Καθώς οι οργανισμοί αναζητούν περισσότερους τρόπους για να αυξήσουν την παραγωγικότητα και την κερδοφορία, τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού καλούνται να παρέχουν πιο στρατηγικές πληροφορίες στα κέντρα και τα στελέχη που λαμβάνουν τις αποφάσεις. Κάτι τέτοιο απαιτεί εργαλεία που βελτιώνουν την πρόσβαση σε έγκαιρες και ακριβείς πληροφορίες για αποτελεσματική επιχειρηματική διαδικασία λήψης αποφάσεων. Τα HRMS αποτελούν μια καλή λύση αφού σε μεγάλο βαθμό προσφέρουν τα παραπάνω.

Η απουσία ενός συστήματος διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, μπορεί να σημαίνει ότι τα στελέχη του HR δαπανούν πολύ χρόνο σε επαναλαμβανόμενες day to day εργασίες, με γραφειοκρατικές προεκτάσεις, ενώ την ίδια ώρα αγωνίζονται να αναδείξουν σημαντικές παραμέτρους που αφορούν τους ανθρώπους ενός οργανισμού. Το σωστό σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να βοηθήσει το HR να βελτιώσει τον έλεγχο που έχει αναφορικά με τα δεδομένα που αφορούν τους ανθρώπους, να βελτιστοποιήσει την παραγωγικότητα και να ενισχύσει τη δέσμευση των εργαζομένων.

Ανάγκες
«Ένα άρτιο Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί να αποτελέσει ένα ιδιαίτερα ισχυρό εργαλείο για κάθε επιχείρηση, επιτρέποντας αποτελεσματικότερη οργάνωση και λειτουργία του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού. Η υιοθέτηση ενός τέτοιου συστήματος μπορεί να απελευθερώσει τη δυναμική του τμήματος, συνδέοντας σε ένα ενιαίο σύστημα τη διαχείριση ποικίλων τομέων του HR, όπως η μισθοδοσία, η διαχείριση του ωραρίου, η προσέλκυση και επιλογή του κατάλληλου προσωπικού, η αξιολόγηση των εργαζομένων, καθώς και η ανάπτυξη αυτών μέσω διαδικασιών διαχείρισης ταλέντου» εξηγεί η Ζωή Δουζένη, Executive Vice President, Data Communication και συνεχίζει: «Για μια επιχείρηση αυτό συνεπάγεται ευκολότερη αντιμετώπιση καθημερινών ζητημάτων διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, συστηματική παρακολούθηση χρήσιμων δεικτών μέτρησης για αποτελεσματικότερη λήψη αποφάσεων από τη Διοίκηση και κατά συνέπεια σημαντική εξοικονόμηση πόρων με ταυτόχρονη μεγιστοποίηση της αποδοτικότητας του τμήματος αλλά και της εταιρείας συνολικά».

«Κοινές απώτερες επιδιώξεις κατά τη διαδικασία επιλογής επιχειρησιακού συστήματος αποτελούν η ομογενοποίηση και η πλήρης αυτοματοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών, η δυναμική εναρμόνιση με τις διαρκώς μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς και η υποστήριξη των εμφανιζόμενων επιχειρησιακών απαιτήσεων ιδιαίτερα σε περιόδους ύφεσης και οικονομικής κρίσης μέσω της υιοθέτησης βέλτιστων επιχειρησιακών πρακτικών που αποσκοπούν στην απόλυτη ευθυγράμμιση των επιμέρους επιχειρησιακών στόχων με την εταιρική απόδοση και ενισχύουν το αίσθημα συμμετοχής των εργαζομένων στο σχεδιασμό των επιχειρησιακών στρατηγικών.

Όπως επίσης, η βελτίωση της αποτελεσματικότητας των επιχειρησιακών ροών, η ανάπτυξη άρτια ενημερωμένων και καταρτισμένων εργαζομένων, η ενεργή προσωποποιημένη συμμετοχή αυτών στις διαδικασίες, η υποστήριξη επιχειρησιακών μοντέλων που δίνουν έμφαση στην προσωπική ολοκλήρωση μέσω της ανάπτυξης και της εξέλιξης και ταυτόχρονα εμβαθύνουν στην ενίσχυση της συλλογικότητας και στην ανάπτυξη κοινωνικού δικτύου εντός της επιχείρησης» επισημαίνει η Κονδυλένια Γουρδουβέλη, Uni Systems HRMS Solutions Manager. Για τις ανάγκες που καλύπτονται από τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μιλάει και ο Στέφανος Σπυριούνης, Customer Solutions Manager – Public Services, της SAP Hellas, Cyprus, Malta: «Είναι οι Βασικές Διαδικασίες Διαχείρισης Ανθρωπίνου Δυναμικού (π.χ. Οργανικές δομές, Στοιχεία Εργαζομένων, Τοποθετήσεις, Διαχείριση αδειών, Διαχείριση Χρόνου, Εκπαίδευση, Ανάπτυξη, Παροχές κ.λπ.).

Αμέσως μετά ακολουθούν οι πιο σύγχρονες διαδικασίες, όπως Αξιολογήσεις διαφόρων τύπων, Σχεδιασμός Διαδοχής Θέσεων, Προσλήψεις με αυτοματοποίηση μέσω του site της επιχείρησης, OnBoarding για τη διευκόλυνση των νεοπροσληφθέντων, Ηλεκτρονική Εκπαίδευση και βεβαίως Διοικητική Πληροφόρηση όσον αφορά σε συνδυασμένα στοιχεία που προέρχονται όχι μόνο από το σύστημα ΔΑΔ, αλλά και από άλλα λειτουργικά συστήματα της εταιρείας». «Η διαχείριση της απόδοσης των εργαζομένων (Performance Management) είναι ψηλά στην ατζέντα καθώς ειδικά στη τρέχουσα δύσκολη οικονομική συγκυρία, οι επιχειρήσεις θέλουν να γνωρίζουν με ακρίβεια τα στοιχεία εκείνα που αφορούν την απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού που απασχολούν για ευνόητους λόγους» σύμφωνα με τον Κώστα Καδή, Διευθύνοντα Σύμβουλο της Talentia Software.

Ο ίδιος προσθέτει: «Επίσης, η κατάργηση της γραφειοκρατίας με την υλοποίηση συστήματος αυτοεξυπηρέτησης (Self Service) των εργαζομένων είναι ένα ακόμα ζητούμενο καθώς έχει άμεση επίπτωση στη βελτίωση του κόστους λειτουργίας τους». «Οι κυριότερες ανάγκες οι οποίες θα εξελιχθούν και σε πλεονεκτήματα κατά την επιλογή του κατάλληλου συστήματος είναι α) μείωση λειτουργικού κόστους, β) ελαχιστοποίηση γραφειοκρατίας, γ) ενοποίηση λειτουργιών HR. Βέβαια, το τελευταίο διάστημα γινόμαστε μάρτυρες της αγωνίας και του φόβου που επικρατεί στην αγορά σχετικά με παραβάσεις και πρόστιμα που συνδέονται με τη νομοθεσία και τη μισθοδοσία. Έτσι, γίνεται ακόμη πιο επιτακτική η ανάγκη για ασφάλεια στις αλλαγές της νομοθεσίας και για άρτια επιστημονική υποστήριξη και καθοδήγηση. Άρα, το εκάστοτε HRMS δεν καλύπτει από μόνο του αυτή την ανάγκη, η οποία απαιτεί την αρωγή του Ανθρωπίνου Κεφαλαίου του παρόχου του λογισμικού» τονίζει ο Βασίλης Πρασσάς, Εμπορικός Διευθυντής της Epsilon Net.

«Τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού έχουν σκοπό να υποστηρίξουν με ευελιξία και αποτελεσματικότητα τόσο “παραδοσιακές” διαδικασίες, όπως η Μισθοδοσία, ο Προγραμματισμός της εργασίας και των αδειών και η Ωρομέτρηση, όσο και διαδικασίες, όπως η Διαχείριση προσλήψεων, η Εκπαίδευση και Ανάπτυξη του προσωπικού, η Αξιολόγηση της απόδοσης και η Διαχείριση αμοιβών και παροχών, έτσι ώστε η επιχείρηση να μπορεί να ανταποκριθεί ικανοποιητικά στις προσδοκίες των εσωτερικών και εξωτερικών της πελατών (εργαζομένων, διοίκησης και εξωτερικών φορέων). Οι σύγχρονες ελληνικές επιχειρήσεις απαιτούν πλέον συστήματα που καλύπτουν το σύνολο των αναγκών τους με ένα τρόπο ολοκληρωμένο, αξιόπιστο και ευέλικτο και όχι αποσπασματικές εφαρμογές ή κατατμημένες διαδικασίες» αναφέρει ο Σωτήρης Κούκιας, Διευθυντής Πωλήσεων της SCAN.

Προϋποθέσεις
Ένα λογισμικό διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού βοηθά τους επαγγελματίες του HR να αναλάβουν τον έλεγχο των δεδομένων που αφορούν τους ανθρώπους. Με δεδομένο ότι διαχειρίζεται τόσο «κρίσιμες» για τον οργανισμό πληροφορίες θα πρέπει να πληροί κάποιες προϋποθέσεις αναφορικά με τους εξής τομείς:

  • Ασφάλεια
    Όταν πρόκειται για προσωπικά δεδομένα των ανθρώπων σας, θα πρέπει να λάβετε κάθε δυνατή προφύλαξη για να τα προστατεύσετε. Χρειάζεται ένα σύστημα στο οποίο να μπορείτε να βασιστείτε, έτσι ώστε οι πληροφορίες που σας παρέχονται δεν θα αποτελούν προϊόν εσφαλμένου χειρισμού ή χρήσης. Στην πραγματικότητα, αυτό το αίσθημα της ασφάλειας είναι ένας από τους κύριους λόγους που μπορεί να επιλέξετε οποιοδήποτε λογισμικό από το e-mail μέχρι το online banking. Θα πρέπει να είστε σε θέση να έχετε εμπιστοσύνη ότι τα μηνύματα δεν θα πάνε σε λάθος ανθρώπους και ότι κάποιος άλλος δεν μπορεί να κλέψει χρήματα από τον τραπεζικό σας λογαριασμό. Όταν πρόκειται για την εμπιστοσύνη και την προστασία του, ένα HRMS δεν είναι κάτι διαφορετικό. Αν το HRMS που χρησιμοποιεί μια εταιρεία δεν διαθέτει ισχυρά χαρακτηριστικά ασφαλείας, θα πρέπει να συνεχίσει να το χρησιμοποιεί;
    Η καταγραφή των προσωπικών πληροφοριών για τους ανθρώπους στον οργανισμό σας αποτελεί έναν ευαίσθητο ρόλο και η αποθήκευσή τους χρειάζεται πολλαπλούς αμυντικούς μηχανισμούς, συμπεριλαμβανομένης της κρυπτογράφησης και ένα δυναμικό σύστημα ασφαλείας με βάση το ρόλο των χρηστών. Χρειάζεται ένα σύστημα που να βάζει το τμήμα HR σε ρόλο να ελέγχει τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων, ώστε να μπορεί να προστατεύσει από την κλοπή ταυτότητας, να διασφαλίζει πληροφορίες που αφορούν benefits, να διατηρεί την εμπιστοσύνη και τη συμμόρφωση με τους νόμους. Ένα HRMS μπορεί να «τρέχει» στους servers ή μπορεί να παραδίδεται σε απευθείας σύνδεση μέσα από το cloud. Κάθε μέθοδος ανάπτυξης προσφέρει διαφορετικούς τύπους ασφάλειας και μπορεί να δίνει έμφαση διαφορετικούς τύπους πιθανών απειλών για την ασφάλεια. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε τη λειτουργία της ασφάλειας που προσφέρει η κάθε εφαρμογή HRMS και να την αξιολογήσετε.
  • Αξιοπιστία
    Ζούμε σε έναν κόσμο όπου οι πάντες είναι τις περισσότερες φορές, διαθέσιμοι 24×7. Το ίδιο θα πρέπει να ισχύει και για το HRMS σας. Θα πρέπει να είναι διαθέσιμο για χρήση ανά πάσα στιγμή. Προκειμένου να παρέχετε επιτυχώς την υποστήριξη αποφάσεων σε ολόκληρη την επιχείρηση, το HRMS θα πρέπει να σας βοηθήσει να παραδώσετε τις σωστές πληροφορίες στους σωστούς ανθρώπους για έγκυρη και έγκαιρη δράση. Οι αναφορές θα πρέπει να είναι εύκολο να παραχθούν ή να δημιουργηθούν, και οι αξιοποιήσιμες ανάγκες πληροφόρησης να βρίσκονται με ευκολία στα χέρια σας. Μερικές φορές οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες που διατηρούνται στο HRMS. Για παράδειγμα, αν ένας εργαζόμενος χρειάζεται ένα απόκομμα μισθοδοσίας για την τράπεζά του, θα ήταν καλό αν θα μπορούσε να έχει πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες με ασφάλεια, χωρίς να χρειάζεται να απευθυνθεί στο τμήμα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Με ένα σύστημα employee self-service (ΕSS), οι άνθρωποι και οι προϊστάμενοί τους θα είναι σε θέση να έχουν πρόσβαση σε πολλούς τύπους πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης τις μέρες άδειας, το ιστορικό μισθοδοσίας, κάποιες προσωπικές πληροφορίες και στοιχεία επικοινωνίας, σημαντικά έγγραφα, και πολλά άλλα.
    Το ΕSS σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι και οι προϊστάμενοι δεν χρειάζεται να περιμένουν κάποιο από τα στελέχη του HR για να τους βοηθήσει σε αιτήματα ρουτίνας και αυτό σίγουρα αποτελεί ευπρόσδεκτη είδηση για το τμήμα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού! Ένα αξιόπιστο HRMS θα διαθέτει τη λειτουργικότητα για να σας βοηθήσει να τηρήσετε τις απαιτήσεις αρχείων σας και να σας εξουσιοδοτήσει με on-demand αναφορές που θα διατηρήσουν τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς του εργατικού δυναμικού. Θα πρέπει να είστε ήσυχοι γνωρίζοντας ότι το σύστημα μπορεί να χειριστεί την πολυπλοκότητα της συμμόρφωσης και να παράγει τα έγγραφα που ο οργανισμός μπορεί να χρειαστεί σε μια επιθεώρηση. Καθώς οι νόμοι αλλάζουν συνεχώς, η επιτυχία μπορεί να επιτευχθεί μόνο με τη γνώση, την κατανόηση, την επικοινωνία και την τεκμηρίωση των πολιτικών. Είναι επιτακτική ανάγκη να μπορείτε να βασιστείτε σε λύση HRMS που διασφαλίζει να σας κρατήσει ενήμερους και να κοινοποιεί τυχόν αλλαγές στους managers και τους εργαζόμενους.
  • Κεντρικά μητρώα εργαζομένων
    Μήπως η ενημέρωση που αφορά τους εργαζόμενους έχει διεισδύσει σε πολλά διαφορετικά συστήματα του οργανισμού σας; Πώς θα διασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες σε όλα αυτά τα συστήματα ή τα υπολογιστικά φύλλα είναι επικαιροποιημένες; Οι οργανισμοί συχνά αγωνίζονται με ανακριβή αρχεία, επειδή κάθε τμήμα χρησιμοποιεί ένα διαφορετικό σύστημα με ξεχωριστή ημερομηνία εισόδου. Ένα HRMS προσφέρει βελτιωμένη διαχείριση δεδομένων δίνοντας στον οργανισμό μια κεντρική βάση για όλες τις μισθοδοσίες, τη διοίκηση των ανθρώπων, και άλλες κρίσιμες πληροφορίες που αφορούν τους εργαζόμενους. Έχοντας μία μοναδική πηγή για όλες τις πληροφορίες αυξάνεται η ακρίβεια και η αξιοπιστία των αναφορών και η λήψη των αποφάσεων. Ένα HRMS σημαίνει ότι υπάρχουν λιγότερα συστήματα όταν πρόκειται για τη διαχείριση των εργαζομένων, τα benefits, τα οφέλη, τη μισθοδοσία κ.ά. Οι αλλαγές σε πληροφορίες που αφορούν τους εργαζόμενους διαχέονται σε όλα τα μέρη του συστήματος. Αυτό μειώνει την είσοδο των δεδομένων, εξοικονομεί χρόνο στα στελέχη του HR και βελτιώνει την ακρίβεια των δεδομένων. Ένα σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού έχει ως αποτέλεσμα την πιο εύκολη, πιο πλήρη και καλύτερη ανάλυση των στοιχείων. Όλα αυτά μαζί υποστηρίζουν τη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων και διευκολύνουν τον καλύτερο δυνατό στρατηγικό σχεδιασμό για το ανθρώπινο δυναμικό.
  • Επικοινωνία
    Δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος για να εξασφαλιστεί ότι τα πράγματα γίνονται με το πλέον σωστό τρόπο από ότι μέσω της συνεπούς επικοινωνίας. Οι εργαζόμενοι σε όλο τον οργανισμό πρέπει να γνωρίζουν τους εταιρικούς στόχους, προκειμένου να εργαστούν αποτελεσματικά προς την κατεύθυνση της επίτευξής τους. Αλλά πώς θα εξασφαλιστεί η ευθύνη που αναλογεί στον καθένα; Είτε το HRMS χρησιμοποιεί ειδοποιήσεις μέσω email είτε παραδίδει πληροφοριών μέσω online gadgets, αποτελεί μια πολύ καλή λύση ενημέρωσης/υπενθύμισης στους εργαζόμενους, τους managers και τα στελέχη του HR όταν κάτι χρειάζεται προσοχή. Ορισμένα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνουν web-based υπηρεσίες που μπορούν να παρέχουν πληροφορίες για την εταιρεία εύκολα διαθέσιμες στους εργαζόμενους μέσα από μια απλή, αλλά ασφαλή σύνδεση Internet σε ένα εξατομικευμένο χώρο εργασίας.
    Τα gadgets μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να παραδοθούν οι ανακοινώσεις της εταιρείας, να δημιουργηθεί μια αρχειοθήκη για κοινή πρόσβαση σε έγγραφα και να δημοσιευτεί ένας κατάλογος της εταιρείας. Με την παρακολούθηση των δράσεων και τις ειδοποιήσεις, μπορείτε να απλοποιήσετε τις διαδικασίες του HR με αυτόματες ενημερώσεις των προϊσταμένων ότι, για παράδειγμα οι υπερωρίες υπερβαίνουν τα δημοσιονομικά όρια ή ότι πλησιάζουν κάποιες ημερομηνίες ανανέωσης της πιστοποίησης κάποιου εργαζομένου. Οι employee self-service δυνατότητες μπορεί επίσης να βοηθήσουν το τμήμα HR να επικοινωνεί πιο αποτελεσματικά με τους εργαζόμενους και τους managers θέτοντας τις πληροφορίες πιο εύκολα στη διάθεσή τους. Με αυτόν τον τρόπο, το HRMS λειτουργεί για τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού όλο το εικοσιτετράωρο και προληπτικά σας βοηθά να αποφύγετε προβλήματα
  • Επιστροφή της Επένδυσης στους ανθρώπους
    Η ασφαλής, αξιόπιστη και η ακριβής πληροφόρηση και η πιο αποτελεσματική επικοινωνία είναι τα κλειδιά για την αποτελεσματική διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού. Αλλά τι επίδραση έχουν αυτά στην παραγωγικότητα και τη δέσμευση των ανθρώπων; Σήμερα δεν είναι λίγοι αυτοί οι οργανισμού που αφιερώνουν το χρόνο να αξιολογήσουν την απόδοση της επένδυσης στους εργαζόμενους. Αυτό σημαίνει να αποκτούν αξία για τα χρήματα που δαπανούνται για τους εργαζόμενους και τα εργαλεία διαχείρισης των εργαζομένων. Είναι σημαντικό οι οργανισμοί να επενδύουν στους ανθρώπους τους, προκειμένου να αυξηθεί η δέσμευσή τους και να διατηρούν τις καλύτερες επιδόσεις τους. Επιλέγοντας το σωστό HRMS μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό σας να επιτύχει καλύτερα αποτελέσματα επιστροφής αυτής της επένδυσης.
    Αυτό σημαίνει και την υποστήριξη του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού, ενώ εφαρμόζει αποτελεσματικά τα benefits αλλά και όλα τα προγράμματα που αφορούν την πρόσληψη και τη διακράτηση των ανθρώπων. Προκύπτουν τα εύλογα ερωτήματα: Όταν ξοδεύετε το χρόνο, τα χρήματα αλλά και άλλους πόρους σε μια λύση HRMS, δεν θα βελτιωθεί η αποτελεσματικότητα του HR; Ένα τέτοιο σύστημα κάνει πιο εύκολη τη ζωή αυτών που το χρησιμοποιούν; Το HRMS σας θα πρέπει να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση των βασικών επιχειρηματικών διαδικασιών που επηρεάζουν τους εργαζόμενους. Δώστε στους ανθρώπους self- service δυνατότητες ικανότητες, προκειμένου να λαμβάνουν αποφάσεις με βάση την ενημέρωση, και να έχουν στη διάθεσή τους εργαλεία για να διαχειριστούν πιο αποτελεσματικά την κατάρτιση και την ανάπτυξη.

Εσείς… τι ζητάτε;
«Υπάρχουν συστήματα που μπορούν να προσαρμοστούν απόλυτα στις ανάγκες του κάθε οργανισμού και συστήματα που έχουν περιορισμούς. Το βασικότερο χαρακτηριστικό που πρέπει να έχει υπ’ όψη του ο υποψήφιος αγοραστής είναι η ευελιξία προσαρμογής αλλά και συντήρησης που επηρεάζει το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (Total Cost of Ownership). Αυτό σημαίνει με απλά λόγια, να μπορεί το λογισμικό προσαρμοστεί εύκολα αλλά και να διατηρεί τις προσαρμογές που έχουν γίνει κατά την αναβάθμιση του σε νέες εκδόσεις, χωρίς αυτό να συνεπάγεται αυξημένο κόστος για τον οργανισμό» εξηγεί ο Κ. Καδής. «Η ανάγκη του χρήστη συνεπάγεται υποστήριξη η οποία απαιτεί αμεσότητα εξυπηρέτησης χωρίς extra κόστη.

H ιδιαίτερη απαίτηση του χρήστη, θεωρείται ιδιαίτερη αν οτιδήποτε παρέχει ένα σύστημα δεν το ενσωματώνει σε μια ενιαία πλατφόρμα και προσπαθεί να το πουλήσει ως custom υλοποίηση. Όσο ιδιαίτερη και να είναι μια απαίτηση, στην εποχή που ζούμε, η απάντηση – λύση του παρόχου πρέπει να είναι ακαριαία. Βέβαια αυτό απαιτεί λύσεις σύγχρονες τεχνολογικά, εύρος εργατικών γνώσεων, ισχυρή επιστημονική ομάδα. Απαιτεί το 3πτυχο: Σύγχρονη Πληροφορική, Επιστημονική Ενημέρωση, Προηγμένη Εξυπηρέτηση Πελατών κάτι το οποίο δυστυχώς δεν παρέχουν σήμερα οι εταιρείες που δραστηριοποιούνται μόνο στην παραγωγή HRMS χωρίς φυσικά να καλύπτουν τις παρελκόμενες ανάγκες ενός τμήματος HR» τονίζει ο Β. Πρασσάς. «Είναι σίγουρο πως τα σύγχρονα συστήματα HRM μπορούν να προσαρμοστούν στις ιδιαίτερες ανάγκες και απαιτήσεις κάθε οργανισμού, όπως αποδεικνύουν οι υπάρχουσες εγκαταστάσεις. Αλώστε ο τρόπος και τα εργαλεία με τα οποία έχουν αναπτυχθεί έχουν στόχο να μπορούν να προσφέρονται αυτές οι δυνατότητες.

Σημειώνουμε βεβαίως ότι στα σύγχρονα HRM συστήματα εμπεριέχονται βέλτιστες πρακτικές που έχουν ενσωματωθεί μετά από ανάλυση απαιτήσεων μεγάλου αριθμού πελατών, και σε τακτά χρονικά διαστήματα γίνονται αναβαθμίσεις λειτουργικότητας που προσθέτουν συνεχώς νέες δυνατότητες. Αυτά καλό είναι να λαμβάνονται υπόψη από τους οργανισμούς, προτού ζητήσουν τροποποιήσεις, ώστε να έχουμε το καλύτερο αποτέλεσμα στον καλύτερο χρόνο και με το μικρότερο κόστος» λέει χαρακτηριστικά ο Σ. Σπυριούνης. «Οι σύγχρονες τεχνολογίες ανοιχτής αρχιτεκτονικής, τα πανίσχυρα τεχνολογικά εργαλεία όπως ενσωματώνονται στα σύγχρονα επιχειρησιακά και λειτουργικά πληροφοριακά συστήματα σε συνδυασμό με την επιχειρησιακή γνώση και κυρίως την εμπειρία και την τεχνογνωσία της υλοποιήτριας εταιρείας δύνανται να εγγυηθούν την προσαρμογή της όποιας επιχειρησιακής πλατφόρμας στο ιδιαίτερο επιχειρησιακό πλαίσιο λειτουργίας έκαστης επιχείρησης.

Επιπρόσθετα δε, δύνανται δυναμικά να διασφαλίζουν την ολοκλήρωση του και μέσω κατάλληλων λειτουργικών διεπαφών, με τα όποια εξωτερικά ή και τρίτα συστήματα της επιχείρησης και εν παραλλήλω να εξασφαλίζουν τη δημιουργία λειτουργικών επεκτάσεων σχεδιασμένων να εξυπηρετούν εξειδικευμένες επιχειρησιακές και λειτουργικές απαιτήσεις με μοναδικό σκοπό τη βέλτιστη αξιοποίηση της επένδυσης και την εναρμόνιση με τις όποιες δυναμικές αλλαγές των νομοθετικών και εργατικών ρυθμίσεων» αναφέρει η Κ. Γουρδουβέλη.

Κριτήρια Επιλογής Συνεργάτη
Με βάση τα παραπάνω έχετε καταλήξει στο ποιες είναι οι ανάγκες του οργανισμού σας και ποιες από αυτές μπορούν να καλυφθούν από τα συστήματα HRMS. Πώς όμως επιλέγετε τον κατάλληλο συνεργάτη για την υλοποίησή του; Όπως εξηγεί ο Σ. Σπυριούνης τα βασικά κριτήρια για την επιλογή ενός HRMS είναι:

1) Το προσφερόμενο λογισμικό να είναι καταξιωμένο στην αγορά με:

  • Καλές αξιολογήσεις από διεθνείς οίκους (π.χ. Gartner κ.λπ.).
  • Σωστές Εγκαταστάσεις αναφοράς.
  • Γνωστό πλάνο ανάπτυξης (Roadmap).
  • Τακτικές αναβαθμίσεις.
  • Υποστήριξη από τον κατασκευαστή.
  • Εκτεταμένο δίκτυο συνεργατών υλοποίησης.

2) Ο συνεργάτης υλοποίησης του λογισμικού να:

  • έχει μακρόχρονη εμπειρία στην αγορά, με αποδεδειγμένα σωστές υλοποιήσεις σε άλλους οργανισμούς,
  • μπορεί να προσφέρει βάσει εμπειρίας συμβουλές για την καλύτερη κάλυψη των αναγκών του πελάτη,
  • διαθέτει ικανό αριθμό συμβούλων υλοποίησης,
  • μπορεί να προσφέρει υποστήριξη προσαρμοσμένη στις ανάγκες του πελάτη.

Η εμπειρία του σε ανάλογα έργα, η δυνατότητα επίσκεψης και επίδειξης του συστήματος σε παραγωγική λειτουργία σε υφιστάμενο πελάτη, τα λειτουργικά και τεχνολογικά χαρακτηριστικά του λογισμικού σε σχέση με τις απαιτήσεις του έργου, η ομάδα υλοποίησης και φυσικά το κόστος όχι όμως σαν απόλυτος αριθμός αλλά σε σχέση με τα παραπάνω είναι σύμφωνα με τον Κ. Καδή κάποια κριτήρια που καθορίζουν την επιλογή συνεργάτη. «Ένα από τα σημαντικότερα κριτήρια στην επιλογή του συνεργάτη είναι η τεχνογνωσία, η μακροχρόνια αποδεδειγμένη εμπειρία και η εξειδίκευση και ευελιξία που θα πρέπει να διαθέτει προκειμένου να εφαρμόσει το σύστημα με τον τρόπο που επιθυμεί η επιχείρηση» εξηγεί ο Σ. Κούκιας και συνεχίζει: «Εξίσου σημαντική είναι η ιστορία και αξιοπιστία του συνεργάτη που διασφαλίζει τη μελλοντική επένδυση και παρέχει την απόλυτα αναγκαία ασφάλεια και σιγουριά σε ένα τόσο ευαίσθητο τομέα.

Τέλος, η αποδεδειγμένη ικανότητα άμεσης υποστήριξης και έγκαιρης ανταπόκρισης στις διαρκώς μεταβαλλόμενες συνθήκες είναι θεμελιώδους σημασίας». Η Ζ. Δουζένη από την πλευρά της διευκρινίζει: «Λαμβάνοντας υπόψη ότι το ανθρώπινο δυναμικό μιας επιχείρησης συνιστά το σημαντικότερο συντελεστή της επιτυχίας της, αντιλαμβανόμαστε ότι απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή του συνεργάτη που θα παρέχει το Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού. Βασικό είναι ο συνεργάτης που θα επιλεγεί αφενός να κατανοεί πλήρως τις εκάστοτε ανάγκες του πελάτη, ώστε να είναι σε θέση να προτείνει και το κατάλληλο σύστημα, αφετέρου να εγγυάται την ολοκληρωμένη παροχή αξιόπιστων υπηρεσιών υποστήριξης από ομάδα εξειδικευμένων και έμπειρων στελεχών. Σε κάθε περίπτωση η εφαρμογή που θα προκριθεί θα πρέπει να πληροί τις παρακάτω προϋποθέσεις:

  • να είναι λειτουργική και ευέλικτη, ούτως ώστε να καλύπτει όλες τις ανάγκες του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού,
  • να παρέχει ασφάλεια δεδομένων,
  • να επιτρέπει την εύκολη αναζήτηση, επεξεργασία και αξιοποίηση των δεδομένων,
  • να προσφέρει πλήρεις και ευέλικτες αναφορές,
  • να ενσωματώνει τις πλέον σύγχρονες τεχνολογίες πληροφορικής,
  • να ενημερώνεται άμεσα για κάθε αλλαγή του νομοθετικού πλαισίου».

«Το βασικότερο κριτήριο αποτελεί το όνομα του παρόχου που πρέπει να διαθέτει τόσο την εμπειρία όσο και την “προϋπηρεσία” στις λύσεις αυτές» υποστηρίζει ο Β. Πρασσάς και συνεχίζει: «Σίγουρα ωστόσο θα πρέπει να αξιολογούνται και τα ακόλουθα δεδομένα: α. Πληρότητα, αξιοπιστία, φιλικότητα συστήματος, β. αυτοματοποίηση σε Μισθοδοσία & Ωρομέτρηση, γ. επιστημονική εργατική υποστήριξη για την προσαρμογή στις αλλαγές της νομοθεσίας ιδιαίτερα τώρα που όλοι μιλούν για τεχνολογία αλλά λίγοι παρέχουν ποιοτική εξυπηρέτηση των πελατών, δ. εξωστρέφεια και αλληλεπίδραση προς τους εργαζόμενους με παροχή των εργαλείων αυτοεξυπηρέτησής τους.Αν όλα αυτά συνδυαστούν και με χαμηλό κόστος υποστήριξης και συντήρησης τότε θα πρόκειται για έναν άριστο συνδυασμό».

«Πέραν της ιδιαίτερης στρατηγικής, της λειτουργικής αναγκαιότητας και του επιχειρησιακού προς υποστήριξη μοντέλου, προκειμένου για την επιλογή του καταλληλότερου επιχειρησιακού συστήματος συνυπολογίζονται και συνεκτιμώνται κρίσιμοι παράγοντες, όπως: οι βέλτιστες επιχειρησιακές πρακτικές και τα τεχνολογικά εργαλεία που ενσωματώνονται στα σύγχρονα επιχειρησιακά συστήματα και πλατφόρμες, η ευχρηστία του λειτουργικού περιβάλλοντος, καθώς και η τεχνογνωσία, η επιχειρησιακή γνώση, η εξειδίκευση και η πολυετής εμπειρία της υλοποιήτριας εταιρείας στην ενδυνάμωση της ανθρωποκεντρικής στρατηγικής τους μέσω της παροχής υψηλής προστιθέμενης αξίας υπηρεσιών για την ενίσχυση της εύρυθμης λειτουργίας του οικοσυστήματος των επιχειρησιακών διαδικασιών που άπτονται της διαχείρισης των εργαζομένων, της ομογενοποίησης και αυτοματοποίησης των διαδικασιών, και της ευθυγράμμισης των βραχυπρόθεσμων επιχειρησιακών επιδιώξεων με μοντέλο προσφοράς της λειτουργικότητας – on premise, over cloud, hybrid – και το συνολικό κόστος κτήσης και συντήρησης της επένδυσης», σύμφωνα με την Κ. Γουρδουβέλη.

Viewpoint
HRMS: Καλύπτοντας τις ανάγκες του HR
Αναστάσης Λουκίσης, HR Manager, ALUMINCO S.A.

Η ανάπτυξη αλλά και η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού σε έναν επιχειρηματικό οργανισμό αποτελεί πρωταρχικό στόχο για τη λειτουργία, τη δραστηριότητα αλλά και την εξέλιξή του. Μια επιχείρηση για να μπορέσει να επιτύχει τους στόχους της εκτός από την τεχνολογία πρέπει να επενδύσει και στο ανθρώπινο κεφάλαιο. Στις μέρες μας πολύ περισσότερο από κάθε άλλη φορά, οι επιχειρήσεις καλούνται να εστιάσουν στο ανθρώπινο δυναμικό τους. Η χρήση συστημάτων Διαχείρισης Ανθρωπίνου Δυναμικού αποτελεί την πλέον αναπόσπαστη λειτουργία σε μια επιχείρηση η οποία μπορεί να επικεντρώνεται σε βασικές και διεκπεραιωτικές διαδικασίες πολλές φορές όμως επεκτείνεται σε πολύπλοκες στρατηγικές για αλλαγή του τρόπου εργασίας, της οργανωσιακής κουλτούρας αλλά και της συμμετοχής του προσωπικού στα δρώμενα της επιχείρησης.

Όλες οι σύγχρονες επιχειρήσεις που επιδιώκουν να αξιοποιήσουν και να διαχειριστούν σε ένα μεγάλο βαθμό το υπάρχον ανθρώπινο δυναμικό τους χρησιμοποιούν πιστοποιημένες εφαρμογές Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού για την επίτευξη του στόχου. Ο σκοπός είναι μέσω των πληροφοριακών αυτών συστημάτων να ικανοποιηθούν περισσότερες ανάγκες πέρα από τις βασικές λειτουργίες που εφαρμόζονται σε ένα Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. Οι τομείς δραστηριότητας μεταξύ άλλων περιλαμβάνουν την τήρηση του αρχείου εργαζομένων, την επιλογή και αξιολόγηση προσωπικού, τη μισθοδοσία, τον έλεγχο εργασιακής εικόνας (ωρομέτρηση), τις παροχές των εργαζομένων αλλά και τη δυνατότητα οικονομικών προβλέψεων και μεγεθών καθώς και στοιχείων που ελέγχονται και υπολογίζονται από το Ανθρώπινο Δυναμικό.

Βασικό κριτήριο για την επιλογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού πρέπει να είναι η αξιοπιστία του, η προοπτική εξέλιξής του, ο συνεχής εκσυγχρονισμός του αλλά κυρίως η ευκολία στη χρήση του. Είναι σημαντικό να μπορεί μια τέτοια εφαρμογή να είναι ευέλικτη και να δίνει στην επιχείρηση την προστιθέμενη αξία από τη λειτουργία της. Πολλές εφαρμογές δεν έχουν πάντα τη δυνατότητα της γρήγορης εξέλιξης και εναρμόνισης στις αλλαγές που προκύπτουν ενώ παράλληλα απαιτούν αρκετά μεγάλη διαχείριση από το χρήστη. Ένα σύστημα που σέβεται το χρόνο του χρήστη αλλά παράλληλα είναι και ενημερωμένο με βάση τις εξελίξεις αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο διεκπεραίωσης θεμάτων Ανθρώπινου Δυναμικού.

Επιπλέον, η δυνατότητα χρήσης εργαλείων αυτοεξυπηρέτησης των εργαζομένων μπορεί να βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρόνου για τη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού κυρίως σε θέματα καθημερινότητας ή και τυποποιημένες λειτουργίες που μπορούν να γίνουν πλέον αυτοματοποιημένα (π.χ. ενημέρωση και καταχώριση αδείας, αλλαγή προσωπικών στοιχείων κ.λπ.). Επιπλέον, η κάθε εφαρμογή Ανθρώπινου Δυναμικού θα πρέπει να επικεντρώνεται στην αξιοποίηση του ανθρώπινου κεφαλαίου μέσα από ένα ενοποιημένο περιβάλλον ελέγχου και παρακολούθησης των υποκατηγοριών διαχείρισης του προσωπικού, της ωρομέτρησης, της μισθοδοσίας και της κοστολόγησης.

Τέτοια συστήματα θα πρέπει να έχουν ανεπτυγμένο και εξελιγμένο σύστημα ασφάλειας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων αλλά παράλληλα να εξασφαλίζουν και την ακεραιότητα των στοιχείων και πληροφοριών που διατηρούν. Σε κάθε περίπτωση, η χρήση ενός προγράμματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού αποτελεί τη βάση για μια σωστή οργανωτική δομή και μια ορθή λειτουργία συντονισμού των ανθρώπων μέσα στην επιχειρηματική μονάδα, ενώ παράλληλα δίνει τη δυνατότητα για περαιτέρω εξέλιξη και προοπτικές εντός και εκτός του οργανισμού.

Viewpoint
Η τεχνολογία ως σύμμαχος του HR
Τίνα Παπαδοπούλου, HR Coordinator, Amanresorts

Η ραγδαία ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων έχει επηρεάσει παγκοσμίως όλους τους τομείς των επιχειρήσεων και πλέον αποτελούν απαραίτητο εργαλείο τόσο σε επίπεδο διαχείρισης καθημερινών εργασιών όσο και στη λήψη στρατηγικών αποφάσεων. Το HR από την πλευρά του, καλείται σήμερα να ανταποκριθεί άμεσα στο συνεχώς μεταβαλλόμενο εξωτερικό και εσωτερικό περιβάλλον των εταιρειών. Σ’ αυτή την αποστολή, τα συστήματα HRMS έχουν σπουδαίο ρόλο, καθώς συγκροτούν και παράγουν όλες τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες σε όλα τα επίπεδα διοίκησης και μετατρέπουν το ρόλο των τμημάτων Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού από «γραφειοκρατικό» σε έναν πιο καινοτόμο και στρατηγικό.

Τα συστήματα HRMS συμβάλλουν τόσο στην εξοικονόμηση χρόνου και κόστους, όσο και στη μείωση της γραφειοκρατείας, καθώς αποτυπώνουν πλήρως την εικόνα του εργαζομένου περιλαμβάνοντας στοιχεία για τη στελέχωση και επιλογή, για την απόδοση και την εκπαίδευση αλλά και οικονομικά στοιχεία. Τα εργαλεία αυτά ενθαρρύνουν την καλύτερη επικοινωνία και συνεργασία ενός οργανισμού ως σύνολο, διευκολύνουν την παροχή ποιοτικών πληροφοριών καθώς και τη λήψη έγκυρων αποφάσεων και ενισχύουν τη στρατηγική συμβολή του HR. Ωστόσο, παρά τα πολλαπλά άμεσα οφέλη που προκύπτουν μέσα από τη διαχείριση των ΗRMS συστημάτων, η διασφάλιση της επιτυχίας τους εξαρτάται κυρίως από τα ίδια στελέχη του HR που αναλαμβάνουν καθοριστικό ρόλο στην αποδοτική συνδιαλλαγή εταιρείας και εργαζομένου, ικανοποιώντας ταυτόχρονα τόσο τις ιδιαίτερες ανάγκες των εργαζομένων τους όσο και τους στόχους της εταιρείας.

Με αυτό τον τρόπο, ανταποκρινόμενοι στις προκλήσεις του τεχνολογικού εκσυγχρονισμού, τα στελέχη του HR πρέπει αφενός να κατανοούν τις ανάγκες και τους στόχους της εταιρείας και αφετέρου να έχουν τη δυνατότητα να αξιοποιήσουν τα καινοτόμα αυτά εργαλεια και πρακτικές με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, αξιολογώντας το βαθμό εφαρμογής τους και εξασφαλίζοντας την αποτελεσματική τους χρήση. Οι απαιτήσεις της σύγχρονης ανταγωνιστικής αγοράς καθώς και οι ραγδαίες τεχνολογικές εξελίξεις αναδιαμορφώνονται και προβλέπουν σημαντικές αλλαγές στα HRMS και το HR μέσα στα επόμενα χρόνια. Με τη δυναμική είσοδο της νέας γενιάς εργαζομένων, οι πρακτικές που εφαρμόζονται αναπόφευκτα αλλάζουν, καθορίζοντας τον τρόπο που οι εταιρείες προσελκύουν, προσλαμβάνουν, αναπτύσσουν και επικοινωνούν με μια γενιά εκπαιδευμένη και ανεπτυγμένη τεχνολογικά. Ως εκ τούτου, τα στελέχη του HR οφείλουν να είναι εφοδιασμένα με γνώσεις, να είναι πρόθυμα για μάθηση, να αποδέχονται τη διαφορετικότητα και να είναι συνεχώς ενήμερα σχετικά με τις εξελίξεις της αγοράς.

Viewpoint
Συστήματα HRMS: εργαλεία – συνεργάτες για τη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού
Γιάννα Σταυροπούλου, Στέλεχος Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού

Δεν νομίζω ότι υπάρχει επιχείρηση σήμερα που να μην έχει εγκαταστήσει κάποιο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης πληροφορίας που να αφορά στο ανθρώπινο δυναμικό ή τουλάχιστον να μην έχει σκεφτεί να εγκαταστήσει ένα. Ακόμα και στη δεύτερη περίπτωση, θα τολμήσω να μαντέψω, πως κάθε εταιρεία θα έχει πραγματοποιήσει τουλάχιστον μια συνάντηση με κάποια εταιρεία πληροφορικής που προσφέρει τέτοια είδους συστήματα. Στην Ελλάδα πάνε πλέον αρκετά χρόνια, τουλάχιστον δεκαπέντε, που οι εταιρείες ξεκίνησαν να αναζητούν και να εγκαθιστούν συστήματα HRMS. Στην αρχή, οι μεγάλες πολυεθνικές και στη συνέχεια και οι ελληνικές. Με τον ίδιο ρυθμό αυξάνονταν και τα συστήματα και τα προγράμματα καθώς και οι εταιρείες που τα προσέφεραν.

Τα συστήματα HRMS είναι ο συγκερασμός και το αποτέλεσμα της ανάγκης να χρησιμοποιήσει το HR την προηγμένη τεχνολογία πληροφοριακών προγραμμάτων και να δημιουργηθούν πλατφόρμες- εργαλεία για την καθημερινή, αλλά και την μακροπρόθεσμη διαχείριση της πληροφορίας στα θέματα ανθρώπινου δυναμικού κάθε εταιρείας. Παρά την ολοένα αυξανόμενη τάση για outsourcing της μισθοδοσίας σε εξειδικευμένους συνεργάτες, η προφανής και πρώτη ανάγκη ήταν και εξακολουθεί να είναι η διαχείριση της μισθοδοσίας εσωτερικά.

Οι σύγχρονες τάσεις, ωστόσο, έχουν καταστήσει τα συστήματα HRMS πολύτιμους συνεργάτες για την κάθε διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού σε θέματα HR statistics, metrics και analytics, time & attendance, benefits administration, εκπαίδευσης, προσλήψεων, αλλά και performance & talent management καθώς και succession planning. Τα πλεονεκτήματα από την εγκατάσταση και αξιοποίηση αυτών των συστημάτων για τα τμήματα HR έχουν να κάνουν με τη σωστή διαχείριση και επικοινωνία της πληροφορίας, εσωτερικά αλλά και με τα υπόλοιπα τμήματα και διευθύνσεις της εταιρείας. Επιπλέον, τα περισσότερα πληροφοριακά συστήματα μπορούν να συνδέουν την πληροφορία και με εξωτερικούς (κρατικούς κυρίως) φορείς για τα απαιτούμενα αρχεία, διευκολύνοντας έτσι κατά πολύ την εργασία για τους ανθρώπους σε μια διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού. Άλλη μια ουσιαστική συμβολή, είναι η ιστορικότητα των στοιχείων που είναι δυνατό να τηρούνται και να ανασύρονται ανά πάσα στιγμή.

Ωστόσο, για την επιτυχή εγκατάσταση, εφαρμογή και αξιοποίηση των προγραμμάτων HRMS καλό είναι να λαμβάνονται υπόψη οι παρακάτω παράμετροι – καθώς και πολλοί άλλοι που απορρέουν από τις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε εταιρείας:

  • Ένα σωστά δομημένο αρχείο καταγραφής και συντήρησης των ανθρώπων και το οργανογραμματικό αποτύπωμα της εκάστοτε εταιρείας είναι απαραίτητο για την εισαγωγή των δεδομένων. Εξίσου σημαντική, είναι η συστηματική συντήρηση των δεδομένων για την αποφυγή του φαινομένου garbage in – garbage out.
  • Προσεκτικός και λεπτομερής σχεδιασμός για την εγκατάσταση του προγράμματος, ώστε να μπορεί να καλύψει παρούσες αλλά και μελλοντικές ανάγκες του οργανισμού, και αυτό αφορά σε όλες τις πιθανές εφαρμογές τους που αναφέρονται και πιο πάνω (statistics, metrics & analytics, time & attendance, benefits administration, εκπαίδευση, προσλήψεις, performance & talent management, succession planning κ.ά.)
  • Η επιλογή των συνεργατών οφείλει να γίνεται πολύ προσεκτικά για –μεταξύ των άλλων- τους παρακάτω δύο λόγους: πρώτον, γιατί μια τέτοια συνεργασία προβλέπεται να είναι μακροχρόνια, καθώς η υποστήριξη θα διαρκέσει για πολύ περισσότερο καιρό από όσο ο σχεδιασμός και η εγκατάσταση. Δεύτερον, γιατί πρόκειται για μια συνεργασία που πρέπει και από τις δύο πλευρές να υπάρχει συνεννόηση, άρρηκτη επικοινωνία και κατανόηση ως προς τις επιχειρηματικές ανάγκες, τις προτεραιότητες και την ανάγκη για άμεση ανταπόκριση όταν και όσο αυτή χρειάζεται.
  • Ιδανικά, και ακολουθώντας την τάση που υπάρχει σε πολυεθνικές και σε εταιρείες του εξωτερικού, αλλά που φαίνεται να αναπτύσσεται και στην Ελλάδα, είναι η δημιουργία θέσης HR Systems/Software Administrator/Developer. Οι κάτοχοι των θέσεων αυτών μπορεί να έχουν εξίσου εμπειρία από το HR και το ΙΤ προκειμένου να διαχειρίζονται τις πλατφόρμες αυτές είτε στη φάση του σχεδιασμού και της εγκατάστασης είτε στη φάση της παρακολούθησης, συντήρησης, αναβάθμισης κ.λπ.
  • Τέλος, να επισημανθεί ότι η επιλογή και η εγκατάσταση πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, είναι έργα που αφορούν όλη την εταιρεία, θα πρέπει να σχεδιάζονται και να υλοποιούνται με τη συμμετοχή όλων των εμπλεκομένων μερών από μια εταιρεία, με σαφές project plan, time frame και ξεκάθαρα παραδοτέα.