HR PROFESSIONAL - Payroll Outsourcing: Συνεργασία στρατηγικής σημασίας

Σάββατο, 18 Νοεμβρίου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

HR Technology

Payroll Outsourcing: Συνεργασία στρατηγικής σημασίας

8 Νοεμβρίου 2013 | 09:30 Γράφει η Αντωνία  Κατσουλιέρη Topics: Payroll Systems,Special Reports

Με συνεχείς νομοθετικές αλλαγές στην αγορά εργασίας και την ανάγκη των εταιρειών να ασχοληθούν περισσότερο με το core business, η επιλογή εξωτερικών συνεργατών στη διαδικασία της μισθοδοσίας θεωρείται πιο αναγκαία από ποτέ σε κάθε επίπεδο. Το payroll outsourcing αποτελεί ίσως και μία επιλογή στρατηγικής σημασίας στις μέρες μας, διασφαλίζοντας με τον καλύτερο τρόπο την πιο ορατή διαδικασία ενός οργανισμού.

Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που έχουν κληθεί να αντιμετωπίσουν οι επιχειρήσεις σήμερα είναι η ανάγκη για μείωση κόστους σε κάθε επίπεδο. Μείωση πάγιων και λειτουργικών εξόδων ώστε να δοθεί μία μεγαλύτερη «ανάσα» στα οικονομικά αποτελέσματα που παρουσιάζουν στο τέλος κάθε έτους. Ένας από τους συχνά εμφανιζόμενους τρόπους αντιμετώπισης της ανάγκης αυτής είναι η συνεργασία με εξωτερικούς συνεργάτες σε επίπεδο λειτουργιών και διαδικασιών, όπου είναι εφικτό να πραγματοποιηθεί κάτι τέτοιο.

Με τον όρο outsourcing μίας διαδικασίας η εταιρεία δεν απασχολεί ανθρώπινο δυναμικό με εξαρτημένη σχέση (μισθό), αλλά καταβάλει το συμφωνηθέν αντίτιμο που έχει ορισθεί αρχικά. Λειτουργίες που δεν είναι άμεσα συνδεδεμένες με την επιχειρηματική τους «αποστολή», όμως απαιτούν αρκετές εργατοώρες ώστε να πραγματοποιηθούν, αποσπώντας ουσιαστικούς ανθρώπινους πόρους από την ενασχόληση με τομείς της εταιρείας που σχετίζονται σε μεγαλύτερο βαθμό με την κερδοφορία της, είναι και αυτές που επιλέγονται πιο συχνά να πραγματοποιηθούν από εξωτερικούς συνεργάτες.

Τέτοιες λειτουργίες μπορεί να είναι σχετικές με το facility των εταιρειών, τις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, τις νομικές υπηρεσίες και πλήθος άλλων. Σύμφωνα με έρευνα που προέρχεται από την AccountancyAge η πρώτη λειτουργία των οργανισμών που ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι η διαδικασία της μισθοδοσίας σε ποσοστό μεγαλύτερο του 60%, ενώ ακολουθεί ο τομέας IT με 57%, η υποστήριξη desktop με 36% και οι λειτουργίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας με ποσοστό περίπου 20%.

Αντιλαμβάνεται, λοιπόν, κανείς ότι η επιλογή του payroll outsourcing, έρχεται πρώτη στις διαδικασίες μίας εταιρείας για ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες, ενώ μπορεί εύλογα να θεωρηθεί επιλογή στρατηγικής σημασίας αν εξετάσει κανείς τα οφέλη που τη χαρακτηρίζουν και τις ανάγκες που ικανοποιούν σε εταιρικό επίπεδο.

Payroll
Η διαχείριση και η έκδοση μισθοδοσίας αποτελεί μία από τις πιο ορατές διαδικασίες της επιχείρησης με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά αλλά και κινδύνους να την πλαισιώνουν. Ο κύριος συνδετικός κρίκος ανάμεσα στις εταιρείες και το ανθρώπινο δυναμικό τους είναι ο «μισθός», όπως ακριβώς ορίζεται και γίνεται κοινά αποδεκτός και από τις δύο πλευρές κατά την υπογραφή της σύμβασης εργασίας. Η διαδικασία, λοιπόν, της μισθοδοσίας είναι βαρύνουσας σημασίας για όλους και κυρίως για το ουσιαστικότερο «κεφάλαιο» της εταιρείας, το ανθρώπινο δυναμικό της.

Τυχόν λάθη ή παραλείψεις μπορούν να κοστίσουν στην εταιρεία όχι μόνο σε χρηματικούς όρους αλλά ακόμη και να πλήξουν την ίδια της τη φήμη ή να θέσουν σε κίνδυνο το «ψυχολογικό συμβόλαιο» που υφίσταται ανάμεσα στην ίδια και τα στελέχη της. Από την άλλη πλευρά, οι αλλαγές που πραγματοποιούνται συνεχώς στην εργατική νομοθεσία και η ανάγκη για σαφή ευθυγράμμιση με τα νέα δεδομένα που προκύπτουν, απαιτεί καθημερινή ενημέρωση ώστε να αποφευχθούν δυσάρεστες εκπλήξεις. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού κατέχει ενεργό ρόλο στη διαδικασία αυτή με την επιλογή του τρόπου πραγματοποίησής της διαδικασίας να εμπίπτει στις ευθύνες του. Οι διαθέσιμες επιλογές πραγματοποίησής της είναι τρεις:

  • Το payroll outsourcing, όπου οι εξωτερικοί συνεργάτες αναλαμβάνουν τη διαδικασία έκδοσης και διαχείρισης μισθοδοσίας από την αρχή μέχρι το τέλος.
  • Την ανάθεση της μισθοδοσίας σε στελέχη της ίδιας της εταιρείας με τη χρήση του αντίστοιχου λογισμικού που απαιτείται.
  • Μία «blended» εκδοχή των παραπάνω όπου πραγματοποιείται η διαδικασία με την ανάμειξη τόσο εσωτερικών όσο και εξωτερικών συνεργατών της εταιρείας.

Όποια κι αν είναι η τελική απόφαση της εταιρείας θα πρέπει να εξετασθούν με μεγάλη ακρίβεια συγκεκριμένα στοιχεία πριν τη λήψη της απόφασης, εξασφαλίζοντας με αυτόν τον τρόπο θετικά αποτελέσματα για την ίδια.

Περίπτωση #1
Εφόσον οι εταιρείες επιλέξουν την εξ ολοκλήρου εσωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας σε στελέχη της θα πρέπει να εξετάσουν πώς ακριβώς μεταφράζεται μία τέτοια απόφαση, τι κόστος επιφέρει και ποιες παραμέτρους θα πρέπει να λάβουν υπόψιν τους. Η ανάγκη συνεχούς πληροφόρησης για τη σχετική νομοθεσία και τις αλλαγές σε εργασιακά αποτελεί καθημερινή υπόθεση των στελεχών που θα την αναλάβουν.

Επίσης, η απόκτηση του ανάλογου λογισμικού από την ίδια την εταιρεία θεωρείται απαραίτητη όπως επίσης και η εκπαίδευση των στελεχών που έχουν αναλάβει το συγκεκριμένο τομέα σε θέματα που άπτονται της λειτουργίας του. Στην περίπτωση της in house μισθοδοσίας ο μεγαλύτερος κίνδυνος που παραδέχονται οι εταιρείες ότι διατρέχουν είναι η αποτυχία πραγματοποίησής της μισθοδοσίας εντός χρονοδιαγράμματος όπως αναλύεται στην έρευνα της AccountancyAge, σε ποσοστό 31%.

Ένας δεύτερος κίνδυνος που διατρέχουν είναι η μη ορθή και έγκυρη ενημέρωση για την αντίστοιχη νομοθεσία και τις αλλαγές σε εργασιακά θέματα (30,6%). Τα πλέον δαπανηρά χαρακτηριστικά της συγκεκριμένης επιλογής είναι σύμφωνα με την ίδια έρευνα τα έξοδα του προσωπικού (35%), τα έξοδα απόκτησης του κατάλληλου λογισμικού (17,1%) καθώς επίσης και η συνεχής εκπαίδευση σε θέματα που άπτονται της λειτουργίας του (16,3%).

Περίπτωση #2
Όταν οι οργανισμοί αποφασίζουν να επιλέξουν την εξ ολοκλήρου ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες της διαχείρισης και έκδοσης μισθοδοσίας τότε γίνεται λόγος για payroll outsourcing. Η ίδια η εταιρεία αποδεσμεύεται από ένα μεγάλο όγκο εργασιών που θα έπρεπε διαφορετικά να εκτελεί σε καθημερινή βάση, ενώ δεν είναι υποχρεωμένη να εξασφαλίσει το απαραίτητο λογισμικό το οποίο θα χρειαζόταν για τη διαδικασία της μισθοδοσίας.

Μερικές από τις υπηρεσίες που λαμβάνει η εταιρεία, η οποία αναθέτει τη μισθοδοσία σε εξωτερικούς συνεργάτες, είναι ο έλεγχος της ορθότητας του νομικού πλαισίου που καθορίζει τις αμοιβές των στελεχών της, η διεκπεραίωση διαδικασιών προς τις δημόσιες αρχές, η πραγματοποίηση και έκδοση των απαραίτητων καταστάσεων καθώς και η συνεχής ενημέρωσή της για τις όποιες νομοθετικές αλλαγές. Σε κάθε περίπτωση αποκτά ένα συνεργάτη που τη διαφυλάσσει από επικείμενες αστοχίες όχι μόνο στο εσωτερικό της περιβάλλον αλλά και ως προς τις δημόσιες αρχές.

Περίπτωση #3
Σε αυτήν την περίπτωση υφίσταται μία συνεργασία ανάμεσα σε εσωτερικούς αλλά και εξωτερικούς συνεργάτες της εταιρείας. Εδώ, ο οργανισμός επιλέγει ποιες από τις βασικές λειτουργίες που εμπίπτουν στη διαδικασία της μισθοδοσίας θα διατηρήσει εσωτερικά, ενώ ταυτόχρονα κάποιες άλλες επιλέγει να τις αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που έχουν κληθεί να αντιμετωπίσουν οι επιχειρήσεις σήμερα είναι η ανάγκη για μείωση κόστους σε κάθε επίπεδο. Μείωση πάγιων και λειτουργικών εξόδων ώστε να δοθεί μία μεγαλύτερη «ανάσα» στα οικονομικά αποτελέσματα που παρουσιάζουν στο τέλος κάθε έτους. Ένας από τους συχνά εμφανιζόμενους τρόπους αντιμετώπισης της ανάγκης αυτής είναι η συνεργασία με εξωτερικούς συνεργάτες σε επίπεδο λειτουργιών και διαδικασιών, όπου είναι εφικτό να πραγματοποιηθεί κάτι τέτοιο.

Με τον όρο outsourcing μίας διαδικασίας η εταιρεία δεν απασχολεί ανθρώπινο δυναμικό με εξαρτημένη σχέση (μισθό), αλλά καταβάλει το συμφωνηθέν αντίτιμο που έχει ορισθεί αρχικά. Λειτουργίες που δεν είναι άμεσα συνδεδεμένες με την επιχειρηματική τους «αποστολή», όμως απαιτούν αρκετές εργατοώρες ώστε να πραγματοποιηθούν, αποσπώντας ουσιαστικούς ανθρώπινους πόρους από την ενασχόληση με τομείς της εταιρείας που σχετίζονται σε μεγαλύτερο βαθμό με την κερδοφορία της, είναι και αυτές που επιλέγονται πιο συχνά να πραγματοποιηθούν από εξωτερικούς συνεργάτες.

Τέτοιες λειτουργίες μπορεί να είναι σχετικές με το facility των εταιρειών, τις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, τις νομικές υπηρεσίες και πλήθος άλλων. Σύμφωνα με έρευνα που προέρχεται από την AccountancyAge η πρώτη λειτουργία των οργανισμών που ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι η διαδικασία της μισθοδοσίας σε ποσοστό μεγαλύτερο του 60%, ενώ ακολουθεί ο τομέας IT με 57%, η υποστήριξη desktop με 36% και οι λειτουργίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας με ποσοστό περίπου 20%.

Αντιλαμβάνεται, λοιπόν, κανείς ότι η επιλογή του payroll outsourcing, έρχεται πρώτη στις διαδικασίες μίας εταιρείας για ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες, ενώ μπορεί εύλογα να θεωρηθεί επιλογή στρατηγικής σημασίας αν εξετάσει κανείς τα οφέλη που τη χαρακτηρίζουν και τις ανάγκες που ικανοποιούν σε εταιρικό επίπεδο.

Payroll
Η διαχείριση και η έκδοση μισθοδοσίας αποτελεί μία από τις πιο ορατές διαδικασίες της επιχείρησης με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά αλλά και κινδύνους να την πλαισιώνουν. Ο κύριος συνδετικός κρίκος ανάμεσα στις εταιρείες και το ανθρώπινο δυναμικό τους είναι ο «μισθός», όπως ακριβώς ορίζεται και γίνεται κοινά αποδεκτός και από τις δύο πλευρές κατά την υπογραφή της σύμβασης εργασίας. Η διαδικασία, λοιπόν, της μισθοδοσίας είναι βαρύνουσας σημασίας για όλους και κυρίως για το ουσιαστικότερο «κεφάλαιο» της εταιρείας, το ανθρώπινο δυναμικό της.

Τυχόν λάθη ή παραλείψεις μπορούν να κοστίσουν στην εταιρεία όχι μόνο σε χρηματικούς όρους αλλά ακόμη και να πλήξουν την ίδια της τη φήμη ή να θέσουν σε κίνδυνο το «ψυχολογικό συμβόλαιο» που υφίσταται ανάμεσα στην ίδια και τα στελέχη της. Από την άλλη πλευρά, οι αλλαγές που πραγματοποιούνται συνεχώς στην εργατική νομοθεσία και η ανάγκη για σαφή ευθυγράμμιση με τα νέα δεδομένα που προκύπτουν, απαιτεί καθημερινή ενημέρωση ώστε να αποφευχθούν δυσάρεστες εκπλήξεις. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού κατέχει ενεργό ρόλο στη διαδικασία αυτή με την επιλογή του τρόπου πραγματοποίησής της διαδικασίας να εμπίπτει στις ευθύνες του. Οι διαθέσιμες επιλογές πραγματοποίησής της είναι τρεις:

  • Το payroll outsourcing, όπου οι εξωτερικοί συνεργάτες αναλαμβάνουν τη διαδικασία έκδοσης και διαχείρισης μισθοδοσίας από την αρχή μέχρι το τέλος.
  • Την ανάθεση της μισθοδοσίας σε στελέχη της ίδιας της εταιρείας με τη χρήση του αντίστοιχου λογισμικού που απαιτείται.
  • Μία «blended» εκδοχή των παραπάνω όπου πραγματοποιείται η διαδικασία με την ανάμειξη τόσο εσωτερικών όσο και εξωτερικών συνεργατών της εταιρείας.

Όποια κι αν είναι η τελική απόφαση της εταιρείας θα πρέπει να εξετασθούν με μεγάλη ακρίβεια συγκεκριμένα στοιχεία πριν τη λήψη της απόφασης, εξασφαλίζοντας με αυτόν τον τρόπο θετικά αποτελέσματα για την ίδια.

Περίπτωση #1
Εφόσον οι εταιρείες επιλέξουν την εξ ολοκλήρου εσωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας σε στελέχη της θα πρέπει να εξετάσουν πώς ακριβώς μεταφράζεται μία τέτοια απόφαση, τι κόστος επιφέρει και ποιες παραμέτρους θα πρέπει να λάβουν υπόψιν τους. Η ανάγκη συνεχούς πληροφόρησης για τη σχετική νομοθεσία και τις αλλαγές σε εργασιακά αποτελεί καθημερινή υπόθεση των στελεχών που θα την αναλάβουν.

Επίσης, η απόκτηση του ανάλογου λογισμικού από την ίδια την εταιρεία θεωρείται απαραίτητη όπως επίσης και η εκπαίδευση των στελεχών που έχουν αναλάβει το συγκεκριμένο τομέα σε θέματα που άπτονται της λειτουργίας του. Στην περίπτωση της in house μισθοδοσίας ο μεγαλύτερος κίνδυνος που παραδέχονται οι εταιρείες ότι διατρέχουν είναι η αποτυχία πραγματοποίησής της μισθοδοσίας εντός χρονοδιαγράμματος όπως αναλύεται στην έρευνα της AccountancyAge, σε ποσοστό 31%.

Ένας δεύτερος κίνδυνος που διατρέχουν είναι η μη ορθή και έγκυρη ενημέρωση για την αντίστοιχη νομοθεσία και τις αλλαγές σε εργασιακά θέματα (30,6%). Τα πλέον δαπανηρά χαρακτηριστικά της συγκεκριμένης επιλογής είναι σύμφωνα με την ίδια έρευνα τα έξοδα του προσωπικού (35%), τα έξοδα απόκτησης του κατάλληλου λογισμικού (17,1%) καθώς επίσης και η συνεχής εκπαίδευση σε θέματα που άπτονται της λειτουργίας του (16,3%).

Περίπτωση #2
Όταν οι οργανισμοί αποφασίζουν να επιλέξουν την εξ ολοκλήρου ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες της διαχείρισης και έκδοσης μισθοδοσίας τότε γίνεται λόγος για payroll outsourcing. Η ίδια η εταιρεία αποδεσμεύεται από ένα μεγάλο όγκο εργασιών που θα έπρεπε διαφορετικά να εκτελεί σε καθημερινή βάση, ενώ δεν είναι υποχρεωμένη να εξασφαλίσει το απαραίτητο λογισμικό το οποίο θα χρειαζόταν για τη διαδικασία της μισθοδοσίας.

Μερικές από τις υπηρεσίες που λαμβάνει η εταιρεία, η οποία αναθέτει τη μισθοδοσία σε εξωτερικούς συνεργάτες, είναι ο έλεγχος της ορθότητας του νομικού πλαισίου που καθορίζει τις αμοιβές των στελεχών της, η διεκπεραίωση διαδικασιών προς τις δημόσιες αρχές, η πραγματοποίηση και έκδοση των απαραίτητων καταστάσεων καθώς και η συνεχής ενημέρωσή της για τις όποιες νομοθετικές αλλαγές. Σε κάθε περίπτωση αποκτά ένα συνεργάτη που τη διαφυλάσσει από επικείμενες αστοχίες όχι μόνο στο εσωτερικό της περιβάλλον αλλά και ως προς τις δημόσιες αρχές.

Περίπτωση #3
Σε αυτήν την περίπτωση υφίσταται μία συνεργασία ανάμεσα σε εσωτερικούς αλλά και εξωτερικούς συνεργάτες της εταιρείας. Εδώ, ο οργανισμός επιλέγει ποιες από τις βασικές λειτουργίες που εμπίπτουν στη διαδικασία της μισθοδοσίας θα διατηρήσει εσωτερικά, ενώ ταυτόχρονα κάποιες άλλες επιλέγει να τις αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες.


Πριν την επιλογή
Η μισθοδοσία μπορεί να μην περιλαμβάνεται στις φερόμενες ως «παραγωγικές» διαδικασίες καθώς δεν είναι άμεσα συνδεδεμένη με την κύρια δραστηριότητα της εταιρείας. Παρόλα αυτά χρήζει ιδιαίτερης προσοχής καθώς μπορεί να επηρεάσει τόσο θετικά όσο και αρνητικά το ανθρώπινο δυναμικό και την ίδια την εταιρεία. Όταν ένας οργανισμός αποφασίζει να αλλάξει τη διαδικασία του payroll υπάρχουν αρκετά στοιχεία που πρέπει να λάβει υπόψη. Τα αρμόδια στελέχη που φέρουν την ευθύνη της επιλογής οφείλουν να αξιολογήσουν πριν την απόφαση τα ακόλουθα:

Ανάγκες: Οι ανάγκες που εμφανίζονται για τη διαδικασία της μισθοδοσίας διαφέρουν σημαντικά από εταιρεία σε εταιρεία. Για αρκετές από αυτές η διαδικασία αυτή μπορεί να συρρικνωθεί ακόμη και σε μερικές ημέρες πλήρους απασχόλησης το μήνα. Ο ξεκάθαρος ορισμός των αναγκών της εταιρείας για το payroll αποτελεί το πρώτο βήμα για την τελική επιλογή. Ανάγκες σε εργατοώρες, αναλώσιμα, υποστηρικτικές λειτουργίες κ.ά. οφείλουν να είναι γνωστά ώστε να διευκολυνθούν οι ιθύνοντες της απόφασης στην τελική τους επιλογή. Πόσα στελέχη χρειάζεται να απασχοληθούν ώστε να πραγματοποιηθεί εσωτερικά; Ποιες θα είναι οι απολαβές τους; Ποιο είναι το κόστος της εξωτερικής ανάθεσης; Ποιες υπηρεσίες είναι απαραίτητες για την εταιρεία, είναι μερικά από τα ερωτήματα που θα τεθούν στο τραπέζι για να οδηγήσουν στο επόμενο βήμα.

Κόστος: Η αξιολόγηση του κόστους των εναλλακτικών περιπτώσεων είναι αυτό που εξετάζεται από τις εταιρείες στη συνέχεια καθώς οι περισσότερες αποφάσεις πραγματοποιούνται με κύριο γνώμονα αυτό. Εφόσον η διαδικασία της μισθοδοσίας είναι ξεκάθαρη και γνωστή, όπως επίσης και όλες οι ανάγκες της το επόμενο στάδιο είναι η «κοστολόγηση» των εναλλακτικών που έχουν στη διάθεσή τους οι εταιρείες.

Όφελος: Εφόσον έχουν προηγηθεί τα παραπάνω οι decision makers προχωράνε στο επόμενο βήμα, το στάδιο της αξιολόγησης σε επίπεδο οφέλους. Όποια κι αν είναι η τελική απόφαση το όφελος που απορρέει από κάθε ξεχωριστή εναλλακτική επιλογή μπορεί έστω και προσεγγιστικά να εκτιμηθεί.

Απόρρητο: Ο προσδιορισμός των καθηκόντων/αρμοδιοτήτων/διαδικασιών που μπορούν ή πρέπει να παραμείνουν in-house σε κάθε περίπτωση, είναι ένα δεδομένο που πρέπει να γνωρίζουν οι εταιρείες πριν την τελική επιλογή. Αυτό σχετίζεται περισσότερο με τις διαδικασίες που ο οργανισμός σε κάθε περίπτωση επιθυμεί ή οφείλει να διενεργεί εσωτερικά.

Εξωτερικοί συνεργάτες
Εφόσον η εταιρεία επιλέξει την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες μία επιμελημένη και συστηματική έρευνα της αγοράς και των διαθέσιμων λύσεων σε πρώτο χρόνο θεωρείται απαραίτητη. Στη συνέχεια η επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη είναι κρίσιμης σημασίας για έναν οργανισμό καθώς μία λανθασμένη επιλογή μπορεί να οδηγήσει σε υψηλό κόστος και τελικά σε απαξίωση ενός σημαντικού «εργαλείου».

Όμως ποια είναι εκείνα τα χαρακτηριστικά του παρόχου που μπορούν να αξιολογήσουν οι εταιρείες πριν την επιλογή διασφαλίζοντας θετικά αποτελέσματα; Σύμφωνα με τον Ζώη Σωτηρόπουλο, Partner της PwC Ελλάδας «Βασικό κριτήριο της επιλογής αποτελεί η σχέση με τα στελέχη του παρόχου. Η δυνατότητα δημιουργίας ισχυρών δεσμών συνεργασίας και αφομοίωσης μιας κουλτούρας που δημιουργεί κοινά οφέλη και προάγει τις αξίες των συνδεδεμένων μερών.

Ταυτόχρονα, ο συνεργάτης που θα αναλάβει το payroll outsourcing επιβάλλεται να προφέρει πλέον λύσεις σε ένα πολύπλοκο περιβάλλον που δεν απαιτεί μόνο γνώση της διαδικασίας έκδοσης μισθοδοσίας αλλά και της εργατικής, ασφαλιστικής και φορολογικής νομοθεσίας. Χρειάζεται να προσφέρει λύσεις και ευελιξία και, κυρίως απαιτείται να προσφέρουμε χρόνο και εφόδια στον HRM ώστε, απαλλασσόμενος από τη γραφειοκρατική έκφανση της μισθοδοσίας, να αποτελέσει μέλος της στρατηγικής της εταιρείας».

Για την Ειρήνη Μανιατοπούλου, Partner της ASnetwork η αξιολόγηση του εξωτερικού συνεργάτη πρέπει να επικεντρωθεί κυρίως στα ακόλουθα: «Έχει τη δυνατότητα παροχής ολοκληρωμένου φάσματος υποστήριξης, ώστε να καλύπτει και άλλα θέματα όπως συλλογικών συμβάσεων, εργατικά, φορολογικά κ.λπ. ή προσφέρει μόνο “επεξεργασία” μισθοδοσίας; Έχει επενδύσει σε σύγχρονο εξοπλισμό και σε ανθρώπινο δυναμικό, ώστε να παρέχει πρωτοποριακές υπηρεσίες αιχμής λ.χ. έκδοση ηλεκτρονικής απόδειξης πληρωμής;

Η πιστοποίηση κατά ISO 9000 και ISO 27000, η χρήση οπτικών ινών, η παροχή online σύνδεσης, η εφαρμογή standards και διαδικασιών, ως και η εγκατάσταση IT Room υψηλών προδιαγραφών που ικανοποιούν απαιτητικούς ελέγχους ποιότητας υπηρεσιών/ εγκαταστάσεων/ εξοπλισμού/ διασφάλισης εμπιστευτικότητας, όπως SAS 70 Type II of SOX κ.λπ. είναι πλέον απαραίτητα προαπαιτούμενα» καταλήγει η ίδια. «Οι σύγχρονες οικονομικές συνθήκες επιβάλλουν στις εταιρείες να είναι περισσότερο από ποτέ προσεκτικές στους συνεργάτες που επιλέγουν», αναφέρει χαρακτηριστικά ο Κωνσταντίνος Μυλωνάς, Γενικός Διευθυντής της Adecco Ελλάδας και συνεχίζει «Πρέπει να αναζητούν την εξειδίκευση, την εμπειρία και την καλή γνώση της νομοθεσίας.

Να εξετάζουν τις συνεργασίες των παρόχων αυτών με άλλους οργανισμούς, την πορεία τους στο χώρο δραστηριοποίησής τους, την τεχνογνωσία τους, τα τεχνικά μέσα που διαθέτουν και την ευελιξία του λογισμικού τους. Με λίγα λόγια, πρέπει να επιλέγουν να συνεργάζονται με εταιρείες που η διαχείριση της μισθοδοσίας είναι το core business τους, ώστε να εξασφαλίσουν ότι οι συνεργάτες τους έχουν πράγματι το know-how, είναι πάντα updated με τις διαρκείς εξελίξεις στη νομοθεσία και άρα θα τους προσφέρουν ποιοτικές υπηρεσίες σε ένα τόσο ευαίσθητο θέμα, όπως η διαχείριση της μισθοδοσίας».

Για το ίδιο θέμα η Άννα Γιάκα, Διευθύντρια τμήματος μισθοδοσίας της KPMG αναφέρει «Η αξιολόγηση θα πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία:

  • Αξιοπιστία, εμπειρία και γνώση του αντικειμένου από τον εξωτερικό συνεργάτη.
  • Συνέπεια σε όσα έχουν συμφωνηθεί και κυρίως στην ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών.
  • Πρόσβαση σε πληροφόρηση και καθημερινή δυνατότητα επικοινωνίας με στελέχη που δουλεύουν για την εταιρεία του.
  • Αμφίδρομη ανταλλαγή πληροφοριών σε ασφαλές περιβάλλον.
  • Ύψος της αμοιβής σε σύγκριση με την ποιότητα στις παρεχόμενες υπηρεσίες χωρίς κρυμμένα κόστη που θα επιβαρύνουν την εταιρεία» όπως καταλήγει η ίδια.

Για την Κατερίνα Τριβυζά, Διευθύνουσα Σύμβουλο της Eurobank Business Services τα σημεία όπου ένας οργανισμός οφείλει να εξετάσει πριν την επιλογή είναι:

α. το μοντέλο ανάθεσης που επιθυμεί η εταιρεία (δηλ.υπάλληλο του παρόχου ο οποίος στο χώρο της εταιρείας εκτελεί την έκδοση μισθοδοσίας; Εξωτερική ανάθεση της έκδοσης και διαχείρισης μισθοδοσίας ή συνολική ανάθεση λειτουργιών διαχείρισης μισθοδοσίας;),

β. τη διάρκεια, τη βιωσιμότητα και τη φερεγγυότητα του παρόχου υπηρεσιών έκδοσης μισθοδοσίας,

γ. την εξειδίκευση στελεχών και τον τρόπο συνεργασίας και

δ. την τεχνολογική υποδομή του παρόχου (ύπαρξη εφεδρικού συστήματος λειτουργίας, διαδικασίες back up, συχνότητα και φύλαξη δεδομένων, αν το λογισμικό είναι ιδιόκτητο ή μη και οι δυνατότητες προσαρμογής του στον τρόπο λειτουργίας και τη δομή της εταιρείας κ.ά.) και τέλος την αμοιβή του παρόχου και ποιες συγκεκριμένες υπηρεσίες καλύπτει.


10 λόγοι για outsourcing
Το κόστος εργασίας και οι αποδοχές των μισθωτών μεταβάλλουν συνεχώς τη δομή τους και εξελίσσονται συστηματικά προς κάθε κατεύθυνση. Από την άλλη, οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν ολοένα και μεγαλύτερες πιέσεις από την αγορά με την ανάγκη παραμονής τους σε θετικά αποτελέσματα να απαιτεί την ενασχόλησή των στελεχών τους με τις πιο παραγωγικές διαδικασίες ή αλλιώς με το core business. Αυτά τα δύο αποτελούν και τους κύριους λόγους στροφής των εταιρειών προς το payroll outsourcing. Μερικοί ακόμη λόγοι που προωθούν την επιλογή της εξωτερικής ανάθεσης είναι οι ακόλουθοι:

1. Λογισμικό: Αναθέτοντας σε εξωτερικούς συνεργάτες τη διαχείριση και έκδοση της μισθοδοσίας η ανάγκη επένδυσης στην αγορά αντίστοιχου λογισμικού, η υποχρέωση απασχόλησης στελεχών στο τμήμα αυτό και όλα τα κόστη που συνδέονται με τη διατήρηση τμήματος μισθοδοσίας εντός του οργανισμού αυτομάτως καταργείται, με σαφή μείωση του συνολικού κόστους που όλα αυτά εμπεριέχουν.

2. Στελέχη: Πολλές εταιρείες στις μέρες μας αναζητούν τρόπους λειτουργίας τους με το ελάχιστο δυνατό ανθρώπινο δυναμικό να απασχολείται σε αυτές. Η ανάγκη για βιώσιμη παρουσία στις αγορές, έχει οδηγήσει σε πολλές περιπτώσεις σε μειώση προσωπικού. Με την επιλογή του payroll outsourcing η εταιρεία είτε δεν είναι υποχρεωμένη να δημιουργήσει ένα τμήμα μισθοδοσίας στους κόλπους της από την αρχή, είτε μπορεί να μετακινήσει τα στελέχη που απασχολούσε σε αυτό το τμήμα σε άλλες θέσεις περισσότερο συνδεδεμένες με την κερδοφορία της.

3. Απόδοση: Πολλές από τις εργασίες που περιλαμβάνονται στη διαδικασία της μισθοδοσίας είναι χρονοβόρες και η απομόνωση αυτών με την αντίστοιχη ανάθεσή τους σε εξωτερικούς συνεργάτες συμβάλει αναμφισβήτητα στον εξορθολογισμό των διαδικασιών και την αύξηση της αποδοτικότητας. Αυτό μπορεί να πραγματοποιηθεί βέβαια και στην περίπτωση όπου η εταιρεία επιλέξει την ενασχόληση και εσωτερικών αλλά και εξωτερικών συνεργατών για τη διαχείριση και έκδοση της μισθοδοσίας.

4. Λάθη: Σε κάθε διαδικασία εμφανίζεται πάντα η πιθανότητα εμφάνισης λαθών ή παραλείψεων. Και όταν αυτή η πιθανότητα αφορά μία από τις πιο ορατές διαδικασίες της εταιρείας, όπως η μισθοδοσία απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή. Στην περίπτωση που πραγματοποιηθεί κάποιο λάθος στην έκδοση ή τη διαχείριση της μισθοδοσίας την ευθύνη την αναλαμβάνει ο εξωτερικός συνεργάτης.

5. Περιορισμός κινδύνου: Ένα ακόμη ζητούμενο που μέσω του outsourcing εξυπηρετείται είναι ο περιορισμός κινδύνου σχετικά με τη συμμόρφωση σε κανόνες και αλλαγές που επιβάλλονται λόγω των συνεχών νομοθετικών ρυθμίσεων. Ο εξωτερικός συνεργάτης είναι αυτός που αναλαμβάνει τη σύμπνοια των εταιρειών με τα νέα αυτά δεδομένα.

Έγκειται βέβαια και στη σφαίρα των υποχρεώσεών του ώστε να είναι πάντα ενήμερος προστατεύοντας τις εταιρείες από τυχόν λάθη και παραλείψεις που μπορεί να οδηγήσουν ακόμη και σε χρηματικές ποινές. Η άρτια οργάνωση των παρόχων payroll outsourcing λειτουργεί ως σημαντικό asset των εταιρειών που επιλέγουν την ανάθεση της μισθοδοσίας σε αυτούς περιορίζοντας στο ελάχιστο δυνατό τον κίνδυνο που διατρέχουν από αστοχίες.

6. Πρόσβαση στη γνώση: Οι εταιρείες που πραγματοποιούν payroll outsourcing σίγουρα διαθέτουν και την καλύτερη πρόσβαση στη γνώση της αγοράς, είτε αυτό μεταφράζεται σε εξειδίκευση επί των εργασιακών θεμάτων, είτε στην άμεση ενημέρωση αναφορικά με τις εξελίξεις που διαδραματίζονται στη διαδικασία της μισθοδοσίας και όχι μόνο.

Αντί για την ενασχόληση κάποιου ή κάποιων στελεχών με τη διαδικασία της μισθοδοσίας, η επιλογή εξωτερικής ανάθεσης εξασφαλίζει την αξιόπιστη πρόσβαση σε όλες τις τελευταίες αλλαγές και εξελίξεις, καθώς οι πάροχοι μπορούν να προσφέρουν ενημέρωση αποκλειστικά και μόνο για τις αλλαγές εκείνες που επηρεάζουν άμεσα την εταιρεία, ενώ δεν είναι λίγες οι φορές που οι ίδιοι παράγουν reports για την καλύτερη και αμεσότερη ενημέρωσή της εταιρείας-πελάτη.

7. Τεχνολογία αιχμής: Οι εξωτερικοί συνεργάτες όχι μόνο παρακολουθούν τις νομοθετικές εξελίξεις διασφαλίζοντας τη συμβατότητα του λογισμικού που διαθέτουν με αυτές, αλλά ταυτόχρονα επενδύουν μεγάλα χρηματικά ποσά στην τεχνολογική εξέλιξη αυτών ώστε οι προσφερόμενες υπηρεσίες να εξελίσσονται και αυτές με τη σειρά τους. Η επένδυση στην αγορά ή στην αναβάθμιση του λογισμικού μπορεί να είναι απαγορευτική σε πολλές περιπτώσεις για κάποιες εταιρείες με αποτέλεσμα η επιλογή του payroll outsourcing να θεωρείται βέλτιστη.

8. Νομοθετική συμμόρφωση: Η μη συμμόρφωση των εταιρειών στις νομοθετικές αλλαγές μπορεί να οδηγήσει ακόμη και σε πρόστιμα. ‘Έτσι, με την εξωτερική ανάθεση ο κίνδυνος των κυρώσεων εξαφανίζεται.

9. Βέλτιστες πρακτικές: Πολλές από τις εταιρείες που μπορούν να αναλάβουν την εξωτερική μισθοδοσία έχουν παρουσία αρκετών χρόνων στο χώρο. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα να διαθέτουν την ικανότητα και την εμπειρία ώστε να μπορούν να παρέχουν τις βέλτιστες πρακτικές στις εταιρείες που τις επιλέγουν. Δεν πρέπει να ξεχνάει κανείς ότι όταν οι μισθοί καταβάλλονται «έγκυρα και έγκαιρα» τότε και το ανθρώπινο δυναμικό θα παραμένει το ίδιο δεσμευμένο και ικανοποιημένο. Και όταν αυτό πραγματοποιείται διά της αποτελεσματικότερης οδού τότε τα αποτελέσματα δεν απογοητεύουν καμία πλευρά.

10. Πρόσθετες παροχές: Εκτός από την έκδοση ή διαχείριση της μισθοδοσίας, οι εξωτερικοί συνεργάτες είναι σε θέση να προσφέρουν και ένα άλλο πλήθος υπηρεσιών που αναμφισβήτητα μπορούν να διευκολύνουν την εταιρεία σε πολλά σημεία. Η επιλογή και προσαρμογή των πρόσθετων παροχών στις ανάγκες της εκάστοτε εταιρείας μπορεί να παρέχει ακόμη πιο ουσιαστικά εργαλεία στα χέρια της.


Επικοινωνία
Η επικοινωνία της εταιρείας και του παρόχου κατά την επιλογή εξωτερικής ανάθεσης της μισθοδοσίας έχει αναδειχθεί ως κρίσιμος παράγοντας και από τις δύο πλευρές που όχι μόνο προδιαγράφει τη μελλοντική πορεία της συνεργασίας αλλά σε μεγάλο βαθμό προσδιορίζει και το αποτέλεσμα της επιλογής outsourcing. «Η επικοινωνία με τον άμεσο συνεργάτη και ειδικότερα με αυτόν που είναι υπεύθυνος για την εταιρεία είναι κρίσιμη παράμετρος στην επιτυχία του έργου» εξηγεί η Α. Γιάκα και συνεχίζει «Είναι προφανές ότι η ανταλλαγή πληροφοριών και διευκρινίσεων με τον άμεσο συνεργάτη μπορεί να λύσει προβλήματα, να γλιτώσει χρόνο και να ωφελήσει και τις δύο πλευρές.

Η γενική πρόσβαση σε help desk υπηρεσίες είναι χρονοβόρα και αναποτελεσματική διαδικασία χωρίς προστιθέμενη αξία για την εταιρεία». Σύμφωνα με την Κ. Τριβυζά «Ο πάροχος υπηρεσιών έκδοσης μισθοδοσίας είναι άμεσος συνεργάτης των στελεχών της Διεύθυνσης Ανθρώπινων Πόρων της επιχείρησης. Η επικοινωνία μεταξύ του εξουσιοδοτημένου στελέχους της επιχείρησης και εκείνου του παρόχου είναι κεφαλαιώδους σημασίας αφού από τη συνεργασία τους διασφαλίζεται η ομαλή ροή της βασικής σχέσης μεταξύ εργοδότη και εργαζόμενου, που είναι η αμοιβή του δευτέρου από τον πρώτο για το παραχθέν αποτέλεσμα».

«Η επικοινωνία τους προάγει επίσης την εργασιακή ειρήνη μέσα στην επιχείρηση και την παροχή αναγκαίων πληροφοριών στη διοίκηση της εταιρείας για λήψη σοβαρών αποφάσεων σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό της. Επιπλέον, από την ποιότητα αυτής της επικοινωνίας, διασφαλίζεται η καλή σχέση της επιχείρησης με τις Δημόσιες Ελεγκτικές Αρχές» καταλήγει η ίδια. Αναφορικά με την επικοινωνία η Ε. Μανιατοπούλου εξηγεί ότι πρέπει να είναι ουσιαστική αλλά και μεθοδευμένη.

«Ο εξωτερικός συνεργάτης θα πρέπει να διαθέτει κατάλληλη δομή αλλά να έχει και εφαρμοζόμενη πολιτική, τη δυνατότητα άμεσης πρόσβασης του πελάτη του, μέσω εξουσιοδοτημένου/ καθορισμένου ατόμου, με υψηλόβαθμο στέλεχος του, που θα έχει «χρεωθεί» το συγκεκριμένο πελάτη, θα ασχολείται προσωπικά με αυτόν, ώστε να επιλύονται άμεσα και υπεύθυνα τα θέματα που προκύπτουν. Στο πλαίσιο της επικοινωνίας εντάσσεται και η δυνατότητα του εξωτερικού συνεργάτη να επιτρέπει με το σύγχρονο εξοπλισμό του, απευθείας σύνδεση (on-line), προσβασιμότητα σε πραγματικό χρόνο (real time) για πληροφορίες που είναι απαραίτητες στον πελάτη του» καταλήγει η ίδια.

«Η διαρκής και ουσιαστική επικοινωνία αποτελεί καθοριστικό παράγοντα επιτυχίας της συνεργασίας» σύμφωνα με τον Ζ. Σωτηρόπουλο, και δεν αφορά μόνο στην ανταλλαγή απόψεων και πληροφοριών σχετικά με το αντικείμενο της μισθοδοσίας, αλλά επεκτείνεται και σε λοιπές γνωστικές περιοχές που αφορούν στο κύκλωμα αμοιβών της εταιρείας και την αντιμετώπιση φορολογικών, εργατικών και λογιστικών θεμάτων. Είναι η οδός για την απόκτηση αμοιβαίας εμπιστοσύνης και προσφέρει τη δυνατότητα για άμεσες λύσεις και αντιμετώπιση των επιχειρηματικών θεμάτων στη γέννησή τους, διασφαλίζοντας έτσι την ποιότητα της υπηρεσίας αλλά και την προστιθέμενη αξία και για τα δύο μέρη» σύμφωνα με τον ίδιο.

Για τον Κ. Μυλωνά «Η επικοινωνία ανάμεσα στην εταιρεία –πελάτη και τον πάροχο του Payroll Outsourcing είναι συνεχής και απαραίτητη. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται η πλήρης ταυτοποίηση των αναγκών της εταιρείας-πελάτη με την παρεχόμενη υπηρεσία και η εξασφάλιση ακρίβειας και αποτελεσματικότητας σε όλες τις διαδικασίες διαχείρισης και έκδοσης μισθοδοσίας» καταλήγει ο ίδιος.

Δυσκολίες Απόφασης
Μέσω της επιλογής outsourcing για οποιαδήποτε διαδικασία η εταιρεία έχει ως στόχο την καλύτερη αξιοποίηση όχι μόνο της τεχνολογίας και των αντίστοιχων επιτευγμάτων της αλλά ταυτόχρονα και την καλύτερη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού της εντέλει. Αποτελεί μία στρατηγική επιλογή για την ίδια όχι μόνο λόγω του μειωμένου κόστους αλλά ταυτόχρονα γιατί αποδεσμεύεται από χρονοβόρες διαδικασίες και μπορεί να αξιοποιήσει τα στελέχη της σε περισσότερο παραγωγικές εργασίες.

Αρκετοί είναι οι οργανισμοί που προβάλλουν τις δικές τους δυσκολίες τις οποίες χαρακτηρίζουν ως εμπόδια για την εξωτερική ανάθεση των εργασιών τους. Σύμφωνα με τον Κ. Μυλωνά «Η έλλειψη budget και η ανησυχία για τον τρόπο διαχείρισης ευαίσθητων ζητημάτων και κρίσιμων επιχειρηματικών διαδικασιών είναι κάποια από τα επιχειρήματα που ακούγονταν στο παρελθόν και αμφισβητούσαν την αξία του payroll outsourcing. Και τα δύο έχουν καταρριφθεί, καθώς ολοένα και περισσότερες επιχείρησης αναγνωρίζοντας την πολυπλοκότητα της διαδικασίας, έχουν συνειδητοποιήσει ότι η ανάθεση της μισθοδοσίας τους σε εξωτερικό, εξειδικευμένο πάροχο είναι πολύ πιο αποτελεσματική, αποδοτική και οικονομική από την εσωτερική διαχείρισή της».

Στο ίδιο κλίμα και η Α. Γιάκα αναφέρει επί του θέματος «Η έλλειψη Budget δεν αποτελεί θέμα δεδομένου ότι το payroll outsourcing πέραν των άλλων πλεονεκτημάτων του οδηγεί σε μείωση κόστους. Συνήθως πρέπει να καμφθεί η αντίληψη ότι χάνεται ο έλεγχος μιας κρίσιμης επιχειρηματικής δραστηριότητας. Όμως, η έκδοση της μισθοδοσίας δεν αποτελεί σε καμία περίπτωση κρίσιμη δραστηριότητα για μια επιχείρηση, αποτελεί απλώς μια ευαίσθητη δραστηριότητα που δεν χωρούν σφάλματα και καθυστερήσεις.

Επιπλέον, σε καμία περίπτωση η έκδοση της μισθοδοσίας δεν αποτελεί δραστηριότητα προστιθέμενης αξίας για μια επιχείρηση». Η απώλεια ελέγχου και αμεσότητας στην αντιμετώπιση ζητημάτων του προσωπικού, η αντίληψη ότι το κόστος είναι υψηλό, η ανησυχία σε σχέση με την τήρηση του απορρήτου και την ασφάλεια των δεδομένων, η ανησυχία για την ορθότητα της εκτέλεσης των μισθολογικών υπολογισμών λόγω της πολυπλοκότητας που διέπει τους εργαζόμενους της επιχείρησης, η αντίσταση στην αλλαγή και ο φόβος απώλειας της θέσης εργασίας, αφού η έκδοση μισθοδοσίας είναι αναγκαία για την επιχείρηση ενώ οι άλλες λειτουργίες της Διεύθυνσης Ανθρώπινων Πόρων μπορούν να ανασταλούν σε περιόδους οικονομικής κρίσης, αποτελούν τις κυριότερες δυσκολίες που αναφέρονται ως εμπόδια για την εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας από την Κ. Τριβυζά.

«Συνηθέστερα εμπόδια αναφέρονται η διασφάλιση της εμπιστευτικότητας, η αδυναμία του εξωτερικού συνεργάτη να καταρτίζει εξειδικευμένα reports/budgets, να καλύπτει την παρακολούθηση των συλλογικών συμβάσεων και των συχνών αλλαγών στα εργασιακά, να διασφαλίζει αξιόπιστη υποβολή ηλεκτρονικών αρχείων σε ΣΕΠΕ, ΟΑΕΔ, ΙΚΑ, ΤΣΜΕΔΕ κ.λπ., αλλά και να δίνει λύσεις σε φορολογικά και εργατικά θέματα ρουτίνας» αναφέρει η Ε. Μανιατοπούλου και συνεχίζει «Διατυπώνεται επίσης ανησυχία κατά πόσο ο εξωτερικός συνεργάτης εγγυάται την απρόσκοπτη διεκπεραίωση της μισθοδοσίας σε περιπτώσεις κρίσεων ή καταστροφών, αν διαθέτει δηλαδή disaster recovery plan».

Ολοκληρώνοντας ο Ζ. Σωτηρόπουλος εξηγεί σχετικά «Ξεκάθαρα η ανάθεση μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη αποτελεί στρατηγική απόφαση που απαιτεί ωριμότητα και συνειδητές αποφάσεις. Το εκάστοτε budget δε θα αποτελούσε ποτέ τροχοπέδη γιατί οι λύσεις outsourcing είναι στραμμένες στο να προσφέρουν μεσοπρόθεσμα οικονομικά οφέλη». «Η έλλειψη άμεσου ελέγχου της καθημερινότητας ενδεχόμενα αποτελεί εμπόδιο σε πολλές περιπτώσεις, όπως και η ενδεχόμενη αμφιβολία ορθής ροής πληροφοριών. Η διαμόρφωση ενός σωστού πλαισίου συνεργασίας (SLA) είναι η λύση για την ελαχιστοποίηση της ανασφάλειας που αφορά στην ποιότητα και ακρίβεια των παρεχομένων υπηρεσιών» καταλήγει ο ίδιος.


Payroll Software
Αναφορικά με τις εταιρείες που επιλέγουν να διατηρήσουν τη διαδικασία της μισθοδοσίας εσωτερικά αλλά και για τους παρόχους που δραστηριοποιούνται στον τομέα του payroll outsourcing και επιλέγουν το κατάλληλο software για την κύρια δραστηριότητά τους υπάρχουν σημεία τα οποία με μία προσεκτική προσέγγιση μπορούν να εξασφαλίσουν τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Στην αγορά υπάρχει διαθέσιμο πλήθος εφαρμογών διαχείρισης προσωπικού και μισθοδοσίας κα η επιλογή μιας ολοκληρωμένης εφαρμογής πρέπει να καλύπτει τις πραγματικές ανάγκες των εταιρειών. «Σήμερα συναντούμε εφαρμογές οι οποίες παρέχουν ξεχωριστές λύσεις είτε στη Μισθοδοσία είτε στο HR είτε στην Ωρομέτρηση, τα οποία απαιτούν υψηλό κόστος συντήρησης αλλά και διαχείρισης», αναφέρει σχετικά ο Βασίλης Πρασσάς, Διευθυντής Payroll & HR Software της Epsilon Net και συνεχίζει:

«Μια ολοκληρωμένη εφαρμογή προϋποθέτει την ενοποίηση όλων των λειτουργιών ενός τμήματος HR όπως, της έκδοσης Μισθοδοσίας, της Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων της αυτόματης ενημέρωσης από την Ωρομέτρηση, συνάμα με παροχής λύσεων Αυτοεξυπηρέτησης Εργαζομένων. Εκείνο όμως που έχει βαρύνουσα σημασία δεν είναι άλλο από το επίπεδο ανταπόκρισης σε όλες τις αλλαγές της νομοθεσίας που συνδέονται με τη Μισθοδοσία σε συνδυασμό με την παροχή συμβουλευτικής υποστήριξης για όλες τις υποενότητες του τμήματος HR».

Εκτός όμως από την επιλογή μίας ολοκληρωμένης εφαρμογής payroll κρίσιμης σημασίας θεωρείται και ο κατάλληλος εξωτερικός συνεργάτης. «Το βασικότερο κριτήριο επιλογής του συνεργάτη αποτελεί το όνομα του παρόχου που πρέπει να διαθέτει τόσο την εμπειρία όσο και την “προϋπηρεσία” στις λύσεις αυτές». «Σίγουρα ωστόσο θα πρέπει να αξιολογούνται και τα ακόλουθα δεδομένα:

α. Πληρότητα, αξιοπιστία, φιλικότητα συστήματος,
β. αυτοματοποίηση σε Μισθοδοσία & Ωρομέτρηση,
γ. επιστημονική εργατική υποστήριξη για την προσαρμογή στις αλλαγές της νομοθεσίας,
δ. εξωστρέφεια και αλληλεπίδραση προς τους εργαζόμενους με παροχή των εργαλείων αυτοεξυπηρέτησή τους» εξηγεί ο Β. Πρασσάς. «Αν όλα αυτά συνδυαστούν και με χαμηλό κόστος υποστήριξης και συντήρησης τότε θα πρόκειται για έναν άριστο συνδυασμό» καταλήγει ο ίδιος.

Τα «τεχνικά» χαρακτηριστικά του software σίγουρα συμβάλουν κατά μεγάλο μέρος στην τελική επιλογή όμως η εύρυθμη λειτουργία του καθώς επίσης και η υποχρέωση ή μη, συνεχούς εκπαίδευσης των στελεχών πρέπει να είναι ξεκάθαρα και με σαφή τρόπο προσδιορισμένα. Πώς όμως εξασφαλίζεται αυτή και ποιος είναι ο ρόλος του παρόχου για την κάλυψη αυτής της εξέχουσας ανάγκης;

Σύμφωνα με τον Β. Πρασσά «Η εύρυθμη λειτουργία εξασφαλίζεται από το ακόλουθο τρίπτυχο: α. φιλικότητα και πληρότητα των λύσεων που παρέχει η εφαρμογή, β. αυτοματοποίηση λειτουργιών διαχείρισης της μισθοδοσίας και της ωρομέτρησης, γ. άμεση και επιστημονική υποστήριξη. Ο πάροχος δεν αποτελεί απλά έναν προμηθευτή λογισμικού αλλά έναν επιστημονικό σύμβουλο ή καλύτερα "έναν εργατολόγο στις υπηρεσίες του χρήστη"» εξηγεί και συνεχίζει «Φυσικά και η άρτια εκπαίδευση όλων των στελεχών είναι προαπαιτούμενο. Είναι ωστόσο κάτι το οποίο διασφαλίζεται ευκολότερα διαμέσου τυποποιημένων και αυτοματοποιημένων διαδικασιών που παρέχει η ίδια η εφαρμογή».

Global Payroll
Πολλές είναι οι εταιρείες οι οποίες δραστηριοποιούνται σε περισσότερες από μία χώρες με την ανάγκη για μία διαδικασία payroll να μπορεί να ανταποκριθεί στις αντίστοιχες νομοθεσίες των διαφορετικών κρατών, να θεωρείται επιτακτική. Οι οργανισμοί σε κάθε περίπτωση οφείλουν να πραγματοποιούν τη διαδικασία της μισθοδοσίας με έγκυρο, έγκαιρο και συμβατό τρόπο.

Η ανάγκη για μείωση του λειτουργικού κόστους έχει οδηγήσει σε υψηλότερο συγκεντρωτισμό των διαδικασιών, ακόμη και της μισθοδοσίας. Σύμφωνα με την παγκόσμια έρευνα της Ernst & Young «Global Payroll: Myth or Reality?», που πραγματοποιήθηκε σε εταιρείες οι οποίες δραστηριοποιούνταν σε τουλάχιστον 4 διαφορετικές χώρες, η πλειοψηφία (60%) χρησιμοποιεί ταυτόχρονα και εσωτερικούς και εξωτερικούς συνεργάτες (blended method), το 28% έχει επιλέξει την in-house διαδικασία, ενώ το 12% μόνο προχώρησε σε payroll outsourcing (γράφημα.1).

Το μεγαλύτερο μέρος όμως των εταιρειών (54%) παραδέχτηκε ότι οι πολιτικές μισθοδοσίας που έχουν ορίσει μπορούν να παρουσιάσουν βελτιώσεις, ενώ μόλις το 15% δήλωσε ικανοποιημένο από αυτές (γράφημα 2). Οι μεγαλύτερες προκλήσεις που δήλωσαν ότι αντιμετωπίζουν κατά τη διαδικασία του payroll outsourcing είναι το κόστος (16%), η ικανότητα του εξωτερικού συνεργάτη να ανταποκριθεί στις ανάγκες της εταιρείας (14%), οι απαιτήσεις ως προς τις νομικές και κανονιστικές ρυθμίσεις που επικρατούν σε κάθε χώρα (12%), ενώ ακολουθούν ο φόβος για απώλεια ελέγχου (6%) και θέματα που αφορούν τη διαφορετικότητα σε επίπεδο πολιτισμού, γλώσσας ακόμη και τη διαφορά στην ώρα (γράφημα 3).

Σύμφωνα με την ίδια έρευνα οι εταιρείες αντιμετωπίζουν συχνά πολλές αγκυλώσεις στη διαδικασία της μισθοδοσίας με τα πιο συχνά προβλήματα να εμφανίζονται σε περιπτώσεις λανθασμένων παρακρατήσεων φόρου (24%), υποπληρωμές (17%), υπερπληρωμές (12%) και πληρωμές τρίτων (10%). Τέλος, μόνο το 21% των εταιρειών σκέφτεται να αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες μέρος της διαδικασίας του payroll που διαχειρίζονταν μέχρι τώρα εσωτερικά, ενώ αντίστοιχα από τις εταιρείες που έχουν επιλέξει την εξωτερική ανάθεση το 76% δήλωσε ότι δεν θα προχωρήσει σε εσωτερική ανάθεση μέρους ή όλης της διαδικασίας μέσα στους επόμενους μήνες.

HR Professional (T. 103)
« 1 2 3 4 ... 5 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778