HR PROFESSIONAL - HRMS: Τεχνολογία ανθρώπινων διαστάσεων

Δευτέρα, 20 Νοεμβρίου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

HR Technology

HRMS: Τεχνολογία ανθρώπινων διαστάσεων

13 Ιανουαρίου 2012 | 11:11 Γράφει η Βάσω  Κωνσταντινίδου Topics: HRMS,Special Reports,Νέες Τεχνολογίες

Η ορθή διαχείριση των στοιχείων και δεδομένων που αφορούν τους εργαζόμενους, αποτελεί θεμελιώδες συστατικό για την αποτελεσματική λειτουργία της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού. Τα συστήματα που προσφέρει σήμερα η αγορά μπορούν να υποστηρίξουν με ευελιξία και συνέπεια όλες τις εργασίες του HR, συνιστώντας ταυτόχρονα έναν πολύτιμο σύμμαχο για κάθε εταιρεία.

Η διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού καλείται να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο σε μία εταιρεία σε πολλά επίπεδα: σε λειτουργικό, διοικητικό, στρατηγικό και διαμεσολαβητικό, διευκολύνοντας τα στελέχη γραμμής και τους εργαζόμενους. Οι αρμοδιότητες και οι ευθύνες των στελεχών HR είναι πολλές καθώς σε συνεχή βάση καλούνται να αξιολογούν και να καινοτομούν ώστε να εξασφαλίζουν για την επιχείρηση το κατάλληλο προσωπικό, που σε κάθε χρονική στιγμή θα είναι αφοσιωμένο στην επιχείρηση και στην επίτευξη των στόχων της.

Παράλληλα, το τμήμα HR είναι υπεύθυνο για την εύρυθμη και ορθή λειτουργία του οργανισμού, καθώς διαχειρίζεται θέματα και παράγοντες που επηρεάζουν σημαντικά την επιχείρηση, όπως οι άνθρωποι και η ικανοποίησή τους που κατ’ επέκταση καθορίζουν την απόδοση και τη δέσμευσή τους.

Η ανάγκη των επιχειρήσεων να έχουν άμεση και ακριβή πληροφόρηση σε δεδομένα που αφορούν τους ανθρώπους τους και να τα διαχειρίζονται και να τα αξιοποιούν σωστά, οδήγησαν στη δημιουργία τεχνολογικών εφαρμογών για τη Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού με τις οποίες παρέχεται μία ολοκληρωμένη εικόνα για τους ανθρώπους ενός οργανισμού σε πραγματικό χρόνο.

Τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού - HRMS αποτελούν τη μόνη λύση λογισμικού που έχει σχεδιαστεί ειδικά για την κάλυψη των αναγκών της διαχείρισης ανθρώπινων πόρων. Η Ζωή Δουζένη, Αντιπρόεδρος της Data Communication αναφέρει: «Ένας από τους σημαντικότερους συντελεστές επιτυχίας μίας επιχείρησης είναι οι ίδιοι της οι άνθρωποι. Η αποδοτική και στρατηγική διαχείρισή τους λοιπόν, με τη βοήθεια του κατάλληλου συστήματος HRM, λειτουργεί προς αυτήν την κατεύθυνση καθώς διασφαλίζει την άριστη οργάνωση και λειτουργία του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού, διευκολύνει την καθημερινότητα των εργαζομένων και διασφαλίζει την εργασιακή τους εξέλιξη μέσα στα πλαίσια των εταιρικών στόχων και στρατηγικής».

Οι εφαρμογές αυτές, μπορούν να φιλοξενήσουν ένα εύρος διαδικασιών, από τη διαχείριση της μισθοδοσίας και των συλλογικών συμβάσεων μέχρι πολιτικές αμοιβών και ωρομέτρηση.

«Τα συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού αυτοματοποιούν και ενοποιούν τις επιμέρους επιχειρησιακές λειτουργίες, ενοποιούν τους εταιρικούς στόχους με τους επιμέρους στόχους των τμημάτων και των ομάδων εργασίας, αποτυπώνουν δυναμικά τις οργανωτικές δομές, τα προφίλ των θέσεων εργασίας και των επαγγελμάτων, και συνθέτουν δυναμικά τα προφίλ των εργαζομένων. Η υιοθέτησή τους συμβάλλει στον έλεγχο των λειτουργικών δαπανών και στη βέλτιστη κατανομή των επιχειρησιακών πόρων, στην ενδυνάμωση της ανθρωποκεντρικής κουλτούρας και στην ενίσχυση των επιχειρησιακών στρατηγικών», υποστηρίζει η Κονδυλένια Γουρδουβέλη, HCM Senior Business Consultant της Uni Systems και συμπληρώνει:

«Οι σύγχρονες προκλήσεις επιτάσσουν τη βέλτιστη διαχείριση των λειτουργιών της μισθοδοσίας, των παροχών και των αποδοχών, του προσωπικού, της αξιολόγησης της απόδοσης, και των προσλήψεων, ενώ οι αναπτυσσόμενες τεχνολογίες και οι κοινωνικές τάσεις καταδεικνύουν μια επικείμενη στροφή στην ανάπτυξη αυτοματοποιημένων μηχανισμών συμμετοχής των εργαζομένων στις διαδικασίες και στη δημιουργία ενδοεπιχειρησιακών δικτύων επικοινωνίας».

Οι δυνατότητες των HRM αφορούν πολλούς τομείς του HR, όπως την επεξεργασία και παρακολούθηση του ανθρώπινου δυναμικού (οργάνωση βιογραφικών, παρακολούθηση συνεντεύξεων, αξιολόγηση επιδόσεων κτλ), τη διαχείριση θέσεων εργασίας, την πολιτική ανταμοιβών, αδειών, την εκπαίδευση κτλ.
Σχετικά με τις κυριότερες ανάγκες που επιθυμούν να καλύψουν οι εταιρείες μέσω των HRMS, ο Σωτήρης Κούκιας, Διευθυντής Πωλήσεων της SCAN ΑΒΕΕ αναφέρει:

«Τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού έχουν σκοπό να υποστηρίξουν με ευελιξία και αποτελεσματικότητα τόσο "παραδοσιακές" διαδικασίες, όπως η Μισθοδοσία, ο Προγραμματισμός της εργασίας και των αδειών και η Ωρομέτρηση, όσο και διαδικασίες, όπως η Διαχείριση προσλήψεων, η Εκπαίδευση και Ανάπτυξη του προσωπικού, η Αξιολόγηση της απόδοσης και η Διαχείριση αμοιβών και παροχών, έτσι ώστε η επιχείρηση να μπορεί να ανταποκριθεί ικανοποιητικά στις προσδοκίες των εσωτερικών και εξωτερικών της πελατών (εργαζομένων, διοίκησης και εξωτερικών φορέων)».

Αντίστοιχη και η τοποθέτηση του Γεώργιου Λάμπρου, Γενικού Διευθυντή της Lavisoft AE: «Ο μοχλός υλοποίησης της στρατηγικής και των στόχων μιας εταιρείας δεν είναι άλλος από το ανθρώπινο δυναμικό της.  Ως εκ τούτου, η ανάγκη της όσο το δυνατόν ορθής διοίκησης, διαχείρισης, εκπαίδευσης και αξιοποίησης των δεξιοτήτων του ανθρώπινου δυναμικού της γίνεται καθημερινά επιτακτικότερη.

Έτσι  η επιχείρηση, χρησιμοποιώντας εξελιγμένα συστήματα διαχείρισης, επιτυγχάνει αποτελεσματικότερη απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού της και κατ’ επέκταση ανάπτυξη της ίδιας της εταιρείας. Τα συστήματα που επιλέγονται συχνότερα αφορούν λειτουργίες όπως, ωρομέτρησης, μισθοδοσίας και έκδοσης στοιχείων καρτέλας εργαζομένων.  Σε μεγαλύτερες εταιρείες, βρίσκουν εφαρμογή και συστήματα διαχείρισης σεμιναρίων, εκπαίδευσης, αξιολόγησης, εξοδολογίων, εταιρικών αυτοκινήτων και καυσίμων, κ.ά.

Είναι γεγονός όμως ότι η αποτελεσματικότητα και ολοκληρωμένη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού μιας εταιρείας επιτυγχάνεται όταν, όσο το δυνατόν περισσότερα υποσυστήματα μιας ολοκληρωμένης θεματικής σουίτας, λειτουργούν και συνεργάζονται μεταξύ τους».

Οι εταιρείες κατασκευής λογισμικών, αντιλαμβανόμενες τις ανάγκες των επιχειρήσεων και της αγοράς για ειδικά προγράμματα που βοηθούν στην επίλυση προβλημάτων του HR, σχεδίασαν και προσφέρουν ευέλικτα εργαλεία για το σκοπό αυτό. Έτσι, η τεχνολογία συναντά τις ανάγκες και τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (HRMS) μπορούν να επιλύσουν πολλά από τα θέματα που απασχολούν τα στελέχη του HR.

Η διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού καλείται να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο σε μία εταιρεία σε πολλά επίπεδα: σε λειτουργικό, διοικητικό, στρατηγικό και διαμεσολαβητικό, διευκολύνοντας τα στελέχη γραμμής και τους εργαζόμενους. Οι αρμοδιότητες και οι ευθύνες των στελεχών HR είναι πολλές καθώς σε συνεχή βάση καλούνται να αξιολογούν και να καινοτομούν ώστε να εξασφαλίζουν για την επιχείρηση το κατάλληλο προσωπικό, που σε κάθε χρονική στιγμή θα είναι αφοσιωμένο στην επιχείρηση και στην επίτευξη των στόχων της.

Παράλληλα, το τμήμα HR είναι υπεύθυνο για την εύρυθμη και ορθή λειτουργία του οργανισμού, καθώς διαχειρίζεται θέματα και παράγοντες που επηρεάζουν σημαντικά την επιχείρηση, όπως οι άνθρωποι και η ικανοποίησή τους που κατ’ επέκταση καθορίζουν την απόδοση και τη δέσμευσή τους.

Η ανάγκη των επιχειρήσεων να έχουν άμεση και ακριβή πληροφόρηση σε δεδομένα που αφορούν τους ανθρώπους τους και να τα διαχειρίζονται και να τα αξιοποιούν σωστά, οδήγησαν στη δημιουργία τεχνολογικών εφαρμογών για τη Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού με τις οποίες παρέχεται μία ολοκληρωμένη εικόνα για τους ανθρώπους ενός οργανισμού σε πραγματικό χρόνο.

Τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού - HRMS αποτελούν τη μόνη λύση λογισμικού που έχει σχεδιαστεί ειδικά για την κάλυψη των αναγκών της διαχείρισης ανθρώπινων πόρων. Η Ζωή Δουζένη, Αντιπρόεδρος της Data Communication αναφέρει: «Ένας από τους σημαντικότερους συντελεστές επιτυχίας μίας επιχείρησης είναι οι ίδιοι της οι άνθρωποι. Η αποδοτική και στρατηγική διαχείρισή τους λοιπόν, με τη βοήθεια του κατάλληλου συστήματος HRM, λειτουργεί προς αυτήν την κατεύθυνση καθώς διασφαλίζει την άριστη οργάνωση και λειτουργία του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού, διευκολύνει την καθημερινότητα των εργαζομένων και διασφαλίζει την εργασιακή τους εξέλιξη μέσα στα πλαίσια των εταιρικών στόχων και στρατηγικής».

Οι εφαρμογές αυτές, μπορούν να φιλοξενήσουν ένα εύρος διαδικασιών, από τη διαχείριση της μισθοδοσίας και των συλλογικών συμβάσεων μέχρι πολιτικές αμοιβών και ωρομέτρηση.

«Τα συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού αυτοματοποιούν και ενοποιούν τις επιμέρους επιχειρησιακές λειτουργίες, ενοποιούν τους εταιρικούς στόχους με τους επιμέρους στόχους των τμημάτων και των ομάδων εργασίας, αποτυπώνουν δυναμικά τις οργανωτικές δομές, τα προφίλ των θέσεων εργασίας και των επαγγελμάτων, και συνθέτουν δυναμικά τα προφίλ των εργαζομένων. Η υιοθέτησή τους συμβάλλει στον έλεγχο των λειτουργικών δαπανών και στη βέλτιστη κατανομή των επιχειρησιακών πόρων, στην ενδυνάμωση της ανθρωποκεντρικής κουλτούρας και στην ενίσχυση των επιχειρησιακών στρατηγικών», υποστηρίζει η Κονδυλένια Γουρδουβέλη, HCM Senior Business Consultant της Uni Systems και συμπληρώνει:

«Οι σύγχρονες προκλήσεις επιτάσσουν τη βέλτιστη διαχείριση των λειτουργιών της μισθοδοσίας, των παροχών και των αποδοχών, του προσωπικού, της αξιολόγησης της απόδοσης, και των προσλήψεων, ενώ οι αναπτυσσόμενες τεχνολογίες και οι κοινωνικές τάσεις καταδεικνύουν μια επικείμενη στροφή στην ανάπτυξη αυτοματοποιημένων μηχανισμών συμμετοχής των εργαζομένων στις διαδικασίες και στη δημιουργία ενδοεπιχειρησιακών δικτύων επικοινωνίας».

Οι δυνατότητες των HRM αφορούν πολλούς τομείς του HR, όπως την επεξεργασία και παρακολούθηση του ανθρώπινου δυναμικού (οργάνωση βιογραφικών, παρακολούθηση συνεντεύξεων, αξιολόγηση επιδόσεων κτλ), τη διαχείριση θέσεων εργασίας, την πολιτική ανταμοιβών, αδειών, την εκπαίδευση κτλ.
Σχετικά με τις κυριότερες ανάγκες που επιθυμούν να καλύψουν οι εταιρείες μέσω των HRMS, ο Σωτήρης Κούκιας, Διευθυντής Πωλήσεων της SCAN ΑΒΕΕ αναφέρει:

«Τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού έχουν σκοπό να υποστηρίξουν με ευελιξία και αποτελεσματικότητα τόσο "παραδοσιακές" διαδικασίες, όπως η Μισθοδοσία, ο Προγραμματισμός της εργασίας και των αδειών και η Ωρομέτρηση, όσο και διαδικασίες, όπως η Διαχείριση προσλήψεων, η Εκπαίδευση και Ανάπτυξη του προσωπικού, η Αξιολόγηση της απόδοσης και η Διαχείριση αμοιβών και παροχών, έτσι ώστε η επιχείρηση να μπορεί να ανταποκριθεί ικανοποιητικά στις προσδοκίες των εσωτερικών και εξωτερικών της πελατών (εργαζομένων, διοίκησης και εξωτερικών φορέων)».

Αντίστοιχη και η τοποθέτηση του Γεώργιου Λάμπρου, Γενικού Διευθυντή της Lavisoft AE: «Ο μοχλός υλοποίησης της στρατηγικής και των στόχων μιας εταιρείας δεν είναι άλλος από το ανθρώπινο δυναμικό της.  Ως εκ τούτου, η ανάγκη της όσο το δυνατόν ορθής διοίκησης, διαχείρισης, εκπαίδευσης και αξιοποίησης των δεξιοτήτων του ανθρώπινου δυναμικού της γίνεται καθημερινά επιτακτικότερη.

Έτσι  η επιχείρηση, χρησιμοποιώντας εξελιγμένα συστήματα διαχείρισης, επιτυγχάνει αποτελεσματικότερη απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού της και κατ’ επέκταση ανάπτυξη της ίδιας της εταιρείας. Τα συστήματα που επιλέγονται συχνότερα αφορούν λειτουργίες όπως, ωρομέτρησης, μισθοδοσίας και έκδοσης στοιχείων καρτέλας εργαζομένων.  Σε μεγαλύτερες εταιρείες, βρίσκουν εφαρμογή και συστήματα διαχείρισης σεμιναρίων, εκπαίδευσης, αξιολόγησης, εξοδολογίων, εταιρικών αυτοκινήτων και καυσίμων, κ.ά.

Είναι γεγονός όμως ότι η αποτελεσματικότητα και ολοκληρωμένη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού μιας εταιρείας επιτυγχάνεται όταν, όσο το δυνατόν περισσότερα υποσυστήματα μιας ολοκληρωμένης θεματικής σουίτας, λειτουργούν και συνεργάζονται μεταξύ τους».

Οι εταιρείες κατασκευής λογισμικών, αντιλαμβανόμενες τις ανάγκες των επιχειρήσεων και της αγοράς για ειδικά προγράμματα που βοηθούν στην επίλυση προβλημάτων του HR, σχεδίασαν και προσφέρουν ευέλικτα εργαλεία για το σκοπό αυτό. Έτσι, η τεχνολογία συναντά τις ανάγκες και τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (HRMS) μπορούν να επιλύσουν πολλά από τα θέματα που απασχολούν τα στελέχη του HR.


Τεχνολογία και ορολογία
Οι λύσεις που προσφέρει η τεχνολογία σήμερα, μας κάνει πολλές φορές να σκεφτούμε πώς γινόντουσαν τα πράγματα παλαιότερα. Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών, η δυνατότητα διατήρησης και διαχείρισης αρχείου, η συγκέντρωση πολλών δεδομένων τα οποία είναι διαθέσιμα 24/7, αποτελούν μερικές μόνο από τις επιλογές που προσφέρει η τεχνολογία και που έχουν «λύσει τα χέρια» εκατομμυρίων ανθρώπων σε όλο τον κόσμο, διευκολύνοντας σε πολύ μεγάλο βαθμό την εργασία τους.

Η τεχνολογία σήμερα θεωρείται στρατηγικός εταίρος για κάθε οργανισμό και τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού, συναντούν τις ανάγκες του HR, μειώνοντας τα επιχειρηματικά κόστη, αυξάνοντας την παραγωγικότητα και φέρνοντας έτσι άμεσα αποτελέσματα στους στόχους και τις επιδιώξεις του HR.

Τα HRMS αποτελούν εξειδικευμένα συστήματα λογισμικού που σχεδιάζονται ειδικά για να υποστηρίξουν αποτελεσματικά και ευέλικτα όλες τις εργασίες της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού, προκειμένου να ανταποκρίνεται ικανοποιητικά στις προσδοκίες των εσωτερικών και εξωτερικών της πελατών, δηλαδή των εργαζόμενων, της διοίκησης και των εξωτερικών συνεργατών. Συχνά, για να εκφράσουμε το λογισμικό που εξυπηρετεί τις ανάγκες του HR, αναφέρονται και οι όροι HCM (Human Capital Management) και HRIS (Human Resources Information Systems).

Η διαφορά των συστημάτων HCM από τα HRM αφορά κυρίως τον τρόπο προσέγγισης, με τα δεύτερα να στοχεύουν κυρίως στη διαχείριση των εργαζομένων για την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων και το HCM να αντιμετωπίζει περισσότερο τον άνθρωπο ως κεφάλαιο της επιχείρησης, παρέχοντας τα εργαλεία για την επιλογή, την εξέλιξη και την ανάπτυξη αυτού του κεφαλαίου. Τα HRIS είναι ένας όρος συνώνυμος με τα HRMS και αναφέρεται στο λογισμικό που παρέχει λύσεις για την καταχώριση των δεδομένων, την παρακολούθηση και διαχείρισή τους, τη μισθοδοσία και γενικότερα των λειτουργιών μίας επιχείρησης.

Η μισθοδοσία και άλλα δεινά...
Μία από τις πιο σημαντικές διοικητικές εργασίες σε έναν οργανισμό είναι η μισθοδοσία και η ορθή διαχείρισή της θεωρείται απαραίτητη για τη διατήρηση της εσωτερικής σταθερότητας. Πρόκειται για μία ιδιαίτερα απαιτητική και περίπλοκη διαδικασία που απαιτεί τη διαχείριση ενός τεράστιου όγκου πληροφοριών. Η ποσότητα των δεδομένων που πρέπει να συλλεχθούν και να υποβληθούν σε επεξεργασία προκειμένου οι εργαζόμενοι να λαμβάνουν έγκαιρα τις νόμιμες και συμφωνημένες αμοιβές τους είναι αρκετά μεγάλη. Σε πολλές επιχειρήσεις, με την ευθύνη αυτής της λειτουργίας επιφορτίζονται στελέχη του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού.

Ωστόσο, είναι σαφές ότι πρόκειται για εργασίες που απαιτούν συγκεκριμένες γνώσεις, δεξιότητες και εμπειρία όπως και εις βάθος κατανόηση της εργατικής νομοθεσίας και των ειδικών κανόνων που ισχύουν για τη διαχείριση διαφόρων παραγόντων. Απαιτούν με άλλα λόγια από τους ανθρώπους του HR να διαθέτουν πολύ συγκεκριμένες ικανότητες την ώρα που παράλληλα καλούνται να επικεντρώνονται σε θέματα πραγματικά στρατηγικής σημασίας που έχουν να κάνουν με το ανθρώπινο δυναμικό.

Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε έναν εξωτερικό συνεργάτη και το τρέξιμο της λειτουργίας αυτής μέσω ενός συστήματος HRM, μπορεί να απαλλάξει τα στελέχη του HR από τις ευθύνες που απορρέουν από αυτή τη διαδικασία.

Επιπλέον, με την υιοθέτηση ενός συστήματος HRM για τη λειτουργία της μισθοδοσίας, ελαχιστοποιούνται οι πιθανότητες να γίνει κάποιο λάθος που μπορεί να αποδειχθεί «επώδυνο» δημιουργώντας αναστάτωση και προβλήματα στη λειτουργία ενός οργανισμού. Η ταχύτητα, η αξιοπιστία και η ευελιξία είναι ακόμα μερικά από τα συγκριτικά πλεονεκτήματα της επιλογής του HRMS που κατ’ επέκταση είναι ικανά να μειώσουν τα επίπεδα ανησυχίας των στελεχών τα οποία απαλλαγμένα από προβλήματα που σχετίζονται με τη μισθοδοσία, μπορούν να έχουν περισσότερο χρόνο για να ασχοληθούν με άλλα θέματα του οργανισμού.

Ασφαλώς πριν την απόφαση για επιλογή ενός HRMS για τη μισθοδοσία, χρειάζεται να εξετάζεται προσεκτικά η αξιοπιστία του προγράμματος, ο χρόνος ανταπόκρισης σε περιπτώσεις έκτακτων θεμάτων, το κόστος, η ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων και της διαχείρισης των στοιχείων μισθοδοσίας κτλ.

HRMS & Workforce Management
Κατά το παρελθόν η παρακολούθηση και η διαχείριση των στοιχείων, των δεδομένων και των αρχείων του προσωπικού μίας εταιρείας γινόταν σε μεγάλο βαθμό χειροκίνητα. Ασφαλώς αυτό οφείλονταν στο γεγονός ότι ο αριθμός των εγγράφων ήταν διαχειρίσιμος και οι διαδικασίες ήταν λιγότερο πολύπλοκες.

Στο σύνθετο περιβάλλον στο οποίο οι επιχειρήσεις σήμερα καλούνται να λειτουργήσουν, η κατάσταση είναι τελείως διαφορετική. Οι εργαζόμενοι μίας εταιρείας δεν βρίσκονται αναγκαστικά στον ίδιο χώρο, τις ίδιες ώρες και στην ίδια πόλη, κάνοντας τη διαχείρισή τους μία μεγάλη πρόκληση για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Οι εργαζόμενοι και οι εργοδότες επιθυμούν να έχουν άμεση πρόσβαση στην πληροφόρηση 24/7 με τη χρήση κατάλληλων εργαλείων.

Οι αλλαγές του επιχειρησιακού τοπίου όπως ο παγκόσμιος χαρακτήρας που αποκτούν οι εταιρείες με εργαζόμενους σε διαφορετικές χρονικές ζώνες και με διαφορετικές εργασιακές κουλτούρες, έχουν οδηγήσει πολλές εταιρείες στην υλοποίηση συστημάτων time & attendance. Επιπλέον ευέλικτες μορφές εργασίας που κερδίζουν συνεχώς έδαφος και στη χώρα μας, έχουν καταστήσει αναγκαία την υιοθέτηση τέτοιων συστημάτων.

Προκειμένου να ανταποκριθούν στις ανάγκες της μισθοδοσίας, για να αξιολογείται η απόδοση αλλά και για να εντοπιστούν άλλα πιθανά προβλήματα, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν συστήματα ωρομέτρησης και καταγραφής παρουσιών ανθρώπινου δυναμικού. Τα HRMS παρέχουν αυτού του είδους τις λύσεις για πολλά και πολύπλοκα θέματα προσωπικού αποτελώντας έναν πολύτιμο βοηθό για κάθε τμήμα ανθρώπινου δυναμικού.

Η διαχείριση της παρουσίας των ανθρώπων, επικουρούν στη συμμόρφωση με κανονιστικά πλαίσια ενώ σημαντικό στοιχείο είναι ότι αποτρέπουν ενδεχόμενα λάθη στον υπολογισμό της μισθοδοσίας. Οι εφαρμογές αυτές απευθύνονται σε επιχειρήσεις που τηρούν διαδικασία καταγραφής και ελέγχου παρουσιών προσωπικού και παρέχουν τη δυνατότητα διαχείρισης και επεξεργασίας του παρουσιολογίου των εργαζόμενων με δυνατότητα προσαρμογής στα ωράρια εργασίας και στους κανόνες που εφαρμόζει κάθε επιχείρηση.

Η τυποποίηση της διαδικασίας συλλογής δεδομένων χρόνου εργασίας και παρουσιών, η ακριβή συλλογή δεδομένων και η εύκολη πρόσβαση σε αυτά τα στοιχεία αποτελούν μερικά από τα πλεονεκτήματα της διαδικασίας που αυτοματοποιείται με τα HRMS.

Ένα σύστημα στα μέτρα σας
Το περίπλοκο περιβάλλον μέσα στο οποίο οι εταιρείες καλούνται σήμερα να λειτουργήσουν είναι αρκετά διαφορετικό σε σχέση με το παρελθόν. Ειδικά για τις διευθύνσεις ανθρώπινου δυναμικού η διαχείριση των ανθρώπων έχει καταστεί μία αρκετά πολύπλοκη και σύνθετη διαδικασία. Νέα δεδομένα και ευέλικτες μορφές εργασίας, έχουν μεταμορφώσει τις ανάγκες διαχείρισης ανθρώπων. Για παράδειγμα πολλές είναι οι εταιρείες στις οποίες οι εργαζόμενοι εργάζονται εξ αποστάσεως ή είναι γεωγραφικά διασκορπισμένοι με αποτέλεσμα η επικοινωνία και η συγκέντρωση και διαχείριση των στοιχείων που τους αφορούν να είναι πιο περίπλοκη.

Ωστόσο, παρά τις νέες καταστάσεις και τάσεις στην αγορά, η αποτελεσματική διαχείριση των ανθρώπων, εξακολουθεί να παραμένει καθοριστικής σημασίας για την ορθή λειτουργία κάθε οργανισμού. Καθώς οι ανάγκες κάθε επιχείρησης είναι διαφορετικές αντίστοιχα και οι λύσεις που προσφέρει σήμερα η τεχνολογία μέσω των συστημάτων διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να ανταποκριθούν στις εξειδικευμένες αυτές ανάγκες.

Ένα ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού παρέχει μία ενοποιημένη λύση λογισμικού για αυτοματοποίηση και διαχείριση καλύπτοντας σχεδόν ολόκληρο το εύρος των εργασιών του τμήματος HR μίας επιχείρησης και μέσω των υποσυστημάτων που περιλαμβάνει μπορούν να διαχειριστούν λειτουργίες όπως ο χρόνος και η παρουσία των εργαζομένων, οι αμοιβές και παροχές, η επιλογή και αναβάθμιση εργαζομένων, η εκπαίδευση, η συμμόρφωση με κανονιστικά πλαίσια κτλ.

«Υπάρχουν συστήματα στην ελληνική αγορά σχεδιασμένα και υλοποιημένα έτσι ώστε να διαθέτουν τη λειτουργικότητα που τους επιτρέπει να προσαρμοστούν στις ιδιαίτερες απαιτήσεις κάθε οργανισμού. Ιδιαίτερα σημαντικό σημείο που θα πρέπει να προσεχθεί είναι ο βαθμός πληρότητας του συστήματος (κάλυψη όλων των δραστηριοτήτων HR) που επιλέγει, έτσι ώστε να μπορεί με το ίδιο σύστημα να καλύψει τόσο τις άμεσες όσο και τις μελλοντικές ανάγκες της», αναφέρει ο Σ. Κούκιας, ενώ η Κ. Γουρδουβέλη επισημαίνει:

«Τα διεθνώς καταξιωμένα συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού ενσωματώνουν πληθώρα βέλτιστων επιχειρησιακών ροών, και βρίσκουν εφαρμογή σε χιλιάδες επιχειρήσεις και οργανισμούς ανά τον κόσμο, παρέχουν πλούσια λειτουργικότητα για έκαστη επιχειρησιακή απαίτηση και οδηγούν τις εξελίξεις στις επιχειρησιακές πρακτικές με νέες λειτουργικότητες και καινοτόμες επιχειρησιακές ροές. Είναι επεκτάσιμα, ευέλικτα, εύκολα παραμετροποιήσιμα, και συνοδεύονται από τα εργαλεία ανάπτυξης και περαιτέρω διαχείρισής τους προκειμένου να αποτυπώνουν επιμέρους λειτουργικές ιδιαιτερότητες και επιχειρησιακές διαδικασίες, ενώ παράλληλα είναι συστήματα ανοικτής αρχιτεκτονικής και διασυνδέονται δυναμικά με τρίτα ή άλλα, εσωτερικά ή και εξωτερικά συστήματα της εταιρείας».

Για το ίδιο θέμα, ο Γ. Λάμπρου υποστηρίζει: «Ο βαθμός παραμετρικότητας και ευχρηστίας ενός συστήματος HRM είναι ο παράγοντας που κυρίως καθορίζει την ευελιξία προσαρμογής του συστήματος στις ανάγκες και απαιτήσεις κάθε επιχείρησης».

Σήμερα στην αγορά διατίθεται ένα μεγάλο εύρος επιλογών, με μία ποικιλία από προσφερόμενες λειτουργίες σε διάφορες τιμές, που υπόσχονται να καλύψουν τις ανάγκες των εταιρειών. Πώς μπορεί όμως μία εταιρεία να προσδιορίσει ποια είναι η καλύτερη επιλογή για αυτήν; Χρήσιμο είναι σε πρώτη φάση να κατανοεί και να προσδιορίζει τις ανάγκες της και μετά να αναζητεί ένα ευέλικτο σύστημα που θα συναντήσει τις απαιτήσεις του οργανισμού.

Επιλέγοντας τον σωστό HRMS Partner
Καμία λύση και κανένας πάροχος δεν είναι ο ιδανικός για όλες τις εταιρείες ανεξαιρέτως και για όλες τις ανάγκες. Όσο προηγμένη και αν είναι η τεχνολογία και όσο υψηλού επιπέδου οι λύσεις που παρέχονται, το βασικό κριτήριο με το οποίο πρέπει να κινείται κάθε εταιρεία προτού επιλέξει το σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού που θα υιοθετήσει, είναι οι απαιτήσεις που έχει, οι ανάγκες που θέλει να καλύψει και η υποστήριξη που χρειάζεται για το σκοπό αυτό. Ξεκινώντας με την κατανόηση των αναγκών και περιορισμών μία εταιρεία μπορεί να προχωρήσει έπειτα στην αναζήτηση ενός ευέλικτου συστήματος που θα «συναντήσει» τις απαιτήσεις της.

Συχνά παρατηρείται το φαινόμενο μία εταιρεία να επιλέγει ένα σύστημα HRM θεωρώντας ότι έχει προβεί σε μία σωστή επένδυση και ότι το προϊόν θα κάνει όλα όσα προσδοκά. Ωστόσο, πολύ γρήγορα συνειδητοποιεί ότι αν και οι προδιαγραφές του συστήματος είναι τέλειες, η απουσία εσωτερικών πόρων και η έλλειψη της απαιτούμενης στήριξης δεν βοηθούν στην πλήρη εφαρμογή του προγράμματος. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα είτε η απόδοση της επένδυσης να καθυστερήσει πολύ είτε το όλο εγχείρημα να καταλήξει σε αποτυχία.

«Βασικά κριτήρια για την επιλογή του συνεργάτη είναι η πληρότητα και ποιότητα της λύσης που προσφέρει, καθώς και η εμπειρία και εξειδίκευσή του στο θέμα. Παράλληλα, είναι σημαντικό ο πελάτης να εξετάσει τη δυναμική του συνεργάτη, στην τεχνική και θεματική επάρκεια, να προσαρμόζει έγκαιρα τη λύση σε οποιαδήποτε νομοθετική ή τεχνολογική απαίτηση επιβληθεί από τον Νομοθέτη ή την ίδια την αγορά, εξασφαλίζοντας την μακροχρόνια βιωσιμότητα της επένδυσης.  Σημαντικότατος παράγοντας αποτελεί η "διαγωγή" του Συνεργάτη στην αγορά για το επίπεδο των υπηρεσιών υποστήριξης που προσφέρει στις Διευθύνσεις Ανθρωπίνων Πόρων των πελατών του».

Σχετικά με τα κριτήρια που πρέπει να αξιολογεί μία εταιρεία προτού επιλέξει τον κατάλληλο συνεργάτη που θα της παρέχει HRMS, ο Σ. Κούκιας αναφέρει: «Ένα από τα σημαντικότερα κριτήρια στην επιλογή του συνεργάτη είναι η τεχνογνωσία, η μακροχρόνια αποδεδειγμένη εμπειρία και η εξειδίκευση που θα πρέπει να διαθέτει προκειμένου να εφαρμόσει το σύστημα με τον τρόπο που επιθυμεί η επιχείρηση. Επιπλέον ένα σύστημα HRMS θα πρέπει να υποστηρίζει αξιόπιστα όλες τις δραστηριότητες HR, συμβατά με την ελληνική ασφαλιστική και εργατική νομοθεσία, ευέλικτα και ευπροσάρμοστα για την ομαλή και σταδιακή εφαρμογή του στην επιχείρηση».

Για το ίδιο θέμα τοποθετείται και η Ζ. Δουζένη, η οποία αναφέρει: «Οι ανάγκες τις οποίες θέλει να καλύψει, το περιβάλλον μέσα στο οποίο λειτουργεί, αλλά και η οργανωτική της δομή είναι βασικές παράμετροι τις οποίες πρέπει να λάβει υπόψη μία επιχείρηση για την επιλογή ενός συστήματος HRM, προκειμένου αυτό να την εξυπηρετήσει στο μέγιστο. Η ουσία άλλωστε είναι η τεχνολογία να αξιοποιηθεί έτσι, ούτως ώστε να λειτουργεί ενισχυτικά προς την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων μίας εταιρείας».

Αντίστοιχη και η τοποθέτηση της Κ. Γουρδουβέλη η οποία ως κριτήρια επιλογής αναφέρει την αξιοπιστία, το μέγεθος και τη σταθερότητα, την πολυετή εμπειρία, την εκτεταμένη επιχειρησιακή γνώση και την τεχνογνωσία στη σχεδίαση, υλοποίηση και υποστήριξη σύνθετων Συστημάτων Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού, καθώς και τις εξειδικευμένες ομάδες εργασίας.

«Η δε αποδεδειγμένη ικανότητα πλαισίωσης των συστημάτων με υπηρεσίες υψηλής προστιθέμενης αξίας του υποψήφιου συνεργάτη και η συστηματική επένδυσή του σε μακροχρόνιες σχέσεις με προμηθευτές καταξιωμένων HRM λύσεων διασφαλίζουν τη γρήγορη υλοποίηση και την ταχεία απόδοση της επένδυσης για την εταιρεία» συμπληρώνει.

Όσον αφορά τις προδιαγραφές που πρέπει να πληροί ένα σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού για να θεωρείται αποτελεσματικό, η Ζ. Δουζένη αναφέρει: «Ένα σύστημα HRM πέρα από την αξιοπιστία και ευελιξία την οποία πρέπει να παρέχει στον χρήστη είναι σημαντικό να καλύπτει ορισμένες καίριες λειτουργικές ενότητες ώστε να παρακολουθεί ολοκληρωμένα όλα τα στοιχεία που αφορούν στους εργαζόμενους, την προσωπική καθώς και την επιχειρησιακή τους εξέλιξη. Μεταξύ αυτών είναι η ασφαλής διαχείριση των ατομικών στοιχείων των εργαζομένων, ο συντονισμός της εκπαίδευσης και αξιολόγησής τους, η δυνατότητα για αξιόπιστη παρακολούθηση και διαχείριση μισθολογικών απαιτήσεων, παροχών, αδειών και ταξιδιών καθώς και η αποτελεσματική υποστήριξη της διαδικασίας επιλογής και πρόσληψης νέων εργαζομένων».

HRMS = κέρδος σε όλους τους τομείς
Η επένδυση σε βασικά συστήματα που αφορούν τις λειτουργίες του HR προσφέρει στις εταιρείες τη δυνατότητα να διαχειρίζονται πιο αποτελεσματικά τις δαπάνες και να εξασφαλίζουν τη συμμόρφωση με το κανονιστικό πλαίσιο. Επιπλέον, η ολοκληρωμένη διαχείριση των προσωπικών στοιχείων των εργαζομένων, των συναλλαγών τους με την επιχείρηση, όπως μισθοδοσία βάσει συμβάσεων, άδειες, παροχές, εκπαίδευση και η παρακολούθηση της εξέλιξής τους στον οργανισμό, αποτελούν ορισμένα από τα οφέλη που προκύπτουν από την υιοθέτηση ενός συστήματος HRM. Ταυτόχρονα, η δυνατότητα για on line ενημέρωση και εξυπηρέτηση των εργαζομένων αποτελεί ένα από τα συγκριτικά πλεονεκτήματα των HRMS.

Όπως προέκυψε και από πρόσφατη έρευνα της Aberdeen, η αυτοματοποίηση των διαδικασιών μειώνει το φόρτο εργασίας των ανθρώπων του τμήματος HR αλλά και το κόστος της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού ενώ βελτιώνει την ικανοποίηση των εργαζομένων από τις υπηρεσίες που δέχονται από τη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού. Επιπλέον, μειώνεται και το λειτουργικό κόστος της επιχείρησης.

Σύμφωνα με τα στοιχεία από την έρευνα της Aberdeen, τα οποία προέκυψαν από τις περισσότερες από 300 επιχειρήσεις που συμμετείχαν, με τη χρήση της τεχνολογίας στις λειτουργίες του HR μειώθηκε κατά 11% ο αριθμός των διεκπεραιώσεων που γίνονταν χειροκίνητα (manual) κάθε μήνα, συντομεύτηκε ο χρόνος παράδοσης των υπηρεσιών HR κατά 5% ενώ το ποσοστό λάθους στη διαδικασία του payroll κυμάνθηκε στο 0,3%. Ο υπερβολικά πολύς χρόνος που απαιτούνταν για τις manual διαδικασίες αναφέρθηκε από το 58% των συμμετεχόντων στην έρευνα της Aberdeen ως η κορυφαία εσωτερική πρόκληση που καλούνταν να αντιμετωπίσουν.

Έτσι, οι βασικοί λόγοι που οδηγούν τις επιχειρήσεις στην επένδυση σε τεχνολογικές λύσεις, σύμφωνα με την εν λόγω έρευνα, ήταν οι οικονομικές πιέσεις και η μείωση των χειροκίνητων διαδικασιών του HR. Ειδικά για τα στελέχη του HR, τα οφέλη που απορρέουν από τη χρήση της τεχνολογίας και την ενοποίηση των λύσεων διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού με το Payroll και άλλες βασικές λειτουργίες του HR, είναι σημαντικά καθώς η υιοθέτηση ενός συστήματος HRM απαλλάσσει τη διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού από μεγάλο όγκο εργασιών διευκολύνοντας κατ’ επέκταση, τα στελέχη Ανθρώπινου Δυναμικού να επιτελούν έναν περισσότερο στρατηγικό ρόλο.

Case Study: Tα εργαλεία του συγχρονου HR MANAGER-HRMS και οι νέες τεχνολογικές πλατφόρμες
Τα τελευταία χρόνια η διαχείριση του «ανθρώπινου κεφαλαίου» αναφέρεται συχνά στις εταιρείες ως πρωτογενής παράγοντας διατήρησης ή και επιβίωσης ενός οργανισμού. Συχνά όμως, όσο αντιφατικό και αν κρίνεται, το ίδιο το προσωπικό συνδέεται με μείωση κόστους (ανθρωποωρών, αποδοχών), καθώς και με την εφαρμογή δαπανηρών συστημάτων HRMS για την άμεση ή έμμεση κερδοφορία της επιχείρησης.

Πλέον, μέσω των ολοκληρωμένων συστημάτων διοίκησης Ανθρωπίνων Πόρων, η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού αποτελεί «ζωτικό» παράγοντα ενδυνάμωσης των εταιρειών. Με την ανάλυση «ποιοτικών» και «ποσοτικών» στοιχείων, παρέχεται στη διοίκηση καλύτερη παρακολούθηση των λειτουργικών διαδικασιών του εργατικού δυναμικού της επιχείρησης.

Πιο συγκεκριμένα, μέσω των υποσυστημάτων διαχείρισης Μισθοδοσίας (Payroll Management), Ωρομέτρησης (Time Management) και Αρχείων Προσωπικού (Personnel Status & Benefit Administration Management), αναλύονται και καταγράφονται στατιστικά στοιχεία για πλήθος παραγόντων.

Το Payroll Management αφορά στην άμεση ενημέρωση των αλλαγών των εργασιακών πρακτικών μέσω των συλλογικών συμβάσεων αλλά και κάθε επιχειρησιακής βάσης, στην παρακολούθηση των μεταβολών μισθών, των αναδρομικών, αλλά και της κοστολόγησης του μηνιαίου ή ετήσιου προϋπολογισμού (κόστος εργατοώρας, υπερωριών, μεταβολής συμβάσεων full time/part time, αλλά και «σενάρια» μαζικών αποχωρήσεων).

Στην Σπήντεξ, λόγω της πανελλαδικής κάλυψης υπηρεσιών σε καθημερινή βάση, η παρακολούθηση του προσωπικού ανά βάρδια ή εναλλακτικών ωραρίων και συχνά απομακρυσμένων εγκαταστάσεων τροφοδοτείται μέσω του συστήματος Ωρομέτρησης με στοιχεία από τα επιμέρους αρχεία προσωπικού για την κινητικότητα των υπαλλήλων (rotation), τη συχνότητα των απουσιών/αδειών/ασθενειών και την καθημερινή παρουσία τους (υπερωριακοί vs υποωριακοί). Ως αποτέλεσμα, προκύπτει μία καθολική εικόνα υπαλλήλου ανά παραγωγή (KPIs).

Τέλος, ελέγχεται συνολικά η συμμετοχή των υπαλλήλων σε EAP (Employee Assistance Programs) όπως τα Ομαδικά Ασφαλιστικά Προγράμματα, αλλά και τα ετήσια εκπαιδευτικά πλάνα, απαραίτητα για την ανάπτυξη του προσωπικού, των γνώσεων και των δεξιοτήτων τους.

Καταλήγοντας επισημαίνουμε ότι η σπουδαιότητα των τεχνολογικών αυτών εφαρμογών είναι ουσιαστική, όταν λειτουργεί συνδυαστικά με την εμπειρία και την διαίσθηση ενός Υπεύθυνου Προσωπικού. Σε αντίθετη περίπτωση η «γνώση» χάνει την αξιοπιστία της.

Λέα Σωτηροπούλου, HR Manager Speedex Α.Ε.


Viewpoint: Είμαστε έτοιμοι για τη νέα εποχή των Consulting HRMS;
Οι νέες τεχνολογίες των πληροφοριακών συστημάτων Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (HRMS) παρουσιάζουν, κυρίως την τελευταία δεκαετία, αξιοσημείωτη ανάπτυξη. Η ανοδική αυτή πορεία κινείται σε μεγάλο βαθμό παράλληλα με την αναβάθμιση του HR από έναν διαχειριστή εργασιακών σχέσεων σε έναν στρατηγικό εταίρο των σύγχρονων επιχειρήσεων.

Οι λειτουργικές δυνατότητες των τεχνολογιών αυτών, δεν αποτελούν πλέον πολυτελή προνόμια, αλλά απαραίτητα εργαλεία εργασίας για τους σύγχρονους επαγγελματίες του HR, εξαιτίας τόσο των περιορισμένων πόρων (χρονικών και οικονομικών) όσο και της πολυπλοκότητας της νέας εργασιακής πραγματικότητας.

Μια ματιά στο χθες...
Στον ελληνικό χώρο των ERP (Enterprise resource planning) συστημάτων, τα προγράμματα διαχείρισης μισθοδοσίας (payroll systems) αποτελούσαν τον τεχνολογικό εξοπλισμό του HR, ο οποίος γνώριζε κύρια ανάπτυξη. Επί σειρά ετών, τα payroll systems αποτελούσαν σε κάποιο βαθμό τα μοναδικά πληροφοριακά εργαλεία των επαγγελματιών του HR. Οι λειτουργίες τους σε γενικές γραμμές αναφέρονταν στην τήρηση του αρχείου των βασικών πληροφοριών του εργαζομένου, στη διαχείριση μισθοδοσίας και στην έκδοση στατιστικών καταστάσεων. Και είναι λογικό, εάν σκεφτεί κανείς ότι σε αυτό περιοριζόταν και ο ρόλος των «Διευθύνσεων Προσωπικού».

Μια στάση στο σήμερα...
Καθώς γινόταν αντιληπτό με το πέρασμα των ετών ότι το HR καλείται να διαδραματίσει στρατηγικό ρόλο στις επιχειρήσεις και καθώς τα ERP συστήματα επεκτείνονταν και σε νέους τομείς, προέκυψε η δημιουργία των HRMS (συμπεριλαμβάνοντας στην ορολογία αυτή και τα εξελιγμένα πλέον payroll systems).

Σε ένα πρώιμο στάδιο, τα συστήματα αυτά καλούνται να καταγράψουν μία πληρέστερη εικόνα για τον εργαζόμενο, η οποία συνδέεται και αλληλεπιδρά με όλο το φάσμα του εργασιακού του βίου. Από τη στιγμή που θα αποστείλει το βιογραφικό του και θα γίνει η αντιστοίχηση με τη θέση εργασίας έως τη στιγμή που θα ενταχθεί σε ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα βάσει προκαθορισμένων κριτηρίων.

Από τη στιγμή που θα αξιολογηθεί για την ετήσια απόδοσή του έως τη στιγμή που το επίπεδο της απόδοσής του θα επηρεάσει την μισθολογική ή ιεραρχική του εξέλιξη.

Σε κάθε περίπτωση, η τεχνολογία αυτή έχει δημιουργηθεί με σκοπό να μην φυλάσσει απλώς δεδομένα, αλλά να παράγει και να επεξεργάζεται δομημένες πληροφορίες.

Με τον τρόπο αυτό, ο επαγγελματίας του HR μπορεί να μειώνει σημαντικά τον χρόνο λήψης και υλοποίησης των αποφάσεών του, στηριζόμενος σε ήδη επεξεργασμένες πληροφορίες.

Μία σκέψη για το αύριο...
Τα σύγχρονα HRMS αποτελούν εργαλεία με σπουδαία, αλλά και αναξιοποίητη δυναμική. Ένα HRMS, σχεδιασμένο σύμφωνα με κατάλληλες προδιαγραφές, παρέχει στον χρήστη του δυνατότητες διαμόρφωσης πιθανών σεναρίων και προτάσεων δράσης. Με τον τρόπο αυτόν, ο ίδιος ο χρήστης δημιουργεί ένα νέο εργαλείο εργασίας, το consulting HRMS.

Το σύστημα αυτό δεν αντικαθιστά τον ανθρώπινο παράγοντα. Αντιθέτως, στηρίζει τον σύγχρονο επαγγελματία, μέσω της διαχείρισης τεράστιου όγκου πληροφοριών και της έμμεσης συμμετοχής του στην εξαγωγή τεκμηριωμένων συμπερασμάτων και συγκρίσιμων αποτελεσμάτων, στη διαμόρφωση δράσεων με μειωμένο ρίσκο και στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας του HR σε σχέση με τους επιχειρησιακούς στόχους της Εταιρείας.

Η δυναμική αυτή έχει ήδη αναπτυχθεί σε μεγάλο βαθμό από εταιρείες λογισμικού που δραστηριοποιούνται στον χώρο των HRMS, ωστόσο θα πρέπει πρώτα οι επαγγελματίες του HR να αναρωτηθούν σε τι βαθμό είναι έτοιμοι να την αξιοποιήσουν...

Κληροδέτη Θωμαή, HR and Payroll Systems Administrator, Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού ΙΝΤΕΡΑΜΕΡΙΚΑΝ


Case Study: Η τεχνολογία στις υπηρεσίες της Novartis Hellas
Η ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας συμβάλλει στην καλύτερη και γρηγορότερη διαχείριση των εσωτερικών διαδικασιών των οργανισμών. Στο HR της Novartis Hellas, εκμεταλλευόμαστε στο μέγιστο την τεχνολογία των HRMS σε τομείς όπως η μισθοδοσία, η διαχείριση του ωραρίου, η προσέλκυση & επιλογή του προσωπικού, η αξιολόγηση των εργαζομένων και η ανάπτυξή αυτών. Η εν λόγω τεχνολογία επιλύει καθημερινά ζητήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού βοηθώντας ταυτόχρονα στη λήψη αποφάσεων από τη Διοίκηση.

Προχωρώντας ένα βήμα παραπέρα, πρόσφατα υιοθετήσαμε σύστημα Self-Service, δίνοντας μεγαλύτερη αξία στην αλληλεπίδραση του εργαζομένου με τις υπηρεσίες που του προσφέρουμε, ξεφεύγοντας από την κλασσική χρήση των συστημάτων HRMS για την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων ως αυτοσκοπό.

Το όφελος των εργαζομένων από τη χρήση τέτοιων συστημάτων είναι μεγάλο, εάν λάβουμε υπόψη πως το μεγαλύτερο ποσοστό εργάζεται εκτός του χώρου των γραφείων, σε καθημερινή βάση. Ο εργαζόμενος μπορεί πλέον να έχει άμεση πρόσβαση στα προσωπικά του δεδομένα από απόσταση. Με αυτόν τον τρόπο, αλληλεπιδρά με το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού εξοικονομώντας έτσι πολύτιμο χρόνο και πόρους.

Επιπρόσθετα, η Novartis διαθέτει παγκόσμιο σύστημα διαχείρισης ταλέντων TMS (Talent Management System), δίνοντας την ευκαιρία στον εργαζόμενο να καταγράφει και να παρακολουθεί το πλάνο ανάπτυξής του ηλεκτρονικά. Ταυτόχρονα η Διοίκηση διευκολύνεται στην προσπάθεια αποτελεσματικότερης διαχείρισης των ταλέντων. Από τα αποτελέσματα εσωτερικών ερευνών στους εργαζομένους, ήταν έκδηλη η ανάγκη συνεχούς επένδυσης σε νέα ευέλικτα και διαδραστικά εργαλεία, όπως το Career Architect Tool και το Competency Assessment Tool.

Τα εργαλεία αυτά, σε συνδυασμό με το εταιρικό intranet και το TMS αποτελούν το HCMS (Human Capital Management System) του οργανισμού και παρέχουν στον εργαζόμενο ένα ολοκληρωμένο σύστημα εργαλείων, βοηθημάτων και βασικών αρχών που θα τον υποστηρίξουν στην ανάπτυξη και την επαγγελματική του εξέλιξη. Στόχος μας είναι έως το 2013 να έχουμε υλοποιήσει την ενοποίηση των παραπάνω συστημάτων στην παγκόσμια πλατφόρμα HR Core, προσφέροντας στον εργαζόμενο εύκολη και γρήγορη πρόσβαση στα προσωπικά του δεδομένα.

Γιάννης Αρετάκης, HR Programs Coordinator, Novartis Hellas

 

HR Professional (T. 83)
« 1 2 3 4 ... 8 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778