Πως θα επιλέξετε τον κατάλληλο υποψήφιο για την επιχείρησή σας, χωρίς να τον έχετε συναντήσει ποτέ.

Η στελέχωση της επιχείρησης με τους κατάλληλους ανθρώπους αποτελεί ένα από τα κρισιμότερα καθήκοντα της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού, αλλά και κάθε μάνατζερ. Η επιλογή του σωστού υποψηφίου θεωρείται πρόκληση, καθώς από αυτήν εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό η επιτυχημένη ή μη πορεία της ομάδας στην οποία θα ενταχθεί. Στην εποχή της απομακρυσμένης εργασίας και επιλογής προσωπικού, η πρόκληση αυτή μεγεθύνεται.

Οι περισσότεροι υπεύθυνοι προσλήψεων χρειάζονται επαρκή χρόνο αλληλεπίδρασης με τον υποψήφιο, κυρίως αυτοπροσώπως, προτού αποφασίσουν να τον προσλάβουν. Ο λόγος είναι ότι δεν θέλουν απλά να επιβεβαιώσουν ότι διαθέτει τις απαραίτητες γνώσεις, δεξιότητες και εμπειρία για τη θέση, αλλά να κατανοήσουν αν ταιριάζει με την κουλτούρα της εταιρείας και αν θα συνεργαστεί αποτελεσματικά με τα μέλη της ομάδας που θα ανήκει. Προ πανδημίας, αυτό γινόταν κατά βάση δια ζώσης, άλλαξε όμως δραστικά με τα νέα εργασιακά δεδομένα της τηλεργασίας. Τα καλά νέα είναι ότι οι υπεύθυνοι προσλήψεων μπορούν πλέον να προσελκύσουν πολύ περισσότερα ταλέντα, αντλώντας από μια ευρύτατη γεωγραφικά δεξαμενή. Ωστόσο, προκειμένου να κάνουν την καλύτερη επιλογή, θα πρέπει να αναπροσαρμόσουν τη μεθοδολογία τους.

ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ ΣΕ ΠΟΛΛΕΣ ΠΛΑΤΦΟΡΜΕΣ
Θα μπορούσε κανείς να υποθέσει ότι η μετάβαση από τη συνέντευξη πρόσωπο με πρόσωπο στη συνέντευξη μέσω βίντεο αποτελεί την πλέον κατάλληλη και επαρκή μέθοδο για να προσλάβετε κάποιον εξ’ αποστάσεως. Στην πράξη, όμως, ελάχιστο μέρος της τηλεργασίας και της επικοινωνίας μεταξύ των μελών της ομάδας γίνονται μέσω βιντεοκλήσεων σε πραγματικό χρόνο. Η επικοινωνία της ομάδας είναι κατά βάση ασύγχρονη, μέσω μηνυμάτων σε πλατφόρμες συνεργασίας -βλέπε Microsoft Teams- ή emails. Επομένως, αν ο στόχος της συνέντευξης είναι να αξιολογήσετε αν το στυλ επικοινωνίας του υποψηφίου ταιριάζει με την ομάδα, τότε το πιθανότερο είναι ότι θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές πλατφόρμες και μέσα επικοινωνίας.

Για παράδειγμα, μπορεί να ξεκινήσετε τη διαδικασία μέσω βιντεοκλήσης, να πραγματοποιήσετε τον επόμενο γύρο συνεντεύξεων μέσω email και να συνεχίσετε μετά με ηχητική συνέντευξη. Το σημαντικό είναι να συμπεριλάβετε στη διαδικασία της συνέντευξης τα βασικά κανάλια που χρησιμοποιούν τα μέλη της ομάδας στην καθημερινότητά τους για να συνεργάζονται απομακρυσμένα. Επιπλέον, μπορείτε να δώσετε στους υποψηφίους μερικές ερωτήσεις και να τους ζητήσετε να καταγράψουν τις απαντήσεις σε βίντεο 2 λεπτών που θα σας αποστείλουν. Με τον τρόπο αυτόν, αξιολογείτε πόσο συνοπτικά μπορούν να παρέχουν την πληροφορία που χρειάζεται, αλλά και πόσο σωστά ακολουθούν οδηγίες. Οι ερωτήσεις μπορεί να είναι τεχνικές ή συμπεριφορικές, σε κάθε περίπτωση όμως πρέπει να είναι κοινές για όλους τους υποψηφίους, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τα βίντεο αργότερα.

ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ ΣΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ
Εδώ και αρκετό καιρό οι έρευνες έχουν καταδείξει ότι η ατομική απόδοση δεν εξαρτάται μόνο από τις γνώσεις και τις ικανότητες του ατόμου. Η δυναμική της ομάδας, οι διαθέσιμοι πόροι για να επιτελέσει το έργο της και η ποιότητα της συνεργασίας των μελών της επηρεάζουν σημαντικά την ατομική απόδοση.
Ακόμα και σε ένα απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον, η ομάδα στην οποία θα συμμετάσχουν οι νεοπροσληφθέντες θα έχει τεράστιο αντίκτυπο στη βραχυπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη απόδοσή τους.

Για τον λόγο αυτό, αξίζει να συμμετέχουν στη διαδικασία της επιλογής του υποψηφίου όσα περισσότερα μέλη της ομάδας γίνεται. Μπορεί ορισμένα μέλη να διεξάγουν one-on-one συνέντευξη με τον υποψήφιο ή να ζητήσετε από ένα γκρουπ μελών να κάνουν μια ενημερωτική συζήτηση μαζί του. Αν προχωρήσετε σε καταγραφή των απαντήσεων (π.χ. μέσω των δίλεπτων βίντεο που προτάθηκαν παραπάνω), μπορείτε να τις μοιραστείτε με την ομάδα για να πάρετε τη γνώμη τους προτού λάβετε την τελική σας απόφαση.

ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΔΟΚΙΜΑΣΤΙΚΟΥ ΕΡΓΟΥ
Ο καλύτερος τρόπος για να εμπλακεί η ομάδα στη διαδικασία και να διαπιστώσει αν δουλεύει καλά με το προτεινόμενο νέο μέλος είναι να συνεργαστεί μαζί του στην πράξη. Πολλές επιχειρήσεις εφαρμόζουν τεστ, δοκιμαστικές ακροάσεις, βλέπουν δείγματα δουλειάς του υποψηφίου κ.ά. ώστε να πάρουν μια γεύση από το στυλ εργασίας του. Η δοκιμαστική συμμετοχή τους δεν θα πρέπει να αφορά κάποιο πολύ κρίσιμο έργο της επιχείρησης. Ο στόχος δεν είναι να κάνουν δωρεάν δουλειά, αλλά να παρατηρήσετε και να αξιολογήσετε τον τρόπο που δουλεύουν και συνεργάζονται. Μπορείτε ακόμη να σχεδιάσετε σκόπιμα το δοκιμαστικό έργο με κάποιες ελλείψεις (σε πόρους ή οδηγίες), ώστε να ελέγξετε τη δημιουργική σκέψη και την προσαρμοστικότητα του υποψηφίου προκειμένου να αντιμετωπίσει την πρόκληση.

Η εταιρεία τεχνολογίας Zapier έχει εντάξει σταθερά αυτές τις δοκιμές στη διαδικασία της συνέντευξης για πλήθος διευθύνσεων. Οι δυνητικοί software engineers δοκιμάζονται πάνω σε ένα εταιρικό προϊόν, ενώ π.χ. οι υποψήφιοι για θέσεις μάρκετινγκ συνεργάζονται για τη σύνταξη ενός άρθρου για το εταιρικό blog. Κάποιες εταιρείες έχουν επεκτείνει τη διαδικασία, παρέχοντας μακροπρόθεσμη απασχόληση των υποψηφίων σε δοκιμαστικά έργα με αμοιβή, ωστόσο για τους περισσότερους hiring managers η ενασχόληση λίγων ωρών σε ένα πιο απλό project είναι αρκετή για να αξιολογήσουν τον υποψήφιο και να διαπιστώσουν αν ταιριάζει με την ομάδα.

ΈΓΚΑΙΡΗ ΚΑΙ ΤΑΚΤΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΔΟΚΙΩΝ ΣΑΣ
Η σταδιακή επιστροφή στην «κανονικότητα» πάνω από έναν χρόνο μετά το ξέσπασμα της πανδημίας δεν σημαίνει επιστροφή στην προηγούμενη κατάσταση. Για την πλειοψηφία των επιχειρήσεων η νέα κανονικότητα περιλαμβάνει ένα υβριδικό εργασιακό περιβάλλον αποκλειστικά ή συνδυαστικά με τηλεργασία. Το τι θα δουλέψει αποτελεσματικά για κάθε οργανισμό θα φανεί στην πορεία, ωστόσο σε ένα τόσο αβέβαιο καθεστώς είναι λογικό οι υποψήφιοι εργαζόμενοι να χρειάζονται διευκρινίσεις από τον εκάστοτε εργοδότη. Για τον σκοπό αυτό, ο υπεύθυνος προσλήψεων οφείλει να αποσαφηνίσει από νωρίς και αρκετές φορές στον υποψήφιο σε τι ποσοστό θα εργάζεται εξ’ αποστάσεως, καθώς και να του αποστείλει ό,τι διαθέσιμο υλικό έχει ετοιμάσει η επιχείρηση με οδηγίες/κατευθύνσεις για το καθεστώς απομακρυσμένης εργασίας.

Αν δεν έχει ακόμη οριστικοποιηθεί η νέα εργασιακή κατάσταση, θα πρέπει να επικοινωνήσει στον υποψήφιο ό,τι γνωρίζει ή συζητιέται ζωηρά για το άμεσο μέλλον. Αντίστοιχα, ο υπεύθυνος προσλήψεων θα πρέπει να επικοινωνήσει ανοιχτά τους τρόπους συνεργασίας και επικοινωνίας της ομάδας. Αν υπάρχουν και γραπτώς κανόνες ομαδικής επικοινωνίας ή άλλες χρήσιμες οδηγίες στη λογική του user manual για τα νέα μέλη της ομάδας, θα πρέπει να κοινοποιηθούν στον υποψήφιο.

Εφόσον ολοκληρωθεί η επιλογή και η πρόσληψη του κατάλληλου υποψηφίου, υπάρχει ένα ουσιαστικό πρόσθετο βήμα που πρέπει να γίνει: το onboarding. Ένα video chat καλωσορίσματος από όλη την ομάδα στο νέο συνάδελφο ή έστω ένα welcome e-mail από τους νέους συναδέλφους του είναι σημαντικά για να επιταχυνθεί η ένταξη του νεοεισερχόμενου στην ομάδα. Ιδίως αν τα μέλη της συμμετείχαν στη διαδικασία της επιλογής και τον έχουν γνωρίσει, θα μπορούσαν να μοιραστούν σε ένα βίντεο τι τους έκανε να τον ξεχωρίσουν και γιατί ανυπομονούν να δουλέψουν μαζί του.

Συμπερασματικά, ο κοινός παρονομαστής στις 4 παραπάνω οδηγίες για remote προσλήψεις είναι το «ταίριασμα» του νέου εργαζόμενου στην ομάδα. Αυτό δεν είναι τυχαίο. Παρά τα φαινόμενα, η ομαδικότητα είναι ακόμα πιο σημαντική στην εξ’ αποστάσεως εργασία και πρέπει να επιτυγχάνεται σε κάθε πρόσληψη. Οι τηλεργαζόμενοι δεν εργάζονται μόνοι: εργάζονται απομακρυσμένα μαζί.