Στο παρελθόν η Διαχείριση Έργων (Project Management) αφορούσε και είχε εφαρμογή σε ορισμένους μόνο κλάδους της οικονομίας, όπως ο κατασκευαστικός κλάδος και ο κλάδος παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών. Εδώ και πολλά χρόνια όμως, παρατηρείται με αυξανόμενο ρυθμό η οργάνωση της εργασίας σε projects ακόμη και σε παραδοσιακές επιχειρήσεις.
Αυτό οφείλεται σε πολλούς λόγους, όπως για παράδειγμα η ανάγκη να επιτυγχάνονται οι στόχοι των έργων μέσα σε στενές προθεσμίες, να υπάρχει καλύτερη παρακολούθηση της προόδου και απόδοση ευθυνών, και η βελτίωση της οικονομικής αποδοτικότητας. Ο κύριος όμως λόγος είναι ότι η πολυπλοκότητα και το εύρος πολλών από τα έργα που εκτελούνται στις επιχειρήσεις σήμερα απαιτούν εξειδικευμένες γνώσεις από διάφορα τμήματα των επιχειρήσεων και καθιστούν αναγκαία τη διαλειτουργική συνεργασία.
Στις επιχειρήσεις αυτές η εκτέλεση των έργων λαμβάνει χώρα παράλληλα με τις εργασίες ρουτίνας και απαιτεί σύνθετες οργανωτικές δομές τύπου μήτρας (matrix), όπου οι ομάδες εκτέλεσης των έργων (project teams), τέμνουν οριζόντια τις κάθετες ιεραρχικές οργανωτικές δομές. Η επιτυχία ενός έργου συνίσταται στην επίτευξη των αρχικών στόχων του μέσα στις προθεσμίες που είχαν αρχικά τεθεί και με κόστος που δεν ξεπερνά τον προϋπολογισμό του. Είναι γενικά παραδεκτό και έχει επιβεβαιωθεί από πολλές έρευνες, ότι ένα μεγάλο ποσοστό των έργων αποτυγχάνει σε μια ή περισσότερες από τις τρεις διαστάσεις της επιτυχίας (στόχοι, προθεσμίες και κόστος).
Για παράδειγμα, μια πρόσφατη έρευνα της McKinseyi σε έργα πληροφορικής έδειξε ότι κατά μέσο όρο τα έργα αυτά κόστισαν 45% περισσότερο από τον προϋπολογισμό τους είχαν καθυστερήσεις της τάξης του 7% και προσέφεραν κατά 56% μικρότερη προστιθέμενη αξία από την αναμενόμενη. Πολλοί ερευνητές έχουν ασχοληθεί με τις αιτίες της αστοχία στην εκτέλεση των έργων, και έχουν προτείνει μια σειρά από προτάσεις για βελτίωση της αποτελεσματικότηταςii.
Εκπαίδευση
Είναι όμως αναμφισβήτητο ότι μια από τις βασικές αιτίες της αστοχίας των έργων, είναι η έλλειψη εξοικείωσης των διαχειριστών (project managers) και των μελών των ομάδων έργου με τις έννοιες και τα θεωρητικά και πρακτικά εργαλεία του project management. Η Διαχείριση Έργων είναι τέχνη και επιστήμη ταυτόχρονα, αλλά η σχετική εκπαίδευση, ειδικά σε εταιρείες στις οποίες εκτελούνται έργα καθοριστικής σημασίας, μπορεί να παίξει σημαντικό ρόλο στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας. Στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον που χαρακτηρίζεται από έντονη αβεβαιότητα, η διαχείριση των κινδύνων είναι ιδιαίτερα σημαντική και θα πρέπει να ξεκινά από τον αρχικό σχεδιασμό του έργου και να συνεχίζεται με συστηματική παρακολούθηση των κινδύνων και εφόσον χρειαστεί έγκαιρη παρέμβαση μέχρι το τέλος του έργου.
Ένας από τους τομείς λοιπόν, στον οποίον η εκπαίδευση των στελεχών επιχειρήσεων θα πρέπει να εστιάζεται, είναι η διαχείριση των κινδύνων που συνδέονται με την εκτέλεση των έργων (project risk management). Ακόμα, είναι χρήσιμο η εκπαίδευση να περιλαμβάνει χρήση υποστηρικτικών εργαλείων λογισμικού όπως για παράδειγμα το Microsoft Project.
Πιστοποίηση
Επιπλέον της εκπαίδευσης, θα πρέπει να θεωρηθεί ως ιδιαίτερα χρήσιμη η πιστοποίηση στη Διαχείριση Έργων, σε ατομικό, αλλά ακόμη και σε εταιρικό επίπεδο, διότι παρέχει εγγυήσεις για σχετικές γνώσεις και ικανότητες υψηλού επιπέδου. Ο πιο γνωστός διεθνής οργανισμός που προσφέρει πιστοποιήσεις στη Διαχείριση Έργων είναι το Project Management Instituteiii.
Τα μέλη αυτού του οργανισμού ξεπερνούν τις 700.000 και από τις δραστηριότητες του οργανισμού ξεχωρίζει η δημοσίευση ενός οδηγού με λεπτομερή πρότυπα και βέλτιστες πρακτικές που λέγεται Project Management Book of Knowledge και ουσιαστικά αποτελεί τη «Βίβλο» του Project Management. Εναλλακτικά, πιστοποίηση στη Διαχείριση Έργων μπορεί να αποκτηθεί από άλλους οργανισμούς όπως το PRINCE2iv και το International Project Management Institutev.
ii π.χ. «How to fail in project management (without really trying)», Pinto and Kharbanda, Business Horizons, 1996, vol. 39, issue 4, pages 45-53
