Έργα σε τάξη

Στις ραγδαία αναπτυσσόμενες οικονομίες η σωστή διαχείριση των έργων έχει αναδειχθεί σε καθοριστικό παράγοντα επιτυχίας. Με τα projects να έχουν άμεσο αντίκτυπο σε νέες και παλαιότερες επιχειρηματικές δραστηριότητες, μια ευρύτερη κατανόηση της διαδικασίας του project management είναι επιβεβλημένη για όλα τα στελέχη.

Η πρακτική του project management έχει εδραιωθεί στη νοοτροπία των επιχειρήσεων. Σε παγκόσμιο επίπεδο, οι οργανισμοί έχουν «αγκαλιάσει» το επάγγελμα του project manager, έχουν ιδρύσει project management offices ώστε να τηρούν κάποια επίσημα στάνταρ των έργων και έχουν εκπαιδεύσει το ανθρώπινο δυναμικό ώστε να διαχειρίζεται τα έργα με το βέλτιστο τρόπο.

Όλα αυτά αφορούν άμεσα όσους κατέχουν τον επαγγελματικό τίτλο του project manager. Ωστόσο, η ίδια φιλοσοφία θα πρέπει να εφαρμόζεται σε κάθε λειτουργικό τομέα του οργανισμού ώστε να ολοκληρώνονται τα projects επιτυχώς και να παραδίδονται τα έργα εγκαίρως. Ο Θεοφάνης Γιώτης, (BA, MSc, Ph.D. Cand., PMP, MCT), Διευθύνων Σύμβουλος 12PM-CONSULTING και ITEC-CONSULTING, δεν θα χρησιμοποιούσε τη λέξη εκπαίδευση. Θα χρησιμοποιούσε τον όρο «Μεταφορά τεχνογνωσίας σε θέματα project management».

Γιατί, όπως υποστηρίζει σύμφωνα με τη ρήση του Βακχυλίδη του Κείου πριν από 2500 χρόνια, «Ο καθένας μας γίνεται σοφός από τον άλλον». Εάν αυτοί που θεωρούνται ειδικοί σε θέματα Project Management δεν μεταδώσουν τις γνώσεις τους σε άλλους, τότε είναι εξαιρετικά δύσκολο για τα στελέχη μιας εταιρείας να βελτιώσουν γνώσεις και δεξιότητές τους.

«Με την εκπαίδευση στο project ma-nagement, τα στελέχη αποκτούν σημαντικές θεωρητικές γνώσεις για την εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών και τεχνικών project Management, τις οποίες στη συνέχεια θα εφαρμόσουν στην πράξη για την αποτελεσματική δημιουργία, εκτέλεση και παρακολούθηση των έργων της επιχείρησης, στο πλαίσιο των οικονομοτεχνικών προδιαγραφών τους» εξηγεί ο Χαράλαμπος Σταματάκης, Υπεύθυνος Εκπαίδευσης της 3π ΑΒΕΤΕ. Σε μια τέτοια προσπάθεια ενδέχεται να αντιδράσει το ανθρώπινο δυναμικό καθώς υπάρχει μία έμφυτη τάση να στρέφονται σε αυτά που τους είναι οικεία.

Ειδικά για το project management, υπάρχει μια αντίληψη ότι έχει πολύ αυστηρές προϋποθέσεις, όρια ενώ χρειάζεται και μεγάλη προσπάθεια. Η αλήθεια όμως είναι ότι οι πρακτικές της διαχείρισης έργων μπορεί να εφαρμόζονται κλιμακωτά ανάλογα με το έργο και μπορούν να βοηθήσουν στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των projects.

Εν αρχή ην
Ανεξαρτήτως μεγέθους, όλα τα έργα έχουν τα ίδια βασικά συστατικά δηλαδή μια αρχή, μία μέση και ένα τέλος. Επίσης, θα πρέπει με κάποιον τρόπο να συνδέονται με τις επιχειρηματικές απαιτήσεις της εταιρείας. Το να μάθει κάποιος τις βασικές αρχές του project management είναι πραγματικά εξαιρετικά χρήσιμο.

Ο καλύτερος τρόπος για να κατανοήσει κάποιος πώς το project management μπορεί να βοηθήσει σημαντικά στην εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος είναι να ξεκινήσει από τη σύνοψη των πέντε process groups διαχείρισης έργου, όπως αυτές αναφέρονται στο Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK@Guide) που έχει εκδώσει το Project Mana-gement Institute (PMI®).

1) Initiate: δημιουργήστε ένα καταστατικό του project και καταγράψτε το σκοπό του έργου.
2) Plan: δημιουργήστε ένα πλάνο του project, αναπτύξτε τη δομή, προετοιμαστείτε για τους κινδύνους, οργανώστε τον έλεγχο.
3) Execute: συγκεντρώστε την ομάδα του έργου, ξεκινήστε το έργο, διασφαλίστε την ποιότητά του, παρέχετε πληροφορίες, συνεργαστείτε με προμηθευτές.
4) Manage/Control: παρακολουθείστε και ελέγξτε το έργο, ελέγξτε την ποιότητα, διαχειριστείτε τις αρμοδιότητες της ομάδας, διαχειριστείτε τους μετόχους, αναφέρετε στους ενδιαφερόμενους την απόδοση, διαχειριστείτε το ρίσκο.
5) Close: συλλέξτε τις πολύτιμες εμπειρίες, ολοκληρώστε το έργο.

Οι διαδικασίες
Στη σύγχρονη εργασιακή πραγματικότητα όλοι οι εργαζόμενοι με τον έναν ή με τον άλλο τρόπο συμμετέχουν σε κάποιο project. Η πρόκληση είναι να έχουν τη συμπαράσταση και την υποστήριξη της ανώτερης διοίκησης που μπορεί να απογειώσει ένα project ή στην αντίθετη περίπτωση να το αφήσει να «πεθάνει». Όμως πρέπει να υπάρχει σωστή ενημέρωση και η όλη διαδικασία να είναι καταγεγραμμένη με σαφήνεια.

Σε αυτό το διάγραμμα είναι απαραίτητο:
• Να αναγνωριστεί το ότι το project είναι ευθυγραμμισμένο με την εταιρική στρατηγική.
• Να υπάρχει σαφές χρονοδιάγραμμα (με ημερομηνίες) για την παράδοση συγκεκριμένων τμημάτων του σχεδίου.
• Να καταγραφούν απαραίτητα στοιχεία, οι πόροι, για την ολοκλήρωση του project.
• Να υπάρχουν κάποιες διαδικασίες ώστε να διασφαλίζεται ότι το έργο θα υποστηριχθεί από τους κόλπους της εταιρείας.

Το να δοθεί η δέουσα προσοχή στο να είναι ευθυγραμμισμένο το project με τις επιχειρηματικές ανάγκες διασφαλίζει τη συμπαράσταση και τη συνδρομή μιας μεγάλης ομάδας αλλά και της ίδιας της διοίκησης.

Η προετοιμασία αποτελεί μια διαδικασία που χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή. Συνήθως, κάποια στελέχη εφορμούν στο αντικείμενο εργασίας χωρίς την απαιτούμενη προετοιμασία. Η δημιουργία πλάνου, η καταγραφή του σκοπού, η ανάπτυξη ενός σχεδίου δράσης και η εκτίμηση για το budget, βοηθούν τα άτομα που εμπλέκονται να έχουν μια ξεκάθαρη εικόνα σε λογικό και ορισμένο πλαίσιο εργασίας.

Η εκτέλεση ενός έργου αποτελεί το βασικό κορμό του project management. Ωστόσο, ο υπεύθυνος του project θα πρέπει να συντονίζει τις ενέργειες και να γνωρίζει και σε ποιο στάδιο βρίσκονται οι παράμετροι του έργου. Στη διάρκεια της εκτέλεσης δεν πρέπει απλά να φροντίζει ώστε να διεκπεραιώνονται όλα αλλά και να δίνει κίνητρα στην ομάδα να προχωράει. Θα πρέπει να κρατάει ενωμένα τα μέλη της ομάδας, να φροντίζει για την επικοινωνία της και την ενημέρωσή τους αλλά και γενικά να βαίνουν όλα ομαλώς.

Το να ελέγχεται το project αποτελεί μια σημαντική διαδικασία. Ολόκληρος ο προγραμματισμός που γίνεται για να σχεδιαστεί και να αποκτήσει καθορισμένη μορφή κάποιο project έχει σκοπό όχι απλά την ευκολότερη διαχείρισή του αλλά και να μπορεί να ελεγχθεί ανά πάσα ώρα σε όλα του τα στάδια. Αν ένα project δεν έχει σχεδιαστεί, αν δεν έχουν δημιουργηθεί κανάλια επικοινωνίας και δεν υπάρχουν ξεκάθαρες διαδικασίες δεν μπορεί να τύχει διαχείρισης και ελέγχου. Για να ελέγξει κάποιος ένα έργο πρέπει να γνωρίζει επακριβώς ποιες παραμέτρους έχει να αντιμετωπίσει. Και φυσικά υπάρχουν εργαλεία, πίνακες και διαδικασίες που διευκολύνουν και υποστηρίζουν τόσο τη διαχείριση όσο και τον έλεγχο ενός project.

Το να «κλείσει» ένα έργο είναι η πιο σύντομη αλλά και πιο συχνά παραμελημένη διαδικασία. Αυτή η φάση περιλαμβάνει την επίσημη αποδοχή ότι το project έχει επιτευχθεί, η ομάδα έχει δεχθεί τα εύσημα και αποδεσμευτεί και τα «διδάγματα» έχουν καταγραφεί.

Αυτά είναι απαραίτητα τόσο για το ολοκληρωμένο όσο και για τα μελλοντικά έργα για πολλούς λόγους:
• Χωρίς επίσημη αποδοχή και κλείσιμο του project τυπικά το έργο δεν είναι ποτέ ολοκληρωμένο.
• Οι ευχαριστίες προς την ομάδα βοηθούν να ανέβει το ηθικό των μελών της.
• Τα «διδάγματα» από αυτό το project μπορούν να εφαρμοστούν και σε άλλα έργα.
• Η διοίκηση αναγνωρίζει το επίτευγμα.
• Το project πρέπει να είναι ολοκληρωμένο προκειμένου να μπορεί να αξιολογηθεί η επιτυχία του.

Φυσικά, υπάρχουν διάφορες βαθμίδες εκπαίδευσης στο project management που ανταποκρίνονται σε διαφορετικές επαγγελματικές ανάγκες. Ωστόσο η στοιχειώδης κατανόηση των αρχών της διαχείρισης έργων μόνο πλεονεκτήματα μπορεί να προσφέρει τόσο σε εταιρικό όσο και σε ατομικό επίπεδο. Η εκπαίδευση στο αντικείμενο αυτό προσφέρει κατανόηση και εκτίμηση του πώς οι πρακτικές του project management μπορούν να «απογειώσουν» την επιχειρηματική απόδοση. Το να εισάγει κάποιος πιο προηγμένη εκπαίδευση project management, η οποία συμπεριλαμβάνει επίσης και ζητήματα ηγεσίας θα ωφελήσει αυτούς που κατέχουν θέσεις management.

Επιπρόσθετα, κάποια εκπαίδευση μικρής διάρκειας που θα προβάλλει την επιχειρηματική αξία του project management θα βοηθήσει το ανώτερα στελέχη να εντρυφήσουν στο πώς μπορεί η διαχείριση έργων να βελτιώσει τη συνολική απόδοση. Ανάλογα με την ιεραρχική θέση αλλά και τις αρμοδιότητες των στελεχών μπορεί να καταρτιστεί ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης που απαντά στις ιδιαίτερες ανάγκες τους.

Συνεργάτες/μέλη της ομάδας project management
• Project management για μέλη της ομάδας
Η κατάλληλη εκπαίδευση για αυτούς περιλαμβάνει μια συνοπτική περίληψη για το project management και μια εισαγωγή σε κάποιες διαδικασίες όπως η δημιουργία ενός σχεδίου για κάποια εργασιακή δομή στην οποία πρέπει να εμπλακούν.

Managers/συνεργάτες ή specialists: υπεύθυνοι για την ολοκλήρωση έργων
• Θεμελιώδεις αρχές του project management
• Διαχείριση επικοινωνίας του project
• Διαχείριση των κόστους και του χρονοδιαγράμματος του project

Η συγκεκριμένη εκπαίδευση αφορά όποιον είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση projects. Παρέχει τις βασικές γνώσεις για τη χρήση των διαδικασιών και των τεχνικών του project management αλλά και την προέκτασή τους σε διάφορους τομείς.

Managers/υπεύθυνους για μεγάλα και πολύπλοκα projects
• Project Risk Management
• Ηγεσία σε περιβάλλον διαχείρισης έργων
• Ανασυγκρότηση «προβληματικών» έργων
Πρόκειται για εκπαίδευση που καλλιεργεί υψηλές δεξιότητες διαχείρισης έργων. Περιλαμβάνει εργαλεία και τεχνικές για την αναγνώριση των κινδύνων ενός project, την ανάπτυξη των μελών της ομάδας αλλά και πώς να αναγνωρίσει κάποιος πότε ένα έργo κινδυνεύει να «ναυαγήσει» και πώς μπορεί να ανακάμψει.

Ανώτατα στελέχη/υπεύθυνοι για την ανάληψη του έργου
• Project Management για executives
Παρέχει τις γνώσεις για την κατανόηση της αξίας που η διαχείριση έργων μπορεί να προσφέρει στην υλοποίηση της επιχειρηματικής στρατηγικής.
Η διαχείριση έργων είναι πολύ εξειδικευμένο και συχνά πολύπλοκο αντικείμενο που χρειάζεται εντατική εκπαίδευση.

Για την επιλογή του κατάλληλου εκπαιδευτικού προγράμματος project management ο Χ. Σταματάκης εξηγεί: «Σημαντικά κριτήρια στην επιλογή αποτελούν η εγκυρότητα του εκπαιδευτικού προγράμματος, η αξιοπιστία και οι πιστοποιήσεις του φορέα υλοποίησης και των εισηγητών αλλά και η σχέση του κόστους με το επίπεδο της παρεχόμενης υπηρεσίας».

Ωστόσο, ο ίδιος, επισημαίνει και τη βαρύτητα που αποκτούν και στοιχεία όπως η δυνατότητα να καλυφθούν οι εξειδικευμένες ανάγκες της επιχείρησης καθώς και η δυνατότητα παροχής των εκπαιδευτικών υπηρεσιών εντός της επιχείρησης.

Ένας ασφαλής τρόπος για απόκτηση των απαραίτητων δεξιοτήτων είναι να εκπαιδευτεί κάποιος δίπλα από έναν πιστοποιημένο επαγγελματία. Υπάρχουν δεκάδες πράγματα που μπορεί να «πάνε στραβά» και ο καλύτερος τρόπος διαχείρισης είναι η επαφή με την πραγματικότητα και τις δυσκολίες της.

Τα παρακάτω αποτελούν περιοχές της προαπαιτούμενης εκπαίδευσης ώστε κάποιος να είναι σε θέση να ασκήσει με επιτυχία τα καθήκοντα του project manager:
Εργαλεία project management: τα λογισμικά που καλύπτουν τις απαιτήσεις του project management είναι εξόχως χρήσιμα και λειτουργικά αλλά χρειάζονται ειδική εκπαίδευση για την κατανόηση και τη χρήση τους.

Ομαδική επικοινωνία: σε κάθε project το πιο σημαντικό στοιχείο είναι η επικοινωνία. Δεν πρέπει απλά κάποιος να μπορεί να πει στην ομάδα τι να κάνει αλλά πρέπει να είναι σε θέση να ακούσει και να καταλάβει αυτά που του λέει η ομάδα. Η επικοινωνία αποτελεί μια αμφίδρομη διαδικασία.

Διαχείριση Ανθρώπων: το project management αναφέρεται πρωτίστως στη διαχείριση των ανθρώπων. Ο project manager θα αντιμετωπίσει δυσκολίες στη διαδικασία της διαχείρισης των έργων και πρέπει να διαχειρίζεται απρόβλεπτες καταστάσεις όταν αυτές προκύπτουν.

Διαχείριση υλικών: είναι πολύ πιθανό σε κάποια έργα να μην χρειαστούν υλικά. Ωστόσο, σε αυτά που τα υλικά είναι απαραίτητα θα πρέπει ο project manager να έχει προνοήσει ώστε να μην λείπουν. Σημαντικό είναι επίσης να καθοριστεί η ποσότητα αλλά και ο χρόνος παράδοσης αυτών των υλικών.

Διαχείριση χρόνου: ίσως περισσότερο από οτιδήποτε άλλο ο χρόνος είναι το πιο σημαντικό στοιχείο της διαχείρισης έργων. Όταν ένα μονάχα μέρος του έργου βγει εκτός χρόνου τότε ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα «τινάζεται» στον αέρα με σημαντικές επιχειρηματικές συνέπειες.

Πόσο σημαντική είναι η πιστοποίηση;
Αρκετοί επαγγελματίες αναρωτιούνται αν αξίζει τον κόπο η πιστοποίηση. «Οι πιστοποιήσεις στο project management αποτελούν σημαντικό εφόδιο για τον επαγγελματία καθώς επιβεβαιώνουν το επίπεδο των γνώσεών του και αποτελούν σημαντικό κριτήριο για μία πρόσληψη ή μία προαγωγή» τονίζει ο Χ. Σταματάκης και συνεχίζει «Μέσω μιας πιστοποίησης ο επαγγελματίας αποκτά αυτοπεποίθηση και μπορεί να βελτιώσει την απόδοσή του, χρησιμοποιώντας τις γνώσεις που έχει αποκομίσει από την ίδια τη διαδικασία της πιστοποίησης».

«Υπάρχουν χώρες, όπου χωρίς πτυχίο ή χωρίς πιστοποίηση σε Project Management, απλώς δεν μπορείς να αναλάβεις έργο δημοσίου τομέα. Τόσο απλό» εξηγεί ο Θ. Γιώτης και αναφέρει ότι: «Πολλές ιδιωτικές εταιρείες, και στην Ελλάδα, απαιτούν από τα στελέχη τους που εμπλέκονται με έργα να έχουν πιστοποίηση σε Project Management (κυρίως PMP®. Δεν είναι τυχαίο το γεγονός ότι η πιστοποίηση PMP® θεωρείται από πολλούς ως η κορυφαία πιστοποίηση παγκοσμίως που αποδίδει περίπου 90.000$ σαν μέσες μικτές ετήσιες αποδοχές».

Ορισμένα από τα οφέλη που μπορoύν να αποκομίσουν οι κάτοχοι πιστοποίησης συνοψίζονται στα εξής:
1. Διαφοροποίηση από τον ανταγωνισμό. Με τις παρούσες συνθήκες ο ανταγωνισμός για μια θέση εργασίας έχει εκτοξευθεί στα ύψη. Στη διεκδίκηση μιας δουλειάς οι κάτοχοι πιστοποιήσεων στο project management έχουν ένα ξεκάθαρο πλεονέκτημα έναντι αυτών που δεν διαθέτουν.
2. Η διαδικασία της πιστοποίησης φέρνει τους υποψηφίους σε επαφή με δύο κοινότητες: αυτούς που επιδιώκουν να πιστοποιηθούν αλλά και αυτούς που είναι ήδη κάτοχοι. Έτσι διευρύνεται σημαντικά ο κύκλος των επαγγελματικών γνωριμιών. Φυσικά, κάτι τέτοιο ισχύει για όλες τις πιστοποιήσεις.
3. Όσο περισσότερα εφόδια γνώσεων διαθέτει κάποιος τόσο μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και σιγουριά έχει για τις ικανότητές του.
4. Ένα PM certification χρειάζεται χρόνο, προσπάθεια, μελέτη αλλά στο τέλος παρέχει πρακτικά εργαλεία που μπορούν ανά πάσα ώρα να χρησιμοποιηθούν.
5. Αν και, κατά το κοινώς λεγόμενο, η «εμπειρία είναι ο καλύτερος δάσκαλος» στην προκειμένη περίπτωση μάλλον δεν ισχύει. Συχνά η εμπειρία είναι πολύ σημαντική σε κάποιες δράσεις αλλά σε κάποιες άλλες οι εκπαίδευση είναι απαραίτητη. Επίσης, το να μπορεί κάποιος να σκεφτεί και κάτι περισσότερο σε σχέση με αυτό που του υπαγορεύει η εμπειρία του είναι απαραίτητο συστατικό ενός ηγέτη.
6. Μπορεί κάποιος να γίνει καλύτερος μέντορας. Η ικανότητα του μέντορα βασίζεται κυρίως στην εμπειρία αλλά οι καλοί μέντορες την υπερβαίνουν. Αυτοί είναι σε θέση να εξάγουν συμπεράσματα από τα προσωπικά τους βιώματα και να τα συνδέουν με τις εντελώς διαφορετικές εμπειρίες των άλλων.
7. Όσοι επιδιώκουν τη συνεχή μάθηση, γενικά, χαίρουν εκτίμησης από συναδέλφους και συνεργάτες. Η μάθηση και η εξέλιξη είναι ένα προσωπικό όφελος που όμως προκαλεί το σεβασμό των άλλων.
8. Οι σπουδές πληρώνονται. Πολύ συχνά ο κάτοχος μιας πιστοποίησης μπορεί να δει το μηνιαίο του εισόδημα να αυξάνεται.
9. Η πιστοποίηση μπορεί να βοηθήσει το άτομο στην καλύτερη αξιολόγηση των ταλέντων και των ικανοτήτων των άλλων. Η πειθαρχία για τη διαχείριση του υλικού της πιστοποίησης βοηθάει τους μελλοντικούς project managers να αξιολογήσουν καταρχάς τις δικές τους αδυναμίες αλλά και να εντοπίσουν τα δυνατά τους σημεία και κατ’επέκταση αποκτούν ευρύτερη κατανόηση για το «πακέτο» που χρειάζεται ώστε να είναι κάποιος αποτελεσματικός.
10. Η πιστοποίηση μπορεί να είναι ένα σκαλοπάτι για αλλαγή καριέρας ή τουλάχιστον για τη μετάβαση σε θέση μεγαλύτερης ευθύνης.

Viewpoint: Project Management για όλη την επιχείρηση
Το project management έχει σταματήσει να αφορά μόνο σε επιτελικά στελέχη ανώτατης διοίκησης αλλά αναφέρεται και ακολουθείται, πλέον, τόσο από στελέχη της παραγωγικής διαδικασίας, ανεξάρτητα ιεραρχικού επιπέδου, όσο και από εργαζόμενους σε θέσεις γραμματειακής ή διοικητικής υποστήριξης.

Τα οφέλη είναι αντιληπτά σε όλα τα μήκη και πλάτη της οργανωτικής δομής της επιχείρησης: παρακολούθηση της πορείας και βελτιστοποίηση της απόδοσης ενός έργου δηλαδή της σχέσης του αναμενόμενου οφέλους και των προς διάθεση πόρων. Πιο απλά να υλοποιηθούν τα υποσχόμενα ή αναμενόμενα, στον απαραίτητο χρόνο με τους απολύτως απαραίτητους πόρους.

Τόσο τα οφέλη όσο και οι πόροι (μετρήσιμοι ποσοτικά και μη) ανάγονται τελικά σε ισοδύναμα οικονομικά μεγέθη δίνοντας στο διαχειριστή του έργου το αναγκαίο υπόβαθρο για να λαμβάνει κάθε φορά τη βέλτιστη απόφαση και στη διοίκηση για να συγκρίνει την αποδοτικότητα σε σχέση με την πορεία διαφορετικών έργων.

Στην πλειοψηφία σήμερα σε μία επιχείρηση συναντάμε πολυάριθμα, περίπλοκα και παράλληλα έργα, αλληλοεξαρτούμενα συνήθως και τα οποία αναλύονται σε άλλα επιμέρους ανεξάρτητα ή όχι υπο-έργα.

Τα κύρια σημεία για την επιτυχή υλοποίηση ενός εκπαιδευτικού προγράμματος project management είναι:
1. Αρχική υλοποίηση σε συνεργασία με έναν εξωτερικό εκπαιδευτικό οργανισμό με εμπειρία στο σχετικό αντικείμενο (σε θεωρία, εργαλεία, συστήματα) και πιστοποιημένους εκπαιδευτές.
2. 1η εκπαιδευτική επαφή σε διαφορετικής φύσης έργα και από διαφορετικούς χώρους.
3. Εφαρμογή της εκπαίδευσης στα εξειδικευμένα έργα της ίδιας της εταιρείας (σε συνεργασία με τη Διεύθυνση Εκπαίδευσης και την ομάδα που εκπαιδεύτηκε).
4. Σταδιακή εξάπλωση της εκπαίδευσης σε όλες τις διοικητικές θέσεις.
5. Εξάπλωση της τεχνογνωσίας από εκείνους που εκπαιδεύτηκαν στην άμεση ομάδα (συνεργάτες και υφισταμένους) για να αποτελέσει δομικό συστατικό της ομαδικής και τελικά της εταιρικής κουλτούρας.
6. Γενικευμένη υποστήριξη της σημασίας αυτής σε εταιρικό επίπεδο (π.χ. ομαδικές συναντήσεις και συμβούλια που χρησιμοποιούν την κοινή μεθοδολογία, κοινό τρόπο παρουσίασης της πορείας και αποδοτικότητας των έργων, ίδια εργαλεία, ύπαρξη ενός αριθμού πιστοποιημένων επαγγελματιών στη Διαχείριση Έργων που θα λειτουργούν ως πυρήνες διάχυσης της τεχνογνωσίας και διαρκούς εκπαίδευσης και ανάπτυξης σε σχετικά θέματα κ.ά.).

Γιώργος Γκόλιας, HR Director infoassist

Viewpoint: Εκπαίδευση και πιστοποίηση στο Project Management
Η εκπαίδευση στις αρχές του Project Management απαιτεί εξειδικευμένους και έμπειρους δάσκαλους και τοποθετείται στο επίπεδο των μεταπτυχιακών προγραμμάτων σπουδών. Μπορεί να φαίνεται αρχικά σαν μία σχετικά δαπανηρή υπόθεση σε σχέση με μία εκπαίδευση MS-Office ή βασικών αρχών χειρισμού μικροϋπολογιστών, αλλά τα οφέλη της είναι άμεσα απτά και εφαρμόσιμα από το πρώτο project.

Μία εκπαίδευση σε Project Management θεωρείται σαν μία επένδυση της επιχείρησης. Συνεπώς, για την επαγγελματική κατοχύρωση των εκπαιδευόμενων αλλά και για την απόδειξη της απόκτησης γνώσεων και ικανοτήτων είναι απαιτητό η εκπαίδευση να οδηγεί σε πιστοποίηση. Σε αντίθετη περίπτωση θα θεωρείται σαν μία απλή βεβαίωση παρακολούθησης σεμιναρίου χωρίς κανένα αντίκρισμα.

Για να τονιστεί η σπουδαιότητα της πιστοποίησης, θα ήθελα να περιγράψω τη διαδικασία πιστοποίησης του Project Management Institute, όπου η εκπαίδευση στις αρχές του Project Management, διάρκειας 6 ημερών (48 ωρών) είναι το εύκολο μέρος. Στη συνέχεια απαιτείται εντατικό «φοιτητικό» διάβασμα πτυχιακών εξετάσεων.

Στη διαδικασία υποβολής της αίτησης για τη συμμετοχή στις εξετάσεις απαιτείται η υποβολή αποδεδειγμένης εμπειρίας στην συμμετοχή ή / και διαχείριση projects τουλάχιστον συνολικής διάρκειας 4.500 ωρών στην περίπτωση που υπάρχει Πανεπιστημιακό Πτυχίο ή 7.500 ωρών αν δεν υπάρχει. Τα projects που έτρεχαν το ίδιο χρονικό διάστημα με αυτά που υποβάλλονται δεν υπολογίζονται. Ας έχουμε υπόψη μας ότι ένας εργαζόμενος εργάζεται περίπου 200 εργάσιμες μέρες x 8 ώρες = 1.600 ώρες το χρόνο. Δηλαδή, για την υποβολή της αίτησης απαιτείται τουλάχιστον πενταετής αποδεδειγμένη επαγγελματική εμπειρία.

Οι αιτήσεις περνάνε από έλεγχο και είναι δυνατόν για την αποδοχή τους να ζητηθούν επιβεβαιώσεις από τις επιχειρήσεις ή τους project sponsors που αναφέρονται στην αίτηση.

Οι εξετάσεις για το πτυχίο του PMP διαρκούν τέσσερις (4) ώρες χρησιμοποιώντας Computer Based Testing με το σύστημα Thomson Prometric. Υπάρχουν 200 ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής όπου όλες οι απαντήσεις είναι πολύ κοντά στη σωστή απάντηση. Δηλαδή, ο εξεταζόμενος πρέπει να επιλέξει την πιο σωστή από τις σωστές απαντήσεις. Δεν υπάρχουν «SOS» θέματα γιατί οι ερωτήσεις αλλάζουν συνέχεια. Από τις 200 ερωτήσεις, βαθμολογούνται οι 175, χωρίς να γνωρίζουμε τις ερωτήσεις που δεν βαθμολογούνται. Οι υπόλοιπες 25 χρησιμοποιούνται για να ανανεώσουν και να επαυξήσουν την database των ερωτήσεων. Η βάση των εξετάσεων έχει τοποθετηθεί στο 60%.

Δεν υπάρχει περίπτωση να περάσει κάποιος την εξέταση ακόμη και αν έχει αποστηθίσει το PM Body of Knowledge (PMBOK®). Το 75%+ των ερωτήσεων είναι «μελέτη κατάστασης» (situational questions). Γι’ αυτό απαιτείται πραγματική εμπειρία σε Project Management!!!

Θα πρέπει ακόμη να τονίσουμε τη διαδικασία διατήρησης της πιστοποίησης. Το πτυχίο του PMP διαρκεί για τρία (3) χρόνια. Για την ανανέωσή του απαιτείται η υποβολή εξήντα (60) Personal Development Units (PDUs), τα οποία αποκτώνται από την αποδεδειγμένη παρακολούθηση σεμιναρίων, τη συμμετοχή σαν ομιλητής ή και σύνεδρος σε συνέδρια και ημερίδες του PMI αλλά και του PMI Greek Chapter, τη συγγραφή βιβλίων αλλά και την αρθογραφία στις γνωστικές περιοχές του Project Management.

Με λίγα λόγια ένας PMP είναι σε διαρκή και δια βίου εκπαίδευση, γιατί «Knowledge has to be improved, challenged & increased constantly, or it vanishes».

Σοφοκλής Θεόδοτος, Senior Buyer, PMP Pfizer Pharmaceuticals

Case StudyΕκπαιδεύσεις Project Management στην COSMOTE
Η γνώση/μάθηση είναι ένα από τα πιο σημαντικά κεφάλαια ενός οργανισμού και ο παράγοντας  που υποστηρίζει την ανάπτυξη της καινοτομίας, τη γρήγορη ανταπόκριση στις αλλαγές και τη βελτίωση των διαδικασιών. Σήμερα, περισσότερο από ποτέ, ο έντονος ανταγωνισμός και το γενικότερο περιβάλλον, που σηματοδοτεί μειωμένα περιθώρια κέρδους και έντονη ανάγκη για μείωση του κόστους, επιβάλλουν τη διασφάλιση της επιτυχίας αντίστοιχων έργων, σε όποια λειτουργία του οργανισμού και εάν υλοποιούνται.

Ωστόσο, χωρίς κοινή «γλώσσα» και μεθοδολογία, τα έργα σπάνια μπορούν να ολοκληρωθούν στο ζητούμενο χρόνο και με αποδεκτό κόστος ή ακόμα και αποτέλεσμα. Το γεγονός αυτό επιβάλλει τη χρησιμοποίηση ενιαίας μεθοδολογίας στην εκπαίδευση Project Management (π.χ. PMI, PMBOK, PRINCE 2), η οποία θα πρέπει να αφορά όλα τα εμπλεκόμενα στελέχη, ανεξάρτητα από το βαθμό συνεισφοράς τους. Κατά συνέπεια, ο φορέας υλοποίησης της εκπαίδευσης θα πρέπει να έχει υιοθετήσει και να διδάσκει μία από τις παγκοσμίως αναγνωρισμένες μεθοδολογίες διαχείρισης έργων, αλλά και να χρησιμοποιεί πιστοποιημένους εκπαιδευτές που να μπορούν να τη μεταδώσουν, χρησιμοποιώντας την εμπειρία τους.

Σε περίπτωση που η εταιρεία διαθέτει Project Management Office (PMO) τότε η πιστοποίηση των στελεχών της σε κάποιο από τα πρότυπα, μπορεί να προσφέρει τη διασφάλιση της ορθής εφαρμογής της εκάστοτε μεθόδου, αλλά και την προώθηση και διάχυση κουλτούρας αριστείας (Project Management Excellence) στον οργανισμό, ειδικά όταν αυτός είναι «project centric».

Ο εκπαιδευτικός φορέας και η επένδυση στην εκπαίδευση θα πρέπει να αξιολογούνται ποιοτικά, λαμβάνοντας υπόψη την εκπαιδευτική εμπειρία των συμμετεχόντων και την εφαρμογή και απήχηση της μεθόδου εσωτερικά στην εταιρεία, αλλά και ποσοτικά λαμβάνοντας υπόψη τη σχέση συνολικού κόστους εκπαίδευσης και επιτυχούς έκβασης των έργων τόσο βάσει χρονοδιαγραμμάτων όσο και παραγόμενου κόστους ή οφέλους για την εταιρεία.

Σύμφωνα με αυτή τη λογική, στην COSMOTE, οργανώνουμε επαναλαμβανόμενες εκπαιδεύσεις Project Management (κυρίως κατά PMI) αλλά και εκπαιδεύσεις που στοχεύουν στην ανάπτυξη δεξιοτήτων που μπορούν να υποστηρίξουν την επιτυχή ολοκλήρωση έργων. Επιπλέον, επιδιώκουμε τη συμμετοχή όσο το δυνατόν περισσότερων εργαζομένων σε υλοποιούμενα έργα κάτι που προσφέρει τόσο σε πρακτική εμπειρία και επαγγελματική ανάπτυξη όσο και στην ανάδειξη των ταλέντων και των ικανοτήτων τους.

Τέλος, θεωρούμε τον απολογισμό των επιτυχιών και πολύ περισσότερο των λαθών (lessons learned) ως εξαιρετικά σημαντικό για τη διασφάλιση της συνέχειας στη γνώση και την επιτυχία των μελλοντικών μας έργων.

Χάρης Θωμόπουλος, Group Training & Development Systems Deputy Director HR Division COSMOTE Mobile Telecommunications S.A.