Στους παράγοντες, που αποσπούν την προσοχή και «ροκανίζουν» το χρόνο των εργαζομένων, πλήττοντας την παραγωγικότητα των εταιρειών, περιλαμβάνεται η διαχείριση της ψηφιακής αλληλογραφίας.

Σύμφωνα με την Αυστραλιανή εταιρεία λογισμικού Atlassian, οι εργαζόμενοι λαμβάνουν, κατά μέσο όρο, περισσότερα από 300 ηλεκτρονικά μηνύματα την εβδομάδα, ενώ ο μέσος εργαζόμενος ελέγχει το ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο 36 φορές την ώρα. Δυστυχώς, το πρόβλημα είναι βαθύτερο από την αντιμετώπιση ενός μεγάλου όγκου μηνυμάτων. Έχει εκτιμηθεί ότι οι εργαζόμενοι χρειάζονται περίπου 16 λεπτά για να ανακτήσουν την προσοχή τους στην εργασία μετά από την διαχείριση των ηλεκτρονικών τους μηνυμάτων», διαπιστώνει η εταιρεία Regus, παρουσιάζοντας τα ευρήματα έρευνας της, που καταλήγει στους «πέντε σημαντικότερους λόγους που οι επιχειρήσεις σπαταλούν άσκοπα τον πολύτιμο χρόνο τους».

Εκτός από τη διαχείριση της ψηφιακής αλληλογραφίας, η μελέτη της εταιρείας εντοπίζει ως δεύτερη πηγή που απορροφά το χρόνο εργασίας, τις σελίδες κοινωνικής δικτύωσης. Συνολικά, «Ο μέσος εργαζόμενος πρέπει να αντιμετωπίσει 56 διακοπές τη μέρα και 80% των διακοπών αυτών θεωρούνται ασήμαντες. Ακόμα χειρότερα, έχει ειπωθεί ότι κάθε σκεπτόμενη εργασία, που οδηγεί σε πραγματική πρόοδο απαιτεί 30 λεπτά, ενώ χρειάζονται 15 λεπτά για τον εργαζόμενο να επιστρέψει στην παραγωγική κατάσταση, αφού τον έχουν διακόψει», αναφέρει η Regus.

Τέλος, σύμφωνα με το Harvard Business Review, «όταν συναντήσεις και άλλες πραγματικότητες στο χώρο εργασίας (όπως ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων, συζητήσεις στο διάδρομο, τηλεφωνικές κλήσεις, χρήση τουαλέτας και διαλείμματα καφέ) συνυπολογίζονται, ένα διάστημα δύο ωρών ισοδυναμεί ρεαλιστικά σε μια ώρα παραγωγικής εργασίας».