Όλοι έχουμε κάποια στιγμή δουλέψει σε εταιρείες ή έχουμε ακούσει για αυτές, στις οποίες με τον ένα ή τον άλλο τρόπο η διάχυση των πληροφοριών ακολουθεί πολλά άλλα κανάλια εκτός από αυτό της επίσημης ενημέρωσης από τους εκάστοτε ιθύνοντες. Όλοι έχουμε γνωρίσει εταιρικά περιβάλλοντα στα οποία, πολλές φορές αυτή η πληροφόρηση είτε δεν έρχεται ποτέ, είτε έρχεται με τρόπο και σε χρόνο που την καθιστά πλέον άχρηστη και ανούσια.

Πρόκειται για ένα χαρακτηριστικό το οποίο υπάρχει σε πολλούς οργανισμούς σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό. Είναι αλήθεια ότι σε κάποιο ποσοστό είναι έξω από τη δυνατότητα τους να το ελέγξουν, αφού αποτελεί μέρος της σύγχρονης πραγματικότητας: σήμερα η πληροφορία, ακόμα και αυτή που αφορά τα εσωτερικά της εταιρείας, διαχέεται σε ταχύτητα και από πηγές που είναι πολύ έξω από τη δυνατότητα ελέγχου ή χειρισμού της. Ωστόσο, υπάρχει ένα μεγάλο κομμάτι που είναι στο χέρι της να χειριστεί με το σωστό τρόπο.

Κατά κανόνα, το πρόβλημα αυτό αποτελεί έκφραση της έλλειψης συνοχής ή κοινής αντίληψης της εταιρικής πραγματικότητας από τα ίδια της τα στελέχη. Ποια είναι τα σημεία που απαιτούν προσοχή;

Ενημερώστε για την πρόοδο και την πορεία όχι μόνο το «τέλος»:
Για κάθε project, αλλαγή, έργο που τρέχει στην Εταιρεία σας μην περιμένετε να επικοινωνήσετε μόνο την επιτυχημένη ολοκλήρωσή του ή τα αποτελέσματά του για τα οικονομικά ή την πορεία της. Έτσι, αποκόπτεται το σύνολο των εργαζομένων σας από την ενεργό εμπλοκή του σε αυτό, αφού δεν κατανοούν σε τι τους αφορά στην καθημερινότητά τους. Πέραν αυτού η σιωπή είναι η χειρότερη επιλογή γιατί αποτελεί το καλύτερο έδαφος για υποθέσεις και σενάρια. Στην ουσία, οι άνθρωποι είναι αρκούντως ικανοποιημένοι με μια ενημέρωση για την πρόοδο των δρώμενων που τελικά θα οδηγήσουν στις τελικές αποφάσεις.

Διαλέξτε το μέσο που ταιριάζει στη κάθε περίπτωση:
Είναι δεδομένο ότι η κατά πρόσωπο επικοινωνία (face to face) αποτελεί τον αποτελεσματικότερο τρόπο κοινοποίησης γιατί έχει το μεγαλύτερο συναισθηματικό αντίκτυπο και αλληλεπίδραση από όλους. Διαλέξτε το μέσο αυτό για τα σημαντικά μηνύματα και θέματα. Η απλή μετάδοση πληροφορίας μπορεί να γίνει με πολλά άλλα εργαλεία: πίνακες ανακοινώσεων, intranet, εσωτερικά newsletters, phone conferences ή οποιοδήποτε από τα μέσα που υπάρχουν σήμερα με τη βοήθεια της τεχνολογίας. Διαλέξτε αξιολογώντας τους περιορισμούς και τα πλεονεκτήματα που προσφέρει το κάθε ένα από αυτά ή και συνδυάστε τα για τη συγκεκριμένη περίσταση που τα χρειάζεστε.

Ενισχύστε την απευθείας επικοινωνία:
Η πιο συνηθισμένη μέθοδος μετάδοσης των μηνυμάτων στις εταιρείες σήμερα είναι «top – down», δηλαδή από τα ανώτερα προς τα κατώτερα επίπεδα ιεραρχίας μέσω των στελεχών της. Στη πράξη, η αποτελεσματικότητα του μηνύματος σε κάθε ένα από αυτά τα στάδια διαβρώνεται από την προσωπική ερμηνεία του κάθε αναμεταδότη και το χρόνο που αυτός τελικά θα το πράξει. Επιδιώξτε τα μέσα αυτά (video messages, ανακοινώσεις προς όλο το προσωπικό, blogs, phone conferences, κ.λπ.) που σας δίνουν τη δυνατότητα να ελέγξετε το χρόνο και την ακρίβεια του περιεχομένου, ώστε να καταφέρετε να θέσετε το γενικό πλαίσιο με σαφήνεια. Κατόπιν, αναθέσετε στα στελέχη σας να μεταφράσουν το μήνυμά σας σε πλάνο δράσης για τις ομάδες τους οι οποίες, με τον τρόπο αυτό, γνωρίζουν ήδη πού και πώς θα πρέπει να κινηθούν.

Η επικοινωνία δεν είναι ποτέ μιας κατεύθυνσης:
Είναι, ίσως, η μεγαλύτερη παρεξήγηση και προκύπτει, επίσης, όταν η πληροφορία μεταδίδεται μόνο από την ανώτερη προς την κατώτερη ιεραρχία. Και αυτό γιατί αποτελεί εμπόδιο στην αληθινή εμπλοκή των ομάδων, που είναι και το ζητούμενο εξαρχής. Όταν στέλνετε το μήνυμά σας, αφήστε χρόνο στις ομάδες σας να δουλέψουν σε αυτό, να μαζέψουν ιδέες και ερωτήσεις και κατόπιν οργανώστε κανάλια με σκοπό τη συζήτησή τους και τον καθορισμό του πλάνου δράσης τους.

Αν θέλετε να ενισχύσετε ακόμα περισσότερο την αμφίδρομη ανταλλαγή, μπορείτε να δημιουργήσετε “ideas boxes” ή forums στα οποία οι άνθρωποί σας θα μπορούν να καταθέτουν ιδέες για τα εταιρικά project ή να θέτουν θέματα και προβλήματα προς συζήτηση και χειρισμό. Τέτοια εργαλεία αποδίδουν σε οργανισμούς που το ευνοεί η κουλτούρα τους, ενώ θα πρέπει να δώσετε πολύ μεγάλη προσοχή στο χειρισμό των ιδεών και το feedback προς τους συμμετέχοντες – οι άνθρωποι δε θα πρέπει να νιώθουν ότι οι ιδέες τους πέφτουν στο κενό γιατί έτσι ακυρώνεται η πρωτοβουλία σας.

Οι πράξεις είναι η καλύτερη εσωτερική επικοινωνία:
Κατά βάθος, αποτελεί το συνηθέστερο παράγοντα έλλειψης συνοχής στο εταιρικό μήνυμα και μπορεί να το ακυρώσει με τρόπο πολύ δύσκολα αναστρέψιμο. Μην ξεχνάτε ποτέ ότι το μήνυμα «φεύγει» από εσάς και τους συνεργάτες σας με πολλούς τρόπους. Στο τέλος είναι οι πράξεις αυτές που μετράνε και πείθουν. Το μήνυμα δεν υπηρετεί τίποτε άλλο παρά αυτές, ενώ οι ανακοινώσεις και τα λόγια έρχονται μόνο να τις συμπληρώσουν και να τις προβάλουν.

Αποτελεί προτεραιότητα, όπως όλες οι άλλες παράμετροι του έργου σας:
Όσο και αν ακούγεται αυτονόητο, ένα βασικό πρόβλημα στην αποτελεσματικότητα της εσωτερικής επικοινωνίας, είναι ότι θεωρείται δευτερεύουσας σημασίας σε σχέση με τις άλλες παραμέτρους απόδοσής σας. Τα ανώτατα διευθυντικά στελέχη της κάθε εταιρείας έχουν τόσες πολλές υποχρεώσεις και ενέργειες που πρέπει να εκπληρώσουν, που το να κάνουν επιπλέον δουλειά για την κοινοποίηση αυτών, ακούγεται ως επιπλέον φόρτος εργασιών που θα κοστίσει πολύτιμο χρόνο. Στην πραγματικότητα, το να μην το κάνουν, τους κοστίζει πολύτιμο και περισσότερο χρόνο, τον οποίο αναλώνουν προσπαθώντας να χειριστούν την έλλειψη συντονισμού, ομαλής συνεργασίας ή σύμπνοιας που προκύπτει από τη μη έγκαιρη και σωστή επικοινωνία.

Αναγκαία η ύπαρξη ειδικευμένου στελέχους
Η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού της κάθε εταιρείας παίζει ιδιαίτερα ενεργό ρόλο στην ανάδειξη της αναγκαιότητας για σωστή και οργανωμένη εσωτερική επικοινωνία. Ίσως να ακούγεται ιδιαίτερα δύσκολο σήμερα ένας Διευθυντής HR να πείσει ότι ένα επιπλέον άτομο στην ομάδα του αφοσιωμένο σε αυτό, δεν αποτελεί αποκλειστικά και μόνο κόστος.

Όμως τα στοιχεία μιλάνε καλύτερα: πρόσφατη έρευνα του Πανεπιστημίου του Michigan έδειξε ότι σε διάστημα πενταετίας οι εταιρείες με υψηλότερη βαθμολόγηση στην οργάνωση της εσωτερικής επικοινωνίας και τη διανομή της πληροφορίας, είχαν υψηλότερες πωλήσεις από αυτές με χαμηλότερη βαθμολόγηση. Παράλληλα, πολλές εσωτερικές έρευνες κορυφαίων Εταιρειών στην Αμερική, όπως η Hewlett Packard, η General Electric και η Sears έχουν επανειλημμένα αποδείξει και, μάλιστα, μετρήσει τη θετική συσχέτιση ανάμεσα στη σωστή επικοινωνία και την πελατειακή ικανοποίηση.

Τα παραπάνω στοιχεία σε συνδυασμό με την πραγματικότητα που όλοι βιώνουμε, ότι δηλαδή ζούμε στην εποχή της πληροφόρησης, είναι η πιο ισχυρή απόδειξη ότι η σωστή εσωτερική επικοινωνία αποτελεί κλειδί για την επιτυχία τη δική σας και του οργανισμού σας.

CV Ειρήνη Σειδαράκη, Διευθύντρια Ανθρώπινου Δυναμικού, FNAC
Η Ειρήνη Σειραδάκη ξεκίνησε την καριέρα της το 1994 στο Τμήμα Προσωπικού της Λαϊκής Τράπεζας (σήμερα Marfin Egnatia) παρέχοντας τις υπηρεσίες της στους τομείς του administration, benefits, selection & recruitment. To 1998 το Τμήμα αναβαθμίστηκε σε Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού οπότε και ανέλαβε το πόστο των Πολιτικών & Διαδικασιών HR από όπου χειρίστηκε θέματα όπως role specifications, benefits, recruitment policies, performance evaluation, κλπ. Το 2000 μετακινήθηκε ως Υπεύθυνη Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού στη Χρηματιστηριακή Εταιρεία του Ομίλου Ασπίς, προκειμένου να δημιουργήσει και να οργανώσει το Τμήμα, οπότε και παρέμεινε για τέσσερα χρόνια. Το 2005 εντάχθηκε ως HR Director στην Fnac Ελλάδας, όπου και βρίσκεται μέχρι σήμερα.

Είναι απόφοιτος του Τμήματος Επικοινωνίας και Μέσων Μαζικής Ενημέρωσης του Πανεπιστημίου Αθηνών και κάτοχος Μεταπτυχιακού τίτλου στη Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού από το Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών. Η Ειρήνη Σειραδάκη τιμήθηκε τον Φεβρουάριο του 2008 με το People Management Best Initiative Award της KPMG στον τομέα «Εφαρμογή της Τεχνολογίας στη Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού» για έργο της στη Fnac που αφορά στην χρήση ελεύθερου λογισμικού για το selection & recruitment της Εταιρείας.