HR PROFESSIONAL - Payroll Outsourcing: Επιλογή ευθύνης

Πέμπτη, 15 Νοεμβρίου 2018

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

People Management

Payroll Outsourcing: Επιλογή ευθύνης

14 Νοεμβρίου 2014 | 09:44 Γράφει η Αντωνία  Κατσουλιέρη Topics: Outsourcing,Payroll Systems,Special Reports

Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα μία από τις πρώτες λειτουργίες των οργανισμών που επιλέγεται να ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι η διαδικασία της μισθοδοσίας. Μέσω του payroll outsourcing οι επιχειρήσεις φαίνεται να διασφαλίζουν την επιτυχημένη διαχείριση της πιο ορατής τους διαδικασίας, μειώνοντας στο ελάχιστο τους ενδεχόμενους κινδύνους που μπορούν να επηρεάσουν ακόμη και τη φήμη τους.

«Στα Κινέζικα, η λέξη “κρίση” γράφεται με δύο γράμματα. Το ένα σημαίνει κίνδυνος και το άλλο σημαίνει ευκαιρία» ανέφερε χαρακτηριστικά ο John Fitzgerald Kennedy στις αρχές της δεκαετίας του ’60. Η συγκεκριμένη αντίληψη φαίνεται να έχει υιοθετηθεί ευρέως από τον επιχειρηματικό κόσμο σήμερα όμως εμπεριέχει και μία σημαντική προϋπόθεση, την αποκλειστική ενασχόληση με το επονομαζόμενο core business. Η απελευθέρωση χρόνου και πόρων από διαδικασίες που δεν σχετίζονται ή δεν επηρεάζουν με άμεσο τρόπο την κύρια δραστηριότητα των επιχειρήσεων και, μπορούν αντιθέτως να μειώσουν σημαντικά την ενασχόληση του ανθρώπινου δυναμικού με περισσότερο στρατηγικά θέματα, αποτελεί επιτακτική ανάγκη για την εξασφάλιση της βιώσιμης παρουσίας και ανάπτυξης των οργανισμών.

Η στροφή, λοιπόν, των εταιρειών στη λύση του outsourcing δεν είναι καινούργια και φαίνεται να βρίσκεται ολοένα και πιο συχνά στην κορυφή των διαθέσιμων πρακτικών που τελικά αυτές εμπιστεύονται. Πιο συγκεκριμένα, επιλέγουν την ανάθεση διαδικασιών και λειτουργιών σε εξωτερικούς συνεργάτες συμβάλλοντας με αυτόν τον τρόπο στο να προαχθεί η καινοτομία, η δημιουργικότητα και οι υψηλές αποδόσεις που σχετίζονται άμεσα με τα τελικά αποτελέσματα της εταιρείας και την κερδοφορία της. Τέτοιες λειτουργίες μπορεί να αφορούν το facility των εταιρειών, τις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, τις νομικές υπηρεσίες και πλήθος άλλων.

Στις πρώτες θέσεις συναντάται και η διαδικασία της μισθοδοσίας που οι επιχειρήσεις αναθέτουν εξωτερικά, ενώ δεν είναι καθόλου τυχαίο το γεγονός ότι το payroll outsourcing έχει χαρακτηριστεί από το Harvard Business Review ως μία από τις σημαντικότερες ιδέες των τελευταίων 80 χρόνων στο χώρο του management. Τα οφέλη που μπορούν να προκύψουν από την επιλογή αυτή είναι πολλαπλά εφόσον όμως πραγματοποιηθούν βάσει σχεδίου και ικανοποιούν συγκεκριμένες ανάγκες του οργανισμού. Δεν αποτέλει απλά, τη βέλτιστη επιλογή, αλλά μία επιλογή ευθύνης!

Πλαίσιο
Σήμερα οι επιχειρήσεις καλούνται να επιδείξουν άμεση ανταπόκριση στις νέες ανάγκες των αγορών αλλά ταυτόχρονα και άμεση «αντίδραση» στις όποιες αλλαγές καλούνται να αντιμετωπίσουν είτε από το εσωτερικό είτε από το εξωτερικό τους περιβάλλον. Συχνά καταφεύγουν στη βελτίωση/διεύρυνση των προϊόντων ή υπηρεσιών που προσφέρουν στην αγορά ή ακόμη πραγματοποιούν εσωτερικές αναδιαρθρώσεις για να αντεπεξέλθουν αποτελεσματικά στις σύγχρονες προκλήσεις. Για την ακρίβεια, με σύμμαχο το ενεργό ανθρώπινο δυναμικό, με υψηλό αίσθημα δέσμευσης, ευθυγραμμίζουν όλες τις διαδικασίες με το στρατηγικό τους σκοπό και ανταποκρίνονται άμεσα στις όποιες ευκαιρίες εντοπίζονται αλλά και στους αντίστοιχους περιορισμούς. Για να καταστεί κάτι τέτοιο εφικτό όμως «επιβάλλεται» οι οργανισμοί να διοχετεύουν όλη τους την ενέργεια σε διαδικασίες σχετικές με τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές τους.

Αναφορικά με τις εργασιακές σχέσεις και τις συνεχείς μεταβολές που επέρχονται σε αυτόν τον τομέα, είτε μέσω νομοθετικών αλλαγών είτε ακόμη και με αλλαγές στο διαδικαστικό κομμάτι, η ουσία παραμένει η ίδια. Οι οργανισμοί οφείλουν να ευθυγραμμίζονται άμεσα με αυτές και να μην παρεκκλίνουν στο ελάχιστο. Η αυστηροποίηση της διαδικασίας ελέγχων, η επιβολή υψηλών προστίμων για παραβάσεις της εργατικής νομοθεσίας και ο «εκσυγχρονισμός» του Δημοσίου είναι μερικά από τα στοιχεία που διαμορφώνουν το νέο πλαίσιο όπου καλούνται να προσαρμοσθούν και να λειτουργήσουν. Το πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας «Εργάνη» που ξεκίνησε να λειτουργεί την 1η Μαρτίου 2013, αποτελεί το νέο εργαλείο συλλογής στατιστικών δεδομένων και, παράλληλα, έναν κομβικό μηχανισμό για την ποιοτική αναβάθμιση των πολιτικών του υπουργείου.

Το σύστημα αυτό δημιουργήθηκε για την αποτελεσματική καταπολέμηση της αδήλωτης και ανασφάλιστης εργασίας και για τη σημαντική μείωση του γραφειοκρατικού και διοικητικού βάρους για τις επιχειρήσεις. Όμως για κάθε εργοδότη που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου, είναι υποχρεωτική πλέον η ηλεκτρονική υποβολή της αναγγελίας πρόσληψης, του πίνακα προσωπικού, της αναγγελίας οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού, της καταγγελίας σύμβασης αορίστου χρόνου, της σύμβασης Μερικής Απασχόλησης και Εκ Περιτροπής Εργασίας και Επιχειρησιακής Συλλογικής Σύμβασης Εργασίας κ.ά. Ανακεφαλαιώνοντας λοιπόν, οι επιχειρήσεις οφείλουν με κάθε τρόπο να εξασφαλίσουν τη λειτουργία τους εντός αυτού του πλαισίου προς αποφυγή οποιουδήποτε προστίμου ή παρέκκλισης, όμως ταυτόχρονα θα πρέπει να επιδείξουν και συστηματική ενασχόληση με τον στρατηγικό τους στόχο.

Υποχρεώσεις
Η μισθοδοσία αποτελεί ένα από τα σημαντικά έξοδα ενός οργανισμού και ταυτόχρονα την πιο ορατή και «ευαίσθητη» διαδικασία του. Κατά την πρόσληψη ενός στελέχους η εταιρεία δεσμεύεται για το εργασιακό περιβάλλον που θα του παρέχει, τις ευκαιρίες εξέλιξης που θα του προσφέρει, τα μέσα που θα του διαθέσει για την ανάληψη της θέσης, αλλά κυρίως δεσμεύεται για το μισθό που θα του καταβάλει, ο οποίος και συμφωνείται για την παροχή της αντίστοιχης εργασίας από το στέλεχος. Ο μισθός είναι κοινά αποδεκτός και από τις δύο συμβαλλόμενες πλευρές κατά την υπογραφή της αντίστοιχης σύμβασης εργασίας που ορίζει εγγράφως το γενικό πλαίσιο που αμφίπλευρα δεσμεύονται να τηρήσουν.

Η διαχείριση ωστόσο και η έκδοση της μισθοδοσίας σχετίζεται άμεσα με την αρχική δέσμευση που έχει αναλάβει ο οργανισμός σε πρώτο χρόνο, ενώ συχνά η εγκυρότητα και η εμπρόθεσμη καταβολή λαμβάνεται ως ένδειξη της συνολικής εικόνας και πορείας μίας εταιρείας, ενισχύοντας τη φήμη της όταν αυτή πραγματοποιείται εντός νομικού πλαισίου. Η πραγματοποίηση λαθών ή παραλείψεων κατά την υλοποίησή τους μπορεί να επιφέρει όχι μόνο την επιβολή προστίμων, αλλά ταυτόχρονα να επηρεάσει την απόδοση των στελεχών καθώς μειώνεται το employee engagement, η ικανοποίηση των στελεχών κ.ά.

Επιπρόσθετα, το ψυχολογικό συμβόλαιο κλονίζεται και οι εταιρείες έρχονται αντιμέτωπες με έναν πολλαπλασιαστικό αρνητικό αντίκτυπο μίας κακής διαχείρισης. Σκεφτείτε μόνο τι θα μπορούσε να επιφέρει μία εκπρόθεσμη πληρωμή ή ακόμη και λανθασμένη ως προς το ποσό του μισθού. «Άγνοια νόμου δεν αναγνωρίζεται», έτσι οι αλλαγές που πραγματοποιούνται στην εργατική νομοθεσία και η ανάγκη για άμεση ευθυγράμμιση με τα νέα δεδομένα που προκύπτουν, απαιτεί καθημερινή ενημέρωση ώστε να αποφευχθούν δυσάρεστες εκπλήξεις. Σε όλη αυτήν τη διαδικασία το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού κατέχει ενεργό ρόλο, με την επιλογή του τρόπου πραγματοποίησής της, να εμπίπτει στην σφαίρα των ευθυνών του. Η ανάληψη, λοιπόν, της οποιασδήποτε πρωτοβουλίας οφείλει να πραγματοποιηθεί με μοναδικό γνώμονα την καλύτερη διαχείριση του πλέον πολύτιμου «περιουσιακού» στοιχείου μιας εταιρείας, των ανθρώπων της.

Διαδικασία
Η διαχείριση και η έκδοση της μισθοδοσίας διακρίνεται για την «ευαισθησία» της καθώς οποιοδήποτε λάθος ή παράλειψη έχει άμεσο αντίκτυπο στο ανθρώπινο δυναμικό, ενώ περιλαμβάνει προσωπικά δεδομένα των στελεχών κάτι που επιβάλλει την ορθή διαχείριση της. Όταν ο οργανισμός και κυρίως το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού καλείται να αποφασίσει τον τρόπο που αυτή θα πραγματοποιηθεί μπορεί να επιλέξει ανάμεσα στις ακόλουθες εναλλακτικές:

  • Outsourcing
    Η εξ ολοκλήρου ανάθεση της διαχείρισης και έκδοσης της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι μία από τις διαθέσιμες επιλογές. Κατά τη διαδικασία του payroll outsourcing οι συνεργάτες του οργανισμού αναλαμβάνουν από την αρχή μέχρι το τέλος την πραγματοποίηση της διαδικασίας.
  • Εσωτερική διαδικασία
    Η εσωτερική ανάθεση της διαδικασίας σε στελέχη της εταιρείας αποτελεί μία ακόμη εναλλακτική που διαθέτει στη φαρέτρα του το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού.
  • Συνεργασία
    Η συνεργασία τόσο εσωτερικών όσο και εξωτερικών συνεργατών κατά τη διαδικασία αυτή αποτελεί μία ακόμη διαθέσιμη επιλογή. Όποια κι αν είναι η τελική επιλογή της διαδικασίας το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού οφείλει ουσιαστικά να απαντήσει στο πως θα εξασφαλίσει την εντός χρονοδιαγράμματος πραγματοποίηση της διαδικασίας καθώς και στο πως θα διασφαλίσει καλύτερα την παρακολούθηση των νομοθετικών αλλαγών, και όλα αυτά με το λιγότερο δυνατό κόστος για την ίδια την εταιρεία.

Ανάγκες
Πριν από κάθε επιλογή σε οποιοδήποτε επίπεδο η εταιρεία ή το τμήμα αντίστοιχα καλείται να εξετάσει σε πρώτο χρόνο τις ανάγκες που επιθυμεί να καλύψει στον τομέα αυτό, αλλά ταυτόχρονα και τις νέες πιθανές ανάγκες/υποχρεώσεις που θα δημιουργηθούν από την τελική του επιλογή. Στην περίπτωση του payroll το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού καλείται να λάβει ενεργό ρόλο ως προς τη λήψη της απόφασης χωρίς ωστόσο να στερήσει από την εταιρεία πολύτιμους πόρους. Οι πληροφορίες που συγκεντρώνουν προς εξέταση πριν την τελική επιλογή αφορούν τον όγκο εργασίας που συσσωρεύεται για τη συγκεκριμένη διαδικασία, το κόστος κ.ά.

Αναλυτικότερα, η διαδικασία της μισθοδοσίας διαφέρει σημαντικά από εταιρεία σε εταιρεία. Μπορεί είτε να προϋποθέτει την πλήρη και συνεχή ενασχόληση στελεχών με αυτήν, είτε μόνο την απασχόληση μερικών ημερών. Ο ορισμός αυτής της παραμέτρου και η «ποσοτικοποίησή» της αποτελεί τη βάση για την τελική επιλογή. Σε δεύτερο χρόνο θα πρέπει να αναλυθεί και να συγκριθεί το αντίστοιχο κόστος που η εσωτερική ή εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας εσωκλείουν. Για παράδειγμα, στην περίπτωση της in- house μισθοδοσίας θα πρέπει εκτός από την απόκτηση του σχετικού προγράμματος μισθοδοσίας και τις απολαβές του στελέχους που θα αναλάβει τη διαδικασία να συνυπολογιστούν τα επιμέρους κόστη (π.χ. αναλώσιμα, εκπαίδευση/επιμόρφωση του στελέχους στις αλλαγές που πραγματοποιούνται κ.ά.). Αντίστοιχα, στο payroll outsourcing το κόστος μπορεί να διαμορφωθεί από τη σχετική πρόταση του εξωτερικού συνεργάτη που θα επιλεγεί ανάλογα πάντα με τις υπηρεσίες που αυτή εμπεριέχει.

Απόφαση
Σήμερα το HR καλείται να επικεντρωθεί σε περισσότερο στρατηγικές αποφάσεις και να λάβει ένα πιο ενεργό ρόλο στο τραπέζι των αποφάσεων. Έτσι, η απελευθέρωση χρόνου και η ενασχόληση με δραστηριότητες σχετικές με τη στρατηγική της επιχείρησης έχει οδηγήσει στην ολοένα και αυξανόμενη εξωτερική ανάθεση λειτουργιών και διαδικασιών. Στην περίπτωση του payroll outsourcing οι εξωτερικοί συνεργάτες αναλαμβάνουν είτε ολόκληρη τη διαδικασία της μισθοδοσίας είτε μέρος αυτής πάντα σε συνεργασία με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Και στις δύο περιπτώσεις τα δύο συμβαλλόμενα μέρη της διαδικασίας οφείλουν να έχουν πρόσβαση στα απαραίτητα στοιχεία για τη διαχείριση και έκδοση της μισθοδοσίας, ενώ ταυτόχρονα οφείλουν να διαθέτουν μία κοινή βάση δεδομένων.

Η δυνατότητα διαχείρισης μελλοντικής ανάπτυξης και το αντίστοιχο κόστος από τον πάροχο είναι άλλο ένα στοιχείο προς εξέταση πριν την τελική απόφαση αναφορικά με τον εξωτερικό συνεργάτη, ενώ η ευθύνη που θα φέρουν και τα δύο μέρη κατά τη διαδικασία πρέπει να είναι ξεκάθαρή και πάντα σε συνάρτηση με τις υπηρεσίες που έχουν συμφωνηθεί να παρέχονται. Εξίσου σημαντικό είναι και ο καθορισμός τυχών εκπαιδεύσεων και κατάρτισης που θα κληθούν να λάβουν στελέχη της εταιρείας ώστε να είναι σε θέση να ανταποκριθούν στο πλαίσιο της νέας αυτής συνεργασίας. Εκτός από την εκτίμηση των σχετικών αναγκών και του αντίστοιχου κόστους, οι οργανισμοί πρέπει να ξεκαθαρίσουν αν υπάρχουν καθήκοντα/αρμοδιότητες και διαδικασίες που είναι ιδιαίτερης σημασίας να παραμείνουν εσωτερικά.

Σε κάθε περίπτωση η συνεργασία με το τμήμα HR οφείλει να είναι συνεχής και όπως αναφέρει και ο Ζώης Σωτηρόπουλος, Partner, Payroll & Benefits Solution, PwC Ελλάδας αναφορικά με τη σχέση που αναπτύσσουν τα δύο συμβαλλόμενα μέρη «δεν μπορεί παρά να είναι συναδελφική. «Υποχρέωση του παρόχου είναι να έχει το μέγεθος, τη δυναμική, την εμπειρία και κυρίως την ευελιξία ώστε να μπορεί να προσαρμοσθεί στη κουλτούρα του τμήματος Ανθρωπίνου Δυναμικού και να λειτουργήσει ως ένα αναπόσπαστο κομμάτι του» καταλήγει ο ίδιος.

Τέλος, αν η διαδικασία της μισθοδοσίας είναι αρκετά περίπλοκη και επισφαλής για έναν οργανισμό που δραστηριοποιείται σε μία χώρα φανταστείτε πόσο πιο δύσκολη γίνεται για εταιρείες που λειτουργούν σε διαφορετικές χώρες και επιβάλλεται να γνωρίζουν το διαφορετικό νομοθετικό πλαίσιο και υποχρεώσεις. Γνωστό και ως «global payroll» η διαδικασία περιπλέκεται ακόμη περισσότερο και η ικανότητα εσωτερικής διαχείρισης ή εξωτερικής ανάθεσης μπορεί να γίνει περισσότερο κρίσιμης σημασίας και κυρίως πιο απαιτητική. Και σε αυτήν την περίπτωση η ευθυγράμμιση μιας εταιρείας ως προς τις νομικές και κανονιστικές ρυθμίσεις που επικρατούν στην κάθε χώρα ξεχωριστά που δραστηριοποιείται είναι ουσιαστική ενώ η εύρεση της βέλτιστης επιλογής σχετίζεται και με την ικανότητα του εξωτερικού συνεργάτη ως προς την αποφόρτισή της από μία χρονοβόρα και εξαιρετικά σημαντική διαδικασία.

«Στα Κινέζικα, η λέξη “κρίση” γράφεται με δύο γράμματα. Το ένα σημαίνει κίνδυνος και το άλλο σημαίνει ευκαιρία» ανέφερε χαρακτηριστικά ο John Fitzgerald Kennedy στις αρχές της δεκαετίας του ’60. Η συγκεκριμένη αντίληψη φαίνεται να έχει υιοθετηθεί ευρέως από τον επιχειρηματικό κόσμο σήμερα όμως εμπεριέχει και μία σημαντική προϋπόθεση, την αποκλειστική ενασχόληση με το επονομαζόμενο core business. Η απελευθέρωση χρόνου και πόρων από διαδικασίες που δεν σχετίζονται ή δεν επηρεάζουν με άμεσο τρόπο την κύρια δραστηριότητα των επιχειρήσεων και, μπορούν αντιθέτως να μειώσουν σημαντικά την ενασχόληση του ανθρώπινου δυναμικού με περισσότερο στρατηγικά θέματα, αποτελεί επιτακτική ανάγκη για την εξασφάλιση της βιώσιμης παρουσίας και ανάπτυξης των οργανισμών.

Η στροφή, λοιπόν, των εταιρειών στη λύση του outsourcing δεν είναι καινούργια και φαίνεται να βρίσκεται ολοένα και πιο συχνά στην κορυφή των διαθέσιμων πρακτικών που τελικά αυτές εμπιστεύονται. Πιο συγκεκριμένα, επιλέγουν την ανάθεση διαδικασιών και λειτουργιών σε εξωτερικούς συνεργάτες συμβάλλοντας με αυτόν τον τρόπο στο να προαχθεί η καινοτομία, η δημιουργικότητα και οι υψηλές αποδόσεις που σχετίζονται άμεσα με τα τελικά αποτελέσματα της εταιρείας και την κερδοφορία της. Τέτοιες λειτουργίες μπορεί να αφορούν το facility των εταιρειών, τις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, τις νομικές υπηρεσίες και πλήθος άλλων.

Στις πρώτες θέσεις συναντάται και η διαδικασία της μισθοδοσίας που οι επιχειρήσεις αναθέτουν εξωτερικά, ενώ δεν είναι καθόλου τυχαίο το γεγονός ότι το payroll outsourcing έχει χαρακτηριστεί από το Harvard Business Review ως μία από τις σημαντικότερες ιδέες των τελευταίων 80 χρόνων στο χώρο του management. Τα οφέλη που μπορούν να προκύψουν από την επιλογή αυτή είναι πολλαπλά εφόσον όμως πραγματοποιηθούν βάσει σχεδίου και ικανοποιούν συγκεκριμένες ανάγκες του οργανισμού. Δεν αποτέλει απλά, τη βέλτιστη επιλογή, αλλά μία επιλογή ευθύνης!

Πλαίσιο
Σήμερα οι επιχειρήσεις καλούνται να επιδείξουν άμεση ανταπόκριση στις νέες ανάγκες των αγορών αλλά ταυτόχρονα και άμεση «αντίδραση» στις όποιες αλλαγές καλούνται να αντιμετωπίσουν είτε από το εσωτερικό είτε από το εξωτερικό τους περιβάλλον. Συχνά καταφεύγουν στη βελτίωση/διεύρυνση των προϊόντων ή υπηρεσιών που προσφέρουν στην αγορά ή ακόμη πραγματοποιούν εσωτερικές αναδιαρθρώσεις για να αντεπεξέλθουν αποτελεσματικά στις σύγχρονες προκλήσεις. Για την ακρίβεια, με σύμμαχο το ενεργό ανθρώπινο δυναμικό, με υψηλό αίσθημα δέσμευσης, ευθυγραμμίζουν όλες τις διαδικασίες με το στρατηγικό τους σκοπό και ανταποκρίνονται άμεσα στις όποιες ευκαιρίες εντοπίζονται αλλά και στους αντίστοιχους περιορισμούς. Για να καταστεί κάτι τέτοιο εφικτό όμως «επιβάλλεται» οι οργανισμοί να διοχετεύουν όλη τους την ενέργεια σε διαδικασίες σχετικές με τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές τους.

Αναφορικά με τις εργασιακές σχέσεις και τις συνεχείς μεταβολές που επέρχονται σε αυτόν τον τομέα, είτε μέσω νομοθετικών αλλαγών είτε ακόμη και με αλλαγές στο διαδικαστικό κομμάτι, η ουσία παραμένει η ίδια. Οι οργανισμοί οφείλουν να ευθυγραμμίζονται άμεσα με αυτές και να μην παρεκκλίνουν στο ελάχιστο. Η αυστηροποίηση της διαδικασίας ελέγχων, η επιβολή υψηλών προστίμων για παραβάσεις της εργατικής νομοθεσίας και ο «εκσυγχρονισμός» του Δημοσίου είναι μερικά από τα στοιχεία που διαμορφώνουν το νέο πλαίσιο όπου καλούνται να προσαρμοσθούν και να λειτουργήσουν. Το πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας «Εργάνη» που ξεκίνησε να λειτουργεί την 1η Μαρτίου 2013, αποτελεί το νέο εργαλείο συλλογής στατιστικών δεδομένων και, παράλληλα, έναν κομβικό μηχανισμό για την ποιοτική αναβάθμιση των πολιτικών του υπουργείου.

Το σύστημα αυτό δημιουργήθηκε για την αποτελεσματική καταπολέμηση της αδήλωτης και ανασφάλιστης εργασίας και για τη σημαντική μείωση του γραφειοκρατικού και διοικητικού βάρους για τις επιχειρήσεις. Όμως για κάθε εργοδότη που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου, είναι υποχρεωτική πλέον η ηλεκτρονική υποβολή της αναγγελίας πρόσληψης, του πίνακα προσωπικού, της αναγγελίας οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού, της καταγγελίας σύμβασης αορίστου χρόνου, της σύμβασης Μερικής Απασχόλησης και Εκ Περιτροπής Εργασίας και Επιχειρησιακής Συλλογικής Σύμβασης Εργασίας κ.ά. Ανακεφαλαιώνοντας λοιπόν, οι επιχειρήσεις οφείλουν με κάθε τρόπο να εξασφαλίσουν τη λειτουργία τους εντός αυτού του πλαισίου προς αποφυγή οποιουδήποτε προστίμου ή παρέκκλισης, όμως ταυτόχρονα θα πρέπει να επιδείξουν και συστηματική ενασχόληση με τον στρατηγικό τους στόχο.

Υποχρεώσεις
Η μισθοδοσία αποτελεί ένα από τα σημαντικά έξοδα ενός οργανισμού και ταυτόχρονα την πιο ορατή και «ευαίσθητη» διαδικασία του. Κατά την πρόσληψη ενός στελέχους η εταιρεία δεσμεύεται για το εργασιακό περιβάλλον που θα του παρέχει, τις ευκαιρίες εξέλιξης που θα του προσφέρει, τα μέσα που θα του διαθέσει για την ανάληψη της θέσης, αλλά κυρίως δεσμεύεται για το μισθό που θα του καταβάλει, ο οποίος και συμφωνείται για την παροχή της αντίστοιχης εργασίας από το στέλεχος. Ο μισθός είναι κοινά αποδεκτός και από τις δύο συμβαλλόμενες πλευρές κατά την υπογραφή της αντίστοιχης σύμβασης εργασίας που ορίζει εγγράφως το γενικό πλαίσιο που αμφίπλευρα δεσμεύονται να τηρήσουν.

Η διαχείριση ωστόσο και η έκδοση της μισθοδοσίας σχετίζεται άμεσα με την αρχική δέσμευση που έχει αναλάβει ο οργανισμός σε πρώτο χρόνο, ενώ συχνά η εγκυρότητα και η εμπρόθεσμη καταβολή λαμβάνεται ως ένδειξη της συνολικής εικόνας και πορείας μίας εταιρείας, ενισχύοντας τη φήμη της όταν αυτή πραγματοποιείται εντός νομικού πλαισίου. Η πραγματοποίηση λαθών ή παραλείψεων κατά την υλοποίησή τους μπορεί να επιφέρει όχι μόνο την επιβολή προστίμων, αλλά ταυτόχρονα να επηρεάσει την απόδοση των στελεχών καθώς μειώνεται το employee engagement, η ικανοποίηση των στελεχών κ.ά.

Επιπρόσθετα, το ψυχολογικό συμβόλαιο κλονίζεται και οι εταιρείες έρχονται αντιμέτωπες με έναν πολλαπλασιαστικό αρνητικό αντίκτυπο μίας κακής διαχείρισης. Σκεφτείτε μόνο τι θα μπορούσε να επιφέρει μία εκπρόθεσμη πληρωμή ή ακόμη και λανθασμένη ως προς το ποσό του μισθού. «Άγνοια νόμου δεν αναγνωρίζεται», έτσι οι αλλαγές που πραγματοποιούνται στην εργατική νομοθεσία και η ανάγκη για άμεση ευθυγράμμιση με τα νέα δεδομένα που προκύπτουν, απαιτεί καθημερινή ενημέρωση ώστε να αποφευχθούν δυσάρεστες εκπλήξεις. Σε όλη αυτήν τη διαδικασία το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού κατέχει ενεργό ρόλο, με την επιλογή του τρόπου πραγματοποίησής της, να εμπίπτει στην σφαίρα των ευθυνών του. Η ανάληψη, λοιπόν, της οποιασδήποτε πρωτοβουλίας οφείλει να πραγματοποιηθεί με μοναδικό γνώμονα την καλύτερη διαχείριση του πλέον πολύτιμου «περιουσιακού» στοιχείου μιας εταιρείας, των ανθρώπων της.

Διαδικασία
Η διαχείριση και η έκδοση της μισθοδοσίας διακρίνεται για την «ευαισθησία» της καθώς οποιοδήποτε λάθος ή παράλειψη έχει άμεσο αντίκτυπο στο ανθρώπινο δυναμικό, ενώ περιλαμβάνει προσωπικά δεδομένα των στελεχών κάτι που επιβάλλει την ορθή διαχείριση της. Όταν ο οργανισμός και κυρίως το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού καλείται να αποφασίσει τον τρόπο που αυτή θα πραγματοποιηθεί μπορεί να επιλέξει ανάμεσα στις ακόλουθες εναλλακτικές:

  • Outsourcing
    Η εξ ολοκλήρου ανάθεση της διαχείρισης και έκδοσης της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι μία από τις διαθέσιμες επιλογές. Κατά τη διαδικασία του payroll outsourcing οι συνεργάτες του οργανισμού αναλαμβάνουν από την αρχή μέχρι το τέλος την πραγματοποίηση της διαδικασίας.
  • Εσωτερική διαδικασία
    Η εσωτερική ανάθεση της διαδικασίας σε στελέχη της εταιρείας αποτελεί μία ακόμη εναλλακτική που διαθέτει στη φαρέτρα του το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού.
  • Συνεργασία
    Η συνεργασία τόσο εσωτερικών όσο και εξωτερικών συνεργατών κατά τη διαδικασία αυτή αποτελεί μία ακόμη διαθέσιμη επιλογή. Όποια κι αν είναι η τελική επιλογή της διαδικασίας το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού οφείλει ουσιαστικά να απαντήσει στο πως θα εξασφαλίσει την εντός χρονοδιαγράμματος πραγματοποίηση της διαδικασίας καθώς και στο πως θα διασφαλίσει καλύτερα την παρακολούθηση των νομοθετικών αλλαγών, και όλα αυτά με το λιγότερο δυνατό κόστος για την ίδια την εταιρεία.

Ανάγκες
Πριν από κάθε επιλογή σε οποιοδήποτε επίπεδο η εταιρεία ή το τμήμα αντίστοιχα καλείται να εξετάσει σε πρώτο χρόνο τις ανάγκες που επιθυμεί να καλύψει στον τομέα αυτό, αλλά ταυτόχρονα και τις νέες πιθανές ανάγκες/υποχρεώσεις που θα δημιουργηθούν από την τελική του επιλογή. Στην περίπτωση του payroll το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού καλείται να λάβει ενεργό ρόλο ως προς τη λήψη της απόφασης χωρίς ωστόσο να στερήσει από την εταιρεία πολύτιμους πόρους. Οι πληροφορίες που συγκεντρώνουν προς εξέταση πριν την τελική επιλογή αφορούν τον όγκο εργασίας που συσσωρεύεται για τη συγκεκριμένη διαδικασία, το κόστος κ.ά.

Αναλυτικότερα, η διαδικασία της μισθοδοσίας διαφέρει σημαντικά από εταιρεία σε εταιρεία. Μπορεί είτε να προϋποθέτει την πλήρη και συνεχή ενασχόληση στελεχών με αυτήν, είτε μόνο την απασχόληση μερικών ημερών. Ο ορισμός αυτής της παραμέτρου και η «ποσοτικοποίησή» της αποτελεί τη βάση για την τελική επιλογή. Σε δεύτερο χρόνο θα πρέπει να αναλυθεί και να συγκριθεί το αντίστοιχο κόστος που η εσωτερική ή εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας εσωκλείουν. Για παράδειγμα, στην περίπτωση της in- house μισθοδοσίας θα πρέπει εκτός από την απόκτηση του σχετικού προγράμματος μισθοδοσίας και τις απολαβές του στελέχους που θα αναλάβει τη διαδικασία να συνυπολογιστούν τα επιμέρους κόστη (π.χ. αναλώσιμα, εκπαίδευση/επιμόρφωση του στελέχους στις αλλαγές που πραγματοποιούνται κ.ά.). Αντίστοιχα, στο payroll outsourcing το κόστος μπορεί να διαμορφωθεί από τη σχετική πρόταση του εξωτερικού συνεργάτη που θα επιλεγεί ανάλογα πάντα με τις υπηρεσίες που αυτή εμπεριέχει.

Απόφαση
Σήμερα το HR καλείται να επικεντρωθεί σε περισσότερο στρατηγικές αποφάσεις και να λάβει ένα πιο ενεργό ρόλο στο τραπέζι των αποφάσεων. Έτσι, η απελευθέρωση χρόνου και η ενασχόληση με δραστηριότητες σχετικές με τη στρατηγική της επιχείρησης έχει οδηγήσει στην ολοένα και αυξανόμενη εξωτερική ανάθεση λειτουργιών και διαδικασιών. Στην περίπτωση του payroll outsourcing οι εξωτερικοί συνεργάτες αναλαμβάνουν είτε ολόκληρη τη διαδικασία της μισθοδοσίας είτε μέρος αυτής πάντα σε συνεργασία με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Και στις δύο περιπτώσεις τα δύο συμβαλλόμενα μέρη της διαδικασίας οφείλουν να έχουν πρόσβαση στα απαραίτητα στοιχεία για τη διαχείριση και έκδοση της μισθοδοσίας, ενώ ταυτόχρονα οφείλουν να διαθέτουν μία κοινή βάση δεδομένων.

Η δυνατότητα διαχείρισης μελλοντικής ανάπτυξης και το αντίστοιχο κόστος από τον πάροχο είναι άλλο ένα στοιχείο προς εξέταση πριν την τελική απόφαση αναφορικά με τον εξωτερικό συνεργάτη, ενώ η ευθύνη που θα φέρουν και τα δύο μέρη κατά τη διαδικασία πρέπει να είναι ξεκάθαρή και πάντα σε συνάρτηση με τις υπηρεσίες που έχουν συμφωνηθεί να παρέχονται. Εξίσου σημαντικό είναι και ο καθορισμός τυχών εκπαιδεύσεων και κατάρτισης που θα κληθούν να λάβουν στελέχη της εταιρείας ώστε να είναι σε θέση να ανταποκριθούν στο πλαίσιο της νέας αυτής συνεργασίας. Εκτός από την εκτίμηση των σχετικών αναγκών και του αντίστοιχου κόστους, οι οργανισμοί πρέπει να ξεκαθαρίσουν αν υπάρχουν καθήκοντα/αρμοδιότητες και διαδικασίες που είναι ιδιαίτερης σημασίας να παραμείνουν εσωτερικά.

Σε κάθε περίπτωση η συνεργασία με το τμήμα HR οφείλει να είναι συνεχής και όπως αναφέρει και ο Ζώης Σωτηρόπουλος, Partner, Payroll & Benefits Solution, PwC Ελλάδας αναφορικά με τη σχέση που αναπτύσσουν τα δύο συμβαλλόμενα μέρη «δεν μπορεί παρά να είναι συναδελφική. «Υποχρέωση του παρόχου είναι να έχει το μέγεθος, τη δυναμική, την εμπειρία και κυρίως την ευελιξία ώστε να μπορεί να προσαρμοσθεί στη κουλτούρα του τμήματος Ανθρωπίνου Δυναμικού και να λειτουργήσει ως ένα αναπόσπαστο κομμάτι του» καταλήγει ο ίδιος.

Τέλος, αν η διαδικασία της μισθοδοσίας είναι αρκετά περίπλοκη και επισφαλής για έναν οργανισμό που δραστηριοποιείται σε μία χώρα φανταστείτε πόσο πιο δύσκολη γίνεται για εταιρείες που λειτουργούν σε διαφορετικές χώρες και επιβάλλεται να γνωρίζουν το διαφορετικό νομοθετικό πλαίσιο και υποχρεώσεις. Γνωστό και ως «global payroll» η διαδικασία περιπλέκεται ακόμη περισσότερο και η ικανότητα εσωτερικής διαχείρισης ή εξωτερικής ανάθεσης μπορεί να γίνει περισσότερο κρίσιμης σημασίας και κυρίως πιο απαιτητική. Και σε αυτήν την περίπτωση η ευθυγράμμιση μιας εταιρείας ως προς τις νομικές και κανονιστικές ρυθμίσεις που επικρατούν στην κάθε χώρα ξεχωριστά που δραστηριοποιείται είναι ουσιαστική ενώ η εύρεση της βέλτιστης επιλογής σχετίζεται και με την ικανότητα του εξωτερικού συνεργάτη ως προς την αποφόρτισή της από μία χρονοβόρα και εξαιρετικά σημαντική διαδικασία.


Βασικές παροχές
Ιδιαίτερα στη σημερινή εποχή που χαρακτηρίζεται από ρευστότητα και καταιγισμό αλλαγών στο νομικό πλαίσιο που ορίζει τους όρους εργασίας και σε συνδυασμό με την τεχνολογική ανάπτυξη και εξέλιξη, η ανάθεση της διαδικασίας payroll σε εξωτερικό πάροχο αποτελεί μία ιδανική, αν όχι βέλτιστη επιλογή. «Οι απαιτήσεις διαρκώς μεταβάλλονται. Ενεργά το τμήμα Ανθρωπίνου Δυναμικού προσεγγίζει την εταιρική στρατηγική και για να προσφέρει αξία πρέπει να απολαμβάνει υψηλού επιπέδου πληροφόρηση» εξηγεί ο Ζ. Σωτηρόπουλος και συνεχίζει: «Ο συνεργάτης μισθοδοσίας δεν αρκεί να παρέχει απλά ακριβείς υπολογισμούς, διαχείριση του ΕΡΓΑΝΗ και payslips. Είναι υποχρεωμένος να συνθέτει την πληροφορία που διαχειρίζεται και να διαμορφώνει ένα χρηστικό εργαλείο λήψης αποφάσεων για τους stakeholders μέσω της χρήσης KPIs και υψηλού επιπέδου αναφορών».

Αναφορικά με το τι μπορεί να περιέχει μία ολοκληρωμένη εφαρμογή payroll outsourcing ο Γιώργος Κατινιώτης, Διευθύνων Σύμβουλος της Eurobank Business Services σημειώνει ότι ο πάροχος είναι σε θέση να αναλάβει πέρα από τις απλές υπηρεσίες υπολογισμού της μισθοδοσίας και τα ακόλουθα:

  • Την παρακολούθηση και καταχώρηση:
  • των απουσιών, αδειών, ασθενειών (Time & Attendance),
  • των διαφόρων μεταβολών (προσλήψεις, αποχωρήσεις, αλλαγές συμβάσεων).
  • Καταχωρήσεις στα συστήματα του Υπουργείου Εργασίας.
  • Την παροχή νομικών συμβουλών στον οργανισμό για εργατικά θέματα.
  • Άμεσο reporting σχεδιασμένο πάνω στις ανάγκες του οργανισμού.
  • Budgeting.
  • Εξυπηρέτηση Self Service μέσα από web-based ή Smartphone εφαρμογές.

Εκτός από αυτά, η Άννα Γιάκα, Διευθύντρια Τμήματος Μισθοδοσίας, KPMG προσθέτει ότι μία ολοκληρωμένη εφαρμογή payroll μπορεί να εμπεριέχει ταυτόχρονα και κ.ά.

  • Εκπόνηση προϋπολογισμού για την επόμενη χρήση.
  • Ανοιχτή γραμμή επικοινωνίας για την υποστήριξη σε εργατικά και ασφαλιστικά θέματα.
  • Άμεση ενημέρωση των αλλαγών σε θέματα ασφαλιστικής και εργατικής νομοθεσίας
  • Διευρυμένη δυνατότητα ανάλυσης διοικητικών, μισθολογικών, ασφαλιστικών στοιχείων των εργαζομένων κ.ά.

Σε κάθε περίπτωση οι υπηρεσίες που παρέχονται μέσω του payroll outsourcing είναι αποκλειστικά συνδεδεμένες με τις ανάγκες της εταιρείας, τις οποίες επικοινωνεί στον πάροχο και αναζητούν το βέλτιστο πλαίσιο συνεργασίας τους.

Στοιχεία
Είναι κοινή διαπίστωση ότι η επιλογή εξωτερικής ανάθεσης μίας διαδικασίας αποτελεί βέλτιστη επιλογή όχι μόνο για τις μεγάλες εταιρείες αλλά και για τους οργανισμούς μεσαίου/μικρού μεγέθους. Η εξέλιξη της τεχνολογίας και η ανάγκη προσήλωσης στο στρατηγικό στόχο έχουν θέσει τις νέες βάσεις για την αποδοχή του outsourcing ως μία ευκαιρία αύξησης της αποδοτικότητας και περιορισμού του σχετικού κόστους. Σύμφωνα με την πρόσφατη έρευνα International Business Report (IBR) της Grant Thornton, παγκοσμίως το 40% των επιχειρήσεων στη μεσαία αγορά είτε έχουν αναθέσει εξωτερικά λειτουργίες τους είτε σχεδιάζουν να το κάνουν στο άμεσο μέλλον με το αντίστοιχο ποσοστό στις μεγαλύτερες επιχειρήσεις να διαμορφώνεται στο 43%.Αναφορικά με τις λειτουργίες που επιλέγονται κατά κύριο λόγο να ανατεθούν σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη στις πρώτες θέσεις συναντάμε τις φορολογικές υπηρεσίες (49%), τις υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης/IT (46%) και τις υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού και μισθοδοσίας (36%).

Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο της έρευνας που προκύπτει είναι οι λόγοι που οδηγούν στην επιλογή του outsourcing και οι οποίοι διαφέρουν ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού. Πιο συγκεκριμένα, οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις φαίνεται να εστιάζουν στη μείωση του κόστους (58%) και στη βελτίωση της αποδοτικότητας (58%) ενώ αντίστοιχα οι μικρότερες επιχειρήσεις στοχεύουν μέσω της επιλογής αυτής στην εξασφάλιση της απρόσκοπτης λειτουργίας της επιχείρησής τους (48%), στην αφοσίωση του ανθρώπινου δυναμικού στο στρατηγικό στόχο και σκοπό (44%) και στη μείωση τους προσωπικού (37%). Τέλος, ως κύρια εμπόδια για την ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη μίας διαδικασίας λογίζονται η απροθυμία να χαθεί ο έλεγχος μίας βασικής λειτουργίας (44%), το υψηλό κόστος εφαρμογής (32%) και ο υψηλός βαθμός πολυπλοκότητας/ρίσκου που μπορεί να εσωκλείει (27%).

Πολύπλευρα οφέλη
Η επιλογή του payroll outsourcing μπορεί να προσφέρει πολλαπλά οφέλη σε μία επιχείρηση που θα εμπιστευτεί τη διαδικασία. Η βελτίωση της αποδοτικότητας, η ενασχόληση με το στρατηγικό σκοπό και στόχο, η καλύτερη πρόσβαση σε τεχνογνωσία και η γνώση των σχετικών εξελίξεων είναι μόνο μερικά από τα θετικά αποτελέσματα που επιζητούν οι επιχειρήσεις από το payroll outsourcing. «Τα οφέλη για τον οργανισμό είναι πολλαπλά με κύριο την εστίαση του HR σε πιο στρατηγικούς στόχους που προσθέτουν αξία για τον οργανισμό» εξηγεί ο Γ. Κατινιώτης και συνεχίζει: «Επίσης, διευκολύνει τις κατάλληλες λειτουργικές βελτιώσεις στο τμήμα, που αυξάνουν την αποτελεσματικότητα του HR στον ρόλο του ενώ μετατρέποντας τα σταθερά σε μεταβλητά κόστη επιτυγχάνεται πραγματική εξοικονόμηση πόρων, αυξάνοντας έτσι την αποδοτικότητα του HR. Τέλος, παρουσιάζονται ορατές βελτιώσεις για τον οργανισμό σε σχέση με την συμμόρφωση της εταιρείας (compliance)».

Στο ίδιο κλίμα και η Α. Γιάκα αναφέρει: «Οι πελάτες μας επωφελούνται από τα πλεονεκτήματα μιας αξιόπιστης συνεργασίας και μπορούν να απελευθερώνουν χρόνο από τους ανθρώπους τους με σκοπό την απασχόληση τους σε εργασίες που προσδίδουν αξία στην εταιρεία. Όφελος αποτελεί η ελαχιστοποίηση του επαγγελματικού κινδύνου εξαιτίας της σωστής και άμεσης εφαρμογής της εργατικής, ασφαλιστικής και φορολογικής νομοθεσίας που παρακολουθείται και εφαρμόζεται από εξειδικευμένους ανθρώπους του εξωτερικού συνεργάτη. Δεν αποτελεί πλέον “πονοκέφαλο” για την εταιρεία η εύρεση, εκπαίδευση, διατήρηση και εξέλιξη εξειδικευμένου προσωπικού». «Η επιτυχία της συνεργασίας διασφαλίζεται από την αναλυτική καταγραφή των διαδικασιών που ακολουθούνται κατά την έκδοση της μισθοδοσίας και από τα δύο μέρη, καθώς και από την εξασφάλιση της ποιότητας των υπηρεσιών από τους εσωτερικούς κανόνες λειτουργίας του παρόχου και τα συστήματα ελέγχου που έχει αναπτύξει» καταλήγει η ίδια.

Εξωτερικός συνεργάτης
Αναφορικά με το payroll outsourcing εκτός από το σχετικό κόστος που εσωκλείει ως πρακτική, πολλές εταιρείες συχνά προβάλλουν ως κύριο λόγο ανησυχίας για την εξωτερική ανάθεση φόβους αναφορικά με την τήρηση του απορρήτου καθώς η μισθοδοσία αποτελεί μία αρκετά «ευαίσθητη» δραστηριότητα με προσωπικά δεδομένα. Επίσης, αρκετές στοιχειοθετούν επιχειρήματα σχετικά με την ορθότητα της διαδικασίας καθώς νιώθουν ότι χάνουν τον έλεγχο της διαδικασίας και δεν διαθέτουν πλέον άμεση πρόσβαση για διορθωτικές ενέργειες και αντιμετώπιση τυχών παραλείψεων ή λαθών. Σε κάθε περίπτωση, η επιλογή του κατάλληλου εξωτερικού συνεργάτη μπορεί να λειτουργήσει ως ασπίδα προστασίας σε όλα τα προαναφερόμενα και ταυτόχρονα ένα ισχυρό κίνητρο για την επιλογή του payroll outsourcing. Γι’ αυτούς τους λόγους η επιλογή του συνεργάτη είναι εξαιρετικά σημαντική.

Με ποια κριτήρια όμως γίνεται συνήθως η επιλογή αυτή και πώς εξασφαλίζεται το πλαίσιο επιτυχίας της; «Οι οικονομικές συνθήκες επιβάλλουν στις εταιρείες να αξιολογήσουν όσο ποτέ άλλοτε τον εξωτερικό τους συνεργάτη ώστε να μην επενδύσουν χρόνο και χρήμα σε μια αποτυχημένη συνεργασία» εξηγεί η Α. Γιάκα και συνεχίζει: «Πιστεύω ότι τα κυρίαρχα κριτήρια είναι η αμοιβή σε συνδυασμό με την ποιότητα των παρεχομένων υπηρεσιών, η αξιοπιστία του συνεργάτη αλλά και η εμπειρία και η γνώση στο αντικείμενο. Πολύ σημαντικό ρόλο κατέχει επίσης και η δυνατότητα άμεσης και έγκυρης καθημερινής ροής πληροφοριών προς την εταιρεία». Σύμφωνα με τον Γ. Κατινιώτη οι εταιρείες πριν την επιλογή του εξωτερικού τους συνεργάτη εξετάζουν:

  • Τι εύρος υπηρεσιών προσφέρει και αν καλύπτουν όλο το φάσμα της μισθοδοσίας.
  • Την οικονομική του ευρωστία, που εκφράζεται με το μερίδιο αγοράς, τους σαφείς στρατηγικούς στόχους και τις επενδύσεις σε νέες τεχνολογίες και υπηρεσίες.
  • Την προσαρμοστικότητα των υπηρεσιών που παρέχει αντανακλώντας τις εξελίξεις της αγοράς.
  • Το αποδεδειγμένα υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης και υποστήριξης που παρέχει στους πελάτες του.
  • Την εσωτερική του οργάνωση, πιστοποιημένη με τα διεθνή πρότυπα SOC1 & SOC2 και την εξειδίκευση των ανθρώπων του.

Λογισμικό payroll
Οι οργανισμοί που επιλέγουν την εσωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας καθώς και οι πάροχοι που δραστηριοποιούνται στον τομέα του payroll outsourcing έχουν ανάγκη από την εξασφάλιση ενός αξιόπιστου και εύχρηστου λογισμικού που θα ανταποκρίνεται με επιτυχία στις ανάγκες τους. Η αναζήτηση και η επιλογή μίας ολοκληρωμένης εφαρμογής είναι μείζονος σημασίας, ενώ η επιλογή του παρόχου κρίνει σε πολλές περιπτώσεις την επιτυχία της πρακτικής αυτής. Και στις δύο περιπτώσεις το κόστος του software είναι ένας σημαντικός παράγοντας ως προς την τελική επιλογή όμως δεν είναι και το μοναδικό κριτήριο. Οι λύσεις/υπηρεσίες που περιλαμβάνει μία ολοκληρωμένη εφαρμογή payroll είναι ένα ακόμη σημαντικό στοιχείο που συμβάλει στην τελική επιλογή του παρόχου.

Τι περιλαμβάνει όμως αυτή και πώς μπορεί να ανταποκριθεί στις σύγχρονες ανάγκες των επιχειρήσεων; Σύμφωνα με τον Βασίλη Πρασσά, Εμπορικός Διευθυντής, Εργατολόγος της Epsilon Net «Σήμερα συναντούμε εφαρμογές οι οποίες παρέχουν ξεχωριστές λύσεις είτε στη Μισθοδοσία είτε στο HR είτε στην Ωρομέτρηση, οι οποίες απαιτούν υψηλό κόστος συντήρησης. Μια ολοκληρωμένη εφαρμογή συμβάλλει στην ενοποίηση όλων των λειτουργιών ενός τμήματος HR όπως, τη Μισθοδοσία, τη Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων, την Ωρομέτρηση, συνάμα με παροχή λύσεων Αυτοεξυπηρέτησης Εργαζομένων. Εκείνο όμως που έχει βαρύνουσα σημασία για εμάς είναι το επίπεδο ανταπόκρισης σε όλες τις αλλαγές της νομοθεσίας που συνδέονται με τη Μισθοδοσία σε συνδυασμό με την παροχή επιστημονικής υποστήριξης για όλες τις υποενότητες του τμήματος HR».

«Μία ολοκληρωμένη εφαρμογή θα πρέπει να παρέχει πλήρη αυτοματοποίηση και ολοκληρωμένη κάλυψη των αναγκών ενός οργανισμού με ακρίβεια στους υπολογισμούς, απόλυτη ευθυγράμμιση με την εργατική, ασφαλιστική και φορολογική νομοθεσία καθώς και να παρέχει ευελιξία προσαρμογής σε μεταβολές του νομικού πλαισίου της αγοράς εργασίας και των επιχειρηματικών κανόνων λειτουργίας» εξηγεί ο Γιάννης Φραντζεσκάκης, Software Support Manager της SCAN και συνεχίζει: «Έτσι, με τη σωστή εφαρμογή ένας οργανισμός δεν καλύπτει μόνο ανάγκες όπως μείωση του χρόνου ενασχόλησης του προσωπικού, μισθολογικούς υπολογισμούς (αποδοχές, κρατήσεις κ.λπ.), υπολογισμό προβλέψεων (bonus, αυξήσεις, δώρα, αποζημιώσεις) κ.ά., αλλά εξασφαλίζει και αξιοπιστία στην παραγωγή των μισθολογικών αποτελεσμάτων και μεγάλο εύρος και ανάλυση των επιλογών του. Ιδανικά μία ολοκληρωμένη εφαρμογή θα πρέπει να αποτελεί βάση και για λειτουργίες κοστολόγησης και προϋπολογισμού. Με αυτόν τον τρόπο μία εταιρεία δεν έχει στα χέρια της απλά μια εφαρμογή Payroll αλλά ένα ισχυρό διοικητικό εργαλείο» καταλήγει ο ίδιος.

Επιλογή
Η επιλογή του παρόχου και η εν συνεχεία αμφίπλευρη επικοινωνία που θα πραγματοποιείται είναι αρκετά σημαντική. Ακόμη και αν το λογισμικό είναι ότι πιο άρτιο υπάρχει διαθέσιμο στην αγορά σήμερα, χωρίς τη συνεχή επικοινωνία και υποστήριξη του παρόχου δεν θα επιφέρει τα αναμενόμενα θετικά αποτελέσματα και οφέλη. Που όμως στηρίζεται συνήθως η επιλογή του συνεργάτη και πώς εξασφαλίζεται το πλαίσιο μιας αγαστής συνεργασίας; Αναφορικά με την επιλογή του παρόχου ο Γ. Φρατζεσκάκης εξηγεί: «Ένα από τα σημαντικότερα κριτήρια στην επιλογή του συνεργάτη είναι η τεχνογνωσία, η μακροχρόνια αποδεδειγμένη εμπειρία και η εξειδίκευση που θα πρέπει να διαθέτει προκειμένου να εφαρμόσει το σύστημα με τον τρόπο που επιθυμεί η επιχείρηση και να μπορεί να ανταποκριθεί και να προσαρμοστεί άμεσα στα δεδομένα και τις γρήγορες αλλαγές της εποχής».

«Ένα άλλο ιδιαίτερα σημαντικό κριτήριο είναι ο βαθμός κάλυψης των σημερινών αλλά και μελλοντικών αναγκών μιας επιχείρησης που δραστηριοποιείται στην ελληνική πραγματικότητα με τρόπο αποτελεσματικό αλλά και αποδοτικό. Υπάρχουν συστήματα στην ελληνική αγορά σχεδιασμένα και υλοποιημένα έτσι ώστε να διαθέτουν τη λειτουργικότητα που τους επιτρέπει να προσαρμοστούν εύκολα και γρήγορα στις ιδιαίτερες απαιτήσεις της εποχής αλλά και κάθε οργανισμού χωριστά» καταλήγει ο ίδιος.

«Το βασικό κριτήριο επιλογής αποτελεί το όνομα του παρόχου που πρέπει να διαθέτει τόσο την εμπειρία όσο και την “προϋπηρεσία” στις λύσεις αυτές» εξηγεί ο Β. Πρασάς και συνεχίζει: «Σίγουρα ωστόσο θα πρέπει να αξιολογούνται και τα ακόλουθα δεδομένα: α) Πληρότητα, αξιοπιστία, φιλικότητα συστήματος, β) αυτοματοποίηση σε Μισθοδοσία & Ωρομέτρηση, γ) επιστημονική εργατική υποστήριξη για την προσαρμογή στις αλλαγές της νομοθεσίας, δ) εταιρική κοινωνική ευθύνη προς τους εργαζόμενους με παροχή των εργαλείων αυτοεξυπηρέτησή τους. Αν όλα αυτά συνδυαστούν και με χαμηλό κόστος συντήρησης τότε θα πρόκειται για έναν άριστο συνδυασμό».

Εκτός όμως από την επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη σημαντική επίσης είναι η επικοινωνία και η σχέση που θα αναπτυχθεί ανάμεσα στην εταιρεία και τον πάροχο λύσης, ειδικότερα στην περίπτωση που η συνεργασία πραγματοποιείται στο πλαίσιο της εσωτερικής διαχείρισης του payroll από την ίδια. Τότε το τμήμα HR καλείται να αναζητήσει τον συνεργάτη εκείνο με τον οποίο θα διαμορφώσει και θα εξασφαλίσει το βέλτιστο πλαίσιο διαχείρισης της διαδικασίας. «Σύγχρονα τεχνολογικά εργαλεία, υψηλό επίπεδο επιστημονικής υποστήριξης, λύσεις αυτοεξυπηρέτησης τόσο του τμήματος HR όσο και των τελικών εργαζομένων για την αποσυμφόρηση αυτού» είναι τα απαραίτητα συστατικά της συνεργασίας αυτής σύμφωνα με τον Β. Πρασσά. «Ο πάροχος δεν πρέπει να είναι απλά ένας προμηθευτής software. Οφείλει να παρέχει καθετοποιημένες λύσεις με συνολικό πακέτο υπηρεσιών πληροφορικής, εξυπηρέτησης, επιστημονικότητας, ασφάλειας».

HR Professional (T. 114)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2018 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778