Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού – HRIS

Η ακαδημαϊκή κοινότητα συζητά τις νέες τάσεις και μελλοντικές προοπτικές του HR. Μια από τις σημαντικότερες προκλήσεις που καλούνται να αντιμετωπίσουν τα Τμήματα Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού (ΔΑΔ) είναι η έγκαιρη ανταπόκριση στο συνεχώς μεταβαλλόμενο εξωτερικό και εσωτερικό περιβάλλον των εταιρειών. Μια σημαντική διάσταση του επιχειρηματικού περιβάλλοντος αποτελεί η επανάσταση της πληροφορικής.

Σύμφωνα με τον Ulrich (1997), ένα αναδυόμενο πεδίο εστίασης της ΔΑΔ που απαιτεί επένδυση χρόνου, ταλέντου και πόρων είναι η επαρκής αξιοποίηση και η περαιτέρω ανάπτυξη της τεχνολογίας. Η τεχνολογία στο χώρο της ΔΑΔ έχει εξελιχθεί σε βαθμό που να μειώνει σημαντικά το διαχειριστικό φόρτο των αντίστοιχων τμημάτων (Ellig, 1997). Το στοίχημα που καλείται η ΔΑΔ να κερδίσει είναι η σύγκλιση των παραδοσιακά συγκρουόμενων ρόλων της, στρατηγικού και διαχειριστικού.

Η ΔΑΔ αποτελεί έναν επαγγελματικό χώρο που χαρακτηρίζεται από ποσοτική περιπλοκότητα και ανάγκη διαχείρισης όγκου πληροφοριών. Επιπλέον, σε οργανωσιακό επίπεδο, διαθέτει μακρά ιστορία και εμπειρία στην εφαρμογή της πληροφορικής και εξακολουθεί να πρωτοπορεί στην εφαρμογή και αξιοποίηση των νέων τεχνολογιών (Townsend and Bennett, 2003). Με βάση τα ευρήματα μιας ευρωπαϊκής έρευνας του 2004 (από το ερευνητικό δίκτυο Cranet-www.cranet.org), παρουσιάζεται ο βαθμός υιοθέτησης των Πληροφοριακών συστημάτων ΔΑΔ και της ηλεκτρονικής ΔΑΔ (e-HRM) από τις ευρωπαϊκές επιχειρήσεις, και η συσχέτισή τους από τη μια πλευρά με το διοικητικό έλεγχο – συγκεντρωτισμό και από την άλλη με την εσωτερική επικοινωνία -αποκέντρωση.

Τα δεδομένα που παρουσιάζονται στο άρθρο αυτό συγκεντρώθηκαν μέσω της συμπλήρωσης ερωτηματολογίου από Διευθυντές ΔΑΔ, ως μέρος της έρευνας 2003-2004 του Δικτύου CRANET. Η συλλογή των δεδομένων αποτελεί έργο πολλών ερευνητών από Πανεπιστήμια σε όλη την Ευρώπη. Στην Ελλάδα τα στοιχεία αυτά συγκεντρώθηκαν από το Εργαστήριο Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών, με επιστημονική υπεύθυνη την καθηγήτρια Νάνσυ Παπαλεξανδρή, η οποία ασχολείται με το συγκεκριμένο έργο από το 1993.

5.500 εταιρείες από 22 ευρωπαϊκές χώρες (Ηνωμένο Βασίλειο, Γαλλία, Γερμανία, Σουηδία, Ισπανία, Δανία, Ολλανδία, Ιταλία, Νορβηγία, Ελβετία, Φινλανδία, Ελλάδα, Τσεχική Δημοκρατία, Αυστρία, Βέλγιο, Βουλγαρία, Ουγγαρία, Κύπρος, Ισλανδία, Εσθονία, Σλοβενία, Σλοβακία) διαμορφώνουν το δείγμα της έρευνας. Όλοι οι οικονομικοί κλάδοι συμμετέχουν στην έρευνα, με το δευτερογενή και τον τριτογενή τομέα να κυριαρχούν. Οι εταιρείες είναι διαφόρων μεγεθών και απασχολούν τουλάχιστον 150 εργαζόμενους. Ο μέσος όρος απασχολούμενου προσωπικού, ανά επιχείρηση, είναι 1.800 και η μεγαλύτερη εταιρεία απασχολεί 310.000 εργαζομένους.

Αποτελέσματα
1. Είδος HRIS
Μια από τις ερωτήσεις της έρευνας αφορούσε στον τύπο του πληροφοριακού συστήματος ΔΑΔ (HRIS) που εφαρμόζει η εταιρεία. Όπως φαίνεται στο Γράφημα, η πλειονότητα των εταιρειών που μελετήθηκαν (83%) χρησιμοποιούν κάποιο πληροφοριακό σύστημα ΔΑΔ, συνήθως ανεξάρτητο (52% των επιχειρήσεων), και όχι ενσωματωμένο σε μια ευρύτερη πλατφόρμα που να υποστηρίζει και άλλες διοικητικές λειτουργίες εκτός της ΔΑΔ. Οι μεγαλύτερες εταιρείες είναι πιθανότερο από τις μικρότερες να χρησιμοποιούν τον παγκόσμιο ιστό για να συνδεθούν με τα πληροφοριακά συστήματα ανθρώπινου δυναμικού τους (HRIS).

Οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν HRIS και έχουν πρόσβαση σε αυτά μέσω διαδικτύου έχουν δυο βασικά χαρακτηριστικά:

• Ο επικεφαλής του τμήματος HR είναι πιο πιθανό να έχει θέση και λόγο στο Διοικητικό Συμβούλιο και, έτσι, ενδεχομένως δίνεται μεγαλύτερη αξία στο στρατηγικό ρόλο της ΔΑΔ.
• Αυτοί οι οργανισμοί δίνουν μεγαλύτερη έμφαση στην εσωτερική επικοινωνία.

2. Εφαρμογή e-HRM
Στην έρευνα αυτή, γίνεται αναφορά και στο στοιχείο του βαθμού αλληλεπίδρασης -διαδραστικότητας (interaction) που επιτρέπει το σύστημα e-HRM. Όπως καταδεικνύει η έρευνα στις εταιρείες όπου χρησιμοποιείται το e-HRM, υποστηρίζεται κυρίως η μονόδρομη επικοινωνία (one-way communication) και η ανακοίνωση πληροφοριών (79%). Η εισαγωγή στοιχείων και η ενημέρωσή τους από τον τελικό χρήστη (απλό υπάλληλο ή διοικητικό στέλεχος πέραν της ΔΑΔ) περιορίζονται σε μια πολύ μικρή μειοψηφία (15.9%).

Όσο μεγαλύτερη ήταν η εταιρεία, τόσο πιθανότερο ήταν να χρησιμοποιεί το e-HRM για αμφίδρομη επικοινωνία (two-way communication) με τον εργαζόμενο.

Επιπλέον, οι περισσότεροι από τους οργανισμούς που χρησιμοποιούν πιο σύνθετα εργαλεία e-HRM, τα οποία επιτρέπουν την αλληλεπίδραση- διαδραστικότητα και την εισαγωγή στοιχείων από τον τελικό χρήστη, διαθέτουν μεγάλο τμήμα ΔΑΔ, γραπτή στρατηγική ΔΑΔ και συμμετοχή του τμήματος στις αποφάσεις της ανώτατης διοίκησης.

3. Περιοχές εφαρμογής πληροφοριακών συστημάτων ανθρώπινου δυναμικού (HRIS)
Τέλος, στην έρευνα γίνεται αναφορά και στις λειτουργίες που βρίσκουν κυρίως εφαρμογή τα Πληροφοριακά Συστήματα ΔΑΔ. Όπως φαίνεται οι λύσεις των πληροφοριακών συστημάτων εφαρμόζονται περισσότερο στις πιο διαχειριστικές λειτουργίες: αρχεία προσωπικού, μισθοδοσία, τήρηση ωραρίων, παρακολούθηση απουσιών και επιδόματα. Αντίθετα, ο προγραμματισμός καριέρας και η υγιεινή και ασφάλεια εμφανίζονται ως οι λιγότερο αυτοματοποιημένες περιοχές στο χώρο της ΔΑΔ.

Όσο περισσότερο συγκεντρώνεται η ευθύνη των λειτουργιών της ΔΑΔ αποκλειστικά στο τμήμα HR, τόσο μεγαλύτερη είναι και η χρήση των πληροφοριακών συστημάτων. Αντίθετα, η εφαρμογή των πληροφοριακών συστημάτων είναι πιο περιορισμένη σε εταιρείες με μεγαλύτερη εμπλοκή των στελεχών γραμμής στις λειτουργίες της ΔΑΔ.

Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης θεωρούνται εργαλεία που συντελούν στην άσκηση του διοικητικού ελέγχου στο πλαίσιο ενός οργανισμού. Όπως έχει αναφερθεί, «οι εφαρμογές της πληροφορικής θα επέτρεπαν στα ανώτερα επίπεδα να ελέγχουν τα μεσαία, όπως ακριβώς με τον Τεϋλορισμό τα μεσαία μπορούσαν να ελέγχουν τα κατώτερα» (Kimble and McLoughlin, 1995).

Εμφανίζεται εδώ το παράδοξο μεταξύ δύο διαφορετικών τάσεων στην αξιοποίηση της τεχνολογίας στο χώρο της ΔΑΔ. Ενώ τα πληροφοριακά συστήματα γενικά υποστηρίζουν το διοικητικό έλεγχο, το e-HRM επιτρέπει μεγαλύτερη συμμετοχή και ανάμειξη του τελικού χρήστη- εργαζόμενου. Επομένως, η τεχνολογία στο χώρο της ΔΑΔ υποστηρίζει τόσο το διοικητικό έλεγχο, όσο και την ανοιχτή εσωτερική επικοινωνία και αποκέντρωση.

Σημαντικοί ορισμοί
HRIS: Human Resource management Information System, αναφέρεται στη χρήση Πληροφοριακών Συστημάτων και Τεχνολογίας για τη διευκόλυνση της λειτουργίας της Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού

e-HRM: Electronic Human Resource Management, αναφέρεται στη διεκπεραίωση επιχειρησιακών συναλλαγών (και πιο συγκεκριμένα της ΔΑΔ) μέσω της χρήσης του Διαδικτύου, σε συνδυασμό με άλλες τεχνολογίες (Lengnick-Hall & Moritz, 2003).

Ειδικές ευχαριστίες θα θέλαμε να εκφράσουμε στην καθηγήτρια του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών, Νάνσυ Παπαλεξανδρή, που συντονίζει το ερευνητικό έργο Cranet στην Ελλάδα, για την υποστήριξη και βοήθειά της στην ολοκλήρωση της παρούσας ανάλυσης.

Πηγές
• Baker, D., (1996), “Are you Throwing Money Away by Outsourcing?” Personnel Journal, Vol. 75, No. 11, pp. 105-106.
• Ellig, B. (1997), “Is the human resource function neglecting the employees?”, Human Resource Management 36(1) spring: 91-95.
• Kimble C. and McLoughlin, K., (1995), “Computer based Information Systems and Managers’ Work”, New Technology, Work and Employment, vol. 10, No. 1, pp. 56-67.
• Lengnick-Hall, M.L. & Moritz, S. (2003), “The impact of e-HR on the HRM function”, Journal of Labor Research 24(3): 365-379.
• Townsend, A. M. and Bennett, J. T., (2003), “Human Resources and Information Technology”, Journal of Labor Research 24(3): 361-363.
• Ulrich, D. (1997), “HR of the future: conclusions and observations”, Human Resource Management 36(1): 175-179.