Μήνας: Οκτώβριος 2013

Όμως, η συμμόρφωση προς τα standards είναι προαιρετική. Ένας τρόπος για να γίνει υποχρεωτική η εφαρμογή ενός προτύπου είναι με νομοθετική παρέμβαση των κρατών που μπορούν να απαιτήσουν συμμόρφωση με τα πρότυπα (π.χ. κανένα αυτοκίνητο δεν κυκλοφορεί στην Ελλάδα χωρίς συμμόρφωση με πρότυπο εκπομπής ρύπων). Άλλος τρόπος εφαρμογής ενός προτύπου είναι ο αγοραστής ενός προϊόντος ή υπηρεσίας να απαιτεί ο πωλητής ή το προϊόν να έχει συμμόρφωση με κάποιο πρότυπο (π.χ. μια αυτοκινητοβιομηχανία απαιτεί από τον προμηθευτή ελαστικών να έχει συμμόρφωση με συγκεκριμένο πρότυπο ανακύκλωσης των ελαστικών).

ISO Management Standards
Εκτός των προτύπων προδιαγραφών που παράγει ο ISO (π.χ. πρίζες, χρωματικός κώδικας καλωδίων, κ.λπ.), ο ISO παράγει και management standards που εστιάζουν σε διαφορετικά θέματα λειτουργίας των εταιρειών. Κάποια από τα πιο γνωστά management standards είναι: ISO 50001 – Energy management, ISO 14000 – Environmental management, ISO 9000 family – Quality management, ISO 22000 – Food safety management.

Project Management Standard
Την 1η Σεπτεμβρίου 2013 ο ISO κυκλοφόρησε το ISO 21500 «Guidance on project management» (http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm? csnumber=50003). Ουσιαστικά το ISO 21500 είναι το πρώτο standard για general management γιατί ο ISO δεν έχει πρότυπο για καμία άλλη περιοχή του general management όπως για sales, marketing, human resources, operations, logistics, financial, κ.λπ. Η ιστορία του 21500 ξεκίνησε το 2007 όταν ο BSI (British Standard Institution) υπέβαλε αίτημα στον ISO για τη δημιουργία διεθνούς προτύπου σε Project Management. Το έγγραφο το οποίο υπέβαλλε ως βάση δημιουργίας του νέου προτύπου ήταν το BS 6079 με τίτλο «Guide to Project Management». Έτσι συστήθηκε η επιτροπή του TC 236 του ISO για τη δημιουργία του προτύπου ISO 21500 «Guidance on project management». Την προεδρία της επιτροπής TC 236 ανέλαβε εκπρόσωπος του BSI, και τη Γενική Γραμματεία ανέλαβε εκπρόσωπος του ANSI. Στην επιτροπή TC 236 συμμετείχαν 37 χώρες (συμπεριλαμβάνεται και η Ελλάδα δια μέσου του ΕΛΟΤ).

Πώς είναι το ISO 21500;
Όταν ξεκίνησε να λειτουργεί η TC 236, το Project Management Institute (PMI) που εκδίδει τον οδηγό PMBOK® για λογαριασμό του ANSI, έδωσε στην επιτροπή TC 236 το κεφάλαιο 3 του PMBOK® που περιγράφει τα Inputs και τα Outputs των 44 διεργασιών (processes) του PMBOK®. Έτσι, το κεφάλαιο 3 του PMBOK® αποτέλεσε την αφετηρία για τη δημιουργία του ISO 21500. Έτσι, είναι προφανές ότι οι ομοιότητες του PMBOK® και του ISO 21500 είναι πάρα πολλές με το ISO 21500 να αποτελείται από:

• 10 Subject Groups (γνωστικές περιοχές) (Integration, Stakeholder, Scope, Resource, Time, Cost, Risk, Quality, Procurement, Communication),
• 5 Process Groups (Initiating, Planning, Implementing, Controlling, Closing),
• 39 processes (διεργασίες).

Project Management Standards
Παγκοσμίως, εκατοντάδες χιλιάδες οργανισμοί και περίπου 30.000.000 φυσικά πρόσωπα ασχολούνται με το Project Management σε υλοποιήσεις έργων παντός τύπου. Βασικός προβληματισμός όλων είναι εάν θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν standards ή όχι. Πολλοί πλέον έχουν αρχίσει να ενδιαφέρονται για τα πρότυπα του Project Management.

Εκτιμάται ότι σταδιακά το ISO 21500 θα επικρατήσει και θα κερδίσει τη μάχη απέναντι σε πολλά εθνικά πρότυπα διοίκησης έργων που υπάρχουν σε διάφορες χώρες. Είναι δεδομένο ότι ο οργανισμός ISO μπήκε στο γνωστικό αντικείμενο δημιουργίας προτύπων σε project management για να μείνει και να πετύχει («too big to fail»). Ήδη ο ISO έχει συστήσει την επιτροπή TC 258 που αναλαμβάνει το έργο της TC 236 και έχει σαν σκοπό τη δημιουργία προτύπου στην περιοχή του «Project, programme and portfolio management».

Project, Programme και Portfolio Management Standards από τον ISO
Μετά την κυκλοφορία του ISO 21500 η επιτροπή TC 236 έγινε η μόνιμη επιτροπή TC 258 και ασχολείται με τη δημιουργία προτύπων για «Project, Programme and Portfolio Management». Στην επιτροπή ISO TC 258 συμμετέχουν 35 χώρες με δικαίωμα ψήφου και 9 χώρες ως παρατηρητές. Η Ελλάδα είναι μια από τις 35 χώρες που συμμετέχει στην επιτροπή του ISO δια μέσου του Ελληνικού Οργανισμού Τυποποίησης (ΕΛΟΤ). Το επόμενο πρότυπο που δημιουργεί η επιτροπή ISO TC 258 είναι το ISO 21502 για Portfolio Management που θα κυκλοφορήσει μέσα στο 2014.

Στο Tallberg της Σουηδίας στις 9-13 Σεπτεμβρίου 2013, έγινε η ολομέλεια της τεχνικής επιτροπής TC 258 του ISO για «Project, Programme and Portfolio Management». Πρέπει να σημειωθεί ότι σήμερα το ISO 21500 είναι το πέμπτο στις πωλήσεις προτύπων του ISO παγκοσμίως (την πρώτη θέση κατέχει το ISO 9001). Στην ολομέλεια του Tallberg, Sweden συμμετείχαν 90 experts σε θέματα Project, Program και Portfolio Management από τις παρακάτω 22 χώρες με αλφαβητική σειρά: Argentina, Australia, Austria, Brazil, Cameroon, Canada, Denmark, Finland, France, Germany, Greece, Japan, Netherlands, Norway, Portugal, Romania, Russia, South Africa, South Korea, Sweden, United Kingdom, United States.

Πρόεδρος της επιτροπής είναι ο Miles Shepherd από την Αγγλία και Γενικός Γραμματέας ο Karl Best από τις ΗΠΑ. Επικεφαλής της αντιπροσωπείας του Αγγλίας είναι ο Terry Cooke-Davies που θα είναι keynote speaker στο PM Congress που θα συνδιοργανώσει το PMI-GREECE με την BOUSSIAS στις 28/11/2013. Τον ΕΛΟΤ εκπροσωπεί στη μόνιμη επιτροπή του ISO TC 258 ο Θεοφάνης Γιώτης Πρόεδρος του PMI-GREECE και Διευθύνων Σύμβουλος της ITEC Consulting/12PM Consulting.

Φωτογραφία των ανταποκριτών του PM World Journal στο Tallberg (http://pmworldjournal.com)

• Theofanis Giotis, Athens, Greece
• Jaycee Krüger, Johannesburg, South Africa
• Miles Shepherd, Executive Editorial Advisor, UK
• Jouko Vaskimo, Senior Contributing Editor, Finland
• Reinhard Wagner, Munich, Germany

Τι μέλει γενέσθαι;
Τα πρότυπα είναι για να κάνουν τη ζωή μας πιο απλή (πχ. ο ίδιος τύπος καυσίμου σε όλες τις χώρες). Η κυκλοφορία του ISO 21500 εκτιμάται ότι θα έχει καταλυτικές επιπτώσεις στην υιοθέτηση του Project Management παγκοσμίως, τόσο από ιδιώτες όσο και από εταιρείες.

Πληροφορίες:
12 PM Consulting Θεοφάνης Γιώτης,
MSc, Ph.D C, PMP®, MCT
E: [email protected]
www.12pm.org

Αυτό οφείλεται σε πολλούς λόγους, όπως για παράδειγμα η ανάγκη να επιτυγχάνονται οι στόχοι των έργων μέσα σε στενές προθεσμίες, να υπάρχει καλύτερη παρακολούθηση της προόδου και απόδοση ευθυνών, και η βελτίωση της οικονομικής αποδοτικότητας. Ο κύριος όμως λόγος είναι ότι η πολυπλοκότητα και το εύρος πολλών από τα έργα που εκτελούνται στις επιχειρήσεις σήμερα απαιτούν εξειδικευμένες γνώσεις από διάφορα τμήματα των επιχειρήσεων και καθιστούν αναγκαία τη διαλειτουργική συνεργασία.

Στις επιχειρήσεις αυτές η εκτέλεση των έργων λαμβάνει χώρα παράλληλα με τις εργασίες ρουτίνας και απαιτεί σύνθετες οργανωτικές δομές τύπου μήτρας (matrix), όπου οι ομάδες εκτέλεσης των έργων (project teams), τέμνουν οριζόντια τις κάθετες ιεραρχικές οργανωτικές δομές. Η επιτυχία ενός έργου συνίσταται στην επίτευξη των αρχικών στόχων του μέσα στις προθεσμίες που είχαν αρχικά τεθεί και με κόστος που δεν ξεπερνά τον προϋπολογισμό του. Είναι γενικά παραδεκτό και έχει επιβεβαιωθεί από πολλές έρευνες, ότι ένα μεγάλο ποσοστό των έργων αποτυγχάνει σε μια ή περισσότερες από τις τρεις διαστάσεις της επιτυχίας (στόχοι, προθεσμίες και κόστος).

Για παράδειγμα, μια πρόσφατη έρευνα της McKinseyⁱ σε έργα πληροφορικής έδειξε ότι κατά μέσο όρο τα έργα αυτά κόστισαν 45% περισσότερο από τον προϋπολογισμό τους είχαν καθυστερήσεις της τάξης του 7% και προσέφεραν κατά 56% μικρότερη προστιθέμενη αξία από την αναμενόμενη. Πολλοί ερευνητές έχουν ασχοληθεί με τις αιτίες της αστοχία στην εκτέλεση των έργων, και έχουν προτείνει μια σειρά από προτάσεις για βελτίωση της αποτελεσματικότηταςⁱⁱ.

Εκπαίδευση
Είναι όμως αναμφισβήτητο ότι μια από τις βασικές αιτίες της αστοχίας των έργων, είναι η έλλειψη εξοικείωσης των διαχειριστών (project managers) και των μελών των ομάδων έργου με τις έννοιες και τα θεωρητικά και πρακτικά εργαλεία του project management. Η Διαχείριση Έργων είναι τέχνη και επιστήμη ταυτόχρονα, αλλά η σχετική εκπαίδευση, ειδικά σε εταιρείες στις οποίες εκτελούνται έργα καθοριστικής σημασίας, μπορεί να παίξει σημαντικό ρόλο στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας. Στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον που χαρακτηρίζεται από έντονη αβεβαιότητα, η διαχείριση των κινδύνων είναι ιδιαίτερα σημαντική και θα πρέπει να ξεκινά από τον αρχικό σχεδιασμό του έργου και να συνεχίζεται με συστηματική παρακολούθηση των κινδύνων και εφόσον χρειαστεί έγκαιρη παρέμβαση μέχρι το τέλος του έργου.

Ένας από τους τομείς λοιπόν, στον οποίον η εκπαίδευση των στελεχών επιχειρήσεων θα πρέπει να εστιάζεται, είναι η διαχείριση των κινδύνων που συνδέονται με την εκτέλεση των έργων (project risk management). Ακόμα, είναι χρήσιμο η εκπαίδευση να περιλαμβάνει χρήση υποστηρικτικών εργαλείων λογισμικού όπως για παράδειγμα το Microsoft Project.

Πιστοποίηση
Επιπλέον της εκπαίδευσης, θα πρέπει να θεωρηθεί ως ιδιαίτερα χρήσιμη η πιστοποίηση στη Διαχείριση Έργων, σε ατομικό, αλλά ακόμη και σε εταιρικό επίπεδο, διότι παρέχει εγγυήσεις για σχετικές γνώσεις και ικανότητες υψηλού επιπέδου. Ο πιο γνωστός διεθνής οργανισμός που προσφέρει πιστοποιήσεις στη Διαχείριση Έργων είναι το Project Management Instituteⁱⁱⁱ.

Τα μέλη αυτού του οργανισμού ξεπερνούν τις 700.000 και από τις δραστηριότητες του οργανισμού ξεχωρίζει η δημοσίευση ενός οδηγού με λεπτομερή πρότυπα και βέλτιστες πρακτικές που λέγεται Project Management Book of Knowledge και ουσιαστικά αποτελεί τη «Βίβλο» του Project Management. Εναλλακτικά, πιστοποίηση στη Διαχείριση Έργων μπορεί να αποκτηθεί από άλλους οργανισμούς όπως το PRINCE2^iv και το International Project Management Institute^v.

ⁱ http://www.mckinsey.com/insights/business_technology/delivering_larg e-scale_it_projects_on_time_on_budget_and_on_value

ⁱⁱ π.χ. «How to fail in project management (without really trying)», Pinto and Kharbanda, Business Horizons, 1996, vol. 39, issue 4, pages 45-53

ⁱⁱⁱ http://www.pmi.org/

^iv http://www.prince-officialsite.com/

^v http://ipma.ch/