HR PROFESSIONAL - Project Management: Έργο σε πέντε πράξεις

Τρίτη, 19 Νοεμβρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Training & Development

Project Management: Έργο σε πέντε πράξεις

14 Οκτωβρίου 2014 | 09:53 Γράφει η Αντωνία  Κατσουλιέρη Topics: Project Management

Στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον, οι οργανισμοί βασίζουν τη λειτουργία τους σε πολλαπλά και άκρως απαιτητικά projects. Η υπέρβαση ενός έργου σε κόστος και χρόνο είναι απαγορευτική, με την ανάγκη για ενσωμάτωση πιστοποιημένων project managers στο ανθρώπινο δυναμικό μίας εταιρείας να αποτελεί εκείνη την επιλογή που εξασφαλίζει την αποτελεσματική διαχείριση και την επιτυχημένη υλοποίηση των έργων.

Οι οργανισμοί σήμερα καλούνται να επιδείξουν καινοτομία, άμεση ανταπόκριση στις νέες ανάγκες των αγορών και ευελιξία ώστε να εξασφαλίσουν όχι μόνο την παραμονή τους σε αναπτυξιακή τροχιά αλλά σε πολλές περιπτώσεις ακόμη και τη βιωσιμότητά τους. Η διαμόρφωση ενός νέου στρατηγικού πλάνου, η δημιουργία και προώθηση μίας νέας υπηρεσίας ή προϊόντος στην αγορά ή ακόμη και ο σχεδιασμός / εφαρμογή διαρθρωτικών αλλαγών στο εσωτερικό τους, αποτελούν μόνο μερικές από τις πρακτικές που εμφανίζονται με μεγάλη συχνότητα στην ατζέντα των επιχειρήσεων, και που μπορούν να δημιουργήσουν άριστα το περιεχόμενο ενός νέου project.Εκτός από τον απαραίτητο σχεδιασμό και το πλαίσιο στο οποίο αυτό θα πραγματοποιηθεί το κάθε project ξεχωριστά, είναι σημαντικό να ολοκληρώνεται εντός χρονοδιαγράμματος, εντός προϋπολογισμού αναφορικά με το κόστος, και σίγουρα με το ανάλογο ποιοτικό αποτέλεσμα, διαφορετικά η «επιτυχία» του θα είναι αρκετά αμφίβολη.

Η δομημένη εξέλιξη ενός έργου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ορθή διαχείριση του, με την εκπαίδευση στις βασικές αρχές του project management να εξασφαλίζουν την υλοποίησή του. Σε μία εποχή, λοιπόν, που χαρακτηρίζεται από μειωμένα budgets και περιορισμένους διαθέσιμους πόρους, αρκετές επιχειρήσεις επιλέγουν να ενσωματώσουν τα στελέχη εκείνα που θα δεσμευθούν απέναντι στην εταιρεία για την επιτυχία του έργου και που διαθέτουν εκείνα τα χαρακτηριστικά και τις δεξιότητες που είναι απαραίτητα για αυτό.

Έργο σε... πράξεις
Μία ενδεχόμενη αποτυχία ενός project, μπορεί να στοιχίσει σημαντικά σε μία επιχείρηση, όχι μόνο σε χρήματα, αλλά να επιφέρει ντόμινο αλλαγών ακόμη και στο εσωτερικό της. Χρονική καθυστέρηση στην παράδοση του έργου, υπέρβαση του προβλεπόμενου κόστους, μη ποιοτικά αποτελέσματα είναι μόνο μερικοί από τους λόγους που οδηγούν ένα έργο σε αποτυχία. Σημαντική θέση καθ’ όλη τη διαδικασία υλοποίησης ενός έργου κατέχει ο project manager, ο οποίος επιβαρύνεται με την ευθύνη της διοίκησης και διαχείρισης του έργου συνολικά. Με πολλαπλούς και εναλλασσόμενους ρόλους καλείται να λάβει αποφάσεις σχετικά με την άριστη αξιοποίηση των πόρων που μπορεί να χρησιμοποιήσει, την εντός χρονοδιαγράμματος βαθμιαία πρόοδο του έργου, τη διαχείριση των ανθρώπινων σχέσεων που αναπτύσσονται από τα μέλη της ομάδας που το έχουν αναλάβει, την επικοινωνία και την επίλυση τεχνικών προβλημάτων που ενδεχομένως προκύψουν.

Συχνά καλείται να είναι σε θέση να διαχειριστεί απρόσμενες αλλαγές και να μεταβάλει τους βασικούς όρους του σχεδίου, ώστε να επιφέρει τα αποτελέσματα για τα οποία έχει δεσμευθεί βάσει όμως του κόστους και χρόνου που έχουν ορισθεί αρχικά. Σε κάθε περίπτωση, οι πιθανότητες επιτυχίας ενός έργου αυξάνονται σημαντικά με την εμπλοκή ενός «ειδικού», με σημαντικά οφέλη ως προς το χρόνο υλοποίησης του και αντίστοιχη μείωση των κινδύνων, καθώς καλείται να ακολουθήσει μία συγκεκριμένη διαδικασία και στάδια ως προς την εκπλήρωση του.

  • Πράξη #1
    Μετά τη σύλληψη της ιδέας που θα αποτελέσει το περιεχόμενο του επόμενου project για μία επιχείρηση, και το οποίο μπορεί να αφορά στην παραγωγή ενός νέου προϊόντος για παράδειγμα, καλείται ο project manager, ο οποίος γίνεται κοινωνός της ιδέας αυτής. Λαμβάνει δηλαδή όλη αυτή την αρχική πληροφόρηση και πραγματοποιείται μία εισαγωγή στη βασική ιδέα ή στόχο του έργου που θα κληθεί να υλοποιήσει με το βέλτιστο δυνατό τρόπο.
  • Πράξη #2
    Στο επόμενο στάδιο ο project manager είναι αυτός που αναλαμβάνει ουσιαστικό ρόλο πλέον. Ο ίδιος καλείται να σχεδιάσει όλες τις φάσεις υλοποίησης του έργου, πραγματοποιώντας και την αντίστοιχη ανάλυση σε επίπεδο κόστους, χρόνου, διαδικασιών και στελεχών που θα χρειαστεί στην ομάδα του, και φυσικά όλα αυτά θα πρέπει να παρουσιαστούν από τον ίδιο ώστε να λάβουν και την απαραίτητη έγκριση της εταιρείας.
  • Πράξη #3
    Έχοντας λάβει το «πράσινο φως» από την εταιρεία σε αυτό το στάδιο ο project manager μετατρέπει ουσιαστικά την θεωρία σε πράξη. Η επιλογή των στελεχών που θα δημιουργήσουν την ομάδα, οι διαδικασίες που θα υιοθετηθούν, και ο τρόπος λειτουργίας που θα ακολουθηθεί περιλαμβάνονται σε αυτήν την «πράξη» του έργου. Βέβαια, είναι σημαντικό να τονιστεί ότι εδώ δημιουργείται και το «εργασιακό περιβάλλον» που θα επικρατήσει στην ομάδα του έργου.
  • Πράξη #4
    Έχοντας καταρτίσει τον «προϋπολογισμό» του έργου σε κόστος και χρόνο, και έχοντας επιλέξει τα στελέχη της ομάδας, τις διαδικασίες και τη ροή που θα ακολουθηθεί, το επόμενο στάδιο -και πιο κρίσιμο- είναι αυτό της υλοποίησης. Ο project manager θέτει το σχέδιο σε εφαρμογή και καλείται να αντιμετωπίσει οποιαδήποτε δυσκολία ή δυσλειτουργία προκύπτει λαμβάνοντας συνεχώς αποφάσεις με γνώμονα την επιτυχή έκβαση του έργου που έχει κληθεί να υλοποιήσει. Προβλήματα, παραλείψεις, κακές εκτιμήσεις μπορεί να κάνουν την εμφάνιση τους, με τον ρόλο του manager να αποκτά ιδιαίτερη σημασία ως προς την αντιμετώπιση τους.
  • Πράξη #5
    Για την ολοκλήρωση του έργου ως τελευταίο στάδιο λογίζεται η παράδοση του στην εταιρεία. Σε αυτό το σημείο, το project κρίνεται εφ’ολης της ύλης και διαπιστώνεται αν έχουν τηρηθεί οι δεσμεύσεις που είχε αναλάβει και αν φυσικά το αποτέλεσμα είναι ικανοποιητικό και έχει υλοποιηθεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Ομάδα διαχείρισης
Για την υλοποίηση ενός project εκτός από τον manager που θα ηγηθεί της διαδικασίας δημιουργείται και η απαραίτητη ομάδα στελεχών, που θα συμβάλει στην ολοκλήρωσή του. Συνήθως οι ομάδες που διαμορφώνονται περιλαμβάνουν άτομα από διαφορετικά τμήματα της εταιρείας όπως marketing, IT, τμήμα παραγωγής κ.ά. με απώτερο σκοπό να συγκεντρωθούν διαφορετικές δεξιότητες, ικανότητες και γνώσεις απαραίτητες για το project. Για παράδειγμα, αν το έργο αφορά τη δημιουργία ενός νέου προϊόντος χρειάζεται να συνεργαστούν στελέχη τα οποία το πιο πιθανό είναι να προέρχονται από όλο το φάσμα των τμημάτων της εταιρείας.

Η εύρυθμη λειτουργία της ομάδας, η εναρμόνιση στελεχών με διαφορετικά χαρακτηριστικά και η διασφάλιση της πλήρους αξιοποίησής τους έγκειται στη σφαίρα ευθυνών του manager. Το χτίσιμο μίας παραγωγικής ομάδας δεν σχετίζεται άμεσα μόνο με την επιλογή των κατάλληλων στελεχών, αλλά ταυτόχρονα και με τη δημιουργία του περιβάλλοντος εκείνου που θα προάγει τη συνεργατικότητα, την ομαδική προσπάθεια και την ευθυγράμμιση των προσωπικών πεποιθήσεων με τον ομαδικό στόχο. Ο διευθυντής του έργου φέρει σημαντικό μερίδιο ευθύνης ως προς το όραμα της ομάδας του, καθώς οφείλει να το επικοινωνεί ξεκάθαρα και σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Θα πρέπει να εξηγήσει τον τρόπο που κάθε μέλος της ομάδας συμβάλει στο τελικό αποτέλεσμα ενισχύοντας τη δέσμευση του στο σκοπό της. Το κλίμα συνεργασίας είναι αρκετά σημαντικό να εντοπίζεται σε μεγάλο βαθμό και οφείλει να ενισχύεται μέσα από την ειλικρινή και ανοικτή επικοινωνία που θα αναπτυχθεί βαθμιαία μέσα στην ομάδα. Ένα ακόμη πρόβλημα που ενδεχομένως να κληθεί να αντιμετωπίσει ο manager είναι η άμεση επίλυση προβλημάτων, τα οποία μπορεί να οφείλονται σε δυσλειτουργίες ή διαφωνίες από τα μέλη της ομάδας.

Μερικές από τις πλέον διαδεδομένες πρακτικές που προωθούν το ομαδικό πνεύμα δεν είναι άλλες από την επιβράβευση, το συχνό feedback αναφορικά με τα αποτελέσματα που έχουν επιτευχθεί, τη συνεχή ενημέρωση για την πρόοδο του έργου και κυρίως τη λεπτομερή εξήγηση για τα καθήκοντα και τις υποχρεώσεις που φέρει το κάθε μέλος ξεχωριστά μέσα στην ομάδα αυτή. Ουσιαστικά, ο διαχειριστής του έργου διαφυλάσσει την εύρυθμη λειτουργία και συντονίζει την ομάδα. Τα μέλη είναι υπεύθυνα για το «τι» θα γίνει ώστε να ολοκληρωθεί το έργο ενώ ο manager από την πλευρά του ευθύνεται για το «πώς» θα γίνει αυτό. Βασικός στόχος λοιπόν, είναι η δημιουργία μία, ομάδας δημιουργικής και με υψηλό αίσθημα δέσμευσης απέναντι στην ολοκλήρωση του έργου που έχει αναλάβει.

Trends 2014
Το project management εξελίσσεται συνεχώς με γρήγορους ρυθμούς καθώς νέες τάσεις και εξελίξεις διαμορφώνουν έναν τομέα με ιδιαίτερη δυναμική. Με τους υποστηρικτές να πληθαίνουν συνεχώς όχι μόνο για την εφαρμογή των βασικών του αρχών σε περιβάλλον εργασίας αλλά ακόμη και για την προσωπική επαγγελματική ανάπτυξη των στελεχών, ολοένα και πιο συχνά παρουσιάζονται ανάγκες σε επίπεδο απαραίτητων δεξιοτήτων. Ο manager καλείται να:

  • Πραγματοποιήσει επαναπροσδιορισμό των soft skills που οφείλει να κατέχει για να ανταποκριθεί με επιτυχία στις νέες ανάγκες που προκύπτουν, ακολουθώντας σε παράλληλη πορεία την εξέλιξη τους. Αν και το περιεχόμενο, ο χρόνος και το κόστος παραμένουν τα βασικά στοιχεία ενός project, ο διαχειριστής ενός έργου καλείται να αναπτύξει κι επιπρόσθετες δεξιότητες. Η ενεργή ακρόαση των αναγκών της εταιρείας αναφορικά με το project είναι σημαντική, ενώ η κατανόηση των αποτελεσμάτων που επιθυμούν από την υλοποίηση του και η ενδελεχής συζήτηση για το πώς αυτό θα καταστεί εφικτό είναι εξίσου απαραίτητες. Όλο και πιο συχνή είναι και η αναφορά του coaching στον τομέα του project management, κι αυτό γιατί ο διαχειριστής έχει ουσιαστικό ρόλο στη δημιουργία και λειτουργία της ομάδας που θα το υλοποιήσει, με αποτέλεσμα να αναλαμβάνει συχνά το ρόλο του coach.
  • Δημιουργήσει το κατάλληλο περιβάλλον διαχείρισης έργου και να αναπτύξει ηγετικά χαρακτηριστικά υιοθετώντας το ανάλογο στυλ ηγεσίας που εσωκλείει. Ως κύριος υπεύθυνος και διαμορφωτής του περιεχομένου αλλά και της ομάδας οφείλει να δημιουργεί εκείνο το περιβάλλον που θα εξασφαλίσει εν μέρει την επιτυχία του project αλλά και της ομάδας του. Άλλωστε, η ηγεσία σχετίζεται με τη δημιουργία οράματος, την έμπνευση και την εισαγωγή αλλαγών, όταν και όπου αυτές κρίνονται απαραίτητες.
  • Διαθέτει διαπραγματευτικές ικανότητες. Καθ’όλη τη διάρκεια υλοποίησης ο διαχειριστής καλείται να διαπραγματευτεί αρχικά με την εταιρεία, εν συνεχεία με την ομάδα που θα διαμορφώσει, αλλά πολλές φορές καλείται να διαπραγματευθεί και με τους προμηθευτές του έργου. Ανεπτυγμένες ικανότητες και δεξιότητες σε αυτόν τον τομέα συμβάλλουν θετικά προς την υλοποίηση του έργου, με τον manager να κατέχει ενεργό ρόλο σε αυτό.
  • Σκέφτεται στρατηγικά. Συχνά οι project managers αναλώνουν μεγάλο μέρος του διαθέσιμου χρόνου τους ώστε να καθορίσουν την τακτική που θα ακολουθήσουν, και να εξετάσουν λεπτομέρειες ώστε να ανταποκριθούν εντός χρονοδιαγράμματος. Η στρατηγική σκέψη ωστόσο είναι απαραίτητη, και πιο συγκεκριμένα η δημιουργία προτεραιοτήτων αναφορικά με την υλοποίηση του έργου και η ενασχόληση με το γενικότερο πλαίσιο.
  • Παραδέχεται τα «κακώς κείμενα». Η αποκλειστική αναφορά στις επιτυχίες της ομάδας ή του έργου δεν αποτελεί ένδειξη ότι όλα πάνε «βάσει σχεδίου». Η παράθεση των παραλείψεων, των αστοχιών και των λαθών που ενδεχομένως πραγματοποιήθηκαν είναι καλό να αναφέρονται, αποτελώντας πηγή γνώσης για το μέλλον, αλλά κυρίως ώστε να καταστεί εφικτή η άμεση αντιμετώπισή τους.

Ερευνώντας τις εξελίξεις
Οι εταιρείες πλέον στρέφονται όλο και περισσότερο στην αξιοποίηση κάποιου project manager, είτε ως εξωτερικού συνεργάτη είτε ως μέλος του ανθρώπινου δυναμικού τους για να ελαχιστοποιήσουν τους κινδύνους και να αξιοποιήσουν στο έπακρο τα θετικά αποτελέσματα που ένα επιτυχημένο έργο εσωκλείει. Σύμφωνα με την έρευνα «PMI’s Pulse of the Profession: The High Cost of Low Performance» από το Ινστιτούτο PMI, οι εταιρείες που παρουσίασαν υψηλό επίπεδο αποδόσεων φαίνεται ότι είχαν ολοκληρώσει με επιτυχία το 89% των project που είχαν δημιουργήσει, ενώ αντίθετα οι εταιρείες με χαμηλό επίπεδο αποδόσεων είχαν ολοκληρώσει μόλις το 36% των έργων τους. Ένα ακόμη σημαντικό στοιχείο που φέρνει στο φως η έρευνα αυτή είναι η αναγκαιότητα ευθυγράμμισης των projects με την ευρύτερη στρατηγική της επιχείρησης. Πιο συγκεκριμένα, τα έργα που βρίσκονται σε πλήρη ευθυγράμμιση με αυτήν ολοκληρώνονται με επιτυχία σε ποσοστό 71%, σε αντίθεση με όσα δεν εναρμονίζονται με τη στρατηγική και εμφανίζουν ποσοστό επιτυχίας μόνο 48%.

Αναφορικά τώρα με τη Διαχείριση Έργων και την εκπαίδευση σε αυτόν τον τομέα, τα οφέλη από την ενσωμάτωση των διαδικασιών της είμαι άμεσα και αντιληπτά. Ο οργανισμός είναι σε θέση πλέον να οργανώνει τον τρόπο έναρξης, σχεδίασης, υλοποίησης και παρακολούθησης ενός έργου που αναλαμβάνει ή σε αρκετές περιπτώσεις που αποφασίζει να πραγματοποιήσει. Παρουσιάζεται στη διοίκηση ένα ολοκληρωμένο σχέδιο δράσης που περιλαμβάνει όλα τα βήματα τα οποία θα πραγματοποιηθούν και με τις βασικές παραμέτρους, κόστος, χρόνος και κυρίως τα αποτελέσματα που θα επιφέρει στην εταιρεία, δίνοντας το περιθώριο αξιολόγησης συνολικά και συγκριτικά διαφόρων projects, ώστε να επιλεγεί το καταλληλότερο. Στην ουσία με το συγκεκριμένο τρόπο η εταιρεία χρήζει ένα ή περισσότερα άτομα υπεύθυνους για την υλοποίηση ενός έργου, οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για τις διαδικασίες, την οργάνωση, την επίβλεψη και τη διαχείριση των τυχόν προβλημάτων που ίσως παρουσιαστούν.

HR Professional (T. 113)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778