HR PROFESSIONAL - Έχετε Agile Project; Χρειαζόσαστε Budget+Μέθοδο! Όχι εκτιμήσεις!

Πέμπτη, 4 Ιουνίου 2020

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

People Management

Έχετε Agile Project; Χρειαζόσαστε Budget+Μέθοδο! Όχι εκτιμήσεις!

24 Μαΐου 2016 | 12:09 Γράφει ο Θεοφάνης Κ.  Γιώτης Topics: Project Management

Σε κάθε project που ξεκινά, γίνεται πάντα η ίδια ερώτηση: «Πόσο θα κοστίσει και πότε τελειώσει;». Ακόμη και για έργα που είναι high lever (conceptual design), κάποιος senior executive μέσα στην εταιρεία θα θελήσει να μάθει το triple constraint του έργου (scope, time, cost, quality).

Επίσης, ερωτήσεις του τύπου: «πόσα άτομα χρειαζόμαστε;», «πόσους πρέπει να προσλάβουμε;», «πρέπει να δανειστούμε;» είναι συνήθεις. Συνήθως υπάρχουν δύο κατηγορίες απαντήσεων σε αυτές τις ερωτήσεις με τα αντίστοιχα προβλήματα:

1. Δεν έχουμε ιδέα ποιο θα είναι το κόστος και η διάρκεια του έργου (δεν αρέσει καθόλου στους stakeholders γιατί χρειάζονται απεγνωσμένα ένα νούμερο για το budget του έργου).

2. Δώστε μας χρόνο να κάνουμε εκτιμήσεις και θα σας ενημερώσουμε (δεν αρέσει καθόλου στους technical experts γιατί οι αναλυτικές εκτιμήσεις χρειάζονται άπειρο χρόνο και όταν δοθούν θεωρούνται οριστικές).

Στην πράξη υπάρχουν δύο ειδών εκτιμήσεις:

1. το «analogous (top down)» που βασίζεται σε μεγάλη προηγούμενη εμπειρία σε ίδιο τύπου έργου και γίνεται από experts, ή

2. το «detailed (bottom up)» που βασίζεται σε αναλυτικές εκτιμήσεις των επιμέρους στοιχείων του έργου (WBS elements ή detailed user stories) και γίνεται από αυτούς που θα κάνουν την πραγματική δουλειά.

Μια έρευνα του Harvard Business Review έδειξε ότι 1 στα 6 IT projects έχει υπέρβαση κόστους πάνω από 200%. Για να μην πάει κάτι στραβά το επόμενο έργο μας, «stop estimating and start budgeting». Τα τρία παρακάτω βήματα μας βοηθούν τα μέγιστα:

1) Πάρτε τις σωστές αποφάσεις
Πριν κάνουμε budgeting ή estimating, πρέπει να ρωτήσουμε τα κάτωθι: Πρέπει να ξεκινήσουμε ή να κάνουμε kill αυτό το έργο;

  • Θα το κάνουμε in-house ή outsourced;
  • Θα κάνουμε marketing το προϊόν αυτού του έργου ή όχι;
  • Θα δεσμεύσουμε budget σύντομα;
  • Θα είναι αυτό το επόμενο έργο μας;

2) Ταυτίστε το PRECISION με το DECISION
Ανάλογα με την απόφαση που θέλουμε να πάρουμε, θα πρέπει να ταιριάξουμε το εργαλείο με την εργασία:

  • Εάν θέλουμε να λάβουμε αναλυτική απόφαση, τότε το «bottom up estimating» είναι η προτεινόμενη προσέγγιση.
  • Εάν θέλουμε να λάβουμε στρατηγική απόφαση, τότε το «budgeting» είναι η πρέπουσα προσέγγιση.

3) START BUDGETING
Όταν η απόφασή είναι πιο strategic, κάνουμε «top-down» budgeting και γινόμαστε τόσο συγκεκριμένοι όσο απαιτείται. To prioritization επίσης των «product features» είναι πολύ σημαντικό (τι θα κάνουμε πρώτο και τι τελευταίο;). Ο ορισμός του Minimum Viable Product (MVP) είναι πολύ σημαντικός για να γνωρίζουμε την 1η έκδοση του προϊόντος που θα βγει στην αγορά. Συνήθως, η τεχνική MoSCoW (Must have, Should have, Could have και Won’t have) βοηθάει στον καθορισμό του MVP.

4) RANGES OF ESTIMATION και ΠΙΘΑΝΟΤΗΤΕΣ
Δεν πρέπει να γίνεται «one point estimation» (30 ημέρες και 100.000). Η τεχνική «three point estimation (Optimistic, Most Likely και Pessimistic)» είναι πολύ πιο δόκιμη και ενσωματώνει αβεβαιότητα (έως 4 μήνες και 50.000€ έως 150.000€). Όταν κάνουμε «3 point estimation» μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την τεχνική Monte Carlo για να δούμε κατάματα την αβεβαιότητα (80% πιθανότητα να ολοκληρώσουμε 10 features σε 6 μήνες ή 70% πιθανότητα ολοκληρώσουμε το έργο με 200.000€ budget).

Τελικά είναι ευθύνη της ομάδας να δώσει εκτιμήσεις για το έργο. Στις Agile προσεγγίσεις (methodologies και frameworks) μόνο η ομάδα μπορεί να κάνει εκτιμήσεις, και όχι οι executives. Παγκοσμίως σύμφωνα με τις έρευνες, πάνω από το 80% των εταιρειών που αναπτύσσουν software χρησιμοποιούν Agile προσεγγίσεις. Από αυτές τις εταιρείες, το 73% χρησιμοποιούν SCRUM, KANBAN, ή SCRUM with KANBAN.

Πληροφορίες:
12 PM Consulting Θεοφάνης Γιώτης, MSc, Ph.D C, PMP®, MCT
E: Theofanis.Giotis@12pm.biz
S: www.12pm.org

HR Professional (T. 131)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2020 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778