HR PROFESSIONAL - Payroll Outsourcing: Εξατομικευμένες λύσεις που δημιουργούν αξία

Παρασκευή, 18 Οκτωβρίου 2019

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

HR Technology

Payroll Outsourcing: Εξατομικευμένες λύσεις που δημιουργούν αξία

13 Σεπτεμβρίου 2019 | 09:26 Γράφει η Νάνσυ  Βλαχάκη Topics: Outsourcing,Payroll Systems,People Management,Special Reports

Οι εταιρείες καλούνται να είναι ευέλικτες και να προσαρμόζονται σε ό,τι συμβαίνει στο εσωτερικό και εξωτερικό τους περιβάλλον περισσότερο από κάθε άλλη εποχή. Στο πλαίσιο αυτό, μία από τις πρακτικές που οι εταιρείες ακολουθούν είναι και αυτή της εξωτερικής ανάθεσης υπηρεσιών σε τρίτους, με τη μισθοδοσία να είναι μία τις εν λόγω υπηρεσίες, γνωστή ως payroll outsourcing.

Η διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού αποτελεί πλέον τη ραχοκοκαλιά κάθε σύγχρονης επιχείρησης, αποκτώντας καίριο ρόλο στο «τραπέζι των αποφάσεων». Παράλληλα, οι συνεχείς μεταβολές του επιχειρησιακού περιβάλλοντος αλλά και ο ανταγωνισμός έχουν οδηγήσει στην αύξηση της εμπλοκής των επιμέρους τμημάτων του εκάστοτε οργανισμού στη χάραξη της στρατηγικής του. Κάθε τμήμα έχει πλέον πιο δυναμικό ρόλο, που εκτείνεται πέρα από τη διεκπεραίωση των λειτουργιών του. Επίσης, οι επιχειρήσεις αναζητούν συνεχώς μεθόδους και πρακτικές που θα συμβάλλουν στην αναβάθμιση της ποιότητας των υπηρεσιών τους και της βελτίωσης της απόδοσης, με στόχο τη δημιουργία αξίας και την ενίσχυση του ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος που φέρdουν στην αγορά που δραστηριοποιούνται.

Το ζήτημα του πότε πρέπει να γίνει η ανάθεση μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη εξαρτάται από πολλούς παράγοντες, όπως ο αριθμός των εργαζομένων σε ανάθεση, αν μια εταιρεία έχει τοπική οντότητα και η πολυπλοκότητα των νόμων της χώρας υποδοχής όσον αφορά στην απασχόληση. Σε πολλές περιπτώσεις, ο χρόνος και το κόστος δημιουργίας και διαχείρισης μιας τοπικής μισθοδοσίας δεν δικαιολογούνται, επομένως οι λειτουργίες μισθοδοσίας ανατίθενται σε άλλη επιχείρηση της χώρας υποδοχής. Επιπλέον, «η τεχνολογία έχει επιφέρει έντονη μεταστροφή στις εργασιακές σχέσεις. Το workplace mobility και οι ευέλικτες μορφές απασχόλησης αλλάζουν ριζικά την αγορά του Payroll Outsourcing», όπως σημειώνει η Νάντια Σαραντοπούλου, Director, Outsourcing στην Grant Thornton.

Αναμφίβολα, τα συστήματα μισθοδοσίας οφείλουν να εναρμονίζονται με τις ανάγκες κάθε επιχείρησης. Στη βάση αυτή, ο Βασίλης Ριζόπουλος, Head of Outsourcing, ManpowerGroup Ελλάδας, υπογραμμίζει ότι «η μισθοδοσία και οι λειτουργίες της ορίζονται από το εργατικό, ασφαλιστικό και φορολογικό νομοθετικό πλαίσιο. Συνεπώς, η πλήρης εναρμόνιση των λειτουργιών ενός συστήματος σε άμεσο χρόνο με τις εκάστοτε αλλαγές που δύναται να πραγματοποιούνται σε αυτούς τους 3 βασικούς πυλώνες είναι αδιαμφισβήτητο προαπαιτούμενο. Ο σκοπός ενός συστήματος είναι η διευκόλυνση και επιτάχυνση της εκτέλεσης στο μέγιστο δυνατό βαθμό. Ο τρόπος εκτέλεσης δύναται να διαφέρει ανά επιχείρηση ανάλογα με τη δραστηριότητά της (π.χ. βιομηχανία επταήμερης λειτουργίας με κυλιόμενα ωράρια εργασίας έναντι επιχειρήσεις με σταθερή πενθήμερη λειτουργία με τυπικό ωράριο εργασίας), οπότε αντίστοιχα θα πρέπει να διαφέρει και ο σχεδιασμός του συστήματος ως προς τη δομή του. Οι εταιρείες του χώρου έχουν αντιληφθεί τη σημαντικότητα των ως άνω και προσφέρουν πλέον ένα μεγάλο εύρος λειτουργιών (customization) στα προγράμματά τους, έτσι ώστε η εκάστοτε επιχείρηση να είναι σε θέση να υιοθετεί ή ακόμα και να σχεδιάζει την καταλληλότερη λειτουργία για μέγιστη αποτελεσματικότητα».

ΓΙΑ ΠΟΙΟΥΣ ΛΟΓΟΥΣ ΝΑ ΕΠΙΛΕΞΕΤΕ ΤΟ PAYROLL OUTSOURCING
Η μισθοδοσία αποτελεί ουσιαστικό κομμάτι για τη λειτουργία κάθε επιχείρησης σας, όπως οι πωλήσεις, η εξυπηρέτηση πελατών κ.ά. Δεν αποτελεί μόνο μια μηνιαία ενασχόληση ή ένα task to do. Επί της ουσίας, η μισθοδοσία αντικατοπτρίζει τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία ανταμείβει και τελικά, διακρατεί τους εργαζομένους της, αποζημιώνοντάς τους για το έργο που έχουν κάνει. Οι συνεχείς μεταβολές του νομοθετικού πλαισίου και η πολυπλοκότητά του καθιστούν απαιτητική τη διαδικασία της μισθοδοσίας και όσοι ασχολούνται με αυτήν , οφείλουν να είναι σε επαγρύπνηση σχετικά με εργατικά και ασφαλιστικά θέματα. Ένα «λάθος» ή μία παράλειψη, μπορεί να αποβεί ιδιαίτερα δαπανηρή. Και αυτό είναι μόνο ένας παράγοντας για τον οποίοα αξίζει μία εταιρεία να επιλέξει να αναθέσει τη μισθοδοσία της σε εξωτερικό πάροχο-συνεργάτη.

Αναμφίβολα, η επεξεργασία της μισθοδοσίας με ακρίβεια και συνέπεια είναι απαραίτητη για διάφορους λόγους. Πρώτα από όλα, κάθε οργανισμός είναι νομικά υποχρεωμένος να ανταμείβει το ανθρώπινό δυναμικό που έχει. Η μη έγκαιρη πληρωμή του, εκτός από τις νομικές επιπτώσεις, οδηγεί σε πλήγμα για τη φήμη της εταιρείας, ενώ η συνεπής και έγκαιρη διαχείρισή της αποδεικνύει τη χρηματοοικονομική σταθερότητα της εταιρείας. Επιδρά επίσης θετικά στο ηθικό των εργαζομένων, διασφαλίζοντας την εμπιστοσύνη τους.

Την ίδια στιγμή, οποιαδήποτε σφάλμα στην επεξεργασία της μισθοδοσίας μπορεί να είναι ιδιαίτερα δαπανηρό για μια εταιρεία, και όπως γίνεται αντιληπτό, αν δεν τηρούνται με αυστηρό τρόπο τα λογιστικά πρότυπα και αρχές, πιθανόν να προκύψουν πρόσθετες κυρώσεις. Οι απαιτήσεις κανονιστικής ρύθμισης και υποβολής εκθέσεων της ελληνικής νομοθεσίας προϋποθέτουν ότι οι επιχειρήσεις διαθέτουν συμμορφούμενες λύσεις μισθοδοσίας, ενώ η παροχή λεπτομερών και ακριβών αρχείων είναι απαραίτητη σε περίπτωση ελέγχου.

Σύμφωνα με τον Β. Ριζόπουλο, «τα οφέλη ενός καλού συστήματος καρπώνεται κυρίως η επιχείρηση αφού απώτερος στόχος είναι η εξοικονόμηση κόπου και χρόνου. Επιπρόσθετα, εξασφαλίζει την ορθή τήρηση των υποχρεώσεών της προς τρίτους, στο σύνολο των λειτουργιών που περιλαμβάνει η έννοια της ‘‘μισθοδοσίας’’. Ως προς τους εργαζόμενους, το όφελος είναι το αυτονόητο, δηλαδή η διασφάλιση της ορθής εκτέλεσης των πληρωμών τους και της σωστής απόδοσης των φόρων και εισφορών τους».

Επιπρόσθετα, ένα βασικό ζητούμενο για κάθε οργανισμό είναι να αξιοποιεί τα ταλέντα του στο μέγιστο δυνατό και εκείνα με τη σειρά τους, να διαθέτουν τη σωστή ενέργεια αλλά και χρόνο στα εργασιακά τους καθήκοντα έτσι ώστε να εκπληρώσουν το έργο τους και να επιτύχουν εκάστοτε στόχους. Σκεφτείτε λοιπόν πόσο χρόνο και προσοχή αφιερώνετε στη μισθοδοσία και αναρωτηθείτε τι θα συμβεί εάν η επιχείρησή σας μεγαλώσει σε αριθμό ανθρώπινου δυναμικού ή εάν δεν καταφέρει να είναι συνεπής στις υποχρεώσεις της προς τα στελέχη της.

Μέσω της εξωτερικής ανάθεσης μπορεί μια εταιρεία να επιτύχει μείωση της υπερφόρτωσης σε εργασία, αξιοποιώντας τους εργαζόμενους σε καθήκοντα που στοχεύουν στην ανάπτυξη των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Αυτό σε συνδυασμό με το γεγονός ότι ένας εξωτερικός συνεργάτης είναι πάντα ενημερωμένος για τις τελευταίες τάσεις και αλλαγές, έχοντας τα κατάλληλα εργαλεία στη διάθεσή του, μπορεί να συμβάλλει στη βελτιστοποίηση της εσωτερικής εταιρικής λειτουργίας.

Η Άννα Γιάκα, Διευθύντρια, Τμήμα Μισθοδοσίας, KPMG, αναφέρει ότι «τα οφέλη από την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη έχουν επανειλημμένως συζητηθεί και πλέον οι εταιρείες τα αντιλαμβάνονται απολύτως. Μερικά από αυτά επιγραμματικά είναι:

  • Ελαχιστοποίηση του επιχειρηματικού κινδύνου εξαιτίας της σωστής και άμεσης εφαρμογής της εργατικής, ασφαλιστικής και φορολογικής νομοθεσίας που παρακολουθείται και εφαρμόζεται από εξειδικευμένους επαγγελματίες.
  • Μείωση του κόστους.
  • Απελευθέρωση ανθρώπινου δυναμικού και χρησιμοποίηση του σε δράσεις που προσδίδουν αξία και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρηση.
  • Συμμόρφωση με την συνεχώς μεταβαλλόμενη φορολογική, ασφαλιστική και εργατική νομοθεσία.
  • Απαλλαγή από αγορά, συντήρηση και λειτουργία συστήματος μισθοδοσίας.
  • Απαλλαγή από πρόσληψη, επιμόρφωση, διατήρηση, εξέλιξη, εξειδικευμένου προσωπικού.
  • Εχεμύθεια, εμπιστευτικότητα στη διαχείριση ευαίσθητων στοιχείων».

Η διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού αποτελεί πλέον τη ραχοκοκαλιά κάθε σύγχρονης επιχείρησης, αποκτώντας καίριο ρόλο στο «τραπέζι των αποφάσεων». Παράλληλα, οι συνεχείς μεταβολές του επιχειρησιακού περιβάλλοντος αλλά και ο ανταγωνισμός έχουν οδηγήσει στην αύξηση της εμπλοκής των επιμέρους τμημάτων του εκάστοτε οργανισμού στη χάραξη της στρατηγικής του. Κάθε τμήμα έχει πλέον πιο δυναμικό ρόλο, που εκτείνεται πέρα από τη διεκπεραίωση των λειτουργιών του. Επίσης, οι επιχειρήσεις αναζητούν συνεχώς μεθόδους και πρακτικές που θα συμβάλλουν στην αναβάθμιση της ποιότητας των υπηρεσιών τους και της βελτίωσης της απόδοσης, με στόχο τη δημιουργία αξίας και την ενίσχυση του ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος που φέρdουν στην αγορά που δραστηριοποιούνται.

Το ζήτημα του πότε πρέπει να γίνει η ανάθεση μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη εξαρτάται από πολλούς παράγοντες, όπως ο αριθμός των εργαζομένων σε ανάθεση, αν μια εταιρεία έχει τοπική οντότητα και η πολυπλοκότητα των νόμων της χώρας υποδοχής όσον αφορά στην απασχόληση. Σε πολλές περιπτώσεις, ο χρόνος και το κόστος δημιουργίας και διαχείρισης μιας τοπικής μισθοδοσίας δεν δικαιολογούνται, επομένως οι λειτουργίες μισθοδοσίας ανατίθενται σε άλλη επιχείρηση της χώρας υποδοχής. Επιπλέον, «η τεχνολογία έχει επιφέρει έντονη μεταστροφή στις εργασιακές σχέσεις. Το workplace mobility και οι ευέλικτες μορφές απασχόλησης αλλάζουν ριζικά την αγορά του Payroll Outsourcing», όπως σημειώνει η Νάντια Σαραντοπούλου, Director, Outsourcing στην Grant Thornton.

Αναμφίβολα, τα συστήματα μισθοδοσίας οφείλουν να εναρμονίζονται με τις ανάγκες κάθε επιχείρησης. Στη βάση αυτή, ο Βασίλης Ριζόπουλος, Head of Outsourcing, ManpowerGroup Ελλάδας, υπογραμμίζει ότι «η μισθοδοσία και οι λειτουργίες της ορίζονται από το εργατικό, ασφαλιστικό και φορολογικό νομοθετικό πλαίσιο. Συνεπώς, η πλήρης εναρμόνιση των λειτουργιών ενός συστήματος σε άμεσο χρόνο με τις εκάστοτε αλλαγές που δύναται να πραγματοποιούνται σε αυτούς τους 3 βασικούς πυλώνες είναι αδιαμφισβήτητο προαπαιτούμενο. Ο σκοπός ενός συστήματος είναι η διευκόλυνση και επιτάχυνση της εκτέλεσης στο μέγιστο δυνατό βαθμό. Ο τρόπος εκτέλεσης δύναται να διαφέρει ανά επιχείρηση ανάλογα με τη δραστηριότητά της (π.χ. βιομηχανία επταήμερης λειτουργίας με κυλιόμενα ωράρια εργασίας έναντι επιχειρήσεις με σταθερή πενθήμερη λειτουργία με τυπικό ωράριο εργασίας), οπότε αντίστοιχα θα πρέπει να διαφέρει και ο σχεδιασμός του συστήματος ως προς τη δομή του. Οι εταιρείες του χώρου έχουν αντιληφθεί τη σημαντικότητα των ως άνω και προσφέρουν πλέον ένα μεγάλο εύρος λειτουργιών (customization) στα προγράμματά τους, έτσι ώστε η εκάστοτε επιχείρηση να είναι σε θέση να υιοθετεί ή ακόμα και να σχεδιάζει την καταλληλότερη λειτουργία για μέγιστη αποτελεσματικότητα».

ΓΙΑ ΠΟΙΟΥΣ ΛΟΓΟΥΣ ΝΑ ΕΠΙΛΕΞΕΤΕ ΤΟ PAYROLL OUTSOURCING
Η μισθοδοσία αποτελεί ουσιαστικό κομμάτι για τη λειτουργία κάθε επιχείρησης σας, όπως οι πωλήσεις, η εξυπηρέτηση πελατών κ.ά. Δεν αποτελεί μόνο μια μηνιαία ενασχόληση ή ένα task to do. Επί της ουσίας, η μισθοδοσία αντικατοπτρίζει τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία ανταμείβει και τελικά, διακρατεί τους εργαζομένους της, αποζημιώνοντάς τους για το έργο που έχουν κάνει. Οι συνεχείς μεταβολές του νομοθετικού πλαισίου και η πολυπλοκότητά του καθιστούν απαιτητική τη διαδικασία της μισθοδοσίας και όσοι ασχολούνται με αυτήν , οφείλουν να είναι σε επαγρύπνηση σχετικά με εργατικά και ασφαλιστικά θέματα. Ένα «λάθος» ή μία παράλειψη, μπορεί να αποβεί ιδιαίτερα δαπανηρή. Και αυτό είναι μόνο ένας παράγοντας για τον οποίοα αξίζει μία εταιρεία να επιλέξει να αναθέσει τη μισθοδοσία της σε εξωτερικό πάροχο-συνεργάτη.

Αναμφίβολα, η επεξεργασία της μισθοδοσίας με ακρίβεια και συνέπεια είναι απαραίτητη για διάφορους λόγους. Πρώτα από όλα, κάθε οργανισμός είναι νομικά υποχρεωμένος να ανταμείβει το ανθρώπινό δυναμικό που έχει. Η μη έγκαιρη πληρωμή του, εκτός από τις νομικές επιπτώσεις, οδηγεί σε πλήγμα για τη φήμη της εταιρείας, ενώ η συνεπής και έγκαιρη διαχείρισή της αποδεικνύει τη χρηματοοικονομική σταθερότητα της εταιρείας. Επιδρά επίσης θετικά στο ηθικό των εργαζομένων, διασφαλίζοντας την εμπιστοσύνη τους.

Την ίδια στιγμή, οποιαδήποτε σφάλμα στην επεξεργασία της μισθοδοσίας μπορεί να είναι ιδιαίτερα δαπανηρό για μια εταιρεία, και όπως γίνεται αντιληπτό, αν δεν τηρούνται με αυστηρό τρόπο τα λογιστικά πρότυπα και αρχές, πιθανόν να προκύψουν πρόσθετες κυρώσεις. Οι απαιτήσεις κανονιστικής ρύθμισης και υποβολής εκθέσεων της ελληνικής νομοθεσίας προϋποθέτουν ότι οι επιχειρήσεις διαθέτουν συμμορφούμενες λύσεις μισθοδοσίας, ενώ η παροχή λεπτομερών και ακριβών αρχείων είναι απαραίτητη σε περίπτωση ελέγχου.

Σύμφωνα με τον Β. Ριζόπουλο, «τα οφέλη ενός καλού συστήματος καρπώνεται κυρίως η επιχείρηση αφού απώτερος στόχος είναι η εξοικονόμηση κόπου και χρόνου. Επιπρόσθετα, εξασφαλίζει την ορθή τήρηση των υποχρεώσεών της προς τρίτους, στο σύνολο των λειτουργιών που περιλαμβάνει η έννοια της ‘‘μισθοδοσίας’’. Ως προς τους εργαζόμενους, το όφελος είναι το αυτονόητο, δηλαδή η διασφάλιση της ορθής εκτέλεσης των πληρωμών τους και της σωστής απόδοσης των φόρων και εισφορών τους».

Επιπρόσθετα, ένα βασικό ζητούμενο για κάθε οργανισμό είναι να αξιοποιεί τα ταλέντα του στο μέγιστο δυνατό και εκείνα με τη σειρά τους, να διαθέτουν τη σωστή ενέργεια αλλά και χρόνο στα εργασιακά τους καθήκοντα έτσι ώστε να εκπληρώσουν το έργο τους και να επιτύχουν εκάστοτε στόχους. Σκεφτείτε λοιπόν πόσο χρόνο και προσοχή αφιερώνετε στη μισθοδοσία και αναρωτηθείτε τι θα συμβεί εάν η επιχείρησή σας μεγαλώσει σε αριθμό ανθρώπινου δυναμικού ή εάν δεν καταφέρει να είναι συνεπής στις υποχρεώσεις της προς τα στελέχη της.

Μέσω της εξωτερικής ανάθεσης μπορεί μια εταιρεία να επιτύχει μείωση της υπερφόρτωσης σε εργασία, αξιοποιώντας τους εργαζόμενους σε καθήκοντα που στοχεύουν στην ανάπτυξη των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Αυτό σε συνδυασμό με το γεγονός ότι ένας εξωτερικός συνεργάτης είναι πάντα ενημερωμένος για τις τελευταίες τάσεις και αλλαγές, έχοντας τα κατάλληλα εργαλεία στη διάθεσή του, μπορεί να συμβάλλει στη βελτιστοποίηση της εσωτερικής εταιρικής λειτουργίας.

Η Άννα Γιάκα, Διευθύντρια, Τμήμα Μισθοδοσίας, KPMG, αναφέρει ότι «τα οφέλη από την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη έχουν επανειλημμένως συζητηθεί και πλέον οι εταιρείες τα αντιλαμβάνονται απολύτως. Μερικά από αυτά επιγραμματικά είναι:

  • Ελαχιστοποίηση του επιχειρηματικού κινδύνου εξαιτίας της σωστής και άμεσης εφαρμογής της εργατικής, ασφαλιστικής και φορολογικής νομοθεσίας που παρακολουθείται και εφαρμόζεται από εξειδικευμένους επαγγελματίες.
  • Μείωση του κόστους.
  • Απελευθέρωση ανθρώπινου δυναμικού και χρησιμοποίηση του σε δράσεις που προσδίδουν αξία και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρηση.
  • Συμμόρφωση με την συνεχώς μεταβαλλόμενη φορολογική, ασφαλιστική και εργατική νομοθεσία.
  • Απαλλαγή από αγορά, συντήρηση και λειτουργία συστήματος μισθοδοσίας.
  • Απαλλαγή από πρόσληψη, επιμόρφωση, διατήρηση, εξέλιξη, εξειδικευμένου προσωπικού.
  • Εχεμύθεια, εμπιστευτικότητα στη διαχείριση ευαίσθητων στοιχείων».

ΠΩΣ ΝΑ ΕΠΙΛΕΞΕΤΕ ΤΟΝ ΚΑΤΑΛΛΗΛΟ ΣΥΝΕΡΓΑΤΗ
Ο πάροχος που θα επιλέξει η εταιρεία να αναθέσει τη μισθοδοσία της αποτελεί ένα σημαντικό συνεργάτη της με τον οποίο θα χτίσει σχέσεις αμοιβαίας εμπιστοσύνης. «Βαθιά τεχνογνωσία, αξιοπιστία, αμεσότητα και εμπιστοσύνη στη συνεργασία» αποτελούν κριτήρια επιλογής του κατάλληλου συνεργάτη, προκειμένου η σχετική επένδυση να αποφέρει τα προσδοκώμενα οφέλη στις εταιρείες, σύμφωνα με τη Ν. Σαραντοπούλου.

Πριν όμως προβεί στην επιλογή αυτού του συνεργάτη, η εταιρεία οφείλει να:

  • Καταγράψει τις ανάγκες της. Περιγράψτε συνοπτικά τις υπηρεσίες που αφορούν στη μισθοδοσία και χρειάζεστε. Μία τέτοια λίστα θα θέσει τις βάσεις για τις υπηρεσίες μισθοδοσίας που πρέπει να έχετε και θα είναι ο «οδηγός» σας για να βρείτε τον κατάλληλο συνεργάτη. Επίσης, είναι σημαντικό να διερευνήσετε και να καταγράψετε τον ρυθμό ανάπτυξή σας, τους διαφορετικούς τύπους εργαζομένων (μερική απασχόληση, ελεύθεροι επαγγελματίες κ.ά.) που έχετε για να γνωρίζετε τις ανάγκες σας σε μελλοντικό επίπεδο. Βεβαιωθείτε ότι ο πάροχος μισθοδοσίας σας είναι ευέλικτος και μπορεί να καλύψει τις μοναδικές σας ανάγκες καθώς αναπτύσσεται η επιχείρησή σας.
  • Ορίσει τον προϋπολογισμό της, με βάση τις ανάγκες της, τις υπηρεσίες που αναζητά και τους διαθέσιμους οικονομικούς πόρους που έχει. Είναι εξίσου σημαντικό να γνωρίζετε το κεφάλαιο που θα διαθέσετε και έτσι, να αναζητήσετε μία λύση win-win. Επιπλέον, η δομή τιμολόγησης του παρόχου που θα επιλέξετε, πρέπει να είναι απλή και διαφανής, ώστε να γνωρίζετε ακριβώς για ποιες υπηρεσίες θα πληρώσετε. Μάθετε ταυτόχρονα, ποια θα είναι τα επιπρόσθετα κόστη όταν εισάγετε νέους εργαζόμενους.
  • Διερευνήσει ποια τεχνολογία αξιοποιεί ο δυνητικός πάροχος-συνεργάτης. Για παράδειγμα, το cloud δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης σε πληροφορίες οποτεδήποτε και οπουδήποτε. Το λογισμικό σύστημα επίσης μπορεί να επιτρέπει την πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή, tablet, κινητό τηλέφωνο, σταθερό Η/Υ. Οι εν δυνάμει υπηρεσίες μπορεί να παρέχονται από σύγχρονες τεχνολογικές λύσεις και πλατφόρμες, σε συνδυασμό με την εξατομικευμένη κάλυψη βάσει των αναγκών κάθε εταιρείας.
  • Διερευνήσει το επίπεδο υποστήριξης, το customer support του συνεργάτη. Πριν προχωρήσετε σε οποιαδήποτε συνεργασία, θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζετε τον τρόπο που θα μπορείτε να επικοινωνείτε με τον πάροχο και να δείτε εάν αυτός ο τρόπος σας ταιριάζει. Επίσης, σε τέτοιες υπηρεσίες, η προσωπική επαφή είναι καταλυτικής σημασίας, που σημαίνει ότι η επικοινωνία σας θα είναι σταθερά με το ίδιο πρόσωπο προκειμένου να εκφράσετε τις ανησυχίες, τους προβληματισμούς σας κ.ά. Με αυτό τον τρόπο, δεν θα χρειαστεί να χάνετε χρόνος στο να εξηγείτε κάθε φορά ποια είναι η επιχείρηση και τι χρειάζεστε.

Σίγουρα η ανάθεση της διαχείρισης της μισθοδοσίας σε εξωτερικό πάροχο πρέπει να γίνει με συγκεκριμένα κριτήρια προκειμένου να αξίζει ως επένδυση. Η επιλογή του κατάλληλου ανθρώπου σε συνδυασμό με την τεχνολογία μπορεί να εξασφαλίσει τα μέγιστα οφέλη για μία εταιρεία, λαμβάνοντας υπόψη και την εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας και κάθε στοιχείου που τη «συνοδεύει».

Από την πλευρά του, ο εξωτερικός συνεργάτης οφείλει να απασχολεί εξειδικευμένο προσωπικό, θα προσφέρει με τη σειρά του αξία μέσα από τις παρεχόμενες υπηρεσίες μισθοδοσίας. Η εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών και εργαλείων για κάθε κομμάτι της μισθοδοσίας μπορεί να συμβάλλει στη μεγιστοποίηση της συνεργασίας μεταξύ των μερών αλλά και στην αντιμετώπιση των προκλήσεων που «εμφανίζονται».

Για το εν λόγω θέμα, η Έλενα Στυλιανού, Partner, Executive Search, HR Consulting & Payroll Services, RSM Ελλάδος, αναφέρει χαρακτηριστικά ότι «η επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη έκδοσης και διαχείρισης μισθοδοσίας θα πρέπει να βασίζεται σε αντικειμενικά κριτήρια. Κατ’ αρχήν, κομβικής σημασίας είναι η συμμόρφωση και η εναρμόνιση με τον νέο κανονισμό προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (GDPR) καθώς ο πάροχος υπηρεσιών μισθοδοσίας διαχειρίζεται και επεξεργάζεται ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα. Πολύ σημαντικός παράγοντας είναι η τήρηση αυστηρών διαδικασιών κατά τη διαχείριση της μισθοδοσίας ώστε να διασφαλίζεται η ορθότητα και η ακρίβεια των αποτελεσμάτων καθώς και η απασχόληση έμπειρων στελεχών με υψηλό επίπεδο εξειδίκευσης σε θέματα εργατικής, ασφαλιστικής και φορολογικής νομοθεσίας. Επίσης, θα πρέπει να διαθέτει την απαραίτητη τεχνολογική υποδομή καθώς και λογισμικό μισθοδοσίας που ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του διαρκώς μεταβαλλόμενου νομοθετικού πλαισίου. Τέλος, ιδιαίτερη βαρύτητα έχει η ύπαρξη σχετικής πιστοποίησης από εξειδικευμένο φορέα που διασφαλίζει την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών καθώς και η εμπειρία που διαθέτει ο πάροχος σε διαχείριση μισθοδοσίας εταιρειών με μεγάλο όγκο προσωπικού και πολλαπλών κλάδων».

Από την πλευρά του, ο Β. Ριζόπουλος τονίζει ότι «το περιβάλλον της μισθοδοσίας συνεχώς αλλάζει. Από το ασφαλιστικό και φορολογικό καθεστώς μέχρι το πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου ‘‘Εργάνη’’, το οποίο τείνει να συμπεριλαμβάνει ολοένα και περισσότερες δραστηριότητες στη λειτουργία του. Η αξιοπιστία ενός συστήματος σε συνδυασμό με τις εφαρμογές και την ευελιξία στον σχεδιασμό τους, αποτελούν τα κυριότερα κριτήρια επιλογής. Αυτό θα πρέπει να συνοδεύεται οπωσδήποτε και από την ποιότητα υποστήριξης του παρόχου στους χρήστες του προγράμματος (after sales services & support) καθώς και τη δυναμική εξέλιξής του σύμφωνα με τις επιταγές του περιβάλλοντος λειτουργίας του».

Παράλληλα, η Α. Γιάκα υπογραμμίζει ότι: «Αναμφίβολα το πρώτο κριτήριο είναι η ικανότητα και εμπειρία του συνεργάτη να εκτελέσει τις υπηρεσίες που του ζητούνται και ειδικότερα να διαχειριστεί πληροφορίες, όγκους, δύσκολα εργατικά-ασφαλιστικά θέματα, να τηρήσει προθεσμίες, να δώσει τις πληροφορίες που χρειάζεται η εταιρεία. Το κόστος έρχεται αμέσως μετά με τους περισσότερους να προτιμούν τη λύση της σταθερής αμοιβής ανά μήνα ή μισθολογική περίοδο που περιλαμβάνει όλες τις υπηρεσίες. Συνήθως οι επιχειρήσεις αντιπαθούν, γιατί δυσκολεύονται να διαχειριστούν εσωτερικά, αμοιβές που εξαρτώνται από αριθμό αναφορών, αμοιβή με χρόνους ή έκτακτες αμοιβές κάθε λογής. Έπονται η δυνατότητα του συνεργάτη να διαχειριστεί έκτακτες καταστάσεις όπως πρόσθετες υπηρεσίες, αλλαγές της τελευταίας στιγμής στα στοιχεία μισθοδοσίας, ταυτόχρονη διαχείριση φορολογικών, εργατικών και ασφαλιστικών θεμάτων, προσβασιμότητα στον άμεσο συνεργάτη. Η επικοινωνία με τον συνεργάτη όταν τον χρειάζεται η εταιρεία είναι πολύ σημαντική και μετράει σημαντικά στην τελική επιλογή. Οι εσωτερικές διαδικασίες του εξωτερικού συνεργάτη, το σύστημα μισθοδοσίας που χρησιμοποιεί είναι στοιχεία που επίσης μετράνε στην τελική επιλογή».


Καταληκτικά, πριν από οποιαδήποτε συνεργασία, η διοίκηση της εταιρείας πρέπει να καταγράψει ποιος είναι ο βαθμός οργάνωσης της τμήματος Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού που διαθέτει αλλά και να έχει αποσαφηνίσει τη σπουδαιότητα της μισθοδοσίας για την ίδια. Παράλληλα, είναι ουσιώδες να καταγράψει πιθανούς κινδύνους που ελλοχεύουν και αφενός την έχουν οδηγήσει σε ανεύρεση λύσεων payroll outsourcing, ή μπορεί και να αποτελέσουν τροχοπέδη για εκείνη. Για παράδειγμα, η απώλεια του πλήρους ελέγχου μίας τέτοιας λειτουργίας από τον οργανισμό, οδηγεί σε σχέσεις εξάρτησης από τον εκάστοτε συνεργάτη. Εάν, για οποιαδήποτε λόγο, κάποια στιγμή, μεταβληθούν οι ανάγκες της επιχείρησης και αποφασιστεί η επαναφορά της μισθοδοσίας εσωτερικά, τότε ενδέχεται να δημιουργηθούν δυσκολίες στη λειτουργικότητά της.

ΠΕΡΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ GDPR… Ο ΛΟΓΟΣ
Ο πάροχος μισθοδοσίας θα χειριστεί πολλές εμπιστευτικές πληροφορίες, όπως τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, τα ποσοστά πληρωμής και τους τραπεζικούς λογαριασμούς. Το ερώτημα σχετικά με την ασφάλεια είναι επομένως ζωτικής σημασίας κατά την επιλογή του. Είναι απαραίτητο και θεμιτό λοιπόν να μάθετε πώς εγγυάται ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα θα είναι ασφαλή. Μπορείτε επίσης να θέσετε ερωτήσεις σχετικά με τα πρότυπα κρυπτογράφησης που χρησιμοποιεί, τα βήματα ελέγχου ταυτότητας και τις πιστοποιήσεις του σχετικά με την προστασία των δεδομένων. Να έχετε υπόψη ότι οποιαδήποτε πληροφορία γύρω από τη μισθοδοσία πρέπει να υποστηρίζεται από πολλαπλές ασφαλείς τοποθεσίες (ως back-up) για να αποφευχθεί πιθανή απώλεια δεδομένων που θα είναι καταστροφική για την εταιρεία.

Αναφορικά με τον Κανονισμό για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, η Α. Γιακά τοποθετείται ως εξής: «Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) εισάγει νέες απαιτήσεις και κανόνες στους εκτελούντες την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, που πρέπει να πληρούνται και να εφαρμόζονται σε όλο τον κύκλο ζωής της πληροφορίας (συλλογή, επεξεργασία, μεταβίβαση, αποθήκευση, διαγραφή)», σημειώνοντας πόσο σημαντικό είναι να «ζητάμε από τον πελάτη τα δεδομένα που επεξεργαζόμαστε στα απολύτως αναγκαία για τον σκοπό της επεξεργασίας περιορίζοντας την άσκοπη κυκλοφορία προσωπικών δεδομένων που δεν χρειάζονται. Η επιλογή των απολύτως απαραίτητων πληροφοριών καθώς και η συνέπεια στην εφαρμογή και διατήρηση αυτού του κανόνα απαιτεί πειθαρχία, καταγεγραμμένη διαδικασία, έλεγχο και διαρκή επαγρύπνηση και από τις δύο πλευρές, ώστε όλα να εξελίσσονται όπως προβλέπει ο νόμος». Η ίδια υπογραμμίζει επίσης ότι «οι απαιτήσεις ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων που μας κοινοποιούνται είναι επίσης αυξημένες και η επαρκής προστασία επιτυγχάνεται με τη χρήση κρυπτογράφησης των βάσεων δεδομένων, συγκάλυψης των ευαίσθητων δεδομένων από τους διαχειριστές, ισχυρής αυθεντικοποίησης, διαμερισματοποίησης του συστήματος καθώς και λεπτομερούς καταγραφής των ενεργειών και αλλαγών που συμβαίνουν κάθε στιγμή».

CUSTOMIZATION ΚΑΙ ΛΥΣΕΙΣ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ
Οι λύσεις μισθοδοσίας και διαχείρισης των παροχών προς τους εργαζομένους μπορεί να περιλαμβάνει υπηρεσίες που αφορούν στην καταγραφή της απασχόλησης του ανθρώπινου δυναμικού και στη σύνταξη παροχών, στην έκδοση της μισθοδοσίας. Μπορούν όμως να εκτείνονται σε πεδία όπως η εγκατάσταση πληροφοριακών συστημάτων μισθοδοσίας και HR και να ολοκληρώνονται μέσα από τη δημιουργία ενός πλαισίου με KPIs και στατιστικά στοιχεία που συνθέτουν την εικόνα για τη διαμόρφωση της στρατηγικής και των επιμέρους τακτικών ενεργειών για το σύνολο του ανθρώπινο δυναμικού. Για αυτό άλλωστε, η κάθε λύση οφείλει να είναι εξατομικευμένη, απόλυτα customized, ενώ οι παρεχόμενες υπηρεσίες διαρκώς εξελίσσονται και ακολουθούν τις ανάγκες του εκάστοτε πελάτη και τις επιταγές του νομοθετικού πλαισίου, όπως έχει ήδη αναφερθεί.

Για παράδειγμα, εκτός από την επεξεργασία και τη διαχείριση της μισθοδοσίας, οι λύσεις payroll outsourcing μπορεί να αφορούν στην ανάλυση του μισθολογικού κόστους, στη διαχείριση και στον υπολογισμό όλων των παροχών σε είδος, στις διαδικασίες και στη μισθοδοσία εργαζομένων που μετακινούνται σε διάφορες χώρες αλλά και στην ανοιχτή γραμμή επικοινωνίας για την υποστήριξη σε εργατικά, ασφαλιστικά και φορολογικά θέματα από εξειδικευμένο προσωπικό. Σε κάθε περίπτωση, το ενδεχόμενο παραμετροποίησης του συστήματος μισθοδοσίας με βάση τις ανάγκες κάθε εταιρείας κρίνεται ως απαραίτητη δυνατότητα προκειμένου να παρέχεται εξατομικευμένη λύση.

Ο ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ
Περισσότερο από κάθε άλλη εποχή, οι οργανισμοί καλούνται να είναι ευέλικτοι για να αντιμετωπίσουν τις πολλαπλές προκλήσεις. Αυτό αντικατοπτρίζεται και στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού της σε όλα τα επίπεδα. Εταιρικές αναδιοργανώσεις, φορολογικές υποχρεώσεις, νέος τρόπος λειτουργίας, κινητικότητα των εργαζομένων είναι μόνο μερικές. Και όλα αυτά δεν μπορούν να μην επηρεάσουν τη διαχείριση της μισθοδοσίας η οποία για να θεωρηθεί αποτελεσματική ως διαδικασία οφείλει να αντιμετωπίσει τις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις σε διοικητικό και νομικό επίπεδο. Το καινοτόμο λογισμικό και η προηγμένη τεχνολογία που ένας πάροχος έχει στη διάθεσή του, μπορεί να απλοποιήσει την επεξεργασία της μισθοδοσίας και να δώσει την ευκαιρία στον οργανισμό να κατανείμει πιο αποδοτικά τους πόρους του.

Οι λόγοι πίσω από την απόφαση για ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό πάροχο και τα οφέλη που προσδίδει μία τέτοια κίνηση, είναι διαφορετικοί για κάθε επιχείρηση. Συνοπτικά, κάποια από τα οφέλη μίας τέτοιας επένδυσης αφορούν στους εξής παράγοντες: «Μείωση κόστους και επιχειρηματικού κινδύνου. Εστίαση σε δραστηριότητες που προσθέτουν αξία και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρηση. Συμμόρφωση με τη συνεχή μεταβαλλόμενη εργατική, ασφαλιστική και φορολογική νομοθεσία και εναρμόνιση με τους κανόνες GDPR», αναφέρει η Ν. Σαραντοπούλου.

Αυτό που είναι σίγουρο όμως είναι η σημαντικότητα της ίδιας της μισθοδοσίας η οποία έχει και συμβολική σημασία καθώς εκφράζει τους κοινωνικούς δεσμούς που αναπτύσσονται εντός της εταιρείας. Η έγκαιρη και σωστή καταβολή των αμοιβών των εργαζομένων, εκτός από νομική ευθύνη, αποτελεί και μία ηθική δέσμευση του οργανισμού προς το ανθρώπινο δυναμικό του, καθώς είναι ένα εκ των ουκ άνευ προαπαιτούμενο για την εσωτερική σταθερότητα. Λαμβάνοντας υπόψη και την κρισιμότητα και πολυπλοκότητα που φέρει αλλά και του εν δυνάμει κόστους, ολοένα και περισσότερες εταιρείες φαίνεται να επιλέγουν λύσεις payroll outsourcing.

HR Professional (T. 167)
« 1 2 3 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο HR Professional Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες


ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Industries

Τρόφιμα - Ποτά

Banking / Finance

International

Τουρισμός

Αυτοκινητοβιομηχανία

Δημόσιος Τομέας

Υγεία & Ομορφιά

Ευρωπαική Ένωση

Εκπαιδευτικοί Οργανισμοί

Συμβουλευτικές Εταιρείες

Καύσιμα

©2019 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778