Η μισθοδοσία αποτελεί μια από τις πιο χρονοβόρες διαδικασίες για το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. Τα τελευταία χρόνια, ολοένα και περισσότερες επιχειρήσεις αναθέτουν τη διαχείρισή της σε εξωτερικούς συνεργάτες, καθώς η διεκπεραίωσή της είναι εύκολο να διαχωριστεί από τις δραστηριότητες της υπόλοιπης εταιρείας, ενώ παράλληλα αποτελεί μια διαδικασία που έχει σχεδόν μηδαμινή απόδοση κέρδους.

Η διαχείριση του payroll αποτελεί έναν από τους θεμέλιους λίθους της οργάνωσης του τμήματος Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων. Ο σωστός προγραμματισμός της μισθοδοσίας διευκολύνει τόσο την ίδια την επιχείρηση, όσο και τους εργαζόμενους.

Όπως τονίζει ο Χρήστος Λεμποτέσης Payroll Manager της Friesland Foods το ορθά σχεδιασμένο σύστημα μισθοδοσίας: «διασφαλίζει την τήρηση νόμων και διατάξεων της εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας, εγγυάται την εργασιακή ηρεμία, ανταποκρίνεται γρήγορα και σωστά στις ανάγκες για αναφορές που προκύπτουν τακτικά ή έκτακτα, είναι σύμφωνο με τη διαδικασία του ετήσιου προϋπολογισμού εκτιμώντας τα μελλοντικά έξοδα της μισθοδοσίας και βοηθά στο μακροχρόνιο σχεδιασμό της εταιρείας. Επιπλέον, δημιουργεί το απαραίτητο αίσθημα ασφάλειας στους εργαζόμενους, μειώνοντας έτσι τις αποχωρήσεις καταρτισμένων στελεχών και εξυπηρετεί στην προσέλκυση νέων από τον ανταγωνισμό. Τέλος, πραγματοποιεί γρήγορα και σωστά την πολιτική αμοιβών και παροχών της εταιρείας».

Το οργανωμένο payroll ωφελεί όμως, και τους υπαλλήλους του οργανισμού. Σύμφωνα με τον Χ. Λεμποτέση: «εξασφαλίζει ότι η αμοιβή του εργαζόμενου ανταποκρίνεται στην ειδικότητά του, στην προϋπηρεσία του, στην οικογενειακή του κατάσταση και, κυρίως, στην παρεχόμενη εργασία του.

Επιπρόσθετα, εγγυάται ότι η ασφάλισή του ανταποκρίνεται στην ειδικότητα και στο σύνολο των ημερών εργασίας του, διασφαλίζει τις μηνιαίες αποδοχές του, βάσει ενός καλά οργανωμένου και λειτουργικού συστήματος ωρομέτρησης, ελέγχει τις μηνιαίες αποδοχές του μέσω ενός απλού, κατανοητού μηνιαίου εντύπου αποδοχών. Ενώ παράλληλα, περιφρουρεί την τήρηση των κατώτερων αποδοχών που προβλέπονται από τις Συλλογικές Συμβάσεις Εργασίας».

Διεθνώς, η τάση για συνεργασία με εξωτερικούς προμηθευτές έχει γνωρίσει μεγάλη άνθιση από τη δεκαετία του ’80 και μετά, αν και η δυνατότητα για payroll outsourcing υπήρχε ήδη από το 1950. Αυτή τη στιγμή στις Ηνωμένες Πολιτείες 1.500.000 επιχειρήσεις χρησιμοποιούν εξωτερικούς συνεργάτες για τη μισθοδοσία των υπαλλήλων τους – ένα νούμερο που αντιπροσωπεύει το 1/3 των εργοδοτών του ιδιωτικού τομέα στη χώρα. Άλλωστε, σύμφωνα με στοιχεία της Everest Group, το payroll είναι η λειτουργία του HR που οι εταιρείες  αναθέτουν περισσότερο σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Σε γενικές γραμμές, οι προμηθευτές παρέχουν ολοκληρωμένες υπηρεσίες μισθοδοσίας. Ωστόσο, πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν να συνεχίσουν να διεκπεραιώνουν κάποια κομμάτια της μισθοδοσίας εσωτερικά.

Οφέλη από το payroll outsourcing
Σύμφωνα με μία έρευνα που πραγματοποίησε το Aberdeen Group, οι τρεις πιο σημαντικοί λόγοι για τους οποίους οι εταιρείες επιλέγουν να συνεργαστούν με εξωτερικούς προμηθευτές στο τομέα του HR είναι: η μείωση κόστους (64%), η μείωση χρόνου, ώστε να μπορέσει να αφιερωθεί περισσότερη ενέργεια στις βασικές δραστηριότητες της επιχείρησης (59%), καθώς και η βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών HR (33%).

Σε αυτό το πλαίσιο, λοιπόν, το payroll outsourcing εξασφαλίζει τη μείωση του κόστους για την εταιρεία (η οποία υπολογίζεται γύρω στο 15-20%). Έτσι, δίνεται η δυνατότητα στην εταιρεία να απελευθερώσει κεφάλαιο, το οποίο θα μπορούσε να διατεθεί σε άλλους πιο παραγωγικούς τομείς.

Ωστόσο, αυτή η εξοικονόμηση χρημάτων μπορεί να μη γίνει αμέσως αντιληπτή, αλλά να χρειαστεί ένα διάστημα προσαρμογής στη καινούρια κατάσταση. Πάντως, οι εξωτερικοί πάροχοι συστημάτων μισθοδοσίας προσφέρουν εκπτώσεις κλίμακος σε επιχειρήσεις μεσαίου μεγέθους που δεν έχουν την πολυτέλεια να έχουν δικά τους τμήματα payroll, όπως υπογραμμίζει ο Βαγγέλης Φάκος, Γενικός Διευθυντής της Εταιρείας Accounting Solutions.

Εκτός από το καθαρό οικονομικό κέρδος, η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη διευκολύνει την εταιρεία στο να έχει μια ξεκάθαρη εικόνα για το κόστος της μισθοδοσίας.

Αντίθετα, όταν  το payroll γίνεται εσωτερικά οι εταιρείες δεν έχουν τη δυνατότητα να ελέγχουν πλήρως το κόστος του.

Οι εταιρείες συμβούλων που παρέχουν υπηρεσίες μισθοδοσίας λόγω της πείρας τους και της συνεχούς τους τριβής τους με το αντικείμενο έχουν τη δυνατότητα να είναι πλήρως ενημερωμένες για τυχόν αλλαγές στην εργατική και φορολογική νομοθεσία, ενώ είναι στελεχωμένες με εξειδικευμένα στελέχη. Σύμφωνα με τον Δημήτρη Κόκκινο, Πρόεδρο της EFG Business Services, μία εταιρεία διαχείρισης μισθοδοσίας είναι απαραίτητο να διαθέτει εργατολόγο, λογιστή και όλες τις άλλες σχετικές ειδικότητες που απαλλάσσουν την επιχείρηση από τη διαρκή παρακολούθηση των εργατικών θεμάτων.

Παράλληλα, αναλαμβάνει την έκδοση της μισθοδοσίας, τη σύνταξη των σχετικών λογιστικών άρθρων και τον υπολογισμό των εισφορών και εγγυάται ότι αν τυχόν υπάρξουν πρόστιμα, αυτά θα τα πληρώσει η διαχειρίστρια εταιρεία.