Η διαχείριση εταιρικών εξόδων (Expense Management) αποτελεί σημαντική προτεραιότητα των ελληνικών επιχειρήσεων, με το 95% να δηλώνει ότι είναι «μεγάλης» ή «πολύ μεγάλης» σημασίας για τον οργανισμό τους. Παρ’ όλα αυτά, περισσότερες από τις μισές επιχειρήσεις δεν είναι ευχαριστημένες από τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζονται το θέμα σήμερα, και ο βασικότερος λόγος είναι ότι δεν γνωρίζουν ότι υπάρχει λύση στο πρόβλημα αυτό.

    HR Professional: Για ποιον λόγο αποφασίσατε να διεξάγετε έρευνα για τη Διαχείριση Εταιρικών Εξόδων;

Μαρία Βερούχη: Ο βασικότερος λόγος που αποφασίσαμε να πραγματοποιήσουμε την έρευνα είναι ότι όσο και αν αναζητούσαμε δεδομένα, αριθμούς, πρακτικές, habits και γενικότερα μία απεικόνιση ενός τόσο σημαντικού για όλες τις εταιρείες ζητήματος, δεν καταφέραμε να βρούμε κανένα απολύτως στοιχείο. Αυτός ήταν ταυτόχρονα ένας δείκτης, που επιβεβαιώθηκε στη συνέχεια και από τα αποτελέσματα της έρευνας, ότι πρόκειται για ένα εξαιρετικά σημαντικό ζήτημα το οποίο όμως δεν αντιμετωπίζεται με τη σημασία που του αναλογεί. Με την έρευνα αυτή λοιπόν, για πρώτη φορά στην Ελλάδα, καταγράφηκε η ανάγκη των επιχειρήσεων για τη διαχείριση των εταιρικών τους εξόδων, το πώς αντιμετωπίζουν αυτό το ζήτημα σήμερα, αλλά και ποιες είναι οι προτεραιότητές τους και οι αξιώσεις τους από μία λύση.

    HR P.: Αναφέρατε ότι η διαχείριση εταιρικών εξόδων αποτελεί μείζον ζήτημα για τις επιχειρήσεις. Ποια είναι τα βασικά ευρήματα που προέκυψαν από την έρευνα;

M.B.: Στην έρευνα συμμετείχαν 288 decision makers από όλους τους κλάδους της ελληνικής αγοράς, γεγονός που κάνει τα συμπεράσματα που προκύπτουν εξαιρετικά ασφαλή. Σχεδόν όλες οι επιχειρήσεις (95%) δηλώνουν πως το θέμα της διαχείρισης εξόδων είναι είτε πολύ σημαντικό, είτε σημαντικό. Αυτό σημαίνει ότι το θέμα αντιμετωπίζεται με κάποιον τρόπο μέχρι σήμερα, αλλά η έρευνα αποκαλύπτει ότι αυτός ο τρόπος σε καμία περίπτωση δεν είναι ικανοποιητικός. Συγκεκριμένα, περισσότερες από τις μισές επιχειρήσεις (56%) δηλώνουν ότι δεν είναι ικανοποιημένες από τον τρόπο διαχείρισης των εταιρικών τους εξόδων μέχρι σήμερα. Μάλιστα, αυτή η έλλειψη ικανοποίησης διαφέρει σημαντικά ανάλογα με το είδος των εξόδων που καλούνται να διαχειριστούν, με αποτέλεσμα η διαχείριση γευμάτων εκτός έδρας να συγκεντρώνει τη μεγαλύτερη δυσαρέσκεια σχεδόν 65%, τα καύσιμα και τα εταιρικά γεύματα να ακολουθούν με 55%, και η διαμονή σε ξενοδοχεία να συμπληρώνει την τετράδα με 52%. Ικανοποιημένοι ή μη, οι συμμετέχοντες στην έρευνα ακολουθούν κάποιες πρακτικές για τα έξοδά τους σήμερα, πολλές φορές μάλιστα, εφαρμόζοντας πολλές διαφορετικές πρακτικές ταυτόχρονα. Αυτό συμβαίνει ακριβώς επειδή κάθε τρόπος δεν καλύπτει κάθε πιθανό έξοδο με την ίδια αποτελεσματικότητα. Γεγονός που φυσικά αυξάνει την πολυπλοκότητα, τη δυσκολία στη διαχείριση, την πιθανότητα λάθους, τον χρόνο αποζημίωσης των εργαζομένων, και πολλά άλλα.

    HR P.: Θέλετε να μας πείτε λίγα λόγια για τις πιο διαδεδομένες πρακτικές διαχείρισης που ακολουθούν οι επιχειρήσεις σήμερα;

M.B.: Σύμφωνα με τις απαντήσεις των ερωτηθέντων, οι πιο δημοφιλείς τρόποι διαχείρισης εταιρικών εξόδων σήμερα, και μάλιστα με διαφορά από τους υπόλοιπους, είναι οι προκαταβολές από το λογιστήριο, είτε με μετρητά είτε με κατάθεση σε προσωπικό λογαριασμό του εργαζόμενου (57,6%), και απολογιστικά, με τους εργαζόμενους να καλύπτουν αρχικά τα έξοδα και εν συνεχεία να συντάσσουν εξοδολόγιο προκειμένου να αποζημιωθούν (49,3%). Η χρήση εταιρικών πιστωτικών καρτών είναι αρκετά περιορισμένη, περίπου 1 στις 4 επιχειρήσεις, και ο κυριότερος λόγος είναι ο κίνδυνος υπερχρέωσης της εταιρείας εξαιτίας των υψηλών πιστωτικών ορίων.

    HR P.: Ποιες είναι λοιπόν οι βασικότερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις εξαιτίας της εφαρμογής των παραπάνω πρακτικών διαχείρισης;

M.B.: Η έλλειψη ενός συμπαγούς πλαισίου που θα διασφαλίζει την επιχείρηση και φυσικά τον εργαζόμενο σε σχέση με τα εταιρικά έξοδα, δημιουργεί μία σειρά από προκλήσεις. Όπως αποκαλύπτεται στην έρευνα Expense Management, οι πιο σημαντικές εξ αυτών είναι η έλλειψη ελέγχου κατά τη χρήση καρτών ή μετρητών, η οποία μπορεί να εκθέσει και τα δύο μέρη σε κίνδυνο λόγω υψηλών πιστώσεων, οι χρονοβόρες διαδικασίες που αφενός μειώνουν την παραγωγικότητα και αφετέρου δημιουργούν δυσάρεστο κλίμα όταν απαιτείται η επιστροφή χρημάτων, η δυσκολία στην εκταμίευση μετρητών λόγω των υφιστάμενων capital controls και φυσικά η γραφειοκρατία που μπορεί να οδηγήσει σε απώλειες αποζημίωσης αλλά και πολλά λάθη που κοστίζουν και σε χρόνο και σε χρήμα.

Από τις προαναφερθείσες προκλήσεις, όλες είναι σημαντικές, υπάρχουν όμως και κάποιες που ξεχωρίζουν. Αυτές είναι όσες σχετίζονται με την απώλεια χρόνου και τη γραφειοκρατία. Για την ακρίβεια, 3 στις 4 επιχειρήσεις θεωρούν τις συγκεκριμένες προκλήσεις ως υψηλής σημασίας, γεγονός που καταδεικνύει και τον βαθμό των προβλημάτων και της εν γένει επίδρασης που έχει η γραφειοκρατία και η απώλεια χρόνου σε κάθε οργανισμό.


    HR P.: Ποια χαρακτηριστικά θα πρέπει να ενσωματώνει μία λύση διαχείρισης εταιρικών εξόδων, βάσει της έρευνας;

M.B.: Θεωρώντας ότι η διαχείριση εταιρικών εξόδων θα πρέπει να γίνεται με έναν πιο ευέλικτο, κεντρικοποιημένο και με δυνατότητα ελέγχου τρόπο, οι συμμετέχοντες στην έρευνα κλήθηκαν να θέσουν μία προτεραιότητα στα χαρακτηριστικά μίας τέτοιας λύσης. Τα βασικά στοιχεία που αξιολογήθηκαν εκτείνονταν από τον έλεγχο και τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία μέχρι το reporting και τη μείωση του χρόνου διαχείρισης. Ως «εξαιρετικά σημαντικά», οι ελληνικές επιχειρήσεις σημείωσαν τη δυνατότητα reporting και τον αντίστοιχο έλεγχο (50,3%), καθώς και τη μείωση του χρόνου διαχείρισης σε ποσοστό 55,9%. Πάνω από 1 στις 3 επιχειρήσεις θεωρεί ως «εξαιρετικά σημαντικό» το θέμα της συμμόρφωσης με τη νομοθεσία αλλά και την κατάργηση της αποθήκευσης εξοδολογίων. Εξαιρετικά υψηλός ήταν και ο βαθμός προτεραιότητας γύρω από το ζήτημα της μείωσης κόστους και της συμμόρφωσης των εξόδων με την πολιτική της εταιρείας, αφού σχεδόν 9 στις 10 ερωτηθέντες το χαρακτήρισαν ως «σημαντικό ή εξαιρετικά σημαντικό» ζήτημα.

    HR P.: Πριν λίγους μήνες, είχατε παρουσιάσει στο HR Professional τη νέα λύση της Edenred, Spendeo, για τη Διαχείριση Εταιρικών Εξόδων. Σε ποιες από τις ανάγκες, όπως αυτές προέκυψαν από την έρευνα, απαντά η λύση αυτή;

M.B.: Με τις επενδύσεις σε ψηφιακές λύσεις να αυξάνονται δραστικά σε όλους τους τομείς, το βασικό ερώτημα που μας απασχόλησε είναι η ωριμότητα της αγοράς, οι πρακτικές που εφαρμόζονται και τα επίπεδα εκπαίδευσης γύρω από το ζήτημα της Διαχείρισης Εταιρικών Εξόδων. Σήμερα λοιπόν, συνδυάζοντας τα αποτελέσματα της έρευνας και το feedback που παίρνουμε από τους πελάτες μας, δηλώνουμε με βεβαιότητα ότι οι εταιρείες είναι έτοιμες να εφαρμόσουν λύσεις οι οποίες θα απαντούν στην ουσία των καθημερινών ζητημάτων διαχείρισης που αντιμετωπίζουν, όπως η ανάγκη και κατά επέκταση η δυσκολία εκταμίευσης μετρητών, οι επιστροφές προκαταβολών στο λογιστήριο κ.ά., οι οποίες επίσης θα επιφέρουν άμεση εξοικονόμηση τόσο σε κόστος όσο και σε χρόνο. Όλα τα παραπάνω και με ακόμη περισσότερες δυνατότητες, ευελιξία και έλεγχο 24/7, αποτελούν βασικά χαρακτηριστικά του πρώτου Ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης Εταιρικών Εξόδων Spendeo, από την Edenred.

    HR P.: Ας επικεντρωθούμε στη λύση Spendeo, που αναφέρατε. Τι έρχεται να προσφέρει η λύση αυτή σε όποια επιχείρηση την επιλέξει για να διαχειριστεί αποτελεσματικότερα τα έξοδά της;

Μ.B.: Είναι φανερό ότι οι ελληνικές επιχειρήσεις βρίσκονται μπροστά σε σημαντικές αποφάσεις σε ό,τι αφορά στη διαχείριση των εταιρικών τους εξόδων. Από τη μία πλευρά, έχουν μία σειρά από προβλήματα και ελλείψεις στον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζουν το θέμα αυτή τη στιγμή. Από την άλλη, το όλο ζήτημα εξακολουθεί να είναι σημαντικό, με αποτέλεσμα να αναζητείται μία πραγματικά σύγχρονη λύση. Η λύση Spendeo είναι μία μοντέρνα, ψηφιακή, απλή και ευέλικτη λύση, η οποία επιτρέπει στις επιχειρήσεις να εξοικονομήσουν χρόνο, να μειώσουν τα λάθη και να κεντρικοποιήσουν αλλά και να αυτοματοποιήσουν την όλη διαδικασία διαχείρισης των εξόδων τους. Επιπλέον, η δυνατότητα εφαρμογής όρων χρήσης των καρτών ώστε να συμμορφώνονται με την εταιρική πολιτική εξόδων, είναι ένα ακόμη προνόμιο το οποίο έρχεται να αποφορτίσει πολλά τμήματα της κάθε εταιρείας, HR, Finance, Accounting, κ.ά, από προβληματισμούς που δημιουργούνται λόγω της έλλειψης ελέγχου, και που στην πορεία μπορεί να κοστίσουν πολύ ακριβά στην εταιρεία. Η λύση αυτή είναι παράλληλα εξαιρετικά σημαντική και για τους ίδιους τους εργαζόμενους, καθώς εξοικονομούν παραγωγικό χρόνο που μπορούν να τον επενδύσουν σε πιο ουσιαστικές εργασίες για το αντικείμενό τους, ενώ ταυτόχρονα σταματούν να «χρηματοδοτούν» τα έξοδα της εταιρείας με προσωπικά τους χρήματα.

    HR P.: Τι κάνει τόσο ξεχωριστή τη λύση Spendeo;

Μ.B.: Η μοναδικότητά της έγκειται στο γεγονός ότι αποτελεί ένα πραγματικά ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εξόδων. Δεν πρόκειται ούτε για μία απλή κάρτα, χρεωστική ή προπληρωμένη, ούτε για μία πλατφόρμα ή ένα software με συγκεκριμένες λειτουργίες, ούτε για μία μεμονωμένη εφαρμογή, αλλά είναι όλα τα παραπάνω συγκεντρωμένα σε μία λύση που παρέχει έλεγχο και απόλυτη ευελιξία. Τα έξοδα της εταιρείας συνολικά πραγματοποιούνται μέσω των επαναφορτιζόμενων εταιρικών καρτών Spendeo που έχουν γίνει assign στους χρήστες που πραγματοποιούν έξοδα για λογαριασμό της εταιρείας, ενώ ταυτόχρονα μέσα από την πλατφόρμα Spendeo δημιουργούνται οι όροι χρήσης της κάθε κάρτας ώστε να συμμορφώνονται απόλυτα με την πολιτική εξόδων της εταιρείας. Συγκεκριμένες κατηγορίες χρήσης, όπως εστιατόρια, αεροπορικά, ξενοδοχεία, καύσιμα, κ.λπ., συγκεκριμένες ημέρες και ώρες χρήσης, ακόμη και μηνιαία ποσά φόρτισης ανά χρήστη ή ομάδα χρηστών για απόλυτη αυτοματοποίηση της διαδικασίας. Επιπλέον, οι κάτοχοι, μέσω της αντίστοιχης mobile εφαρμογής Spendeo για κινητά, έχουν 24/7 πρόσβαση στο υπόλοιπο της κάρτας τους, στο ιστορικό των συναλλαγών τους και φυσικά μπορούν αποκλειστικά μέσω της εφαρμογής να υποβάλουν το εξοδολόγιο του μήνα ή ενός ταξιδιού με τη λειτουργία «Expense Claim». Στη συνέχεια, το αίτημα μεταφέρεται σε αυτόν που η εταιρεία έχει ορίσει ως approver του συγκεκριμένου χρήστη για να το εγκρίνει ή να απορρίψει.

    HR P.: Μέχρι στιγμής, ποια είναι η ανταπόκριση της αγοράς; Τι σχόλια λαμβάνετε;

Μ.B.: Η ανταπόκριση είναι πραγματικά θερμή, γεγονός που επιβεβαιώνει και τα ευρήματα της έρευνας. Οι επιχειρήσεις έχουν άμεση ανάγκη για λύσεις που μπορούν να εξασφαλίσουν ευκολότερο και αποτελεσματικότερο έλεγχο, μείωση της γραφειοκρατίας, μείωση του κόστους διαχείρισης, ασφάλεια, και ταυτόχρονα να μην στερούνται την ευελιξία και τη δυνατότητα προσωποποίησης βάσει των αναγκών τους. Όλα αυτά είναι μερικά από τα μοναδικά χαρακτηριστικά που συγκεντρώνει η λύση Spendeo και μέσα σε μερικούς μόλις μήνες είμαστε στην ευχάριστη θέση να εξυπηρετούμε εταιρείες με πέντε-έξι εργαζόμενους που έχουν ανάγκη από ευελιξία και μία 360ο λύση για όλες τις εταιρικές δαπάνες τους, χωρίς γραφειοκρατία, έως μεγάλες εταιρείες μερικών χιλιάδων εργαζομένων που αναζητούν ασφάλεια, έλεγχο, online reporting, μειωμένα logistics και χρόνο διαχείρισης.