Οι απολύσεις, όπως και οι προσλήψεις, είναι αναπόσπαστο κομμάτι της οργανωσιακής ζωής και του job description ενός στελέχους HR. Επειδή όμως είναι το πιο συναισθηματικά φορτισμένο κομμάτι, έχει σημασία να γίνεται όταν πραγματικά χρειάζεται, και με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, προς όφελος του ανθρώπου που αναγκάζεται να αποχωρήσει, της επιχείρησης αλλά και του ίδιου του στελέχους HR.

Οι διακυμάνσεις στο οικονομικό περιβάλλον, η μείωση του προσδόκιμου ζωής πολλών επιχειρήσεων και οι τροποποιήσεις στο ψυχολογικό συμβόλαιο μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου καθιστούν εξαιρετικά πιθανό για κάθε εργαζόμενο να βιώσει έστω και μια φορά στην καριέρα του τη δυσάρεστη εμπειρία της απόλυσης. Επιφορτισμένο με αυτό τον άχαρο ρόλο είναι το τμήμα Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού, που ιδίως τα τελευταία χρόνια της οικονομικής κρίσης κλήθηκε να διαχειριστεί σε μεγάλο βαθμό νομικά και επικοινωνιακά ζητήματα που προέκυψαν από τον αυξημένο αριθμό απολύσεων.

Είτε λόγω μαζικών περικοπών από εξαγορές και αναδιοργανώσεις είτε λόγω μειωμένης απόδοσης μεμονωμένων στελεχών, οι απολύσεις είναι αναπόσπαστο κομμάτι της οργανωσιακής ζωής και των καθηκόντων ενός στελέχους HR. Επειδή όμως είναι το πιο συναισθηματικά φορτισμένο κομμάτι, έχει σημασία να γίνεται μόνο όταν χρειάζεται, και με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο, προς όφελος του ανθρώπου που αναγκάζεται να αποχωρήσει, της επιχείρησης, αλλά και του ίδιου του στελέχους HR.

Το πρώτο σκέλος, το οποίο εκφράζει και το στρατηγικό ρόλο του HR, είναι να προχωρά η εταιρεία σε απολύσεις όταν είναι πραγματικά απαραίτητο. Όπως αναφέρεται στο πρόσφατο άρθρο του People Management «Dismissing people doesn’t have to be an emotional drain», το HR μπορεί μέσα από αποτελεσματικό workforce planning να αποτρέψει την επιχείρηση από ένα κύκλο απολύσεων που θα συνοδεύεται λίγους μήνες μετά από νέες προσλήψεις, επειδή συνειδητοποίησε ότι έχασε ζωτικές δεξιότητες για τη λειτουργία της. Ενδεικτικό παράδειγμα αποτελεί το Υπουργείο Εργασίας και Συντάξεων στην Αγγλία, το οποίο στις αρχές του 2015 ανακοίνωσε 3.000 νέες θέσεις εργασίας, λίγες μόνο εβδομάδες αφού είχε προχωρήσει σε εθελούσια έξοδο χιλιάδων υπαλλήλων, προκαλώντας αρνητικές αντιδράσεις από κοινωνία και σωματεία.

Σαν ενδιάμεση λύση για να μειώσουν το εργασιακό κόστος, χωρίς να τερματίσουν την εργασιακή σχέση με τα ταλέντα τους, κάποιες εταιρείες υιοθετούν πιο δημιουργικές προσεγγίσεις, όπως η Accenture στην Αγγλία που πρόσφερε σε κάποιους εργαζομένους της ως εναλλακτική λύση sabbatical με το 20% του μισθού τους. Άλλες εταιρείες που γνωρίζουν ότι αναγκαστικά θα πρέπει να περικόψουν ένα ολόκληρο τμήμα από την οργανωτική δομή, ξεκινούν τη διαδικασία συμβουλευτικής υποστήριξης πολλούς μήνες πριν, ενημερώνοντας τους εργαζομένους και συζητώντας μαζί τους ώστε να δουν αν θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν αλλού εντός της επιχείρησης ή τους προετοιμάζουν κατάλληλα ώστε να «πουλήσουν» έξυπνα τα προσόντα και την προϋπηρεσία τους στον επόμενο εργοδότη.

Υπάρχουν περιπτώσεις, ωστόσο, που η απόλυση αποτελεί μονόδρομο και το HR, σε συνεργασία με τον προϊστάμενο, θα πρέπει να δείξει την πόρτα εξόδου στον εργαζόμενο. Ο πλούτος της διεθνούς αρθογραφίας τα τελευταία χρόνια, με προτεινόμενα βήματα και τακτικές, υποδηλώνει όχι μόνο ότι έχει αυξηθεί η ανάγκη απολύσεων αλλά κι ότι η διαδικασία δεν γίνεται με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο για την επιχείρηση και τον εργαζόμενο.

Βασική αρχή στην οποία συμφωνούν όλες οι πηγές είναι η ειλικρίνεια και ο σεβασμός απέναντι στον άνθρωπο που πρέπει να αποχωρήσει. Όσο δυσάρεστη κι αν είναι η αλήθεια, τα ξεκάθαρα μηνύματα είναι προτιμότερα από τις ψεύτικες ελπίδες ή την ανούσια παράταση της διαδικασίας. Όπως αναφέρει ο Dick Grote, συγγραφέας του βιβλίου «How to be good at performance appraisals», η ευρεία αντίληψη στον επιχειρησιακό κόσμο ότι η απόλυση ισοδυναμεί με θανατική ποινή είναι λανθασμένη και επικίνδυνη, γιατί δημιουργεί ενοχές και παρατείνει την παραμονή ανθρώπων που ζημιώνουν με τη χαμηλή απόδοσή τους την ομάδα τους και την εταιρεία. «Οι μάνατζερ σπάνια μετανιώνουν επειδή βιάστηκαν να απολύσουν έναν υπάλληλο: μετανιώνουν κυρίως επειδή καθυστέρησαν να τον απολύσουν», εξηγεί. Η κατάλληλη παρομοίωση για την απόλυση είναι το διαζύγιο: όσο επώδυνο κι αν είναι όταν συμβαίνει, επιτρέπει στα δύο μέρη να διορθώσουν το λάθος τους και να προχωρήσουν σε ένα πιο ικανοποιητικό μέλλον.

Ενέργειες πριν την ανακοίνωση της απόλυσης
Σύμφωνα με όλες τις πηγές, πριν κληθεί ο εργαζόμενος για την επίμαχη συζήτηση παρουσία του HR και του μάνατζέρ του, χρειάζεται να έχουν προηγηθεί κάποιες βασικές ενέργειες.

Πρώτον, να διασφαλιστεί ότι η απόλυση είναι το τελευταίο βήμα σε μια προσεκτική, δίκαιη και διαφανή διαδικασία που ξεκίνησε αρκετά πριν αποφασιστεί η απόλυση. Με άλλα λόγια, αν οφείλεται σε μειωμένη απόδοση, θα πρέπει να υπάρχει τεκμηρίωση και να έχουν ληφθεί μέτρα από την επιχείρηση για την ενημέρωση και τη βελτίωση της απόδοσής του, ευκαιρίες στις οποίες δεν ανταποκρίθηκε επαρκώς: συζητήσεις πάνω στην αξιολόγησή του, πλάνα βελτίωσης και συγκεκριμένες δράσεις. Αν οφείλεται σε εξάλειψη του ρόλου του από το οργανόγραμμα, επίσης θα πρέπει να έχουν προηγηθεί σχετικές συζητήσεις, ανακοινώσεις και μια έγκαιρη προειδοποίηση. Το κλειδί είναι η απόλυση να μην αποτελεί στην πραγματικότητα έκπληξη για τον εργαζόμενο. Για να τσεκάρετε ότι πατάτε σε στέρεο έδαφος, αναλογιστείτε αν θα μπορούσατε να υπερασπιστείτε την απόφαση σε περίπτωση που ο εργαζόμενος κινούνταν νομικά εναντίον της επιχείρησης. Αν προκύπτουν γκρίζες ζώνες και υπάρχουν αρκετές πιθανότητες να κερδίσει την υπόθεση εάν προχωρήσει δικαστικά, τότε προτείνεται η υπαναχώρηση ή ο διακανονισμός στη συγκεκριμένη περίπτωση και η αποφυγή ανάλογων καταστάσεων στο μέλλον.


Δεύτερον, να προβλεφθεί η διάδοχη κατάσταση. Το HR θα πρέπει σε συνεργασία με τον μάνατζερ του εργαζομένου που θα αποχωρήσει να προγραμματίσει την κάλυψη των καθηκόντων του είτε από εσωτερικό υποψήφιο, είτε από την αγορά (η διαδικασία μπορεί να ξεκινήσει πριν την απόλυση), ή αν δεν υπάρχει έτοιμη διάδοχη κατάσταση, να συμφωνήσει για πόσο διάστημα μπορούν τα υφιστάμενα μέλη της ομάδας του να καλύψουν τα καθήκοντά του έως ότου βρεθεί κατάλληλος υποψήφιος.

Τρίτον, το HR θα πρέπει να συνεργαστεί με τoν μάνατζερ του απερχόμενου εργαζομένου, τόσο για να του παρέχει κατεύθυνση και υποστήριξη για τη δυσάρεστη συζήτηση που θα ακολουθήσει (γιατί το σωστό είναι να είναι παρών σε όλη τη διάρκεια της συζήτησης), όσο και επειδή ο μάνατζερ γνωρίζει τον υφιστάμενό του καλύτερα, οπότε μπορεί να προβλέψει πώς θα αντιδράσει και τι ερωτήσεις είναι πιθανότερο να θέσει. Ακόμη, θα πρέπει να προγραμματίσουν τον ενδεδειγμένο χρόνο για να λάβει χώρα η συζήτηση. Για παράδειγμα, κάποιες επιχειρήσεις προτιμούν το απόγευμα της Παρασκευής, ώστε να έχουν αποχωρήσει οι περισσότεροι εργαζόμενοι και το άτομο να έχει το σαββατοκύριακο μπροστά του για να διαχειριστεί τα συναισθήματά του, να ανακοινώσει τα δυσάρεστα νέα στην οικογένειά του κ.ά.

Στο δια ταύτα: ανακοίνωση της απόλυσης
Σε ό,τι αφορά τη διαδικασία της ανακοίνωσης της απόλυσης, όλα τα άρθρα συνηγορούν στη σημασία της ξεκάθαρης γλώσσας: είναι ένδειξη σεβασμού στον εργαζόμενο να του επικοινωνηθεί ότι δεν πρόκειται για διαπραγμάτευση, αλλά για ειλημμένη απόφαση. Η ισορροπία σίγουρα δεν είναι απλή, καθώς οι πολλές εισαγωγές και οι φιλοφρονήσεις μπερδεύουν τον παραλήπτη του μηνύματος, ενώ από την άλλη η πολύ μηχανιστική προσέγγιση μπορεί να θεωρηθεί απάνθρωπη και να περάσει το μήνυμα ότι για την κουλτούρα της εταιρείας όλοι είναι αναλώσιμοι (και στην εποχή των social media, καμία επιχείρηση δεν θέλει να γίνει viral μια τέτοια φημολογία). Βασικές συστάσεις από τους ειδικούς:

Μπείτε κατευθείαν στο θέμα. Χωρίς φλυαρίες, και κυρίως χωρίς «sandwich feedback» (καλό-κακό-καλό) που δημιουργεί σύγχυση, πείτε άμεσα και με απλά λόγια ποιος είναι ο σκοπός της συνάντησής σας. Πολύ συνοπτικά και ευθέως, σε μία-δύο προτάσεις, εξηγήστε τον λόγο απόλυσης (π.χ. «δεν επιτύχατε τους στόχους πωλήσεων»). Οι συγγραφείς προτείνουν να χρησιμοποιήσετε παρελθοντικό χρόνο («η συνεργασία μας έληξε»), ώστε να μην αφήσετε περιθώριο για συζήτηση πάνω σε δεύτερες ευκαιρίες. Μην ανοίξετε διάλογο για να δικαιολογήσετε την απόφαση ή να ασκήσετε κριτική («θα έπρεπε να το περιμένετε»). Επίσης, παρόλο που θέλετε να συμπάσχετε, είναι αδύνατον να μπείτε πραγματικά στη θέση του άλλου εκείνη τη στιγμή, οπότε αποφύγετε φράσεις όπως «καταλαβαίνω πώς αισθάνεστε».

Αφήστε τον να σας μιλήσει. Οι αντιδράσεις μετά την ανακοίνωση της απόλυσης ενός εργαζόμενου είναι συνήθως σοκ, άρνηση, θυμός ή λύπη. Αφήστε τον να εκφραστεί για να δείτε πως αισθάνεται και να προσαρμόσετε ανάλογα τη συμπεριφορά σας. Αποδεχτείτε, επίσης, το γεγονός ότι η απόλυση είναι μια τραυματική εμπειρία, οπότε με όση ευαισθησία κι αν λειτουργήσετε είναι πιθανό να εισπράξετε άδικες κατηγορίες ή έντονες αντιδράσεις. Μην βιάζεστε να ξεμπερδέψετε, αφήστε στον άνθρωπο το περιθώριο να συνειδητοποιήσει και να διαχειριστεί τα αρνητικά νέα, διαφορετικά θα αισθανθεί πως τον «ξεπετάτε».

Εξηγήστε τα επόμενα βήματα. Ενημερώστε τον και λύστε τις απορίες του για τα πρακτικά θέματα: το χρόνο αποχώρησης -αν δεν είναι άμεσος-, τον τρόπο παράδοσης των τρεχόντων έργων του, για αποζημιώσεις και παροχές, για τη μη ληφθείσα άδειά του, για τυχόν πρόγραμμα outplacement ή career coaching της επιχείρησης κ.ά., γενικά για όλα τα διαδικαστικά θέματα που αφορούν το κλείσιμο της συνεργασίας του με την επιχείρηση

.

Ολοκληρώστε τη συνάντηση με πολιτισμένο τρόπο, ευχαριστώντας τον πρώην συνάδελφο για την ως τώρα συμβολή του στην εταιρεία, δίνοντας τα χέρια κ.ά. Αν πραγματικά πιστεύετε ότι έχει ικανότητες που απλά δεν ταίριαζαν στην εταιρεία, προσφερθείτε να τον βοηθήσετε με συστάσεις.

Μετά την ανακοίνωση της απόλυσης Καθώς οι απολύσεις δημιουργούν αρνητικό κλίμα στο εργασιακό περιβάλλον και πιθανό turnover, βασικό μέλημα του HR, σε συνεργασία με τον υπεύθυνο μάνατζερ του ατόμου που απολύθηκε, είναι να επικοινωνήσει με τον καλύτερο τρόπο τα νέα στην ομάδα του. Ο μάνατζερ θα πρέπει να τους ενημερώσει για την αποχώρηση, την αιτία (πάντα εντός των ορίων της εμπιστευτικότητας), καθώς και να εξηγήσει τις συνέπειες για την ομάδα. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να κακολογήσει το απερχόμενο μέλος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα κατανοήσουν πλήρως την απόφαση ή μπορεί κατά βάθος και να ανακουφιστούν αν χρειαζόταν να καλύπτουν τη μειωμένη απόδοση κάποιου άλλου. Αν πρόκειται για μεμονωμένη απόλυση, είναι καλό να τονιστεί ότι δεν γίνονται περικοπές, ώστε να προληφθεί σχετική διαδρομολογία. Η έμφαση θα πρέπει να είναι στο παρόν και το μέλλον. Ο μάνατζερ θα πρέπει να παρουσιάσει τα επόμενα βήματα, πώς θα κινηθεί η ομάδα βραχυπρόθεσμα για να καλύψει τον πρόσθετο φόρτο εργασίας και μπορεί σε επόμενο χρόνο να δηλώσει ανοιχτός σε ιδέες και προτάσεις από τα μέλη της ομάδας για το πως θα το επιτύχουν καλύτερα. Όσο επίπονη κι αν είναι, όταν μια απόλυση είναι δικαιολογημένη και γίνεται με επαγγελματικό και σωστό τρόπο, δεν έχει ιδιαίτερα αρνητικό αντίκτυπο στο ανθρώπινο δυναμικό. Αντίθετα, το να παραμένουν άτομα που αποδεδειγμένα δεν προσφέρουν, περνά ένα εξαιρετικά αποθαρρυντικό μήνυμα στους ταλαντούχους και αποδοτικούς εργαζομένους που η επιχείρηση θέλει να κρατήσει.

Πηγές:
1. “A Step-by-Step Guide to Firing Someone”, Dick Grote, HBR digital, 17 Φεβρουαρίου 2016
2. “The Right Way to Fire Someone”, Rebecca Knight, HBR digital, 2 Φεβρουαρίου 2016
3. “How to Fire Someone Without Destroying Them”, Anese Cavanaugh, HBR digital, 28 Ιανουαρίου 2016
4. “Dismissing people doesn’t have to be an emotional drain”, Jo Faragher, People Management, 23 Σεπτεμβρίου 2015
5. “Firing Someone the Right Way”, Ron Ashkenas, HBR digital, 20 Μαρτίου 2012