HR PROFESSIONAL - Meetings με νόημα

Παρασκευή, 20 Οκτωβρίου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

People Management

Meetings με νόημα

28 Ιουλίου 2017 | 09:48 Γράφει η Σοφία  Καρακάση Topics: Future of Work,Meetings

Τα περισσότερα στελέχη επιχειρήσεων μπορούν να ταυτιστούν με τον τίτλο του βιβλίου του Patrick Lencioni, “Death by Meeting”. οι συναντήσεις εργασίας καταλαμβάνουν τον περισσότερο χρόνο στην καθημερινή ζωή ενός μάνατζερ, ωστόσο πολύ συχνά αποτελούν χάσιμο χρόνου. Πως θα τις καταστήσετε πιο σύντομες και εποικοδομητικές;

Όλοι έχουμε παραστεί σε εταιρικές συναντήσεις όπου οι συμμετέχοντες είναι απροετοίμαστοι, η συζήτηση εκτροχιάζεται χρονικά ή βγαίνει εκτός θέματος, καταλήγοντας σε χάσιμο χρόνου και ενέργειας για όλη την ομάδα.

Αρχικά, είναι σημαντικό να διακρίνουμε τα είδη των meetings που είθισται να πραγματοποιούνται σε μια επιχείρηση. Σύμφωνα με τον διακεκριμένο συγγραφέα και management guru Patrick Lencioni, το είδος και ο σκοπός της συνάντησης πρέπει να καθορίζουν τόσο την ενδεδειγμένη διάρκεια, όσο και τη σύνθεση και την κατάλληλη ατζέντα της συζήτησης, προκειμένου να επιτύχει το στόχο της. Όπως φαίνεται στο Σχήμα, η επιχείρηση ενδείκνυται να εφαρμόζει πολύ σύντομες καθημερινές συναντήσεις των ομάδων εργασίας για ενημέρωση (daily check-in), εβδομαδιαία meetings για παρακολούθηση της πορείας των έργων της ομάδας εργασίας και συζήτηση πάνω σε τυχόν δυσκολίες που ανακύπτουν (weekly tactical meetings), στρατηγικές συναντήσεις - μηνιαίες ή ad hoc- για αποφάσεις σε ένα κρίσιμο στρατηγικό ζήτημα και τέλος, περιοδικές συναντήσεις εκτός εργασιακού χώρου, 2-3 φορές το χρόνο, με αναπτυξιακό και ενημερωτικό χαρακτήρα.

Στην πλειοψηφία των περιπτώσεων, η αποτυχία των meetings οφείλεται στην πρόχειρη ή ανεπαρκή διαμόρφωση της ατζέντας. Κι αυτό γιατί μία σωστά σχεδιασμένη ατζέντα θέτει ξεκάθαρες προσδοκίες σε όλους για το τι χρειάζεται να γίνει πριν και κατά τη διάρκεια του meeting, επιτρέπει στα μέλη της συνάντησης να προετοιμαστούν κατάλληλα, κατανέμει σωστά τον απαιτούμενο χρόνο για κάθε αντικείμενο και διευκολύνει τη γρήγορη μετάβαση στο επόμενο θέμα, όταν ο παραγωγικός διάλογος για το υφιστάμενο έχει ολοκληρωθεί. Όπως αναφέρει ο Roger Schwartz, οργανωσιακός ψυχολόγος και συγγραφέας του βιβλίου “Smart Leaders, Smarter Teams”, στις αίθουσες συναντήσεων στα κεντρικά γραφεία της Intel έχουν αναρτήσει το μήνυμα: «αν δεν γνωρίζετε το σκοπό της συνάντησης, μην την ξεκινήσετε».

Συνεπώς, η επιτυχία μίας συνάντησης κρίνεται σε μεγάλο βαθμό πριν αυτή ξεκινήσει, από το σωστό σχεδιασμό της ατζέντας. Προκειμένου να τον πετύχετε, μπορείτε να ακολουθήσετε κάποια βασικά βήματα, όπως αυτά αποτυπώνονται στη διεθνή αρθρογραφία:

1. Εμπλέξτε στη θεματολογία τους συμμετέχοντες. Τα θέματα που θα περιλαμβάνει η ατζέντα πρέπει να αντικατοπτρίζουν τις ανάγκες των μελών, ώστε να συμμετέχουν ενεργά και με ενδιαφέρον στη συζήτηση. Μια καλή ιδέα είναι να τους ζητήσετε να προτείνουν και οι ίδιοι θέματα για να τεθούν στο τραπέζι, τεκμηριώνοντας εν συντομία το λόγο για τον οποίο θεωρούν ότι χρήζουν ομαδικής συζήτησης.

2. Επιλέξτε θεματικές που αφορούν όλα τα μέλη της ομάδας. Τα meetings κοστίζουν και είναι δύσκολο να προγραμματιστούν, για το σκοπό αυτό θα πρέπει να αξιοποιούνται για τη λήψη αποφάσεων σε ζητήματα που επηρεάζουν όλη την ομάδα - και απαιτούν την παρουσία όλων για την επίλυσή τους. Ζητήματα που δεν απαιτούν αλληλεπίδραση και συντονισμό δράσεων ή ανταλλαγή απόψεων, αλλά αποτελούν ευθύνη ενός μόνο ατόμου, δεν θα πρέπει να ενταχθούν στην ατζέντα.

3. Διατυπώστε τη θεματολογία με τη μορφή ερωτήσεων. Η διατύπωση κάθε θέματος συζήτησης με τη μορφή ερώτησης διευκολύνει τους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν καλύτερα, αλλά και να παραμείνουν εντός θέματος, καθώς αν η συζήτηση αρχίσει να λοξοδρομεί κατά τη διάρκεια του meeting, είναι πιο εύκολο κάποιος να την επαναφέρει επισημαίνοντας ότι η τροπή που έχει πάρει δεν απαντά ή δεν συνδέεται με την ερώτηση που τέθηκε στην ημερήσια διάταξη. Επιπλέον, γίνεται καλύτερα αντιληπτό ότι, αν η ερώτηση απαντήθηκε επιτυχώς, μπορούν να προχωρήσουν στην επόμενη θεματική χωρίς να πλατειάζουν.

4. Ξεκαθαρίστε ποιος είναι ο σκοπός της συζήτησης για το εκάστοτε θέμα. Τα μέλη της ομάδας δεν μπορούν να συμμετέχουν αποτελεσματικά αν δεν γνωρίζουν εξ αρχής ποιος είναι ο ρόλος τους: απλά να ενημερωθούν για ένα θέμα, να προσφέρουν οι ίδιοι πληροφόρηση στους υπόλοιπους ή να συνεισφέρουν στη διαδικασία της λήψης αποφάσεων; Η εκ των προτέρων αποσαφήνιση προφυλάσσει από παρεξηγήσεις και εντάσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Στην περίπτωση της ενημέρωσης, είναι προτιμότερο το υλικό να έχει αποσταλεί και διαβαστεί νωρίτερα από τους συμμετέχοντες, ώστε ο κοινός χρόνος να αξιοποιηθεί πιο ουσιαστικά, σε διευκρινιστικές ερωτήσεις και παρατηρήσεις.

5. Καθορίστε ρεαλιστικά το χρόνο συζήτησης για κάθε θέμα. Οι μάνατζερ είθισται να υποτιμούν το χρόνο που χρειάζεται για την ολοκλήρωση της συζήτησης για το εκάστοτε θέμα. Για ένα ρεαλιστικό υπολογισμό του χρόνου, χρειάζεται να λάβετε υπόψη τον αριθμό των ατόμων που συμμετέχουν, καθώς και τα στάδια της διαδικασίας συζήτησης (εισαγωγή στο θέμα, απάντηση ερωτήσεων, διαχείριση διαφορετικών απόψεων, πρόταση λύσεων, συμφωνία πάνω στις επόμενες ενέργειες).

6. Διευκρινίστε τι προετοιμασία χρειάζεται και ορίστε υπεύθυνους ανά θεματική. Το σωστό είναι η ατζέντα να μην αποστέλλεται τελευταία στιγμή στους συμμετέχοντες, ώστε να έχουν επαρκή χρόνο για να προετοιμαστούν κατάλληλα για κάθε θέμα, διαβάζοντας το σχετικό υλικό και αναπτύσσοντας κάποιες πρώτες ιδέες. Στην ίδια λογική, επειδή σε αρκετές περιπτώσεις ο μάνατζερ που προσκαλεί σε συνάντηση δεν είναι ο αρμόδιος για όλα τα θέματα, είναι σημαντικό να καταγράψει στην ατζέντα ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε θέμα, ώστε να του δώσει την ευκαιρία να προετοιμαστεί.

7. Εντάξτε την «ανασκόπηση της ατζέντας» στην ατζέντα. Στο άρθρο του “How to design an agenda for an effective meeting” στο Harvard Business Review, ο R. Schwarz συστήνει το πρώτο θέμα της ατζέντας να είναι πάντα μία πολύ σύντομη ανασκόπηση των θεμάτων που θα συζητηθούν, καθώς νέα δεδομένα μπορεί να έχουν προκύψει από την ημερομηνία αποστολής της ατζέντας στους συμμετέχοντες ως το χρόνο διεξαγωγής της συνάντησης. Αξίζει να αφιερώσετε αυτά τα 2-3 λεπτά για τον έλεγχο και την επικαιροποίηση του οδηγού συζήτησης. Αντίστοιχα, σε περίπτωση τακτικών συναντήσεων, είναι χρήσιμο να επενδύσετε 5-10 λεπτά στο τέλος του meeting για να αξιολογήσετε την έκβαση της συνάντησης και να συμφωνήσετε αν χρειάζονται βελτιώσεις στη διαδικασία, οι οποίες θα συνεισφέρουν στην καλύτερη απόδοση, την ικανοποίηση και τις σχέσεις μεταξύ των μελών της ομάδας.

Πηγή
1. Roger Schwarz, “How to design an agenda for an effective meeting”, Harvard Business Review Digital article, 19 Μαρτίου 2016
2. Amy Gallo, “The 7 imperatives to keeping meetings on track”, Harvard Business Review Digital article, 20 Δεκεμβρίου 2013
3. Patrick Lencioni, “Death by Meeting”, Jossey-Bass, 2004

HR Professional (T. 144)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778