Πώς θα υλοποιήσετε με επιτυχία την αλλαγή; Υπάρχει μία συνταγή που να ταιριάζει σε όλες τις περιπτώσεις ή μήπως τα πράγματα είναι πιο σύνθετα; Πρόκειται να δώσετε τον αγώνα της αλλαγής μόνος σας ή μήπως πρέπει να συνεργαστείτε με μια ομάδα ανθρώπων;

Μάθετε πώς να υλοποιείτε με επιτυχία την αλλαγή και να επηρεάζετε θετικά την απόδοση και το μομέντουμ. Για να το πετύχετε, πρέπει να προσδιορίσετε την έκταση της απαιτούμενης αλλαγής και το χρόνο και την προσπάθεια που απαιτούνται για να την υλοποιήσετε με επιτυχία. Στη συνέχεια πρέπει να δημιουργήσετε μια ομάδα για να την υποστηρίξει.

Για ποιο σύστημα συζητάμε;
Τι θα λέγατε για ένα σύστημα επιτυχίας; Ένα σύστημα που είναι ευέλικτο, προσαρμόσιμο και επεκτάσιμο για κάθε συγκεκριμένη αλλαγή εξαρτάται από:
• Το βαθμό δυσκολίας επίτευξης κάθε στόχου της αλλαγής.
• Είναι εύκολη στην υλοποίησή της; Μπορείτε να στραφείτε σε γρήγορες λύσεις.
• Είναι αλλαγή σε βάθος; Τότε υπάρχει ανάγκη διαφορετικών τακτικών.
• Την αφοσίωση των φορέων της αλλαγής στην επίτευξη του επιθυμητού στόχου. Όσο μεγαλύτερη είναι η αφοσίωση, τόσο ταχύτερη και με περισσότερες προοπτικές θα είναι η αλλαγή.
• Την ικανότητα και το ταλέντο των μελών της ομάδας που έχουν αναλάβει την υλοποίηση της αλλαγής. Όσο απουσιάζουν οι ικανότητες, τόσο περισσότερος χρόνος θα απαιτηθεί για να ολοκληρωθεί η αλλαγή με επιτυχία.

Στρατηγικές «Αλλαγής» για Γρήγορες Λύσεις
Είναι το πρόβλημα ή η συμφόρηση που απαιτούν αλλαγή εύκολα αναγνωρίσιμα;

Είναι εύκολο να σχεδιαστεί ένα πλάνο; Είστε εσείς και η ομάδα σας έτοιμοι να το υλοποιήσετε; Αν η απάντηση στα παραπάνω ερωτήματα είναι καταφατική, τότε πρέπει να στραφείτε σε μια αλλαγή τύπου «Γρήγορη Λύση». Καταρχάς καθορίστε τι είναι αυτό που μειώνει την ταχύτητα ή την παραγωγικότητα ή αυξάνει την αδράνεια. Αναζητήστε τα συμπτώματα συμφόρησης που μειώνουν την αποδοτικότητα και εξαλείψτε τα. Ακολουθούν δύο συστήματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εφαρμόσετε τη γρήγορη αλλαγή:

Σύστημα: «Έλεγχος Σφυγμού»
Επιλέξτε τις σημαντικότερες λειτουργικές αναφορές και διαγράμματα και κάντε ένα γρήγορο «έλεγχο του σφυγμού» του λειτουργικού σας μοντέλου. Παραδείγματα τέτοιων αναφορών και διαγραμμάτων είναι οι απογραφές, οι καθυστερήσεις παραγωγής, το ποσοστό επιστροφών, η ακρίβεια προβλέψεων πωλήσεων, καθώς και τα διαγράμματα που αφορούν τη διαχείριση του προσωπικού, όπως το ιστορικό προαγωγών, ο προγραμματισμός προαγωγών και το ιστορικό ανταμοιβών και αναγνωρίσεων. Μελετήστε αυτές τις αναφορές με τη βοήθεια του Διευθυντή Οικονομικών ή του Διευθυντή Λειτουργιών και εντοπίστε τις σκοτεινές ή γκρίζες περιοχές στις οποίες πρέπει να εστιάσετε.

Σύστημα «Ώριμα Φρούτα»
Το σύστημα αυτό εντοπίζει με ακρίβεια ζητήματα τα οποία μπορούν να βελτιωθούν χωρίς ιδιαίτερη προσπάθεια. Ας δούμε ορισμένα παραδείγματα «ώριμων φρούτων»: Επικοινωνία και αναφορές, πολιτικές ταξιδιών, καθυστερήσεις στην έκδοση τιμολογίων, καθυστερήσεις στις εισπράξεις και χρόνος διεκπεραίωσης των αιτημάτων των πωλητών.

Πώς τα αντιμετωπίζουμε;
Καταρχάς εντοπίστε τους προβληματικούς τομείς. Δημιουργήστε μικρές και ευκίνητες ομάδες και αναθέστε τους την εξέταση διαδικασιών, αναφορών, κ.λπ. Ζητήστε από κάθε ομάδα να καταγράψει τα εμπόδια που μπορούν να ξεπεραστούν γρήγορα και εύκολα. Δεύτερον, ορίστε προτεραιότητες στα ζητήματα που πρέπει να επιλυθούν ανάλογα με τη σοβαρότητά τους και το χρόνο που απαιτείται για την επίλυσή τους. Ζητήματα που απαιτούν περισσότερο χρόνο δεν εμπίπτουν σ’ αυτή την κατηγορία αλλαγών.

Αν η μονάδα σας δε διαθέτει το κατάλληλο προσωπικό για την επίλυση ορισμένων προβλημάτων, προσλάβετε εξωτερικούς συνεργάτες για να υλοποιήσουν το project. Θα σας κοστίσει ελάχιστα και, πέρα από το ότι θα επιλύσει κάποια συμπτώματα συμφόρησης, θα επιτρέψει στον οργανισμό σας να παραμείνει εστιασμένος στις βασικές προτεραιότητες.

Μην παρασύρεστε. Υπάρχει ένα όριο στα «ώριμα φρούτα» που μπορείτε να διαχειριστείτε σε κάθε δεδομένη χρονική στιγμή. Η ταυτόχρονη ή η επί μακρόν ενασχόληση με πολλά «ώριμα φρούτα» αναιρεί το σκοπό της γρήγορης αλλαγής και απομακρύνει την εστίασή σας από τις βασικές σας προτεραιότητες.

Δημιουργώντας μια Ομάδα Αλλαγής
Για να σχεδιαστεί και να υλοποιηθεί σωστά μια αλλαγή, καθώς και για να είναι βιώσιμη μακροπρόθεσμα, πρέπει να δημιουργήσετε μια ομάδα αλλαγής. Μια ομάδα ανθρώπων που θα ασπαστούν γρήγορα την ιδέα, θα υποστηρίξουν τις απόψεις σας και θα γίνουν πρέσβεις τους σε όλο τον οργανισμό. Οι κίνδυνοι από την επάνδρωση της ομάδας αλλαγής με λάθος ανθρώπους είναι καθυστερήσεις, έλλειψη ευθυγράμμισης, προβλήματα με τον καταμερισμό του φόρτου εργασίας και συνολική μείωση της αποτελεσματικότητάς σας.

Ανεξάρτητα από το είδος της αλλαγής που προγραμματίζετε, υπάρχουν αρκετά κοινά χαρακτηριστικά που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε τους ανθρώπους που θα απαρτίσουν την ομάδα αλλαγής:
• Η σχέση τους με τον τομέα της αλλαγής και η γνώση του αντικειμένου. Θα ήταν άκαρπο και αντιπαραγωγικό να έχετε ένα δωμάτιο γεμάτο ανθρώπους οι οποίοι το μόνο που μπορούν να καταθέσουν είναι άτολμες γενικές απόψεις και έχουν ελάχιστη σχέση με τις λεπτομέρειες των φάσεων σχεδιασμού και υλοποίησης.
• Το ιστορικό ή η επιθυμία συμμετοχής σε αλλαγές. Ορισμένες φορές μπορείς να δεις στα μάτια του άλλου πόσο πρόθυμα θα συμμετέχει σε μια πρωτοβουλία.
• Η προηγούμενη συμμετοχή τους σε μία η περισσότερες «γρήγορες λύσεις» τις οποίες υλοποιήσατε στο πρόσφατο παρελθόν. Ο βαθμός συμμετοχής σε μια «γρήγορη λύση» μπορεί να αποτελέσει κριτήριο για την επιλογή ή την απόρριψη ενός υποψήφιου για την ομάδα αλλαγής.
• Έξυπνοι και ικανοί άνθρωποι, οι οποίοι, για οποιοδήποτε λόγο, έχουν παραμεληθεί από την προηγούμενη Διοίκηση, αποτελούν καλούς υποψήφιους. Θα περιμένουν την ευκαιρία να αποδείξουν την αξία τους.
• Η ικανότητά τους να επηρεάζουν άλλους στον εργασιακό χώρο. Άνθρωποι αξιόπιστοι και δικτυωμένοι στην εταιρεία θα σας βοηθήσουν να πορευτείτε γρηγορότερα.
• Η συμμετοχή ανθρώπων που προέρχονται από διαφορετικές ιεραρχικές βαθμίδες θα εξασφαλίσει την κατάθεση διαφορετικών απόψεων, οι οποίες, επιπλέον, θα ακουστούν και σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού.

Πώς θα μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα της ομάδας αλλαγής;
• Εντοπίστε τις προσωπικές επιδιώξεις κάθε μέλους της ομάδας αλλαγής. Τι προσδοκούν να αποκομίσουν από τη συμμετοχή τους; Ποιο θα είναι το όφελός τους;
• Συμπεριλάβετε ηγετικές φυσιογνωμίες – ανθρώπους που μπορούν να ηγηθούν και να προκαλέσουν. Ολοκληρώστε τη σύνθεση με ικανό αριθμό «ακολούθων» – ανθρώπων που ακολουθούν οδηγίες και υλοποιούν αψεγάδιαστα.
• Κρατήστε μικρή την ομάδα αλλαγής. Στις αρχικές φάσεις της αλλαγής η ομάδα πρέπει να είναι μικρή σε αριθμό. Μια ομάδα 5-10 ανθρώπων είναι ιδανική. Μεγαλύτερος αριθμός συμμετεχόντων θα μετατρέψει την ομάδα αλλαγής σε ομάδα συζητήσεων και θα περιορίσει την αποτελεσματικότητά της.
• Διευρύνετε τον αριθμό των μελών της ομάδας αλλαγής όταν η προσπάθειά σας έχει αποκτήσει ισχυρή βάση. Συνήθως αυτή η στιγμή έρχεται όταν έχετε πετύχει τις πρώτες σας νίκες και θέλετε να επεκτείνετε την αλλαγή και σε άλλα επίπεδα του οργανισμού.
• Εξασφαλίστε τη συμμετοχή των άμεσα υφισταμένων σας. Πρόκειται για το σημαντικότερο παράγοντα επιτυχίας και αυτόν με το μεγαλύτερο βαθμό δυσκολίας. Θυμηθείτε, αντιπροσωπεύουν το status quo που εσείς θέλετε να αλλάξετε!

Διαχειριστείτε την Ταχύτητα της Αλλαγής και Αυξήστε την Αποτελεσματικότητα της Υλοποίησής της
Η ταχύτητα είναι βασική παράμετρος μιας επιτυχημένης αλλαγής. Οδηγεί σε ταχύτερη λήψη αποφάσεων και δεν αφήνει περιθώρια για διόγκωση της αντίστασης κατά της αλλαγής.

Ωστόσο, η ταχύτητα μπορεί να έχει και μειονεκτήματα. Μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένες αποφάσεις, καθώς τα στοιχεία που θα έχετε στη διάθεσή σας θα είναι περιορισμένα.

Η επίτευξη μιας ισορροπημένης ταχύτητας είναι καθοριστικής σημασίας, καθώς θα εξασφαλίσει τη χρυσή τομή μεταξύ πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων.

Συμπεράσματα
• Εστιάστε τις προσπάθειες αλλαγής στα «ώριμα φρούτα», τα ζητήματα που είναι εύκολο να αναγνωριστούν και να λυθούν και αποκτήστε αξιοπιστία, υποστηρικτές και μομέντουμ.
• Εξασφαλίστε ότι έχετε μια αφοσιωμένη ομάδα αλλαγής πριν προχωρήσετε στην υλοποίηση μιας ριζικής αλλαγής.
• Περιορίστε τον αριθμό των μελών της ομάδας αλλαγής. Επιλέξτε τους τέσσερις ή πέντε που θα πολεμήσουν για σας και όχι τους είκοσι που θα σας υποστηρίξουν σε μια συζήτηση, αλλά θα αλλάξουν στρατόπεδο όταν τα πράγματα σκουρύνουν.
• Επιλέξτε τα μέλη της ομάδας αλλαγής ανάλογα με το ρόλο που μπορούν να διαδραματίσουν στο πλαίσιο της ομάδας και όχι ανάλογα με την ατομική τους απόδοση. Είναι σαν μια ομάδα ποδοσφαίρου: δε θέλεις η ομάδα σου να αποτελείται μόνο από άριστους επιθετικούς – κάποιος πρέπει να καλύψει και την άμυνα.