HR PROFESSIONAL - Project Management Training: Προχωρήστε με πλάνο

Παρασκευή, 24 Νοεμβρίου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Training & Development

Project Management Training: Προχωρήστε με πλάνο

7 Οκτωβρίου 2011 | 12:45 Γράφει η Τζένη  Αναγνωστοπούλου Topics: Project Management

Ο καλύτερος συντονισμός για την υλοποίηση δύσκολων και απαιτητικών projects είναι προαπαιτούμενο στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον. Αρωγός στην προσπάθεια για τον συντονισμό ανθρώπων και διαδικασιών αποτελεί η εκπαίδευση στο Project Management.

Οι μη-επαναλαμβανόμενες διαδικασίες προϋποθέτουν την οργάνωση των υπαλλήλων σε projects που συντονίζονται μέσα από ένα κεντρικό πρόγραμμα. Πρόκειται για τον τρόπο εργασίας που επιτρέπει τον καλύτερο συντονισμό ανθρώπων και διαδικασιών, μειώνει τα έξοδα και το ρίσκο ενώ, παράλληλα, διευκολύνει την επιλογή σχετικά με το ποια έργα θα πρέπει να πραγματοποιηθούν και ποια θα πρέπει να τερματιστούν.

Οι εταιρείες που υιοθετούν το Project Management αναφέρουν, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα οφέλη:

  • Καλύτερη επιλογή ανάμεσα από ευκαιρίες για επένδυση (και, κατά συνέπεια, καλύτερη απόδοση).
  • Μείωση εξόδων.
  • Ξεκάθαρη εστίαση στην επιχειρησιακή αξία του έργου.
  • Καλύτερη διαχείριση κινδύνου.
  • Μεγαλύτερη ακρίβεια στους υπολογισμούς.
  • Επιτάχυνση της διαδικασίας ιεράρχησης και κατάργησης έργων.
  • Πιο ευέλικτη κατανομή πόρων.

Η αξία του Project Management Training μπορεί να εκλαμβάνεται ως κάτι το διαφορετικό από επιχείρηση σε επιχείρηση: Πολλές διευθύνσεις τμημάτων δεν έχουν τις δεξιότητες ή την πειθαρχία για να χειριστούν σωστά τις πολλαπλές προτάσεις και τα έργα που τις κατακλύζουν και στρέφονται στο Project Management κυρίως λόγω της ανάγκης τους για ιεράρχηση. Άλλες θέλουν να θέσουν τέλος στα έργα χαμηλής αξίας ή εκείνα που βαρύνουν υπερβολικά τον προϋπολογισμό ή το χρονοδιάγραμμα.

Σε άλλες περιπτώσεις, η έγκαιρη διάγνωση των προβληματικών σημείων ενός έργου επιτρέπει την επέμβαση και την πρόληψη της κλιμάκωσης του προβλήματος.

Οι μη-επαναλαμβανόμενες διαδικασίες προϋποθέτουν την οργάνωση των υπαλλήλων σε projects που συντονίζονται μέσα από ένα κεντρικό πρόγραμμα. Πρόκειται για τον τρόπο εργασίας που επιτρέπει τον καλύτερο συντονισμό ανθρώπων και διαδικασιών, μειώνει τα έξοδα και το ρίσκο ενώ, παράλληλα, διευκολύνει την επιλογή σχετικά με το ποια έργα θα πρέπει να πραγματοποιηθούν και ποια θα πρέπει να τερματιστούν.

Οι εταιρείες που υιοθετούν το Project Management αναφέρουν, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα οφέλη:

  • Καλύτερη επιλογή ανάμεσα από ευκαιρίες για επένδυση (και, κατά συνέπεια, καλύτερη απόδοση).
  • Μείωση εξόδων.
  • Ξεκάθαρη εστίαση στην επιχειρησιακή αξία του έργου.
  • Καλύτερη διαχείριση κινδύνου.
  • Μεγαλύτερη ακρίβεια στους υπολογισμούς.
  • Επιτάχυνση της διαδικασίας ιεράρχησης και κατάργησης έργων.
  • Πιο ευέλικτη κατανομή πόρων.

Η αξία του Project Management Training μπορεί να εκλαμβάνεται ως κάτι το διαφορετικό από επιχείρηση σε επιχείρηση: Πολλές διευθύνσεις τμημάτων δεν έχουν τις δεξιότητες ή την πειθαρχία για να χειριστούν σωστά τις πολλαπλές προτάσεις και τα έργα που τις κατακλύζουν και στρέφονται στο Project Management κυρίως λόγω της ανάγκης τους για ιεράρχηση. Άλλες θέλουν να θέσουν τέλος στα έργα χαμηλής αξίας ή εκείνα που βαρύνουν υπερβολικά τον προϋπολογισμό ή το χρονοδιάγραμμα.

Σε άλλες περιπτώσεις, η έγκαιρη διάγνωση των προβληματικών σημείων ενός έργου επιτρέπει την επέμβαση και την πρόληψη της κλιμάκωσης του προβλήματος.


Ισχυροί λόγοι
Οι οργανισμοί επενδύουν στην εκπαίδευση Project Management για μια ποικιλία λόγων. Στην έρευνα «The State of Project Management Training», που πραγματοποιήθηκε από την PM Solutions σε συνεργασία με το PM College, οι συμμετέχοντες ανέφεραν, κατά μέσο όρο, πέντε διαφορετικές επιχειρηματικές ανάγκες που καλύπτουν με τα προγράμματα εκπαίδευσης PM όπως η αποφυγή υπέρβασης χρονοδιαγράμματος, βελτίωση της ποιότητας, ελαχιστοποίηση των ποσοστών αποτυχίας έργων κ.ά. Η έρευνα αποδεικνύει ότι τέτοιου είδους εκπαίδευση είναι επιτυχής και αποδοτική.

Ιδιαίτερα μάλιστα όταν η εκπαίδευση έχει ως στόχο την κάλυψη συγκεκριμένων αναγκών των επιχειρήσεων, τα αποτελέσματα μπορεί να είναι εντυπωσιακά: οι επιχειρήσεις ανέφεραν κατά μέσο όρο 26% βελτίωση (μέσω μετρήσεων που αφορούν το πλάνο και την επιχειρηματική απόδοση) λόγω των πρωτοβουλιών εκπαίδευσης PM.

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μια ποικιλία μεθόδων εκπαίδευσης για να επιτευχθούν τα επιχειρηματικά αποτελέσματα, συμπεριλαμβανομένων διδασκαλίας σε τάξη με εκπαιδευτή, αυτο-κατευθυνόμενο e-learning κ.ά. Αν και η κατάρτιση σε βασικές δεξιότητες διαχείρισης έργων είναι το είδος της παρεχόμενης εκπαίδευσης που αναφέρεται πιο συχνά, ένας σημαντικός αριθμός εργαζομένων λαμβάνει πιο advanced δεξιότητες καθώς και εκπαίδευση για τη βελτίωση των ικανοτήτων ηγεσίας, επικοινωνίας, ομαδικής εργασίας.

Αναφορικά με την εκπαίδευση σε Project Management οι περισσότερες εταιρείες που πήραν μέρος στην έρευνα προσφέρουν τέτοιου είδους κατάρτιση. Πιο συγκεκριμένα: οι μεγάλοι οργανισμοί σε ποσοστό 84%, οι μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις 79% ενώ οι μικρές επιχειρήσεις προσφέρουν Project Management Training σε ποσοστό 62%.

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν την εκπαίδευση σε PM προκειμένου να καλύψουν μια πληθώρα αναγκών. Ο Γιάννης Βιθυνός PMP, IPMA-D, Γενικός Διευθυντής της Critical Path Consulting & Training, αναφερόμενος στα οφέλη της επισημαίνει: «ο καλύτερος σχεδιασμός και παρακολούθηση των έργων, σαν επακόλουθο της αποτελεσματικής εφαρμογής του PM σε μια επιχείρηση, οδηγεί σε μείωση κόστους, βελτίωση ποιότητας, βελτιστοποίηση απόδοσης πόρων, αυξημένη ικανοποίηση του πελάτη αλλά και των εργαζομένων».

«Όσο πιο πολλά πιστοποιημένα σε Project Management στελέχη έχει μία επιχείρηση, τόσο πιο αποτελεσματικά, γρήγορα και οικονομικά ολοκληρώνονται τα έργα» εξηγεί ο Βασίλης Βασιλειάδης Διευθυντής Εκπαίδευσης της OTEAcademy.

«Ένα από τα δύο αρχαιότερα επαγγέλματα στον πλανήτη είναι το project management! Η εκπαίδευση των στελεχών μιας εταιρείας που ασχολούνται με έργα, ανοίγει διάπλατα νέους ορίζοντες. Τους ταξινομεί τις γνώσεις τους, τους βελτιώνει τις δεξιότητες και τις ικανότητές τους. Τους εξελίσσει επαγγελματικά. Και να μην ξεχνάμε ποτέ ότι ο Dr. Harold Kerzner αναφέρει ότι η εκπαίδευση είναι το πρώτο βήμα προς το Project Management Excellence που απαιτεί συνεχή προσπάθεια άνω των 7 ετών», τονίζει ο Θεοφάνης Γιώτης, MSc, Ph.D. C., PMP, MCT της 12PM.

Στην έρευνα της PM Solutions οι ανάγκες που απαντώνται μέσα από την εκπαίδευση σε Project Management είναι οι εξής:
  • Αποφυγή υπέρβασης προθεσμίας κάποιου έργου (65%)
  • Παροχή βασικών δεξιοτήτων διαχείρισης έργων (63%)
  • Αναπτύξη επαγγελματιών Project Managers (61%)
  • Βελτίωση της ποιότητας (57%)
  • Mείωση αποτυχιών έργων (57%)
  • Ελαχιστοποίηση υπέρβασης κόστους (53%)
  • Αύξηση της παραγωγικότητας (48%)
  • Στρατολόγηση νέων εργαζομένων (24%)
  • Απάντηση σε πιέσεις του ανταγωνισμού (21%).

Συχνά οι  επιχειρήσεις χρησιμοποιούν εξωτερικούς συνεργάτες για την εκπαίδευση σε PM. Σχετικά με τα κριτήρια επιλογής του κατάλληλου εκπαιδευτικού προγράμματος για κάθε επιχείρηση ο Β. Βασιλειάδης εξηγεί ότι «θα πρέπει να αξιολογεί τις ανάγκες και τις υποδομές που διαθέτει, να αξιολογεί το ύψος της επένδυσης που είναι διατεθειμένη να κάνει, να εξετάζει εάν οι συνεργάτες/πελάτες έχουν προτίμηση σε συγκεκριμένη μεθοδολογία και να εξετάζει ποια πιστοποίηση σέβεται περισσότερο η Αγορά».

Η Κατερινα Θεοφανιδου, certified ΙPMA D, συνιδιοκτητρια της projectyou ltd επισημαίνει: «τα κριτήρια είναι και αντικειμενικά και υποκειμενικά. Συνήθως αν ξεκινήσει με ένα σύστημα (π.χ. PMI) συνεχίζει με αυτό. Οι εταιρείες Λογισμικού και Κατασκευών προτιμούν συστήματα με μεγάλη έμφαση στις διαδικασίες, τα συστήματα, τα software tools, δηλαδή στα hard skills. Επιχειρήσεις στην Υγεία, την Αυτοδιοίκηση κ.λπ. επιζητούν περισσότερο προσανατολισμό στη δυναμική των ομάδων, στην επικοινωνία, κ.λπ., δηλαδή στα soft skills. Όταν θέλουμε να εμποτίσουμε τη γνώση μέσω της εμπειρίας και να κτίσουμε ομάδες τοτε προσφέρονται τα adventure workshops (βιωματικά με συνδυασμό outdoor activities)».

«Το σημαντικότερο κριτήριο είναι η κατανόηση των αναγκών της από τον εκπαιδευτικό οργανισμό, η εξειδίκευση του περιεχομένου του σεμιναρίου, η ποιότητα του εκπαιδευτικού υλικού, η πρακτική του μορφή, η δυνατότητα άμεσης εφαρμογής στην πράξη, η αποδεδειγμένη εμπειρία και εξειδίκευση στην εκπαίδευση project management» δηλώνει ο Γ. Βιθυνός.

«Βρείτε απλά τον καλύτερο στην αγορά (Find The Best Person in Town)!» προτρέπει ο Θ. Γιώτης και συνεχίζει: «Εντοπίστε κάποιον καταξιωμένο εισηγητή, με πολυεπίπεδες γνώσεις και πολυετή εμπειρία που μπορεί να εμπνεύσει τους καταρτιζόμενους, να τους βελτιώσει, να τους εγγυηθεί κατά 100% την πιστοποίηση PMP® και να τους οδηγήσει στο να απαντήσουν θετικά στις παρακάτω 3 ερωτήσεις:
1. Χάσατε το χρόνο σας στην εκπαίδευση;
2. Θα χρησιμοποιήσετε στη δουλειά σας αυτά που μάθατε;
3. Θα συστήσετε την παρούσα εκπαίδευση σε άλλους;».


PM εκπαιδευτικές μέθοδοι και Είδη
Η μεγαλύτερη ζήτηση και το είδος της εκπαίδευσης από τους εργαζόμενους είναι για τη βελτίωση των βασικών (67%) και των πιο προχωρημένων (61%) δεξιοτήτων διαχείρισης έργων. Άλλου είδους εκπαίδευση που απαιτείται είναι για τη βελτίωση των ηγετικών δεξιοτήτων (52%), της επικοινωνίας και των διαπροσωπικών δεξιοτήτων (45%), οι δεξιότητες της ομαδικής εργασίας (42%), καθώς και οι advanced δεξιότητες διαχείρισης έργου (41%).

Ωστόσο, μόνο το 38% των οργανισμών έχει εργαζόμενους που ζητούν εκπαίδευση για την προετοιμασία για εξετάσεις πιστοποίησης Project Management Professional (PMP®).

Οι επιχειρήσεις είχαν ανάμεικτες απόψεις για την αξία της πιστοποίησης σε Project Management: το ένα τρίτο δήλωσε ότι η πιστοποίηση είναι σημαντική ή πολύ σημαντική, το άλλο ένα τρίτο τη θεωρεί ασήμαντη ή καθόλου σημαντική, ενώ οι υπόλοιποι δήλωσαν ουδέτεροι. «Οι πιστοποιήσεις αξιοποιούνται σε μεγάλα, δύσκολα και πολύπλοκα projects και ειδικά όταν εμπλέκεται ανθρωπινό δυναμικό με διαφορετικές γλώσσες, από διαφορετικές γεωγραφίες και κουλτούρες» εξηγεί η Κ. Θεοφανίδου και συνεχίζει «όταν ο εργοδότης έχει να επιλέξει ανάμεσα σε μεγάλο αριθμό υποψηφίων, τότε η πιστοποίηση είναι ένα πρόσθετο τυπικό προσόν που μπορεί να είναι και το κρίσιμο για να πάρει κάποιος τη δουλειά».

Για το ίδιο θέμα ο Γ. Βιθυνός τονίζει: «η αναζήτηση πιστοποιημένων Project Managers - από διεθνώς αναγνωρισμένους και καταξιωμένους οργανισμούς - είναι πλέον δεδομένη παγκοσμίως. Οι εταιρείες κατανοούν και εκτιμούν την κατάλληλη πιστοποίηση σε Project Management, μια και αποτελεί μια εγγύηση για τις γνώσεις αλλά και την εμπειρία του Project Manager». «Οι διεθνείς πιστοποιήσεις συμπεριλαμβανομένων και αυτών του Project Management δίνουν αξία στους επαγγελματίες, τους προσφέρουν διεθνή αναγνώριση και ανοίγουν τους επαγγελματικούς τους ορίζοντες», επισημαίνει ο Β. Βασιλειάδης.

«Σύμφωνα με παγκόσμια έρευνα του PMI® (PM Salary Survey, 4th Edition), οι πιστοποιημένοι PMPs κερδίζουν παραπάνω χρήματα από τους μη πιστοποιημένους συναδέλφους τους» εξηγεί ο Θ. Γιώτης και παραθέτει τα εξής στοχεία: Οι πιστοποιημένοι PMPs για 2-4 έτη, κερδίζουν ετησίως $64.400 (15,6% παραπάνω). Οι πιστοποιημένοι PMPs για 5-9 έτη, κερδίζουν ετησίως $94.340 (17,2% παραπάνω).

Οι πιστοποιημένοι PMPs για πάνω από 10 έτη, κερδίζουν ετησίως $102.000 (13,3% παραπάνω). Επομένως η πιστοποίηση PMP βοηθά τόσο στην επαγγελματική εξέλιξη όσο και σε καλύτερες οικονομικές απολαβές» καταλήγει.

Αποτελεσματικότητας και αξία της εκπαίδευσης
Η διδασκαλία στην τάξη με την καθοδήγηση εκπαιδευτή είναι η πιο αποτελεσματική μέθοδος για την εκπαίδευση, με μεγάλη διαφορά, καθώς το 69% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι αυτό πιστεύει (σχεδιάγραμμα 1).

Το e-learning (αυτο-κατευθυνόμενο) αλλά και η εκπαίδευση μέσω τεχνολογίας είχαν μέτρια αποτελέσματα. Από την άλλη η χρήση διαφόρων μεθόδων εκμάθησης (blended learning) ήταν αποτελεσματική, αλλά και πάλι όχι τόσο όσο η διδασκαλία στην τάξη με την καθοδήγηση καθηγητή. Οι μετρήσεις συνεχίζουν να είναι σημαντικές στην απόδειξη της αξίας και το όφελος της κατάρτισης.

Η πλειοψηφία (82%) των οργανώσεων μετρά την αποτελεσματικότητα της εκπαίδευσης με τη χρήση αξιολογήσεων πριν από την εκπαίδευση ή την παρατήρηση αλλαγών συμπεριφοράς στην εργασία: Το 30% αξιολογεί ότι έχει αποκτηθεί γνώση. Σημαντικός αριθμός επιχειρήσεων (28%) προσμετρά τα επιχειρηματικά αποτελέσματα που προκύπτουν από το PM training και σαφώς αποδεικνύουν την αποτελεσματικότητα της εκπαίδευσης. Υπάρχει όμως και ένας σημαντικός αριθμός εταιρειών (19%) που ακόμη δεν την μετρά.

Οι επιχειρήσεις που προβαίνουν στη μέτρηση της αποτελεσματικότητας της κατάρτισης στο Project Management παρουσιάζουν σημαντικά επιχειρησιακά αποτελέσματα.

Τα αποτελέσματα αυτά καθιστούν σαφές ότι οι ανάγκες της επιχείρησης πράγματι καλύπτονται από το PM Training. Διάφοροι οργανισμοί παρατήρησαν κατά μέσο όρο 26% βελτίωση σε οκτώ επίπεδα: ικανοποίηση των stakeholders (29% βελτίωση), απόδοση χρονοδιαγράμματος (27%), αποτυχίες έργου (26%), ποιότητα (25%), απόδοση του προϋπολογισμού (25%), απαιτήσεις επιδόσεων (25%), παραγωγικότητα (24%), και χρόνου (με την έννοια της ταχύτητας) στην αγορά (24%).

Στοχοθέτηση
Αυτοί που έχουν την εποπτεία ενός project και άρα είναι, με την ευρύτερη έννοια, οι Project Managers, oφείλουν να διαχειρίζονται κάθε πλευρά των έργων που επιβλέπουν, από τους πόρους και τους προμηθευτές μέχρι τα κόστη του έργου και τον εξοπλισμό. Το «κόλπο» για την επιτυχημένη έκβαση του εγχειρήματος είναι να εστιάζετε στους πέντε σημαντικούς στόχους που σχετίζονται με τη διαχείριση έργων. Αν μπορείτε να ανταποκριθείτε στους παρακάτω πέντε στόχους για κάθε έργο, τότε η επιτυχία τους -καθώς και η επαγγελματική σας επιτυχία- είναι διασφαλισμένη.

Στόχος 1: Εντός χρονοδιαγράμματος
Πρόκειται για τον παλιότερο αλλά και τον πλέον «πονηρό» στόχο στο βιβλίο του Project Management. Είναι ο πιο δύσκολος καθώς οι απαιτήσεις συχνά αλλάζουν στη διάρκεια ενός έργου και καθώς η αρχική εκτίμηση του χρονοδιαγράμματος είναι συνήθως αισιόδοξη.

Για να πραγματωθεί αυτός ο στόχος, χρειάζεται να διαχειρίζεστε το αντικείμενο, τον σκοπό (scope) του έργου πολύ προσεκτικά. Αναπτύξτε μία διαδικασία ελέγχου αλλαγής, ώστε οποιαδήποτε αλλαγή στο σκοπό του έργου να αντιμετωπιστεί σωστά. Κρατήστε πάντα το σχέδιό σας ενημερωμένο, καταγράφοντας την πραγματική σε σχέση με τη σχεδιαζόμενη πρόοδο. Αναγνωρίστε οποιεσδήποτε παρεκκλίσεις από το σχέδιο και διορθώστε τις άμεσα.

Στόχος 2: Εντός προϋπολογισμού
Για να διασφαλίσετε ότι τα κόστη του έργου σας δεν κλιμακώνονται, πρέπει να ορίσετε εξ αρχής τον προϋπολογισμό του έργου για να έχετε ένα μέτρο σύγκρισης. Σε αυτό τον προϋπολογισμό συμπεριλάβετε όλα τα κόστη του έργου που θα προκύψουν, που έχουν να κάνουν με ανθρώπους, εξοπλισμό, προμηθευτές ή υλικά.

Έπειτα, δουλέψτε πάνω στο πόσο κάθε ενέργεια στο σχέδιό σας θα κοστίσει για να ολοκληρωθεί, και εντοπίστε οποιεσδήποτε αποκλίσεις από αυτό το σχέδιο. Διασφαλίστε ότι αν ξοδέψετε παραπάνω σε κάποιες ενέργειες, θα περιορίσετε τις δαπάνες σε κάποια άλλη. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να έχετε τον έλεγχο των δαπανών και να παραδώσετε το έργο on budget (ή τουλάχιστον κοντά σε αυτό).

Στόχος 3: Ανταπόκριση στις απαιτήσεις
Είτε οι απαιτήσεις του έργου ήταν να εγκαταστήσετε ένα καινούργιο σύστημα Πληροφορικής, είτε να ανανεώσετε ένα website ή να ενοποιήσετε τα data centers, το έργο σας πρέπει να παράξει λύσεις που θα ανταποκριθούν σε αυτές τις απαιτήσεις κατά 100%. Το «μυστικό» εδώ είναι να διασφαλίσετε ότι έχετε ένα λεπτομερές σύνολο απαιτήσεων από την αρχή.

Στόχος 4: Ικανοποίηση πελατών
Μπορεί να έχετε ολοκληρώσει το έργο σας on time, να είστε on budget και να έχετε ανταποκριθεί στο 100% των απαιτήσεων, αλλά και πάλι να μην έχετε χαρούμενους πελάτες. Αυτό συμβαίνει συνήθως επειδή οι προσδοκίες τους έχουν στην πορεία αλλάξει και δεν έχουν τύχει της κατάλληλης διαχείρισης.
Για να διασφαλίσετε ότι ο χορηγός του έργου, οι πελάτες και οι υπόλοιποι stakeholders είναι στο τέλος του έργου ευχαριστημένοι, είναι απαραίτητο να διαχειριστείτε τις προσδοκίες τους με προσοχή. Διασφαλίστε ότι πάντα τους κρατάτε ενήμερους για την πρόοδο του έργου.

Να είστε ρεαλιστές, και να τους δίνετε μία ξεκάθαρη εικόνα για την πρόοδο. Αφήστε τους να εκφράζουν τις ανησυχίες τους ή τις ιδέες τους τακτικά. Πείτέ το τους ευθέως όταν δεν θα παραδώσετε κάτι on time, ή όταν χρειάζεται να γίνουν κάποιες αλλαγές. Η ειλικρίνεια είναι πάντα το καλύτερο όπλο στις προσδοκίες και την ικανοποίηση του πελάτη.

Στόχος 5: Ψυχολογία της ομάδας
Αν μπορείτε να επιτύχετε τους τέσσερις προηγούμενους στόχους με μία χαρούμενη και ευχαριστημένη ομάδα, τότε θα είστε περισσότερο από πρόθυμοι να τα ξανακάνετε όλα στο επόμενο έργο. Και έτσι θα αισθάνεται και το ανθρώπινο δυναμικό σας. Η ικανοποίηση των μελών της ομάδας είναι κρίσιμη για την επιτυχία του έργου σας.

Οπότε, κρατείστε την ομάδα σας ευχαριστημένη ανταμείβοντάς τους και αναγνωρίζοντας τις επιτυχίες τους. Αναθέστε τους δουλειά που επαινεί τις δυνατότητές τους και διεξάγετε ασκήσεις team building για να ενισχύσετε το ηθικό. Με μία ευχαριστημένη, με κίνητρα ομάδα, μπορείτε να επιτύχετε τα πάντα.

Ο ρόλος του Project Manager
Πολλά έχουν ειπωθεί για τις ικανότητες των Project Managers: Κάποιοι μιλάνε για «τέχνη» ενώ άλλοι για «επιστήμη». Μερικοί διαφοροποιούν την έννοια του ηγέτη από εκείνη του manager, όλοι όμως συμφωνούν ότι οι επιτυχείς project managers θα πρέπει να συνδυάζουν και τα δύο χαρακτηριστικά. Όσον αφορά την τέχνη της ηγεσίας, απαιτούνται ισχυρές δεξιότητες επικοινωνίας, οξυδέρκειας και διαπροσωπικών σχέσεων.

Η επιστήμη του management, από την άλλη, προϋποθέτει λεπτομερή γνώση της μεθοδολογίας και των εργαλείων, καθώς επίσης και δυνατότητες ανάλυσης και επίλυσης προβλημάτων. Είναι, τέλος, απαραίτητη η βαθιά γνώση και κατανόηση της τεχνολογίας που αξιοποιεί το κάθε έργο.

Συνολικά, το είδος των δυνατοτήτων που απαιτούνται από έναν υπεύθυνο έργου (project manager) μπορούν να διαχωριστούν σε τρεις κατηγορίες:
α. επικοινωνιακές δεξιότητες,
β. γνώση της μεθοδολογίας και των διαδικασιών και
γ. κατανόηση της τεχνολογίας.

Επικοινωνιακές δεξιότητες: Αδιαμφισβήτητα, η κρισιμότερη ικανότητα του υπεύθυνου έργου είναι αυτή της επικοινωνίας -τόσο σε προσωπικό, όσο και σε ομαδικό επίπεδο. Ο υπεύθυνος έργου θα πρέπει να είναι σε θέση να παρουσιάσει το τελικό όραμα που αφορά το συγκεκριμένο έργο με τρόπο κατανοητό και σαφή και να πείσει όλους τους εμπλεκόμενους (συμπεριλαμβανομένου του τελικού χρήστη) για τα πλεονεκτήματά του.

Πέρα από το να «μιλάει», ο υπεύθυνος έργου θα πρέπει επίσης να ξέρει και να «ακούει». Ως καλός ακροατής, θα πρέπει να δείχνει κατανόηση και αναγνώριση στα υπόλοιπα μέλη της ομάδας και να έχει τα αυτιά του ανοιχτά σε τυχόν αμφιβολίες και επιφυλάξεις. Αυτό, όχι μόνο διασφαλίζει το σεβασμό της ομάδας, αλλά και ενεργοποιεί εγκαίρως μηχανισμούς προειδοποίησης για τυχόν προβλήματα που θα προκύψουν στην πορεία.

Γνώση της μεθοδολογίας και της διαδικασίας: Ο υπεύθυνος έργου θα πρέπει να κατανοεί και να εφαρμόζει την καθιερωμένη μεθοδολογία σχετικά με τη διοίκηση έργου και τις οργανωτικές διαδικασίες. Γνώση του οδηγού του Ινστιτούτου Project Management με τίτλο «A Guide to the Project Management Body Of Knowledge» (PMBOK), της μεθοδολογίας Software Development Life Cycle (SDLC) και των οργανωτικών κανονισμών διευκολύνουν το έργο να κυλήσει πιο γρήγορα και ομαλά. Στην ευθύνη του υπεύθυνου έργου εμπίπτει, επίσης, η διασφάλιση του ότι όλα τα μέλη της ομάδας κατανοούν και ακολουθούν τις προκαθορισμένες διαδικασίες.

Γνώση της τεχνολογίας: Θα μπορούσε κανείς να υποστηρίξει ότι, η γνώση της τεχνολογίας θεωρείται δεδομένη. Υπάρχουν, ωστόσο, αρκετά παραδείγματα απώλειας του ελέγχου έργων λόγω εσφαλμένων εκτιμήσεων, λανθασμένων αγορών και επιφανειακών γνώσεων. Εφόσον χρειαστεί να αναλάβει κάποιο έργο εκτός των τομέων της τεχνολογίας, τότε θα πρέπει να αποκτήσει και τις σχετικές γνώσεις.

Προτού προχωρήσει στην ανάπτυξη επικοινωνιακών δεξιοτήτων και γνώσεων μεθοδολογίας ο υποψήφιος Project Manager θα πρέπει να αποκτήσει γνώσεις στον τομέα της τεχνολογίας. Ανάλογα με το έργο που πρόκειται να αναλάβει, και μέσα από το κατάλληλο πρόγραμμα εκπαίδευσης και πιστοποίησης, θα πρέπει να αποκτήσει τις απαιτούμενες τεχνικές γνώσεις, επιβεβαιώνοντας τον επαγγελματισμό του και διασφαλίζοντας την αξιοπιστία του απέναντι στον εργοδότη του.

Λάθη και παραλείψεις
Τα περισσότερα λάθη που γίνονται σε επίπεδο Project Management συνοψίζονται είτε στον ανεπαρκή σχεδιασμό είτε σε επικοινωνιακά προβλήματα. Αυτά τα λάθη μπορεί να αποβούν μοιραία. Επίσης όμως μπορούν να αποφευχθούν. Οι ειδικοί στο χώρο του Project Management καταδεικνύουν τα λάθη και προτείνουν τρόπους αντιμετώπισής τους.
  • Τα projects, πολύ συχνά, έχουν έλλειψη από σωστές πηγές με τα σωστά προσόντα. Το να μην υπάρχουν οι καταρτισμένοι άνθρωποι μπορεί να αποβεί μοιραίο για το έργο. Σύμφωνα με τους ειδικούς, όλος ο σχεδιασμός του κόσμου δεν μπορεί να ξεπεράσει την έλλειψη ταλαντούχων εργαζομένων. Για αυτό οι Project Managers πρέπει να έχουν συνολική εικόνα των ικανοτήτων και του φόρτου εργασίας όλων των ανθρώπινων πηγών τους.
  • Τα projects μπορεί να ξεφύγουν από τον έλεγχο χωρίς έναν αξιόλογο Project Manager ως επικεφαλής. Η λύση είναι η πρόσληψη ατόμων με πιστοποιήσεις και τη σημαντική επιδεξιότητα να διαχειρίζονται τους μετόχους.
  • Η έλλειψη μεθόδων αυξάνει το ρίσκο το έργο να εμφανίσει κενά, να χρειάζεται να ξαναδουλευτεί το πλάνο και τελικά να μην ανταποκρίνεται ούτε στους χρόνους, ούτε και στο κόστος. Μια μεθοδολογία Project Management μπορεί να βοηθήσει στην επαρκή διαχείριση των projects και να προσφέρει τη γνώση για όλες τις εμπλεκόμενες δραστηριότητες.
  • Δεν είναι λίγες οι φορές που οι αλλαγές που αφορούν το project δεν παρακολουθούνται. Έτσι φτάνει σε κάποια φάση που ο οικονομικός προϋπολογισμός «εκρήγνυται» και αναπόφευκτα τινάζονται στον αέρα και τα χρονοδιαγράμματα. Για να αποφεύγονται αυτά πρέπει να ακολουθείται μια διαδικασία αλλαγών. Το κάθε άτομο που ζητάει μια αλλαγή πρέπει να εξηγεί ακριβώς το πού και το πότε θα γίνει. Τότε ένας καλός Project Manager πρέπει να προβλέψει πώς αυτό το αίτημα θα επηρεάσει το budget και το χρονοδιάγραμμα.
  • Η έλλειψη ενημέρωσης για την κατάσταση που βρίσκονται τα projects μπορεί να αποτελέσει και το μοναδικό λόγο που θα ναυαγήσουν. Διότι δεν γίνεται διαχείριση κάποιας κατάστασης αν δεν μπορεί κάποιος να προσμετρήσει τα δεδομένα της.
  • Τα προβλήματα που προκύπτουν δεν μπορούν να λυθούν από μόνα τους. Αντίθετα, συσσωρεύονται και αυξάνουν το κόστος του project. Αν κάτι πάει στραβά, το θέμα είναι πόσο καλά θα διευθετηθεί ώστε να μην ξαναπαρουσιαστεί στο μέλλον.
  • Αν ο σκοπός ενός project δεν είναι ξεκαθαρισμένος, τότε το πλάνο μπορεί να «ξεφουσκώσει». Επιπλέον, ένα λάθος που κάνουν συχνά οι εμπλεκόμενοι είναι ότι δεν ξεκαθαρίζουν τις προϋποθέσεις, ώστε το project να ολοκληρωθεί έγκαιρα και σύμφωνα με το budget. Το ξεκαθάρισμα των «σκοτεινών» σημείων αποδεικνύεται σωτήριο.
  • Τα projects δεν πραγματοποιούνται σε αποστειρωμένο περιβάλλον. Συχνά εξαρτώνται από άλλα που διαδραματίζονται παράλληλα. Όταν ο Project Manager αποτυγχάνει να δει αλληλοεξάρτηση, τότε τα projects παρακωλύονται. Η συζήτηση με τους εμπλεκόμενους και το διάγραμμα της πορείας των έργων μπορούν να βοηθήσουν να διαφανούν αλληλοεξαρτήσεις.
  • Συνήθως τα μέλη της ομάδας ενός project δεν γνωρίζουν πότε πρέπει να γίνει κάτι. Ένας γρήγορος τρόπος δημιουργίας του προγραμματισμού του έργου είναι να καθοριστούν όλες οι δραστηριότητες που περιλαμβάνονται μέχρι την ολοκλήρωσή του.

Πόσο πραγματικά αξίζουν οι πιστοποιήσεις στο Project Management;
Στο σημερινό διαρκώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον, βασικά στοιχεία του ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος κάθε επιχείρησης είναι οι δεξιότητες του Ανθρώπινου Δυναμικού που διαθέτουν, αλλά και η Οργανωτική Δομή τους. Η αποτελεσματικότητα των Έργων που ολοκληρώνει η κάθε επιχείρηση σε συνδυασμό με την προσαρμοστικότητά της στις συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς και του ανταγωνισμού είναι πλέον απαραίτητα στοιχεία επιβίωσης.

Σε αυτό το πλαίσιο, θεωρείται αναγκαίο τόσο για τους οργανισμούς όσο και τους ίδιους τους επαγγελματίες να αναπτυχθούν έτσι ώστε όχι μόνο να οχυρωθούν από τις συνέπειες της κρίσης αλλά και να βοηθήσουν τους οργανισμούς τους να αποκτήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Οι πελάτες αισθάνονται πιο ασφαλείς στην επιλογή τους όταν γνωρίζουν ότι ο οργανισμός που ανέλαβε τα Έργα τους είναι πιστοποιημένος, όσον αφορά τη λειτουργία του και διαθέτει στελέχη με πιστοποιημένες δεξιότητες.

Επιπρόσθετα η πιστοποίηση αποτελεί ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για τον επαγγελματία γιατί σε μία περίοδο κατά την οποία ο βαθμός δυσκολίας αναζήτησης εργασίας αυξάνει δραματικά, οι εργοδότες προσπαθούν να κάνουν τις ασφαλέστερες επιλογές.


Η πραγματική αξία των πιστοποιήσεων σε διάλογο
Η αξία της πιστοποίησης, όπως και οτιδήποτε άλλο, κρίνεται από το αποτέλεσμα που επιφέρει. Σύμφωνα με διεθνή στατιστικά στοιχεία, 7 στα 10 έργα δεν δίνουν τα αποτελέσματα που έχουν υποσχεθεί μέσα στα πλαίσια του προϋπολογισμένου χρόνου και κόστους.
• Μπορεί η πιστοποίηση να συμβάλει θετικά στην αύξηση του ποσοστού των επιτυχημένων έργων;
• Προσφέρει το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που αναζητά τόσο ο επαγγελματίας όσο και η επιχείρηση;
• Κάνει τον Project Manager καλύτερο στη δουλειά του;

Τα ερωτήματα είναι πολλά, καίρια και χρειάζονται άμεσα απαντήσεις.

Με διεθνείς ομιλητές και εκπροσώπους της ελληνικής κοινότητας του Project Management, το Project Management Congress™ 2011 θα αναλύσει, την Πέμπτη 24 Νοεμβρίου, εμπεριστατωμένες και τεκμηριωμένες απαντήσεις για την πραγματική αξία της πιστοποίησης στη Διαχείριση των Έργων.

Παράλληλα, πρόκειται να παρουσιάσει τις σύγχρονες μεθόδους πιστοποίησης και να αξιολογήσει τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματά τους. Τέλος, σκοπός του είναι να αποτελέσει συμμετοχικό πεδίο ανταλλαγής απόψεων, σχολιασμού και γνώσης, έχοντας ως θεματικό πυρήνα την σημασία της ατομικής και εταιρικής πιστοποίησης στο Project Management.

Διεθνείς experts δίνουν σαφείς απαντήσεις
Δύο διεθνείς εμπειρογνώμονες στις πιστοποιήσεις προσφέρουν απαντήσεις στο ερώτημα της ρεαλιστικής αξίας αυτών, ανοίγοντας το διάλογο με τους Έλληνες Project Managers και Διευθυντές Ανθρώπινου Δυναμικού.

Alan Harpham, Πρόεδρος του APM Group, επίσημου φορέα πιστοποίησης της βρετανικής Γ.Γ. Εμπορίου
Θεωρείται – όχι άδικα – ειδικός στους τομείς των programme management, project management και executive coaching, τόσο σε ατομικό όσο και σε ομαδικό επίπεδο. Είναι πλέον ανεξάρτητος σύμβουλος management και Πρόεδρος του APM Grοup, γνωστού βρετανικού οργανισμού πιστοποίησης γνώσεων με δραστηριότητες σε όλη την υφήλιο. Το APM Group είναι ο επίσημος φορέας πιστοποιήσεων της βρετανικής κυβέρνησης (Γ.Γ. Εμπορίου).

Ο A. Harpham χαρακτηριστικά τονίζει πως βρίσκεται στην 4η καριέρα του, ήτοι αυτή του «portfolio manager», καθώς εξειδικεύεται στην αξιολόγηση και ανάπτυξη των βέλτιστων πρακτικών σε programme και project management, ITIL και change management.

Miles Shepherd, Αναγνωρισμένη αυθεντία στο Project Management
Παθιασμένος με το Project Management εδώ και 30 χρόνια, ο Miles Shepherd έχει ηγηθεί πολλών Έργων στη Μεγάλη Βρετανία, Ανατολική Ευρώπη και Ρωσία. Έχει υπάρξει Πρόεδρος του Εθνικού Φορέα Διαχείρισης Έργων στη Μ. Βρετανία καθώς και στο International Project Management Association. Σήμερα είναι πλέον Σύμβουλος Διαχείρισης Έργων στην MSP Ltd, εταιρεία που εξειδικεύεται σε project και quality management consulting και την οποία εμπιστεύονται blue chip επιχειρήσεις και κυβερνήσεις. Κατέχει, επίσης, τη θέση του Visiting Senior Research Fellow του University College του Λονδίνου.

O M. Shepherd έχει σχεδιάσει και συνεισφέρει στη συγγραφή πλαισίων γνώσης, όπως το UK Body of Knowledge, ενώ κατέχει επίσης τους τίτλους και τις θέσεις:
• Αντιπρόεδρος του Association for Project Management (2004 έως σήμερα),
• Πρόεδρος του International Project Management Association,
• Μέλος του IPMA Research Management Board, Πρόεδρος της ISO Committee PC236 για Project Management,
• Πρόεδρος της ISO Committee TC 258 για Project, Programme και Portfolio Management.

Επισκεφθείτε το www.pmcongress.gr και μάθετε περισσότερα για το Συνέδριο και τη σημασία των πιστοποιήσεων στους επαγγελματίες και τις επιχειρήσεις.

Case Study: PM Training για υψηλή αποδοτικότητα
Σε μία σύγχρονη επιχείρηση, η οποία δραστηριοποιείται σε ένα περιβάλλον που συνεχώς αλλάζει, η Διαχείριση Έργων (PM) αποτελεί καθημερινή ενασχόληση των στελεχών της. Πέραν των τεχνικών ικανοτήτων που απαιτούνται από τα στελέχη, οι νόρμες και οι τεχνικές που ορίζονται μέσω της εκπαίδευσης του Project Management είναι απαραίτητες.

Συγκριμένοι τομείς που παρουσιάζεται η ανάγκη εξειδικευμένης εκπαίδευσης είναι αυτοί του Product Transfer & Business Development, των στελεχών που ασχολούνται με το Lean Management και το Continuous Improvement Management. Επιπροσθέτως, απαιτείται σε κάποια στελέχη των Οικονομικών Υπηρεσιών και του Supply Chain.

Τα κριτήρια επιλογής φορέα εκπαίδευσης είναι παρόμοια με εκείνα για την οποιαδήποτε θεματική. Θα πρέπει ο εκπαιδευτικός φορέας να διαθέτει εισηγητές, με αποδεδειγμένη εκπαιδευτική και εργασιακή πείρα σε Project Management. Φυσικά είναι απαραίτητη και η ύπαρξη πιστοποίησης, σύμφωνα με τα παγκόσμια πρότυπα του PM. Τέλος, σημαντικό ρόλο παίζει η φήμη του εκπαιδευτικού φορέα στην αγορά της εκπαίδευσης.

Αναφορικά με την αξιολόγηση χρησιμοποιείται μία ειδικά διαμορφωμένη φόρμα με ενότητες στις οποίες περιγράφονται οι συγκεκριμένες πρακτικές και γνώσεις που αποκτήθηκαν και αξιολογούνται οι ικανότητες του εισηγητή. Μετά από 6 μήνες, συμπληρώνεται από τους συμμετέχοντες μία ακόμα φόρμα, η οποία ζητά να αποτυπωθούν τα απτά αποτελέσματα της εκπαίδευσης στην καθημερινότητα της εργασίας τους, εφόσον υπάρχουν.

Τα οφέλη για την επιχείρηση είναι ότι επιτυγχάνει να απασχολεί στελέχη με ανεπτυγμένες τεχνικές ικανότητες αλλά και δεξιότητες να βάζουν και να επιτυγχάνουν στόχους, διατηρώντας υψηλή την ποιότητα των προσφερόμενων προϊόντων και υπηρεσιών. Με οδηγό την εκπαίδευση, τα στελέχη προσανατολίζονται στη μείωση του κινδύνου και του κόστους, κάνουν έξυπνη διαχείριση του χρόνου και των αλλαγών που συντελούνται και διασφαλίζουν τη διαχείριση πολύπλοκων έργων μέσω των σωστών επικοινωνιακών καναλιών και της αποτελεσματικής διοίκησης των ανθρώπινων πόρων.

Επομένως, η επιχείρηση στοχεύει στην υψηλή αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα.

Μαρία Πετροπούλου, Recruiting, Training & Development Manager, FAMAR Health Care Services

Viewpoint: Project Management: In class or In Action?
Οι συνεχείς μεταβολές της αγοράς και οι ολοένα αυξανόμενες απαιτήσεις των οργανισμών καθιστούν την ορθή και αποτελεσματική «Διαχείριση Έργων» (Project Management) καθοριστική για την εξέλιξη των σύγχρονων στελεχών.

Όροι όπως σωστή διαχείριση χρόνου και ορθή στοχοθεσία ήταν πάντα σημαντικοί για τη βιωσιμότητα των εταιρειών, τα τελευταία χρόνια όμως η ανάγκη για την ανάπτυξη των παραπάνω δεξιοτήτων είναι μείζονος σημασίας εφόσον στις περισσότερες περιπτώσεις οι πόροι για την ολοκλήρωση των projects -ανθρώπινοι και μη- είναι ελάχιστοι, ο χρόνος παράδοσης οριακός και ο τελικός στόχος απαιτητικός ή και δυσπρόσιτος.

H επιλογή του κατάλληλου σεμιναρίου διοίκησης ή/και διαχείρισης έργου θα πρέπει να γίνεται με γνώμονα τις πραγματικές ανάγκες και συνθήκες των οργανισμών και των project leaders που θα το παρακολουθήσουν.

Θεωρητικά μοντέλα ή ανεφάρμοστα εργαλεία που δεν ανταποκρίνονται στην καθημερινότητα και δεν «απαντούν» στα αντικειμενικά εμπόδια που πρέπει να επιλυθούν δεν θα έχουν το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Κάθε σεμινάριο διαχείρισης έργου, εκτός από τις βασικές αρχές, θα πρέπει να διαμορφώνεται σύμφωνα με τις συνθήκες της αγοράς, ειδικά όπως εξελίχθηκαν κατά τα τελευταία δύο έτη και να εμβαθύνει σε έννοιες όπως  το risk management & assessment (αντιμετώπιση & αξιολόγηση κινδύνων).

Επίσης, η αποσπασματική εκπαίδευση project management σε μεμονωμένα άτομα όταν δεν υποστηρίζεται από τις δομές και τη γενικότερη κουλτούρα της εταιρείας (διαχείριση χρόνου, ευέλικτες διαδικασίες), συνήθως δεν αποφέρει μακροχρόνια ορατά αποτελέσματα. Για παράδειγμα, ο σωστός συσχετισμός χρόνου και παραγόμενου αποτελέσματος είναι ξεχωριστός για κάθε επαγγελματία αλλά μπορεί να αναπτυχθεί περισσότερο ή και να μείνει στάσιμος αν το εργασιακό περιβάλλον «μπλοκάρει» με χρονοβόρες διαδικασίες και λανθασμένη χρήση πόρων.

Οι επιχειρήσεις θα μπορούσαν φυσικά να ευνοηθούν από την εξειδικευμένη εκπαίδευση των στελεχών τους στις έννοιες και τις εφαρμογές του project management, εφόσον η εκπαίδευση γίνεται με συνέπεια, θέτει συγκεκριμένους στόχους, τα αποτελέσματά της είναι μετρήσιμα και γίνονται αντιληπτά από το business.

Επιπλέον, οι διάφορες πιστοποιήσεις που προσφέρονται στην αγορά είναι χρήσιμες και μπορούν να υποστηρίξουν τους αρχικούς στόχους των προγραμμάτων τους, ειδικότερα όταν απευθύνονται σε έμπειρα στελέχη που εργάζονται σε αντίστοιχα τμήματα.

Θάλεια Βουβονίκου, HR Manager Detergents & Functions, Henkel Hellas SA

 

HR Professional (T. 80)
« 1 2 3 4 ... 8 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778