<‘Σελίδα 1: Η ανάθεση της διαχείρισης της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες’>
Από την άλλη πλευρά, όμως, ο χρόνος είναι χρήμα και στο σημερινό κόσμο των επιχειρήσεων είναι κρίμα να σπαταλιέται χρόνος και χρήμα σε μια τόσο μη δημιουργική δραστηριότητα εντός εταιρείας. Έτσι, εδώ και τρεις, τουλάχιστον, δεκαετίες οι οργανισμοί έχουν αρχίσει να υιοθετούν τη λύση του outsourcing σχετικά με τη διαχείριση της μισθοδοσίας. Η συγκεκριμένη πρακτική ξεκίνησε να εφαρμόζεται στις Ηνωμένες Πολιτείες και γρήγορα επεκτάθηκε στον υπόλοιπο κόσμο.
Η ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη των περισσότερο διαδικαστικών ζητημάτων της Διοίκησης Ανθρωπίνων Πόρων έχει εκτοξευθεί τα τελευταία χρόνια, ενώ αναμένεται να αναπτυχθεί ακόμα παραπάνω, επιτρέποντας στα στελέχη HR να ασχοληθούν με περισσότερο στρατηγικά ζητήματα του οργανισμού. Άλλωστε, το Harvard Business Review έχει χαρακτηρίσει το outsourcing ως μια από τις σημαντικότερες ιδέες των τελευταίων 75 χρόνων στο χώρο του μάνατζμεντ.
Στις ΗΠΑ το 56% των επιχειρήσεων αναθέτουν, τουλάχιστον έως ένα βαθμό, τη διαχείριση της μισθοδοσίας και των φορολογικών ζητημάτων που συνδέονται με αυτή σε εξωτερικούς συνεργάτες σύμφωνα με έρευνα της εταιρείας Empagio, στην οποία συμμετείχαν στελέχη HR από όλη την Αμερική.
Να κάνω το βήμα;
Όλες οι λύσεις δεν είναι κατάλληλες για όλα τα προβλήματα. Έτσι, και μια εταιρεία πριν καταφύγει στην εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας πρέπει να εξετάσει κατά πόσο ταιριάζει στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά και τις ανάγκες της.
Υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες η επιλογή του payroll outsourcing είναι μονόδρομος, διότι η εσωτερική διαχείριση δεν είναι εφικτή. Για παράδειγμα, σε μερικές επιχειρήσεις τα συστήματα μισθοδοσίας αποδεικνύονται είτε ανεπαρκή είτε ασύμφορα. Έτσι, οι εργαζόμενοι αφιερώνουν χρόνο και ενέργεια χωρίς αποτέλεσμα, καθιστώντας τη λύση του εξωτερικού συνεργάτη ιδιαίτερα ελκυστική.
Επιπλέον, οι μικρές εταιρείες με λίγο προσωπικό δε διαθέτουν το απαραίτητο ανθρώπινο δυναμικό, τις γνώσεις, το χρόνο και την εμπειρία να ανταποκριθούν σε μια τόσο σημαντική διαδικασία. Αλλά ακόμα και οι μικρές επιχειρήσεις, που βρίσκονται σε φάση ανάπτυξης και ανακατατάξεων έχουν αυξημένες ανάγκες, στις οποίες δεν μπορούν να ανταποκριθούν, χωρίς την υποστήριξη κάποιου γνώστη του αντικειμένου.
Αρκετά συχνά, οι οργανισμοί αποφασίζουν να συνεργαστούν με προμηθευτή υπηρεσιών payroll όταν ο υπεύθυνος μισθοδοσίας εντός της εταιρείας αποχωρεί και δεν αφήνει πίσω του κάποιο άτομο ικανό να φέρει εις πέρας τη συγκεκριμένη αποστολή. Μπορεί βέβαια η συνεργασία να είναι προσωρινή μέχρι να βρεθεί ο επόμενος κατάλληλος εσωτερικός υπάλληλος.
Επειδή η μισθοδοσία είναι μια διαδικασία με περιοδικότητα (οι πληρωμές των υπαλλήλων γίνονται συνήθως μία φορά το μήνα ή κάθε δεκαπενθήμερο) μπορεί να μη δικαιολογείται η πρόσληψη ενός ή παραπάνω εργαζομένων, οι οποίοι ουσιαστικά θα δουλεύουν μία εβδομάδα το μήνα. Το payroll outsourcing αποδεικνύεται οικονομικότερο από την πρόσληψη υπαλλήλων μερικής απασχόλησης.
Από την άλλη πλευρά, η συνεργασία με προμηθευτή outsourcing, ίσως, να μην είναι απαραίτητη όταν υπάρχει ήδη εντός της εταιρείας κάποιο άτομο ή ακόμα καλύτερα κάποια ομάδα ατόμων, με τις απαραίτητες γνώσεις, καθώς και τα εξειδικευμένα συστήματα, τα οποία χειρίζονται άψογα και χωρίς λάθη την πληρωμή των εργαζομένων.
Αυτό σημαίνει ότι οι υπάλληλοι της εταιρείας μπορούν να έρθουν άμεσα σε επαφή με τους υπευθύνους για να λύσουν τις απορίες τους σχετικά με την καταβολή τους μισθού τους, χωρίς να ταλαιπωρηθούν. Τέλος, υπάρχουν οργανισμοί με ιδιαίτερα πολύπλοκα συστήματα μισθοδοσίας ή με αυστηρές πολιτικές κατά του outsourcing.
<‘here’>
<‘Σελίδα 2: Τα οφέλης της εξωτερικής ανάθεσης της διαχείρισης μισθοδοσίας’>
Τα οφέλη της εξωτερικής ανάθεσης
Ένας από τους σημαντικότερους λόγους για τους οποίους οι οργανισμοί καταφεύγουν στο payroll outsourcing είναι το κόστος. Παλαιότερη έρευνα της PricewaterhouseCoopers (2003) κατέληξε στο συμπέρασμα ότι με την ανάθεση της διαχείρισης της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη μπορούν να εξοικονομηθούν μέχρι και 35% περισσότερα χρήματα. Πράγματι, τα εσωτερικά συστήματα payroll είναι πιο ακριβά από όσο φαίνονται αρχικά καθώς, συχνά, οι επιχειρήσεις οι οποίες δεν έχουν προηγούμενη εμπειρία δεν υπολογίζουν «παράπλευρα έξοδα».
Μερικές χαρακτηριστικές πηγές τέτοιων εξόδων αποτελούν η αναβάθμιση των συστημάτων, οι εργατοώρες που αφιερώνονται σε δραστηριότητες όπως η συλλογή δεδομένων, η χρήση των υπολογιστικών συστημάτων της εταιρείας, ακόμα και η εξεύρεση εργαζομένων ικανών να στελεχώσουν το τμήμα μισθοδοσίας της εταιρείας. Βεβαίως, στις περισσότερες περιπτώσεις, τα οικονομικά οφέλη από το payroll outsourcing, δε γίνονται αμέσως αντιληπτά. Οι ειδικοί συστήνουν ότι πρέπει να περάσει μια δοκιμαστική περίοδος, η οποία μπορεί να φτάσει μέχρι και τους 18 μήνες για να καταστεί προφανής η εξοικονόμηση χρημάτων.
Οι νόμοι πάνω σε θέματα αμοιβών, υπερωριών και φόρων δεν είναι μόνο πολύπλοκοι, αλλά μεταβάλλονται αρκετά συχνά. Τα στελέχη ανθρώπινου δυναμικού δε διαθέτουν πάντα το χρόνο για να παρακολουθούν τις εξελίξεις ρισκάροντας να υποπέσουν σε κάποιο σφάλμα που μπορεί να οδηγήσει σε δυσαρέσκεια από μέρους των εργαζομένων, αλλά και σε αρκετά υψηλά πρόστιμα. Γιατί, λοιπόν, μια εταιρεία να το διακινδυνεύσει και να μη ζητήσει την υποστήριξη κάποιου προμηθευτή, ο οποίος εξειδικεύεται στη διαχείριση μισθοδοσίας και διαθέτει μεγάλη εμπειρία;
Επιπλέον, ακόμα και στην περίπτωση όπου υπάρξουν καθυστερήσεις στις πληρωμές ή λάθη, ο προμηθευτής της υπηρεσίας θα λογοδοτήσει στην εταιρεία – πελάτη του και θα αποδοθούν ευθύνες. Μπορεί, μάλιστα, σε ακραίες περιπτώσεις, η επιχείρηση να διακόψει τη συνεργασία με το συγκεκριμένο προμηθευτή. Δύσκολα θα ληφθούν τόσο σοβαρά μέτρα, όταν το σφάλμα γίνει από κάποιον υπάλληλο του οργανισμού.
Πριν από μερικές δεκαετίες το τμήμα HR ταυτιζόταν με τον προσωπάρχη, ένα στέλεχος που αφιέρωνε το χρόνο του σε διαδικαστικά ζητήματα όπως οι άδειες, η μισθοδοσία και η εποπτέια της τήρησης των ωραρίων εκ μέρους των εργαζομένων. Με το πέρασμα του χρόνου έγινε αντιληπτό ότι το ανθρώπινο δυναμικό αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα κεφάλαια της κάθε επιχείρησης.
Επομένως, δραστηριότητες όπως η διαχείριση των ταλέντων, η εκπαίδευση των εργαζομένων, η δημιουργία ενός employer branding προστέθηκαν στην ατζέντα του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού. Οι επιτυχημένοι οργανισμοί αναγνωρίζουν, πλέον, ότι το τμήμα HR αποτελεί στρατηγικό εταίρο της διοίκησης και για να καταστεί αποτελεσματικό πρέπει να απαλλαχθεί από μη – δημιουργικές διαδικασίες, όπως η διαχείριση της μισθοδοσίας.
Τέλος, οι προμηθευτές υπηρεσιών payroll, συνήθως, διαθέτουν περισσότερες δικλείδες ασφαλείας αναφορικά με τα δεδομένα. Τα γεγονότα μιλούν από μόνα τους. Το Δεκέμβριο του 2005, έγινε σε πετρελαϊκές εγκαταστάσεις στην Αγγλία η μεγαλύτερη έκρηξη εν καιρώ ειρήνης στην Ευρώπη, επηρεάζοντας και τις υποδομές μεγάλης εταιρείας παροχής υπηρεσιών payroll outsourcing.
Παρόλα αυτά, το 85% των πελατών της επιχείρησης έμειναν ανεπηρέαστοι, καθώς η μισθοδοσία τους διευθετήθηκε κανονικά. Ακόμα και μετά από ένα τόσο σοβαρό ατύχημα, οι προμηθευτές είναι ικανοί να αντεπεξέλθουν στις απαιτήσεις των πελατών τους καθώς διαθέτουν την τεχνογνωσία για να τηρούν αρχεία backup πολύ καλύτερα από ό,τι θα το έκανε μια επιχείρηση εσωτερικά.
<‘here’>
<‘Σελίδα 3: Τα κριτήρια επιλογής του κατάλληλου προμηθευτή για την επιτυχία του payroll outsourcing’>
Επιλογή συνεργάτη
Η επιλογή του κατάλληλου προμηθευτή αποτελεί ένα από τα πιο κρίσιμα σημεία της επιτυχίας του payroll outsourcing. Ιδιαίτερη βαρύτητα στην απόφαση για τη συνεργασία με μια εταιρεία διαχείρισης μισθοδοσίας θα πρέπει να έχει η εμπειρία της τελευταίας. Αναζητήστε τους πελάτες του υποψήφιου προμηθευτή σας. Υπάρχει ανάμεσά τους κάποιος οργανισμός, ο οποίος δραστηριοποιείται στον ίδιο κλάδο με εσάς; Κάποιος που να έχει το ίδιο μέγεθος με το δικό σας;
Αν ναι, τότε κατά πόσο βελτιώθηκε η διαδικασία και μειώθηκαν τα έξοδα της επιχείρησης; Άλλωστε, όπως φαίνεται και από την έρευνα της εταιρείας NelsonHall, η οποία εξειδικεύεται αποκλειστικά στην ανάλυση της αγοράς του HR Outsourcing, η εμπειρία έχει αξιολογηθεί ως το υπ’ αριθμό ένα κριτήριο για την επιλογή συνεργάτη.
Η έγκυρη και έγκαιρη καταβολή των μισθών σχετίζεται στενά με τη συγκέντρωση και την τήρηση δεδομένων που αφορούν στις υπερωρίες, τις απουσίες και τα bonus. Αν χαθεί κάποια πληροφορία ολόκληρη η διαδικασία μπορεί να τιναχτεί στον αέρα. Για το λόγο αυτό, ο πάροχος υπηρεσιών payroll θα πρέπει να διαθέτει συστήματα backup, αλλά και εναλλακτικά πλάνα σε περίπτωση που καταστραφούν κάποια από τα δεδομένα.
Παραδοσιακά, τις πληρωμές των υπαλλήλων υπολόγιζε κάποιος υπάλληλος με μολύβι και χαρτί. Σήμερα, όμως, ζούμε στην εποχή της ψηφιακής επανάστασης και όλα διεκπεραιώνονται με τη βοήθεια ηλεκτρονικών υπολογιστών και, συγκεκριμένα, εξειδικευμένου λογισμικού. Θα ήταν, λοιπόν φρόνιμο να ενημερωθείτε για το λογισμικό που χρησιμοποιεί ο συνεργάτης σας. Στην περίπτωση, μάλιστα, που η εταιρεία σας κάνει ήδη χρήση κάποιου payroll software θα πρέπει να ελέγξετε κατά πόσο είναι συμβατό με το αντίστοιχο του συνεργάτη σας.
Οι επιχειρήσεις δε μένουν στατικές. Είναι δυναμικοί οργανισμοί που διαρκώς αλλάζουν. Μαζί τους αλλάζει και ο αριθμός των ατόμων που απασχολούν, ο τρόπος καταβολής των αποδοχών τους και τα bonus τους. Κατά συνέπεια, στα κριτήρια επιλογής συνεργάτη θα πρέπει να συμπεριληφθεί και η ευελιξία του προμηθευτή. Κατά πόσο, δηλαδή, διαθέτει την ικανότητα να αντεπεξέρχεται στις διαρκώς μεταλλασσόμενες ανάγκες των επιχειρήσεων.
Το κόστος αποτελεί αναπόφευκτα έναν εξαιρετικά σημαντικό παράγοντα επιλογής συνεργάτη. Αυτό που απαιτείται να εξεταστεί είναι η συνολική τιμή της υπηρεσίας. Θα πρέπει, δηλαδή, να ξεκαθαριστούν εξαρχής τυχόν επιπλέον χρεώσεις που μπορεί να προκύψουν στην πορεία της συνεργασίας.
<‘here’>
<‘Σελίδα 4: Οι τράπεζεες στην υπηρεσία των επιχειρήσεων και τα οφέλη για τους εργαζόμενους και τις επιχειρήσεις – Case Study: To payroll outsourcing στη Βρετανική G4S Cash Services (UK) Ltd’>
Τράπεζες στην υπηρεσία των επιχειρήσεων
Η περίοδος κατά την οποία οι εργαζόμενοι περνούσαν από το ταμείο της εταιρείας στο τέλος κάθε μήνα για να παραλάβουν από το λογιστή το μισθό τους έχει παρέλθει εδώ και καιρό. Η συντριπτική πλειοψηφία των ιδιωτικών και των δημόσιων οργανισμών καταβάλλουν το μισθό των εργαζομένων τους μέσω τράπεζας.
Με σκοπό να προσελκύσουν μικρούς και μεγάλους εταιρικούς πελάτες, οι τράπεζες προσφέρουν στις επιχειρήσεις και στους εργαζομένους τους ειδικά προνόμια. Άλλωστε, η συνεργασία πάνω σε θέματα μισθοδοσίας είναι διαρκής, με αποτέλεσμα να χτίζεται μια στενή σχέση μεταξύ πελάτη και τράπεζας, η οποία ευνοεί ιδιαίτερα την τελευταία.
Για τους εργαζομένους
Τα οφέλη για το προσωπικό της επιχείρησης ποικίλλουν, ανάλογα με την τράπεζα. Σε γενικές γραμμές, πάντως, προσφέρονται:
- Έκδοση κάρτας αναλήψεων.
- Προνομιακές τιμές στα δάνεια της τράπεζας.
- Δυνατότητα υπερανάληψης.
- Δυνατότητα χορήγησης μπλοκ επιταγών.
- Αποστολή μηνιαίου αντιγράφου κινήσεων λογαρισμού (statement).
- Παροχή υπηρεσιών phone banking και e-banking.
- Χορήγηση πιστωτικής κάρτας με προνομιακό επιτόκιο και μειωμένη συνδρομή.
- Δυνατότητα αυτόματης εξόφλησης λογαριασμών (π.χ ΔΕΗ, Ε.ΥΔ.Α.Π).
- Απαλλαγή από διαχειριστικά έξοδα και από την υποχρέωση ελαχίστου ποσού κατάθεσης.
Για τις επιχειρήσεις
- Αυτόματη – ηλεκτρονική πληρωμή μισθοδοσίας από την εταιρεία χωρίς επίσκεψη στην τράπεζα, η οποία πραγματοποιείται με ασφάλεια.
- Χρήση e- banking για την ενημέρωση και την πληρωμή των μισθών.
- Τοποθέτηση ATM στο χώρο εργασίας.
Case Study: To payroll outsourcing στη Βρετανική G4S Cash Services (UK) Ltd
H G4S Cash Services, η μεγαλύτερη εταιρεία χρηματαποστολών στη Βρετανική αγορά, αποφάσισε να αλλάξει τον τρόπο διαχείρισης της μισθοδοσίας της παραχωρώντας την σε εξωτερικό συνεργάτη. Οι υπεύθυνοι του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού γνώριζαν, εκ των προτέρων, ότι θα είναι οικονομική λύση και ότι ο προμηθευτής, θα τους ανακούφιζε από κάποια από τα προβλήματα που δημιουργούσε το γεγονός ότι διαχειρίζονταν τις πληρωμές 9.000 εργαζομένων.
Επέλεξαν, λοιπόν, να αναθέσουν τη συγκεκριμένη εργασία σε με μια εταιρεία με την οποία συνεργάζονταν από τη δεκαετία του ‘60 σε διάφορα θέματα καθώς την εμπιστεύονταν και είχαν πάντα καλές σχέσεις μαζί της.
Τώρα, αρκετά χρόνια μετά την αρχική απόφαση να καταφύγουν στο payroll outsourcing, έχει καταστεί σαφές ότι η εταιρεία έκανε τη σωστή επιλογή.
Η εφαρμογή σχεδιάστηκε σύμφωνα με τις προδιαγραφές του πελάτη και είναι ακριβώς αυτό που αναζητούσε η G4S Cash Services UK. Κατάφεραν ακόμα και να κάνουν το σύστημα να μοιάζει με το προηγούμενο, έτσι ώστε να παραμείνουν ευχαριστημένοι οι εργαζόμενοι που δουλεύουν αρκετά χρόνια στην επιχείρηση. Η νομική υποστήριξη, με το πέρασμα του χρόνου, γίνεται ολοένα και μεγαλύτερη και οι πελάτες νιώθουν πια σίγουροι ότι οι προμηθευτές τους θα τα ρυθμίζουν όλα.
Επιπλέον, μειώθηκε το κόστος και υπάρχει η σιγουριά ότι ο σύμβουλος παραμένει πάντα ενημερωμένος πάνω στις τεχνολογικές εξελίξεις, χωρίς να χρειάζεται να σπαταλήσει χρόνο η ίδια η εταιρεία. Άλλο ένα θετικό στοιχείο είναι ότι το σύστημα έχει τη δυνατότητα να δεχτεί δεδομένα από αλλού, καθώς η G4S διαθέτει πολλά διαφορετικά in- house συστήματα που διαχειρίζονται πολύπλοκα πακέτα πληροφοριών. Πράγματι, 7-8.000 εργαζόμενοί της επιχείρησης πληρώνονται με την ώρα, δικαιούνται διαφορετικά επιδόματα και αμείβονται με 17 διαφορετικές ωριαίες χρεώσεις. Έτσι, είναι σημαντικό το γεγονός ότι το σύστημα μπορεί να λάβει τις συγκεκριμένες πληροφορίες.
<‘here’>
