HR Outsourcing Association με τίτλο «Είστε έτοιμοι για RPO;» επισημαίνει έναν συγκεκριμένο τομέα εξοικονόμησης κόστους σχολιάζοντας ότι «το RPO είναι ο αποτελεσματικότερος και οικονομικότερος τρόπος για την απόκτηση του ταλέντου». Η έκθεση προειδοποιεί, επίσης, κατά της οπτικής σύμφωνα με την οποία η εξωτερική ανάθεση της διαδικασίας προσλήψεων (αλλά και κάθε εξωτερική ανάθεση) αφορά αποκλειστικά το κόστος. Ολοένα και περισσότερες ενέργειες outsourcing (και κοινές υπηρεσίες HR) καθοδηγούνται τόσο από τις πιθανές βελτιώσεις της ποιότητας των υπηρεσιών όσο και από τη μείωση του κόστους.

FAQ #2 HR OUTSOURCING: ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ Η ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ;
Ένα βασικό στοιχείο αποτελεσματικότητας της συγκεκριμένης υπηρεσίας που παρατηρείται στις σωστές σχέσεις συνεργασίας είναι ότι η εταιρεία-πελάτης ενθαρρύνεται να επανεξετάσει τις διαδικασίες της (για απλούστευση και ευκολία εκ των προτέρων). Η μετάβαση μπορεί να οδηγήσει (ή να αναγκάσει) μια διαδικασία εξορθολογισμού - συχνά προς όφελος του πελάτη. Από την άλλη πλευρά, άρθρο του Forbes εγείρει μια διαφορετική ανησυχία: «Οι εξωτερικοί συνεργάτες μπορεί να απομακρύνονται από το μοντέλο παροχής μοναδικών λύσεων για κάθε πελάτη. Υπάρχει μια ροπή στην παροχή μιας ευρέως τυποποιημένης προσφοράς». Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι ορισμένοι πάροχοι αναμένουν από τον πελάτη να τους δώσει κάποια δεδομένα και λύσεις και όχι το αντίστροφο.

FAQ #3 HR OUTSOURCING: ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΣΤΟΥΣ ΑΝΘΡΩΠΟΥΣ;
Πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε οι εργαζόμενοι να αντιλαμβάνονται τα οφέλη της εξωτερικής ανάθεσης των διαδικασιών του HR. Σύμφωνα με το Forbes, «αν οι εργαζόμενοι διαπιστώσουν ότι δεν μπορούν να έχουν τις υπηρεσίες υποστήριξης στις οποίες είναι συνηθισμένοι, αναμένεται να αντιδράσουν αρνητικά. Ταυτόχρονα, είναι πιθανό να προσεγγίσουν το τμήμα διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού ζητώντας βοήθεια. Και με αυτόν τον τρόπο το HR μπορεί να καταλήξει να παρέχει την υπηρεσία που ο εξωτερικός συνεργάτης δεν καλύπτει». Ως εκ τούτου, ένα πρόγραμμα διαχείρισης αλλαγών που μπορεί να επικοινωνήσει αποτελεσματικά τις ιδιαιτερότητες των αλλαγών της υπηρεσίας και τα οφέλη της είναι απαραίτητο για να παρακινήσει τους εργαζόμενους να «αγκαλιάσουν» τα νέα κανάλια παράδοσης της υπηρεσίας.

FAQ #4 HR OUTSOURCING: ΤΙ ΚΑΝΕΙ ΤΟΝ ΙΔΑΝΙΚΟ ΠΑΡΟΧΟ;
Η έρευνα της HR Outsourcing Association συνιστά οι πάροχοι να προσφέρουν «βελτίωση των διαδικασιών, μηνιαία αναφορά, πληροφορίες διαχείρισης, γνώση των ανθρώπων και των καναλιών και ευελιξία». Ένας άλλος παράγοντας που αναφέρθηκε από τους μεγάλους επιχειρηματικούς πελάτες της εξωτερικής ανάθεσης του ανθρώπινου δυναμικού χαρακτηρίστηκε απλώς ως «χημεία» - προβάλλοντας την ανάγκη για ευθυγράμμιση της εργασιακής κουλτούρας και την οργανωτική προσαρμογή σε αυτόν τον τύπο σχέσης.

Στην πραγματικότητα, είναι ένας εξαιρετικά σημαντικός παράγοντας να υπάρχει ένας πάροχος που μοιράζεται παρόμοιες αξίες και που κατανοεί τη φιλοσοφία και την κουλτούρα του πελάτη προκειμένου να στεφθεί με επιτυχία η συνεργασία. Αυτός ο κοινός τόπος οδηγεί σε μια σχέση στην οποία οι διαδικασίες μπορούν να βελτιωθούν μέσω της εταιρικής σχέσης και όχι της σύγκρουσης.

FAQ #5 HR OUTSOURCING: ΑΝΑΘΕΣΗ ΣΕ ΠΑΡΟΧΟ ΑΠΟ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΗ ΧΩΡΑ;
Προφανώς, η εξωτερική ανάθεση σε μια ομάδα εξυπηρέτησης που βρίσκεται σε διαφορετική χώρα μπορεί να προσφέρει τεράστιες μειώσεις κόστους, λαμβάνοντας υπόψη το πλεονέκτημα των διαφορών του κόστους-εργασίας.

Για παράδειγμα, μόνο στο Ηνωμένο Βασίλειο, εκτιμάται ότι περίπου το 95% των επιχειρήσεων αναθέτουν τουλάχιστον μία από τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες σε εξωτερικό συνεργάτη. Οι λόγοι αυτού του φαινομένου συνήθως περιστρέφονται γύρω από την οικονομική κατάσταση, την αποδοτικότητα, την εξειδίκευση ή ακόμα και τη μείωση του μεγέθους ενός οργανισμού. Ωστόσο, όταν πρόκειται για την ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες των διαδικασιών του HR και την επιλογή παρόχου, πολλά ερωτήματα εξακολουθούν να είναι σημαντικά. Σχετική έρευνα παρουσιάζει έναν κατάλογο πέντε απαντήσεων στις πιο συχνές ερωτήσεις.

FAQ #1 HR OUTSOURCING: ΕΙΝΑΙ ΦΘΗΝΟΤΕΡΟ;
Ενδέχεται να προκύψει εξοικονόμηση πόρων. Πρώτα από όλα, τα τυποποιημένα γενικά έξοδα διεργασίας των παρόχων κατανέμονται σε πολλούς πελάτες. Έκθεση της HR Outsourcing Association με τίτλο «Είστε έτοιμοι για RPO;» επισημαίνει έναν συγκεκριμένο τομέα εξοικονόμησης κόστους σχολιάζοντας ότι «το RPO είναι ο αποτελεσματικότερος και οικονομικότερος τρόπος για την απόκτηση του ταλέντου». Η έκθεση προειδοποιεί, επίσης, κατά της οπτικής σύμφωνα με την οποία η εξωτερική ανάθεση της διαδικασίας προσλήψεων (αλλά και κάθε εξωτερική ανάθεση) αφορά αποκλειστικά το κόστος. Ολοένα και περισσότερες ενέργειες outsourcing (και κοινές υπηρεσίες HR) καθοδηγούνται τόσο από τις πιθανές βελτιώσεις της ποιότητας των υπηρεσιών όσο και από τη μείωση του κόστους.

FAQ #2 HR OUTSOURCING: ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ Η ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ;
Ένα βασικό στοιχείο αποτελεσματικότητας της συγκεκριμένης υπηρεσίας που παρατηρείται στις σωστές σχέσεις συνεργασίας είναι ότι η εταιρεία-πελάτης ενθαρρύνεται να επανεξετάσει τις διαδικασίες της (για απλούστευση και ευκολία εκ των προτέρων). Η μετάβαση μπορεί να οδηγήσει (ή να αναγκάσει) μια διαδικασία εξορθολογισμού - συχνά προς όφελος του πελάτη. Από την άλλη πλευρά, άρθρο του Forbes εγείρει μια διαφορετική ανησυχία: «Οι εξωτερικοί συνεργάτες μπορεί να απομακρύνονται από το μοντέλο παροχής μοναδικών λύσεων για κάθε πελάτη. Υπάρχει μια ροπή στην παροχή μιας ευρέως τυποποιημένης προσφοράς». Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι ορισμένοι πάροχοι αναμένουν από τον πελάτη να τους δώσει κάποια δεδομένα και λύσεις και όχι το αντίστροφο.

FAQ #3 HR OUTSOURCING: ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΣΤΟΥΣ ΑΝΘΡΩΠΟΥΣ;
Πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε οι εργαζόμενοι να αντιλαμβάνονται τα οφέλη της εξωτερικής ανάθεσης των διαδικασιών του HR. Σύμφωνα με το Forbes, «αν οι εργαζόμενοι διαπιστώσουν ότι δεν μπορούν να έχουν τις υπηρεσίες υποστήριξης στις οποίες είναι συνηθισμένοι, αναμένεται να αντιδράσουν αρνητικά. Ταυτόχρονα, είναι πιθανό να προσεγγίσουν το τμήμα διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού ζητώντας βοήθεια. Και με αυτόν τον τρόπο το HR μπορεί να καταλήξει να παρέχει την υπηρεσία που ο εξωτερικός συνεργάτης δεν καλύπτει». Ως εκ τούτου, ένα πρόγραμμα διαχείρισης αλλαγών που μπορεί να επικοινωνήσει αποτελεσματικά τις ιδιαιτερότητες των αλλαγών της υπηρεσίας και τα οφέλη της είναι απαραίτητο για να παρακινήσει τους εργαζόμενους να «αγκαλιάσουν» τα νέα κανάλια παράδοσης της υπηρεσίας.

FAQ #4 HR OUTSOURCING: ΤΙ ΚΑΝΕΙ ΤΟΝ ΙΔΑΝΙΚΟ ΠΑΡΟΧΟ;
Η έρευνα της HR Outsourcing Association συνιστά οι πάροχοι να προσφέρουν «βελτίωση των διαδικασιών, μηνιαία αναφορά, πληροφορίες διαχείρισης, γνώση των ανθρώπων και των καναλιών και ευελιξία». Ένας άλλος παράγοντας που αναφέρθηκε από τους μεγάλους επιχειρηματικούς πελάτες της εξωτερικής ανάθεσης του ανθρώπινου δυναμικού χαρακτηρίστηκε απλώς ως «χημεία» - προβάλλοντας την ανάγκη για ευθυγράμμιση της εργασιακής κουλτούρας και την οργανωτική προσαρμογή σε αυτόν τον τύπο σχέσης.

Στην πραγματικότητα, είναι ένας εξαιρετικά σημαντικός παράγοντας να υπάρχει ένας πάροχος που μοιράζεται παρόμοιες αξίες και που κατανοεί τη φιλοσοφία και την κουλτούρα του πελάτη προκειμένου να στεφθεί με επιτυχία η συνεργασία. Αυτός ο κοινός τόπος οδηγεί σε μια σχέση στην οποία οι διαδικασίες μπορούν να βελτιωθούν μέσω της εταιρικής σχέσης και όχι της σύγκρουσης.

FAQ #5 HR OUTSOURCING: ΑΝΑΘΕΣΗ ΣΕ ΠΑΡΟΧΟ ΑΠΟ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΗ ΧΩΡΑ;
Προφανώς, η εξωτερική ανάθεση σε μια ομάδα εξυπηρέτησης που βρίσκεται σε διαφορετική χώρα μπορεί να προσφέρει τεράστιες μειώσεις κόστους, λαμβάνοντας υπόψη το πλεονέκτημα των διαφορών του κόστους-εργασίας.


ΟΦΕΛΗ
«Η παροχή υπηρεσιών μισθοδοσίας από εξειδικευμένους συνεργάτες σε φορολογικά, νομικά και ασφαλιστικά θέματα και παράλληλα η διαρκής ενημέρωση στις αλλαγές της φορολογικής, ασφαλιστικής και εργατικής νομοθεσίας αποτελούν πολύ σημαντικά οφέλη για τις εταιρείες που επιλέγουν να αναθέσουν σε εξωτερικό πάροχο τον υπολογισμό μισθοδοσίας» δηλώνει η Έλενα Στυλιανού, Partner, Executive Search, HR Consulting & Payroll Services, RSM Greece και συνεχίζει: «Η μείωση του λειτουργικού κόστους για την έκδοση της μισθοδοσίας με την ταυτόχρονη διασφάλιση της ακρίβειας και της ορθότητας των υπολογισμών συμβάλλει επίσης στην αύξηση της ικανοποίησης των εργαζομένων ενώ παράλληλα, βοηθά τα στελέχη των εταιρειών να επικεντρώνονται στις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες».

O Γιώργος Βαγγελάτος, Γενική Διεύθυνση Εργασιών, Kleopas Payroll Services αναφέρει σχετικά: «Τα οφέλη μίας τέτοιας ανάθεσης είναι ποικίλα, αλλά ξεχωρίζουν η σημαντική στις ημέρες μας μείωση λειτουργικού κόστους που προσπαθούν να επιτύχουν οι εταιρείες, αφού απαλλάσσονται από το βάρος της μισθοδοσίας (εργατοώρες που θα απασχολούσε ένα τμήμα μισθοδοσίας) καθώς και το κόστος χρήσης του απαιτούμενου λογισμικού και όλων των αναλώσιμων υλικών. Δεύτερο σημαντικό όφελος είναι ο αξιόπιστος, ασφαλής αλλά και συνεπής υπολογισμός της μισθοδοσίας υπό τη συχνή παρακολούθηση των αλλαγών σε εργασιακά και ασφαλιστικά θέματα καθώς και η τήρηση των αυστηρών χρονοδιαγραμμάτων των υποχρεώσεων προς τους ασφαλιστικούς και φορολογικούς οργανισμούς. Οι εργαζόμενοι σε εταιρείες παρόχους μισθοδοσίας είναι εκπαιδευμένοι τόσο όσον αφορά στο νομοθετικό πλαίσιο όσο και στις αντίστοιχες τεχνολογίες. Έτσι, ο πελάτης απολαμβάνει μέγιστη προστασία από λάθη και ελλείψεις που μπορεί να οδηγήσουν στην επιβολή προστίμων ή κυρώσεων. Στη χώρα μας και λόγω των συνεχών αλλαγών της εργατικής νομοθεσίας, η οποία παρατηρείται τα τελευταία χρόνια, υπάρχει η ανάγκη επένδυσης σε στελέχη με εξειδικευμένες γνώσεις. Επενδύοντας σε εξωτερικό συνεργάτη εξαλείφεται η παραπάνω ανάγκη, ενώ υπάρχει η δυνατότητα επικοινωνίας με ένα δίκτυο έμπειρων στελεχών τα οποία προσφέρουν αξία στο τομέα της μισθοδοσίας, αλλά και στις περιοχές της φορολογίας, της λογιστικής και της νομικής υποστήριξης, σε τακτική βάση, είτε μέσω newsletters, είτε μέσω helpdesk για τους εργαζόμενους της επιχείρησης, είτε μέσω απλής επικοινωνίας, ανά πάσα στιγμή. Σημαντικό επίσης πλεονέκτημα είναι η αφομοίωση των βέλτιστων πρακτικών που ο εξωτερικός συνεργάτης έχει αναπτύξει διεθνώς. Τέλος, οι μεγάλοι φορείς μισθοδοσίας προσφέρουν σημαντικές εγγυήσεις αναφορικά με την ασφάλεια των δεδομένων μέσω της χρήσης σύγχρονων τεχνολογικών εφαρμογών και μπορούν να παρέχουν διαρκή υποστήριξη μέσω disaster recovery sites εγκατεστημένων στην Ελλάδα και στο εξωτερικό.

Οι εργαζόμενοι της επιχείρησης, μπορούν να απολαμβάνουν οφέλη, όπως ενημέρωση και πληροφορίες on line, contact person για επίλυση των αποριών τους, e-payslips και φυσικά μπορούν να είναι σίγουροι ότι η μισθοδοσία τους θα υπολογιστεί με τον σωστό τρόπο και θα πληρωθούν στην ώρα τους».

«Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε έναν αξιόπιστο εξωτερικό συνεργάτη μπορεί να προσφέρει σημαντικά οφέλη σε ένα εργασιακό, ασφαλιστικό και φορολογικό περιβάλλον που μοιάζει κινούμενη άμμος» επισημαίνει η Άννα Γιάκα, Διευθύντρια, τμήμα Μισθοδοσίας, KPMG και αναφέρει μερικά από τα σημαντικότερα οφέλη:

  • Ελαχιστοποίηση του επιχειρηματικού κινδύνου από την εσφαλμένη εφαρμογή ή την μη συμμόρφωση με τις εργατικές, φορολογικές και ασφαλιστικές διατάξεις.
  • Απαλλαγή από το σημαντικό κόστος της αγοράς συντήρησης και λειτουργίας ενός συστήματος μισθοδοσίας.
  • Αποφυγή χρονοβόρας διαδικασίας πρόσληψης πολύ εξειδικευμένου προσωπικού καθώς και κόστους διαρκούς εκπαίδευσης, διατήρησης και ανέλιξης του εντός της επιχείρησης.
  • Μεγάλο εύρος σε παροχή πληροφόρησης σχετικά με ιστορικά στοιχεία μισθοδοσίας, προσωπικά στοιχεία εργαζομένων.
  • Εχεμύθεια και εμπιστευτικότητα στη διαχείριση προσωπικών δεδομένων.

«Η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας είναι αδιαμφισβήτητα μια συνεχώς αυξανόμενη ανάγκη για τις σύγχρονες επιχειρήσεις καθώς τις απαλλάσσει από το άγχος της μισθοδοσίας. Ένας εξωτερικός πάροχος εξασφαλίζει την αποφυγή λαθών στον υπολογισμό της μισθοδοσίας, τη συμμόρφωση της επιχείρησης με την ασφαλιστική και φορολογική νομοθεσία που διαρκώς αλλάζουν και την έγκαιρη απόδοση εισφορών και φόρων. Παράλληλα, παρέχει ειδικά reports για τους προϋπολογισμούς, την κοστολόγηση, τους υπολογισμούς προβλέψεων κ.ά. μέσω του εξειδικευμένου λογισμικού που διαθέτει και εγγυάται την εμπιστευτικότητα των ευαίσθητων αυτών δεδομένων με τη χρήση του πλέον προηγμένου τεχνολογικού εξοπλισμού. Τέλος, το Payroll Outsourcing εξασφαλίζει τη μείωση του λειτουργικού κόστους της επιχείρησης» αναφέρει ο Βαγγέλης Φάκος, Managing Partner, AS network. «Η μισθοδοσία ως ένα απολύτως εξειδικευμένο αντικείμενο απαιτεί δεξιότητες, εμπειρία και τεχνολογικά μέσα που μια εταιρεία δεν χρειάζεται να έχει εσωτερικά» τονίζει ο Ζώης Σωτηρόπουλος, Partner και Επικεφαλής People and Organisation Consulting, PwC Ελλάδας και εξηγεί: «Συνεπώς, σημαντικό όφελος αποτελεί η δυνατότητα πρόσβασης σε απόλυτα εξειδικευμένους επαγγελματίες του αντικειμένου της οι οποίοι εκτελούν την εργασία τους μέσω προηγμένων συστημάτων διαχείρισης αμοιβών και παροχών που είναι εγκατεστημένα σε πιστοποιημένα και ασφαλή data centers. Επίσης, ένας πάροχος μισθοδοσίας εξασφαλίζει μέσω της υποδομής και των όρων της σύμβασης ένα σταθερό επίπεδο ποιότητας της παρεχόμενης υπηρεσίας που δεν επηρεάζεται από έκτακτες συνθήκες, το φόρτο εργασίας, τις άδειες και απουσίες των στελεχών που το υλοποιούν».

Ο Νίκος Παπαλάμπρου, Managing Director της INGROUP δηλώνει χαρακτηριστικά: «Η διαχείριση της μισθοδοσίας είναι μια χρονοβόρα και απαιτητική εργασία για οποιαδήποτε εταιρεία. Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη αφενός μειώνει το λειτουργικό κόστος έκδοσής της, αφετέρου δίνει την ευκαιρία στην εταιρεία να επωφεληθεί τόσο από την τεχνολογική υποδομή του παρόχου (πρόγραμμα μισθοδοσίας με την κατάλληλη τεχνική υποστήριξη και συντήρηση) όσο και από το εξειδικευμένο ανθρώπινο δυναμικό που διαθέτει. Ένα πολύ σημαντικό όφελος για τις εταιρείες είναι η αδιάλειπτη λειτουργία της υπηρεσίας, η οποία δεν μπορεί να εξασφαλιστεί πλήρως από ένα εσωτερικό τμήμα (λόγω αποχωρήσεων, ασθενειών κ.ά.). Παράλληλα, η πιστή τήρηση της εργατικής νομοθεσίας δημιουργεί ένα κλίμα ασφάλειας και αφαιρεί περιττούς περισπασμούς. Τέλος, δεν πρέπει να παραγνωρίζεται η σημασία της διασφάλισης του απορρήτου των μισθών μεταξύ των εργαζομένων, γεγονός που διαφυλάσσει το καλό εργασιακό κλίμα».


ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ
Στην ερώτηση ποιες είναι οι κυριότερες υπηρεσίες που προσφέρει ο πάροχος στην εταιρεία-πελάτη η Α. Γιάκα δίνει τη δική της απάντηση: «Επειδή κάθε εταιρεία έχει διαφορετικές ανάγκες και προτεραιότητες, το πακέτο υπηρεσιών μισθοδοσίας είναι προσαρμοσμένο στη διαφορετικότητα του κάθε πελάτη με την ανάλογη παραμετροποίηση στο σύστημα μισθοδοσίας. Μερικές από τις πιο συνήθεις υπηρεσίες είναι:

  • Διαχείριση και έκδοση μισθοδοσίας από τον πάροχο.
  • Βοήθεια στη λειτουργία τμήματος μισθοδοσίας εντός της επιχείρησης.
  • Βοήθεια στην εκπλήρωση πληθώρας διαδικασιών μέσω του συστήματος ΕΡΓΑΝΗ.
  • Παροχή διευρυμένης πληροφόρησης προσωπικών, μισθολογικών και ασφαλιστικών στοιχείων των εργαζομένων.
  • Υπολογισμός προϋπολογιστικού κόστους μισθοδοσίας.
  • Πρόσβαση σε εξειδικευμένο προσωπικό για εργατικά, ασφαλιστικά και φορολογικά θέματα.
  • Δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα μισθοδοσίας από τα γραφεία της επιχείρησης.
  • Διεκπεραίωση εξωτερικών εργασιών σε δημόσιους υπηρεσίες και ασφαλιστικά ταμεία».

Ο Β. Φάκος εξηγεί: «Η ανάθεση σε εξειδικευμένο πάροχο πρέπει να διασφαλίζει όχι μόνο το δίχως λάθη υπολογισμό μισθών, ημερομισθίων και υπερωριών και τη συμμόρφωση μέσα σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο φορολογικό κι ασφαλιστικό τοπίο, αλλά και την εμπιστευτικότητα των δεδομένων και την απρόσκοπτη διεκπεραίωση της μισθοδοσίας και υποστήριξης του HR σε περιπτώσεις κρίσεων, καταστροφών ή ατυχημάτων. Αυτό σημαίνει ότι διαθέτει “disaster recovery/continuity plan” και ΙΤ Room υψηλών προδιαγραφών. Επίσης, πρέπει να περιλαμβάνει τη σύνταξη ειδικών reports. Συνήθως, η συνεργασία γίνεται στη βάση του λεγόμενου “Mix and Match Approach”, που ανάλογα με τη δομή και τις απαιτήσεις της επιχείρησης/πελάτη, παρέχει τη δυνατότητα απευθείας σύνδεσής του (on-line) και προσβασιμότητα σε πραγματικό χρόνο (real time) για άντληση και επεξεργασία πληροφοριών για τη μισθοδοσία του». «Οι ανάγκες των εταιρειών ποικίλουν και είναι συνάρτηση του μεγέθους και της οργάνωσης που διαθέτουν» σύμφωνα με τον Ν. Παπαλάμπρου. Ο ίδιος αναφέρει ότι: «Συνεπώς, ο πάροχος αρχικά πρέπει να τις διαγνώσει και στη συνέχεια να προσαρμόσει την υπηρεσία σύμφωνα με αυτές. Το μεγαλύτερο μέρος των πελατών επιλέγει μια ολοκληρωμένη υπηρεσία που περιλαμβάνει την έκδοση της μισθοδοσίας και του λογιστικού άρθρου, την αποστολή αρχείων για πληρωμές μισθών και ΙΚΑ καθώς επίσης και τη διεκπεραίωση των διαδικασιών της Επιθεώρησης Εργασίας και του ΟΑΕΔ. Επιπρόσθετα, μπορούν να δοθούν υπηρεσίες όπως: προϋπολογισμοί κόστους μισθοδοσίας ανά μήνα, έργο, σύμβαση ή και εργαζόμενο, η έκδοση ετήσιου budget μισθοδοσίας ή ακόμα και η τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου εργαζομένων και δυνατότητα δημιουργίας στατιστικών στοιχείων για αριθμό προσλήψεων, αποχωρήσεων, απολύσεων κ.ά. Γενικά, το αναλυτικό reporting αποτελεί ένα από τα βασικά εργαλεία που οφείλει να προσφέρει ένας πάροχος στην εταιρεία πελάτη και φυσικά μπορεί να τροποποιηθεί και να προσαρμοστεί στις εξειδικευμένες ανάγκες της κάθε εταιρείας».

Ο Ζ. Σωτηρόπουλος επισημαίνει ότι: «Το αντικείμενο της μισθοδοσίας έχει εξελιχθεί και οι παρεχόμενες υπηρεσίες εκτείνονται σε ένα σημαντικό εύρος σε σχέση με το παρελθόν. Πέραν του παραδοσιακού υπολογισμού μισθοδοσίας, προσφέρονται όλο και περισσότερες υπηρεσίες ειδικά σχεδιασμένες για τα υψηλόβαθμα στελέχη των εταιρειών (payroll for executives), παρέχεται διαχείριση των μη χρηματικών παροχών (benefits administration) και σχεδιάζονται πλάνα αμοιβών για στελέχη τα οποία μετακινούνται διεθνώς (payroll for assignees). Είναι επίσης συχνή η τάση στις εταιρείες που δεν επιθυμούν να αναθέσουν τη μισθοδοσία τους εξωτερικά, να χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες ενός παρόχου προκειμένου να λαμβάνουν απαντήσεις σε πολύπλοκα ερωτήματα ή να διασφαλίζουν την απρόσκοπτη λειτουργία του εσωτερικού τμήματος μισθοδοσίας μέσω μιας υψηλού επιπέδου επίβλεψης (payroll supervision)».

«Το payroll outsourcing αφορά κάθε εταιρεία που απασχολεί προσωπικό λέει ο Γ. Βαγγελάτος και συνεχίζει: «Τα προγράμματα payroll outsourcing μπορούν να εφαρμοστούν και να προσφέρουν τα οφέλη τους σε ποικίλες εταιρείες και οργανισμούς, οικογενειακούς, μικρούς αλλά και μεγαλύτερους. Ο μοναδικός περιορισμός που υπάρχει στην Ελλάδα είναι ότι η επιχείρηση θα πρέπει να είναι ιδιωτικού δικαίου.

Τα προγράμματα αυτά πρέπει να αποτελούν πλέον πηγές ενημέρωσης και δημιουργίας διοικητικής πληροφόρησης. Οι κυριότερες υπηρεσίες που προσφέρει ο εκάστοτε “payroll vendor” σε υποψήφιο πελάτη του πρέπει να είναι προσαρμοσμένες στις ανάγκες του πελάτη. Σίγουρα πρέπει να υπάρχει το Standard πακέτο υπηρεσιών, το οποίο θα καλύπτει τις βασικές ανάγκες (υπολογισμός τακτικής μισθοδοσίας, αναδρομικών, εκτάκτων αμοιβών, επιδομάτων και αποζημιώσεων, payslips, αρχείο λογιστικού άρθρου, υποβολή δηλώσεων), και εν συνεχεία θα πρέπει να υπάρχει μία ευρεία γκάμα υπηρεσιών, ικανή να καλύψει τις ιδιαίτερες ανάγκες του όπως το HR and accounting reporting, προϋπολογισμός κόστους ανθρώπινου δυναμικού, διαχείριση προγραμμάτων ομαδικής ασφάλισης, προσλήψεις και αποχωρήσεις, customized reports σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πελάτη, money movement service για τις πληρωμές του προσωπικού απευθείας στους τραπεζικούς λογαριασμούς τους και αντίστοιχες πληρωμές των ασφαλιστικών και φορολογικών υποχρεώσεων, legal advice, employees’ helpdesk, κ.ά.

Όλες οι επιπρόσθετες υπηρεσίες που θα προσφέρουν οι πάροχοι καθώς και η ευελιξία και προσαρμοστικότητα στις ιδιαιτερότητες της εκάστοτε επιχείρησης αλλά και των νομοθετικών αλλαγών που προκύπτουν, συνδυάζουν την ποιότητα με το χαμηλότερο δυνατό κόστος, ενώ παράλληλα εδραιώνουν την απαραίτητη εμπιστοσύνη μεταξύ εταιρείας και παρόχου».

Η Ε. Στυλιανού αναφέρει ότι: «Οι κυριότερες υπηρεσίες περιλαμβάνουν τα εξής:

  • Έκδοση και διαχείριση μισθοδοσίας.
  • Έκδοση οικονομικών αναφορών μισθοδοσίας, προβλέψεων και προϋπολογισμού με την επιθυμητή μορφή, ταξινόμηση και ομαδοποίηση.
  • Προετοιμασία και υποβολή των ετήσιων καταστάσεων και αρχείων του φόρου μισθωτών υπηρεσιών τόσο της εταιρείας όσο και για τα στελέχη της καθώς και υποβολή μηχανογραφικών αρχείων σε ασφαλιστικούς φορείς.
  • Άμεση ενημέρωση της εταιρείας για τις αλλαγές στα θέματα εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας.
  • Παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών από έμπειρους εργατολόγους σε θέματα εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας.

Οι υπηρεσίες παρέχονται μέσα από σύγχρονες τεχνολογικές λύσεις και πλατφόρμες που συνδυάζουν τόσο την εξατομικευμένη κάλυψη των ιδιαιτεροτήτων κάθε εταιρείας όσο και από πλατφόρμες που καλύπτουν τον ενιαίο χειρισμό θεμάτων.


ΕΠΙΛΕΓΟΝΤΑΣ ΤΗ ΣΩΣΤΗ ΛΥΣΗ
Για τους περισσότερους οργανισμούς, η παροχή στους εργαζομένους των μισθών τους έγκαιρα και χωρίς λάθη είναι κρίσιμη αποστολή. Και έτσι πρέπει να είναι καθώς πρόκειται για έναν σημαντικό συντελεστή ικανοποίησης των ανθρώπων αλλά και μία από τις πιο ορατές επιχειρηματικές διαδικασίες. Η διαχείριση μισθοδοσίας διαδραματίζει βασικό ρόλο στην ικανότητα της εταιρείας να διατηρεί ισορροπημένα τα οικονομικά της στοιχεία, να ανταποκρίνεται στις κανονιστικές απαιτήσεις, να εκπληρώνει στρατηγικά τους επιχειρηματικούς της στόχους, να διατηρεί το κόστος υπό έλεγχο και να συμβάλλει στην ικανοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού.

Επιλέγοντας μια κατάλληλη λύση μισθοδοσίας, οι επιχειρήσεις μπορούν να αυξήσουν την αποδοτικότητα, να μειώσουν το κόστος και να διαχειριστούν καλύτερα τη διαδικασία μισθοδοσίας, συμβάλλοντας τελικά στα θετικά αποτελέσματα. Με τόσες πολλές λύσεις μισθοδοσίας που διατίθενται στην αγορά σήμερα, η επιλογή του κατάλληλου συστήματος διαχείρισης μισθοδοσίας που υποστηρίζει τις μοναδικές ανάγκες των επιχειρήσεων μπορεί να είναι ένα έως και αποθαρρυντικό έργο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό τα στελέχη που λαμβάνουν τις σχετικές αποφάσεις να έχουν όλες τις πληροφορίες και να γνωρίζουν τις σωστές ερωτήσεις που πρέπει να θέσουν.

ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΣ ΚΙΝΔΥΝΟΣ ΚΑΙ ΚΟΣΤΟΣ
Εκτός από τα μισθολογικά έξοδα, οι εταιρείες έχουν επιπλέον διοικητικές δαπάνες που αποδίδονται στον χρόνο, την προσπάθεια και τους πόρους που απαιτούνται για τον σχεδιασμό, την επεξεργασία και την παράδοση της μισθοδοσίας. Τα σφάλματα επεξεργασίας της μισθοδοσίας που οδηγούν σε υπερπληρωμές και υποπληρωμές είναι πολύ δαπανηρά και, αν δεν τηρούνται αυστηρά οι λογιστικές αρχές και τα πρότυπα, ενδέχεται να προκύψουν πρόσθετες κυρώσεις. Οι απαιτήσεις κανονιστικής ρύθμισης και υποβολής εκθέσεων της ελληνικής νομοθεσίας προϋποθέτουν ότι οι επιχειρήσεις διαθέτουν συμμορφούμενες λύσεις μισθοδοσίας. Η παροχή λεπτομερών και ακριβών αρχείων είναι απαραίτητη σε περίπτωση ελέγχου.

Οι οργανισμοί χρειάζονται επίσης την ευελιξία για να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις του ανθρώπινου δυναμικού, που κυμαίνονται από τις εξαιρέσεις της τελευταίας στιγμής μέχρι τις εταιρικές αναδιοργανώσεις, τις φορολογικές υποχρεώσεις, τους υπολογισμούς μισθοδοσίας και τις πολλαπλές θέσεις εργασίας σε διαφορετικές τοποθεσίες. Το καινοτόμο λογισμικό και η προηγμένη τεχνολογία έχουν απλοποιήσει την επεξεργασία μισθοδοσίας και επέτρεψαν στους οργανισμούς να ανταλλάσσουν πληροφορίες σε όλα τα εταιρικά επίπεδα. Η αποτελεσματική διαχείριση μισθοδοσίας επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αντιμετωπίζουν τις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις, να διατηρούν την ευθύνη για φορολογικές υποχρεώσεις και άλλες απαιτήσεις χρηματοοικονομικών πληροφοριών και να χρησιμοποιούν αποτελεσματικότερα διαθέσιμους πόρους.

ΛΥΣΕΙΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ
Η επεξεργασία μισθοδοσίας μπορεί να είναι δύσκολη για τις επιχειρήσεις σήμερα. Η εξεύρεση της καλύτερης μεθόδου μισθοδοσίας προϋποθέτει την εύρεση της μεθόδου που ικανοποιεί τις μοναδικές ανάγκες των οργανισμών με το μικρότερο δυνατό χρόνο προετοιμασίας και κόστους. Με πολλές επιλογές, που κυμαίνονται από εξωτερικά γραφεία παροχής υπηρεσιών, λύσεις τρίτων μερών ή ολοκληρωμένη λύση μισθοδοσίας, οι οργανισμοί πρέπει να εξοπλίζονται με καλές πληροφορίες πριν λάβουν την τελική απόφαση.

ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ
Η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας σε ένα γραφείο εξυπηρέτησης μπορεί να είναι μια ελκυστική και βολική επιλογή για πολλούς οργανισμούς ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας. Τα γραφεία εξυπηρέτησης μισθοδοσίας μειώνουν την ανάγκη οι οργανισμοί να είναι ο «εμπειρογνώμονας της μισθοδοσίας», διαχειρίζονται όλες τις μισθολογικές και φορολογικές υποχρεώσεις, χειρίζονται την άμεση κατάθεση των επιταγών και άλλες σχετικές διαδικασίες. Ενώ η συνεργασία με ένα γραφείο εξυπηρέτησης μειώνει αισθητά την απαραίτητη τεχνογνωσία για τους ανθρώπους εντός, μπορεί όμως να έχει σημαντικά υψηλότερο κόστος και αυξημένο χρόνο προετοιμασίας αντίθετα με αυτό που σχεδιάζουν και αναμένουν οι εταιρείες. Με την απαίτηση ολόκληρη η μισθοδοσία να κατατίθεται αρκετές μέρες εκ των προτέρων αφαιρεί κάποια ευελιξία στην εταιρεία.

Προετοιμασία στο εσωτερικό της επιχείρησης - Η προετοιμασία της μισθοδοσίας μπορεί να είναι χρονοβόρα ακόμα και όταν ανατίθεται σε κάποιο γραφείο εξυπηρέτησης μισθοδοσίας. Για να συμμορφωθούν με τις αυστηρές απαιτήσεις, οι επιχειρήσεις πρέπει τυπικά να υπολογίζουν τις πληροφορίες μισθοδοσίας όπως οι παροχές, οι κρατήσεις και οι προμήθειες πριν από την υποβολή των δεδομένων σε γραφείο εξυπηρέτησης για επεξεργασία. Ανάλογα με το μέγεθος ενός οργανισμού, αυτό μπορεί να απαιτήσει ένα ή δύο άτομα πλήρους απασχόλησης για να προετοιμαστεί ο κύκλος μισθοδοσίας.

Αυστηρές προθεσμίες - Σε πολλές περιπτώσεις, τα στοιχεία μισθοδοσίας και πληρωμής πρέπει να υποβάλλονται έγκαιρα και τυχόν καθυστερήσεις ή αλλαγές μπορούν να αυξήσουν δραματικά το κόστος. Για παράδειγμα, τα γραφεία εξυπηρέτησης μπορούν να φιλοξενήσουν πρόσθετα μισθοδοτικά αιτήματα, όπως μια ειδική μισθοδοσία ή δοκιμαστική εκτέλεση όταν εμφανίζονται καθυστερήσεις στην προετοιμασία ή κάποιες φορολογικές αλλαγές.

Ευθύνη - Ενώ τα γραφεία εξυπηρέτησης παρέχουν μια λύση για την επεξεργασία μισθοδοσίας, η ανάθεση της διαχείρισης μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες διαχωρίζει τη λειτουργία μισθοδοσίας από τις υπόλοιπες επιχειρηματικές δραστηριότητες, τον σχεδιασμό και την ανάλυση. Οι οργανισμοί είναι τελικά υπεύθυνοι για την υποβολή φορολογικών υποχρεώσεων και υπόκεινται σε κυρώσεις που συνδέονται με μη συμμόρφωση.


ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ ΣΕ ΤΡΙΤΟ ΜΕΡΟΣ
Όταν εξετάζονται επιλογές μισθοδοσίας στο εσωτερικό του οργανισμού, πολλές εταιρείες επιλέγουν μια λύση λογισμικού τρίτου μέρους που επιτρέπει την πλήρη διαχείριση μισθοδοσίας, συμπεριλαμβανομένης της εκτύπωσης ελέγχου, των εκθέσεων, των εντύπων, των άμεσων καταθέσεων και των φόρων μισθοδοσίας. Τυπικά, η επένδυση για ένα σύστημα μισθοδοσίας τρίτου μέρους συνεπάγεται μια εφάπαξ αγορά άδειας και όχι μία μηνιαία αμοιβή και ετήσια σύμβαση υποστήριξης για βελτιώσεις λογισμικού, ενημερώσεις πίνακα φόρων και τεχνική υποστήριξη.

Αυτός ο τύπος επεξεργασίας της μισθοδοσίας επιτρέπει να παραμείνουν εμπιστευτικές οι ιδιωτικές πληροφορίες, όπως οι μισθολογικές λεπτομέρειες. Οι οργανισμοί έχουν τον έλεγχο να κάνουν τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής πριν από την εκτέλεση της μισθοδοσίας ή εκτός του κύκλου ελέγχους.

Θέματα ενσωμάτωσης - Αν και οι οργανισμοί αποκτούν μεγαλύτερο έλεγχο και ευελιξία με τις λύσεις μισθοδοσίας τρίτων, η ενσωμάτωση των πληροφοριών μισθοδοσίας στο υπάρχον σύστημα διαχείρισης της επιχείρησης μπορεί να είναι περίπλοκη και να υπόκειται σε σημαντικά λάθη. Οι λύσεις τρίτων κατασκευαστών συνήθως δεν ενσωματώνονται καλά στα υπάρχοντα επιχειρηματικά συστήματα. Συχνά, οι εταιρείες δαπανούν σημαντικό χρόνο, πόρους και κόστος για να συγχρονίσουν με επιτυχία τα δεδομένα μισθοδοσίας στην υπάρχουσα λύση διαχείρισης των επιχειρήσεων.

Διαδικασία επιρρεπής σε σφάλματα - Τα σφάλματα που σχετίζονται με τη διαχείριση της μισθοδοσίας αυξάνονται δραματικά αν δεν υπάρχει ένα ολοκληρωμένο, βελτιωμένο σύστημα. Πολλά συστήματα μισθοδοσίας τρίτων δεν υποστηρίζουν σύνθετους ή προσαρμοσμένους υπολογισμούς όπως ειδικές μειώσεις, παροχές, συγκεκριμένες εργασίες, προμήθειες ή προσαρμογές. Συνήθως οι εργαζόμενοι πρέπει να εξαγάγουν αυτά τα δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή σε άλλη εξειδικευμένη εφαρμογή.

ΕΝΣΩΜΑΤΩΜΕΝΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ
Μια ολοκληρωμένη λύση μισθοδοσίας και επιχειρηματικής διαχείρισης μπορεί να συμβάλλει στην εξομάλυνση των επιχειρηματικών διαδικασιών, να μειώσει το κόστος, να αναδείξει τα έξοδα που αφορούν τους εργαζόμενους και να βελτιώσει τη συνολική ακρίβεια μισθοδοσίας, ακόμη και με εξαιρέσεις και πολύπλοκες προκλήσεις του ανθρώπινου δυναμικού. Σχεδιασμένη για να βοηθήσει στη σύνδεση των πληροφοριών και των διαδικασιών, μια εξελιγμένη λύση μισθοδοσίας μπορεί να ενσωματωθεί άψογα με τους πληρωτέους προμηθευτές και τις γενικές πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο. Μια πλήρως ολοκληρωμένη μισθοδοσία βοηθά τις επιχειρήσεις να αποκτήσουν σημαντικά τον έλεγχο των πράξεων μισθοδοσίας και να μετατρέψουν τη διαδικασία μισθοδοσίας επεξεργασίας σε ένα στρατηγικό εργαλείο για την παρακολούθηση των επιδόσεων του ανθρώπινου δυναμικού στο ευρύτερο εταιρικό επίπεδο.

Ακρίβεια δεδομένων - Οι ολοκληρωμένες λύσεις μισθοδοσίας αυξάνουν σημαντικά την ακρίβεια των δεδομένων μειώνοντας τα σφάλματα που σχετίζονται με πολλαπλά σημεία εισαγωγής δεδομένων που σχετίζονται με ένα σύστημα μισθοδοσίας τρίτου μέρους. Η εισαγωγή άμεσων πληροφοριών, όπως ο μισθός, η προμήθεια, η αμοιβή επί συγκεκριμένου έργου βασισμένη στο κομμάτι, το κόστος της κάλυψης της ασφάλειας κ.ά. από τον εργοδότη εξαλείφουν την ανάγκη εξαγωγής, χειρισμού και επανεισόδου δεδομένων. Αυτό μειώνει τον κίνδυνο σφαλμάτων και εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο και πόρους εργαζομένων που σχετίζονται με την επεξεργασία της μισθοδοσίας. Οι πληροφορίες για τους εργαζόμενους, όπως οι μισθοί και οι λεπτομέρειες των μισθών, παραμένουν εμπιστευτικές από εξωτερικές πηγές. Αυτό παρέχει μέγιστο έλεγχο και ευελιξία σε αλλαγές τελευταίας στιγμής.

Ολοκληρωμένος έλεγχος - Με λεπτομερή καταγραφή των συναλλαγών και των πράξεων, κάθε κύκλος μισθοδοσίας έχει μια σταθερή διαδρομή ελέγχου. Όλοι οι υπολογισμοί και οι ρυθμίσεις είναι ενσωματωμένες στο σύστημα, και όχι σε ξεχωριστό λογιστικό φύλλο, συμβάλλοντας στη διασφάλιση της πλήρους λογοδοσίας σε περίπτωση ελέγχου.

Εμπιστευτικά αρχεία μισθοδοσίας - Η ολοκληρωμένη μισθοδοσία επιτρέπει τον αυστηρό έλεγχο και την προστασία της ιδιωτικής ζωής των ευαίσθητων οικονομικά δεδομένων. Οι έρευνες από εργαζομένους ή διευθυντές μπορούν να διεκπεραιωθούν γρήγορα. Αυτό παρέχει επίσης μια πλήρη ιστορική εικόνα για όλες τις συναλλαγές που σχετίζονται με εργαζόμενους από μια ενιαία έρευνα, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου, των κερδών, των παροχών, των πληρωμών και του τρέχοντος υπολοίπου των διακοπών.


ΕΤΑΙΡΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ
Οι επιχειρήσεις έχουν διάφορους λόγους για την αξιολόγηση και την επιλογή ενός νέου τρόπου εκτέλεσης της μισθοδοσίας. Είτε πρόκειται για οργανισμό που είναι δυσαρεστημένος ή το υπάρχον σύστημα μισθοδοσίας του δεν ανταποκρίνεται πια στις ανάγκες του, ο καθορισμός του σωστού συστήματος μισθοδοσίας μπορεί να είναι μια πρόκληση. Υπάρχουν ορισμένοι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη.

ΦΙΛΟΣΟΦΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ
Πολλοί CFO και CEO μπορεί να έχουν προσωπικές προτιμήσεις για το πώς θέλουν να διαχειρίζονται την μισθοδοσία, που θα μπορούσαν να διαδραματίσουν σημαντικό ρόλο στην τελική απόφαση για το αν θα ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες η μισθοδοσία αν η διαδικασία μισθοδοσίας θα παραμείνει εντός του οργανισμού. Γενικά, τα ανώτερα στελέχη που νιώθουν άνετα διατηρώντας έναν υψηλότερο βαθμό ικανότητας μισθοδοσίας θα επιλέξουν μια λύση λογισμικού για εσωτερική διαχείριση, ενώ εκείνοι των οποίων οι προτιμήσεις υπαγορεύουν ότι η μισθοδοσία δεν πρέπει να είναι εσωτερική διαδικασία θα ενθαρρύνουν τη διαχείριση μισθοδοσίας από εξωτερικούς συνεργάτες.

ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ
Είναι επιτακτική ανάγκη οι οργανισμοί να υπακούν στις φορολογικές προσταγές. Το να ενημερώνεται κάποιος για τους μεταβαλλόμενους φορολογικούς κανονισμούς και την κατάθεση των φόρων εγκαίρως είναι ένα έργο στο οποίο ορισμένες εταιρείες δυσκολεύονται, ενώ κάποιες άλλες προτιμούν να έχουν τον πλήρη έλεγχο αυτής της ευθύνης. Η συμμόρφωση με τη φορολογία απαιτεί την κατάρτιση τυποποιημένων και συμπληρωματικών εγγράφων που ενημερώνονται τακτικά, την έγκαιρη πληρωμή φόρων, την παρακολούθηση των υποχρεώσεων και των φορολογικών καταθέσεων. Τα σφάλματα ή οι καθυστερημένες προθεσμίες μπορεί να οδηγήσουν σε δυσκαμψία και ποινικές ρήτρες.

ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΣΤΑΘΕΡΟΤΗΤΑ
Η σταθερότητα ενός οργανισμού είναι ένας σημαντικός παράγοντας κατά την εξέταση μιας λύσης μισθοδοσίας. Αν ένας οργανισμός είναι σχετικά σταθερός χωρίς σημαντικές οργανωτικές αλλαγές, η εσωτερική μισθοδοσία μπορεί να είναι μια καλή επιλογή. Το outsourcing μισθοδοσίας μπορεί να επιτρέψει στις εταιρείες να μεταφέρουν σταθερό κόστος σε μεταβλητό κόστος, αυξάνοντας την ικανότητά τους να χειρίζονται μεγάλες διακυμάνσεις και να διευκολύνουν τις συγχωνεύσεις, εξαγορές και εκποιήσεις. Οι εταιρείες μπορεί να επιλέξουν να εξετάσουν το outsourcing της μισθοδοσίας ως μέρος μιας διαφορετικής στρατηγικής διαχείρισης αν αναμένονται μεγάλες οργανωτικές αλλαγές στο μέλλον.

ΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗ
Κατά κανόνα, η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας τείνει να είναι λιγότερο ευέλικτη από το λογισμικό μισθοδοσίας επειδή βασίζεται σε διαδικασίες που είναι τυποποιημένες για συγκεκριμένο όγκο. Οι οργανισμοί πρέπει να προσαρμοστούν στις απαιτήσεις αυτές προκειμένου να χρησιμοποιήσουν με επιτυχία την υπηρεσία. Αν απαιτούνται ελάχιστες ή καθόλου προσαρμογές, τότε η ανάθεση της διαχείρισης μισθοδοσίας μπορεί να γίνει μια καλή επιλογή προς εξέταση. Ωστόσο, οι εταιρείες που παρακολουθούν τα ποσοστά αμοιβών, μετατοπίζουν τις διαφορές, έχουν υπερωρίες, κύκλους πληρωμών και άλλες παραλλαγές σε τακτική βάση είναι καλοί υποψήφιοι για ένα εσωτερικό σύστημα.

ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Ορισμένοι οργανισμοί δεν αισθάνονται άνετα να μοιράζονται ιδιωτικά στοιχεία μισθοδοσίας, συμπεριλαμβανομένων των αριθμών κοινωνικής ασφάλισης, επικαλούμενες την ασφάλεια των δεδομένων των συστημάτων τρίτων. Η χρήση μιας εσωτερικής λύσης μισθοδοσίας απαιτεί ασφάλεια δεδομένων που ελέγχεται από την ασφάλεια δικτύου του τμήματος πληροφορικής.

ΕΠΕΝΔΥΣΗ
Η απαιτούμενη επένδυση και το συνολικό κόστος της εξωτερικής ανάθεσης της μισθοδοσίας έναντι μιας εσωτερικής λύσης διαχείρισης μισθοδοσίας είναι μια σημαντική απόφαση. Μια εσωτερική λύση μισθοδοσίας συχνά απαιτεί σημαντική κεφαλαιακή απαίτηση για υλικό, λογισμικό, εκπαίδευση και ετήσια έξοδα συντήρησης που αφορούν την τεχνική υποστήριξη, τις αναβαθμίσεις και τις βελτιώσεις. Από την άλλη πλευρά, η εξωτερική μισθοδοσία απαιτεί μια συνεχή επαναλαμβανόμενη μηνιαία αμοιβή για τη διάρκεια της υπηρεσίας στις εκτός από τις διακυμάνσεις δαπάνες που προκύπτουν εκτός του κύκλου της μισθοδοσίας και των ειδικών αιτημάτων. Και οι δύο επιλογές μπορούν να απευθύνονται στις επιχειρήσεις με διαφορετική αιτιολογία.

ΕΠΙΛΕΓΟΝΤΑΣ ΤΗ ΣΩΣΤΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ
Ανεξάρτητα με το αν ένας οργανισμός επιλέξει να επεξεργαστεί τη μισθοδοσία εσωτερικά με ένα τρίτο μέρος ή μια ολοκληρωμένη εσωτερική λύση ή να αναθέσει τη μισθοδοσία σε ένα ειδικό γραφείο εξυπηρέτησης, η λήψη της απόφασης σχετικά με τον κατάλληλο πάροχο είναι σημαντική. Στη διαδικασία της επιλογής μιας λύσης διαχείρισης μισθοδοσίας, είναι σημαντικό να βρεθεί ένας έμπειρος πάροχος, ο οποίος διαθέτει αποδεδειγμένη εμπειρία για την παροχή άριστων προϊόντων και υπηρεσιών στους πελάτες του. Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις κατά την αξιολόγηση της φήμης και της εξυπηρέτησης ενός δυνητικού λογισμικού μισθοδοσίας ή παρόχου υπηρεσιών:

  • Πόσο καιρό δραστηριοποιείται η επιχείρηση και πόσοι πελάτες χρησιμοποιούν το λογισμικό;
  • Ποιο κλάδοι και τι μεγέθους επιχειρήσεις εξυπηρετεί η εταιρεία;
  • Η εταιρεία παραμένει συνεχώς ενημερωμένη αναφορικά με τους φορολογικούς πίνακες ν και τις κυβερνητικές αλλαγές;
  • Πώς, πότε και πόσο συχνά προσφέρεται εκπαίδευση χρηστών;

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΚΡΙΣΗ
Με την οικονομική κατάσταση να έχει επηρεάσει όλους τους τομείς της επιχειρηματικής ζωής σίγουρα το payroll outsourcing δεν έχει μείνει «ανέπαφο». «Στην ελεύθερη οικονομία οι τομείς των οικονομικών δραστηριοτήτων είναι αλληλένδετοι ανεξαρτήτως συγγένειας του αντικειμένου. Κατά συνέπεια η οικονομική κρίση που έπληξε πολλούς τομείς της οικονομικής ζωής δεν θα μπορούσε να αφήσει εκτός το payroll outsourcing. Φυσικά η διαδικασία της μισθοδοσίας είναι μια θεσμική υποχρέωση των εργοδοτών με σαφή όρια κι υποχρεώσεις. Επομένως, ως υποχρεωτική, επηρεάζεται λιγότερο από μια οικονομική συγκυρία. Εξαιτίας κυρίως των ωφελειών που αναπτύσσονται από την ανάθεση των εργασιών αυτών σε εξωτερικούς συνεργάτες, οι επιχειρήσεις τείνουν να “εξωτερικεύουν” και όχι να “εσωτερικεύουν” τέτοιες υπηρεσίες.

Η “εξωτερίκευση” αυτή δίνει μια ώθηση στον τομέα του payroll outsourcing. Η εξέλιξη της τεχνολογίας έχει κάνει το κόστος πολύ ανταγωνιστικό. Βέβαια, οι επιχειρήσεις καλό θα είναι να λαμβάνουν και άλλους παράγοντες υπόψη, όπως είναι η άρτια κατάρτιση των παροχών, η συνολική γνώση του αντικειμένου τόσο της εργατικής όσο και της φορολογικής του πτυχής, η ασφάλεια των δεδομένων, η ταχύτητα απόκρισης κι η προσωπική επαφή. Η εταιρεία που δεν στοχεύει στην μαζική παραγωγή υπηρεσιών μισθοδοσίας αλλά στην custom-made προσέγγιση και την προσωπική επαφή, παρέχει όλες τις προϋποθέσεις για να έχει ο εργοδότης το “κεφάλι του ήσυχο” και να απολαμβάνει υπηρεσίες διεθνών προδιαγραφών» επισημαίνει σχετικά ο Γιάννης Κλεώπας, Ιδρυτής και Γενική Διεύθυνση, Kleopas Payroll Services.

«Από την αρχή της κρίσης φάνηκε έντονα η ανάγκη των εταιρειών για payroll outsourcing» τονίζει η Ε. Στυλιανού και συνεχίζει: «Οι διαρκείς ασφαλιστικές και νομοθετικές αλλαγές ειδικά όσον αφορά στην εργατική νομοθεσία κατηύθυναν τους επιχειρηματίες σε πιο ασφαλείς και οικονομικές λύσεις. Πληθώρα ελληνικών και πολυεθνικών επιχειρήσεων κατανόησαν τα πλεονεκτήματα του payroll outsourcing και έχουν αναθέσει σε εξειδικευμένες εταιρείες του χώρου, με έμπειρα και εξειδικευμένα στελέχη, την τόσο σημαντική και ευαίσθητη διαδικασία του υπολογισμού μισθοδοσίας της εταιρείας τους. Μέσα από απόλυτα ασφαλείς τεχνολογικές υποδομές, οι εταιρείες που προσφέρουν υπηρεσίες μισθοδοσίας, μπορούν να καλύψουν ακόμη και τις πιο σύνθετες επιχειρηματικές απαιτήσεις κάθε οργανισμού».

Την εκτίμηση ότι «η οικονομική κρίση δεν έχει επηρεάσει το payroll outsourcing σαν υπηρεσία γιατί η ανάθεση της διαδικασίας έκδοσης μισθοδοσίας έχει πλέον καθιερωθεί σαν μια σοβαρή εναλλακτική λύση για τις ελληνικές επιχειρήσεις» έκανε η Α. Γιάκα. Η ίδια υποστηρίζει ότι «οι λογικές τιμές της υπηρεσίας συμβάλλουν στη μείωση του κόστους για τις επιχειρήσεις και ενισχύουν την τάση για εξωτερική ανάθεση. Αυτό όμως που έχει σημασία την εποχή της κρίσης είναι οι επιχειρήσεις να συγκρίνουν εκτός από την τιμή και την ποιότητα της υπηρεσίας. Η κρίση εμφάνισε πολλούς παίκτες της αγοράς με χαμηλές τιμές αλλά και πολύ χαμηλή ποιότητα υπηρεσίας. Χρέος των επιχειρήσεων είναι να μεγιστοποιούν τη σχέση κόστους και ποιότητας προς όφελος τους και να μην αποτελεί μοναδικό κριτήριο τους η χαμηλή τιμή».

Ο Β. Φάκος αναφέρει: «Η οικονομική κρίση και ο υψηλός ανταγωνισμός της παγκοσμιοποίησης ωθούν τις επιχειρήσεις σε λύσεις που τους εξοικονομούν πόρους και τους παρέχουν ευελιξία, όπως το payroll outsourcing. Η αντιμετώπιση των σύγχρονων προκλήσεων στη διαχείριση της μισθοδοσίας απαιτεί μεγάλη και δαπανηρή για τις επιχειρήσεις επένδυση όχι μόνο σε τεχνολογικό εξοπλισμό αλλά και σε εξειδικευμένα στελέχη που κανείς δεν τους εγγυάται ότι θα παραμείνουν στο δυναμικό τους. Η ανάθεση της διαχείρισης της μισθοδοσίας σε εξωτερικό πάροχο επιτυγχάνει καταφανή μείωση του λειτουργικού κόστους μιας επιχείρησης και την απαλλάσσει από τον κίνδυνο λαθών, αλλά και απώλειας πολύτιμων στελεχών στα οποία έχει προηγουμένως επενδύσει πολύτιμους πόρους».

«Οι υπηρεσίες outsourcing έχουν σχεδιασθεί για να προσφέρουν περιορισμό του κόστους και ποιότητα σε περιοχές που δεν αποτελούν κύρια δραστηριότητα ενός οργανισμού. Ο συνδυασμός αυτός σε εποχές οικονομικής κρίσης οδηγεί σε αύξηση του outsourcing και αυτό αποτελεί και την τάση που επικρατεί τα τελευταία χρόνια στην Ελληνική αγορά. Ειδικά στο αντικείμενο της μισθοδοσίας, δεδομένου της υψηλού επιπέδου εξειδίκευσης που απαιτεί, παρατηρείται μια έντονη διάθεση παγκοσμίως να μεταφέρεται εξωτερικά, με συνέπεια όλο και περισσότεροι οργανισμοί να απολαμβάνουν υπηρεσίες payroll outcoursing» υπογραμμίζει ο Ζ. Σωτηρόπουλος.

Από την πλευρά του ο Ν. Παπαλάμπρου υποστηρίζει ότι: «Η οικονομική κρίση έχει επιταχύνει τη διείσδυση του outsourcing σε πολλούς τομείς και η μισθοδοσία δεν αποτελεί εξαίρεση. Αποτελεί άλλωστε μία ορθολογική απόφαση, η οποία προκύπτει κάνοντας ανάλυση κόστους - οφέλους. Εκτός αυτού, η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη είναι στρατηγικής σημασίας απόφαση καθώς επιτρέπει στην εταιρεία να εστιαστεί στις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητές της εξοικονομώντας ανθρώπινους και οικονομικούς πόρους. Επιπλέον, οι συνεχείς αλλαγές της εργατικής νομοθεσίας με την παράλληλη αυστηροποίηση του πλαισίου λειτουργίας δημιουργούν ένα πρόσθετο κίνητρο στις εταιρείες, να εμπιστευθούν τη διαχείριση της μισθοδοσίας σε εξειδικευμένους παρόχους αντί να διατηρούν ένα εσωτερικό τμήμα».


Viewpoint
Κατερίνα Τσιτσοπούλου, HR Manager, Nobacco
Payroll Outsourcing: It’s all about Trust

Μισθοδοσία. Για κάποιους, άλλη μία λογιστική εργασία, ένα «αναγκαίο κακό» για τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού. Για άλλους, ένας ενδιαφέρον, απαιτητικός και με ευρύ φάσμα τομέας, μία ζωτική λειτουργία κάθε επιχείρησης. Έχοντας βρεθεί επαγγελματικά και στις δύο πλευρές (Σύμβουλος, Υπεύθυνη ΑΔ), θα συνταχθώ με τη δεύτερη άποψη.

Ιδιαίτερα στη χώρα μας που, ο υπολογισμός της μισθοδοσίας συχνά «βαραίνει» τη ΔΑΔ, το δίλημμα «εσωτερικά ή εξωτερικά» είναι πάντα παρόν. Με την εξωτερική ανάθεση, εξοικονομούνται πόροι και χρόνος, επιτρέπεται στο τμήμα ΔΑΔ να αφιερωθεί σε άλλες ανάγκες, και να αποτελέσει πραγματικά στρατηγικό συνεργάτη. Δίνεται η ευκαιρία σε εμάς, τους Υπευθύνους Ανθρώπινου Δυναμικού, να αναπτύξουμε πολιτικές και διαδικασίες, να δαπανήσουμε εργατοώρες και ενέργεια για την εκπαίδευση, την εσωτερική επικοινωνία, τη βελτιστοποίηση της αξιολόγησης και την ανάπτυξη συστημάτων αμοιβών, παροχών και επιβράβευσης. Παράλληλα, από μία απλή ανάλυση κόστους-οφέλους, εύκολα προκύπτει ότι το κόστος λήψης ποιοτικών υπηρεσιών μισθοδοσίας από έναν πάροχο είναι (σχεδόν) πάντα πιο αποτελεσματικό οικονομικά από την απασχόληση εργαζομένου για τον ίδιο σκοπό.

Φυσικά, η ανάθεση σε πάροχο αποτελεί μία σημαντική απόφαση και δεν πρέπει να παραβλέπουμε τους κινδύνους που ελλοχεύουν. Ο τρόπος και ο χρόνος αμοιβής αποτελούν στοιχεία που επηρεάζουν καθοριστικά την εμπιστοσύνη που χτίζεται μεταξύ των εργαζομένων και της εταιρείας. Κατά συνέπεια, η επιλογή του εξωτερικού συνεργάτη είναι επιτυχημένη όταν βασίζεται σε κριτήρια που αφορούν στην καταλληλόλητα, την ποιότητα και τον χρόνο. Συγκεκριμένα, είναι σημαντικό ο πάροχος να αξιοποιεί οικονομίες κλίμακας, να έχει δηλαδή την εμπειρία που απαιτείται για να υποστηρίξει τη λειτουργία της μισθοδοσίας τεχνικά αλλά -εξίσου σημαντικό- και συμβουλευτικά, σε χαμηλότερο κόστος. Σε αυτό το σημείο, το πρόγραμμα υπολογισμού πρέπει επίσης να εξεταστεί αντικειμενικά, ώστε να διασφαλιστεί πως είναι αυτό που ικανοποιεί τις ανάγκες της εταιρείας (πλήθος εργαζομένων, πολυπλοκότητα, ανάγκη παραμετροποιήσεων). Ο βέλτιστος συνδυασμός ποιότητας και ταχύτητας είναι επίσης ζωτικής σημασίας. Η ποιότητα μεταφράζεται στην ορθότητα των υπολογισμών και των συμβουλών εργατικού δικαίου, αλλά και στην προσαρμογή των υπηρεσιών, που λαμβάνει κάθε εταιρεία, στο δικό της προφίλ. Ενώ ο χρόνος αναφέρεται στην έγκαιρη ενημέρωση, την ακρίβεια, τη συνέπεια, αλλά και την προνοητικότητα, στοιχείο που συχνά αμελούμε τη σημασία του.

Πέρα από τεχνικές γνώσεις και εύστοχες συμβουλές, ο κατάλληλος συνεργάτης είναι διαθέσιμος και πρόθυμος να υποστηρίξει, να δώσει λύση και να αναλάβει ευθύνη. Γι’ αυτό η ανάθεση κάθε εταιρείας σε συγκεκριμένο, σταθερό σύμβουλο προάγει την αποτελεσματικότητα και διάρκεια της σχέσης. Στο τέλος “It’s all about Trust” και πρέπει να θυμόμαστε πως καθόλου πάροχος είναι τελικά προτιμότερος από τον λάθος πάροχο.


FACTS & FIGURES
Σε έρευνα του TMI Group με τίτλο «Global Payroll Survey 2016», που δημοσιεύτηκε τον Νοέμβριο του προηγούμενου έτους, καταγράφηκαν οι σύγχρονες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι επαγγελματίες της μισθοδοσίας σε μια εξελισσόμενη βιομηχανία και οι μέθοδοι που χρησιμοποιούν για την επίτευξη μεγαλύτερης αποτελεσματικότητας, καλύτερη οργανωτική αναφορά και επιχειρηματικές ιδέες.

    Σχ1. Ποιος είναι ο βασικός λόγος επιλογής του υπάρχοντος μοντέλου μισθοδοσίας;

Επιλογή λειτουργικού μοντέλου μισθοδοσίας
Η αποδοτικότητα κατατάσσεται ως ο πιο δημοφιλής λόγος για την επιλογή ενός συγκεκριμένου λειτουργικού μοντέλου μισθοδοσίας, σε περισσότερο από το 36% των επιχειρήσεων που συμμετείχαν στην έρευνα. Άξιο προσοχής είναι ότι το κόστος κατατάχθηκε τέταρτο από τους ερωτηθέντες, πίσω από ιστορικές πρακτικές και τη συμμόρφωση / διαχείριση κινδύνου. Αξιοσημείωτο είναι επίσης ότι η αποδοτικότητα θεωρήθηκε πιο σημαντική από την τιμή σε πολλές περιπτώσεις σε παγκόσμιο επίπεδο. Αυτό δεν συμβαίνει συχνά σε επίπεδο εγχώριας αγοράς κατά την επιλογή ενός συγκεκριμένου λειτουργικού μοντέλου μισθοδοσίας. Όταν ένα υψηλό επίπεδο τυποποίησης σε όλες τις διαδικασίες μισθοδοσίας δεν είναι εφικτό, το κόστος υπερβαίνει την αποδοτικότητα και μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένο κίνδυνο μη συμμόρφωσης, τόσο στις διαδικασίες όσο και στη νομοθεσία. Οι ιστορικές πρακτικές αναφέρονται σε υψηλότερο ποσοστό από το κόστος ή τη συμμόρφωση σε σχεδόν 24%. Αυτό είναι ανησυχητικό καθώς υποδεικνύει ότι το εύρος της ικανότητας παράδοσης μισθοδοσίας των οργανισμών είναι ενδεχομένως περιορισμένο και δεν είναι ακόμα έτοιμοι να διερευνήσουν τα οφέλη της αλλαγής.

    Σχ2. Πώς θα βαθμολογούσατε τις διαδικασίες και τις πρακτικές με όρους συνολικής αποτελεσματικότητας;

Βέλτιστη πρακτική ή καλύτερη εφαρμογή;
Τέθηκε το ερώτημα αν οι διαδικασίες ήταν η καλύτερη πρακτική ή η καλύτερη εφαρμογή. Είναι κοινώς αναγνωρισμένο ότι δεν είναι πάντα κατάλληλη λύση η εφαρμογή των βέλτιστων πρακτικών σε οργανισμούς. Συχνά, η καλύτερη προσέγγιση είναι η πραγματική εμπειρία της επιχειρηματικής ζωής. Έτσι, τα επίπεδα βέλτιστης πρακτικής εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την επιλογή του οργανισμού. Είναι ενθαρρυντικό να βλέπει κανείς ότι το 40% των ερωτηθέντων σκέφτηκε ότι οι διαδικασίες τους ήταν η καλύτερη λύση για τις εταιρείες τους με σχεδόν το 63% να έχει επιτυχημένες και αποτελεσματικές διαδικασίες. Το 37% δήλωσε ότι οι διαδικασίες του ήταν μεσαίου επιπέδου ή χειρότερες.

    Σχ3. Ποιο είναι το πιο συχνό λάθος στη μισθοδοσία;

Λάθη μισθοδοσίας
Το 31% των ερωτηθέντων πιστεύει ότι η έλλειψη συμμόρφωσης με τις εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες είναι το πιο συνηθισμένο λάθος στη μισθοδοσία. Χρησιμοποιώντας την υπόθεση ότι δεν προέρχονται όλα τα λάθη της μισθοδοσίας στο πλαίσιο της επεξεργασίας της, φαίνεται ότι γίνονται περισσότερα για να καθοριστεί η αιτία των προβλημάτων πριν από τη μεταφορά δεδομένων σε μισθοδοσία. Η έλλειψη εσωτερικής κατανόησης της νομοθεσίας της χώρας είναι η δεύτερη πιο συνηθισμένη αιτία σφαλμάτων, και οι υπερ-πληρωμές ή υπο-πληρωμές είναι η τρίτη. Αυτό δεν θα περιοριζόταν σε μια μισθοδοσία σε παγκόσμιο επίπεδο, καθώς αποτελεί συχνή αιτία σφαλμάτων σε κάθε οργανισμό.

    Σχ4. Πόσο ώριμο είναι το μοντέλο σε επίπεδο αυτοματοποίησης;

Αυτοματοποίηση των διαδικασιών μισθοδοσίας
Κατά την εξέταση των αυτοματοποιημένων διαδικασιών, το 22% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι έχουν μια πλήρως αυτοματοποιημένη ροή εργασίας. Η πλήρης αυτοματοποίηση μπορεί να θεωρηθεί ως βέλτιστη πρακτική και ως εκ τούτου δεν είναι απαραίτητη σε όλες τις περιπτώσεις. Ωστόσο, είναι ενδιαφέρον να σημειωθεί ότι η πλειονότητα των ερωτηθέντων (37%) έχει διαθέσιμη περιορισμένη αυτοεξυπηρέτηση ή ροή εργασίας. Υπάρχουν λύσεις ήδη διαθέσιμες στην αγορά για τη διαχείριση της αυτοματοποίησης, οπότε αναμένεται θετική κίνηση προς αυτή την κατεύθυνση τα επόμενα χρόνια.

HR Professional (T. 146)
« 1 2 3 4 ... 9 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778