HR PROFESSIONAL - Workspace Optimization: Το δύσκολο παζλ της βελτιστοποίησης του workspace

Δευτέρα, 18 Ιουνίου 2018

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

People Management

Workspace Optimization: Το δύσκολο παζλ της βελτιστοποίησης του workspace

16 Φεβρουαρίου 2018 | 09:31 Γράφει η Αγγελική  Κορρέ Topics: Engagement,Special Reports

Πώς μία εταιρεία μπορεί να αποκτήσει και να συντηρήσει σήμερα και στο μέλλον ανταγωνιστικό πλεονέκτημα; Οι περισσότεροι οργανισμοί σε όλο τον κόσμο έχουν ήδη αναθεωρήσει τα κόστη τους, την τεχνολογία που χρησιμοποιούν και τα κίνητρα που παρέχουν στο ανθρώπινο δυναμικό ως μέσα βελτίωσης της επιχειρηματικής απόδοσης. Ωστόσο, λίγες εταιρείες αξιοποιούν πλήρως τη δυνητική συνεισφορά που μπορεί να έχει ο ίδιος ο χώρος εργασίας στη συνολική τους στρατηγική και την κερδοφορία τους. Και καθώς πλέον η εστίαση των εταιρειών μετακινείται σε νέες περιοχές προς βελτίωση, είναι αναπόφευκτο η προσοχή να στρέφεται -ή να έπρεπε να στρέφεται- και στις ευκαιρίες που προσφέρει η βελτιστοποίηση του χώρου εργασίας.

Με την εμφάνιση νέων τεχνολογιών και ένα δυναμικό μείγμα πολλών διαφορετικών γενεών στο ανθρώπινο δυναμικό, ο τρόπος με τον οποίο τα στελέχη εργάζονται έχει αλλάξει δραστικά, γεγονός που με τη σειρά του εγείρει σημαντικές αλλαγές στον σχεδιασμό του φυσικού χώρου εργασίας. Ο χώρος εργασίας δεν είναι πλέον απλώς ένα φυσικό μέρος στο οποίο συγκεντρώνονται οι εργαζόμενοι – η εργασία εξελίσσεται σε ένα μέρος για συνεργασία, ανταλλαγή ιδεών και επικοινωνίας με συνεργάτες, συναδέλφους και πελάτες. Πλέον, αναδύεται ένα νέο πρότυπο που εξισορροπεί με προσοχή την ομαδική εργασία, με την ανάγκη για εστιασμένη εργασία και για διαρκή μάθηση. Οι πλέον επιτυχημένες εταιρείες έχουν αρχίσει να αντιμετωπίζουν τους χώρους εργασίας όχι απλώς σαν φυσικές τοποθεσίες, αλλά σαν στρατηγικής σημασίας εργαλεία με τη δύναμη να επηρεάζουν τη λειτουργικότητα και την αποδοτικότητα του οργανισμού. Ο στόχος είναι η δημιουργία ενός workspace υψηλής απόδοσης, ο οποίος θα είναι σχεδιασμένος λαμβάνοντας υπόψη τους εργαζόμενους και θα ενσωματώνει στοιχεία που θα επιτρέπουν στην εταιρεία και το ανθρώπινο δυναμικό να ευδοκιμούν και να αναπτύσσονται.

Για την επίτευξη αυτού του στόχου, οι εταιρείες καλούνται να επανεξετάσουν την εργασία που πρέπει να κάνουν σήμερα, καθώς και εκείνη που θα κληθούν να εκτελέσουν στο μέλλον, και να επιδιώξουν τη δημιουργία ενός χώρου όπου θα ευθυγραμμίζονται οι τρέχουσες και οι μελλοντικές ανάγκες και στόχοι. Με αυτό τον τρόπο, θα δημιουργηθεί ένα περιβάλλον που θα επιτρέπει στους εργαζόμενους να επιτύχουν τους εταιρικούς στόχους μέσα σε χώρους που ενισχύουν τις εταιρικές αξίες και υποστηρίζουν τις πολυδιάστατες ανάγκες τους.

Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, ο χώρος εργασίας δεν αποτελεί πλέον αποκλειστική αρμοδιότητα του Facility Management ή του εταιρικού Real Estate. Αντιθέτως, η Διεύθυνση Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού καθώς και το τμήμα Πληροφορικής αποτελούν σημαντικούς εταίρους στη χάραξη της στρατηγικής του workspace και στη λήψη των σχετικών αποφάσεων. Και αυτό γιατί πριν από οποιαδήποτε απόφαση ή δράση για τη βελτίωση του χώρου εργασίας, απαιτείται η πλήρης κατανόηση του συνόλου των αναγκών μίας εταιρείας σχετικά με τον χώρο εργασίας καθώς και η διασφάλιση ότι ο οποιοσδήποτε σχεδιασμός θα υποστηρίζει όλα όσα καλούνται οι εργαζόμενοι να επιτύχουν.

ΤΑΣΕΙΣ ΠΟΥ ΔΙΑΜΟΡΦΩΝΟΥΝ ΤΙΣ ΝΕΕΣ ΑΝΑΓΚΕΣ
Ο μετασχηματισμός του σύγχρονου χώρου εργασίας και η ανάγκη για βελτιστοποίησή του είναι το αποτέλεσμα μίας σειράς τάσεων και δυνάμεων, οι οποίες επηρεάζουν και διαμορφώνουν ευρύτερα το σύγχρονο επιχειρείν και φυσικά τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού: από την έλλειψη ταλέντου και το mobility μέχρι την ανάγκη για ενίσχυση του employee engagement και τη μετατόπιση της εστίασης στην ομαδική αποδοτικότητα.

Όπως εξηγεί ο Παντελής Κούζης, General Manager, ΕΚΑ Hellas SA: «Οι αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο εργαζόμαστε σήμερα αλλά και τα μέσα που διαθέτουμε για την εκτέλεση των εργασιακών μας στόχων έχουν αλλάξει ριζικά. Πέντε είναι οι βασικοί λόγοι που επιφέρουν τις αλλαγές αυτές: η Παγκοσμιοποίηση, η Κινητικότητα (mobility) ως αποτέλεσμα της εφαρμογής σύγχρονων μέσων συγκοινωνίας και επικοινωνίας, η “εισβολή” της νέας εργατικής γενεάς (Millennials) και η αλλαγή στον δημογραφικό χαρακτήρα του εργατικού δυναμικού, η αλλαγή στην συμπεριφορά και στην κοινωνικοποίηση του ανθρώπου ως αποτέλεσμα της εφαρμογής των μέσων κοινωνικής δικτύωσης σε όλα σχεδόν τα επίπεδα της ζωής μας και τέλος η ίδια η εξέλιξη της τεχνολογίας. Είναι λοιπόν δεδομένο πως ένας οργανισμός που θέλει να ακολουθήσει τις εξελίξεις αυτές και να προσαρμοστεί στα νέα δεδομένα θα πρέπει πρώτα να αλλάξει τον εργασιακό χώρο και να τον κάνει συμβατό με τη νέα τάξη πραγμάτων. Χωρίς το σωστό εργασιακό περιβάλλον, η αποτυχία είναι δεδομένη για την επιχείρηση».

Οι κυριότερες τάσεις που οδηγούν στην ανάγκη αναθεώρησης και βελτιστοποίησης του χώρου εργασίας περιλαμβάνουν τα παρακάτω.
  • Έλλειψη ταλέντου: Πολλές χώρες του δυτικού κόσμου, και όχι μόνο, έχουν ήδη αρχίσει να αντιμετωπίζουν έντονα το πρόβλημα της έλλειψης ταλέντου, εξαιτίας μεταξύ άλλων, της γήρανσης του πληθυσμού. Αυτή η έλλειψη ταλέντου, όπου σύμφωνα με έρευνες είναι ιδιαίτερα έντονη και στην Ελλάδα, καθιστά δυσκολότερη τη διαδικασία εύρεσης και διακράτησης των καλύτερων εργαζομένων. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, αναδεικνύεται η ανάγκη για ενίσχυση του employee engagement μέσα από έναν χώρο εργασίας που θα υποστηρίζει τις ανάγκες αλλά και τις επιθυμίες του ανθρώπινου δυναμικού. Η δημιουργία «ζωντανών» γραφείων είναι μία τακτική για την προσέλκυση και τη διακράτηση του ταλέντου, σε συνδυασμό με την παροχή της απαιτούμενης ευελιξίας γύρω από το που, το πότε και το πώς λαμβάνει χώρα η εργασία.
  • Η αυξανόμενη σημασία του employee engagement: Οι αφοσιωμένοι εργαζόμενοι μπορούν να ενισχύσουν την κερδοφορία μίας εταιρείας έως και 20%. Αυτού του είδους οι εργαζόμενοι είναι που επενδύουν συναισθηματικά και εστιάζουν στη δημιουργία αξίας για τον οργανισμό. Ωστόσο, οι έρευνες δείχνουν ότι μόνο ένα πολύ μικρό ποσοστό των ανθρώπων δηλώνουν ότι είναι engaged στην εργασία τους. Με άλλα λόγια, οι μη δεσμευμένοι εργαζόμενοι, αυτοί που είναι από αδιάφοροι έως αρνητικοί -αν όχι και εχθρικοί- ως προς την εταιρεία που εργάζονται, είναι υπερδιπλάσιοι. Αυτό το διάχυτο disengagement με τη σειρά του έχει βρεθεί ότι αυξάνει το turnover σε ποσοστό που μπορεί να αγγίξει και το 50%.

Με την εμφάνιση νέων τεχνολογιών και ένα δυναμικό μείγμα πολλών διαφορετικών γενεών στο ανθρώπινο δυναμικό, ο τρόπος με τον οποίο τα στελέχη εργάζονται έχει αλλάξει δραστικά, γεγονός που με τη σειρά του εγείρει σημαντικές αλλαγές στον σχεδιασμό του φυσικού χώρου εργασίας. Ο χώρος εργασίας δεν είναι πλέον απλώς ένα φυσικό μέρος στο οποίο συγκεντρώνονται οι εργαζόμενοι – η εργασία εξελίσσεται σε ένα μέρος για συνεργασία, ανταλλαγή ιδεών και επικοινωνίας με συνεργάτες, συναδέλφους και πελάτες. Πλέον, αναδύεται ένα νέο πρότυπο που εξισορροπεί με προσοχή την ομαδική εργασία, με την ανάγκη για εστιασμένη εργασία και για διαρκή μάθηση. Οι πλέον επιτυχημένες εταιρείες έχουν αρχίσει να αντιμετωπίζουν τους χώρους εργασίας όχι απλώς σαν φυσικές τοποθεσίες, αλλά σαν στρατηγικής σημασίας εργαλεία με τη δύναμη να επηρεάζουν τη λειτουργικότητα και την αποδοτικότητα του οργανισμού. Ο στόχος είναι η δημιουργία ενός workspace υψηλής απόδοσης, ο οποίος θα είναι σχεδιασμένος λαμβάνοντας υπόψη τους εργαζόμενους και θα ενσωματώνει στοιχεία που θα επιτρέπουν στην εταιρεία και το ανθρώπινο δυναμικό να ευδοκιμούν και να αναπτύσσονται.

Για την επίτευξη αυτού του στόχου, οι εταιρείες καλούνται να επανεξετάσουν την εργασία που πρέπει να κάνουν σήμερα, καθώς και εκείνη που θα κληθούν να εκτελέσουν στο μέλλον, και να επιδιώξουν τη δημιουργία ενός χώρου όπου θα ευθυγραμμίζονται οι τρέχουσες και οι μελλοντικές ανάγκες και στόχοι. Με αυτό τον τρόπο, θα δημιουργηθεί ένα περιβάλλον που θα επιτρέπει στους εργαζόμενους να επιτύχουν τους εταιρικούς στόχους μέσα σε χώρους που ενισχύουν τις εταιρικές αξίες και υποστηρίζουν τις πολυδιάστατες ανάγκες τους.

Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, ο χώρος εργασίας δεν αποτελεί πλέον αποκλειστική αρμοδιότητα του Facility Management ή του εταιρικού Real Estate. Αντιθέτως, η Διεύθυνση Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού καθώς και το τμήμα Πληροφορικής αποτελούν σημαντικούς εταίρους στη χάραξη της στρατηγικής του workspace και στη λήψη των σχετικών αποφάσεων. Και αυτό γιατί πριν από οποιαδήποτε απόφαση ή δράση για τη βελτίωση του χώρου εργασίας, απαιτείται η πλήρης κατανόηση του συνόλου των αναγκών μίας εταιρείας σχετικά με τον χώρο εργασίας καθώς και η διασφάλιση ότι ο οποιοσδήποτε σχεδιασμός θα υποστηρίζει όλα όσα καλούνται οι εργαζόμενοι να επιτύχουν.

ΤΑΣΕΙΣ ΠΟΥ ΔΙΑΜΟΡΦΩΝΟΥΝ ΤΙΣ ΝΕΕΣ ΑΝΑΓΚΕΣ
Ο μετασχηματισμός του σύγχρονου χώρου εργασίας και η ανάγκη για βελτιστοποίησή του είναι το αποτέλεσμα μίας σειράς τάσεων και δυνάμεων, οι οποίες επηρεάζουν και διαμορφώνουν ευρύτερα το σύγχρονο επιχειρείν και φυσικά τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού: από την έλλειψη ταλέντου και το mobility μέχρι την ανάγκη για ενίσχυση του employee engagement και τη μετατόπιση της εστίασης στην ομαδική αποδοτικότητα.

Όπως εξηγεί ο Παντελής Κούζης, General Manager, ΕΚΑ Hellas SA: «Οι αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο εργαζόμαστε σήμερα αλλά και τα μέσα που διαθέτουμε για την εκτέλεση των εργασιακών μας στόχων έχουν αλλάξει ριζικά. Πέντε είναι οι βασικοί λόγοι που επιφέρουν τις αλλαγές αυτές: η Παγκοσμιοποίηση, η Κινητικότητα (mobility) ως αποτέλεσμα της εφαρμογής σύγχρονων μέσων συγκοινωνίας και επικοινωνίας, η “εισβολή” της νέας εργατικής γενεάς (Millennials) και η αλλαγή στον δημογραφικό χαρακτήρα του εργατικού δυναμικού, η αλλαγή στην συμπεριφορά και στην κοινωνικοποίηση του ανθρώπου ως αποτέλεσμα της εφαρμογής των μέσων κοινωνικής δικτύωσης σε όλα σχεδόν τα επίπεδα της ζωής μας και τέλος η ίδια η εξέλιξη της τεχνολογίας. Είναι λοιπόν δεδομένο πως ένας οργανισμός που θέλει να ακολουθήσει τις εξελίξεις αυτές και να προσαρμοστεί στα νέα δεδομένα θα πρέπει πρώτα να αλλάξει τον εργασιακό χώρο και να τον κάνει συμβατό με τη νέα τάξη πραγμάτων. Χωρίς το σωστό εργασιακό περιβάλλον, η αποτυχία είναι δεδομένη για την επιχείρηση».

Οι κυριότερες τάσεις που οδηγούν στην ανάγκη αναθεώρησης και βελτιστοποίησης του χώρου εργασίας περιλαμβάνουν τα παρακάτω.
  • Έλλειψη ταλέντου: Πολλές χώρες του δυτικού κόσμου, και όχι μόνο, έχουν ήδη αρχίσει να αντιμετωπίζουν έντονα το πρόβλημα της έλλειψης ταλέντου, εξαιτίας μεταξύ άλλων, της γήρανσης του πληθυσμού. Αυτή η έλλειψη ταλέντου, όπου σύμφωνα με έρευνες είναι ιδιαίτερα έντονη και στην Ελλάδα, καθιστά δυσκολότερη τη διαδικασία εύρεσης και διακράτησης των καλύτερων εργαζομένων. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, αναδεικνύεται η ανάγκη για ενίσχυση του employee engagement μέσα από έναν χώρο εργασίας που θα υποστηρίζει τις ανάγκες αλλά και τις επιθυμίες του ανθρώπινου δυναμικού. Η δημιουργία «ζωντανών» γραφείων είναι μία τακτική για την προσέλκυση και τη διακράτηση του ταλέντου, σε συνδυασμό με την παροχή της απαιτούμενης ευελιξίας γύρω από το που, το πότε και το πώς λαμβάνει χώρα η εργασία.
  • Η αυξανόμενη σημασία του employee engagement: Οι αφοσιωμένοι εργαζόμενοι μπορούν να ενισχύσουν την κερδοφορία μίας εταιρείας έως και 20%. Αυτού του είδους οι εργαζόμενοι είναι που επενδύουν συναισθηματικά και εστιάζουν στη δημιουργία αξίας για τον οργανισμό. Ωστόσο, οι έρευνες δείχνουν ότι μόνο ένα πολύ μικρό ποσοστό των ανθρώπων δηλώνουν ότι είναι engaged στην εργασία τους. Με άλλα λόγια, οι μη δεσμευμένοι εργαζόμενοι, αυτοί που είναι από αδιάφοροι έως αρνητικοί -αν όχι και εχθρικοί- ως προς την εταιρεία που εργάζονται, είναι υπερδιπλάσιοι. Αυτό το διάχυτο disengagement με τη σειρά του έχει βρεθεί ότι αυξάνει το turnover σε ποσοστό που μπορεί να αγγίξει και το 50%.

Ο χώρος εργασίας μπορεί σε αυτό το επίπεδο να βοηθήσει πολύ, αφού κάτω από τις κατάλληλες προϋποθέσεις μπορεί να λειτουργήσει ως ένα εργαλείο επικοινωνίας, να συμβάλλει στην αναγνώριση της προσωπικής και της ομαδικής συνεισφοράς των εργαζομένων, να βοηθήσει στη διάχυση των εταιρικών στόχων και φυσικά στην παροχή χώρων που προάγουν τη συνεργασία. Ακόμα, η εμπλοκή των ίδιων των εργαζομένων στον σχεδιασμό ή την αναβάθμιση του workspace, παρέχει επίσης μία εξαιρετική ευκαιρία για την ενίσχυση του engagement.

  • Η απομακρυσμένη εργασία: Σε κάθε δεδομένη στιγμή, σχεδόν το ένα τρίτο των εργαζομένων στον ιδιωτικό τομέα, κυρίως, εργάζεται από μακριά. Το mobility είναι σήμερα κρίσιμης σημασίας για το ανθρώπινο δυναμικό, αφού εκτός από το γραφείο τους, ολοένα και περισσότεροι εργαζόμενοι εργάζονται σε αεροπλάνα, ξενοδοχεία, σε χώρους πελατών και από το σπίτι τους. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να υποστηρίζονται από την κατάλληλη τεχνολογία και τις απαιτούμενες επιχειρηματικές διαδικασίες που θα τους επιτρέπουν να εργάζονται αποτελεσματικά όπου και αν βρίσκονται.

Αυτή η νέα πραγματικότητα επηρεάζει και το ίδιο το workspace. Η αυξανόμενη τάση του mobility ενδέχεται να απαιτεί περισσότερο «ανεκμετάλλευτο» χώρο ή περισσότερους χώρους επαφής για όσους βρίσκονται εκτός γραφείου για το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας. Οι εταιρείες θα πρέπει επίσης να διαθέτουν περισσότερο ευέλικτους χώρους για τους εργαζόμενους που μπορεί να βρίσκονται σε άλλο όροφο, κτίριο ή που εργάζονται από το σπίτι αλλά επισκέπτονται την εταιρεία.

  • Περισσότερες γενιές στον χώρο εργασίας: Με τους ανθρώπους πλέον να συνταξιοδοτούνται σε μεγαλύτερες ηλικίες και τη γενιά Ζ να ξεκινάει πια την επαγγελματική της σταδιοδρομία, ο χώρος εργασίας σήμερα καθίσταται όλο και περισσότερο διαγενεακός. Οι στρατηγικές σχεδίασης και διαμόρφωσης του workspace τα τελευταία χρόνια είχαν ως βασικό άξονα την προσέλκυση των νεότερων ηλικιακά ομάδων εργαζομένων. Ωστόσο, πλέον, αρχίζει να γίνεται ολοένα και περισσότερο αντιληπτό ότι αφενός οι διαφορετικές γενιές έχουν πολλά περισσότερα κοινά στοιχεία, αφετέρου ότι κάθε μία με τις δικές της εμπειρίες και δεξιότητες είναι εξίσου σημαντική για το σύγχρονο επιχειρείν. Ως εκ τούτου, το σύγχρονο workspace είναι σημαντικό να δίνει έμφαση στους παράγοντες που προσελκύουν όλους τους εργαζόμενους και να παρέχουν τις κατάλληλες διαρρυθμίσεις χώρου για διαφορετικά στιλ εργασίας ανεξάρτητα από τη γενιά.
  • Μεγαλύτερη εστίαση στην ομαδική απόδοση: Τα νέα μέσα επικοινωνίας και οι υπηρεσίες μέσω cloud καθιστούν πλέον ευκολότερο για τις ομάδες να συνεργάζονται χωρίς να απαιτείται η φυσική επαφή. Ταυτόχρονα, οι εταιρείες πλέον έχουν συνειδητοποιήσει ότι η επιτυχία εξαρτάται περισσότερο από την ομαδική απόδοση (team performance) παρά από την ατομική. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, τουλάχιστον οι εταιρείες που επιθυμούν να ενθαρρύνουν τους εργαζόμενους να συναντώνται σε τακτική βάση, θα πρέπει να δημιουργήσουν ελκυστικούς χώρους, οι οποίοι ταυτόχρονα διευκολύνουν την ομαδική εργασία.

ΣΧΕΔΙΑΖΟΝΤΑΣ ΤΟΝ ΒΕΛΤΙΣΤΟ ΧΩΡΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
Έρευνες δείχνουν ότι ολοένα και περισσότερες εταιρείες θα στρέψουν την προσοχή τους, μεταξύ άλλων, στη βελτιστοποίηση του χώρου εργασίας ως μέσο για την ενίσχυση της παραγωγικότητας, της απόδοσης και της δέσμευσης των εργαζομένων. Κατά τον σχεδιασμό της σχετικής στρατηγικής είναι σημαντικό να εξεταστούν τα παρακάτω:

  • Οι ανάγκες των εργαζομένων: Κάθε εταιρεία είναι μοναδική. Οι απαιτήσεις σχετικά με τον χώρο και το design δεν θα πρέπει να υπαγορεύονται από την κλαδική ταξινόμηση της εταιρείας αλλά από τα καθήκοντα που πρέπει να επιτελέσει και τις δράσεις που πρέπει να ολοκληρώσει σαν οντότητα ώστε να αναπτυχθεί. Η σύλληψη αυτής της λεπτής γραμμής μπορεί να επηρεάσει θετικά την απόδοση τόσο των εργαζομένων όσο και της επιχείρησης συνολικά. Η κατανόηση των αναγκών των εργαζομένων είναι κρίσιμη για τη δημιουργία του σωστού χώρου εργασίας.
  • Ενσωμάτωση του brand στον χώρο εργασίας: Το όνομα ενός οργανισμού δεν αντικατοπτρίζεται μόνο στα προϊόντα και τις υπηρεσίες της, αλλά και στα εικονικά και φυσικά περιβάλλοντά της. Η ενσωμάτωση του brand στον σχεδιασμό δεν έχει να κάνει μόνο με τις εξωτερικές αναπαραστάσεις, όπως η ιστοσελίδα, οι διαφημίσεις ή τα λογότυπα. Ο ίδιος ο χώρος εργασίας θα πρέπει να σχεδιαστεί έτσι ώστε να ενισχύει το αφήγημα του brand, τις εταιρικές αξίες και την κουλτούρα της επιχείρησης. Η ενσωμάτωση του brand με αυτό τον τρόπο θα βοηθήσει στην ευθυγράμμιση των εργαζομένων με τους εταιρικούς στόχους, ενώ ταυτόχρονα θα αποδεικνύει και θα επιδεικνύει την εταιρική φιλοσοφία σε όσους επισκέπτονται τους φυσικούς της χώρους.

Ένα καλά «πλασαρισμένο» brand έχει θετικό αντίκτυπο στην κερδοφορία της εταιρείας καθώς και στην εμπειρία τόσο των εργαζομένων όσο και των πελατών. Το brand αγγίζει κάθε ένα από αυτά τα ενδιαφερόμενα μέρη και μπορεί να αποτελέσει ένα ισχυρό εργαλείο για την ενίσχυση της εταιρικής φιλοσοφίας -κοινωνικά, περιβαλλοντικά και σε επίπεδο κουλτούρας. Η εμπειρία κάθε χρήστη (εργαζόμενου ή πελάτη) βελτιστοποιείται μέσα από την ενσωμάτωση του brand στον σχεδιασμό του χώρου εργασίας.

  • Εξισορρόπηση της ανάγκης για συνεργασία και ατομική εργασία: Για να υποστηριχθούν οι ποικίλες ανάγκες των εργαζομένων, ένας υψηλής απόδοσης χώρος εργασίας πρέπει να προσφέρει κατάλληλους χώρους τόσο για συνεργασία όσο και για ατομική εργασία. Η δημιουργία ευκαιριών για τυχαίες συναντήσεις μέσα στον χώρο -για παράδειγμα στιγμές ανεπίσημης διάδρασης, όπως οι συναντήσεις στον ψύκτη νερού ή στον χώρο του καφέ- συμβάλλει στην προώθηση της συνεργασίας ανάμεσα στους εργαζόμενους, καθώς και στην οικοδόμηση της εμπιστοσύνης και της συντροφικότητας μέσα από την αυθόρμητη αλληλεπίδραση. Η παροχή διαφόρων χώρων αλληλεπίδρασης καθώς και η ευέλικτη διάταξη των επίπλων επιτρέπουν στις ομάδες να συναντιόνται και να διαλύονται γρήγορα, ανάλογα με τις απαιτήσεις του εκάστοτε έργου, προσφέροντας ταυτόχρονα ευελιξία στη μετάβαση από τη μία εργασία στην επόμενη.

Ωστόσο, ενώ οι χώροι συνεργασίας είναι σημαντικοί, η ανάγκη για ιδιωτικούς χώρους εργασίας δεν θα πρέπει να αμελείται. Δεν απαιτούν όλα τα καθήκοντα ή τα έργα ομαδική εργασία, συχνά η μοναξιά και η απομόνωση είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση κάποιων εργασιών που απαιτούν υψηλά επίπεδα συγκέντρωσης. Ένας βέλτιστος χώρος εργασίας θα πρέπει να μπορεί να παρέχει ιδιωτικά γραφεία ή κλειστές αίθουσες συσκέψεων. Στην άποψη αυτή συνηγορεί και ο Π. Κούζης, υποστηρίζοντας ότι: «Ο τρόπος με τον οποίο εργαζόμαστε σήμερα είναι πολύπλευρος και πολύ-επίπεδος. Έτσι ακριβώς πρέπει να είναι και ο εργασιακός χώρος. Για την ολοκλήρωση των εργασιακών μας στόχων χρειάζεται να λειτουργήσουμε σε διαφορετικούς χώρους και με διαφορετικούς τρόπους. Θέλουμε να έχουμε τη δυνατότητα να συνεργαστούμε αποτελεσματικά με συναδέλφους και παράλληλα να μπορούμε όταν το θέλουμε να απομονωθούμε για να διεκπεραιώσουμε στόχους που επιβάλουν συγκέντρωση και μελέτη. Οι διαφορετικοί αυτοί τρόποι εργασίας, συνεργασίας και κοινωνικοποίησης θα πρέπει να υποστηρίζονται μέσα στο γραφειακό περιβάλλον».

  • Η λειτουργικότητα έρχεται πρώτη: Είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό πώς ένας οργανισμός λειτουργεί, προκειμένου ο σχεδιασμός του εργασιακού χώρου να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ώστε να υποστηρίξει τις ιδιαίτερες ανάγκες της εταιρείας. Βασικοί παράμετροι που πρέπει να ληφθούν υπόψη είναι ο τρόπος με τον οποίο ο οργανισμός λειτουργεί σήμερα, καθώς και ο τρόπος με τον οποίο επιθυμεί να λειτουργεί στο μέλλον καθώς και πώς ο χώρος μπορεί να υποστηρίξει ουσιαστικά αυτές τις ανάγκες.

Οι τάσεις σε ό,τι αφορά το design είναι σημαντικές, σίγουρα όμως όχι επιτακτικές, καθώς ο χώρος εργασίας πρέπει να είναι έτσι διαμορφωμένος ώστε να υποστηρίζει τα εργασιακά καθήκοντα. Με άλλα λόγια, να είναι λειτουργικός ενώ ταυτόχρονα είναι και ευχάριστος σε επίπεδο αισθητικής.

  • Αξιοποίηση νέων τεχνολογιών για την υποστήριξη της ευελιξίας στο workplace: Ενώ οι χώροι συγκέντρωσης αποτελούν ένα σημαντικό σημείο για τις ανεπίσημες δραστηριότητες, τα επίσημα συνεργατικά περιβάλλοντα παραμένουν σημαντικά για το διαμοιρασμό της γνώσης και την ολοκλήρωση των εργασιακών καθηκόντων. Η τεχνολογία διαδραματίζει ένα πολύ σημαντικό ρόλο σε τέτοιους χώρους, καθώς δίνει τη δυνατότητα να συνδέει γεωγραφικά διάσπαρτες ομάδες.

Με την ανάδυση των νέων τεχνολογιών, έχει αλλάξει και το που και το πώς εργάζονται οι άνθρωποι. Η παροχή του σωστού χώρου εργασίας σήμερα είναι κρίσιμης σημασίας για την προσέλκυση και τη διατήρηση ταλέντων, καθώς ο νέος «εργάτης της γνώσης» δεν επηρεάζεται από την τοποθεσία. Οι εργαζόμενοι επιθυμούν ένα κινητό περιβάλλον για να εκτελέσουν τις εργασίες τους, καθώς και ένα χώρο που υποστηρίζει την ανάγκη τους για ευελιξία. Οι νέες τεχνολογικές εξελίξεις καθιστούν δυνατή την κινητικότητα, χάρη σε εργαλεία όπως φορητοί υπολογιστές, smartphones και εργαλεία απομακρυσμένης πρόσβασης. Η διασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση σε τέτοιου είδους εργαλεία έχει καταστεί ζωτικής σημασίας για την ικανοποίηση των αναγκών τους, καθώς και για την εξασφάλιση ότι παραμένουν παραγωγικοί.

Οι νέες τεχνολογίες επηρεάζουν επίσης τον τρόπο με τον οποίο οι οργανισμοί αξιοποιούν τους πόρους τους. Τα γραφεία που μπορούν να φιλοξενήσουν όλους τους εργαζόμενους όλη την ώρα μπορεί να μην χρειάζονται πλέον. Η αποτελεσματική χρήση του χώρου θα γίνει ολοένα και πιο σημαντική για τη μεγιστοποίηση των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας, προσφέροντας ταυτόχρονα ευέλικτα περιβάλλοντα που ανταποκρίνονται στις ανάγκες τόσο των «μόνιμων» στο γραφείο εργαζομένων, όσο και των μετακινούμενων εργαζομένων. Παρά την αυξανόμενη διεύρυνση του mobility, εξακολουθεί να είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να αισθάνονται συνδεδεμένοι με την εταιρεία τους. Η ενίσχυση της δέσμευσης των mobile εργαζομένων είναι απαραίτητη για την ενθάρρυνση της ομαδικής εργασίας και τη διατήρηση του ηθικού, καθώς και για να διασφαλιστεί ότι θα παραμείνουν ευθυγραμμισμένοι με την εταιρική κουλτούρα και το brand. Για να υποστηρίξει την mobile εργασία, ο χώρος εργασίας θα πρέπει να είναι πολυ-λειτουργικός, με περιβάλλοντα τα οποία μπορούν να μεταμορφωθούν γρήγορα από χώρους για ατομική εργασία σε χώρους για ομαδική εργασία.

  • Η σημασία του change management: Συγκριτικές μελέτες της εταιρείας ερευνών Prosci έχουν δείξει ότι οποιαδήποτε προσπάθεια βελτίωσης του χώρου εργασίας η οποία συνδυάζεται με αποτελεσματικό change management, έχει έξι φορές περισσότερες πιθανότητες να επιτύχει τους στόχους της.

Αν μία εταιρεία επενδύσει σε ένα νέο λογισμικό χωρίς να δώσει σαφείς οδηγίες για τη χρήση του, είναι αναμενόμενο η αξιοποίησή του να μην είναι η βέλτιστη δυνατή. Το ίδιο συμβαίνει και με έναν νέο χώρο εργασίας. Όταν οι εργαζόμενοι δοκιμάζουν νέα έπιπλα, προσαρμόζονται σε ένα ανακαινισμένο γραφείο ή μετακινούνται σε διαφορετικό κτίριο, χρειάζονται βοήθεια για να μάθουν πώς πρέπει να λειτουργήσει το νέο τους, εργαλείο. Όσο καλύτερα κατανοούν τον χώρο τους, τις τεχνολογίες που τον υποστηρίζουν καθώς και τις πολιτικές και τα πρωτόκολλα για τον τρόπο χρήσης και συμπεριφοράς, τόσο πιο πιθανό είναι να αξιοποιήσουν στο έπακρο την επαγγελματική τους εμπειρία.


ΚΡΙΣΙΜΗΣ ΣΗΜΑΣΙΑΣ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΓΙΑ ΕΝΑ ΒΕΛΤΙΣΤΟ ΧΩΡΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
Παλιότερη έρευνα του CABE (Charted Association of Building Engineers), με τίτλο «The Impact of Office Design on Business Performance», δείχνει ότι ένα κτίριο μπορεί να βελτιώσει τη συνολική παραγωγικότητα και αποδοτικότητα μέχρι και 12,5% ή να τη μειώσει έως και 17%. Με λίγα λόγια, παρατηρείται μία ταλάντευση της τάξης του 30% ανάμεσα στις επιδόσεις των εργαζομένων στα καλύτερα και τα χειρότερα κτίρια.

Έχει ενδιαφέρον το γεγονός ότι οι ίδιοι παράγοντες που προάγουν την παραγωγικότητα μπορούν και να την εμποδίσουν. Ο θόρυβος του περιβάλλοντος για παράδειγμα, μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα σε καθημερινές ή διοικητικές εργασίες. Ωστόσο, ο ίδιος θόρυβος μπορεί να προκαλέσει μεγάλες ενοχλήσεις όταν οι εργαζόμενοι διεξάγουν έρευνες ή γράφουν. Ο φωτισμός γενικά θεωρείται θετικός, εκτός από τις περιπτώσεις που προκαλεί λάμψεις. Τούτου λεχθέντος, οι συνηθέστεροι παράγοντες που τροχοπεδούν την παραγωγικότητα και σχετίζονται με τις κτιριακές εγκαταστάσεις περιλαμβάνουν τη θερμοκρασία, την ποιότητα του αέρα, την έλλειψη φυσικού φωτός, τον θόρυβο καθώς και με χώρους που δίνουν την αίσθηση ότι είναι υπερβολικά γεμάτοι και δεν έχουν σωστή εργονομία.

Ο καλύτερος φωτισμός του χώρου εργασίας (τόσο ο φυσικός όσο και ο τεχνητός φωτισμός) έχει συνδεθεί με μείωση των απουσιών κατά 15%, ενώ μελέτες αναφέρουν ότι η παραγωγικότητα αυξάνεται μέχρι και 20% εξαιτίας βέλτιστων επιπέδων φωτισμού.

Η παρουσία άπλετου φυσικού φωτός και παραθύρων, οι ευκαιρίες για ενεργή ή παθητική επαφή με τη φύση, καθώς και η αισθητηριακή ποικιλία, έχουν επίσης θετικό αντίκτυπο στην ευζωία των ανθρώπων, και κατά επέκταση των εργαζομένων.

Παράλληλα, η ακουστική του γραφείου συμβάλλει στην απόδοση και την ευεξία στον χώρο εργασίας. Για να υποστηρίξουν την πολυπλοκότητα της εργασίας γνώσης, πολλοί άνθρωποι αναζητούν ήσυχα μέρη. Ταυτόχρονα, η δυνατότητα για οργανωμένες ή αυθόρμητες αλληλεπιδράσεις χωρίς όμως αυτές να διαταράσσουν τους άλλους είναι επίσης σημαντική για την ομαδική εργασία αλλά και την ανάπτυξη των σχέσεων μεταξύ των εργαζομένων.

Σε περιβάλλοντα με λευκό θόρυβο ή με κάλυψη του ήχου, οι εργαζόμενοι αναφέρουν βελτίωση στην απόδοση τόσο για τις απλές εργασίες όσο και για τις πιο σύνθετες. Σε αυτό το σημείο να σημειωθεί ότι η κάλυψη του ήχου δεν είναι ο μόνος τρόπος για να μειωθεί ο ανεπιθύμητος θόρυβος. Η ίδια η διάταξη των γραφείων, τα κατάλληλα υλικά σε δάπεδα, τοίχους και οροφές καθώς και τα σωστά πρωτόκολλα συμπεριφοράς μπορούν να κάνουν τη διαφορά.

Σε κάθε περίπτωση οποιαδήποτε ρύθμιση και σχεδιασμός θα πρέπει να έχει ως άξονα τον άνθρωπο, αφού όπως εξηγεί ο Π. Κούζης: «Ένας σωστά και εργονομικά σχεδιασμένος χώρος εργασίας θα πρέπει να είναι πρώτα και πάνω απ’ όλα ανθρωποκεντρικός. Ο άνθρωπος ήταν και εξακολουθεί να παραμένει η κύρια κινητήρια δύναμη κάθε εταιρείας. Ο άνθρωπος εξακολουθεί να αποτελεί την κυριότερη “επένδυση” κάθε επιχείρησης. Όλα τα άλλα έρχονται σε δεύτερη μοίρα. Ο εργονομικά σχεδιασμένος χώρος εργασίας βασίζεται στους τρεις άξονες της ανθρώπινης ευεξίας: την Σωματική, την Πνευματική και τέλος την Συναισθηματική. Αυτά είναι και τα κύρια χαρακτηριστικά για δημιουργία ευχάριστων, αποδοτικών και παραγωγικών χώρων εργασίας».

Η ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ
Η σημασία του σωστά σχεδιασμένου χώρου εργασίας αν και από καιρό αναγνωρισμένη, φαίνεται ότι σχετικά πρόσφατα έχει αρχίσει να αναδεικνύεται σε επιχειρηματική προτεραιότητα, με στόχο όχι απλώς την ασφάλεια των εργαζομένων, αλλά την ενίσχυση της παραγωγικότητας και του employee engagement. Η τάση αυτή σημειώνει ανοδική πορεία στον επιχειρηματικό κόσμο, με τις μεγαλύτερες εταιρείες να αποτελούν για μία ακόμα φορά τους πρωτοπόρους και να συγκεντρώνουν τα φώτα της δημοσιότητας και το ενδιαφέρον. Ωστόσο, μελέτες δείχνουν ότι οι περισσότερες εταιρείες έχουν ακόμα πολύ δρόμο να διανύσουν. Φαίνεται ότι και οι ελληνικές επιχειρήσεις δεν αποτελούν εξαίρεση, αφού όπως υποστηρίζει ο Π. Κούζης: «Στην Ελλάδα, η συντριπτική πλειοψηφία των επιχειρήσεων, όχι μόνο δεν έχει αντιληφθεί την σημασία του καταλλήλως σχεδιασμένου και ανθρωποκεντρικού χώρους εργασίας, αλλά αρνούνται πεισματικά να ρωτήσουν το εργατικό τους δυναμικό για το τι είναι πραγματικά αυτό που θα τους ικανοποιούσε και θα τους βοηθούσε στην αύξηση της παραγωγικότητας. Οι διευθύνσεις των περισσότερων επιχειρήσεων θεωρούν πως οι ίδιοι γνωρίζουν καλύτερα τι είναι αυτό που είναι καλό για το προσωπικό τους αγνοώντας παντελώς τα μηνύματα από τη βάση του εργατικού δυναμικού».

HR Professional (T. 150)
« 1 2 3 4 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2018 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778