Οι ρόλοι που καλείται να παίξει η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού (ΔΑΔ) στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον είναι πολλαπλοί και συνεχώς εμπλουτίζονται.

Ένας από αυτούς, όχι τόσο «παραδοσιακός» αλλά εκ φύσεως πολύ σημαντικός, είναι η συμβολή της στην επιχειρησιακή συνέχεια Πιο συγκεκριμένα, με τον όρο επιχειρησιακή συνέχεια εννοούμε το ότι η εταιρεία πρέπει να λειτουργεί, σε κάθε περίπτωση, ακόμη και σε ένα ενδεχόμενο αρνητικό συμβάν, με σιγουριά και ασφάλεια, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η συνέχεια των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της.

Η επιτυχία του στόχου αυτού επικεντρώνεται στην αναγνώριση των πιθανών απειλών και κινδύνων, σε συνδυασμό με την υιοθέτηση των αντίστοιχων πλάνων αντιμετώπισής τους στην περίπτωση που εκδηλωθούν. Οι επιπτώσεις από μία ενδεχόμενη μη ορθολογική διαχείριση ενός αρνητικού συμβάντος, είναι πιθανόν να προκαλέσουν ανεπανόρθωτο πλήγμα στην εταιρική φήμη, στις σχέσεις με τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους μετόχους. Συνεπώς, κάθε εταιρεία οφείλει να δημιουργεί τις αντίστοιχες προϋποθέσεις, εξασφαλίζοντας την επιχειρησιακή της συνέχεια. Στην λογική αυτή, η ΔΑΔ μπορεί και πρέπει να έχει ουσιαστικό ρόλο.

Πιο συγκεκριμένα, σε συνεργασία και άμεσο συντονισμό με άλλες συναρμόδιες λειτουργίες (ΙΤ, Οργάνωση και Διοικητική Μέριμνα, που συχνά εμπεριέχεται στις αρμοδιότητές της), θα πρέπει να συμμετάσχει ενεργά στην εκπόνηση, επικοινωνία και δοκιμή λειτουργίας ενός Σχεδίου Επιχειρησιακής Συνέχειας (Business Continuity Plan – BCP) που θα αποσκοπεί στην:

  • Παροχή μίας αποτελεσματικής οργανωτικής και επιχειρησιακής δομής, για την αντιμετώπιση αρνητικών συμβάντων, με προκαθορισμένους ρόλους και αρμοδιότητες.
  • Ορθολογική και αξιόπιστη οργάνωση σε θέματα επικοινωνίας και ΜΜΕ.
  • Εξασφάλιση των αναγκαίων πόρων και διαδικασιών που απαιτούνται για την ομαλή ανάκαμψη των κρίσιμων επιχειρησιακών λειτουργιών.
  • Εντοπισμό των υποστηρικτικών υπηρεσιών ανάκαμψης της εταιρείας.
  • Αποφυγή -εντέλει- μίας χαοτικής κατάστασης στο στάδιο αντιμετώπισης κρίσεων, μέσω της καταγραφής και ελέγχου των διαδικασιών ανάκαμψης.

Ο ρόλος της ΔΑΔ στην ορθή αξιοποίηση ενός τέτοιου σχεδίου, δεν μπορεί παρά να είναι καταλυτικός, δεδομένου ότι η επιτυχία του στην πράξη εξαρτάται από μια σειρά ενεργειών που θα πρέπει τα στελέχη της ΔΑΔ να σχεδιάσουν και να υλοποιήσουν με μεγάλη προσοχή και δέσμευση.

Αυτές οι καθοριστικές για την επιτυχία του σχεδίου ενέργειες, συνοψίζονται ως εξής:

  • Το προσωπικό πρέπει να είναι ενημερωμένο αναφορικά με το Σχέδιο Επιχειρησιακής Συνέχειας.
  • Αντίστοιχη εκπαίδευση και επιμόρφωση πρέπει να έχει γίνει και στα Διοικητικά Στελέχη, τα οποία εμπλέκονται άμεσα στη Στρατηγική Διαχείρισης Επιχειρησιακής Συνέχειας της εταιρείας.
  • Πρέπει να οργανωθεί ειδική εκπαίδευση σε θέματα Επικοινωνιακής Διαχείρισης Κρίσεων στα στελέχη, που είναι επιφορτισμένα με τα θέματα Τύπου, ΜΜΕ και εξωτερικής Εταιρικής Επικοινωνίας.

Τα συμβάντα που ενδέχεται να διακόψουν την ομαλή λειτουργία μας εταιρείας ποικίλουν  τόσο ως προς την φύση, όσο και ως προς την έντασή τους και κυμαίνονται από φυσικούς /εξωτερικούς κινδύνους (σεισμός, πυρκαγιά, τρομοκρατική απειλή,  κλπ), μέχρι θέματα εσωτερικής λειτουργίας όπως η μη διαθεσιμότητα των πληροφοριακών συστημάτων κλπ. Ένα τέτοιο συμβάν μπορεί να είναι και η έλλειψη προσωπικού λόγω της νέας γρίπης (Η1Ν1).

Η περίπτωση της Νέας Γρίπης
Οι ειδικοί θεωρούν ότι στην περίπτωση εξάπλωσης της νέας γρίπης σε σημαντικό ποσοστό του πληθυσμού, αναμένεται μια απουσία της τάξεως των δέκα (10) ημερών για κάθε άτομο που θα ασθενήσει. Στο πλέον ακραίο σενάριο, κάθε εταιρεία θα πρέπει να μπορέσει να προετοιμάσει τον τρόπο λειτουργίας της με βάση την απουσία λόγω ασθενείας του 30% του προσωπικού της, συμπεριλαμβανομένων και των διευθυντών, για διάστημα της τάξεως των 2 – 3 μηνών (με διαδοχικά κρούσματα).

Για το λόγο αυτό πρέπει οι εταιρείες να  είναι προετοιμασμένες για την αντιμετώπιση ενός τέτοιου ενδεχόμενου. Η προετοιμασία ορίζεται σε τρεις φάσεις: πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την πανδημία. Η συμβολή της ΔΑΔ σε κάθε φάση συνοψίζεται στις εξής ενέργειες:

Α΄ Φάση, Πριν την Πανδημία

  • Ενημερώνεται ο Ιατρός Εργασίας, ο οποίος πρέπει να είναι κατάλληλα οργανωμένος και να έχει λίστα οδηγιών πρόληψης και αντιμετώπισης προς ενημέρωση του  προσωπικού.
  • Συνεργασία  και συνεννόηση με την Ασφαλιστική Εταιρεία, σε περίπτωση ύπαρξης πρόσθετου προγράμματος υγείας, για αντίστοιχα θέματα.
  • Εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα Υγιεινής και Ασφάλειας, η οποία πρέπει να περιλαμβάνει σύνταξη και διανομή  φυλλαδίου οδηγιών στο προσωπικό, καταχώρηση οδηγιών και νέων εξελίξεων στο intranet, τοποθέτηση αφισών που να προτρέπουν για θέματα προσωπικής υγιεινής.
  • Επιβεβαίωση ορθότητας των στοιχείων επικοινωνίας του προσωπικού (τηλέφωνα, διεύθυνση οικίας κλπ).
  • Καταγραφή του προσωπικού της εταιρείας με ιδιαίτερες ανάγκες (ευπαθείς ομάδες) σε σχέση με τη γρίπη (Α.Μ.Ε.Α, εγκυμονούσες κ.λ.π.) και παροχή ιδιαίτερων συμβουλών και καθοδήγησης.
  • Εξέταση εναλλακτικών πηγών άντλησης ανθρώπινου δυναμικού (σχετικού με το εκάστοτε αντικείμενο) και προμηθευτών, όπως παλαιοί εργαζόμενοι που θα μπορούσαν να κληθούν, λοιπές πηγές εξεύρεσης προσωπικού, εναλλακτικοί προμηθευτές.
  • Οργάνωση Πολιτικής για αποφυγή /ελαχιστοποίηση ταξιδιών, επισκέψεων, συνεδρίων, κοινωνικών εκδηλώσεων κ.λ.π.
  • Συνεργασία και επαφή με κρατικούς φορείς (ΚΕ.ΕΛ.Π.ΝΟ, Υπ. Υγείας κ.λ.π.). Εντοπισμός φορέων για έγκυρη, έγκαιρη και ακριβή πληροφόρηση (σε θέματα εξέλιξης της πανδημίας, αντιμετώπισης, εμβολιασμού κ.λ.π.) σε συνεννόηση με τον Ιατρό Εργασίας.
  • Ενημέρωση Διευθυντών για αναφορά απουσιών και αιτίες αυτών στη Δ.Α.Δ.
  • Σχεδιασμός για τα θέματα καθαρισμού εγκαταστάσεων και ασφάλειας.
  • Εξέταση και αναθεώρηση των projects σε εξέλιξη στο αμέσως προσεχές διάστημα.

Β΄ Φάση, Κατά την Εκδήλωση Πανδημίας

  • Συντονισμός Ομάδας Διαχείρισης Κρίσεων που είναι επιφορτισμένη με τακτικές συναντήσεις (φυσικές & τηλεφωνικές), έχει συγκεκριμένο πλάνο εργασίας και βρίσκεται σε ανοικτή επαφή με κρίσιμους συνεργάτες – προμηθευτές.
  • Άμεση συνεργασία Ιατρού Εργασίας.
  • Διαχείριση περιστατικών, αντιμετώπιση κρουσμάτων σε εργαζόμενους κατά τη διάρκεια της εργασίας, μέριμνα για τους εργαζόμενους κατ’ οίκον και επικοινωνία μαζί τους, αναφορά – καταγραφή ασθενών, αναφορά και διερεύνηση απουσιών, διάστημα υποχρεωτικής απουσίας.
  • Δημιουργία Πολιτικών για διαχείριση αδειών, αρνήσεων προσέλευσης /εκτέλεσης εργασίας, διαχείριση απουσιών λόγω ασθένειας συγγενών.
  • Καθαρισμός Κτιρίου, αύξηση συχνότητας, διαχείριση απορριμμάτων.
  • Καθοδήγηση για χρήση αντισηπτικού χεριών και χαρτομάντιλων ή και πλύσιμο χεριών επισκεπτών κατά την είσοδο στην εταιρεία.
  • Απαγόρευση- ελαχιστοποίηση συναντήσεων (meetings), περιορισμός επισκεπτών στο ελάχιστο αναγκαίο, εφαρμογή εναλλακτικών μεθόδων επικοινωνίας (τηλε-εργασία, teleconference, email, intranet, internet).
  • Συνεχής ενημέρωση προσωπικού και συνεργατών (μέσω τηλεφώνου, internet, intranet, email, teleconference κ.λ.π.), σε Συνεργασία και επαφή με κρατικούς φορείς (ΚΕ.ΕΛ.Π.ΝΟ, Υπουργείο Υγείας κ.λ.π.) και τον Ιατρό Εργασίας.
  • Συνεργασία με τη συνεργαζόμενη Ασφαλιστική Εταιρεία.

Γ΄ Φάση, Μετά την Πανδημία

  • Καταγραφή και αξιολόγηση των ενεργειών και των αποφάσεων.
  • Καταγραφή και ανάλυση των επιπτώσεων.
  • Αναθεώρηση ή ανανέωση του σχεδίου.

Από τα παραπάνω γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι τα στελέχη της ΔΑΔ καλούνται να παίξουν ουσιαστικό-κεντρικό ρόλο σε μια ενδεχόμενη πανδημία γρίπης, αφού οι περισσότερες ενέργειες που προτείνουν οι ειδικοί ξεκινούν ή/και υλοποιούνται άμεσα από αυτά. Μάλιστα ο Επικεφαλής της ΔΑΔ σε αυτήν την περίπτωση θα κληθεί (κι αν όχι θα πρέπει να διεκδικήσει) να αναλάβει το ρόλο του Συντονιστή Αντιμετώπισης της πανδημίας, οπότε ας είμαστε όλοι κατάλληλα προετοιμασμένοι!

CV
O Κώστας Βαβαρούτας ανέλαβε καθήκοντα Human Resources & Administration Director στην Χρυσός Οδηγός Α.Ε. τον Ιανουάριο του 2009. Μετακινήθηκε από την Proton Τράπεζα (πρώην Ωμέγα) όπου εργάστηκε για 4 χρόνια ως Διευθυντής Τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού, ενώ πριν είχε απασχοληθεί στην Τράπεζα Κύπρου για 8 χρόνια, έχοντας αρχικά την ευθύνη του Τομέα Εκπαίδευσης & Ανάπτυξης και ακολούθως του Τομέα Στελέχωσης & Αξιολόγησης Απόδοσης.
Είναι κάτοχος μεταπτυχιακών τίτλων ΜΒΑ και M.Sc. με ειδίκευση στο Ανθρώπινο Δυναμικό, επισκέπτης καθηγητής του ΕΚΠΑ και συμμετέχει στη Διοικούσα Επιτροπή του ΙΜΑΔ, καθώς και σε διάφορους επαγγελματικούς φορείς (ΕΕΔΕ, ΣΣΔΠ κλπ).