HR PROFESSIONAL - Mobile Working: Δουλεύοντας από μακριά

Κυριακή, 22 Απριλίου 2018

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

HR Technology

Mobile Working: Δουλεύοντας από μακριά

30 Σεπτεμβρίου 2016 | 09:36 Γράφει η Τζένη  Αναγνωστοπούλου Topics: Special Reports,Νέες Τεχνολογίες

Ένας βασικός παράγοντας που επηρεάζει το χώρο εργασίας του σήμερα είναι η κινητικότητα. Τα στελέχη βρίσκονται συνεχώς εν κινήσει και εργάζονται σε χώρους των πελατών, υποκαταστήματα ή με επιχειρηματικούς εταίρους που βρίσκονται σε άλλη πόλη ή ακόμα και σε διαφορετικό μέρος της υφηλίου. Σε αυτή την προσανατολισμένη στις υπηρεσίες και συνεργασίες οικονομία, η κινητικότητα αποκτά κρίσιμη σημασία για το ανθρώπινο δυναμικό και τις ίδιες τις εταιρείες.

Είμαστε μάρτυρες μιας από τις μεγαλύτερες αλλαγές στη σύγχρονη επιχείρηση με τεράστια αύξηση της κινητικότητας του εργατικού δυναμικού. Οι εργασίες δεν περιορίζονται πλέον σε ένα γραφείο ή σε έναν υπολογιστή. Οι εργαζόμενοι μπορούν να εργαστούν οπουδήποτε έχουν σύνδεση στο Internet, προκαλώντας μια πληθωρική αύξηση του αριθμού των εργαζομένων που μετακινούνται. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι των μετακινούμενων εργαζομένων, από αυτούς οι οποίοι ταξιδεύουν μεταξύ των γραφείων, την τηλεργασία ή κάνουν συχνά επαγγελματικά ταξίδια, μέχρι αυτούς που βρίσκονται στο «πεδίο μάχης» όπως η τεχνική υπηρεσία και οι εμπορικοί αντιπρόσωποι. Οι πρόσφατες τάσεις, όπως το «φέρτε τη δική σας συσκευή (Bring Your Own Device-BYOD), και το πόσο προσιτή έχει γίνει η τεχνολογία της πληροφορικής επιτείνουν το φαινόμενο.

Για να παραμείνει ανταγωνιστική κάθε επιχείρηση χρειάζεται μια στρατηγική διαχείρισης για την κινητικότητα και ιδού κάποιοι βασικοί λόγοι γιατί θα πρέπει να γίνει αυτό:

1. Ο αριθμός των μετακινούμενων εργαζομένων αυξάνεται καθημερινά.
Σύμφωνα με την εταιρεία αναλυτών IDC, υπήρχαν 3.35 δις μετακινούμενοι εργαζόμενοι σε όλο τον κόσμο το 2014 και ο αριθμός αυτός αναμένεται να αναρριχηθεί στο 3.71 δις μέχρι το 2018. Προκειμένου να είναι αποτελεσματικοί, οι μετακινούμενοι εργαζόμενοι πρέπει να είναι σε θέση να αποδίδουν με τον ίδιο τρόπο όπως αν βρίσκονταν στο γραφείο, με πλήρη πρόσβαση στους επιτραπέζιους υπολογιστές, τις εφαρμογές και στα αρχεία.

Αν μια επιχείρηση θέλει να προσελκύσει και να διατηρήσει πολύτιμους εργαζόμενους, οι οποίοι διαθέτουν αξιόλογες ικανότητες, ένα ευέλικτο κινητό ή απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον μπορεί να είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, η γενιά των Millennials ή οι εργαζόμενοι της Generation Y συχνά έχουν σύγχρονες τεχνικές δεξιότητες που βρίσκονται σε ζήτηση, αλλά επιλέγουν να εργαστούν μόνο για τις εταιρείες που τους επιτρέπουν να εργάζονται με τους τρόπους που επιθυμούν. Η εφαρμογή ενός ασφαλούς, συμβατού προγράμματος κινητικότητας μπορεί να φαίνεται δύσκολο για τις μικρές ή μεσαίες επιχειρήσεις αλλά το έργο είναι πολύ πιο απλό με το σωστό ΙΤ και τον κατάλληλο συνεργάτη επικοινωνίας. Οι πάροχοι αυτών των υπηρεσιών προμηθεύουν και διαχειρίζονται την ασφάλεια, τις προηγμένες επικοινωνίες, τη συνεργασία και τα εργαλεία κινητικότητας, απελευθερώνοντας τους εργαζόμενους και βοηθώντας τους να εργάζονται από οπουδήποτε κι αν βρίσκονται.

2. Ενισχύονται τα «Bring Your Own Device» προγράμματα.
Ολοένα και περισσότερο, η τεχνολογία των καταναλωτών επεκτείνεται και στο γραφείο καθώς οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν δημοφιλείς εφαρμογές «καταναλωτικής αγοράς» και συσκευές στο σπίτι και η εισαγωγή τους στο χώρο εργασίας, είναι μια τάση γνωστή ως «καταναλωτικοποίηση της πληροφορικής».

Οι εργαζόμενοι φέρνουν στο περιβάλλον του γραφείου τους, τους προσωπικούς υπολογιστές ή τα Mac, τα smartphones και τα tablets για να εργαστούν προκειμένου να εφαρμόσουν την προηγμένη επικοινωνία, την κινητικότητα και τις τεχνολογίες συνεργασίας που χρησιμοποιούν στο σπίτι. Ως αποτέλεσμα, οι επιχειρήσεις αναγκάζονται να αντιμετωπίσουν ένα ταχέως αυξανόμενο πληθυσμό ασύρματων συσκευών. Οι υπηρεσίες για τη διαχείριση της κινητικότητας βοηθούν τις εταιρείες να διευκολύνουν τις προηγμένες εφαρμογές τις οποίες οι εργαζόμενοι επιθυμούν να χρησιμοποιούν ελέγχοντας ταυτόχρονα την εμπειρία. Οι πελάτες απλά καλούν στον αριθμό τηλεφώνου της επιχείρησης και η κλήση δρομολογείται στον κατάλληλο εργαζόμενο, χωρίς να έχει σημασία που βρίσκεται ή ποια συσκευή χρησιμοποιεί.

Οι εργαζόμενοι μπορούν να επιλέξουν να σταλούν οι κλήσεις σε υπολογιστή ή στο κινητό τους τηλέφωνο, να χτυπά και στις δύο συσκευές ταυτόχρονα, να προωθούνται οι κλήσεις με βάση την ώρα της ημέρας και τις πληροφορίες του καλούντος, να μεταβιβάζονται απρόσκοπτα κλήσεις που βρίσκονται σε εξέλιξη από την επιφάνεια εργασίας στο κινητό τηλέφωνο, πρόσβαση στον τηλεφωνητή και θέα στην κατάσταση παρουσίας χρησιμοποιώντας το προσωπικό τους κινητό τηλέφωνο, ενώ παρουσιάζεται μια επιχειρηματική ταυτότητα και αριθμός τηλεφώνου. Οι επιχειρήσεις επωφελούνται καθώς οι πελάτες θα συνεχίσουν να καλούν αριθμούς τηλεφώνου γραφείου, ακόμη και αν ο εργαζόμενος που έχει οριστεί για να διαχειριστεί κάποιον πελάτη αποχωρήσει από την εταιρεία. Οι εργαζόμενοι επωφελούνται καθώς οι προσωπικοί αριθμοί τηλεφώνου παραμένουν εμπιστευτικοί και δεν παρέχονται στους πελάτες.

3. Ασφαλής πρόσβαση στις εφαρμογές και τα δεδομένα της εταιρείας.
Μια καλά σχεδιασμένη στρατηγική διαχείρισης της κινητικότητας θα περιλαμβάνει τη Διαχείριση Κινητικότητας της Επιχείρησης, η οποία θα διευκολύνει τους εργαζόμενους ως προς τη χρήση των smartphones και των tablets ενώ ταυτόχρονα θα διασφαλίζει τις εφαρμογές και τα δεδομένα της εταιρείας. Μια ισχυρή τέτοιου είδους στρατηγική βοηθά τους εργαζόμενους να είναι περισσότερο παραγωγικοί, παρέχοντάς τους τα εργαλεία που χρειάζονται για την εκτέλεση σχετικών με τη δουλειά εργασιών σε κινητές συσκευές.

Τυπικά περιλαμβάνει τη διαχείριση κινητών συσκευών και την ικανότητα για κλείδωμα ενός συμβατικού τηλεφώνου, μια διαχείριση κινητής εφαρμογής διαχείρισης ώστε να ελέγχεται η πρόσβαση των χρηστών στις εφαρμογές της εταιρείας και διαχείριση για κινητές πληροφορίες, ώστε να ελέγχονται οι εφαρμογές που μπορούν να έχουν πρόσβαση σε εταιρικά δεδομένα ή και να τα μεταδίδουν. Για μια εταιρική κινητή συσκευή, η πολιτική της Διαχείρισης Κινητικότητας της Επιχείρησης μπορεί να διαχειριστεί πλήρως την κινητή συσκευή, επιτρέποντας στο χρήστη να έχει πρόσβαση μόνο σε συγκεκριμένες εφαρμογές, λειτουργίες και websites. Για τα προγράμματα BYOD με συσκευές που ανήκουν σε εργαζόμενους, η πολιτική μπορεί να είναι πιο ευέλικτη, επιτρέποντας στο χρήστη να έχει πρόσβαση σε όλες τις εφαρμογές και λειτουργίες, αλλά να περιορίζει το σε ποιες εφαρμογές μπορούν να έχουν πρόσβαση και να διαβιβάζουν στοιχεία της εταιρείας.

Η εταιρεία μπορεί επίσης να παύσει τις εταιρικές εφαρμογές και τα δεδομένα στην κινητή συσκευή του εργαζομένου χωρίς να διαταραχθούν τα προσωπικά του δεδομένα σχετικά με τη συσκευή. Μια καθορισμένη στρατηγική μπορεί να εξουσιοδοτήσει τους εργαζομένους με την κινητή συσκευή της προτίμησής τους εξαλείφοντας παράλληλα τη δαπάνη για την αγορά και τη διατήρηση κινητών συσκευών που ανήκουν στην εταιρεία.

Είμαστε μάρτυρες μιας από τις μεγαλύτερες αλλαγές στη σύγχρονη επιχείρηση με τεράστια αύξηση της κινητικότητας του εργατικού δυναμικού. Οι εργασίες δεν περιορίζονται πλέον σε ένα γραφείο ή σε έναν υπολογιστή. Οι εργαζόμενοι μπορούν να εργαστούν οπουδήποτε έχουν σύνδεση στο Internet, προκαλώντας μια πληθωρική αύξηση του αριθμού των εργαζομένων που μετακινούνται. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι των μετακινούμενων εργαζομένων, από αυτούς οι οποίοι ταξιδεύουν μεταξύ των γραφείων, την τηλεργασία ή κάνουν συχνά επαγγελματικά ταξίδια, μέχρι αυτούς που βρίσκονται στο «πεδίο μάχης» όπως η τεχνική υπηρεσία και οι εμπορικοί αντιπρόσωποι. Οι πρόσφατες τάσεις, όπως το «φέρτε τη δική σας συσκευή (Bring Your Own Device-BYOD), και το πόσο προσιτή έχει γίνει η τεχνολογία της πληροφορικής επιτείνουν το φαινόμενο.

Για να παραμείνει ανταγωνιστική κάθε επιχείρηση χρειάζεται μια στρατηγική διαχείρισης για την κινητικότητα και ιδού κάποιοι βασικοί λόγοι γιατί θα πρέπει να γίνει αυτό:

1. Ο αριθμός των μετακινούμενων εργαζομένων αυξάνεται καθημερινά.
Σύμφωνα με την εταιρεία αναλυτών IDC, υπήρχαν 3.35 δις μετακινούμενοι εργαζόμενοι σε όλο τον κόσμο το 2014 και ο αριθμός αυτός αναμένεται να αναρριχηθεί στο 3.71 δις μέχρι το 2018. Προκειμένου να είναι αποτελεσματικοί, οι μετακινούμενοι εργαζόμενοι πρέπει να είναι σε θέση να αποδίδουν με τον ίδιο τρόπο όπως αν βρίσκονταν στο γραφείο, με πλήρη πρόσβαση στους επιτραπέζιους υπολογιστές, τις εφαρμογές και στα αρχεία.

Αν μια επιχείρηση θέλει να προσελκύσει και να διατηρήσει πολύτιμους εργαζόμενους, οι οποίοι διαθέτουν αξιόλογες ικανότητες, ένα ευέλικτο κινητό ή απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον μπορεί να είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, η γενιά των Millennials ή οι εργαζόμενοι της Generation Y συχνά έχουν σύγχρονες τεχνικές δεξιότητες που βρίσκονται σε ζήτηση, αλλά επιλέγουν να εργαστούν μόνο για τις εταιρείες που τους επιτρέπουν να εργάζονται με τους τρόπους που επιθυμούν. Η εφαρμογή ενός ασφαλούς, συμβατού προγράμματος κινητικότητας μπορεί να φαίνεται δύσκολο για τις μικρές ή μεσαίες επιχειρήσεις αλλά το έργο είναι πολύ πιο απλό με το σωστό ΙΤ και τον κατάλληλο συνεργάτη επικοινωνίας. Οι πάροχοι αυτών των υπηρεσιών προμηθεύουν και διαχειρίζονται την ασφάλεια, τις προηγμένες επικοινωνίες, τη συνεργασία και τα εργαλεία κινητικότητας, απελευθερώνοντας τους εργαζόμενους και βοηθώντας τους να εργάζονται από οπουδήποτε κι αν βρίσκονται.

2. Ενισχύονται τα «Bring Your Own Device» προγράμματα.
Ολοένα και περισσότερο, η τεχνολογία των καταναλωτών επεκτείνεται και στο γραφείο καθώς οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν δημοφιλείς εφαρμογές «καταναλωτικής αγοράς» και συσκευές στο σπίτι και η εισαγωγή τους στο χώρο εργασίας, είναι μια τάση γνωστή ως «καταναλωτικοποίηση της πληροφορικής».

Οι εργαζόμενοι φέρνουν στο περιβάλλον του γραφείου τους, τους προσωπικούς υπολογιστές ή τα Mac, τα smartphones και τα tablets για να εργαστούν προκειμένου να εφαρμόσουν την προηγμένη επικοινωνία, την κινητικότητα και τις τεχνολογίες συνεργασίας που χρησιμοποιούν στο σπίτι. Ως αποτέλεσμα, οι επιχειρήσεις αναγκάζονται να αντιμετωπίσουν ένα ταχέως αυξανόμενο πληθυσμό ασύρματων συσκευών. Οι υπηρεσίες για τη διαχείριση της κινητικότητας βοηθούν τις εταιρείες να διευκολύνουν τις προηγμένες εφαρμογές τις οποίες οι εργαζόμενοι επιθυμούν να χρησιμοποιούν ελέγχοντας ταυτόχρονα την εμπειρία. Οι πελάτες απλά καλούν στον αριθμό τηλεφώνου της επιχείρησης και η κλήση δρομολογείται στον κατάλληλο εργαζόμενο, χωρίς να έχει σημασία που βρίσκεται ή ποια συσκευή χρησιμοποιεί.

Οι εργαζόμενοι μπορούν να επιλέξουν να σταλούν οι κλήσεις σε υπολογιστή ή στο κινητό τους τηλέφωνο, να χτυπά και στις δύο συσκευές ταυτόχρονα, να προωθούνται οι κλήσεις με βάση την ώρα της ημέρας και τις πληροφορίες του καλούντος, να μεταβιβάζονται απρόσκοπτα κλήσεις που βρίσκονται σε εξέλιξη από την επιφάνεια εργασίας στο κινητό τηλέφωνο, πρόσβαση στον τηλεφωνητή και θέα στην κατάσταση παρουσίας χρησιμοποιώντας το προσωπικό τους κινητό τηλέφωνο, ενώ παρουσιάζεται μια επιχειρηματική ταυτότητα και αριθμός τηλεφώνου. Οι επιχειρήσεις επωφελούνται καθώς οι πελάτες θα συνεχίσουν να καλούν αριθμούς τηλεφώνου γραφείου, ακόμη και αν ο εργαζόμενος που έχει οριστεί για να διαχειριστεί κάποιον πελάτη αποχωρήσει από την εταιρεία. Οι εργαζόμενοι επωφελούνται καθώς οι προσωπικοί αριθμοί τηλεφώνου παραμένουν εμπιστευτικοί και δεν παρέχονται στους πελάτες.

3. Ασφαλής πρόσβαση στις εφαρμογές και τα δεδομένα της εταιρείας.
Μια καλά σχεδιασμένη στρατηγική διαχείρισης της κινητικότητας θα περιλαμβάνει τη Διαχείριση Κινητικότητας της Επιχείρησης, η οποία θα διευκολύνει τους εργαζόμενους ως προς τη χρήση των smartphones και των tablets ενώ ταυτόχρονα θα διασφαλίζει τις εφαρμογές και τα δεδομένα της εταιρείας. Μια ισχυρή τέτοιου είδους στρατηγική βοηθά τους εργαζόμενους να είναι περισσότερο παραγωγικοί, παρέχοντάς τους τα εργαλεία που χρειάζονται για την εκτέλεση σχετικών με τη δουλειά εργασιών σε κινητές συσκευές.

Τυπικά περιλαμβάνει τη διαχείριση κινητών συσκευών και την ικανότητα για κλείδωμα ενός συμβατικού τηλεφώνου, μια διαχείριση κινητής εφαρμογής διαχείρισης ώστε να ελέγχεται η πρόσβαση των χρηστών στις εφαρμογές της εταιρείας και διαχείριση για κινητές πληροφορίες, ώστε να ελέγχονται οι εφαρμογές που μπορούν να έχουν πρόσβαση σε εταιρικά δεδομένα ή και να τα μεταδίδουν. Για μια εταιρική κινητή συσκευή, η πολιτική της Διαχείρισης Κινητικότητας της Επιχείρησης μπορεί να διαχειριστεί πλήρως την κινητή συσκευή, επιτρέποντας στο χρήστη να έχει πρόσβαση μόνο σε συγκεκριμένες εφαρμογές, λειτουργίες και websites. Για τα προγράμματα BYOD με συσκευές που ανήκουν σε εργαζόμενους, η πολιτική μπορεί να είναι πιο ευέλικτη, επιτρέποντας στο χρήστη να έχει πρόσβαση σε όλες τις εφαρμογές και λειτουργίες, αλλά να περιορίζει το σε ποιες εφαρμογές μπορούν να έχουν πρόσβαση και να διαβιβάζουν στοιχεία της εταιρείας.

Η εταιρεία μπορεί επίσης να παύσει τις εταιρικές εφαρμογές και τα δεδομένα στην κινητή συσκευή του εργαζομένου χωρίς να διαταραχθούν τα προσωπικά του δεδομένα σχετικά με τη συσκευή. Μια καθορισμένη στρατηγική μπορεί να εξουσιοδοτήσει τους εργαζομένους με την κινητή συσκευή της προτίμησής τους εξαλείφοντας παράλληλα τη δαπάνη για την αγορά και τη διατήρηση κινητών συσκευών που ανήκουν στην εταιρεία.


4. Ευέλικτη, κλιμακούμενη ανάπτυξη για την επιχείρηση.
Η διαχείριση υπηρεσιών κινητικότητας μπορεί να κλιμακωθεί γρήγορα, επιτρέποντας σε μια επιχείρηση με απομακρυσμένους εργαζόμενους να αυξάνεται με γεωμετρική πρόοδο. Μια εικονική βάση των εργαζομένων επιτρέπει στις εταιρείες να επεκτείνουν δραματικά το δυναμικό τους προσλαμβάνοντας υποψηφίους.

Η διαχείριση της κινητικότητας επιτρέπει σε μια εταιρεία να επιλέξει τους καλύτερους υποψήφιους, ανεξάρτητα από το που βρίσκονται, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να ανταγωνιστούν πιο αποτελεσματικά αναφορικά με την πρόσληψη του πιο ειδικού ταλέντου χωρίς να ξοδέψουν μεγάλα ποσά σε δαπανηρές μετεγκαταστάσεις. Από τη στιγμή που οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι δεν απαιτούν από μια επιχείρηση να νοικιάσει μεγαλύτερους και περισσότερους χώρους, η εταιρεία μπορεί επίσης, πιο γρήγορα, να προσαρμοστεί στις συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς. Η διαχείριση των υπηρεσιών είναι επίσης ιδανική για επιχειρήσεις που διαχειρίζονται έργα ή εποχιακές εργασίες, καθώς αυτές οι υπηρεσίες μπορούν εύκολα να κλιμακωθούν για να ταιριάζουν με τις μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς, την εξάλειψη του προβλήματος πρόσληψης περισσοτέρων εργαζόμενων από αυτούς που χρειάζονται ή την περιττή αγορά δικτύων.

5. Αύξηση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας.
Επειδή η διαχείριση της κινητικότητας και τα εργαλεία συνεργασίας βασίζονται στα «σύννεφα» (cloud based), οι εργαζόμενοι μπορούν να εκτελούν εργασίες γραφείου οπουδήποτε και οποιαδήποτε στιγμή. Αυτό σημαίνει ότι μια επιχείρηση μπορεί κυριολεκτικά να λειτουργεί 24/7 σε πολλαπλές ζώνες ώρας.

Οι εργαζόμενοι έχουν τα εργαλεία που χρειάζονται για να απαντήσουν σε ένα πελάτη που καλεί από οποιοδήποτε σημείο, οποιαδήποτε στιγμή της μέρας ή της νύχτας, επιτρέποντας σε μια εταιρεία να επεκτείνει τις ώρες λειτουργίας της και να βελτιώσει την εμπειρία εξυπηρέτησης πελατών. Η Cloud based συνεργασία εξασφαλίζει ότι γεωγραφικά διασκορπισμένοι εργαζόμενοι μπορούν αμέσως να μοιράζονται αρχεία και σημαντικές πληροφορίες, εξορθολογίζοντας τη λειτουργία και βελτιώνοντας την παραγωγικότητα. Για να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητα, οι εργαζόμενοι μπορούν να εντοπίζουν ανοιχτούς δείκτες παρουσίας για να βρουν διαθέσιμους συνεργάτες που μπορεί να απαντήσουν σε κάποια ερώτηση, να απαντήσουν σε μια κλήση πελάτη ή απλά να βοηθήσουν σε κάποιο έργο. Για τις περισσότερες εταιρείες, η βελτίωση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας μεταφράζεται σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους.

6. Βελτίωση των τελικών αποτελεσμάτων της εταιρείας.
Η μείωση των γενικών εξόδων της εταιρείας είναι ένα προφανές πλεονέκτημα της εφαρμογής μιας στρατηγικής διαχείρισης της κινητικότητας χρησιμοποιώντας cloud based servers και συστήματα επικοινωνίας. Δεν υπάρχει καμία ανάγκη να δαπανήσουν μεγάλα χρηματικά ποσά αγοράζοντας onsite εξοπλισμό αφού οι cloud based λύσεις συνήθως κοστολογούνται ανά θέση ή ανά άδεια χρήσης.

Επειδή τα πάντα βρίσκονται στα «σύννεφα», οι επιχειρήσεις απαλλάσσονται από το βάρος της διατήρησης ενός κλιματιζόμενου περιβάλλοντος, καθώς και από τη συνεχιζόμενη συντήρηση και διαχείριση που απαιτεί ο σχετικός εξοπλισμός. Με την υιοθέτηση ενός τέτοιου στυλ εργασίας, η εταιρεία μπορεί να μειώσει την ακίνητη περιουσία της και το κόστος διαχείρισης εγκαταστάσεων, καθώς λιγότεροι εργαζόμενοι βρίσκονται με φυσική παρουσία σε μια τοποθεσία. Οι επιχειρήσεις μπορούν επίσης να βελτιώσουν τα τελικά αποτελέσματά τους με μείωση ή αποφεύγοντας τα έξοδα για υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, έπιπλα, είδη γραφείου κ.ά. Οι σωστά σχεδιασμένες λύσεις διαχείρισης της κινητικότητας περιλαμβάνουν βίντεο και εφαρμογές διαδικτυακών συναντήσεων, οι οποίες εξαλείφουν την ανάγκη για πρόσωπο με πρόσωπο συναντήσεις και συναφή περιττά έξοδα ταξιδιού.

7. Προστασία της επιχείρησης με διασφάλιση της συνέχειάς της.
Μια καλά σχεδιασμένη επιχειρησιακή συνέχεια θα βοηθήσει μια εταιρεία να εξακολουθήσει να λειτουργεί με οποιοδήποτε είδος ανατάραξης, όπως μία πτώση του ρεύματος, μια κατάρρευση του συστήματος πληροφορικής ή κάποιων φυσικών καταστροφών. Οι επιχειρήσεις συνήθιζαν να εγκαθιστούν τηλεφωνικά συστήματα μόνο στην τοποθεσία του γραφείου τους. Για να δημιουργήσει τις επικοινωνίες της μια επιχείρηση έπρεπε να αγοράσει ένα άλλο τηλεφωνικό σύστημα και να το τοποθετήσει σε μια δεύτερη θέση σε κατάσταση αναμονής.

Το δεύτερο σύστημα έπρεπε να χρησιμοποιείται μόνο αν το πρώτο σύστημα αποτύγχανε και αποτελούσε μια δαπανηρή υπόθεση. Σήμερα, μια επιχείρηση με τη διαχείριση της κινητικότητας και της συνεργασίας των υπηρεσιών δεν εξαρτάται από οποιαδήποτε συγκεκριμένη φυσική τοποθεσία για τις επικοινωνίες της. Αντί αυτού, οι εργαζόμενοι μπορούν να παραμένουν συνδεδεμένοι χρησιμοποιώντας κινητά τηλέφωνα και οποιαδήποτε σύνδεση Internet, διατηρώντας μια επιχειρηματική λειτουργία σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης και προλαμβάνοντας το χρόνο αργίας.


8. Τα τμήματα Πληροφορικής μπορεί να αναστέλλουν την ανάπτυξη των επιχειρήσεων.
Καθώς τόσο οι ίδιοι οι επιχειρηματίες όσο και τα στελέχη αναζητούν νέους τρόπους για τη βελτίωση της παραγωγικότητας, την παροχή καλύτερων υπηρεσιών και τη μείωση του κόστους, υπάρχει ένα ολοένα αυξανόμενο ενδιαφέρον για προηγμένες εφαρμογές όπως video conferencing, VoIP, εφαρμογές κινητικότητας και υπηρεσίες φιλοξενίας.

Οι εφαρμογές αυτές βασίζονται πολύ στα δίκτυα, απαιτούν υψηλότερο επίπεδο ολοκλήρωσης και ενσωμάτωσης και δημιουργούν επιπλέον απαιτήσεις για τους εργαζόμενους της πληροφορικής που είναι ήδη υπερφορτωμένοι με τη διαχείριση της τεχνολογίας που αφορά την καθημερινότητα και την υποστήριξη της επιχείρησης. Καθώς οι εργαζόμενοι του ΙΤ αποκτούν περιορισμούς που αφορούν το χρόνο και τις πηγές, η τάση για καινοτομία μάλλον φθίνει. Κατά συνέπεια, οι επιχειρήσεις στρέφονται προς τους παρόχους υπηρεσιών για να αναζητήσουν λύσεις διαχείρισης που παρέχουν όλα τα είδη επικοινωνίας, την κινητικότητα και το δίκτυο διαχείρισης, απελευθερώνοντας τους ανθρώπους του IT ώστε να επικεντρωθούν σε πιο στρατηγικά επιχειρηματικά σχέδια.

9. Μεγαλύτερη ισορροπία μεταξύ εργασιακής και προσωπικής ζωής.
Οι περισσότεροι εργαζόμενοι διαθέτουν ένα smartphone που μπορεί να συνδυαστεί με υπηρεσίες διαχείρισης της κινητικότητας και να τους παρέχει τη δυνατότητα να εργάζονται εξ αποστάσεως από την άνεση του σπιτιού τους, το δωμάτιο ενός ξενοδοχείου, από κάποιο αεροδρόμιο κ.ά.

Ένα γραφείο στο σπίτι ή το δωμάτιο του ξενοδοχείου μπορεί να αναδειχθεί σε έναν εξίσου παραγωγικό χώρο όπως ένα γραφείο μιας επιχείρησης και μια έκτακτη συνάντηση δεν είναι απαραίτητο να θέσει τέλος σε από καιρό προγραμματισμένες διακοπές. Σε κάποιες άλλες περιπτώσεις, οι εργαζόμενοι πρέπει να εργαστούν από το σπίτι προκειμένου να περιμένουν κάποιον τεχνίτη ή να φροντίσουν ένα άρρωστο παιδί. Με την τηλεργασία, οι εργαζόμενοι μπορούν να επιτύχουν μεγαλύτερη ισορροπία μεταξύ προσωπικής και επαγγελματικής ζωής δεδομένου ότι μπορούν να εργάζονται οπουδήποτε, ανά πάσα στιγμή, αυξάνοντας την ικανοποίηση από την εργασία και την αφοσίωση στην εταιρεία. Οι εργαζόμενοι είναι επίσης σε θέση να εργαστούν πιο αποτελεσματικά όταν ταξιδεύουν αλλά και να μειώσουν το άγχος που συχνά συνοδεύει τις επικείμενες προθεσμίες.

Η διαχείριση υπηρεσιών κινητικότητας επιτρέπει στο ανθρώπινο δυναμικό να εργάζεται οπουδήποτε, γεγονός που μπορεί να διευκολύνει την αύξηση της παραγωγικότητας, να μειώσει την αποχώρηση των εργαζομένων, να συντελέσει στην αύξηση της ικανοποίησης και να οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους τόσο για την εταιρεία όσο και για τους ανθρώπους της. Ενώ η διαχείριση της κινητικότητας και της τηλεργασίας μπορεί να μην είναι ιδανική για κάθε εργαζόμενο και κάθε κατάσταση, τα οφέλη και η εξοικονόμηση κόστους μπορεί να είναι σημαντικά. Οι επιχειρήσεις που επιθυμούν να αναπτυχθούν και να ελέγξουν το κόστος τους θα πρέπει να εξετάσουν τις λύσεις για τη διαχείριση των επικοινωνιών και της κινητικότητας ως έναν τρόπο για να επιτύχουν τους στρατηγικούς τους στόχους.

Κινητά γραφεία

Για τους εργαζόμενους η κινητικότητα στο χώρο εργασίας σημαίνει ότι αλλάζοντας τα όρια των παλαιών μοντέλων στο χώρο εργασίας επιτρέπει την αύξηση του χρόνου που περνούν πρόσωπο με πρόσωπο με τους πελάτες, μείωση του χρόνου μετακίνησης, καλύτερο έλεγχο του φόρτου εργασίας, και ακόμη και μια πιο ισορροπημένη ζωή (ισορροπία μεταξύ εργασίας / προσωπικής ζωής). Ο συνδυασμός των παραπάνω μεταφράζεται σε αύξηση της παραγωγικότητας και της ικανοποίησης των εργαζομένων, την αύξηση των εσόδων για την εταιρεία, καθώς και την υψηλότερη διακράτηση των εργαζομένων.

Για να προκύψουν τέτοια οφέλη απαιτείται ένα περιβάλλον που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να επωφεληθούν από την κινητικότητα των εργαζομένων, ενώ παραμένουν οργανωμένες. Οι οργανισμοί πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι έχουν τους πόρους που χρειάζονται, ανεξάρτητα από τη γεωγραφική τους θέση και πρέπει να διασφαλίζουν ότι κάθε χώρος εργασίας χρησιμοποιείται όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα.

Τα «κινητά γραφεία» είναι η απάντηση. Οι οργανισμοί μπορούν να διαχειρίζονται και να μοιράζουν το απόθεμα των πόρων (όπως χώρους εργασίας, εξοπλισμό και υπηρεσίες) και να αναφέρουν τη χρησιμοποίησή τους στις διάφορες υπηρεσίες και εγκαταστάσεις. Τα εργαλεία διαχείρισης του χώρου εργασίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διατήρηση των πόρων σε πραγματικό χρόνο, την αυτοματοποίηση κάποιων αναποτελεσματικών διαδικασιών και την παρακολούθηση και ανάλυση των μοτίβων χρήσης, προκειμένου να υπάρξουν σοφές αποφάσεις βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες. Αυτά τα εργαλεία επόμενης γενιάς παρέχουν σαφή οικονομικά και οργανωτικά οφέλη σε οποιαδήποτε επιχείρηση που απασχολεί στελέχη που εργάζονται από απόσταση.

Σε μια στρατηγική προσέγγιση, ο όρος «κινητό γραφείο» αναφέρεται σε στρατηγικές διαχείρισης που αναδιαρθρώνουν τις διαδικασίες εργασίας και την ίδια την εργασία με σκοπό τη βελτίωση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας του χώρου. Όταν τα «κινητά γραφεία» εφαρμόζονται αποτελεσματικά, επιτρέπεται στους εργαζόμενους να εκτελούν τα βασικά καθήκοντα της δουλειάς τους έξω από το παραδοσιακό γραφείο χωρίς να χάσουν την παραγωγικότητα και την ικανοποίηση από την εργασία.

Η πρόοδος στην τεχνολογία, σε συνδυασμό με τη στροφή προς μια οικονομία προσανατολισμένη στις υπηρεσίες, έχει καταστήσει τα «κινητά γραφεία» αναπόφευκτα. Επίσης, μια αυξανόμενη αλλαγή στην κοινή γνώμη - ότι τα «κινητά γραφεία» είναι επωφελή και για τους εργαζόμενους και για τους εργοδότες - τα κατέστησαν επίσης επιθυμητά. Η τεχνική υποδομή για την υποστήριξη της κινητικότητας των εργαζομένων περιλαμβάνει να τους παρέχεται ασύρματη πρόσβαση στο δίκτυο μαζί με φορητές ηλεκτρονικές συσκευές, όπως οι φορητοί υπολογιστές και τα κινητά τηλέφωνα.

HR Professional (T. 134)
« 1 2 3 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2018 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778