Το Facility Management, που σχετίζεται κατά βάση με τις υποστηρικτικές λειτουργίες των εταιρειών, αποτελεί σημαντικό τομέα για κάθε επιχείρηση. Οι πρόσφατες εξελίξεις και οι νέες τάσεις που προκύπτουν από έρευνες αναδεικνύουν έναν κλάδο που φαίνεται να γνωρίζει σημαντική ανάπτυξη τα τελευταία χρόνια.

Οι εταιρείες αναφορικά με την παραγωγική τους διαδικασία και τους συντελεστές που εισρέουν σε αυτήν για τη δημιουργία του τελικού τους προϊόντος μπορούν να χαρακτηριστούν είτε εντάσεως κεφαλαίου είτε εντάσεως εργασίας. Η διάκριση αυτή γίνεται με βάση το διάμεσο αριθμό των εργαζομένων προς την καθαρή αξία ακινήτων, εξοπλισμού και λοιπών υλικών περιουσιακών στοιχείων που είναι απαραίτητα για την παραγωγή.

Έτσι, εάν σε μία τεχνική παραγωγής χρησιμοποιεί συγκριτικά περισσότερη εργασία από κεφάλαιο θεωρείται εντάσεως εργασίας και στην αντίθετη περίπτωση εντάσεως κεφαλαίου αντίστοιχα. Οι δύο βασικοί συντελεστές για μία εταιρεία είναι το ανθρώπινο δυναμικό της και τα περιουσιακά της στοιχεία ή διαφορετικά τα πάγια, που συμπεριλαμβάνουν τις κτιριακές εγκαταστάσεις, τον εξοπλισμό, τα μηχανήματα κ.ά. Η συνετή διαχείριση και των δύο παραγωγικών συντελεστών μπορούν να εξασφαλίσουν στην εταιρεία όχι μόνο τη βιωσιμότητά της αλλά και την κερδοφορία της σε μία αγορά.

Το Facility Management ή αλλιώς Διαχείριση Μέσων/Εγκαταστάσεων είναι περισσότερο συνδεδεμένη με εργασίες σχετικές με τις κτιριακές εγκαταστάσεις, την ασφάλεια, την υγιεινή, τα αναλώσιμα και γενικά τα πάγια περιουσιακά στοιχεία μίας εταιρείας. Εξασφαλίζοντας, λοιπόν, τις βέλτιστες πρακτικές και υπηρεσίες στο συγκεκριμένο τομέα, μία σημαντική πηγή εξόδων για έναν οργανισμό μπορεί να μειωθεί αισθητά, ενώ τα οφέλη μπορεί να είναι πολλαπλά και σε κάθε επίπεδο.

Η διασφάλιση της λειτουργικότητας ενός δομημένου περιβάλλοντος συνδέοντας το ανθρώπινο δυναμικό, τις εγκαταστάσεις, την τεχνολογία και τις διαδικασίες αποτελεί και τη βασική προτεραιότητα του facility management, η οποία θα μπορούσε να αποδοθεί διαφορετικά και ως διαχείριση «εντάσεως λειτουργίας». Η ανάθεση της σε εξωτερικούς συνεργάτες αποτελεί την πιο συνηθισμένη επιλογή για τις εταιρείες στις μέρες μας.

«Μια εταιρεία επιλέγει έναν εξωτερικό συνεργάτη/προμηθευτή όταν το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μπορεί να κερδηθεί εφόσον οι υπηρεσίες μπορούν να παραχθούν αποτελεσματικά και οικονομικά από προμηθευτές», αναφέρει ο Γεώργιος Βιδάλης, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της EcoBlue A.E. και συνεχίζει: «Υπηρεσίες όπως Ηλεκτρομηχανολογικές (Η/Μ) που χρειάζονται τεχνογνωσία, εμπειρία, εξοπλισμό και σε πολλές περιπτώσεις εξιδανικευμένη εκπαίδευση» γίνονται outsourcing.

«Παράλληλα, οι πιο “διαδεδομένες” υπηρεσίες του FM όπως καθαρισμός και φύλαξη ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες, πέραν των παραπάνω, για λόγους κόστους αλλά και διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού αναγκαίου για την επίτευξη του έργου» καταλήγει ο ίδιος. Σύμφωνα με τον Χάρη Ζαρκάδα, Διευθύνων Σύμβουλο της FMS facility management services A.E.

«Η ανάθεση του facility management σε εξωτερικό συνεργάτη είναι μία τάση η οποία ξεκίνησε να αναπτύσσεται και στην Ελλάδα τα τελευταία χρόνια κυρίως από τις πολυεθνικές εταιρείες οι οποίες δραστηριοποιούνται στη χώρα μας. Από το ευρύ φάσμα των υπηρεσιών που περιλαμβάνονται στον όρο αυτό, αυτές που έχουν καθιερωθεί να ανατίθενται σε εξωτερικό συνεργάτη είναι πρωταρχικά οι υπηρεσίες καθαρισμού, φύλαξης, προμήθεια-διαχείριση αναλώσιμων και pest control, ενώ ανάλογα με την εγκατάσταση απαιτείται η συνεργασία σε Η/Μ τεχνική συντήρηση, υπηρεσίες υποδοχής, υπηρεσίες εστίασης κ.ά.» επισημαίνει.

Στόχος
Ο πρωταρχικός σκοπός του facility management αφορά στη διαχείριση και αποτελεσματική λειτουργία των κτιρίων. Ο τομέας αυτός είναι, επίσης, υπεύθυνος να διασφαλίζει ότι οι σχετικές υπηρεσίες παρέχονται με τρόπο που συμβάλλει στην παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα των ανθρώπων που χρησιμοποιούν την εγκατάσταση, στη μείωση των αρνητικών επιπτώσεων στο περιβάλλον από τη χρήση των εγκαταστάσεων, στην ελαχιστοποίηση του λειτουργικού κόστους του κύκλου ζωής αυτών, ενώ παράλληλα φροντίζει για την επισκευή και τη συντήρηση, την ασφάλεια και την καθαριότητα.

Η ευθύνη του σχεδιασμού, του ελέγχου και της λειτουργίας των εγκαταστάσεων και η επιδίωξη για cost-effective υπηρεσιών, υπάγονται στο facility management. Η λειτουργική διαχείριση υποστηρικτικών διαδικασιών όπως υπηρεσίες εγκατάστασης (facilities services), διαχείριση και καθαρισμός χώρων, υποδομές, διαχείριση εγκαταστάσεων και περιουσιακών στοιχείων, επενδύσεις σε ακίνητα και διαχείριση ενοικίασης, λειτουργίες εσωτερικού κλίματος (ψύξη, αερισμός, θέρμανση, διαχείριση κατασκευών κ.ά.) υπάγονται επίσης στην ευθύνη του facility management.

Πιο συγκεκριμένα, οι υπηρεσίες μπορούν να ταξινομηθούν σε τεχνική διαχείριση –technical FM (διαχείριση κατασκευής, διαχείριση ενέργειας, λειτουργία και συντήρηση, IT και τηλεπικοινωνίες, συστήματα ασφαλείας, διοικητικές υπηρεσίες), διαχείριση υπηρεσιών- service FM (τροφοδοσία, υπηρεσίες καθαρισμού,switch services, parking, υπηρεσίες φύλαξης) και διαχείριση επιχειρηματικών λειτουργιών- business related FM (logistics, υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού, υπηρεσίες διαχείρισης).

«Αδιαμφισβήτητα το Facility Management (FM) είναι πλέον κομμάτι κάθε εταιρείας, ανεξαρτήτως μεγέθους, από ένα μικρό γραφείο μέχρι μια εργοστασιακή μονάδα παραγωγής», αναφέρει ο Γ. Βιδάλης. «Οργανισμοί σε όλον τον κόσμο συνειδητοποιούν τη σημασία της υποδομής των εγκαταστάσεων, ενός αποτελεσματικού συστήματος για τη βελτιστοποίηση της παραγωγικότητας και των κερδών μειώνοντας τις κτιριακές δαπάνες με ένα λειτουργικό και απλοποιημένο μοντέλο δράσης.

Με λίγα λόγια, “Η Βέλτιστη Οργανωτική Αποτελεσματικότητα”. Η καλή διαχείριση εγκαταστάσεων δεν διατηρεί απλώς το status quo μιας εταιρείας, βοηθά το χώρο εργασίας σε καθημερινή βάση. Εγκαταστάσεις που είναι λειτουργικές, συντηρούνται σωστά και διατηρούν μια ωραία εικόνα αυτόματα προσθέτουν αξία στην εταιρεία» καταλήγει ο ίδιος.

Job Description
Τα στοιχεία που καλείται να συνδυάσει ένας επαγγελματίας του κλάδου είναι: ανθρώπινο δυναμικό, τεχνολογία, διαδικασίες και χώρος/εγκαταστάσεις. Σύμφωνα με τον IFMA (International Facility Management Association) πρόκειται για ένα επάγγελμα που περιλαμβάνει πολλές ειδικότητες για την εξασφάλιση της λειτουργικότητας του κτιριακού περιβάλλοντος μέσω της ενσωμάτωσης όλων των προαναφερόμενων. Ο ζωτικός ρόλος ενός facility manager γεννάται από την ανάγκη των εταιρειών για συντονισμό της καθημερινής λειτουργίας όλων των εγκαταστάσεων τους.

Οφείλει να εξασφαλίζει το καλύτερο εργασιακό περιβάλλον για τους εργαζόμενους αλλά και τις δραστηριότητες της εταιρείας. Τα καθήκοντά του συνήθως ποικίλουν και εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη φύση του οργανισμού, όμως επικεντρώνονται κατά κύριο λόγο στην εφαρμογή πρακτικών που θέτουν ως στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, τη μείωση του λειτουργικού κόστους με την ταυτόχρονη αύξηση της παραγωγικότητας. Αντιλαμβάνεται κανείς ότι κάτι τέτοιο περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα αρμοδιοτήτων που εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη δομή και το μέγεθος του οργανισμού. Τέλος, ο facility manager εμπλέκεται και στο στρατηγικό σχεδιασμό όπως και στις καθημερινές διαδικασίες μίας εταιρείας.

Βασικά ζητήματα
Η διαχείριση των εγκαταστάσεων, των στοιχείων ενεργητικού μίας εταιρείας, η παρακολούθηση των αποθεμάτων και ο συντονισμός για τη δημιουργία ενός κατάλληλου εργασιακού περιβάλλοντος αποτελεί δύσκολη υπόθεση. Η παρακολούθηση όλων αυτών μπορεί να αποδειχθεί ως μία πρόκληση για το σημερινό περιβάλλον, ενώ λάθη ή κακή διαχείριση μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά μία επιχείρηση.

Τα προβλήματα με τα οποία έρχονται αντιμέτωποι οι «ειδικοί» του κλάδου σχετίζονται με θέματα έλλειψης υπευθυνότητας, διαχείριση κόστους και αειφορία εταιρικού περιβάλλοντος καθώς επίσης και περιορισμένη απόδοση των στοιχείων ενεργητικού. Ας τα πάρουμε όμως με τη σειρά.

  • Μειωμένη απόδοση περιουσιακών στοιχείων
    Ο καλύτερος τρόπος για τη βέλτιστη αξιοποίηση των περιουσιακών στοιχείων αποτελεί η ικανότητα κάποιου να προβλέπει και να αποτρέπει τυχόν προβλήματα πριν αυτά κάνουν την εμφάνισή τους. Τα περιουσιακά στοιχεία μίας εταιρείας έχουν συγκεκριμένο κύκλο ζωής και τα προβλήματα που είναι πιθανόν να προκύψουν μπορούν να προβλεφθούν ως ένα βαθμό. Η συνεχής παρακολούθηση και η δημιουργία σχεδίων δράσης σε περίπτωση εμφάνισης προβλημάτων βοηθούν τους managers να λειτουργούν proactive και να αντιμετωπίζουν άμεσα τις δυσκολίες.
  • Έλλειψη υπευθυνότητας
    Εκτός από την ορθή διαχείριση των εγκαταστάσεων ο manager οφείλει να παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο τα χρονοδιαγράμματα που έχουν τεθεί στον αρχικό προγραμματισμό των εργασιών. Η συνεχής αξιολόγηση της πορείας των projects που έχει αναλάβει και η παρακολούθηση των ομάδων που είναι υπεύθυνες για την ολοκλήρωση των έργων εξασφαλίζει στον επαγγελματία τη βέλτιστη απόδοση αλλά ταυτόχρονα και την καλύτερη αντιμετώπιση προβλημάτων τη στιγμή που αυτά βρίσκονται εν τη γενέσει τους.
  • Μείωση κόστους και αειφορία εταιρείας
    Η ανάγκη για μειωμένα κόστη είναι ορατή και στις διαδικασίες του facility management. Αποτελεί πραγματικότητα για την πλειοψηφία των επιχειρήσεων αλλά και των εκάστοτε managers που καλούνται μέσα από την άριστη διαχείριση να εμφανίσουν υψηλή αποτελεσματικότητα. Η σωστή λειτουργία των κτιρίων και των εγκαταστάσεων ενός οργανισμού, σίγουρα οδηγούν σε εξοικονόμηση χρηματικών και ανθρώπινων πόρων. Από την άλλη πλευρά σήμερα γίνεται όλο και πιο συχνά λόγος για την αειφορία ή αλλιώς πράσινη ανάπτυξη των εταιρειών. Ο facility manager καλείται να λάβει τις δικές του κρίσιμες αποφάσεις, συνδεδεμένες με τις πηγές ενέργειας που χρησιμοποιούνται από την εταιρεία. Ποσοστό που αγγίζει σε πολλές περιπτώσεις ακόμη και το 50% της συνολικής κατανάλωσης ενέργειας προέρχεται από τα κτίρια.

Στο πλαίσιο αυτό η διαχείριση της ενέργειας (energy management) αποκτά σημαντική θέση ανάμεσα στις σημερινές προτεραιότητες ενός facility manager αλλά και των εταιρειών που δραστηριοποιούνται στον κλάδο. Έτσι, δημιουργείται ένα νέο πεδίο στο οποίο πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη βαρύτητα, ενώ τα διαθέσιμα τεχνολογικά επιτεύγματα που συμβάλλουν ουσιαστικά προς αυτήν την κατεύθυνση, μπορούν να αξιοποιηθούν με τον καλύτερο τρόπο και η εξοικονόμηση ενέργειας να θεωρηθεί δεδομένη.

Κριτήρια επιλογής
Μία εταιρεία πριν αποφασίσει αν θα αναθέσει τη διαχείριση μέσων/εγκαταστάσεων σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη πρέπει να αξιολογήσει τα οφέλη αυτής της επιλογής αυτής. Ερωτήματα όπως: «Μέσω του outsourcing θα μειωθεί το κόστος διαχείρισης και θα βελτιωθούν οι υπηρεσίες; Ο πάροχος θα έχει την αποκλειστική ευθύνη για την αποτελεσματική διαχείριση των υποστηρικτικών υπηρεσιών;

Η εταιρεία μπορεί ωστόσο να διατηρεί τον έλεγχο; Υπάρχουν παραδείγματα και περιπτώσεις που τεκμηριώνουν ότι η εξωτερική ανάθεση αποτελεί την καλύτερη επιλογή για την επιχείρηση; Τι επιλέγουν να κάνουν οι συνεργάτες και οι ανταγωνιστές; Ποιες πρακτικές ακολουθούν;» θα πρέπει να απαντηθούν με σαφή τρόπο.

Από την άλλη, ο πάροχος των υπηρεσιών αυτών καλείτε να αποδείξει ότι οι γνώσεις και η εμπειρία του μπορούν να αντεπεξέλθουν στα πρότυπα, τις ανάγκες και τις προσδοκίες των εταιρειών και μάλιστα με το βέλτιστο τρόπο. Σχετικά με τα κριτήρια που οφείλει να αξιολογεί μία επιχείρηση για την επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη ο Χ. Ζαρκάδας αναφέρει ότι πρέπει να είναι η εμπειρία σε αντίστοιχα έργα, η οργάνωση της εταιρείας, ο τρόπος εκτέλεσης του υπό ανάθεση έργου καθώς επίσης και οι πιθανές προτάσεις για τη βέλτιστη εκτέλεσή του.

Όλα αυτά βεβαίως σταθμισμένα με το κόστος το οποίο συνεπάγονται. «Πέραν αυτών θεωρώ ότι ιδιαίτερη βαρύτητα στη διαδικασία αξιολόγησης θα πρέπει να έχει η οικονομική κατάσταση του αναδόχου, η αξιοπιστία του και το κατά πόσο μπορεί να ανταποκριθεί οικονομικά στις απαιτήσεις του έργου» καταλήγει ο ίδιος.

Ανάγκες και οφέλη
Μπορεί το facility management να μην είναι άμεσα συνδεδεμένο με το λεγόμενο core business των εταιρειών όμως η ανάληψη των λειτουργιών/διαδικασιών από έμπειρα στελέχη του χώρου θεωρείται απαραίτητη καθώς η εύρυθμη και ομαλή λειτουργία ενός οργανισμού μπορεί να επιφέρει θετικά αποτελέσματα σε όλο το φάσμα και ενέργειες του. Η ανάθεση του facility management σε εξωτερικό συνεργάτη αποτελεί έναν τρόπο διασφάλισης των θετικών αποτελεσμάτων και μία στρατηγικής σημασίας απόφαση.

Παρέχει στην εταιρεία τη σιγουριά της βέλτιστης διαχείρισης καθώς αξιοποιούνται οι εξειδικευμένες γνώσεις και η τεχνογνωσία που διαθέτουν οι πάροχοι σε αυτούς τους τομείς. Για τα οφέλη της εξωτερικής ανάθεσης ο Γ. Βιδάλης αναφέρει σχετικά: «Το σημαντικότερο όφελος που αποκομίζει μια εταιρεία αναθέτοντας το FM σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι η δυνατότητα να συγκεντρώνονται στις βασικές της δραστηριότητές» και συνεχίζει:

«Να μην αναλώνεται σε τομείς που δεν πραγματεύεται και να υπάρχει μείωση του κόστους, καθώς το τίμημα το οποίο πρέπει να καταβληθεί σε μια εταιρεία που εξειδικεύεται σε αυτήν την υπηρεσία είναι μικρότερο από αυτό που θα κόστιζε στην ίδια την εταιρεία εάν εκτελούσε την υπηρεσία εσωτερικά. Έτσι, επωφελείται από τα πλεονεκτήματα που προσφέρει ο προμηθευτής όπως οικονομίες κλίμακας, την απαραίτητη εμπειρία και τεχνογνωσία» καταλήγει ο ίδιος. Οι ανάγκες που καλούνται να καλύψουν οι εταιρείες με την εξωτερική ανάθεση του facility management είναι πολλαπλές.

«Η επιχείρηση η οποία παίρνει την απόφαση να αναθέσει τις υπηρεσίες του facility management σε εξωτερικό συνεργάτη, απαλλάσσεται από την καθημερινή ενασχόληση με δραστηριότητες οι οποίες δεν αποτελούν το κύριο αντικείμενο της επιχείρησης απελευθερώνοντας έτσι ουσιαστικό χρόνο από τα στελέχη της για να αντιμετωπίσουν άλλες εσωτερικές υποχρεώσεις» αναφέρει ο Χ. Ζαρκάδας και συνεχίζει:

«Οι εταιρείες που δραστηριοποιούνται στο facility management έχουν αποκτήσει μέσω της εξειδίκευσης την απαραίτητη γνώση για να μπορούν να παραδίδουν υπηρεσίες οι οποίες είναι κατά πολύ ανώτερες ποιοτικά, ενώ παράλληλα επιτυγχάνουν μείωση του κόστους για τον αποδέκτη των υπηρεσιών» επισημαίνει ο ίδιος.

Τάσεις Facility Management
Σύμφωνα με την πρόσφατη έρευνα «2013 FM Pulse» η οποία διεξήχθη σε 2.591 στελέχη του κλάδου, αποτυπώθηκαν οι τάσεις όπως αυτές διαμορφώνονται για τις ευκαιρίες σταδιοδρομίας, τους μισθούς, το επίπεδο ικανοποίησης από την εργασία καθώς επίσης και τα τρέχοντα ζητήματα με τα οποία έρχονται αντιμέτωποι οι facility managers σήμερα. Τα θέματα που τέθηκαν από τα στελέχη είναι:

1. Μειωμένα budgets με τα οποία έρχονται αντιμέτωποι.
2. Αυξημένες αρμοδιότητες/ευθύνες.
3. Η ανάπτυξη του outsourcing στον κλάδο.
4. Η ανάγκη για μείωση του στρες που αντιμετωπίζουν στο χώρο εργασίας.

Ένα από τα πιο ενδιαφέροντα στατιστικά στοιχεία που αποκάλυψε η έρευνα είναι ότι παρά τις δυσκολίες που υπάρχουν και τους στρεσογόνους παράγοντες που αντιμετωπίζουν καθημερινά, οι επαγγελματίες του κλάδου δηλώνουν αισιόδοξοι και «ελαστικοί» ως προς τις πιέσεις που δέχονται τόσο από το εσωτερικό όσο και από το εξωτερικό τους περιβάλλον.

Η εργασιακή ικανοποίηση παραμένει σε υψηλά επίπεδα, παρά το γεγονός ότι λόγω της ύφεσης, έχουν πραγματοποιηθεί μειώσεις προσωπικού και ταυτόχρονη αύξηση των απαιτήσεων και των υποχρεώσεών που αναλαμβάνουν καθημερινά. Ενώ κάποιος θα περίμενε με αυτά τα δεδομένα η εργασιακή ικανοποίηση να μειωθεί και μάλιστα αισθητά, το 88% – 91% των επαγγελματιών δήλωσε αρκετά ικανοποιημένο. Οι λόγοι που αναφέρθηκαν από τα στελέχη πως συντέλεσαν στην ενίσχυση της ικανοποίησής τους ήταν:

  • Παρά το γεγονός ότι η ύφεση και οι περιορισμοί που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις επιβαρύνει τους επαγγελματίες του κλάδου με περισσότερες ευθύνες, οι ίδιοι ανέφεραν ότι τους έδωσε την ευκαιρία να διευρύνουν τις γνώσεις τους, τη δημιουργικότητα και την καινοτομία από το τμήμα τους σε μεγάλο βαθμό.
  • Αρκετοί ήταν και οι facility managers που δήλωσαν ότι η εμπλοκή τους στο στρατηγικό σχεδιασμό των επιχειρήσεων ήταν πολύ μεγαλύτερη, με τη συμβολή τους στον καθορισμό των γενικών επιχειρηματικών στόχων να είναι πιο ουσιαστική από ποτέ.

Επιπρόσθετα, το 83% των συμμετεχόντων στην έρευνα δήλωσε ότι αναμένει να μην υπάρξει καμία αλλαγή αναφορικά με τη θέση τους. Ωστόσο, όταν τους ζητήθηκε να ορίσουν τις μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν, οι ίδιοι ανέφεραν μειωμένες ευκαιρίες για εξέλιξη και πρόοδο, τον ολοένα και αυξανόμενο φόρτο εργασίας καθώς επίσης και την έλλειψη διαθέσιμων πόρων ώστε να πραγματοποιούν τις εργασίες τους με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.

Στρατηγικός Σχεδιασμός
Ως στρατηγικός σχεδιασμός ορίζεται ο καθορισμός μακροπρόθεσμων στόχων, ο σχεδιασμός της υλοποίησης αυτών καθώς επίσης η συνεχή παρακολούθηση των εξελίξεων και η αναπροσαρμογή σε διάφορες αλλαγές που πραγματοποιούνται. Γενικά είναι η διαδικασία κατά την οποία ορίζεται η μακροπρόθεσμη κατεύθυνση της εταιρείας ή ακόμη και του κλάδου. Στην περίπτωση του Facility Management ο στρατηγικός σχεδιασμός αποτελεί μία διαδικασία που μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερα και περισσότερο έγκυρα αποτελέσματα στις υπηρεσίες που παρέχει μία εταιρεία.

Ο χρόνος που απαιτείται για τη διαδικασία αυτή συμβάλλει σημαντικά στην αποφυγή λαθών, καθυστερήσεων, παραπόνων ακόμη και δυσαρέσκειας που θα επηρέαζε αρνητικά τον οργανισμό. Το Strategic Facility Management (SFP), αναγνωρίζει ότι κάθε απόφαση που λαμβάνεται στο πλαίσιο του επιχειρηματικού σχεδιασμού έχει άμεσο αντίκτυπο σε ολόκληρη την εταιρεία. Για το λόγο αυτό άλλωστε βασικός στόχος κάθε στρατηγικής είναι να αναπτύσσει ένα ευέλικτο και ρεαλιστικό πλάνο που βασίζεται σε συγκεκριμένες ανάγκες κάθε επιχείρησης.

Το SFP δεν αποτελεί όμως μία καθημερινή δραστηριότητα κι έτσι πολλοί facility managers δεν είναι εξοικειωμένοι με το τρόπο που μπορούν να εφαρμόσουν αυτού του είδους το σχεδιασμό, όμως αυτό δεν μειώνει τα μακροπρόθεσμα οφέλη που μπορεί να έχει για έναν οργανισμό. Σύμφωνα με το IFMA υπάρχουν κάποια συγκεκριμένα βήματα που απαιτούνται για την επιτυχημένη εφαρμογή του SFP τα οποία είναι:

  • Κατανόηση: Η πλήρης κατανόηση της αποστολής του οργανισμού, του οράματος, των αξιών και τον στόχων θεωρούνται απαραίτητα συστατικά του σχεδιασμού. Αρκετοί είναι οι οργανισμοί που μετρούν και αναλύουν τέσσερις βασικές παραμέτρους για την κατανόησή των παραπάνω στοιχείων: οικονομικές επιδόσεις, γνώση πελατών, εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες, μάθηση και ανάπτυξη.
  • Ανάλυση: Τεχνικές ανάλυσης όπως SWOT, διαθέτουν οι facility managers, η χρήση των οποίων συμβάλει στη διεύρυνση των πιθανών λύσεων και των παραμέτρων που επηρεάζουν τις ανάγκες της επιχείρησης.
  • Σχεδιασμός: Η ανάπτυξη πλάνων που να ανταποκρίνονται πλήρως σε ένα εύρος αναγκών της επιχείρησης σε μακροπρόθεσμο επίπεδο περιλαμβάνεται σε αυτόν. Συνιστάται το Strategic Facility Planning να ελέγχεται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο.
  • Δράση: Λήψη μέτρων σύμφωνα με το σχεδιασμό που έχει προηγηθεί για την επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί. Σημαντικό θεωρείτε και η συνεχής ενημέρωση σχετικά με τις δράσεις που έχουν επιλεχθεί να πραγματοποιηθούν και η εξέλιξη τους καθώς μπορούν να αποτελέσουν σημείο εκκίνησης για επόμενες ενέργειες.

Ιστορική αναδρομή
Τη δεκαετία του 1980 πολλές επιχειρήσεις στις ΗΠΑ ξεκίνησαν να αναζητούν εξωτερικούς συνεργάτες που θα αναλάμβαναν εργασίες, οι οποίες δεν σχετίζονταν με το κύριο αντικείμενο δραστηριοτήτων τους. Με αυτόν τον τρόπο τα στελέχη των εταιρειών αποδεσμεύονταν από διαδικασίες οι οποίες σχετίζονταν με εργασίες όπως η συντήρηση των εγκαταστάσεων τους, του τεχνικού και μηχανολογικού εξοπλισμού, της καθαριότητας, τις ανακαινίσεις, τις μετακομίσεις κ.ά., με αποτέλεσμα την πλήρη αφοσίωσή τους στο core business.

Αντίστοιχα εταιρείες ξεκίνησαν να λειτουργούν με προτεραιότητά τους την ικανοποίηση της συγκεκριμένης ανάγκης. Έτσι δημιουργήθηκε ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών, η πλειοψηφία των οποίων παρέχεται στο πλαίσιο του facility management. Η εξέλιξη του κλάδου άρχισε να αποκτά δυναμική και έτσι τον Οκτώβριο του 1980, το International Facility Management Association ξεκίνησε τη λειτουργία του.

Μία ομάδα μόλις 40 ατόμων προχώρησε στη δημιουργία του και σήμερα αριθμεί περισσότερα από 23.000 μέλη με παρουσία σε 78 χώρες παγκοσμίως. Αποτελεί τη μεγαλύτερη και πλέον αναγνωρισμένη επαγγελματική ένωση για το facility management, ενώ κάθε χρόνο δημοσιεύει έναν οδηγό με πρότυπα, σημεία αναφοράς και τάσεις που επικρατούν στον τομέα διαχείρισης των facilities.

HFMA
Στην Ελλάδα ο κλάδος του Facility Management έχει αρχίσει να αποκτά τη δική του αξιοσημείωτη δυναμική. Η ανάγκη των εταιρειών για σωστή οργάνωση στις διαδικασίες που εμπίπτουν στο συγκεκριμένο τομέα είναι πλέον εμφανής. Η ίδρυση του πρώτου σωματείου Facility Management στην Ελλάδα είναι γεγονός. Στις 5 Μαΐου υπεγράφη το καταστατικό του Ελληνικού Σωματείου Διαχείρισης Εγκαταστάσεων, Hellenic Facility Management Association (HFMA), με τα 30 ιδρυτικά μέλη των εταιρειών να εκλέγουν το δεκαμελές προσωρινό διοικητικό συμβούλιο.