HR PROFESSIONAL - Payroll Outsourcing: Έγκυρα και Έγκαιρα

Τρίτη, 12 Δεκεμβρίου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Compensation & Benefits

Payroll Outsourcing: Έγκυρα και Έγκαιρα

9 Νοεμβρίου 2012 | 09:28 Γράφει η Αντωνία  Κατσουλιέρη Topics: Payroll Systems

Η ανάγκη των επιχειρήσεων για ουσιαστικότερη ενασχόληση με την κύρια παραγωγική τους αποστολή, οδηγεί στην ανάθεση σε εξειδικευμένους συμβούλους των υποστηρικτικών αλλά ταυτόχρονα απαραίτητων λειτουργιών τους. Η μισθοδοσία των εργαζομένων δεν θα μπορούσε να μην συμπεριλαμβάνεται στην ομάδα αυτή με μία ιδιαίτερα βαρύνουσα σημασία. Το payroll outsourcing αποτελεί μία πρακτική εξασφάλισης των ορθών διαδικασιών που το χαρακτηρίζουν αλλά ταυτόχρονα και αποκόμιση προστιθέμενης αξίας σε πολλά επίπεδα.

Ο επιχειρηματικός κόσμος χαρακτηρίζεται πλέον από έναν αγώνα βιωσιμότητας των αποτελεσμάτων που παρουσιάζει ενώ καλείται να προσαρμόζεται στις συνεχόμενες αλλαγές όχι μόνο του εξωτερικού αλλά και του εσωτερικού περιβάλλοντος. Η ανάγκη για ολοένα και αυξανόμενη ενασχόληση με το core business ώστε να επιτευχθούν πιο ικανοποιητικά αποτελέσματα έχει θέσει καινούργιες βάσεις στον τρόπο που πραγματοποιούνται οι υποστηρικτικές λειτουργίες. Όλο και πιο συχνά η αναζήτηση εξωτερικών αλλά ταυτόχρονα εξειδικευμένων συνεργατών είναι δεδομένη και αναγκαία ως ένα βαθμό. Σύμφωνα με τον Θάνο Σοφιό, Deputy Director Retail Banking, Marfin Egnatia Bank

«Σε περιόδους οικονομικής κρίσης είναι αναγκαίος ο μετασχηματισμός του σταθερού κόστους λειτουργίας μιας επιχείρησης σε μεταβλητό με τη χρήση εξωτερικών συνεργατών» ενώ ο Ζώης Σωτηρόπουλος, Partner, PWC Ελλάδας εξηγεί «Σε περιόδους οικονομικής κρίσης το ενδιαφέρον μετατοπίζεται στον περιορισμό του κόστους. Μια σωστή επιλογή payroll outsourcing θα πρέπει να συνδυάζει σταθερά και αδιαπραγμάτευτα επίπεδα ποιότητας με το χαμηλότερο δυνατό κόστος μέσω της εφαρμογής σύγχρονων τεχνολογικών λύσεων από άρτια εκπαιδευμένο προσωπικό». Από την άλλη, ο ανθρώπινος παράγοντας παραμένει το μοναδικό στοιχείο της παραγωγικής διαδικασίας το οποίο μπορεί να αποτελέσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για τους οργανισμούς καθώς είναι ένας συντελεστής που συχνά δεν υπόκεινται σε φθίνουσες οικονομίες κλίμακας.

Ο κύριος συνδετικός κρίκος τώρα, του ανθρώπινου δυναμικού και της εκάστοτε εταιρείας είναι ο μισθός που ορίζεται και γίνεται αποδεκτός και από τις δύο πλευρές ώστε να δημιουργηθεί και να υπογραφεί η σύμβαση εργασίας. Η διαδικασία της μισθοδοσίας λοιπόν είναι ουσιαστική και οφείλει να πραγματοποιείται με τις σωστές και απαραίτητες ασφαλιστικές δικλείδες ώστε και οι δύο πλευρές να παραμένουν ικανοποιημένες. Η ανάληψη λοιπόν της συγκεκριμένης διαδικασίας από εξωτερικούς συνεργάτες δεν μπορεί παρά να αποφέρει οφέλη αλλά και να διασφαλίσει την ορθή πραγματοποίηση των διαδικασιών.

«Ο καταιγισμός των νομοθετικών αλλαγών καθιστά επιτακτική την ανάγκη υποστήριξης των στελεχών της Διεύθυνσης Ανθρώπινων Πόρων από εξειδικευμένους εκκαθαριστές μισθοδοσίας, οι οποίοι θα διαλευκάνουν ερωτήματα και θα προτείνουν λύσεις σε ζητήματα που ανακύπτουν» σύμφωνα με τον Γιώργο Κατινιώτη, Εμπορικό Διευθυντή, Eurobank Business Services. Έτσι, το payroll outsourcing μπορεί να λειτουργήσει ως πανάκεια για τα τυχόν προβλήματα που είναι πιθανόν να προκύψουν θέτοντας σε κίνδυνο την ισορροπία που υπάρχει μεταξύ των δύο συμβαλλόμενων πλευρών και κατά συνέπεια τα εταιρικά αποτελέσματα αλλά και τη νομιμότητα των εταιρειών. «Οι εταιρείες στις μέρες μας στοχεύουν στη μείωση των λειτουργικών τους εξόδων, στην καλύτερη κατανομή των εξόδων τους στα κέντρα κόστους και στη βέλτιστη αξιοποίηση του χρόνου των in house εργαζομένων τους.

Το payroll outsourcing τους προσφέρει όλα τα παραπάνω» όπως διευκρινίζει ο Κωνσταντίνος Μυλωνάς, Γενικός Διευθυντής, Adecco Ελλάδας. Ενώ, η Άννα Γιάκα Διευθύντρια Τμήματος Λογιστών & Υπεύθυνη Τμήματος Μισθοδοσίας, KPMG εξηγεί «Η εμπειρία μας δείχνει ότι λόγω της οικονομικής κρίσης όλο και περισσότεροι στρέφονται στο payroll outsourcing προσβλέποντας στη μείωση του κόστους αλλά και στην αδυναμία τους να παρακολουθήσουν τις καθημερινές αλλαγές στη νομοθεσία».

Μισθοδοσία εξ’ορισμού
Ως μισθός ορίζεται η κάθε παροχή του εργοδότη, οποιασδήποτε μορφής ή ονομασίας ή ειδικότερης αιτίας, που χορηγείται ως αντάλλαγμα για την εργασία που καταβάλλει ο μισθωτός. Αποτελεί δηλαδή κάθε αμοιβή σε χρήματα ή σε είδος η οποία καταβάλλεται τακτικά και μόνιμα είτε βάσει της εργασιακής σχέσης ή της συλλογικής σύμβασης ή του νόμου, είτε βάσει της κρατούσας συνήθειας όταν δεν υπάρχει κάποια ειδική συμφωνία.

Ως τακτικές αποδοχές θεωρούνται ο βασικός μισθός ή το ημερομίσθιο που έχει οριστεί εξ αρχής, τα επιδόματα αλλά και κάθε άλλη χρηματική παροχή ή παροχή σε είδος που προσφέρει ο εργοδότης σε σταθερή και μόνιμη βάση. Μέσα από τον παραπάνω ορισμό του μισθού μπορεί να κατανοήσει κανείς μερικές από τις παραμέτρους που εισάγονται στο προσκήνιο για την ορθή απόδοσή του από την πλευρά των οργανισμών. Επιπρόσθετα, το εργασιακό περιβάλλον αλλάζει άρδην. Σχεδόν σε καθημερινή βάση ορίζονται νέες διατάξεις και κανονισμοί που αφορούν στα πολυσυζητημένα εργασιακά θέματα.

Η μείωση του κατώτατου μισθού, οι αλλαγές που δρομολογούνται στην εθνική συλλογική σύμβαση εργασίας αλλά και οι αλλαγές σε επίπεδο νομοθεσίας σε θέματα που άπτονται της αμοιβής και της αφάλισης των μισθωτών, διαμορφώνουν μια ανάγκη για συνεχή ενημέρωση και επαναπροσδιορισμό της μισθοδοσίας σε εταιρικό επίπεδο. Από την άλλη οι συνεχόμενες αναδιατάξεις και αναδιαρθρώσεις των εταιρειών, όπως και το συχνό turnover που παρατηρείται στο εργασιακό περιβάλλον των περισσότερων οργανισμών αποτελούν έναν επιπρόσθετο «βραχνά» για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και όχι μόνο, στερώντας όμως σημαντικούς πόρους από την ενασχόλησή του με πιο βασικές λειτουργίες όπως είναι τα στρατηγικά θέματα των επιχειρήσεων.

Συνοψίζοντας λοιπόν, με τις τόσες συνεχόμενες αλλαγές που παρατηρούνται και τις ανάγκες διάθεσης επιπρόσθετων πόρων να έχουν καταστήσει την ανάγκη για ανάληψη της μισθοδοσίας από εξωτερικούς συνεργάτες ως επιτακτική, αποφορτίζοντας με αυτόν τον τρόπο την εταιρεία από τη διαχείριση ενός τεράστιου όγκου εργασίας και ευθύνης που περιβάλλουν τη διαδικασία αυτή. Το payroll outsourcing αποτελεί μία λύση όχι «ανάγκης» αλλά απαραίτητη για την ίδια την εταιρεία ενώ σύμφωνα με την Ειρήνη Μανιατοπούλου, Υπεύθυνη Payroll Department, ASnetwork «Μειωμένο κόστος, κέρδος τεχνογνωσίας (σε ασφαλιστικά, εργατικά, φορολογικά θέματα), εξασφάλιση εμπιστευτικότητας, αποδέσμευση του προσωπικό» είναι τα κύρια όφελη που αποκομίζουν οι εταιρείες.

Ο επιχειρηματικός κόσμος χαρακτηρίζεται πλέον από έναν αγώνα βιωσιμότητας των αποτελεσμάτων που παρουσιάζει ενώ καλείται να προσαρμόζεται στις συνεχόμενες αλλαγές όχι μόνο του εξωτερικού αλλά και του εσωτερικού περιβάλλοντος. Η ανάγκη για ολοένα και αυξανόμενη ενασχόληση με το core business ώστε να επιτευχθούν πιο ικανοποιητικά αποτελέσματα έχει θέσει καινούργιες βάσεις στον τρόπο που πραγματοποιούνται οι υποστηρικτικές λειτουργίες. Όλο και πιο συχνά η αναζήτηση εξωτερικών αλλά ταυτόχρονα εξειδικευμένων συνεργατών είναι δεδομένη και αναγκαία ως ένα βαθμό. Σύμφωνα με τον Θάνο Σοφιό, Deputy Director Retail Banking, Marfin Egnatia Bank

«Σε περιόδους οικονομικής κρίσης είναι αναγκαίος ο μετασχηματισμός του σταθερού κόστους λειτουργίας μιας επιχείρησης σε μεταβλητό με τη χρήση εξωτερικών συνεργατών» ενώ ο Ζώης Σωτηρόπουλος, Partner, PWC Ελλάδας εξηγεί «Σε περιόδους οικονομικής κρίσης το ενδιαφέρον μετατοπίζεται στον περιορισμό του κόστους. Μια σωστή επιλογή payroll outsourcing θα πρέπει να συνδυάζει σταθερά και αδιαπραγμάτευτα επίπεδα ποιότητας με το χαμηλότερο δυνατό κόστος μέσω της εφαρμογής σύγχρονων τεχνολογικών λύσεων από άρτια εκπαιδευμένο προσωπικό». Από την άλλη, ο ανθρώπινος παράγοντας παραμένει το μοναδικό στοιχείο της παραγωγικής διαδικασίας το οποίο μπορεί να αποτελέσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για τους οργανισμούς καθώς είναι ένας συντελεστής που συχνά δεν υπόκεινται σε φθίνουσες οικονομίες κλίμακας.

Ο κύριος συνδετικός κρίκος τώρα, του ανθρώπινου δυναμικού και της εκάστοτε εταιρείας είναι ο μισθός που ορίζεται και γίνεται αποδεκτός και από τις δύο πλευρές ώστε να δημιουργηθεί και να υπογραφεί η σύμβαση εργασίας. Η διαδικασία της μισθοδοσίας λοιπόν είναι ουσιαστική και οφείλει να πραγματοποιείται με τις σωστές και απαραίτητες ασφαλιστικές δικλείδες ώστε και οι δύο πλευρές να παραμένουν ικανοποιημένες. Η ανάληψη λοιπόν της συγκεκριμένης διαδικασίας από εξωτερικούς συνεργάτες δεν μπορεί παρά να αποφέρει οφέλη αλλά και να διασφαλίσει την ορθή πραγματοποίηση των διαδικασιών.

«Ο καταιγισμός των νομοθετικών αλλαγών καθιστά επιτακτική την ανάγκη υποστήριξης των στελεχών της Διεύθυνσης Ανθρώπινων Πόρων από εξειδικευμένους εκκαθαριστές μισθοδοσίας, οι οποίοι θα διαλευκάνουν ερωτήματα και θα προτείνουν λύσεις σε ζητήματα που ανακύπτουν» σύμφωνα με τον Γιώργο Κατινιώτη, Εμπορικό Διευθυντή, Eurobank Business Services. Έτσι, το payroll outsourcing μπορεί να λειτουργήσει ως πανάκεια για τα τυχόν προβλήματα που είναι πιθανόν να προκύψουν θέτοντας σε κίνδυνο την ισορροπία που υπάρχει μεταξύ των δύο συμβαλλόμενων πλευρών και κατά συνέπεια τα εταιρικά αποτελέσματα αλλά και τη νομιμότητα των εταιρειών. «Οι εταιρείες στις μέρες μας στοχεύουν στη μείωση των λειτουργικών τους εξόδων, στην καλύτερη κατανομή των εξόδων τους στα κέντρα κόστους και στη βέλτιστη αξιοποίηση του χρόνου των in house εργαζομένων τους.

Το payroll outsourcing τους προσφέρει όλα τα παραπάνω» όπως διευκρινίζει ο Κωνσταντίνος Μυλωνάς, Γενικός Διευθυντής, Adecco Ελλάδας. Ενώ, η Άννα Γιάκα Διευθύντρια Τμήματος Λογιστών & Υπεύθυνη Τμήματος Μισθοδοσίας, KPMG εξηγεί «Η εμπειρία μας δείχνει ότι λόγω της οικονομικής κρίσης όλο και περισσότεροι στρέφονται στο payroll outsourcing προσβλέποντας στη μείωση του κόστους αλλά και στην αδυναμία τους να παρακολουθήσουν τις καθημερινές αλλαγές στη νομοθεσία».

Μισθοδοσία εξ’ορισμού
Ως μισθός ορίζεται η κάθε παροχή του εργοδότη, οποιασδήποτε μορφής ή ονομασίας ή ειδικότερης αιτίας, που χορηγείται ως αντάλλαγμα για την εργασία που καταβάλλει ο μισθωτός. Αποτελεί δηλαδή κάθε αμοιβή σε χρήματα ή σε είδος η οποία καταβάλλεται τακτικά και μόνιμα είτε βάσει της εργασιακής σχέσης ή της συλλογικής σύμβασης ή του νόμου, είτε βάσει της κρατούσας συνήθειας όταν δεν υπάρχει κάποια ειδική συμφωνία.

Ως τακτικές αποδοχές θεωρούνται ο βασικός μισθός ή το ημερομίσθιο που έχει οριστεί εξ αρχής, τα επιδόματα αλλά και κάθε άλλη χρηματική παροχή ή παροχή σε είδος που προσφέρει ο εργοδότης σε σταθερή και μόνιμη βάση. Μέσα από τον παραπάνω ορισμό του μισθού μπορεί να κατανοήσει κανείς μερικές από τις παραμέτρους που εισάγονται στο προσκήνιο για την ορθή απόδοσή του από την πλευρά των οργανισμών. Επιπρόσθετα, το εργασιακό περιβάλλον αλλάζει άρδην. Σχεδόν σε καθημερινή βάση ορίζονται νέες διατάξεις και κανονισμοί που αφορούν στα πολυσυζητημένα εργασιακά θέματα.

Η μείωση του κατώτατου μισθού, οι αλλαγές που δρομολογούνται στην εθνική συλλογική σύμβαση εργασίας αλλά και οι αλλαγές σε επίπεδο νομοθεσίας σε θέματα που άπτονται της αμοιβής και της αφάλισης των μισθωτών, διαμορφώνουν μια ανάγκη για συνεχή ενημέρωση και επαναπροσδιορισμό της μισθοδοσίας σε εταιρικό επίπεδο. Από την άλλη οι συνεχόμενες αναδιατάξεις και αναδιαρθρώσεις των εταιρειών, όπως και το συχνό turnover που παρατηρείται στο εργασιακό περιβάλλον των περισσότερων οργανισμών αποτελούν έναν επιπρόσθετο «βραχνά» για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και όχι μόνο, στερώντας όμως σημαντικούς πόρους από την ενασχόλησή του με πιο βασικές λειτουργίες όπως είναι τα στρατηγικά θέματα των επιχειρήσεων.

Συνοψίζοντας λοιπόν, με τις τόσες συνεχόμενες αλλαγές που παρατηρούνται και τις ανάγκες διάθεσης επιπρόσθετων πόρων να έχουν καταστήσει την ανάγκη για ανάληψη της μισθοδοσίας από εξωτερικούς συνεργάτες ως επιτακτική, αποφορτίζοντας με αυτόν τον τρόπο την εταιρεία από τη διαχείριση ενός τεράστιου όγκου εργασίας και ευθύνης που περιβάλλουν τη διαδικασία αυτή. Το payroll outsourcing αποτελεί μία λύση όχι «ανάγκης» αλλά απαραίτητη για την ίδια την εταιρεία ενώ σύμφωνα με την Ειρήνη Μανιατοπούλου, Υπεύθυνη Payroll Department, ASnetwork «Μειωμένο κόστος, κέρδος τεχνογνωσίας (σε ασφαλιστικά, εργατικά, φορολογικά θέματα), εξασφάλιση εμπιστευτικότητας, αποδέσμευση του προσωπικό» είναι τα κύρια όφελη που αποκομίζουν οι εταιρείες.


Σκιαγραφώντας το μέλλον
Το κόστος εργασίας και οι αποδοχές των μισθωτών μεταβάλλουν συνεχώς τη δομή τους και εξελίσσονται συστηματικά προς κάθε κατεύθυνση. Ωστόσο, αποτελούν τα βασικά χαρακτηριστικά που διαμορφώνουν την αγορά εργασίας και την πολυπόθητη ισορροπία της, ενώ πιο συγκεκριμένα την προσφορά εργασίας την εκφράζουν τα επαγγελματικώς ενεργά άτομα και τη ζήτηση ο ίδιος ο επιχειρηματικός κόσμος.

Στο σημείο που συναντώνται οι καμπύλες-συναρτήσεις που δημιουργούνται από τις συγκεκριμένες δυνάμεις και παραμέτρους είναι το σημείο εκείνο στο οποίο επέρχεται συμφωνία και από τις δύο πλευρές για την εργασία που θα προσφερθεί από τα στελέχη και την αντίστοιχη αμοιβή τους από την πλευρά των εταιρειών. Οι συντελεστές τώρα που ασκούν πιέσεις σύγκλισης αλλά και απόκλισης από το συγκεκριμένο σημείο είναι σχετικές κυρίως με τις αλλαγές στα εργασιακά θέματα αλλά και με την ανεργία και όπως αυτή εξελίσσεται σε κοινωνική μάστιγα πλέον.

Αξίζει να αναφερθεί ότι για τον Σεπτέμβριο σύμφωνα με τα επίσημα στοιχεία της ΕΛΣΤΑΤ η ανεργία ανήλθε στο απαγορευτικό 25,1%, ενώ στην ηλικία 15 έως 24 ετών αγγίζει το 54,2%. Η διαχείριση των θεμάτων που ανακύπτουν από τις αλλαγές αυτές δημιουργούν την τάση ανάθεσης σε εξειδικευμένους συνεργάτες της συγκεκριμένης εταιρικής λειτουργίας. Σύμφωνα με έρευνα που διεξήγαγε η APQC, 8 στις 10 επιχειρήσεις σκοπεύει να προχωρήσει σε αλλαγές εντός του εργασιακού τους περιβάλλοντος. Μία από αυτές τις αλλαγές αφορά τη διαχείριση της μισθοδοσίας και την ανάθεσή της σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Οι αλλαγές αυτές θα πραγματοποιηθούν για δύο σημαντικούς λόγους:
- Ανάγκη αποτελεσματικότητας. «Κάντε περισσότερα με λιγότερα» είναι η πρακτική που εφαρμόζεται κατά μήκος του επιχειρηματικού κόσμου μεσούσης της οικονομικής κρίσης, που πλήττει όλες τις πτυχές των οικονομικών μεγεθών και των αποτελεσμάτων που είναι απαραίτητα για την ανάπτυξη ή διατήρηση των επιχειρήσεων αλλά και των κρατών σε τροχιά ανάπτυξης.
- Πρόβλεψη και σχεδιασμός σε μακροπρόθεσμες βάσεις. Λόγω του άκρως ανταγωνιστικού κλίματος που έχει δημιουργηθεί οι φορείς λήψεις αποφάσεων οφείλουν να αναλύσουν και να ανακατανείμουν σε μακροπρόθεσμο ορίζοντα τους διαθέσιμους πόρους που σαφώς και έχουν περιοριστεί στους καιρούς που διανύουμε. Η ανακατανομή ή η ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες φαντάζουν ως βέλτιστες λύσεις στο τοπίο που έχει δημιουργηθεί.

Λαμβάνοντας λοιπόν υπόψιν όλα τα παραπάνω κατανοεί κανείς την ιδιαίτερη βαρύτητα που πρέπει να δοθεί στη συνεργασία με εξειδικευμένους συνεργάτες, είτε εξωτερικούς είτε in-house, ώστε να πραγματοποιηθούν οι απαιτούμενες εταιρικές λειτουργίες έχοντας στο μυαλό, τους μειωμένους πόρους και budget που διαθέτουν τα τμήματα αλλά και την ανάγκη αλλαγής στη στάση και αντιμετώπιση των λειτουργιών.

Ενδείξεις και αποδείξεις
Πολλοί οργανισμοί πλέον αντιμετωπίζουν τις ίδιες προκλήσεις και επικεντρώνουν σε παρόμοια στοιχεία όσον αφορά τη διαχείριση μισθοδοσίας κατά τη διάρκεια σχεδιασμού και υλοποίησης της στρατηγικής τους σε αυτόν τον κλάδο, ανεξάρτητα από το μέγεθός τους. Σύμφωνα με την έρευνα της Deloitte «2011 Payroll Operations», η πλειοψηφία των επιχειρήσεων αναζητούν τρόπους να μετατρέψουν το payroll σε μία περισσότερο αποδοτική και αποτελεσματική λειτουργία μειώνοντας ωστόσο ταυτόχρονα τους κινδύνους που ενέχει μία από τις πιο απαιτητικές λειτουργίες τους.

Σε ποσοστό 79% οι εταιρείες αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες έστω ένα τμήμα της διαδικασίας της μισθοδοσίας που πραγματοποιούν, ενώ σε ποσοστό 42% δίνεται αναφορά στο Οικονομικό τμήμα της εταιρείας για ενέργειες σχετικές με αυτήν τη λειτουργία και 40% στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, αναδεικνύοντας τη συμβολή του δεύτερου ως απαραίτητη και ιδιαιτέρως σημαντική στη διαδικασία. Τέλος, για το 36% των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα δήλωσαν πως η τήρηση χρονοδιαγραμμάτων, η ολοκλήρωση και η μισθοδοτική ακρίβεια αποτελούν τις κύριες προκλήσεις για τη συγκεκριμένη λειτουργία ακόμη και αν έχει ανατεθεί σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη. Αντιλαμβάνεται λοιπόν κανείς τα τμήματα των επιχειρήσεων που εμπλέκονται στην όλη διαδικασία, το κόστος σε χρόνο και ανθρώπινους πόρους που παρατηρείται και η ανάγκη για τήρηση διαγραμμάτων χρόνου και κόστους.

Σημεία προσοχής
Η διαδικασία της μισθοδοσίας μπορεί πολλές φορές να φαντάζει δαιδαλώδης, καθώς οι παράμετροι που την ορίζουν μεταβάλλονται συνεχώς ενώ είναι αρκετές και αυτές που πρέπει να ληφθούν σοβαρά υπόψιν. Ωστόσο, τα άτομα που φέρουν ευθύνη για την ορθή και έγκυρη διεκπεραίωσή της οφείλουν να εξετάσουν δύο περιπτώσεις, τον εσωτερικό ή τον εξωτερικό συνεργάτη που θα επιλέξουν. Σε πρώτη φάση η αξιολόγηση του κόστους και των δύο περιπτώσεων είναι ένα αρχικό στοιχείο που μπορούν με σχετική ευκολία να προσδιορίσουν και να εξετάσουν, ώστε να θέσουν τις βάσεις για την επιμέρους κοστολόγηση και επιλογή εν κατακλείδι. Ο φόρτος και ο όγκος εργασίας που απαιτείται για τη συγκεκριμένη λειτουργία θα πρέπει να αποτελεί ένα γνωστό στοιχείο για την ίδια την εταιρεία πριν τη λήψη αποφάσεων.

Όλες οι διαδικασίες που ακολουθούνται και οι απαραίτητες ενέργειες για την πραγματοποίηση της μισθοδοσίας πρέπει να είναι γνωστά στις ίδιες. Πιο συγκεκριμένα, στην περίπτωση του εσωτερικού συνεργάτη θα πρέπει να εξετασθούν και να ορισθούν προσεγγιστικά έστω, οι ώρες εργασίας που απαιτούνται για το payroll και το ποσό που θα επιβαρυνθεί η εταιρεία για αυτή της την επιλογή. Είναι ευρέως γνωστό ότι η διαδικασία του payroll μίας εταιρείας πολλές φορές μπορεί να συρρικνωθεί σε ελάχιστες μέρες εργασίας το μήνα, ειδικά όσον αφορά μικρές ή μεσαίες επιχειρήσεις χωρίς αυτό να αποτελεί τον χρυσό κανόνα.

Ένα επιπρόσθετο στοιχείο που μπαίνει στο μικροσκόπιο είναι η συνεχής εκπαίδευση των εσωτερικών συνεργατών που απαιτείται αναφορικά με τα διάφορα software, τις αλλαγές και την εξέλιξη που πραγματοποιείται στον τομέα αυτό. Αναφορικά τώρα με τον εξωτερικό συνεργάτη τα πράγματα απλοποιούνται ελαφρώς. Τα έξοδα λήψης των υπηρεσιών σε αυτήν την κατηγορία outsourcing είναι το πρώτο στοιχείο που εξετάζεται, ενώ και οι πρόσθετες υπηρεσίες που προσφέρονται από τους παρόχους είναι άλλο ένα σημείο που χρήζει ιδιαίτερης σημασίας και βαρύτητας.

Όπως αναφέρει ο Κ. Μυλωνάς σχετικά με τις προσφερόμενες υπηρεσίες «Η εταιρεία που αναλαμβάνει τη διαχείριση της μισθοδοσίας πελάτη της, εκτός από την τελική έκδοση της μισθοδοσίας, διεκπεραιώνει την επικοινωνία με τους εμπλεκόμενους αρμόδιους φορείς (ΙΚΑ, Επιθεώρηση Εργασίας, ΟΑΕΔ) και παρέχει διοικητική υποστήριξη στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας-πελάτη. Διαθέτει απαραιτήτως λογισμικό έκδοσης μισθοδοσίας, που μάλιστα έχει την ευελιξία να παραμετροποιείται αναλόγως των κριτηρίων που θέτει ο κάθε πελάτης». Λαμβάνοντας λοιπόν υπόψιν τα βασικά αυτά χαρακτηριστικά και για τα δύο ενδεχόμενα οι ιθύνοντες για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με αυτήν την επιλογή είναι σε θέση να προχωρήσουν πιο ουσιαστικά προς την ορθότερη κατεύθυνση αλλά και επιλογή για την εταιρεία τους.


In-house payroll
Η διαδικασία της μισθοδοσίας εκτός από το χρηματικό κόστος και τις εργατοώρες που απαιτεί για την πραγματοποίησή της ενέχει και άλλους κινδύνους. Αποτελεί μία διαδικασία η οποία μπορεί να θέσει σε κίνδυνο ακόμη και τη φήμη της εταιρείας, όπως και το ψυχολογικό συμβόλαιο που υπάρχει ανάμεσα στην ίδια και τους εργαζόμενούς της. Το γεγονός ότι αφορά άμεσα το ανθρώπινο δυναμικό του οργανισμού τυχόν λάθη ή παραλήψεις μπορεί να κοστίσουν στον ίδιο, και εκτός από τη δικαιολογημένη ή μη, δυσαρέσκεια των ίδιων των εργαζομένων να πληγεί και η υπόληψη του σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Αναφερόμενοι στην ανάληψη της διαδικασίας από κάποιον εσωτερικό συνεργάτη, σύμφωνα με έρευνα της AccountancyAge (Σχεδ.1) υπάρχει ένας εύλογος αριθμός κινδύνων που διατρέχουν, κυρίως λειτουργικοί. Ο μεγαλύτερος αυτών είναι η αποτυχία πραγματοποίησης της μισθοδοσίας εντός χρονοδιαγράμματος, όπου το 31% των ερωτηθέντων το κατατάσσουν στην πρώτη θέση. Στη δεύτερη θέση ακολουθεί η ανάγκη συνεχούς πληροφόρησης για την αντίστοιχη νομοθεσία όπως και αλλαγές στα εργασιακά θέματα. Σε ποσοστό 30,6% το δείγμα των ερωτηθέντων κατέταξε τον τομέα αυτόν ως έναν από τους πλέον σηνηθισμένους για παρουσίαση λαθών και παραλήψεων, με το αντίστοιχο κόστος για την εταιρεία κάθε φορά.

Ακόλουθοι φόβοι από την εσωτερική διαχείριση της μισθοδοσίας είναι σχετικοί με την ασφάλεια των δεδομένων των εργαζομένων σε ποσοστό 8,7% του δείγματος, η διατήρηση της κατάλληλης γνώσης από τα στελέχη του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού για το 15%, η διαδικασία κλεισίματος του οικονομικού έτους στο τέλος του χρόνου σε ποσοστό 4% και οι τυχόν αρνητικές επιπτώσεις κατά τη διαδικασία ανάκαμψης με 10,7%. Από τα αποτελέσματα αυτά αντιλαμβάνεται κανείς τις μεγαλύτερες ανησυχίες που σχετίζονται με το payroll μιας επιχείρησης σε περίπτωση in-house εφαρμογής.

Από την ίδια έρευνα προέκυψαν και τα σημεία ολόκληρης της διαδικασίας τα οποία θεωρούνται τα πλέον δαπανηρά για έναν οργανισμό (Σχεδ.2). Με διαφορά, πρώτα στην κατάταξη συναντώνται τα έξοδα προσωπικού, όπου το 35% θεωρεί πως επιφέρει το μεγαλύτερο κόστος. Ακολουθεί το κόστος που συνδέεται με το αντίστοιχο λογισμικό (17,1%), ενώ η εκπαίδευση και η επιπρόσθετη συμβουλευτική σε θέματα που άπτονται της λειτουργίας υποστηρίζεται από το 16,3% ως ο τρίτος πιο σημαντικός λόγος. Από την άλλη πλευρά τώρα, συνήθως για εταιρείες μικρού μεγέθους, η ανάθεση της μισθοδοσίας φαντάζει περισσότερο αρεστή για τους επιχειρηματίες θεωρώντας πως είναι ένας τρόπος καλύτερου ελέγχου της διαδικασίας.

Outsourcing
Πολλές είναι οι εταιρείες πλέον που αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες κάποιες από τις λειτουργίες και διαδικασίες οι οποίες συνήθως δεν συνδέονται άμεσα με τη βασική επιχειρηματική τους αποστολή. Τέτοιες λειτουργίες μπορεί να είναι σχετικές με το facility των εταιρειών (υπηρεσίες καθαρισμού, parking, εσωτερικού κλίματος, εγκατάστασης), χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, νομικές υπηρεσίες, υπηρεσίες marketing και πωλήσεων κ.ά. Όλο και πιο συχνό είναι πλέον το φαινόμενο outsourcing λειτουργώντας κυρίως ως αντίβαρο της αυξημένης ανάγκης πραγματοποίησης ουσιαστικών και θετικών αποτελεσμάτων των εταιρειών. Σύμφωνα με την έρευνα της AccountancyAge (Σχ.3) η πρώτη λειτουργία των οργανισμών που ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι η διαδικασία της μισθοδοσίας σε ποσοστό περισσότερο από 60%. Ακολουθεί ο τομέας IT με λίγο μικρότερο ποσοστό (περίπου 57%).

Στη συνέχεια η υποστήριξη desktop παρουσιάζει περίπου 36% ενώ ακολουθούν οι λειτουργίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας με ποσοστό περίπου 20%. Αντιλαμβάνεται λοιπόν κανείς πως η διαχείριση της μισθοδοσίας εκτός από το πλήθος κινδύνων που ενέχει αποτελεί και την πρώτη εταιρική διαδικασία η οποία ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες. Μία ακόμη έρευνα που πραγματοποιήθηκε από τη Deloitte το 2012 «Global Outsourcing and Insourcing Survey Executive Summary» οδηγεί σε παρόμοια συμπεράσματα.

Σύμφωνα με τα αποτέλεσμα της συγκεκριμένης έρευνας, οι λειτουργίες των εταιρειών που έχουν αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι συνδεδεμένες με τον τομέα IT σε ποσοστό 76%, τις λειτουργίες σε ποσοστό 42%, τις νομικές υπηρεσίες 40%, τις χρηματοοικονομικές-οικονομικές υπηρεσίες σε ποσοστό 37%, ενώ ακολουθούν οι υπηρεσίες HR, το marketing, οι πωλήσεις κ.ά. σε σχέση με τη μελλοντική εξέλιξη αυτών των λειτουργιών. Επιπρόσθετα, αναμένεται αύξηση της διαδικασίας outsourcing σε όλους αυτούς τους τομείς. Πρώτες στη λίστα εμφανίζονται οι χρηματοοικονομικές υπηρεσίες και οι υπηρεσίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού με μία αύξηση outsourcing του 16%.

Ακολουθούν οι υπηρεσίες marketing και πωλήσεων με +13%, οι υπηρεσίες λειτουργίας και εγκαταστάσεων με +9%, οι υπηρεσίες Πληροφορικής με +5%, ενώ στο τέλος συναντώνται οι νομικές υπηρεσίες οι οποίες θα παρουσιάσουν μία αύξηση μόλις 2%. Έτσι, διαμορφώνεται μία γενικότερη εικόνα στην κατεύθυνση του επιχειρηματικού κόσμου για την ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες φέροντας στο προσκήνιο τους τομείς που θα απορροφήσουν μεγαλύτερα κονδύλια ως προς αυτό και ανάμεσα στους οποίους εξέχουσα θέση κατέχει ο χρηματοοικονομικός τομέας και οι λειτουργίες που εμπεριέχει
 
Για την ελληνική πραγματικότητα τώρα ο Γ. Κατινιώτης αναφέρει χαρακτηριστικά «Ο κλάδος της παροχής υπηρεσιών έκδοσης και διαχείρισης μισθοδοσίας δείχνει να αναπτύσσεται τα τελευταία χρόνια στην Ελλάδα. Οι λόγοι για την πορεία αυτή δεν είναι μόνο οι αρνητικές οικονομικές συνθήκες. Καθοριστικής σημασίας είναι η ανάπτυξη του κλάδου των Διευθυντών Ανθρώπινων Πόρων, οι οποίοι γνωρίζουν ότι η συμβολή τους στην επίτευξη των αποτελεσμάτων της επιχείρησης δεν εξαρτάται από την έκδοση μισθοδοσίας αλλά από την κατάλληλη διοίκηση των ανθρώπινων πόρων».


Payroll Outsourcing Effects
Ενώ ο τομέας IT εμφανίζει τη μεγαλύτερη ανάπτυξη αναφορικά με την ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες, τα στελέχη του οικονομικού τμήματος της εταιρείας προχωρούν στην ανάθεση της μισθοδοσίας πριν από κάθε άλλη λειτουργία της εταιρείας, σύμφωνα με την ετήσια έκθεση του Outsourcing Institute. Είναι η πρώτη εταιρική διαδικασία η οποία ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες ώστε η εταιρεία να διατηρήσει τον πλέον απαραίτητο χρόνο ικανοποίησης των πελατών της ανεξάρτητα από το μέγεθός της.

Τα οφέλη που ανακύπτουν από το payroll outsourcing είναι αρκετά, όμως μπορούν να συμπεριληφθούν σε κύριες κατηγορίες:
* Κόστος
Οι μεγάλες σε αριθμό υπαλλήλων εταιρείες είναι σε θέση να αντέξουν οικονομικά το κόστος λειτουργίας ενός τμήματος μισθοδοσίας εντός του εργασιακού τους περιβάλλοντος. Το ίδιο δεν ισχύει όμως και για μεσαίες ή μικρότερες επιχειρήσεις οι οποίες μπορούν να μειώσουν αισθητά το κόστος που προέρχεται από τη διατήρηση του συγκεκριμένου τμήματος ως in-house λειτουργία. Αν υπολογίσει κάποιος το κόστος σε εργατοώρες για υπολογισμούς των πληρωμών, διεκπεραιώσεις των απαραίτητων διαδικασιών καθώς επίσης το κόστος για τα αναλώσιμα που χρησιμοποιούνται ώστε να γίνουν οι εκτυπώσεις, οι προμήθειες για τις τραπεζικές συναλλαγές κ.ά.

Όλα αυτά πρέπει να συνυπολογιστούν ώστε να διαμορφωθεί το συνολικό κόστος της διαδικασίας. Με την εξωτερική ανάθεση λοιπόν το κόστος αυτό μειώνεται αισθητά δεδομένου ότι όλα αυτά συμπεριλαμβάνονται στην προσφορά του εξωτερικού συνεργάτη και πραγματοποιούνται μαζικά. Έτσι, «Οι εταιρείες τείνουν να “εξωτερικεύσουν” τις λειτουργίες, καθώς η εκχώρηση δραστηριοτήτων σε τρίτους είναι μια από τις θεμελιώδεις μεθόδους μείωσης του κόστους» σύμφωνα με τον Θ. Σοφιό.

* Αξιοπιστία
Το in-house payroll λειτουργεί τόσο αξιόπιστα όσο αξιόπιστες είναι και οι πληροφορίες που εισάγονται στο σύστημα. Σε περίπτωση ανακριβών δεδομένων όλα τα αποτελέσματα που θα προκύπτουν θα είναι λανθασμένα. Τα λάθη όμως της συγκεκριμένης διαδικασίας δεν είναι αρεστά ούτε από τον επιχειρηματικό κόσμο, ούτε από τους εργαζόμενους αλλά ούτε και από το κράτος. Τα λάθη κοστίζουν χρόνο αλλά και χρήμα για τους ίδιους τους οργανισμούς. Η επιβάρυνση από αυτά είναι μεγάλη ώστε να διορθωθούν και απαιτείται σαφώς και περισσότερος χρόνος. Με την ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες οι πιθανότητες σφαλμάτων και ανακριβειών ελαχιστοποιούνται και μετατοπίζονται στη σφαίρα ευθυνών των συνεργατών της εταιρείας.

* Απόρρητο και προστασία δεδομένων
Η μισθοδοσία είναι ένα από τα πιο «ευαίσθητα» δεδομένα του ανθρώπινου δυναμικού εντός ενός οργανισμού. Προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων όπως τραπεζικοί λογαριασμοί, φορολογικά στοιχεία απαιτούν τη μέγιστη προστασία ώστε να παραμείνουν απόρρητα. Ο έλεγχος του επεξεργαστή δεδομένων που χρησιμοποιεί ο πάροχος της υπηρεσίας και η ασφάλεια που παρέχεται είναι σημαντικά στοιχεία πριν την επιλογή της ανάθεσης. Με τη διαδικασία λοιπόν του payroll outsourcing όλα αυτά τα δεδομένα παραμένουν εκτός εταιρείας μειώνοντας τους κινδύνους που διατρέχουν οι οργανισμοί από τη μη ορθή χρήση τους. «Η διασφάλιση εμπιστευτικότητας στο χώρο της μισθοδοσίας θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να θεωρείται δεδομένη» αναφέρει ο Ζ. Σωτηρόπουλος.

* Αποδοτικότητα
Η διαχείριση της μισθοδοσίας είναι μία αρκετά χρονοβόρα διαδικασία. Απαιτεί συνεχή ενημέρωση και συγκεκριμένες διαδικασίες και χρονοδιάγραμμα που πρέπει να ακολουθηθούν. Με την ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη εξοικονομείται αρκετός χρόνος και ένας υπέρογκος φόρτος εργασίας μεταφέρεται στον πάροχο, ο οποίος δεδομένου ότι κατέχει τα τελευταία τεχνολογικά επιτεύγματα πάνω στο συγκεκριμένο τομέα, διαθέτει και την απαραίτητη πληροφόρηση ώστε να είναι έγκυρα και νόμιμα όλα τα στοιχεία και αποτελέσματα που βγάζει βάσει των οποίων πραγματοποιούνται όλες οι διαδικασίες. Σύμφωνα με την Α. Γιάκα «Βασικό πλεονέκτημα είναι ότι απελευθερώνεται χρόνος από στελέχη της επιχείρησης για να χρησιμοποιηθεί σε δραστηριότητες συνδεδεμένες με την ανάπτυξή της και όχι σε εσωστρεφείς αμυντικές προσπάθειες φορολογικής, ασφαλιστικής και εργατικής συμμόρφωσης της επιχείρησης».

* Αντίληψη
Ένας πολύ καλός πάροχος μισθοδοτικών υπηρεσιών γνωρίζει άριστα όλες τις αλλαγές που πραγματοποιούνται στα εργασιακά θέματα και την αντίστοιχη νομοθεσία. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί και από τους εσωτερικούς συνεργάτες αλλά απαιτείται περισσότερος χρόνος και προσπάθεια από τους ίδιους. Έτσι, με το payroll outsourcing η ανάληψη της ευθύνης πραγματοποιείται από την πλευρά των παρόχων, οι οποίοι είναι υπεύθυνοι και όχι συνυπεύθυνοι με την εταιρεία για τυχόν λάθη ή παραλείψεις που ίσως πραγματοποιηθούν, δίνοντας «ανάσα» στους οργανισμούς από την απαιτητική και χρονοβόρα αυτή διαδικασία.

* Ασφάλεια
Το τμήμα μισθοδοσίας είναι από τα πλέον πιθανά τμήματα που μπορούν να εμφανίσουν περιπτώσεις απάτης, όπως εικονικές πληρωμές. Με την ανάθεση σε κάποιον πάροχο της διαδικασίας μηδενίζεται το ρίσκο αυτό καθώς πριν την πραγματοποίηση της μισθοδοσίας, λίστες που περιλαμβάνουν τις πληρωμές αποστέλλονται στην εταιρεία για έγκριση.

* Ταχύτητα
Οι εξωτερικοί συνεργάτες της μισθοδοσίας διαθέτουν συστήματα και λογισμικά που μπορούν να αντεπεξέλθουν και στις πιο ιδιόρρυθμες καταστάσεις μισθοδοσίας και μάλιστα με μεγάλη ταχύτητα, διευκολύνοντας άμεσα τις ανάγκες μισθοδοσίας που καλούνται να καλύψουν σε αντίθεση με τους εσωτερικούς συνεργάτες που για να το επιτύχουν αυτό θα πρέπει να έχουν στη διάθεσή τους λογισμικά των οποίων η απόκτηση κοστίζει αρκετά σε μία εταιρεία. Έτσι εκτός από την ανακούφιση των στελεχών της εταιρείας με την απαλλαγή τους από την επαναλαμβανόμενη και χρονοβόρα διαδικασία της μισθοδοσίας σίγουρα έχουν στη διάθεσή τους τα πιο εξελιγμένα συστήματα στον τομέα αυτό. «Τα οφέλη του payroll outsourcing αφορούν τόσο την ακρίβεια και πληρότητα των υπολογισμών, όσο και τη δυνατότητα χρήσης τεχνολογίας αιχμής στην νευραλγική αυτή λειτουργία» αναφέρει ο Ζ. Σωτηρόπουλος.

Σύμφωνα με αυτά «Οι επιχειρήσεις, που επιλέγουν να αναθέσουν τη διαχείριση της μισθοδοσίας τους σε εξειδικευμένες στον τομέα εταιρείες αξιοποιώντας τη γνώση και την εμπειρία τους, εξασφαλίζουν ακρίβεια και αποτελεσματικότητα σε όλες τις διαδικασίες διαχείρισης και έκδοσης μισθοδοσίας, αύξηση του χρόνου που μπορούν να διαθέσουν τα στελέχη του εσωτερικού HR σε ζητήματα που απαιτούν ιδιαίτερα προσεκτικούς χειρισμούς και μείωση λειτουργικών εξόδων» εξηγεί ο Κ. Μυλωνάς. Ενώ από την πλευρά του ο Θ. Σοφιός αναφέρει σχετικά «Εμπιστευτικότητα και εχεμύθεια, αποφυγή παρακολούθησης των συνεχών μεταβολών στην εργατική και φορολογική νομοθεσία, ευελιξία και ταχεία εφαρμογή των μεταβολών της νομοθεσίας, μείωση του επιχειρηματικού κινδύνου, υψηλού επιπέδου εξυπηρέτηση, δυνατότητα λήψης διοικητικών αποφάσεων με τη χρήση ειδικών αναφορών-προϋπολογισμών κόστους, μείωση στα λειτουργικά κόστη».



Πάροχοι εξωτερικής μισθοδοσίας
Όλο και πιο συχνή είναι η εμφάνιση παρόχων εξωτερικής μισθοδοσίας δεδομένης της ολοένα και αυξανόμενης ζήτησης από την πλευρά των εταιρειών για τη διαδικασία αυτή και την ανάγκη εξωτερικής ανάθεσή της, ανεξαρτήτως μεγέθους, κλάδου, δραστηριότητας σύμφωνα με την Ε. Μανιατοπούλου. Όμως η επιλογή του παρόχου είναι εξίσου σημαντική με την απόφαση insourcing ή outsourcing της λειτουργίας. Οι οργανισμοί πριν αποφασίσουν σε ποια εταιρεία ή πάροχο θα αναθέσουν τη μισθοδοσία του εργατικού τους δυναμικού οφείλουν να εξετάσουν μία σειρά από παράγοντες.

Σε πρώτο χρόνο η κοστολόγηση της υπηρεσίας από τους παρόχους αποτελεί το αρχικό στοιχείο πάνω στο οποίο θα οικοδομηθεί ολόκληρη η συνεργασία τους. Είναι το σημείο μηδέν όπου καθορίζει μεγάλο μέρος της τελικής επιλογής και ανάθεσης. Ένα δεύτερο σημείο είναι οι επιπρόσθετες υπηρεσίες που θα τους προσφέρουν οι πάροχοι οι οποίες αποτελούν εξίσου σημαντικό στοιχείο για την καταληκτική επιλογή, ενώ δεν πρέπει να λησμονείται και η ικανότητα του παρόχου να παραδίδει reports στην εταιρεία με τα αντίστοιχα στοιχεία και πληροφορίες οι οποίες είναι απαραίτητες για την ίδια.

Αναφορικά με αυτό η Α. Γιάκα εξηγεί «Η παραγωγή αναφορών με στοιχεία κόστους, στατιστικά, συγκριτικά με άλλες περιόδους, λογιστικές εγγραφές και κάθε είδους αναφορές προσαρμοσμένες στις απαιτήσεις της επιχείρησης είναι μερικές από τις υπηρεσίες των παρόχων». Για να πραγματοποιηθεί αυτό θα πρέπει να έχουν προσδιοριστεί εξ’ αρχής οι ανάγκες της εταιρείας εκ των έσω και στη συνέχεια να αναζητηθεί ο πάροχος που καλύπτει τις ανάγκες αυτές στο έπακρο και με το ελάχιστο δυνατό κόστος. Σε περίπτωση λάθος επιλογής εξωτερικού συνεργάτη τα οφέλη που θα αποκόμιζαν σε διαφορετική περίπτωση οι εταιρείες τείνουν να εκμηδενιστούν.

Σημαντικό επίσης για τον Γ. Κατινιώτη είναι: «ο καλός εξωτερικός συνεργάτης οφείλει να προσαρμόζει τον τρόπο λειτουργίας του, τα συστήματά του και το λογισμικό που διαθέτει στις ανάγκες, επιθυμίες και ιδιαιτερότητες της κάθε επιχείρησης-πελάτη του, έτσι ώστε να αποτελεί μία συνέχεια της Διεύθυνσης Ανθρώπινων Πόρων στην οποία παρέχει αποτελεσματική υποστήριξη».

Σημεία προσοχής παρόχων
Εκτός από την πλευρά των εταιρειών που αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες τη διαδικασία της μισθοδοσίας υπάρχουν αρκετά σημεία στα οποία οφείλουν να δώσουν τη δέουσα προσοχή οι πάροχοι των υπηρεσιών αυτών ή ακόμη και οι εταιρείες που τελικά επιλέγουν να διατηρήσουν εσωτερικά τo payroll. Στην αγορά υπάρχει διαθέσιμο ένα πλήθος εφαρμογών διαχείρισης προσωπικού και μισθοδοσίας.

Σύμφωνα με τον Γιώργο Λάμπρο, Γενικό Διευθυντή, Lavisoft Information Systems, «Μια ολοκληρωμένη και σύγχρονη εφαρμογή Payroll εκτός από την αυτονόητη ορθή έκδοση της τρέχουσας μισθοδοσίας, θα πρέπει να παρέχει τις ακόλουθες δυνατότητες:
α. Παραμετροποίηση οποιασδήποτε μορφής εργασιακής σχέσης που υπάρχει ήδη ή προβλέπεται να υπάρχει μεταξύ της εταιρείας-εργοδότη και των εργαζομένων της,
β. διαχρονική παρακολούθηση των μισθολογικών δεδομένων των εργαζομένων,
γ. έκδοση αναφορών με μισθολογικά κόστη σε επίπεδο μηνών, ετών, συγκρίσεις με άλλες περιόδους και δυνατότητα επεξεργασίας τους σε excel και
δ.  εύκολη προσαρμογή σε νέες εργασιακές νομοθετικές μεταρρυθμίσεις».

Συνεπώς οι εφαρμογές payroll περιέχουν ένα πλήθος δυνατοτήτων οι οποίες επικεντρώνονται στη διευκόλυνση της διαδικασίας μισθοδοσίας και όχι μόνο. Ένα επιπρόσθετο σημαντικό στοιχείο επιλογής του κατάλληλου software είναι η τηλεφωνική υποστήριξη που παρέχεται, τα τμήματα εκπαίδευσης αλλά και γενικότερα όλη η διαδικασία εκπαίδευσης στο νέο λογισμικό καθώς επίσης και η δυνατότητα περαιτέρω συμβουλευτικών υπηρεσιών από τις εταιρείες που προσφέρουν τα συγκεκριμένα λογισμικά. Όπως εξηγεί ο Γ. Λάμπρος «Δεδομένου ότι η εφαρμογή Payroll που έχει προμηθευτεί μια επιχείρηση είναι user friendly, μία σωστή και ολοκληρωμένη εκπαίδευση των στελεχών σε θέματα κλειδιά εξασφαλίζει την εύρυθμη λειτουργία της εφαρμογής από την πλευρά του πελάτη» ενώ συνεχίζει «Επιπλέον, ο ρόλος του παρόχου είναι η έγκαιρη ενημέρωση με νέες εκδόσεις, οι τεκμηριωμένες αναβαθμίσεις και η διαρκής υποστήριξη στη χρήση της εφαρμογής προς όφελος του πελάτη».

HR Professional (T. 92)
« 1 2 3 4 ... 5 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778