Υπήρξατε από αυτούς που ισχυρίζονταν ότι η τεχνολογία δεν ενδιαφέρει τα στελέχη HR; Αν πριν από λίγα χρόνια ανήκατε στη συγκεκριμένη κατηγορία, η πραγματικότητα σας διέψευσε. Τα συστήματα HRMS, λύνουν καθημερινά δεκάδες ζητήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού εξοικονομώντας πόρους και χρόνο. Τα πάντα γύρω μας αυτοματοποιούνται. Οι νέες τεχνολογίες έχουν επηρεάσει την εργασιακή μας ρουτίνα. Η πλειοψηφία των εργαζομένων περνούν τις περισσότερες ώρες τους μπροστά από μια οθόνη υπολογιστή.

<‘Σελίδα 1: HRMS: Τεχνολογικά όπλα στη φαρέτρα του HR’>
Ταυτόχρονα, η δουλειά των τμημάτων HR έχει αυξηθεί, ξεπερνώντας, πλέον, τα καθαρά διαχειριστικά καθήκοντα, με αποτέλεσμα να χρειάζονται εργαλεία, τα οποία να τους εξοικονομούν πολύτιμο χρόνο. Για αυτό το λόγο, τα Συστήματα Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού, έχουν καταστεί καθημερινοί υποστηρικτές των στελεχών Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων σε όλο τον κόσμο.

Πριν δημιουργηθούν τα «καθαρόαιμα» HRMS προγράμματα οι επιχειρήσεις προσπαθούσαν να ικανοποιήσουν τις ανάγκες του προσωπικού χρησιμοποιώντας το λογισμικό ERP και CRM, που ήδη διέθεταν. Σταδιακά, όμως, οι εταιρείες κατασκευής λογισμικού άρχισαν να αναγνωρίζουν την απαίτηση της αγοράς για προγράμματα ειδικά προσανατολισμένα στη διευθέτηση θεμάτων του HR. Με το πέρασμα του χρόνου, οι προμηθευτές αναπτύσσουν ευέλικτα εργαλεία, τα οποία καλύπτουν ολοένα και περισσότερες δραστηριότητες του τμήματος Διοίκησης Προσωπικού. Αντίστοιχα, και οι επαγγελματίες του HR μαθαίνουν να χειρίζονται το λογισμικό και ζητούν από τους προμηθευτές τους πιο εξειδικευμένα προγράμματα.

Ακόμα και σήμερα, στην περίοδο της οικονομικής ύφεσης, το λογισμικό που αφορά στο ανθρώπινο κεφάλαιο παραμένει περιζήτητο. Για του λόγου το αληθές, σύμφωνα με έρευνα που πραγματοποιήθηκε στην άλλη πλευρά του Ατλαντικού από τον επαγγελματικό σύνδεσμο International Association for Human Resources Information Management (IHRM), η επένδυση σε τεχνολογίες HR δε θα παρουσιάσει μείωση κατά το τρέχον έτος σε σύγκριση με το 2008.

Πιο συγκεκριμένα, το 42% των ερωτηθέντων ανέφεραν ότι θα κρατήσουν σταθερό τον προϋπολογισμό του HRMS. Μάλιστα, ένα ποσοστό της τάξης του 21% υποστήριξε ότι η επένδυση στα συγκεκριμένα εργαλεία θα αυξηθεί, κατά μέσο όρο, 23%. Εξάλλου, η εν λόγω κατηγορία εργαλείων αποτελεί έναν από τους ταχύτερα αναπτυσσόμενους κλάδους της αγοράς λογισμικού. Πράγματι, μέχρι το 2011, ο τζίρος της αναμένεται να αγγίξει τα 10,6 δις. δολάρια μόνο στις ΗΠΑ.

Η αγορά, όμως, δεν έχει εκτοξευτεί μόνο στην Αμερική, αλλά και στη χώρα μας. Τα τελευταία χρόνια, ολοένα και περισσότερες επιχειρήσεις σπεύδουν να υιοθετήσουν τέτοιου είδους προγράμματα, τα οποία θα καλύπτουν όσο το δυνατόν περισσότερες λειτουργίες του τμήματος HR. Μάλιστα, ο Σωτήρης Κούκιας, Διευθυντής Πωλήσεων, SCAN ABEE υποστηρίζει ότι οι επιχειρήσεις που υιοθετούν συστήματα HRMS δραστηριοποιούνται σε διάφορους κλάδους της ελληνικής οικονομίας. Είναι σύγχρονες, με οργανωμένα τμήματα ανθρωπίνου δυναμικού στελεχωμένα με εκπαιδευμένα στελέχη, ικανά να αναλάβουν επιτυχώς το διευρυμένο ρόλο τους. Κοινή τους πεποίθηση είναι πως κινητήριος δύναμη της ανάπτυξής τους, καθώς και ανταγωνιστικό τους πλεονέκτημα αποτελεί το σωστά εκπαιδευμένο, αποδοτικό και πιστό ανθρώπινο δυναμικό.
<‘here’>

<‘Σελίδα 2: HRMS για όλες τις χρήσεις’>
HRMS για όλες τις χρήσεις;
Στις περισσότερες περιπτώσεις τα συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού διατηρούν δεδομένα για: ιστορικό μισθοδοσίας, απουσίες, ημέρες διακοπών, μισθολογικές κλίμακες και ιεραρχικές θέσεις, πλάνα ανάπτυξης απόδοσης, παροχές και αμοιβές, επιλογή και στρατολόγηση υποψηφίων, προγράμματα διαφορετικότητας, εκπαιδευτικές δραστηριότητες κ.λπ. Ποιες είναι, όμως, οι πιο δημοφιλείς υπηρεσίες των Συστημάτων Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού;

Σύμφωνα με την έρευνα “HR and Technology, Beyond Delivery” του Βρετανικού CIPD, το εν λόγω λογισμικό χρησιμοποιείται κατά κύριο λόγο για τη διαχείριση απουσιών (85%), ακολουθούν η εκπαίδευση και ανάπτυξη (75%), οι αμοιβές (75%), η διαχείριση της διαφορετικότητας και η επιλογή και στρατολόγηση εργαζομένων (51%).

Γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι το HRMS μπορεί να αποδειχτεί σωτήριο για τη διευθέτηση ζητημάτων που σπαταλούν το χρόνο του τμήματος διοίκησης προσωπικού, όπως η μισθοδοσία και οι αμοιβές και παροχές. Πάντως, οι εφαρμογές των εν λόγω συστημάτων δε σταματούν εκεί. Μάλιστα, τελευταία, πολύς λόγος γίνεται για τα προγράμματα διαχείρισης ταλέντου. Η επένδυση στις συγκεκριμένες εφαρμογές έχει αυξηθεί κατακόρυφα την τελευταία πενταετία.

Δυστυχώς, όμως, αυτό δε σημαίνει ότι λειτουργούν ικανοποιητικά. Αρκετές φορές, το λογισμικό περιορίζεται στη συλλογή πληροφοριών της ετήσιας αξιολόγησης και του πακέτου αμοιβών. Πράγματι, φαίνεται να υπάρχει σημαντικός χώρος για βελτίωση. Τα στελέχη HR δεν εμφανίζονται ικανοποιημένα από τις υπηρεσίες που τους προσφέρει η τεχνολογία, όσον αφορά στη διαχείριση του ταλέντου. Για του λόγου το αληθές, σύμφωνα με έρευνα που υλοποίησε το 2007 η εταιρεία Knowledge Infusion σε συνεργασία με τον επαγγελματικό σύνδεσμο IHRIM τέσσερα στα δέκα στελέχη HR εμφανίζονται δυσαρεστημένα με τις συγκεκριμένες εφαρμογές. Το ακόμα πιο απογοητευτικό είναι ότι το ποσοστό αυτό αυξήθηκε κατά 10 ποσοστιαίες μονάδες σε σχέση με το 2006.

Βελτιωμένη ποιότητα
Σύμφωνα με την έρευνα του CIPD, τα συγκεκριμένα συστήματα βοηθούν κυρίως στη βελτίωση της ποιότητας των διαθέσιμων πληροφοριών, της ταχύτητας των πληροφοριών, μειώνουν το κόστος, ενώ αναβαθμίζουν το επίπεδο των υπηρεσιών προς τους εργαζόμενους.

Η χρήση, όμως, των συστημάτων διαχείρισης ανθρώπινου κεφαλαίου έχει και άλλα πλεονεκτήματα, όπως η μείωση των σφαλμάτων που σχετίζονται με τη μισθοδοσία, αλλά και ο συνολικός έλεγχος κόστους του payroll. Επιπλέον, χωρίς λογισμικό για τη διευθέτηση των ζητημάτων HR τα τμήματα Προσωπικού αναγκάζονται να διατηρούν σε ξεχωριστά αρχεία (συνήθως excel) δεδομένα των εργαζομένων ή, ακόμα χειρότερα, να μην τα αποθηκεύουν ηλεκτρονικά. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα το σύνολο των αρχείων να μην ενημερώνεται εύκολα για τις αλλαγές των στοιχείων, οι οποίες μπορεί να είναι δεκάδες σε μία μόνο μέρα.

Τέλος, με την «ψηφιακή επίλυση» διοικητικών προβλημάτων το τμήμα HR έχει τη δυνατότητα να επικεντρωθεί στο σχεδιασμό πολιτικών ανθρωπίνων πόρων, ώστε να καταστεί στρατηγικός εταίρος της επιχείρησης.
<‘here’>

<‘Σελίδα 3: Επιλέγοντας το κατάλληλο σύστημα’>
Επιλέγοντας το κατάλληλο σύστημα
Η επιλογή του «λάθος» λογισμικού μπορεί να κοστίσει πολύ ακριβά σε έναν οργανισμό. Εξάλλου, για να καταστεί αποτελεσματικό ένα τέτοιο σύστημα θα πρέπει να ταιριάζει στις ιδιαίτερες ανάγκες της επιχείρησης. Άλλωστε, αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η έρευνα της Tower Perrins με τίτλο “HR Service Delivery Survey” κατέδειξε ότι η πλειοψηφία των επιχειρήσεων χρησιμοποιεί ένα μίγμα λύσεων που έχουν αγοραστεί και στη συνέχεια έχουν βελτιωθεί εντός της εταιρείας.

Για να μη δημιουργούν τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού περισσότερα προβλήματα από όσα λύνουν, θα πρέπει οι υπεύθυνοι, πριν τα επιλέξουν να εξετάσουν μια σειρά ζητημάτων. Σύμφωνα με τον Σ. Κούκια ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες επιτυχίας είναι η επιλογή μιας εταιρείας-προμηθευτή του συστήματος, που  διαθέτει μεγάλη εμπειρία, εξειδίκευση, αποδεδειγμένη ευρεία και επιτυχημένη πρακτική εφαρμογή και υποστήριξη τέτοιων συστημάτων.

Παράλληλα, το σύστημα HRMS θα πρέπει να είναι ολοκληρωμένο, υποστηρίζοντας όλες τις δραστηριότητες HR καθώς και συμβατό με τις ελληνικές επιχειρηματικές πρακτικές και την ελληνική ασφαλιστική και εργατική νομοθεσία. Παράλληλα θα πρέπει να είναι αξιόπιστο και μοντέρνο, ευέλικτο και ευπροσάρμοστο για την ομαλή και σταδιακή εφαρμογή του στην επιχείρηση.

Πράγματι η ευελιξία και η προσαρμοστικότητα του συστήματος διαδραματίζει ιδιαίτερα σημαντικό ρόλο στην επιτυχία του. Ο οργανισμός, πριν επιλέξει το λογισμικό που θα τον εξυπηρετήσει στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να δώσει απαντήσεις σε ποικιλία ερωτημάτων: Είναι δυνατόν να αναπτυχθούν οι εφαρμογές παράλληλα με την εταιρεία; Μπορούν να ενσωματωθούν στα υπάρχοντα υπολογιστικά συστήματα του οργανισμού, χωρίς να δημιουργήσουν προβλήματα; Υπάρχει η πιθανότητα προσαρμογής σε κάποια συγκεκριμένη απαίτηση του πελάτη; Επιπλέον, οι υπεύθυνοι του οργανισμού θα πρέπει να μπουν στη διαδικασία να σκεφτούν ποια θα είναι η μελλοντική πορεία του οργανισμού. Αν, δηλαδή, αναμένεται να αναπτυχθεί – να αυξήσει το προσωπικό.

Επιπλέον, θα πρέπει να εξεταστεί ο παράγοντας κόστος. Επαναλαμβάνεται συχνα το λάθος η επιχείρηση να κρίνει την επιλογή της αποκλειστικά με βάση την τιμή του λογισμικού. Δυστυχώς, όμως, τα πράγματα είναι πολύ πιο σύνθετα απ’ ό,τι αρχικά φαίνονται. Θα πρέπει πριν από κάθε απόφαση να συνυπολογίζονται το κόστος, η συχνότητα της συντήρησης και ανανέωσης του, αλλά και ο χρόνος και οι δαπάνες που πρέπει να αφιερωθούν στην εκπαίδευση, πάνω στη συγκεκριμένη τεχνολογία. Επίσης, η εξυπηρέτηση του πελάτη γίνεται με επιπλέον χρέωση ή συμπεριλαμβάνεται στο πακέτο αγοράς; αν ναι για πόσο; Πόσο διαρκεί η εγγύηση του συστήματος; Επιπλέον, θα πρέπει να εξεταστεί η ύπαρξη δικλείδων ασφαλείας για την προστασία των πολύτιμων δεδομένων του προσωπικού.

Πάντως, το πρόγραμμα από μόνο του, δεν μπορεί να «κάνει θαύματα». Χρειάζεται και η συνεχής στήριξη της επιχείρησης στο εγχείρημα της αυτοματοποίησης των διαδικασιών HR. Πρώτα απ’ όλα κρίνεται απαραίτητο να εκπαιδευτούν όλοι οι πιθανοί χρήστες. Αυτό σημαίνει ότι αν το σύστημα είναι self- service, θα πρέπει να ενημερωθούν όλοι οι εργαζόμενοι. Επίσης, κατά την πρώτη μεταφορά των δεδομένων στο νέο σύστημα χρειάζεται να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή, προκειμένου να αποφευκτούν οι εσφαλμένες εγγραφές. Τέλος, όπως και κάθε εργαλείο, έτσι και το HRMS θα πρέπει να αξιολογείται από τους χρήστες του, διότι τα περισσότερα προβλήματα «βγαίνουν» πάντα στην πράξη. Όταν, όμως, η συνεργασία με τον προμηθευτή του συστήματος είναι άριστη, οι προτάσεις των χρηστών μπορούν να καταστήσουν το σύστημα ακόμα πιο αποδοτικό.
<‘here’>

<‘Σελίδα 4: Το αύριο του HRMS’>
Το αύριο του HRMS
Η παγκοσμιοποίηση άγγιξε πρώτα τις επιχειρήσεις και κατόπιν το μέσο πολίτη. Εδώ και χρόνια οι πολυεθνικοί κολοσσοί εξαπλώνονται μέσα από εξαγορές, συγχωνεύσεις και επεκτάσεις. Τι σημαίνει, όμως, αυτό για τα πληροφοριακά συστήματα των παγκοσμιοποιημένων οργανισμών; Η πλειοψηφία των οργανισμών με διεθνή παρουσία πέρασαν ή περνούν ακόμα φάση προσαρμογής, επιδιώκοντας να ενοποιήσουν κεντρικά τα δεκάδες διαφορετικά εργαλεία που χρησιμοποιούν τα τοπικά τους υποκαταστήματα.

Όπως και σε όλες τις λειτουργίες τους, οι πολυεθνικές εταιρείες επιδιώκουν να επιτύχουν τη μέγιστη δυνατή ομοιομορφία, ανασυγκροτώντας το λογισμικό τους και δημιουργώντας ευκαιρίες στην εν λόγω αγορά. Εξάλλου το «παγκοσμιοποιημένο HRMS» μπορεί να καλύψει μία από τις σημαντικότερες ανάγκες της εποχής, τη διεθνή κινητικότητα στελεχών. Η συμβολή του είναι καθοριστική αφού βοηθά τον οργανισμό να διαχειρίζεται κεντρικά τα πλάνα καριέρας και διαδοχής ολόκληρου του προσωπικού. Επιπλέον, επιλύει ευκολότερα τα προβλήματα των εκπατρισμένων εργαζομένων.

Με την ολοένα και μεγαλύτερη χρήση του διαδικτύου, οι προμηθευτές λογισμικού άρχισαν να προσφέρουν τις υπηρεσίες τους ηλεκτρονικά. Η διεθνής βιβλιογραφία εκτιμά ότι η εν λόγω πρακτική θα εκτοξευτεί τα επόμενα χρόνια. Πάντως σύμφωνα με έρευνα του δικτύου CRANET, από τους οργανισμούς που χρησιμοποιούν HRMS για τις ανάγκες της Διοίκησης Προσωπικού, μόλις το 31% ανέφερε πως αυτό λειτουργούσε μέσω διαδικτύου. Σε αυτό το πνεύμα εντάσσεται και άλλη μια εξέλιξη της αγοράς HRMS. Πολλές εταιρείες υιοθετούν τη λύση που στα αγγλικά ονομάζεται “software as a service”, δηλαδή «λογισμικό σε μορφή υπηρεσίας».

Έτσι, η εταιρεία – πελάτης αγοράζει από τον προμηθευτή την άδεια χρήσης του λογισμικού, πληρώνοντας ένα αντίτιμο χρήσης σε μηνιαία βάση, εξασφαλίζοντας πρόσβαση στο σύστημα μέσω διαδικτύου. Με αυτό τον τρόπο, αποφεύγεται η οικονομική επιβάρυνση που προκύπτει από τις διαδικασίες συντήρησης και εγκατάστασης.

Στην αγορά του HRMS υπάρχουν δύο ειδών «παίκτες», οι μεγάλες εταιρείες λογισμικού που δημιουργούν «ομπρέλες συστημάτων» και οι μικρότεροι εξειδικευμένοι προμηθευτές. Οι τελευταίοι κατασκευάζουν εφαρμογές για συγκεκριμένα ζητήματα, όπως η διαχείριση ταλέντων, η αξιολόγηση της απόδοσης και η στρατολόγηση προσωπικού. Εκτιμάται, λοιπόν, ότι για να καλυφθούν οι επιμέρους ανάγκες των οργανισμών, οι «ομπρέλες συστημάτων» θα διαμορφωθούν με τέτοιο τρόπο, ώστε να καταστούν συμβατές με τις εξειδικευμένες εφαρμογές.

Μέχρι στιγμής, ένα μεγάλο ποσοστό του χρόνου των στελεχών HR καταναλώνεται σε γραφειοκρατικές – μη δημιουργικές δραστηριότητες. Τα πράγματα, ωστόσο, δε θα πρέπει να είναι έτσι. Σε αυτό το πρόβλημα έρχονται να δώσουν λύση τα συστήματα διοίκησης ανθρώπινου δυναμικού σε μορφή self service, τα οποία προτιμώνται ολοένα και περισσότερο. Το προσωπικό έχει τη δυνατότητα να εισάγει και να επεξεργαστεί τα δεδομένα του. Με αυτό τον τρόπο, οι εργαζόμενοι έχουν τον έλεγχο των στοιχείων τους είτε αυτά αφορούν στις αμοιβές είτε στην εκπαίδευση και ανάπτυξή τους. Τα συγκεκριμένα προγράμματα είναι σχεδιασμένα με τρόπο τέτοιο, ώστε να παρέχουν τη δυνατότητα στον οργανισμό να ελέγχει το βαθμό πρόσβασης του κάθε εργαζόμενου. Συνεπώς, αν ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα, δεν υπάρχει ο κίνδυνος «ασφαλείας δεδομένων» για τις επιχειρήσεις.

Επιπλέον, το τμήμα HR εξοικονομεί αρκετό χρόνο με τη χρήση της συγκεκριμένης εφαρμογής, αφού μπορεί να αποδειχτεί χρήσιμη, ακόμα και στη διαδικασία της στρατολόγησης εργαζομένων. Πράγματι, οι υποψήφιοι εισάγουν τις απαραίτητες πληροφορίες μέσω διαδικτύου και οι υπεύθυνοι της εταιρείας αναζητούν με ευκολία τα βιογραφικά που ταιριάζουν στη θέση, που πρέπει να χρειάζεται να καλυφθεί. Επιπρόσθετα, ο συγκεκριμένος τύπος HRMS έχει και οικονομικά οφέλη. Μάλιστα, έρευνα της εταιρείας Forrester αποκαλύπτει ότι η μέθοδος του self- service μπορεί να εξοικονομήσει μέχρι και 98% περισσότερα χρήματα σε κάθε συναλλαγή με το σύστημα. Για όλους αυτούς τους λόγους, οι προμηθευτές λογισμικού HR προσπαθούν να του προσδώσουν χαρακτηριστικά που να το καθιστούν φιλικό προς το χρήστη και να μοιάζει με μηχανές αναζήτησης όπως το google και το yahoo.

Εν κατακλείδι, γίνεται σαφές ότι η αγορά λογισμικού συστημάτων διοίκησης ανθρώπινου δυναμικού βρίσκεται σε φάση ανακατατάξεων και αλλαγών, όπως άλλωστε και το επάγγελμα της Διοίκησης Προσωπικού. Ένα είναι βέβαιο, οι οργανισμοί έχουν αρχίσει να κατανοούν ότι τα δεδομένα που σχετίζονται με το έμψυχο δυναμικό τους είναι εξαιρετικά πολύτιμα για την ανάπτυξή τους.
<‘here’>