HR PROFESSIONAL - HRMS: Η «τέχνη» της τεχνολογίας

Σάββατο, 18 Νοεμβρίου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

HR Technology

HRMS: Η «τέχνη» της τεχνολογίας

10 Ιανουαρίου 2014 | 09:55 Γράφει η Τζένη  Αναγνωστοπούλου Topics: HRMS,Special Reports

Με επίκεντρο την αύξηση της παραγωγικότητας και την αξία που προσφέρει ο ανθρώπινος παράγοντας, οι Διευθύνσεις Ανθρώπινου Δυναμικού καλούνται να εντείνουν τη στρατηγική συμβολή τους στα εταιρικά αποτελέσματα. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να έχουν στη διάθεσή τους τα κατάλληλα εργαλεία τεχνολογίας ώστε να βελτιώσουν την πρόσβαση σε έγκαιρες και ακριβείς πληροφορίες που βοηθούν στις ενημερωμένες επιχειρηματικές αποφάσεις.

Οι τεχνολογικές λύσεις για τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού που διατίθενται σήμερα στην αγορά ποικίλουν και μπορούν να ανταποκριθούν σε πολλαπλές ανάγκες. Οι επιλογές είναι πολλές και εξαρτώνται από τις επιχειρηματικές απαιτήσεις που ο κάθε οργανισμός επιθυμεί να καλύψει. Κάποια βασικά Human Resources Management Systems και οι τομείς που καλύπτουν είναι τα εξής:

  • Βάση δεδομένων των εργαζομένων - Η βάση δεδομένων των εργαζομένων ή η βάση δεδομένων του ανθρώπινου δυναμικού είναι ένα κοινό χαρακτηριστικό σε όλα τα σχετικά συστήματα. Μπορεί να διαφέρουν αναφορικά με τις επιλογές και τις δυνατότητες που παρέχουν, αλλά τα εν λόγω συστήματα έχουν κάποιο είδος βάσης δεδομένων των εργαζομένων από την οποία τα στελέχη HR μπορούν να ξεκινήσουν. Μια τέτοια βάση είναι πιθανό να περιέχει πεδία για τις περισσότερες από τις πληροφορίες που αφορούν τους εργαζόμενους και δίνει τη δυνατότητα για βέλτιστη διαχείρισή τους.
  • Μισθοδοσία – Πολλά HRMS προσφέρουν ως επιλογή εφαρμογές λογισμικού μισθοδοσίας. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα τα οφέλη ενός ολοκληρωμένου πακέτου. Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα αυτής της επιλογής είναι ότι όλα τα δεδομένα HR και Μισθοδοσίας περιέχονται σε ένα ενιαίο σύστημα. Ως εκ τούτου, η διπλή καταχώριση ή η μεταφορά των δεδομένων εξαλείφεται. Τα συστήματα που δεν περιλαμβάνουν μισθοδοσία προσφέρουν συνήθως μια ποικιλία διασυνδέσεων για να παρέχει σε τρίτους τη δυνατότητα της εισαγωγής ή εξαγωγής δεδομένων. Αν δεν σκοπεύετε να αλλάξετε την εφαρμογή της μισθοδοσίας σας, αυτή ίσως είναι η καλύτερη λύση. Βεβαιωθείτε ότι ο πάροχος που θα επιλέξετε προσφέρει μια επιλογή μισθοδοσίας ή είναι σε θέση να παρέχει μια διασύνδεση με την υπάρχουσα εφαρμογή μισθοδοσίας.
  • Παρουσία – Ο χειροκίνητος εντοπισμός παρουσίας και δεδουλευμένων των εργαζομένων αποτελεί μια χρονοβόρα διαδικασία για τα στελέχη HR που δεν απολαμβάνουν τα πλεονεκτήματα ενός αυτοματοποιημένου HRMS.
  • Ωρομέτρηση - Στο παρελθόν οι περισσότεροι προμηθευτές λογισμικού HR δεν προσέφεραν τη λύση της ωρομέτρησης. Συνήθως συνεργάζονταν με τρίτα μέρη και είχαν δημιουργήσει διασυνδέσεις για την εισαγωγή δεδομένων στο σύστημά τους. Ωστόσο, τα τελευταία λίγα χρόνια, πολλές εταιρείες παροχής HRMS έχουν αρχίσει να δημιουργούν τις δικές τους ολοκληρωμένες εφαρμογές για την καταγραφή των ωρών που χρησιμοποιούνται για τη μισθοδοσία. Τα δεδομένα του χρόνου μπορούν να συλλέγονται με ποικιλία τρόπων. Ο ευκολότερος είναι ένα απλό online φύλλο του χρόνου των εργαζομένων. Ο εργαζόμενος απλά εισάγει τις ώρες που εργάστηκε και υποβάλλει τις πληροφορίες. Μερικά web based συστήματα λειτουργούν όπως το ρολόι. Οι εργαζόμενοι συνδέονται κατά την άφιξή τους, εισάγουν την ώρα που κάνουν διάλειμμα κ.λπ. Η τρίτη επιλογή μπορεί να περιλαμβάνει την πραγματική χρήση των πραγματικών ρολογιών που ενσωματώνονται σε μια εφαρμογή λογισμικού και στις εφαρμογές HR και μισθοδοσίας.
  • Διαχείριση Εκπαίδευσης - Τα περισσότερα, αν όχι όλα, Human Resources Management Systems ή οι εφαρμογές λογισμικού HR, παρέχουν τη δυνατότητα να παρακολουθείτε βασικά δεδομένα εκπαίδευσης, όπως όταν κάποιος εργαζόμενος παρακολούθησε ένα μάθημα και σκοπεύει να παρακολουθήσει και κάποιο άλλο. Κάποιοι κλάδοι εξ αντικειμένου πρέπει να παρακολουθούν πολλά περισσότερα δεδομένα κατάρτισης σε σχέση με κάποιους άλλους. Για παράδειγμα, οι οργανισμοί που δραστηριοποιούνται στην Υγεία ή στον κατασκευαστικό κλάδο πρέπει να γνωρίζουν πότε κάποιος εργαζόμενος παρακολούθησε κάποια εκπαίδευση, πότε πρέπει να ξαναπαρακολουθήσει, ποιες πιστοποιήσεις έχει ή ποιες χρειάζεται κ.λπ. Μπορούν επίσης να παρακολουθούν την κατάρτιση που απαιτείται από το αντικείμενο της εργασίας. Μερικά συστήματα στην αγορά ενσωματώνουν το σύστημα διαχείρισης της εκπαίδευσης με ένα σύστημα Employee Self Service. Στην περίπτωση αυτή, οι εργαζόμενοι ενδέχεται να είναι σε θέση να δουν τις λεπτομέρειες μιας κατάρτισης ή να εγγραφούν on line σε κάποια εκπαίδευση.
  • Διαχείριση Προσλήψεων – Πολλές on line επιλογές προσλήψεων προσφέρουν τη δυνατότητα να συνδέονται τα δεδομένα με την εταιρική ιστοσελίδα. Με αυτήν την επιλογή, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να υποβάλουν το βιογραφικό τους για θέσεις εργασίας απευθείας στο site της εταιρείας. Το πλεονέκτημα είναι ότι όλα αυτά τα δεδομένα καταγράφονται σε μια βάση δεδομένων που μπορεί στη συνέχεια να διερευνηθεί και να αναδειχθεί ο πιο κατάλληλος υποψήφιος. Μερικά συστήματα προχωρούν τη διαδικασία ένα βήμα παραπέρα, προσφέροντας ένα self-service σύστημα με το οποίο ο υποψήφιος μπορεί να δημιουργήσει ένα προφίλ και να παρακολουθεί τα στάδια της διαδικασίας πρόσληψης.
  • Employee Self Service - Τα ESS συστήματα παρέχουν στους εργαζόμενους ή στους managers τη δυνατότητα πρόσβασης και, αν υπάρχει η σχετική έγκριση, τη δυνατότητα να αλλάξουν τα δεδομένα που σχετίζονται με τους ίδιους ή τους συνεργάτες\υφισταμένους τους σε απευθείας σύνδεση ή μέσω του intranet της εταιρείας. Τα πλεονεκτήματα των συστημάτων αυτών είναι προφανή. Οι managers και οι εργαζόμενοι έχουν τη δυνατότητα να αναζητήσουν σημαντικές λεπτομέρειες σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό, χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνήσουν με τις Διευθύνσεις HR. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνoυν απλές δημογραφικές λεπτομέρειες ή να περιλαμβάνουν πιο προσωπικά δεδομένα, στοιχεία για την ωρομέτρηση, την παρουσία στον εργασιακό χώρο, την εκπαίδευση τη διαχείριση της απόδοσης, τη διαχείριση της διαδοχής κατάστασης, πληροφορίες μισθοδοσίας κ.λπ. Τα περισσότερα συστήματα θα παρέχουν για κάποιο είδος της αυτοματοποιημένης ροής εργασιών. Όταν ένας εργαζόμενος κάνει μια αλλαγή στα δεδομένα, οι πληροφορίες μπορεί να αλλάξουν αυτόματα ή μπορεί να πρέπει να περάσουν από μια διαδικασία έγκρισης, κατά την οποία ο προϊστάμενός του μπορεί να εγκρίνει ή να αρνηθεί την αίτηση πριν το HR προβεί στην τελική αλλαγή.
  • Manager Self Service - Ένα βασικό στοιχείο, και μερικές φορές πιο σημαντικό, του Employee Self Service είναι αυτό το Manager self-service που προαναφέρθηκε. Αυτή η υπηρεσία δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθούν τα δεδομένα και, αν υπάρχει η εξουσιοδότηση να αλλάζουν τα δεδομένα σχετικά με τους άμεσους και έμμεσους συνεργάτες τους. Οι managers που χρησιμοποιούν ένα προϊόν ESS που περιλαμβάνει το manager self-service, μπορούν αλλάξουν ή να εγκρίνουν τις αλλαγές στα δεδομένα των εργαζομένων χωρίς την εμπλοκή της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού.
  • Ειδοποιήσεις μέσω email – Τα περισσότερα λογισμικά HR τώρα πια προσφέρουν κάποιο σύστημα ειδοποίησης email. Το σημαντικό είναι πώς λειτουργούν αυτά τα συστήματα. Οι επαγγελματίες του HR έχουν την υποχρέωση να παρακολουθούν ένα σημαντικό αριθμό από ημερομηνίες που αφορούν τους ανθρώπους του οργανισμού. Αυτά τα στοιχεία μπορεί να περιλαμβάνουν γενέθλια, επετείους, επανεξέταση σε πιστοποιήσεις, ημερομηνίες υποχρεωτικής εκπαίδευσης κ.λπ. Με αυτές τις ειδοποιήσεις, θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε αυτόματα ηλεκτρονικά μηνύματα που βασίζονται σε συγκεκριμένες ημερομηνίες. Για παράδειγμα, όταν πλησιάζει ο καιρός για μια αναθεώρηση, μπορείτε να στείλετε ένα email σε δύο managers αλλά και σε κάποιους άλλους εργαζόμενους αναφέροντας την ημερομηνία που πρέπει να γίνει αυτό.
  • Παροχές εργαζομένων – Οι περισσότερες τεχνολογικές λύσεις HR παρέχουν δυνατότητα παρακολούθησης των δεδομένων παροχών σε εργαζόμενους. Με βάση αυτά τα δεδομένα οι Διευθύνσεις Ανθρώπινου Δυναμικού είναι σε θέση να υποβάλουν εισηγήσεις και αναφορές σχετικά με το ποιοι εργαζόμενοι έχουν ορισμένες επιλογές παροχών, ποιο είναι το κόστος για τους εργαζόμενους αλλά και τον εργοδότη. Τα περισσότερα HRMS έχουν παρόμοιες λειτουργίες. Σε αυτό που διαφέρουν είναι η ευκολία στην εισαγωγή και η προσθήκη στα προγράμματα παροχών. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα που θα επιλέξετε μπορεί να διαχειριστεί άμεσα τους υπολογισμούς που σχετίζονται με τα προγράμματα παροχών σας.
  • Carrier Connect - Αυτό είναι ένα χαρακτηριστικό που έχει γίνει δημοφιλές τα τελευταία χρόνια. Με αυτήν την επιλογή, τα στελέχη HR έχουν τη δυνατότητα να μεταφέρουν δεδομένα που σχετίζονται με παροχές απευθείας στον πάροχο. Αυτό επιτυγχάνεται με τη χρήση των διασυνδέσεων. Αν ο προμηθευτής του λογισμικού HR δεν έχει συνεργαστεί με τον προμηθευτή των παροχών σας, θα πρέπει πιθανότατα να δημιουργήσει ένα interface το οποίο μπορεί αποδειχθεί δαπανηρή και χρονοβόρα υπόθεση. Αν σκέφτεστε αυτή την επιλογή, είναι σημαντικό να εξετάσετε αν ο πάροχος της σχετικής τεχνολογίας έχει ήδη τις διασυνδέσεις που χρειάζεστε. Και αν όχι, να εξετάσετε ποιος είναι ο χρόνος και το κόστος για αυτή την επιλογή.
  • Έλεγχος θέσης – Τα HR Συστήματα συνήθως παρακολουθούν τα στοιχεία που σχετίζονται με τον εργαζόμενο όπως την εκπαίδευση, τις αμοιβές, την ανάπτυξη των εργαζομένων, τη μισθολογική εξέλιξη, την επαγγελματική ιδιότητα και συνδέονται άμεσα με το αρχείο των εργαζομένων. Τα Συστήματα ελέγχου Θέσης διαφέρουν στο ότι συνδέουν όλα αυτά τα δεδομένα, και τα δεδομένα που σχετίζονται με τις επιτακτικές ανάγκες της θέσης. Στην περίπτωση των δυνατοτήτων για αναφορές, αυτή είναι μια σημαντική διαφορά.
  • Διαχείριση Απόδοσης και αποζημίωσης - Αυτό αναδεικνύεται σε ολοένα και πιο δημοφιλές σύστημα HR. Υπάρχουν κάποιες διαδικασίες που είναι πιο δύσκολο να τυποποιηθούν και πιο χρονοβόρες από τη διαδικασία της ανασκόπησης. Βασικά, αυτά τα συστήματα αυτοματοποιούν τη διαδικασία και μειώνουν τη γραφειοκρατία που σχετίζεται την ανασκόπηση. Οι managers θα αξιολογήσουν τους εργαζόμενους σύμφωνα κάποιες αρμοδιότητές. Κατά τη διάρκεια του έτους, οι στόχοι για κάθε εργαζόμενο μπορούν να καθοριστούν. Στη συνέχεια, οι εργαζόμενοι και οι διαχειριστές μπορούν να παρακολουθούν την επιτυχία και την πρόοδο του κάθε στόχου, πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη διαδικασία επανεξέτασης.
  • Πλάνα Διαδοχής - Με αυτές τις επιλογές, οι managers \προϊστάμενοι είναι σε θέση να καθορίσουν την πορεία της σταδιοδρομίας κάθε εργαζομένου και να εντοπίσουν τις απαιτήσεις για την επίτευξη αυτών των στόχων. Τα συστήματα αυτά μπορούν να ενσωματωθούν άμεσα με το λογισμικό αξιολόγησης της απόδοσης ή με τα συστήματα διαχείρισης της εκπαίδευσης.
  • Συμμόρφωση με κυβερνητικές οδηγίες – Τα στελέχη του ανθρώπινου δυναμικού παρακολουθούν τη συμμόρφωση με τις κυβερνητικές οδηγίες κάτι που περιλαμβάνεται στα περισσότερα αν όχι σε όλα τα HRMS.
  • Αναφορές – Κάθε λογισμικό HR προσφέρει κάποιο είδος αναφοράς και περιλαμβάνει ένα μεγάλο αριθμό τυποποιημένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τις πληροφορίες εντός του συστήματός σας. Η πολυπλοκότητα, η φιλικότητα προς τον χρήστη, καθώς και οι δυνατότητες αυτών των αναφορών διαφέρουν παρά πολύ. Θα πρέπει να δαπανηθεί κάποιος χρόνος για να εξετάσετε και αυτή την παράμετρο κατά την επιλογή λογισμικού HR.

Οι τεχνολογικές λύσεις για τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού που διατίθενται σήμερα στην αγορά ποικίλουν και μπορούν να ανταποκριθούν σε πολλαπλές ανάγκες. Οι επιλογές είναι πολλές και εξαρτώνται από τις επιχειρηματικές απαιτήσεις που ο κάθε οργανισμός επιθυμεί να καλύψει. Κάποια βασικά Human Resources Management Systems και οι τομείς που καλύπτουν είναι τα εξής:

  • Βάση δεδομένων των εργαζομένων - Η βάση δεδομένων των εργαζομένων ή η βάση δεδομένων του ανθρώπινου δυναμικού είναι ένα κοινό χαρακτηριστικό σε όλα τα σχετικά συστήματα. Μπορεί να διαφέρουν αναφορικά με τις επιλογές και τις δυνατότητες που παρέχουν, αλλά τα εν λόγω συστήματα έχουν κάποιο είδος βάσης δεδομένων των εργαζομένων από την οποία τα στελέχη HR μπορούν να ξεκινήσουν. Μια τέτοια βάση είναι πιθανό να περιέχει πεδία για τις περισσότερες από τις πληροφορίες που αφορούν τους εργαζόμενους και δίνει τη δυνατότητα για βέλτιστη διαχείρισή τους.
  • Μισθοδοσία – Πολλά HRMS προσφέρουν ως επιλογή εφαρμογές λογισμικού μισθοδοσίας. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα τα οφέλη ενός ολοκληρωμένου πακέτου. Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα αυτής της επιλογής είναι ότι όλα τα δεδομένα HR και Μισθοδοσίας περιέχονται σε ένα ενιαίο σύστημα. Ως εκ τούτου, η διπλή καταχώριση ή η μεταφορά των δεδομένων εξαλείφεται. Τα συστήματα που δεν περιλαμβάνουν μισθοδοσία προσφέρουν συνήθως μια ποικιλία διασυνδέσεων για να παρέχει σε τρίτους τη δυνατότητα της εισαγωγής ή εξαγωγής δεδομένων. Αν δεν σκοπεύετε να αλλάξετε την εφαρμογή της μισθοδοσίας σας, αυτή ίσως είναι η καλύτερη λύση. Βεβαιωθείτε ότι ο πάροχος που θα επιλέξετε προσφέρει μια επιλογή μισθοδοσίας ή είναι σε θέση να παρέχει μια διασύνδεση με την υπάρχουσα εφαρμογή μισθοδοσίας.
  • Παρουσία – Ο χειροκίνητος εντοπισμός παρουσίας και δεδουλευμένων των εργαζομένων αποτελεί μια χρονοβόρα διαδικασία για τα στελέχη HR που δεν απολαμβάνουν τα πλεονεκτήματα ενός αυτοματοποιημένου HRMS.
  • Ωρομέτρηση - Στο παρελθόν οι περισσότεροι προμηθευτές λογισμικού HR δεν προσέφεραν τη λύση της ωρομέτρησης. Συνήθως συνεργάζονταν με τρίτα μέρη και είχαν δημιουργήσει διασυνδέσεις για την εισαγωγή δεδομένων στο σύστημά τους. Ωστόσο, τα τελευταία λίγα χρόνια, πολλές εταιρείες παροχής HRMS έχουν αρχίσει να δημιουργούν τις δικές τους ολοκληρωμένες εφαρμογές για την καταγραφή των ωρών που χρησιμοποιούνται για τη μισθοδοσία. Τα δεδομένα του χρόνου μπορούν να συλλέγονται με ποικιλία τρόπων. Ο ευκολότερος είναι ένα απλό online φύλλο του χρόνου των εργαζομένων. Ο εργαζόμενος απλά εισάγει τις ώρες που εργάστηκε και υποβάλλει τις πληροφορίες. Μερικά web based συστήματα λειτουργούν όπως το ρολόι. Οι εργαζόμενοι συνδέονται κατά την άφιξή τους, εισάγουν την ώρα που κάνουν διάλειμμα κ.λπ. Η τρίτη επιλογή μπορεί να περιλαμβάνει την πραγματική χρήση των πραγματικών ρολογιών που ενσωματώνονται σε μια εφαρμογή λογισμικού και στις εφαρμογές HR και μισθοδοσίας.
  • Διαχείριση Εκπαίδευσης - Τα περισσότερα, αν όχι όλα, Human Resources Management Systems ή οι εφαρμογές λογισμικού HR, παρέχουν τη δυνατότητα να παρακολουθείτε βασικά δεδομένα εκπαίδευσης, όπως όταν κάποιος εργαζόμενος παρακολούθησε ένα μάθημα και σκοπεύει να παρακολουθήσει και κάποιο άλλο. Κάποιοι κλάδοι εξ αντικειμένου πρέπει να παρακολουθούν πολλά περισσότερα δεδομένα κατάρτισης σε σχέση με κάποιους άλλους. Για παράδειγμα, οι οργανισμοί που δραστηριοποιούνται στην Υγεία ή στον κατασκευαστικό κλάδο πρέπει να γνωρίζουν πότε κάποιος εργαζόμενος παρακολούθησε κάποια εκπαίδευση, πότε πρέπει να ξαναπαρακολουθήσει, ποιες πιστοποιήσεις έχει ή ποιες χρειάζεται κ.λπ. Μπορούν επίσης να παρακολουθούν την κατάρτιση που απαιτείται από το αντικείμενο της εργασίας. Μερικά συστήματα στην αγορά ενσωματώνουν το σύστημα διαχείρισης της εκπαίδευσης με ένα σύστημα Employee Self Service. Στην περίπτωση αυτή, οι εργαζόμενοι ενδέχεται να είναι σε θέση να δουν τις λεπτομέρειες μιας κατάρτισης ή να εγγραφούν on line σε κάποια εκπαίδευση.
  • Διαχείριση Προσλήψεων – Πολλές on line επιλογές προσλήψεων προσφέρουν τη δυνατότητα να συνδέονται τα δεδομένα με την εταιρική ιστοσελίδα. Με αυτήν την επιλογή, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να υποβάλουν το βιογραφικό τους για θέσεις εργασίας απευθείας στο site της εταιρείας. Το πλεονέκτημα είναι ότι όλα αυτά τα δεδομένα καταγράφονται σε μια βάση δεδομένων που μπορεί στη συνέχεια να διερευνηθεί και να αναδειχθεί ο πιο κατάλληλος υποψήφιος. Μερικά συστήματα προχωρούν τη διαδικασία ένα βήμα παραπέρα, προσφέροντας ένα self-service σύστημα με το οποίο ο υποψήφιος μπορεί να δημιουργήσει ένα προφίλ και να παρακολουθεί τα στάδια της διαδικασίας πρόσληψης.
  • Employee Self Service - Τα ESS συστήματα παρέχουν στους εργαζόμενους ή στους managers τη δυνατότητα πρόσβασης και, αν υπάρχει η σχετική έγκριση, τη δυνατότητα να αλλάξουν τα δεδομένα που σχετίζονται με τους ίδιους ή τους συνεργάτες\υφισταμένους τους σε απευθείας σύνδεση ή μέσω του intranet της εταιρείας. Τα πλεονεκτήματα των συστημάτων αυτών είναι προφανή. Οι managers και οι εργαζόμενοι έχουν τη δυνατότητα να αναζητήσουν σημαντικές λεπτομέρειες σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό, χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνήσουν με τις Διευθύνσεις HR. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνoυν απλές δημογραφικές λεπτομέρειες ή να περιλαμβάνουν πιο προσωπικά δεδομένα, στοιχεία για την ωρομέτρηση, την παρουσία στον εργασιακό χώρο, την εκπαίδευση τη διαχείριση της απόδοσης, τη διαχείριση της διαδοχής κατάστασης, πληροφορίες μισθοδοσίας κ.λπ. Τα περισσότερα συστήματα θα παρέχουν για κάποιο είδος της αυτοματοποιημένης ροής εργασιών. Όταν ένας εργαζόμενος κάνει μια αλλαγή στα δεδομένα, οι πληροφορίες μπορεί να αλλάξουν αυτόματα ή μπορεί να πρέπει να περάσουν από μια διαδικασία έγκρισης, κατά την οποία ο προϊστάμενός του μπορεί να εγκρίνει ή να αρνηθεί την αίτηση πριν το HR προβεί στην τελική αλλαγή.
  • Manager Self Service - Ένα βασικό στοιχείο, και μερικές φορές πιο σημαντικό, του Employee Self Service είναι αυτό το Manager self-service που προαναφέρθηκε. Αυτή η υπηρεσία δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθούν τα δεδομένα και, αν υπάρχει η εξουσιοδότηση να αλλάζουν τα δεδομένα σχετικά με τους άμεσους και έμμεσους συνεργάτες τους. Οι managers που χρησιμοποιούν ένα προϊόν ESS που περιλαμβάνει το manager self-service, μπορούν αλλάξουν ή να εγκρίνουν τις αλλαγές στα δεδομένα των εργαζομένων χωρίς την εμπλοκή της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού.
  • Ειδοποιήσεις μέσω email – Τα περισσότερα λογισμικά HR τώρα πια προσφέρουν κάποιο σύστημα ειδοποίησης email. Το σημαντικό είναι πώς λειτουργούν αυτά τα συστήματα. Οι επαγγελματίες του HR έχουν την υποχρέωση να παρακολουθούν ένα σημαντικό αριθμό από ημερομηνίες που αφορούν τους ανθρώπους του οργανισμού. Αυτά τα στοιχεία μπορεί να περιλαμβάνουν γενέθλια, επετείους, επανεξέταση σε πιστοποιήσεις, ημερομηνίες υποχρεωτικής εκπαίδευσης κ.λπ. Με αυτές τις ειδοποιήσεις, θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε αυτόματα ηλεκτρονικά μηνύματα που βασίζονται σε συγκεκριμένες ημερομηνίες. Για παράδειγμα, όταν πλησιάζει ο καιρός για μια αναθεώρηση, μπορείτε να στείλετε ένα email σε δύο managers αλλά και σε κάποιους άλλους εργαζόμενους αναφέροντας την ημερομηνία που πρέπει να γίνει αυτό.
  • Παροχές εργαζομένων – Οι περισσότερες τεχνολογικές λύσεις HR παρέχουν δυνατότητα παρακολούθησης των δεδομένων παροχών σε εργαζόμενους. Με βάση αυτά τα δεδομένα οι Διευθύνσεις Ανθρώπινου Δυναμικού είναι σε θέση να υποβάλουν εισηγήσεις και αναφορές σχετικά με το ποιοι εργαζόμενοι έχουν ορισμένες επιλογές παροχών, ποιο είναι το κόστος για τους εργαζόμενους αλλά και τον εργοδότη. Τα περισσότερα HRMS έχουν παρόμοιες λειτουργίες. Σε αυτό που διαφέρουν είναι η ευκολία στην εισαγωγή και η προσθήκη στα προγράμματα παροχών. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα που θα επιλέξετε μπορεί να διαχειριστεί άμεσα τους υπολογισμούς που σχετίζονται με τα προγράμματα παροχών σας.
  • Carrier Connect - Αυτό είναι ένα χαρακτηριστικό που έχει γίνει δημοφιλές τα τελευταία χρόνια. Με αυτήν την επιλογή, τα στελέχη HR έχουν τη δυνατότητα να μεταφέρουν δεδομένα που σχετίζονται με παροχές απευθείας στον πάροχο. Αυτό επιτυγχάνεται με τη χρήση των διασυνδέσεων. Αν ο προμηθευτής του λογισμικού HR δεν έχει συνεργαστεί με τον προμηθευτή των παροχών σας, θα πρέπει πιθανότατα να δημιουργήσει ένα interface το οποίο μπορεί αποδειχθεί δαπανηρή και χρονοβόρα υπόθεση. Αν σκέφτεστε αυτή την επιλογή, είναι σημαντικό να εξετάσετε αν ο πάροχος της σχετικής τεχνολογίας έχει ήδη τις διασυνδέσεις που χρειάζεστε. Και αν όχι, να εξετάσετε ποιος είναι ο χρόνος και το κόστος για αυτή την επιλογή.
  • Έλεγχος θέσης – Τα HR Συστήματα συνήθως παρακολουθούν τα στοιχεία που σχετίζονται με τον εργαζόμενο όπως την εκπαίδευση, τις αμοιβές, την ανάπτυξη των εργαζομένων, τη μισθολογική εξέλιξη, την επαγγελματική ιδιότητα και συνδέονται άμεσα με το αρχείο των εργαζομένων. Τα Συστήματα ελέγχου Θέσης διαφέρουν στο ότι συνδέουν όλα αυτά τα δεδομένα, και τα δεδομένα που σχετίζονται με τις επιτακτικές ανάγκες της θέσης. Στην περίπτωση των δυνατοτήτων για αναφορές, αυτή είναι μια σημαντική διαφορά.
  • Διαχείριση Απόδοσης και αποζημίωσης - Αυτό αναδεικνύεται σε ολοένα και πιο δημοφιλές σύστημα HR. Υπάρχουν κάποιες διαδικασίες που είναι πιο δύσκολο να τυποποιηθούν και πιο χρονοβόρες από τη διαδικασία της ανασκόπησης. Βασικά, αυτά τα συστήματα αυτοματοποιούν τη διαδικασία και μειώνουν τη γραφειοκρατία που σχετίζεται την ανασκόπηση. Οι managers θα αξιολογήσουν τους εργαζόμενους σύμφωνα κάποιες αρμοδιότητές. Κατά τη διάρκεια του έτους, οι στόχοι για κάθε εργαζόμενο μπορούν να καθοριστούν. Στη συνέχεια, οι εργαζόμενοι και οι διαχειριστές μπορούν να παρακολουθούν την επιτυχία και την πρόοδο του κάθε στόχου, πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη διαδικασία επανεξέτασης.
  • Πλάνα Διαδοχής - Με αυτές τις επιλογές, οι managers \προϊστάμενοι είναι σε θέση να καθορίσουν την πορεία της σταδιοδρομίας κάθε εργαζομένου και να εντοπίσουν τις απαιτήσεις για την επίτευξη αυτών των στόχων. Τα συστήματα αυτά μπορούν να ενσωματωθούν άμεσα με το λογισμικό αξιολόγησης της απόδοσης ή με τα συστήματα διαχείρισης της εκπαίδευσης.
  • Συμμόρφωση με κυβερνητικές οδηγίες – Τα στελέχη του ανθρώπινου δυναμικού παρακολουθούν τη συμμόρφωση με τις κυβερνητικές οδηγίες κάτι που περιλαμβάνεται στα περισσότερα αν όχι σε όλα τα HRMS.
  • Αναφορές – Κάθε λογισμικό HR προσφέρει κάποιο είδος αναφοράς και περιλαμβάνει ένα μεγάλο αριθμό τυποποιημένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τις πληροφορίες εντός του συστήματός σας. Η πολυπλοκότητα, η φιλικότητα προς τον χρήστη, καθώς και οι δυνατότητες αυτών των αναφορών διαφέρουν παρά πολύ. Θα πρέπει να δαπανηθεί κάποιος χρόνος για να εξετάσετε και αυτή την παράμετρο κατά την επιλογή λογισμικού HR.

Οφέλη
Είναι προφανές ότι η αγορά προσφέρει αρκετές λύσεις HRMS που μπορούν να βοηθήσουν τα στελέχη της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού να προσφέρουν αξία στην επιχείρηση. Είτε επιλέξετε ένα σύστημα που περιλαμβάνει όλα τα παραπάνω είτε κάποια από αυτά είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα αποκομίσετε πολλαπλά οφέλη. «Ένα Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού αποτελεί για μια επιχείρηση ένα ισχυρό εργαλείο που προσφέρει το κατάλληλο υπόβαθρο για την επίτευξη άριστης οργάνωσης και λειτουργίας του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού της» εξηγεί η Ζωή Δουζένη, Executive Vice President, της Data Communication και συνεχίζει «Μέσω της υιοθέτησης ενός τέτοιου συστήματος γίνεται δυνατή η αποτελεσματικότερη διαχείριση σε διάφορους τομείς του HR όπως η μισθοδοσία, η διαχείριση του ωραρίου, η προσέλκυση και επιλογή του κατάλληλου προσωπικού, η αξιολόγηση των εργαζομένων καθώς και η ανάπτυξή αυτών. Αυτό για μια επιχείρηση σημαίνει ευκολότερη αντιμετώπιση καθημερινών ζητημάτων διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, ευκολότερη λήψη αποφάσεων από τη Διοίκηση και συνεπώς σημαντική εξοικονόμηση πόρων».

«Η νέα τάση στα συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού επιτάσσει τη χρήση διαδικτυακών τεχνολογιών που παρέχουν τόσο στο HR όσο και στους εργαζόμενους μιας επιχείρησης πολλαπλά οφέλη πέρα των “παραδοσιακών”. Αυτοματοποιημένες διαδικασίες, άμεση και εύκολη ενημέρωση σε σημαντικές πληροφορίες, ακρίβεια δεδομένων, εργασιακή δέσμευση των εργαζομένων, αποσυμφόρηση των στελεχών της ΔΑΔ από εργασίες ρουτίνας, μείωση διαχειριστικού κόστους και αλληλεπίδραση μεταξύ εργαζομένων και επιχείρησης είναι μόνο μερικά από τα βασικότερα οφέλη της χρήσης ενός ολοκληρωμένου συστήματος HRMS» επισημαίνει ο Σωτήρης Κούκιας, Διευθυντής Πωλήσεων της SCAN INFORMATION SYSTEMS.

Ο ίδιος τονίζει ότι «Η χρήση HRMS που περιλαμβάνει εργαλεία που αξιοποιούν τις διαδικτυακές τεχνολογίες όπως το Self Service ή το Mobile Solution, παρέχουν τη δυνατότητα στους Διευθυντές Ανθρώπινου Δυναμικού να διαχειριστούν τις ομάδες τους και να έχουν μια συνολική αντίληψη της παρουσίας, της απασχόλησης, της απόδοσης, της εκπαίδευσης και της διαχείρισης των πάσης φύσεων αιτημάτων των εργαζομένων. Από την άλλη, παρέχεται στους εργαζόμενους της επιχείρησης, άμεση και ασφαλή πρόσβαση στα στοιχεία που τους αφορούν και κυρίως η δυνατότητα να αλληλεπιδρούν με το διευθυντή τους και με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού».

«Το όφελος στην εποχή μας σημαίνει α) μείωση λειτουργικού κόστους της κάθε επιχείρησης, β) ελαχιστοποίηση γραφειοκρατίας, γ) ενοποίηση λειτουργιών HR, δ) ασφάλεια στις αλλαγές της νομοθεσίας» αναφέρει ο Βασίλης Πρασσάς, Διευθυντής Εφαρμογών PAYROLL & HR της Epsilon Net. «Ένα ολοκληρωμένο σύστημα HRMS θα πρέπει να παρέχει όλα τα παραπάνω και συγχρόνως να ενισχύει την εταιρική ευθύνη προς το προσωπικό της επιχείρησης διαμέσου υπηρεσιών διευκόλυνσης των εργαζομένων. Σε αυτή την κατεύθυνση δραστηριοποιούνται σήμερα τα νέα συστήματα που συνεχώς κερδίζουν έδαφος έναντι των παλαιότερων δυσλειτουργικών και υψηλού κόστους και παραμετροποίησης, προγραμμάτων» καταλήγει.

«Κοινές απώτερες επιδιώξεις κατά τη διαδικασία επιλογής επιχειρησιακού συστήματος αποτελούν η ομογενοποίηση και πλήρης αυτοματοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών, η δυναμική εναρμόνιση με τις διαρκώς μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς και η υποστήριξη των εμφανιζόμενων επιχειρησιακών απαιτήσεων ιδιαίτερα σε περιόδους ύφεσης και οικονομικής κρίσης μέσω της υιοθέτησης βέλτιστων επιχειρησιακών πρακτικών που αποσκοπούν στην απόλυτη ευθυγράμμιση των επιμέρους επιχειρησιακών στόχων με την εταιρική απόδοση και ενισχύουν το αίσθημα συμμετοχής των εργαζομένων στο σχεδιασμό των επιχειρησιακών στρατηγικών.

Επίσης, η βελτίωση της αποτελεσματικότητας των επιχειρησιακών ροών, η ανάπτυξη άρτια ενημερωμένων και καταρτισμένων εργαζομένων, η ενεργή προσωποποιημένη συμμετοχή αυτών στις διαδικασίες, η υποστήριξη επιχειρησιακών μοντέλων που δίνουν έμφαση στην προσωπική ολοκλήρωση μέσω της ανάπτυξης και της εξέλιξης και ταυτόχρονα εμβαθύνουν στην ενίσχυση της συλλογικότητας και στην ανάπτυξη κοινωνικού δικτύου εντός της επιχείρησης» υποστηρίζει από την πλευρά της η Κονδυλένια Γουρδουβέλη, M.B.A., HRMS Solutions Manager της Uni Systems.

Ο Κώστας Καδής, Διευθύνων Σύμβουλος της Talentia Software Hellas δηλώνει: «Τα οφέλη για το τμήμα HR εντοπίζονται κυρίως στη βελτίωση της παραγωγικότητας και στην περίπτωση υλοποίησης ενός συστήματος HCM δίνουν τη δυνατότητα στο HR να λειτουργήσει ως στρατηγικός σύμβουλος στη διοίκηση της εταιρείας. Στην περίπτωση αυτή, για την εταιρεία θα έλεγα ότι τα οφέλη είναι άμεσα σε ότι αφορά το οικονομικό σκέλος, καθώς βελτιώνεται η αποδοτικότητα των εργαζομένων μέσα από τη συστηματική διαχείριση δεδομένων όπως π.χ. είναι η αξιολόγηση των στόχων και των δεξιοτήτων τους».


Κριτήρια Επιλογής Συνεργάτη
Η επιλογή ενός συστήματος HRMS μόνο εύκολη υπόθεση δεν μπορεί να χαρακτηριστεί. Θα πρέπει να εξετάσετε αρκετούς παράγοντες ώστε η λύση να φέρει τα επιθυμητά για τον οργανισμό αποτελέσματα. «Η σωστή επιλογή ενός συστήματος HCM είναι μια σημαντική απόφαση καθώς επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό την απόδοση μίας εταιρείας. Θα πρέπει η εταιρεία να αποφασίσει αν θέλει ένα λογισμικό προσανατολισμένο στη βασική διαχείριση (βλ. Μισθοδοσία) ή ένα λογισμικό προσανατολισμένο στη στρατηγική διαχείριση του ανθρώπινου κεφαλαίου (Human Capital Management). Η διαφορά μεταξύ των 2 επιλογών είναι σημαντική και έχει άμεσο αντίκτυπο στο ROI που αναμένει η εταιρεία από την υλοποίηση της επένδυσης αλλά και στο αν μπορεί να υποστηρίξει τη στρατηγική της για το ανθρώπινο δυναμικό στο μέλλον» τονίζει ο Κ. Καδής.

«Τα τελευταία χρόνια σημειώνεται μια έντονη στροφή των επιχειρήσεων σε επενδύσεις που στοχεύουν στην ενδυνάμωση της ανθρωποκεντρικής στρατηγικής τους μέσω της υιοθέτησης επιχειρησιακών εργαλείων που α) ενισχύουν την εύρυθμη λειτουργία του οικοσυστήματος των επιχειρησιακών διαδικασιών που άπτονται της διαχείρισης των εργαζομένων, β) ομογενοποιούν και αυτοματοποιούν τις διαδικασίες, και γ) ευθυγραμμίζουν τους βραχυπρόθεσμες επιχειρησιακές επιδιώξεις με τους ατομικούς στόχους έκαστου εργαζόμενου και την εταιρική στρατηγική.

Πέραν της ιδιαίτερης στρατηγικής, της λειτουργικής αναγκαιότητας και του επιχειρησιακού προς υποστήριξη μοντέλου, προκειμένου για την επιλογή του καταλληλότερου επιχειρησιακού συστήματος συνυπολογίζονται και συνεκτιμώνται και άλλοι παράγοντες όπως οι βέλτιστες επιχειρησιακές πρακτικές και τα τεχνολογικά εργαλεία που ενσωματώνονται στα σύγχρονα συστήματα, η ευχρηστία του λειτουργικού περιβάλλοντος, η προσιτότητα της συνολικής επένδυσης, η τεχνογνωσία, η επιχειρησιακή γνώση, η εξειδίκευση και η πολυετής εμπειρία της υλοποιήτριας εταιρείας» υποστηρίζει η Κ. Γουρδουβέλη. Αναφορικά με το ποια θα πρέπει να είναι τα κριτήρια ο Β. Πρασσάς απαντά: «Το βασικότερο κριτήριο αποτελεί το όνομα του παρόχου που πρέπει να διαθέτει τόσο την εμπειρία όσο και την “προϋπηρεσία” στις λύσεις αυτές.

Σίγουρα ωστόσο θα πρέπει να αξιολογούνται και τα ακόλουθα δεδομένα: α) Πληρότητα, αξιοπιστία, φιλικότητα συστήματος, β) αυτοματοποίηση σε Μισθοδοσία & Ωρομέτρηση, γ) επιστημονική εργατική υποστήριξη για την προσαρμογή στις αλλαγές της νομοθεσίας ιδιαίτερα τώρα που όλοι μιλούν για τεχνολογία αλλά λίγοι παρέχουν ποιοτική εξυπηρέτηση των πελατών, δ) εξωστρέφεια και αλληλεπίδραση προς τους εργαζόμενους με παροχή των εργαλείων αυτοεξυπηρέτησής τους. Αν όλα αυτά συνδυαστούν και με χαμηλό κόστος υποστήριξης και συντήρησης τότε θα πρόκειται για έναν άριστο συνδυασμό».

Για δύο βασικούς άξονες αξιολόγησης του καταλληλότερου συνεργάτη κάνει λόγο ο Σ. Κούκιας: «Τα ποιοτικά χαρακτηριστικά του συνεργάτη αλλά και οι λειτουργίες του συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού που διαθέτει. Όσον αφορά τον πρώτο άξονα, η τεχνογνωσία του συνεργάτη, η ποιότητα των υπηρεσιών που παρέχει σε συνδυασμό με την εξειδίκευση που διαθέτει προκειμένου να εφαρμόσει το σύστημα με τον τρόπο που επιθυμεί η επιχείρηση και η αξιοπιστία του στην ελληνική αγορά είναι βασικά χαρακτηριστικά που καλείται μια επιχείρηση να λάβει υπόψη της. Όσον αφορά το δεύτερο άξονα, ο συνεργάτης που θα επιλέξει η επιχείρηση πρέπει να διαθέτει ένα ολοκληρωμένο σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού που να υποστηρίζει όλο το φάσμα δραστηριοτήτων HR, συμβατό με την ελληνική ασφαλιστική και εργατική νομοθεσία, ευέλικτο και ευπροσάρμοστο για την ομαλή και σταδιακή εφαρμογή του στην επιχείρηση καθώς και σύμφωνο με τις νέες τάσεις της παγκόσμιας αγοράς».

«Το ανθρώπινο δυναμικό μιας επιχείρησης είναι ο πόρος που διαμορφώνει το ανταγωνιστικό της πλεονέκτημα και ως εκ τούτου αποτελεί και το σημαντικότερο συντελεστή επιτυχίας της. Για το λόγο αυτό,» τονίζει η Ζ. Δουζένη «μια επιχείρηση πρέπει να επιλέγει προσεκτικά το κατάλληλο Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού λαμβάνοντας υπόψη το κατά πόσο αυτό:

  • προσαρμόζεται στις ανάγκες της, όσο εξειδικευμένες κι αν είναι αυτές,
  • καλύπτει επαρκώς όλες τις λειτουργίες του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού,
  • είναι λειτουργικό,
  • παρέχει ασφάλεια δεδομένων,
  • καθιστά εύκολη την αναζήτηση, επεξεργασία και αξιοποίηση πληροφοριών,
  • προσφέρει ευελιξία στη δημιουργία αναφορών,
  • είναι δομημένο με τις πλέον σύγχρονες τεχνολογίες πληροφορικής,
  • ενημερώνεται άμεσα για κάθε αλλαγή του νομοθετικού πλαισίου».

Προσαρμογή
Δεν υπάρχει ένα σύστημα που να καλύπτει όλους τους οργανισμούς. Εξ αντικειμένου οι ανάγκες διαφοροποιούνται και οι ιδιαιτερότητες του κάθε κλάδου δραστηριοποίησης ενός οργανισμού είναι αυτό που καθορίζει την τελική επιλογής ενός HRMS «Η ανάγκη του χρήστη συνεπάγεται υποστήριξη η οποία απαιτεί αμεσότητα εξυπηρέτησης χωρίς extra κόστη. H ιδιαίτερη απαίτηση του χρήστη, θεωρείται ιδιαίτερη αν οτιδήποτε παρέχει ένα σύστημα δεν το ενσωματώνει σε μια ενιαία πλατφόρμα και προσπαθεί να το πουλήσει ως custom υλοποίηση. Όσο ιδιαίτερη και να είναι μια απαίτηση, στην εποχή που ζούμε, η απάντηση – λύση του παρόχου πρέπει να είναι ακαριαία. Βέβαια αυτό απαιτεί λύσεις σύγχρονες τεχνολογικά, εύρος εργατικών γνώσεων, ισχυρή επιστημονική ομάδα. Απαιτεί το 3πτυχο: Σύγχρονη Πληροφορική, Επιστημονική Ενημέρωση, Προηγμένη Εξυπηρέτηση Πελατών κάτι το οποίο δυστυχώς δεν παρέχουν σήμερα οι εταιρείες που δραστηριοποιούνται μόνο στην παραγωγή HRMS χωρίς φυσικά να καλύπτουν τις παρελκόμενες ανάγκες ενός τμήματος HR», υποστηρίζει ο Β. Πρασσάς.

«Η προσαρμογή είναι μία εκ των ουκ άνευ απαίτηση – ειδικά για τις εταιρείες που έχουν ένα ώριμο τμήμα HR με καθορισμένες διαδικασίες αλλά και τους απαραίτητους ανθρώπινους και οικονομικούς πόρους να την υλοποιήσουν και να την διαχειριστούν. Θα συμβούλευα όσες εταιρείες έχουν συχνές αλλαγές στην οργάνωση και τις διαδικασίες τους να είναι προσεκτικές στην επιλογή τους και να επικεντρωθούν στο κατά πόσο τα συστήματα που αξιολογούν έχουν τη δυνατότητα παραμετροποίησης ενσωματωμένη και αυτή είναι εφικτή χωρίς την εμπλοκή του προμηθευτή. Σε κάθε άλλη περίπτωση οι προσαρμογές μέσω αλλαγής του κώδικα του λογισμικού οδηγούν σε αυξημένα κόστη συντήρησης και διαχείρισης στο άμεσο μέλλον» σύμφωνα με τον Κ. Καδή.

«Οι σύγχρονες τεχνολογίες ανοιχτής αρχιτεκτονικής, τα πανίσχυρα τεχνολογικά εργαλεία ως ενσωματώνονται στα σύγχρονα επιχειρησιακά και λειτουργικά πληροφοριακά συστήματα, η επιχειρησιακή γνώση, η εμπειρία και η τεχνογνωσία της υλοποιήτριας εταιρείας δύνανται συνδυαστικά να εγγυηθούν την προσαρμογή της όποιας επιχειρησιακής πλατφόρμας στο ιδιαίτερο επιχειρησιακό πλαίσιο λειτουργίας της επιχείρησης» λέει η Κ. Γουρδουβέλη και συνεχίζει «Και επιπρόσθετα να διασφαλίσουν την ολοκλήρωση του, μέσω κατάλληλων λειτουργικών διεπαφών, με τα όποια εξωτερικά ή και τρίτα συστήματα της επιχείρησης και να εξασφαλίσουν τη δημιουργία λειτουργικών επεκτάσεων σχεδιασμένων να εξυπηρετούν επιχειρήσεις κάθε είδους και μεγέθους με μοναδικό σκοπό τη βέλτιστη αξιοποίηση της επένδυσης και την εναρμόνιση με τις όποιες δυναμικές αλλαγές των νομοθετικών και εργατικών ρυθμίσεων».


Case Study

HRMS στην ICTS Hellas: ένα ταξίδι με οδηγό τις εταιρικές αξίες και συνεπιβάτες τους ανθρώπους μας

Χρήστος Μανιατόπουλος, Financial, Human Resources and Administration Manager, ICTS Hellas

Τα τελευταία χρόνια οι Διευθύνσεις Ανθρωπίνου Δυναμικού έχουν αναδειχθεί σε στρατηγικούς παράγοντες για τη διαμόρφωση και την υλοποίηση της εταιρικής στρατηγικής. Απαραίτητο μέσο για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων αποτελεί η διάθεση μέσων και πόρων σε κάθε επίπεδο οργάνωσης, αξιοποιώντας καινοτόμες τεχνολογικές ιδέες και βέλτιστες πρακτικές στο χώρο του HR. Η Διεύθυνση Ανθρωπίνου Δυναμικού του Ομίλου της ICTS Hellas, ενσωματώνοντας τις αξίες της δημιουργικότητας και της διαφάνειας και συνεπής με το στόχο να αποτελεί την κορυφαία επιλογή συνεργατών και εργαζομένων, ανέπτυξε και εφάρμοσε τα τελευταία χρόνια ένα σύστημα συνολικής διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού της.

Η υλοποίηση ενός τέτοιου έργου ήταν για εμάς ένα ταξίδι, με αφετηρία τη διατύπωση των κριτήριων επιλογής του συστήματος που να ενσωματώνουν τις εταιρικές αξίες. Το ζητούμενο ήταν ένα «HRMS» που να είναι καινοτόμο, να προάγει και να διασφαλίζει τη διαφάνεια, και κατά συνέπεια την ακεραιότητα, και να ενθαρρύνει τη συμμετοχή των εργαζομένων αναδεικνύοντας την κοινωνική υπευθυνότητά μας. Στην ICTS Hellas πραγματοποιήσαμε την τελευταία διετία, σε συνεργασία με την εταιρεία του χώρου, ένα τέτοιο ταξίδι με προορισμό τη δική μας «Ιθάκη»: ένα περιβάλλον εργασίας που διακρίνεται για τη συμμετοχικότητά του και τον προσανατολισμό του στη συνεχή, προσωπική και εταιρική, βελτίωση και ανάπτυξη.

Ποιοι ήταν οι σταθμοί του ταξιδιού αυτού; Από τα αρχικά στάδια της εταιρικής οργάνωσης και αποτύπωσης των εργασιακών ρόλων και οργανογραμμάτων, περάσαμε στις διαδικασίες εξεύρεσης και ένταξης του προσωπικού στον οργανισμό. Συνεχίσαμε με τη συνολική διαχείριση του προσωπικού μέσω του προγραμματισμού εργασίας, μισθοδοσίας, παροχών, αξιολόγησης και εκπαίδευσης. Συνεπιβάτες σε αυτό το ταξίδι είναι οι εργαζόμενοί μας, καθώς έχουν δυνατότητα πρόσβασης στη διαθέσιμη πληροφορία μέσω διαδικτυακών εφαρμογών.

Δύο χρόνια μετά το ξεκίνημα του ταξιδιού, έχουμε διανύσει τη μεγαλύτερη απόσταση. Έχουμε μετρήσει τα οφέλη σε επίπεδο βελτίωσης του κόστους, ικανοποίησης του πελάτη-συναδέλφου και επίπεδο συνδιαμόρφωσης της στρατηγικής. Και το αποτέλεσμα είναι θετικό. Ασφαλώς το ταξίδι αυτό συνεχίζεται, καθώς η τεχνολογία αλλά και οι εσωτερικές ανάγκες της εταιρείας διαμορφώνουν συνεχώς νέα δεδομένα και θέτουν νέες προκλήσεις - προορισμούς.

Case Study

HR Core: Στην καρδιά της πληροφορίας

Μάριος Μανιάτης, Head HR Operations, Όμιλος Novartis

Στρατηγική επιλογή της Novartis παγκοσμίως, είναι η ακριβής, έγκαιρη και ολοκληρωμένη πληροφόρηση, έτσι ώστε να αξιοποιείται κατάλληλα για τη σωστή λήψη αποφάσεων. Ακόμα περισσότερο επιτακτική υπήρξε η ανάγκη αυτή στη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού, μιας και η διαχείριση πληροφοριών που έχουν να κάνουν με ανθρώπους θεωρείται κρίσιμη και ευαίσθητη, ειδικά στις μέρες μας. Τα τελευταία 7 χρόνια η προσπάθεια εντατικοποιήθηκε με την εγκατάσταση και υλοποίηση της μεγαλύτερης ενοποιημένης πλατφόρμας, του SAP, σε όλες τις χώρες όπου έχει παρουσία ο όμιλος Novartis, με την ονομασία HR Core. Ιδιαίτερα χρήσιμη αποδείχτηκε αυτή η απόφαση με την ευτυχή συγκυρία της ένταξης στον όμιλο Novartis δύο ακόμα φαρμακευτικών εταιρειών: της Alcon και της Sandoz. Τα οφέλη αυτού του παγκόσμιου roll-out συνοψίζονται στα παρακάτω:

  • Real-time πληροφόρηση τόσο στους τοπικούς οργανισμούς, όσο και στα κεντρικά γραφεία στη Βασιλεία, μέσω αναφορών που περιέχουν ιδιαίτερα χρήσιμα στοιχεία σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό.
  • Δυνατότητα διαχείρισης της πληροφορίας από τους ίδιους τους εργαζόμενους μέσω της on-line εφαρμογής Employee Self Service.
  • Απλοποίηση και συντόμευση σε όλες τις διαδικασίες μεταξύ εργαζομένων και διευθυντών, μέσω ενός ολοκληρωμένου on-line «ηλεκτρονικού κυκλώματος» του Manager Self Service. Χαρακτηριστικές περιπτώσεις αποτελούν η έγκριση αδειών, η στοχοθέτηση και αξιολόγηση στόχων και εταιρικών αξιών/συμπεριφορών, η διαχείριση και η έγκριση προϋπολογισμού για την πληρωμή αυξήσεων και bonus στους εργαζόμενους.
  • Μείωση της γραφειοκρατίας και της έντυπης αρχειοθέτησης, αφού οι περισσότερες υπηρεσίες ολοκληρώνονται ηλεκτρονικά.
  • Εναρμόνιση και απλοποίηση των διαδικασιών της Alcon και της Sandoz με τη Novartis.

Στην Ελλάδα κρίθηκε ωφέλιμο να υλοποιηθούν, σχεδόν όλες οι εφαρμογές του HR Core, πλέον της συντήρησης του βασικού αρχείου εργαζομένων, όπως: διαχείριση οργανωτικών δομών, διαχείριση χρόνου, αξιολόγηση απόδοσης κ.ά. Το πιο βασικό όμως είναι ότι υπάρχει επικοινωνία και με άλλα συστήματα όπως της Διαχείρισης Ταλέντων, της Στελέχωσης και της Μισθοδοσίας, ώστε η βασική πληροφορία να εισάγεται μία φορά και να «μεταφέρεται» σε όλα τα υπόλοιπα συστήματα! Επιπλέον, όλα τα συνοδευτικά έγγραφα που αποτελούν αποδεικτικό οποιασδήποτε πληροφορίας, είτε για νομικούς είτε για επιχειρησιακούς λόγους, συντηρούνται ηλεκτρονικά (e-filing) μέσω υλοποίησης της αντίστοιχης εφαρμογής. To HR Core θα ενταχθεί στον όμιλο Novartis στην Ελλάδα στις 7 Απριλίου 2014!

View Point

HRMS: δυνατότητες και προκλήσεις

Τάκης Πέττας, HR Manager, Bravo Greece A.E. (όμιλος D.E Master Blenders 1753)

Τα τεχνικά συστήματα που τίθενται στη διάθεση της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας, σε ότι αφορά στην οργάνωση και διαχείριση πληροφορίας, απαντούν στην αυτονόητη ανάγκη να λειτουργήσουμε γρήγορα, αποδοτικά και ευέλικτα σε ένα σύγχρονο επιχειρησιακό περιβάλλον. Στα συνήθη δε οφέλη για τους εργαζομένους – και υπό το πρίσμα της εμπειρίας του πολυεθνικού ομίλου της D.E Master Blenders 1753– θα μπορούσαμε να υπογραμμίσουμε τη βελτίωση της αίσθησης συμμετοχής και των δεικτών δέσμευσης, όχι μόνο λόγω ταχύτερης πρόσβασης π.χ. σε μία βεβαίωση εργοδότη ή στο payslip που ζητά μία τράπεζα, αλλά, πιο στρατηγικά, επειδή αυξάνεται η προσλαμβανόμενη αξιοπιστία και ιδίως η διαφάνεια με την οποία ο οργανισμός λαμβάνει αποφάσεις.

Από την άλλη πλευρά, η εγκατάσταση ενός HRMS όχι μόνο δεν μας ανακουφίζει από την ανάγκη εξέτασης όλων των παραμέτρων πριν λάβουμε μία απόφαση, αλλά αντιθέτως μας υποχρεώνει να προσέξουμε έτι περισσότερο. Σημείο των καιρών: το πρόβλημα της πρόσβασης στην πληροφορία επιλύεται, για να αντικατασταθεί από την πρόκληση του να φιλτράρουμε σωστά τις πηγές, το είδος και τη σημασία της πληροφορίας. Ενδεικτικά παραδείγματα που έχουμε συζητήσει με συναδέλφους του peer group μας (FMCG):

  • Το HR εκπαιδεύει τους εργαζόμενους στη χρήση μίας προηγμένης πλατφόρμας Διοίκησης της Απόδοσης (PMP). Οι εργαζόμενοι, καθώς τη χρησιμοποιούν μόνο 2 ή 3 φορές το χρόνο, ανησυχούν περισσότερο για το ποια κουμπιά πρέπει να πατήσουν και λιγότερο για τα ουσιώδη της διαδικασίας αξιολόγησής τους.
  • Διαθέτουμε ένα σύστημα αυτοματοποίησης της μισθοδοσίας, αλλά πρέπει να παραμένουμε σε εγρήγορση για να μεταφράζουμε, ανά πάσα στιγμή, τις εταιρικές πολιτικές σε σωστές εγγραφές (π.χ. αφαιρούμε αναλογία δώρων σε ασθένειες ή μητρότητες;).
  • Εγκαθιστούμε ένα εργαλείο διαχείρισης Recruitment & Selection, το οποίο μας βοηθά να προσεγγίσουμε το «Άγιο Δισκοπότηρο» των σωστών HR KPIs (π.χ.time to hire, internal recruitment rate) αλλά το αν όντως πράξαμε τις βέλτιστες επιλογές στελεχών οφείλουμε να το αξιολογήσουμε εξωσυστημικά, με την εφαρμογή ποιοτικών κριτηρίων.
  • Οι βάσεις δεδομένων μίας εταιρείας διευκολύνουν το «στατιστικό ψάρεμα». Μήπως σε κάποιο τμήμα ο λόγος υφιστάμενων ανά προϊστάμενο είναι σημαντικά μικρότερος από το μέσο όρο; Μήπως οι κατανομές των αξιολογήσεων σε μία χώρα του ομίλου δεν πλησιάζουν την κανονικότητα; Ο κατάλογος δεν τελειώνει ποτέ.

Συμπερασματικά, η επιλογή των κατάλληλων τεχνικών εργαλείων μπορεί να αποτελέσει καταλύτη βελτίωσης των διαδικασιών, αλλά σε καμία περίπτωση επαρκή συνθήκη επιτυχίας, καθώς ο στρατηγικός ρόλος του HR συνεχίζει να απαιτεί εξατομικευμένη και πάντοτε εντός πλαισίου προσέγγιση ενός τεράστιου διαθέσιμου όγκου δεδομένων, με κύριο μέλημα τη διαχείριση και ανάπτυξη του ανθρώπινου παράγοντα.

HR Professional (T. 105)
« 1 2 3 4 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778