Οι Έρευνες Εργασιακής Ικανοποίησης αποτελούν μία συνηθισμένη πρακτική στο χώρο της Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού. Θεωρούνται σημαντικά εργαλεία για την πληροφόρηση σχετικά με το πώς βλέπουν τα πράγματα οι εργαζόμενοι σε μία επιχείρηση. Σε ό,τι αφορά αυτούς που βρίσκονται εκτός της επιχείρησης, διενεργούνται αντίστοιχες έρευνες για πελάτες και προμηθευτές.

Τί γίνεται όμως με αυτούς που φιλοδοξούν να μπουν μέσα στον οργανισμό; Τι γνώμη έχουν για την εταιρεία μας, οι υποψήφιοι εργαζόμενοι; Στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας μας, αναζητήσαμε έναν τρόπο για να δούμε πώς αντιλαμβάνονται την εταιρεία οι υποψήφιοι εργαζόμενοι. Για την Α. Χατζόπουλος Α.Ε., η εικόνα που δίνουμε προς τους υποψήφιους συναδέλφους είναι σημαντική. Η προσέγγιση ταλαντούχων εργαζομένων είναι μία συνεχής προσπάθεια και η γνώμη των υποψηφίων μας ενδιαφέρει ιδιαίτερα.

Θελήσαμε λοιπόν, να εμπλέξουμε περισσότερο τους υποψήφιους, σε ένα επίπεδο πέρα από την απλή αποστολή του βιογραφικού. Μας ενδιέφερε η γνώμη τους σχετικά με την προσέγγισή μας καθώς και τη γενικότερη εικόνα της εταιρείας προς τους υποψηφίους. Αυτό το εργαλείο, το ονομάσαμε Έρευνα Ικανοποίησης Υποψηφίων Εργαζομένων.

Η μέθοδος
Το πρακτικό κομμάτι ήταν το απλούστερο. Καθώς η συντριπτική πλειοψηφία των βιογραφικών μάς έρχεται μέσω email, ο τρόπος επικοινωνίας θα έπρεπε να είναι ηλεκτρονικός. Ως κύριο εργαλείο επιλέχθηκαν οι φόρμες της Google. Οι συγκεκριμένες φόρμες ήταν ήδη σε χρήση στην εταιρεία ως εργαλείο του HR (Αξιολόγηση Εκπαίδευσης, Έρευνα Εργασιακής Ικανοποίησης κ.λπ.), οπότε η επιλογή δεν ήταν δύσκολη. Συνδυάζουν την απλότητα στη χρήση και την επαγγελματική εμφάνιση. Οι απαντήσεις εμφανίζονται σε πραγματικό χρόνο σε ένα υπολογιστικό φύλλο, όπου μπορούν να επεξεργαστούν απευθείας ή να εξαχθούν σε μορφή *.xls.

Το θέμα με τις έρευνες που απευθύνονται σε κάποιο κοινό στο Internet είναι ότι συχνά η συμμετοχή επηρεάζεται από το γνωστό παράγοντα WIIFM (What’s In It For Me). Τι κίνητρο έχει κάποιος να δώσει τη γνώμη του για το πώς βλέπει μία εταιρεία σε ό,τι αφορά στην προσέγγιση των υποψηφίων εργαζομένων; Ακόμη κι αν θέλει να συμμετάσχει, πώς μπορούμε να τον προσεγγίσουμε χωρίς πίεση και χωρίς να υποκινήσουμε κάποια κατευθυνόμενη – συνήθως θετική προς την εταιρεία – απάντηση;

Αποφασίστηκε η επαφή να γίνει κατά την πρώτη στιγμή επικοινωνίας, δηλαδή τη στιγμή που παραλαμβάνεται το βιογραφικό. Σύμφωνα με τη διαδικασία που ακολουθούμε, κατά τη λήψη του βιογραφικού σημειώματος αποστέλλεται ένα μήνυμα στον υποψήφιο που τον ευχαριστεί για το ενδιαφέρον του για την εταιρεία και τον ενημερώνει για τη διαδικασία που θα ακολουθηθεί για την κάλυψη της θέσης. Σε αυτό το κείμενο, προστέθηκε και η παρακάτω φράση:

«Βοηθήστε μας να γίνουμε καλύτεροι: Λάβετε μέρος στην ανώνυμη Έρευνα Ικανοποίησης Υποψήφιων Εργαζομένων. Θα πάρει λιγότερο από πέντε λεπτά από το χρόνο σας. Απλά κάνετε κλικ εδώ».

Το «εδώ» παραπέμπει σε ένα σύνδεσμο με τη φόρμα. Στην αρχή της φόρμας, υπάρχει κείμενο που παρέχει κάποιες οδηγίες για τη συμπλήρωση της φόρμας κι εξηγεί ότι κατά τη συμπλήρωσή της δε συλλέγεται κανένα προσωπικό στοιχείο του υποψήφιου.

Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνουμε τα εξής:
• Επικοινωνία μέσα από το καθιερωμένο κανάλι και μόνο μία φορά, χωρίς να χρειαστεί να ενοχλήσουμε τον υποψήφιο εκ νέου μέσω email, κάτι που θα ήταν χρονοβόρο, χωρίς παράλληλα να διασφαλίζει κάποιο ιδιαίτερα υψηλό ποσοστό συμμετοχής.
• Επικοινωνία σε ένα στάδιο επαφής με την εταιρεία όπου δεν μπορεί κανείς να θεωρήσει ότι «πρέπει» να είναι καλός. Έτσι κι αλλιώς λαμβάνοντας μία τυποποιημένη απάντηση μπορεί να καταλάβει ότι η συμμετοχή ζητείται από όλους του υποψηφίους.


Η διαδικασία
Το ερωτηματολόγιο στάλθηκε στις αρχές Μαΐου 2010 σε όσους υποψήφιους είχαν στείλει το βιογραφικό τους μέσω email τον προηγούμενο μήνα. Ακολούθως, ενσωματώθηκε στην απάντηση που λαμβάνουν όλοι οι υποψήφιοι. Έως το τέλος του Σεπτεμβρίου 2010 έχουν συλλεχθεί περισσότερες από 350 απαντήσεις, που αντιστοιχούν σε ποσοστό περίπου 50% των ατόμων που υπέβαλαν βιογραφικό από το Μάιο έως το Σεπτέμβριο.

Ερωτήσεις και αποτελέσματα
Σίγουρα υπάρχουν πολλά πράγματα που θα θέλαμε να ρωτήσουμε τους υποψηφίους μας. Λαμβάνοντας υπόψη ότι οι ερωτήσεις θα πρέπει αφενός να είναι σύντομες κι απλές κι αφετέρου να μας παρέχουν κάποιες βασικές πληροφορίες, καταλήξαμε στις ακόλουθες ερωτήσεις.

Δημογραφικά χαρακτηριστικά
Φύλο
• Ηλικία

Αυτές οι δύο ερωτήσεις είναι στατιστικής φύσης και οι υποψήφιοι ενημερώνονται ότι δεν είναι απαραίτητη η συμπλήρωσή τους.

Πόσο κατατοπιστική βρήκατε την αγγελία της Α. Χατζόπουλος Α.Ε.;
Υπάρχει μία κλίμακα Likert, 6 βαθμίδων, όπου το 1 αντιστοιχεί σε «Καθόλου Κατατοπιστική» και το 6 σε «Πολύ Κατατοπιστική». Με αυτό τον τρόπο έχουμε μία εικόνα για το πώς βλέπουν οι υποψήφιοι τις αγγελίες μας και τις πληροφορίες που αυτές παρέχουν στους υποψηφίους. Μία χαμηλή βαθμολογία θα μπορούσε να προβληματίσει ως προς την πληροφόρηση που παρέχεται μέσω της αγγελίας. Στην περίπτωσή μας, το 73% των συμμετεχόντων κατατάσσει τις αγγελίες μας στις κλίμακες 5 & 6.

Με βάση τις πληροφορίες της αγγελίας, σε τι βαθμό πιστεύετε ότι ανταποκρίνονταν τα τυπικά σας προσόντα για τη θέση;
Εδώ μας ενδιαφέρει να «προβληματίσουμε» τον υποψήφιο, ο οποίος καλείται να σκεφθεί πόσο πραγματικά κοντά βρίσκεται στις απαιτήσεις της συγκεκριμένης θέσης.

Υπάρχει η δυνατότητα να διαλέξει από μία λίστα ποσοστών:
• Έως 50%
• 50% – 70%
• 70% – 90%
• 100%.

Το 58% των συμμετεχόντων θεωρεί ότι τα προσόντα του ανταποκρίνονται κατά 70% – 90% στις απαιτήσεις της θέσης, όπως αυτή περιγράφεται στην αγγελία. Ένα 22% είναι πιο σίγουρο για τον εαυτό του, θεωρώντας ότι υπάρχει ταύτιση σε ποσοστό 100%.

Από τη στιγμή που είδατε την αγγελία, μέσα σε πόσο χρονικό διάστημα στείλατε το βιογραφικό σας;
Αυτή η πληροφορία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη, καθώς μας δίνει μία άποψη για το πόσο γρήγορα απαντούν οι υποψήφιοι σε μία αγγελία. Δημοσιεύουμε τις κενές θέσεις εργασίας μας σε ένα από τα γνωστά job sites, καθώς και στην εταιρική μας ιστοσελίδα. Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση μας δίνει ένα χρονικό ορίζοντα για το πότε θα μπορούμε να ξεκινήσουμε συνεντεύξεις, έχοντας συγκεντρώσει τον κύριο όγκο των βιογραφικών που θα σταλούν για τη θέση.

Ο υποψήφιος επιλέγει ανάμεσα σε τρεις επιλογές:
• Την ίδια ημέρα
• Μέσα σε δύο ημέρες
• Μετά από τουλάχιστον τρεις ημέρες.

Διαπιστώθηκε ότι το 79% των υποψηφίων στέλνει το βιογραφικό του την ίδια ημέρα και ένα άλλο 20% μέσα σε δύο ημέρες. Αν θεωρήσουμε λοιπόν ότι κάποιος που ψάχνει για δουλειά μέσα από το συγκεκριμένο jobsite θα μπει τουλάχιστον μία φορά μέσα σε 7-10 ημέρες, είναι σχετικά ασφαλές ότι θα πρέπει να περιμένουμε περίπου δύο εβδομάδες συγκεντρώνοντας τον κύριο όγκο βιογραφικών, πριν αρχίσουμε τις συνεντεύξεις.

Αφού είδατε την αγγελία, επισκεφθήκατε την εταιρική ιστοσελίδα, προκειμένου να αντλήσετε πληροφορίες για την εταιρεία;
Είναι ένας δείκτης επισκεψιμότητας της ιστοσελίδας μας (www.hatzopoulos.gr). Το 93% των συμμετεχόντων δηλώνει ότι επισκέφθηκε την ιστοσελίδα μας.

Πόσο σημαντικό ήταν για εσάς το να λάβετε μία απαντητική επιστολή σχετικά με τη λήψη του βιογραφικού σας;
Τελικά πόσο σημαντικό είναι να απαντάμε στους υποψηφίους σχετικά με τη λήψη του βιογραφικού τους; Φαίνεται ότι είναι πολύ σημαντικό για τους υποψήφιους το να λαμβάνουν έστω και μία τυποποιημένη απάντηση. Στην αντίστοιχη κλίμακα όπου το 1 αντιστοιχεί σε καθόλου σημαντικό και το 6 σε «Πολύ σημαντικό», το 96% δίνει απαντήσεις στο 5 και το 6 (16% και 80% αντίστοιχα).


Τι γνώμη έχετε για την εταιρεία μας, σε ό,τι αφορά στην προσέγγιση και τη συμπεριφορά της ως προς τους υποψηφίους εργαζομένους;
Εδώ ο υποψήφιος έχει τη δυνατότητα να διαλέξει από μία κλίμακα που ξεκινά από το αρνητική έως το θετική. Στην περίπτωσή μας, το 89% των ερωτηθέντων έχει Μάλλον Θετική και Θετική γνώμη.

Με βάση την εμπειρία της επικοινωνίας σας με την εταιρεία, θα ξαναστέλνατε το βιογραφικό σας για μία θέση που θα σας ενδιέφερε;
Διερευνάται το πόσο καλή εντύπωση έκανε τελικά η εταιρεία και το πόσο θα προσελκύσει τους ίδιους εργαζόμενους στο μέλλον.

Υπάρχουν οι εξής επιλογές:
• Μάλλον όχι
• Σίγουρα όχι
• Δεν είμαι σίγουρος/η
• Μάλλον ναι
• Σίγουρα ναι.

Οι θετικές απόψεις (Μάλλον Ναι & Σίγουρα Ναι) συγκεντρώνουν το 95% των απαντήσεων.

Προτάσεις / Παρατηρήσεις
Εδώ υπάρχει ένας χώρος όπου ο καθένας μπορεί να γράψει ό,τι θεωρεί χρήσιμο, είτε για τη διαδικασία επιλογής είτε για τη φόρμα.

Κάποιοι υποψήφιοι θέλησαν να ευχαριστήσουν την εταιρεία για το βήμα που τους έδωσε και τη γενικότερη συμπεριφορά της. Κάποιοι άλλοι έκαναν προτάσεις πάνω σε θέματα επικοινωνίας, ενώ υπήρξαν και σχόλια κοινωνικής φύσεως όπου κάποιοι συμμετέχοντες θέλησαν να εκφραστούν ως προς τα προσόντα που θα έπρεπε να ζητάμε, τη δύσκολη κατάσταση της αγοράς, κ.λπ. Κάποια σχόλια οδήγησαν σε κάποιες βελτιώσεις, ιδίως σε θέματα επικοινωνίας.

Επίλογος
Η Έρευνα Ικανοποίησης Υποψηφίων Εργαζομένων μπορεί να λειτουργήσει ως χρήσιμο εργαλείο παρατήρησης της εικόνας «εκεί έξω».

Η λίστα των δυνητικών ερωτήσεων είναι πολύ μεγάλη και η κάθε εταιρεία μπορεί να στοχεύσει εκεί που την ενδιαφέρει. Αν μπορούσαμε να συνοψίσουμε σε κάποια σημεία, τα οποία θεωρούμε περισσότερο σημαντικά για μία επιτυχημένη αντίστοιχη έρευνα, αυτά θα ήταν:
• Αποφυγή «ξύλινης γλώσσας». Η χρήση απλής – αλλά επαγγελματικής – γλώσσας βοηθά τη συμπλήρωση, κάνοντας ελκυστικότερο το ερωτηματολόγιο.
• Περιορισμένος αριθμός ερωτήσεων, ώστε να είναι εύκολη και γρήγορη η συμμετοχή.
• Έμφαση στην ανωνυμία, καθώς ο υποψήφιος πρέπει να αισθάνεται άνετα να εκφράσει οποιαδήποτε άποψη, θετική ή αρνητική.