Αισθάνεσαι μπερδεμένος; Νιώθεις τόση πίεση που κάποιες φορές είσαι σαν χαμένος; Μήπως τα πάντα δείχνουν τόσο σημαντικά και επείγοντα που πρέπει να τα κάνεις... χθες; Κάθε αρχή και δύσκολη.
Στους τρεις πρώτους μήνες φαίνεται πόσο καλά θα πάει ο νέος Γενικός Διευθυντής και πόσο επιτυχημένος θα είναι κατά τη διάρκεια της θητείας του.
Παρουσιάζοντας μια θετική εικόνα κατά τη διάρκεια των πρώτων 100 ημερών της θητείας σας, θα εντυπωσιάσετε τους υπαλλήλους, τους πελάτες και το αφεντικό σας. Θα κερδίσετε αξιοπιστία και χρόνο για τη διάρκεια της θητείας σας. Ένας ακόμη λόγος που κάνει σημαντικές τις πρώτες 100 ημέρες είναι ότι κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου έχετε «ασυλία»: μια περίοδο χάριτος για να κάνετε λάθη, να νιώσετε μπερδεμένος, ακόμη και να κάνετε χαζές ερωτήσεις.
Αξιοποιήστε σοφά αυτή την περίοδο. Μόλις μάθετε τις προσδοκίες της Διοίκησης και το χρονικό πλαίσιο μέσα στο οποίο πρέπει να φέρετε τα επιθυμητά αποτελέσματα, μορφοποιήστε το πλάνο δράσης σας με ένα διάγραμμα που θα σας βοηθήσει να το παρακολουθήσετε εύκολα: το «Πλάνο 100 Ημερών».
Μοιραστείτε το πλάνο σας με το αφεντικό σας και βεβαιωθείτε ότι συμφωνεί και κατανοεί την προσέγγισή σας, τα σημεία στα οποία εστιάζετε και το χρονοδιάγραμμά σας και ότι συνειδητοποιεί ότι θα πετύχετε τους στόχους σας έγκαιρα.
Το «Πλάνο 100 Ημερών»:
- Θα σας κρατήσει εστιασμένους και ευθυγραμμισμένους.
- Θα στείλει το σωστό μήνυμα στον οργανισμό με ισορροπημένο τρόπο.
- Θα δώσει μια αξιόπιστη και θετική εικόνα στην εταιρεία σας καθώς και προς τα έξω.
- Θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τη δική σας ατζέντα και να μην παρασυρθείτε από τις ατζέντες άλλων που θα εκμεταλλευτούν τις περιορισμένες γνώσεις σας στο αρχικό στάδιο.
Προετοιμασία
- Επιλέξτε τους τομείς εστίασης στους οποίους πρέπει να δώσετε έμφαση (τμήμα, λειτουργία ή ηγεσία) και προσδιορίστε τις βασικές επαφές, τις αξιολογήσεις, το εξωτερικό περιβάλλον, καθώς και κάθε άλλο σημαντικό στοιχείο.
- Εξακριβώστε ποιος ή ποιοι είναι υπεύθυνος-οι για καθέναν από τους τομείς εστίασης.
- Ορίστε τις προτεραιότητες κάθε τομέα εστίασης ανάλογα με τη σπουδαιότητά τους:
– Αυτά που «πρέπει να γίνουν». Πράγματα που για κανένα λόγο δεν μπορούν να αναβληθούν.
– Αυτά που «είναι σημαντικά». Μπορείτε να αναβάλετε μέχρι και 30% των σημαντικών, όταν πρέπει να αντιμετωπίσετε σημαντικότερα ή περισσότερο επείγοντα ζητήματα.
– Αυτά που «καλό θα ήταν να γίνουν». Πρόκειται για πράγματα που μπορείτε να κάνετε με μια μικρή καθυστέρηση. Μπορείτε να αγνοήσετε μέχρι και 30% αυτών των πραγμάτων, αν τελικά υπάρξει πρόβλημα χρόνου.
– Αυτά που «δεν θα ήταν κακό να γίνουν». Πράγματα που μπορείτε να κάνετε κατά τη διάρκεια των τριών πρώτων μηνών χωρίς να έχει καμία σημασία η σειρά με την οποία θα γίνουν. - Προγραμματίστε τις δραστηριότητές σας σε εβδομαδιαία βάση. Ο εβδομαδιαίος προγραμματισμός είναι ένα από τα μικρά μυστικά αυτής της διαδικασίας.
Πώς θα ξέρετε την άποψη των εργαζομένων για τις στρατηγικές σας; Αρκούν οι επίσημες αναφορές και εκθέσεις; Πώς θα αγγίξετε την καρδιά και το συναίσθημα των εργαζομένων;
Μάθετε να περιηγείστε αποτελεσματικά στους χώρους εργασίας μέσω μιας συστηματικής προσέγγισης και βελτιώστε την ικανότητά σας να επηρεάζετε τόσο την απόδοση των εργαζομένων όσο και τη δική σας.
- Προγραμματίστε τις περιηγήσεις σας στους χώρους εργασίας. Μην τις αφήνετε «για όποτε έχετε λίγο ελεύθερο χρόνο».
- Καθορίστε τους στόχους της περιήγησης στους χώρους εργασίας. Μην το κάνετε χωρίς σαφείς στόχους.
- Χαιρετήστε όλους όσοι βρεθούν στο δρόμο σας. Μιλήστε τους.
- «Τι νέα;». Σταθείτε απέναντι από το συνομιλητή σας, κοιτάξτε τον στα μάτια και κάντε ερωτήσεις σαν πραγματικά να θέλετε να μάθετε την απάντηση. Μία απλή ερώτηση όπως το «τι νέα;» μπορεί να πάρει μια εντελώς διαφορετική διάσταση για το συνομιλητή σας. Τα αποτελέσματα θα είναι εντυπωσιακά.
Επισκεφθείτε κάθε τμήμα τουλάχιστον δύο φορές την εβδομάδα. Σε κάθε σας επίσκεψη προετοιμαστείτε για τα ζητήματα που θα θέλατε να συζητήσετε με συγκεκριμένους ανθρώπους. Αυτά μπορεί να συνδέονται με τη δουλειά (πρόοδος ενός project κ.λπ.), όμως θα έχετε σημαντικότερα αποτελέσματα αν η συζήτησή σας στραφεί και σε προσωπικά ζητήματα. Αυτές οι ιδιαίτερες συζητήσεις μπορούν να καλλιεργήσουν ισχυρές σχέσεις αν γίνονται με συνέπεια.
- Γευματίστε με καθέναν από τους άμεσα υφισταμένους σας. Γνωρίστε τους σε ένα φιλικό και ανοιχτό περιβάλλον. Δώστε τους την ευκαιρία να επικοινωνήσουν με το νέο διευθυντή. Ακούστε τους. Αν τους αφήσετε να μιλήσουν για περισσότερο από 60% της διάρκειας του γεύματος, τα έχετε καταφέρει αρκετά καλά.
- Πραγματοποιήστε ανεπίσημα γεύματα με όλους τους συναδέλφους σας των μικρών τμημάτων ή λειτουργιών ανά γκρουπ ή τμήμα. Πάντα έχω γόνιμες συζητήσεις κατά τη διάρκεια γευμάτων που οργανώνω δύο φορές το χρόνο για τις γραμματείς της εταιρείας.
- Δείξτε ενθουσιασμό. Χαμογελάστε και εκπέμψτε δύναμη και ηρεμία σε όσους σας συναντούν ή συνομιλούν μαζί σας σε αυτές τις επίσημες συναντήσεις – ή ακόμη και στην καφετέρια της εταιρείας ή δίπλα στον ψύκτη.
Πάρτε Αποφάσεις για τα Εκκρεμή Ζητήματα
Είναι φυσιολογικό κατά τη διάρκεια των πρώτων ημερών στη νέα σας δουλειά να χρειαστεί να δώσετε λύση σε πολλά εκκρεμή ζητήματα, περιλαμβανομένων προβλημάτων που έχουν μείνει άλυτα ή καταστάσεις που έχουν μείνει αδιευκρίνιστες από την προηγούμενη διοίκηση. Δώστε λύση σε όλα τα εκκρεμή ζητήματα και δώστε σε όλους το μήνυμα ότι πρόθεσή σας είναι να φέρετε αποτελέσματα με ταχύτητα και αποτελεσματικότητα. Ξεκινήστε οριστικοποιώντας όλες τις αποφάσεις που εκκρεμούν από την προηγούμενη Διοίκηση.
Ζητήστε από τους διευθυντές τμημάτων να σας παραδώσουν μια λίστα με τις προτεραιότητες των εκκρεμών ζητημάτων και ενεργήστε άμεσα. Με τον τρόπο αυτό θα αποσυμφορηθούν τα τμήματα και θα τα βοηθήσετε να κρατήσουν υψηλά την αποδοτικότητά τους. Επιπλέον, θα δώσετε ένα θετικό μήνυμα στην εταιρεία: ότι είστε έτοιμος να πάρετε αποφάσεις και ρίσκα με την ταχύτητα που θα θέλατε να χαρακτηρίζει την εταιρεία.
Μιλήστε με το «Παρελθόν»
Μιλήστε με μερικούς από τους ανθρώπους-κλειδιά που έχουν εγκαταλείψει την εταιρεία. Προσεγγίστε ανθρώπους που είτε έφυγαν μόνοι τους επιλέγοντας μια άλλη εταιρεία είτε διώχθηκαν από την προηγούμενη Διοίκηση.
Γιατί είναι σημαντικό να συζητήσετε με αυτούς τους ανθρώπους; Κατ’ αρχάς δεν έχουν πια κανένα λόγο να κρύψουν οτιδήποτε και θα νιώσουν πολύτιμοι που ζητάτε την άποψή τους. Οι περισσότεροι θα χαρούν να σας συναντήσουν. Θα εκτιμήσουν το ενδιαφέρον σας για τις απόψεις τους. Μπορεί να θελήσουν να σας δείξουν ότι η εταιρεία έκανε μεγάλο λάθος που τους άφησε να φύγουν ή να θελήσουν να μοιραστούν μαζί σας ιδέες για το καλό της εταιρείας. Χειριστείτε με ιδιαίτερη προσοχή υποτιμητικά ή μειωτικά σχόλια αν αισθάνεστε ότι ο συνομιλητής σας είναι προκατειλημμένος ή θέλει να εκδικηθεί την προηγούμενη Διοίκηση ή τους συναδέλφους του.
Δεν απαιτούνται γνώσεις πυρηνικής φυσικής για να αντλήσετε τις κατάλληλες πληροφορίες. Κάποιες από τις κλασικές ερωτήσεις θα μπορούσαν να είναι:
- Γιατί έφυγες;
- Θα ερχόσουν πίσω ξανά;
- Θα σύστηνες την εταιρεία μας στον καλύτερο φίλο σου;
- Ποια είναι τα 2-3 πράγματα που εμείς σαν εταιρεία κάναμε/κάνουμε καλά;
- Ποια πράγματα μπορούμε να κάνουμε καλύτερα;
Μιλήστε με πελάτες
Εντοπίστε πελάτες που θα σας δώσουν άμεση και ειλικρινή πληροφόρηση. Συναντηθείτε μαζί τους σε ανεπίσημα και φιλικά γεύματα ή δείπνα. Αν διαλέξετε τους κατάλληλους ανθρώπους, θα εξασφαλίσετε και τις χρήσιμες απαντήσεις. Ρωτήστε τους:
- Ποιες είναι οι τρεις καλύτερες εταιρείες του κλάδου, εκτός από τη δική μας εταιρεία;
- Σε ποια θέση θα τοποθετούσες την εταιρεία μας;
- Πρότεινέ μου τέσσερα πράγματα που πιστεύεις ότι πρέπει να βελτιώσουμε.
- Τι πιστεύεις για τους ανθρώπους και τα συστήματά μας;
- Είμαστε γρήγοροι ή αργοί, ηθικοί ή ανήθικοι, συντηρητικοί ή σύγχρονοι, ηγέτες ή ακόλουθοι;
Συμπεράσματα
- Κατά τις πρώτες 100 ημέρες της θητείας σας μπορεί να νιώσετε μπερδεμένοι, κάποιες στιγμές χαμένοι, τις ευθύνες να σας βαραίνουν, κουρασμένοι, μόνοι. Το να γνωρίζετε ότι είναι φυσιολογικό είναι το μισό της απάντησης. Το άλλο μισό είναι να έχετε ένα αυστηρό «Πλάνο 100 Ημερών».
- Το πόσο καλά θα τα πάτε κατά τις πρώτες 100 ημέρες θα δείξει σε εσάς και στους άλλους πόσο καλά θα τα πάτε και στο υπόλοιπο της θητείας σας. Είναι σαν μια σειρά πολλών μικρών τεστ. Προγραμματίστε κατάλληλα και φροντίστε να τα περάσετε όλα.
- Για τις πρώτες 100 ημέρες χρησιμοποιήστε 75% του χρόνου σας για να ακούτε και να προετοιμάζετε και 25% για να εκτελείτε. Ανοίξτε το στόμα σας μόνο όταν έχετε κάτι σημαντικό να πείτε. Θα έχετε άφθονο χρόνο για να μιλήσετε αργότερα.
- Κατά τη διάρκεια των πρώτων 100 ημερών έχετε «ασυλία», μια περίοδο χάριτος για να κάνετε λάθη, να νιώσετε μπερδεμένος, ακόμη και να κάνετε χαζές ερωτήσεις. Αξιοποιήστε σοφά αυτή την περίοδο.
CV
Τα τελευταία 15 χρόνια ο Χρήστος Καρτάλης έχει εργαστεί ως γενικός διευθυντής, σε πολυεθνικές εταιρείες, μεταξύ των οποίων είναι οι Johnson and Johnson και Bristol Myers Squibb, σε τέσσερις ηπείρους, φθάνοντας στη θέση του αντιπρόεδρου ΕΜΕΑ (Ευρώπης, Μέσης Ανατολής & Αφρικής). Τώρα κατέχει τη θέση του Regional Manager, S.E. Europe, Turkey, Poland, Israel για την PharmaSwiss. Ο Χ. Καρτάλης είναι κάτοχος ΜΒΑ από το University of Massachussets στις Ηνωμένες Πολιτείες καθώς επίσης και post-MBA από το INSEAD της Γαλλίας.
Επικοινωνία: www.generalmanagerscockpit.com, [email protected].
Τα άρθρο προέρχεται από το βιβλίο του Χρήστου Καρτάλη «The New General Manager’s Performance Cockpit», που κυκλοφορεί σε τρεις γλώσσες (αγγλικά, γαλλικά και ισπανικά). Στην Ελλάδα διατίθεται από τα βιβλιοπωλεία «Παπασωτηρίου» και από το Διαδίκτυο (Amazon και Barnes & Nobles).