«If not investing in project management is normal for your company, it is like accepting that an airplane crash is Business As Usual!»

Σε όλους τους τομείς της οικονομίας παγκοσμίως υπάρχουν projects. Σύμφωνα με την έρευνα «Managing Capital Projects for Competitive Advantage, McKinsey Quarterly, June 2008», το 20% του παγκοσμίου ΑΕΠ ($12 τρις USD), ξοδεύονται σε «fixed capital projects». Κάποιες άλλες έρευνες εκτιμούν ότι αυτό το ποσοστό το 2030 θα ξεπερνά το 30%.

Επίσης, έρευνα του Anderson Economic Group το 2006 έδειχνε ότι υπήρχαν 24.400.000 εργαζόμενοι σε project-oriented βιομηχανίες και ότι το 2016 οι εργαζόμενοι σε αυτές τις βιομηχανίες θα είναι 32.600.000 άτομα.

Ικανότητα Οργανισμών
Με τόσο μεγάλο ποσοστό του ΑΕΠ να παράγεται από έργα, μήπως πρέπει οι εταιρείες να δουν με διαφορετικό μάτι την ωριμότητά τους σε θέματα Project Management; Κάποιοι οργανισμοί αποκτούν συγκριτικό πλεονέκτημα απέναντι στον ανταγωνισμό με την ικανότητά τους να παραδίδουν τα έργα on-time, on-budget, on-specs και σε predefined quality. Πώς μπορεί όμως ένας οργανισμός να μετρήσει και να αποδείξει την ικανότητά του στο «project delivery»; Βέβαια πολλοί θεωρούν ότι μια πιστοποίηση κατά ISO 9001 είναι υπέρ αρκετή. Σε κάποιες χώρες παγκοσμίως είναι σημαντικό πλεονέκτημα για κάποια εταιρεία η εταιρική πιστοποίηση σε θέματα project management.

Πιστοποίηση Οργανισμών
Παγκοσμίως υπάρχουν πρότυπα μέτρησης της ωριμότητας (maturity) οργανισμών σε θέματα στο project management. Τα πιο γνωστά παγκόσμια πρότυπα είναι:

• Το πρότυπο CMM/CMMI του Carnegie-Melon University
• Το πρότυπο OPM3 του PMI® (continuous improvement)
• Το Ιαπωνικό πρότυπο P2M
• Το Βρετανικό πρότυπο P3M3 (Project Management Maturity Model)
• To ISO 21500

Αυτο-Αξιολόγηση
Δεδομένου ότι οι προαναφερθείσες μετρήσεις ωριμότητας απαιτούν μεγάλη προσπάθεια και κόστος, πολλοί λίγοι επιλέγουν αυτόν το δύσκολο δρόμο. Στην Ελλάδα ελάχιστες εταιρείες (κάτω από 10) έχουν οποιαδήποτε εταιρική πιστοποίηση για project management. Ο Dr. Harold Kerzner, Ph.D., στο βιβλίο του με τίτλο «Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling», John Willey & Sons, 2010, περιγράφει 16 σημεία, τα οποία τροποποιούμενα γίνονται 20 απλές ερωτήσεις που μπορούν να απαντηθούν για να εντοπισθεί η ωριμότητα ενός οργανισμού ή εταιρείας σε θέματα project management (η βαθμολογία είναι σε κάθε ερώτηση είναι από 0 έως 10):

1. Έχετε επιλέξει κάποια μεθοδολογία project management που τη χρησιμοποιείται στα projects; 2. Πιστοποιείται τα άτομα που εμπλέκονται στα έργα; 3. Έχετε υλοποιήσει μια φιλοσοφία που οδηγεί την εταιρεία στην απόκτηση «project management maturity»; 4. Έχει η εταιρεία σας Γραφείο Διοίκησης Έργων (PMO); 5. Δεσμευόσαστε στη δημιουργία αποτελεσματικών πλάνων στην αρχή κάθε project; 6. Ελαχιστοποιείτε τις αλλαγές του φυσικού αντικειμένου (scope changes); 7. Αναγνωρίζεται ότι το κόστος ενός έργου και το χρονοδιάγραμμα είναι αλληλοεξαρτώμενα; 8. Έχετε διαδικασίες για την επιλογή του κατάλληλου ως project manager; 9. Δίδετε στη διοίκηση του οργανισμού project sponsor information ή project management information;

10. Ενθαρρύνει η εταιρεία σας την εμπλοκή των line managers στα έργα; 11. Εστιάζετε την προσοχή σας στους πόρους ή στα παραδοτέα; 12. Καλλιεργείτε αποτελεσματική επικοινωνία, συνεργασία και εμπιστοσύνη, για να φτάσετε σε project management maturity; 13. Παράγετε συστηματικά τα lessons learned για όλα τα έργα; 14. Στην παραγωγή των lessons learned, εμπλέκονται όλοι οι stakeholders; 15. Μοιραζόσαστε την επιτυχία ενός έργου με όλο το project team και το line management; 16. Περιορίζετε τις μη παραγωγικές συναντήσεις (meetings); 17. Εστιάζεται στον εντοπισμό και την άμεση επίλυση προβλημάτων που ανακύπτουν στα projects; 18. Μετράτε περιοδικά την πρόοδο του έργου με τον υπολογισμό του CPI και SPI; 19. Χρησιμοποιείτε το software (Microsoft Project) σαν υποκατάστατο του αποτελεσματικού planning και των διαπροσωπικών σχέσεων ή σαν εργαλείο; 20. Εκπαιδεύετε συστηματικά τα άτομα που εμπλέκονται με τα έργα και τα ενημερώνετε περιοδικά με τα lessons learned;

Η κλίμακα αξιολόγησης
Εάν απαντηθούν όλες ερωτήσεις από πολλαπλά άτομα σε μια εταιρεία, η εταιρική βαθμολογία είναι ο μέσος όρος όλων των βαθμολογιών. Έτσι, η εταιρική ωριμότητα είναι:

Η αυτοαξιολόγηση σε θέματα υλοποίησης έργων, είναι βασικό θέμα. Η αύξηση της ωριμότητας της εταιρείας είναι πάντοτε το ζητούμενο!

Πληροφορίες:
12 PM Consulting Θεοφάνης Γιώτης, MSc, Ph.D C, PMP®, MCT
E: [email protected]
www.12pm.org