Οι οργανισμοί βάλλονται σήμερα τόσο από εξωτερικούς κινδύνους που πηγάζουν από την οικονομική στενότητα και τη διεθνή αβεβαιότητα, όσο και από εσωτερικούς κινδύνους που αντανακλώνται στα αρνητικά φαινόμενα που παρατηρούνται στο εσωτερικό: εργασιακή δυσαρέσκεια, αρνητικό οργανωσιακό κλίμα, μείωση εργασιακής δέσμευσης και παραγωγικότητας, οργανωσιακή αναποτελεσματικότητα, επικοινωνιακή ανεπάρκεια, οργανωσιακή σιωπή.
Καθώς οι εξελίξεις απαιτούν γρήγορη και αποτελεσματική λήψη αποφάσεων, προσαρμοστικότητα και ευελιξία, οι οργανισμοί καλούνται να διαχειριστούν αποτελεσματικά τις συνέπειες μίας κρίσης εκ των έσω, η οποία γίνεται επικοινωνιακή, λόγω της έλλειψης ενός συστήματος ανοιχτής επικοινωνίας και συμμετοχικής διοίκησης, στο οποίο το ανθρώπινο δυναμικό ενθαρρύνεται να μοιραστεί τις διαφωνίες και τις προτάσεις του για έγκαιρες βελτιώσεις και προδραστικές αλλαγές προς όφελος του οργανισμού και τελικά όλων.
Το Τμήμα Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού, ως στρατηγικός εταίρος του οργανισμού, μπορεί να συμβάλει στην αποτελεσματικότερη εσωτερική επικοινωνία μεταξύ διοίκησης και εργαζομένων, αναπτύσσοντας στρατηγικές που επιφέρουν οργανωσιακή αποτελεσματικότητα και εξοικονόμηση χρονικού και οικονομικού κόστους.
Δεδομένου ότι η εσωτερική επικοινωνία καταλαμβάνει τουλάχιστον το 70% του καθημερινού χρόνου εργασίας σε έναν οργανισμό (Mitchell, T.R. & Larson, J.R., 1987), η ορθή διαχείριση των καναλιών εσωτερικής επικοινωνίας μεταξύ διοίκησης και εργαζομένων, από το τμήμα HR, είναι σημαντική για τη σχέση μεταξύ τους και συνδέεται άμεσα με την οργανωσιακή δομή και κουλτούρα.
Στο πλαίσιο αυτό, η εφαρμογή ενός προγράμματος οργανωσιακής ανάπτυξης μπορεί να ενισχύσει την εμπιστοσύνη στις σχέσεις διοίκησης και εργαζομένων και να μειώσει το φαινόμενο της οργανωσιακής σιωπής που εντείνεται σε οργανισμούς όπου υπερισχύουν νόρμες και άγραφοι κανόνες (Argyris C., 1977).
Αυτό το πρόγραμμα μπορεί να συμβάλει στην υιοθέτηση νέας επικοινωνιακής οργανωσιακής κουλτούρας, δημιουργώντας ανοιχτά κανάλια επικοινωνίας για τους εργαζομένους ώστε να διατυπώνουν την άποψή τους για τα κακώς κείμενα, γνωρίζοντας ότι θα ληφθεί υπόψη και θα αξιοποιηθεί (Vakola M., Bouradas D., 2005).
Ο σχεδιασμός ενός διαρκώς ανατροφοδοτούμενου συστήματος εσωτερικής επικοινωνίας στο πλαίσιο μιας τέτοιας μακροπρόθεσμης στρατηγικής που διαχέει την πληροφορία και τη γνώση προς όλες τις κατευθύνσεις και επίπεδα εστιάζοντας στις λύσεις, μπορεί να ενισχύσει τη συλλογική προσπάθεια, την ικανοποίηση, την απόδοση και τη δέσμευση των εργαζομένων.
Ενέργειες αμφίδρομης επικοινωνίας, όπως το speak out, η ανατροφοδότηση 360ο και οι κύκλοι ποιότητας θα μπορούσαν να βοηθήσουν σε αυτόν τον προσανατολισμό. Η διαχείριση των άτυπων καναλιών επικοινωνίας στο εσωτερικό ενός οργανισμού είναι εξίσου σημαντική, ιδιαίτερα όταν τα τυπικά κανάλια είναι ανεπαρκή (Bennett, 2001).
Διεξάγοντας έρευνες στάσεων, γνωστοποιούνται οι στάσεις των εργαζομένων σε κρίσιμες εταιρικές λειτουργίες και γίνονται προτάσεις βελτίωσης με ανταμοιβή. Εξίσου σημαντική είναι η εφαρμογή ενός προγράμματος συνεχούς βελτίωσης των δεξιοτήτων των εργαζομένων όλων των βαθμίδων σε τεχνικές επικοινωνίας, όπως είναι η επαναπληροφόρηση, η ενσυναίσθηση και η ενεργητική ακρόαση.
Επομένως, το Τμήμα HR μπορεί να συμβάλει και στην αποτελεσματικότερη διαχείριση κρίσεων που προκύπτουν από ενδοεπιχειρησιακές συγκρούσεις (Weber, 1968). Είναι στρατηγικά σημαντικό οι εργαζόμενοι να στρέφονται σε όσα τους ενώνουν, και όχι σε όσα τους χωρίζουν (Tjosvold, 1991), επειδή κάθε σύγκρουση απορροφά ενέργεια και πόρους.
Γι’ αυτό και απαιτείται συνεργασία, η οποία προϋποθέτει εμπιστοσύνη και ανοιχτή επικοινωνία (Johnson & Johnson, 2009). Έτσι, μια κρίση μπορεί να μετατραπεί σε δημιουργική ευκαιρία, καθώς μπορούν να προσδιοριστούν τα πραγματικά προβλήματα, να βρεθούν κοινώς αποδεκτές λύσεις και να εφαρμοστούν στρατηγικές καινοτομίες.
Εσωτερική επικοινωνία και διαχείριση γνώσης
Η εσωτερική επικοινωνία αποτελεί στρατηγική λειτουργία για έναν οργανισμό καθώς μεγιστοποιεί την καθημερινή αποτελεσματικότητα στην εργασία. Η αλληλεπίδραση μεταξύ εργαζομένων μέσα από ένα σύστημα αμφίδρομης επικοινωνίας διευκολύνει τη διάχυση της γνώσης και της πληροφορίας σε όλα τα επίπεδα, όπου μπορούν να είναι χρήσιμες για την ανάπτυξη νέων προϊόντων και υπηρεσιών.
Επομένως, η αποτελεσματική εσωτερική επικοινωνία αποτελεί βασική προϋπόθεση ώστε η γνώση να συνεισφέρει σε ένα διατηρήσιμο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Εξάλλου, η διαχείριση της γνώσης περιλαμβάνει ένα σύστημα δημιουργίας και διατήρησης του διανοητικού κεφαλαίου του οργανισμού αλλά και ενίσχυσης της κοινωνικής αλληλεπίδρασης προκειμένου να αναπτύσσεται και να ανταλλάσσεται τόσο η ρητή όσο και η άρρητη γνώση.
Χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί η σύσταση ομάδων για τη Διαχείριση Γνώσης και την Εσωτερική Επικοινωνία, στο πλαίσιο της στρατηγικής ανθρωπίνων πόρων της DG REGIO 2012 της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, που αφορά στη στρατηγική της ΕΕ «Ευρώπη 2020», με σκοπό τη βελτίωση της κάτω, άνω και οριζόντιας εσωτερικής επικοινωνίας.
Αξιοποιώντας σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία, όπως τα video blogs, τα forum και τα live web chats, η ανώτερη διοίκηση έχει άμεση επικοινωνία με το ανθρώπινο δυναμικό και διαχέει την πληροφορία και τη γνώση σε όλες τις ιεραρχικές δομές. Έτσι, χτίζονται οι οργανωσιακές ικανότητες που απαιτούνται για την εφαρμογή των προγραμμάτων.
Στρατηγικές του οργανισμού για τη διαχείριση γνώσης
Οι σύγχρονες επιχειρήσεις καλούνται να ανταποκριθούν στις προκλήσεις του διεθνούς ανταγωνισμού, που εντείνεται λόγω της ραγδαίας αναπτυσσόμενης διάχυσης της νέας τεχνολογίας και την ανάπτυξη και διαχείριση της γνώσης. Στη σύγχρονη κοινωνία της γνώσης, οι επιχειρήσεις πρέπει να βασίζονται όλο και περισσότερο στη γνώση, στις δεξιότητες και στην εμπειρία του ανθρώπινου παράγοντα, ώστε να έχουν την ικανότητα να δημιουργούν διαρκώς νέα γνώση, να καινοτομούν και να διαχειρίζονται αυτή τη γνώση αποτελεσματικά (Jackson at al., 2003).
Γι’ αυτό κι αποτελεί στρατηγικό διατηρήσιμο πλεονέκτημα η ικανότητά τους να λειτουργούν ως ανοιχτά μαθησιακά συστήματα σε συνεχή αλληλεπίδραση με την κοινωνία, σε ένα οργανωμένο πλαίσιο στρατηγικής με σαφή προορισμό και όραμα. Έχοντας αναπτύξει εσωτερικές επικοινωνιακές δομές με ανθρωποκεντρικό σχεδιασμό είναι ικανές να ενσωματώσουν και να προωθήσουν τις απαιτούμενες αλλαγές.
Έχοντας υιοθετήσει νέα επικοινωνιακή οργανωσιακή κουλτούρα και θετικό οργανωσιακό κλίμα, στοιχεία που αποτελούν βασικές θεμελιώδεις ικανότητες, οι επιχειρήσεις πρέπει να λειτουργούν ως οργανισμοί μάθησης, που δημιουργούν, αποκτούν και μεταδίδουν γνώση, αλλάζουν συμπεριφορά, αυτό-αξιολογούνται συνεχώς, πειραματίζονται κι αποφεύγουν τη στασιμότητα.
Πρωταρχικό ρόλο κι εδώ κατέχει το ανθρώπινο κεφάλαιο, καθώς η ενεργή συμμετοχή του στη διερεύνηση κρίσιμης πληροφορίας για τον οργανισμό και η συνεισφορά της εμπειρίας και της γνώσης του στις αλλαγές και στις βελτιώσεις των πολιτικών, των διαδικασιών και των τεχνικών αξιολόγησης είναι καθοριστική.
Η σημερινή πραγματικότητα επιβεβαιώνει περισσότερο από ποτέ την άποψη του Drucker (1999) ότι η μάθηση αποτελεί πλέον αναγκαιότητα κι όχι επιλογή. Γι’ αυτό και στρατηγική πρόκληση των σύγχρονων επιχειρήσεων δεν είναι μόνο η συνεχής εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού, αλλά η υιοθέτηση μιας κουλτούρας γνώσης και η ανάπτυξη μηχανισμών διάχυσης της γνώσης, δημιουργίας νέας γνώσης και μετατροπής της σε συλλογικό γνωστικό ενεργητικό.