Μπορεί οι έννοιες του workforce planning και succession να μην είναι καινούριες για τις εταιρείες και, κυρίως, για τα τμήματα Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού, ωστόσο οι τρέχουσες εξελίξεις στο επιχειρείν, αλλά και τις κοινωνίες, αναδεικνύουν τη στρατηγική τους σημασία όσο ποτέ στο παρελθόν. Στην πραγματικότητα, καμία εταιρική στρατηγική δεν μπορεί να εκτελεστεί και να υλοποιηθεί χωρίς τον κατάλληλο σχεδιασμό για το ανθρώπινο δυναμικό – πόσω μάλλον να είναι ανταγωνιστική στο σύγχρονο, πολύπλοκο και διαρκώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον.

Το δύσκολο έργο της ευθυγράμμισης της διαχείρισης ταλέντου με τους επιχειρηματικούς στόχους, δηλαδή του στρατηγικού workforce planning, αναγνωρίζεται σήμερα ως σημαντική προτεραιότητα από τις περισσότερες εταιρείες. Ωστόσο, φαίνεται ότι είναι ιδιαίτερα δύσκολο να υλοποιηθεί με αποτελεσματικό τρόπο. Σύμφωνα με παλαιότερη έρευνα του Workday και του Human Capital Institute (HCI), στην οποία συμμετείχαν 400 επαγγελματίες που εμπλέκονται στον στρατηγικό σχεδιασμό του ανθρώπινου δυναμικού στις εταιρείες τους, το 69% εξ αυτών αναγνωρίζουν τη συγκεκριμένη λειτουργία ως «απαραίτητη» ή «υψηλής προτεραιότητας», όμως λιγότεροι από τους μισούς (44%) δηλώνουν ενεργά αφιερωμένοι σε αυτήν.

Όπως χαρακτηριστικά αναφέρεται στην έρευνα, «παρόλο που οι περισσότερες εταιρείες αναγνωρίζουν τη σημασία του workforce planning για τη συνολική επιχειρηματική επιτυχία, πολλές από αυτές εξακολουθούν να παλεύουν για την επιτυχή υλοποίησή του, προκειμένου να δημιουργήσουν ένα περισσότερο ευέλικτο και βιώσιμο ανθρώπινο δυναμικό, το οποίο είναι επαρκώς προετοιμασμένο να ανταποκριθεί στις μελλοντικές επιχειρηματικές προκλήσεις».

Η ανάγκη για μία συνεκτική προσέγγιση στο στρατηγικό σχεδιασμό του ανθρώπινου δυναμικού, αλλά και το succession planning, πηγάζει από μία σειρά από ζητήματα που καλούνται σήμερα να αντιμετωπίσουν οι εταιρείες και τα τμήματα HR, συμπεριλαμβανομένων του αυξημένου ανταγωνισμού για το ταλέντο, το ολοένα και μεγαλύτερο disengagement των εργαζομένων, την αυξημένη ζήτηση για ευέλικτες μορφές εργασίας, την ανάγκη για μείωση του ρίσκου και τα μεταβαλλόμενα επιχειρηματικά μοντέλα. Οι βασικότεροι λόγοι που οδηγούν τις εταιρείες να επενδύουν στο workforce planning και succession, περιλαμβάνουν την ικανότητα να αντιμετωπίζουν τις ελλείψεις σε ικανότητες και δεξιότητες του ανθρώπινου δυναμικού αλλά και τις δημογραφικές αλλαγές, καθώς και για να διευκολύνουν τα σχέδια ανάπτυξής τους σε νέες αγορές – όλα ζητήματα κρίσιμης σημασίας για την επιβίωση μίας σύγχρονης εταιρείας.

Ωστόσο, ένα σημαντικό ποσοστό εταιρειών φαίνεται ότι δεν είναι κατάλληλα προετοιμασμένο για να ανταποκριθεί στις μελλοντικές ανάγκες γύρω από το ταλέντο, ενώ αρκετοί οργανισμοί δεν διαθέτουν την απαραίτητη εμπιστοσύνη στις υπάρχουσες διαδικασίες τους σχετικά με το workforce planning και succession. Σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη της Accenture, παρά την προφανή αναγκαιότητά του, ο στρατηγικός σχεδιασμός του ανθρώπινου δυναμικού στις περισσότερες εταιρείες σήμερα εξακολουθεί να είναι στατικός ή σποραδικός. Η πραγματικότητα αυτή όμως εγείρει σημαντικούς κινδύνους για τις επιχειρήσεις, ειδικά στη σημερινή ψηφιακή εποχή.

Νέες συνθήκες και τάσεις
Πριν τις διαρκείς αλλαγές που επιβάλλει η ψηφιακή εποχή, οι εταιρείες είχαν την «πολυτέλεια» να πορευτούν ακόμα και υποβαθμίζοντας τη σημασία του workforce planning, αντιμετωπίζοντας το απλώς ως ένα κομμάτι της ευρύτερης στρατηγικής τους για το ανθρώπινο δυναμικό. Κάτι τέτοιο όμως δεν ισχύει πια. Τα σημαντικά χαμηλότερα εμπόδια εισόδου μίας εταιρείας στην αγορά και η ανάδυση των οικοσυστημάτων και των ενοποιημένων αλυσίδων αξίας πολύ γρήγορα οδηγούν στην εξάλειψη των οργανωτικών συνόρων και ευνοούν τη σύγκλιση των κλάδων. Η αυτοματοποίηση, οι δημογραφικές αλλαγές και η παγκοσμιοποίηση αλλάζουν την προσφορά και τη ζήτηση εργασίας. Το μέλλον είναι ρευστό.

Σύμφωνα με την “Accenture Technology Vision Survey”, που δημοσιεύτηκε το 2016, τα στελέχη των επιχειρήσεων εκτιμούν ότι σε τρία χρόνια το 44% του εργατικού δυναμικού θα αποτελείται από ελεύθερους επαγγελματίες ή/και προσωρινούς εσωτερικούς εργαζομένους. Το 79% αυτού του «ρευστού» ανθρώπινου δυναμικού θα ασχολείται περισσότερο με δυναμικά έργα παρά με στατικά job functions.

Οι εργαζόμενοι σήμερα επιζητούν μεγαλύτερη ευελιξία και αξιοποιούν την τεχνολογία για να το επιτύχουν. Ήδη, η γενιά των Millennials γυρίζει την πλάτη στην εργασία πλήρους απασχόλησης και στρέφεται σε περισσότερο ανεξάρτητες σχέσεις εργασίας και οι εταιρείες θα πρέπει να προσαρμοστούν σχετικά.

Εκτός από αυτή την «ρευστότητα» και κινητικότητα που προβλέπεται να ενισχυθεί στο μέλλον και να διευρύνει την αγορά του freelance, μία ακόμα σημαντική τάση που αναμένεται να επηρεάσει το workforce και succession planning, είναι και το ολοένα και μεγαλύτερο ενδιαφέρον για τους λεγόμενους “boomerang” εργαζόμενους. Η τάση των εργαζομένων που επιστρέφουν σε προηγούμενο εργοδότη βαίνει αυξανόμενη. Τα τμήματα HR και οι recruiters στρέφονται όλο και περισσότερο σε αυτή την πηγή υποψηφίων, καθώς ανακαλύπτουν τα πολλά οφέλη που εμπεριέχει η πρόσληψη πρώην υπαλλήλων.

Για παράδειγμα, οι “boomerangs” είναι ήδη εξοικειωμένοι με την εταιρική κουλτούρα και τις υποδομές, με αποτέλεσμα να μειώνεται τόσο ο χρόνος πρόσληψης όσο και η περίοδος εκπαίδευσης. Η αυτοματοποίηση είναι ένας ακόμα παράγοντας που επηρεάζει σήμερα, και σίγουρα περισσότερο στο μέλλον, το σχεδιασμό των εταιρειών για το δυναμικό τους, καθώς από τη μία μειώνει θέσεις εργασίας και από την άλλη δημιουργεί νέες ανάγκες και απαιτήσεις για διαφορετικά ταλέντα και ικανότητες. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, η ανάγκη για στρατηγικό workforce planning είναι πιο σαφής από ποτέ.

Tα συστατικά του αποτελεσματικού workforce planning
Σύμφωνα με το Human Capital Institute, τα πιο σημαντικά συστατικά για έναν αποτελεσματικό σχεδιασμό σε ό,τι αφορά το ανθρώπινο δυναμικό περιλαμβάνουν:

  • Τη συνεργασία ανάμεσα στα στελέχη του HR, τους managers και τα διοικητικά στελέχη της εταιρείας.
  • Την πρόσβαση σε καλύτερα δεδομένα και analytics καθώς και στην καλύτερη κατανόηση αυτών.
  • Τη χρήση προηγμένων τεχνολογικών λύσεων για την ενοποίηση διαφορετικών πηγών δεδομένων και σχεδιασμού.

Θα πρέπει σε αυτό το σημείο να υπογραμμιστεί ότι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα σχετικά με το στρατηγικό workforce planning είναι το γεγονός ότι δεν υπάρχει ένα βασικό μοντέλο που μπορεί να εφαρμοστεί σε όλες τις εταιρείες. Το ιδιαίτερο status μίας εταιρείας, οι στόχοι της και η κουλτούρα της είναι που θα καθορίσουν το συγκεκριμένο ταξίδι. Την ίδια στιγμή, όμως, το workforce planning θα πρέπει να ενοποιηθεί με άλλες διαδικασίες σχεδιασμού, όπως για παράδειγμα ο στρατηγικός επιχειρηματικός σχεδιασμός και η κατάρτιση του προϋπολογισμού, εξαιτίας της διαρκούς μεταβολής πλέον τόσο του χώρου εργασίας όσο και του ίδιου του ανθρώπινου δυναμικού.

Και παρόλο που δεν υπάρχει ένα “one-size-fits-all” μοντέλο, οι ειδικοί συστήνουν ότι η σωστή υλοποίηση του workforce planning θα πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής βήματα:

  • Καθορίστε workforce planning διαδικασίες που υποστηρίζουν αλλά και ευθυγραμμίζουν το ταλέντο με τα επιχειρηματικά αποτελέσματα.
  • Κατηγοριοποιείστε τους ρόλους, προκειμένου να καθορίσετε ποιες θέσεις προσδίδουν αξία και ποιοι ρόλοι αποτελούν προτεραιότητα ή ποιοι είναι περιφερειακοί.
  • Εξετάστε το περιβάλλον εργασίας ώστε να αναγνωρίσετε και να παρακολουθείτε τις τάσεις που επηρεάζουν το ανθρώπινο δυναμικό και την εταιρεία.
  • Καταγράψτε και αξιολογείστε το υφιστάμενο ανθρώπινο δυναμικό.
  • Διεξάγετε ένα λεπτομερές σχέδιο του πως η εταιρεία και το περιβάλλον του χώρου εργασίας θα πρέπει να είναι τα επόμενα χρόνια. Συνυπολογίστε τόσο τις εξελίξεις στην τεχνολογία όσο και τους επιχειρησιακούς κανόνες.
  • Αναγνωρίστε τα κενά ανάμεσα στην τρέχουσα κατάσταση του εργατικού δυναμικού και την επιθυμητή μελλοντική κατάσταση του οργανισμού.
  • Δημιουργείστε ένα σχέδιο δράσης για να ανταποκριθείτε, να σχεδιάσετε ή να αναδιαρθρώσετε επιμέρους μέρη, -ή και ολόκληρη- τη δομή και τις πρωτοβουλίες για το ταλέντο του οργανισμού.
  • Παρακολουθείστε και προχωρήστε στην παραγωγή αναφορών με ποιοτικά και ποσοτικά κριτήρια και ορόσημα για τους stakeholders και τη διοίκηση.

Η πλήρης συνεργασία ανάμεσα στους ανθρώπους, τα δεδομένα και την τεχνολογία είναι το κλειδί για έναν αποτελεσματικό σχεδιασμό του workforce.

Οφέλη
Όταν υλοποιείται και αξιοποιείται σωστά, το workforce planning μπορεί να βοηθήσει μία επιχείρηση να αναγνωρίζει και να περιμένει εγκαίρως τα δυνητικά προβλήματα, αποφεύγοντας έτσι disruptions ή απρόσμενα κόστη. Μπορεί ακόμα να βοηθήσει μία εταιρεία να αναγνωρίσει τους κρίσιμους για αυτήν ρόλους, καθώς και τις πιθανές ελλείψεις σε ταλέντο για την κάλυψή τους. Για παράδειγμα, αν μία εταιρεία σχεδιάζει την επέκτασή της, το workforce planning έρχεται για να βοηθήσει στον προσδιορισμό του είδους των εργαζομένων που απαιτούνται για να καταστεί η επέκταση αυτή εφικτή. Η εταιρεία μπορεί να αρχίσει το recruiting αυτών των εργαζομένων εγκαίρως, ώστε να διασφαλιστεί ότι η επέκταση εξελίσσεται σύμφωνα με το πρόγραμμα. Με αυτό τον τρόπο, το workforce planning ευθυγραμμίζει τις διαδικασίες στρατηγικού και επιχειρηματικού σχεδιασμού με τις διαδικασίες προσλήψεων.

Εκτός όμως από την προσέλκυση και πρόσληψη νέων ταλέντων, το workforce planning και succession μπορεί να βοηθήσει μία εταιρεία στο δύσκολο έργο της διακράτησης των κρίσιμης σημασίας εργαζομένων. Μία ευρεία ανάλυση των τάσεων της αγοράς καθώς και των εκπαιδευτικών τάσεων μπορεί να συμβάλλει στην αναγνώριση των θέσεων αυτών που είναι δύσκολο να καλυφθούν αν αποχωρήσει ένας εργαζόμενος – γεγονός που μπορεί να επιφέρει επιπτώσεις ακόμα και στην κερδοφορία της εταιρείας. Αν για παράδειγμα, κάποιο συγκεκριμένο τμήμα εμφανίζει υψηλό turnover, το workforce planning μπορεί να βοηθήσει το HR και την εταιρεία να αναγνωρίσει την αιτία αυτού του turnover και να αναπτύξει τις απαιτούμενες στρατηγικές για τη διακράτηση των εργαζομένων.

Αναλύοντας αυτούς τους παράγοντες και αναγνωρίζοντας αυτούς τους ρόλους, οι εταιρείες μπορούν να θέσουν τις σωστές προτεραιότητες σε ό,τι αφορά τη διακράτηση εργαζομένων και να ελαχιστοποιήσουν τις διακοπές στην εκτέλεση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.

Παρομοίως, το workforce planning μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή καθυστερήσεων και disruptions που θα επηρεάσουν τα κέρδη της επιχείρησης. Αυτό επιτρέπει σε μία εταιρεία να ανταποκριθεί στους στόχους της παραγωγής της, μέσω της κατάλληλης στελέχωσης.

Δημιουργεί μία ξεκάθαρη εικόνα τόσο για τη ζήτηση όσο και για την προσφορά του ταλέντου σε βασικές περιοχές, επιτρέποντας στους managers να θέτουν τις σωστές προτεραιότητες και να λαμβάνουν τις σωστές αποφάσεις σχετικά με τις προσλήψεις και τη στελέχωση. Αυτή μπορεί να είναι μία απλή διαδικασία, όπως η εξέταση των μακροπρόθεσμων αγοραστικών μοτίβων για να καθοριστεί κατά πόσο το προσωπικό θα πρέπει να αυξηθεί ή να μειωθεί σε συγκεκριμένες χρονικές περιόδους. Μπορεί ακόμα να συμβάλλει στη μείωση των επιπτώσεων ενός μεταβαλλόμενου επιχειρηματικού κύκλου, επιτρέποντας στην εταιρεία να αντιμετωπίσει τόσο τις περιόδους με υψηλή ζήτηση των προϊόντων ή υπηρεσιών όσο και τις περιόδους χαμηλής ζήτησης.

Workforce Planning Vs Succession Planning
Στον πιο απλό ορισμό του, ο σχεδιασμός του ανθρώπινου δυναμικού (workforce planning) είναι η επίτευξη του «σωστού αριθμού ανθρώπων, με τις κατάλληλες δεξιότητες, εμπειρίες και ικανότητες, στις σωστές θέσεις εργασίας την κατάλληλη στιγμή». Πρόκειται για μία προδραστική, στρατηγική και συστηματική διαδικασία που ευθυγραμμίζει τον στρατηγικό σχεδιασμό της εταιρείας με το ανθρώπινο κεφάλαιο και τον εταιρικό προϋπολογισμό για την επίτευξη των οργανωτικών στόχων και επιδιώξεων μέσω της αποτίμησης και πρόβλεψης των κρίσιμων αναγκών της εταιρείας σε ό,τι αφορά το ταλέντο. Με άλλα λόγια, πρόκειται για την ανάλυση του υφιστάμενου εργατικού δυναμικού και της προσφοράς ταλέντου και της ανάπτυξης, της εφαρμογής και της αξιολόγησης των κατάλληλων στρατηγικών για την αντιμετώπιση των όποιων κενών θα προκύψουν.

Πρόκειται για μία αρμοδιότητα που απαιτεί ισχυρή ηγεσία, ένα σαφώς διαρθρωμένο όραμα, καλά καθορισμένους στόχους και συνεργατικότητα από όλα τα τμήματα της εταιρείας. Ή πιο συνοπτικά, το workforce planning είναι μία οργανωμένη διαδικασία για:

  • Την αναγνώριση του αριθμού των εργαζομένων και του είδους των ικανοτήτων και δεξιοτήτων που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων και των στρατηγικών επιδιώξεων της εταιρείας.
  • Την ανάπτυξη ενός σχεδίου δράσης που θα διασφαλίζει ότι το κατάλληλο ανθρώπινο δυναμικό θα είναι διαθέσιμο, ανά πάσα στιγμή, για να υλοποιήσει το όραμα και την αποστολή της εταιρείας.

Ο όρος succession planning χρησιμοποιείται για να περιγράψει μία συστηματική διαδικασία αναγνώρισης και ανάπτυξης υποψηφίων για κρίσιμες θέσεις, οι οποίες έχουν σημαντική επίδραση στην αποστολή μίας εταιρείας. Οι κρίσιμες θέσεις περιλαμβάνουν αυτές που απαιτούν εξειδικευμένες γνώσεις και ικανότητες, τις υψηλού επιπέδου ηγετικές θέσεις, καθώς και τις θέσεις αυτές που κάθε εταιρεία ορίζει ως “mission-critical”.

Το αποτελεσματικό succession planning παρέχει το κατάλληλο πλαίσιο για την ανάπτυξη μίας δεξαμενής υψηλά ειδικευμένων εργαζομένων για την κάλυψη κρίσιμων θέσεων και μάλιστα χωρίς καθυστερήσεις. Ο σχεδιασμός της διαδοχής μετριάζει τους κινδύνους που συνδέονται με τη σχεδιαζόμενη ή και απρογραμμάτιστη απώλεια ταλέντων, γνώσεων και δεξιοτήτων που είναι κρίσιμες για την επιτυχία της εταιρείας.

Από τους παραπάνω ορισμούς είναι εμφανές ότι ο στόχος των workforce planning και succession planning είναι ο ίδιος: η τοποθέτηση των κατάλληλων ανθρώπων στις κατάλληλες θέσεις, οι οποίοι θα κάνουν τα σωστά πράγματα τη σωστή στιγμή. Ωστόσο, η διαφορά ανάμεσα στις δύο αυτές στρατηγικές διαδικασίες είναι διακριτή: το workforce planning βασίζεται κατά κανόνα στον προϋπολογισμό και επικεντρώνεται σε θέσεις εργασίας σε επίπεδο προσωπικού, προβλέψεις που αφορούν τις προσλήψεις καθώς και προβλέψεις σχετικά με τους εσωτερικούς πόρους.

Το workforce planning, επίσης, εστιάζει:

  • Στην κατανόηση των τάσεων που θα επηρεάσουν πελάτες, καταναλωτές, προϊόντα, υπηρεσίες, χρηματοδότες, νομοθέτες και επενδυτές.
  • Την ανάπτυξη ατομικών, αλλά και ομαδικών, σχεδίων εργασίας που ευθυγραμμίζονται με τους στόχους κάθε τμήματος, καθώς και με τους συνολικούς στόχους της εταιρείας.
  • Την κατανόηση του πώς οι διάφορες αλλαγές επηρεάζουν τις απαιτήσεις εργασίας, τις εσωτερικές δράσεις και τα κόστη.
  • Την κατανόηση των δημογραφικών στοιχείων της αγοράς εργασίας, την ετοιμότητα του ανθρώπινου δυναμικού, τις εκπαιδευτικές ανάγκες και τα talent resources.
  • Προσλήψεις, διαδικασίες recruitment, προσανατολισμό και onboarding σχέδια.

Το succession planning εστιάζει περισσότερο στη συστηματική προσέγγιση της επαγγελματικής ανάπτυξης, με σαφή σκοπό τη διασφάλιση ότι τα επιλεγμένα (συνήθως ανώτερα) στελέχη είναι εκπαιδευμένα, έμπειρα και έτοιμα να αναλάβουν μελλοντικές ηγετικές θέσεις. Και ενώ το succession planning περιλαμβάνει πτυχές του workforce planning, απαιτεί ακόμα:

  • Την αναγνώριση και τον προσδιορισμό των αναμενόμενων κενών θέσεων και των εφεδρικών πόρων για το management και την ηγεσία.
  • Τον επανακαθορισμό των ηγετικών προφίλ ώστε να συμπεριλαμβάνονται ικανότητες, κριτήρια επιτυχίας και συμπεριφορές.
  • Ακριβή αξιολόγηση της ετοιμότητας των ανώτερων και μεσαίων στελεχών για να αναλάβουν μεγαλύτερες ευθύνες: μία αποτελεσματική διαδικασία αξιολόγησης δεξιοτήτων, ικανοτήτων, συμφερόντων και κινήτρων, σε συνολικό εταιρικό επίπεδο, για την ανακάλυψη και επένδυση σε δυνητικούς ηγέτες.
  • Αποτίμηση της εταιρικής κουλτούρας και των ηγετών εντός αυτής: ικανότητες για τη διαχείριση της πολυμορφίας και της ενσωμάτωσης (diversity & inclusion).
  • Ανάπτυξη εξατομικευμένης εκπαίδευσης, επαγγελματικής ανάπτυξης και ευκαιριών mentoring για τη μείωση των δυνητικών ελλείψεων σε επίπεδο ικανοτήτων και εμπειριών: αναγνώριση της απαιτούμενης υποστήριξης για τη διασφάλιση ότι τα σχέδια διαδοχής είναι εφικτά κατά τη διάρκεια της τρέχουσας εργασίας.
  • Εστίαση στην ατομική και ομαδική μετάβαση για τη διασφάλιση της επιτυχημένης μετάβασης και αποδοτικότητας στους νέους ή ενισχυμένους ρόλους.