Η Γεωργία Καλεμίδου, Director, People Services, Consulting της KPMG στην Ελλάδα, αναλύει στο HR Professional τα κρίσιμα «κομμάτια του παζλ» ενός σύγχρονου συστήματος διοίκησης απόδοσης εργαζομένων.
Οι αλλαγές των τελευταίων ετών στη «ζωή του εργαζόμενου» είναι τόσες, που θα μπορούσε να αξιοποιήσει κάποιος τον χώρο του άρθρου γράφοντας για αυτές. Επιγραμματικά, μπορούν να συνοψιστούν στις εξής: υβριδικός τρόπος εργασίας, τεχνητή νοημοσύνη, διαρκώς εξελισσόμενες ψηφιακές λύσεις σε όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης, καθώς και η ύπαρξη διαφορετικών γενεών εργαζομένων, οι οποίοι βρίσκονται για πρώτη φορά μαζί στον εργασιακό στίβο και καλούνται να συνεργαστούν για το κοινό αποτέλεσμα. Οι διαρκείς αυτές αλλαγές και οι προκλήσεις που προβάλλουν για τους εργαζόμενους, φέρνουν στο προσκήνιο την ανάγκη για αλλαγές και στο πλαίσιο διοίκησης της απόδοσης εργαζομένων.
ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΟ ΤΟ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ
Στα σύγχρονα συστήματα διοίκησης απόδοσης εργαζομένων, βασικό στοιχείο είναι η ύπαρξη ενός ξεκάθαρου στρατηγικού πλαισίου, με σαφείς προτεραιότητες για το τι επιθυμεί να πετύχει η επιχείρηση, για το όραμά της και τις αξίες της. Αυτό το πλαίσιο αποτελεί έναν «φάρο» για κάθε εργαζόμενο, που του «επικοινωνεί» τη μεγάλη εικόνα του γιατί βρισκόμαστε όλοι κάτω από την ίδια επιχειρηματική στέγη και τον βοηθά να αντιλαμβάνεται πώς η εργασία του συμβάλλει στους συνολικούς στόχους της εταιρείας.
ΑΝΑΓΚΑΙΑ Η «ΣΥΝΔΕΣΗ» ΜΕ ΤΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ
Το δεύτερο στοιχείο αφορά στο αποτέλεσμα που καλείται να επιτύχει ο εργαζόμενος. Τα σύγχρονα συστήματα περιλαμβάνουν ποσοτικά κριτήρια, με τις σύγχρονες πρακτικές να αναδεικνύουν έντονα τα OKRs, δηλαδή «objectives and key results», τα οποία περιλαμβάνουν:
Α. που θέλω να φτάσω, ποιο το τελικό αποτέλεσμα (όπως αναφερθήκαμε παραπάνω),
Β. τι θέλω να πετύχω, ποιοι οι επιμέρους στόχοι και,
Γ. τι πρωτοβουλίες χρειάζεται να αναλάβει η ομάδα ή το άτομο για να τα επιτύχει.
Αυτή η άμεση «σύνδεση» που αναπτύσσεται ανάμεσα στις επιμέρους δράσεις και το τελικό εταιρικό αποτέλεσμα, βοηθά τον εργαζόμενο να αντιλαμβάνεται πώς το αποτέλεσμα της εργασίας του συμβάλλει στον στόχο της εταιρείας.
Παλαιότερα, ένα πλαίσιο αξιολόγησης απόδοσης «περιοριζόταν» στην αξιολόγηση συμπεριφορών που σχετίζονταν με το αντικείμενο κάθε ρόλου. Πολλές φορές, μάλιστα, υπήρχαν διαφορετικές συμπεριφορές για διαφορετικές ομάδες εργαζομένων, κάτι που μπορεί να έδινε το μήνυμα στους εργαζόμενους ότι ανήκουν σε ξεχωριστές ομάδες (και που, όπως αποδεικνύεται στην πράξη, συμβάλλει σε «silos» επικοινωνίας και συνεργασίας).
Σήμερα, οι επιχειρήσεις εστιάζουν σε επιθυμητά ποιοτικά χαρακτηριστικά, τα οποία είναι σε μεγάλο βαθμό κοινά για τους εργαζόμενους και που απορρέουν από τις αξίες και το όραμα της εταιρείας, συμβάλλοντας έτσι στην ενίσχυση της κουλτούρας της.
Ο ΡΟΛΟΣ ΤΗΣ ΑΝΑΤΡΟΦΟΔΟΤΗΣΗΣ
Ένα ακόμα βασικό στοιχείο αφορά στην ανατροφοδότηση. Στα σύγχρονα αυτά συστήματα, ο manager/team leader έχει πλέον και τον ρόλο του Coach για τον εργαζόμενο, πραγματοποιεί τακτικές «συζητήσεις» απόδοσης και του δίνει συστηματικά ανατροφοδότηση και μάλιστα σε πραγματικό χρόνο, καθοδηγώντας τον ως προς το πώς να ενισχύσει περισσότερο την απόδοσή του, συζητώντας για την εξέλιξη της καριέρας του (αυτό φέρνει στο νου εικόνες από αγώνες στίβου, όπου ο προπονητής μιλά με τον αθλητή αμέσως μόλις τελειώσει την προσπάθειά του για να του «φέρει» στην προσοχή κάτι που πρέπει να βελτιώσει, ακόμα και αν ο αθλητής έχει μόλις κερδίσει το χρυσό μετάλλιο!).
Nα σημειωθεί ότι αλλάζει και ο τρόπος που γίνονται αυτές οι συζητήσεις: περιορίζεται η συνάντηση στο γραφείο ή ψηφιακά και ενισχύεται η συνάντηση σε ανοιχτούς χώρους, σε café, ακόμα και καθώς περπατούν manager και εργαζόμενος.
Με αυτόν τον τρόπο, οι συναντήσεις αυτές παίρνουν έναν χαρακτήρα πιο χαλαρό, όπου ο εργαζόμενος αισθάνεται άνετα και μπορεί να συζητήσει για την απόδοσή του, αλλά και για τη βοήθεια που χρειάζεται προκειμένου να επιτύχει τους στόχους του. Και όλα αυτά, στο ευρύτερο πλαίσιο των δικών του επαγγελματικών προτεραιοτήτων.
ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΛΥΣΕΙΣ
Σημαντικό, επίσης, χαρακτηριστικό των σύγχρονων συστημάτων είναι η υιοθέτηση ψηφιακών λύσεων για την υλοποίησή τους. Ενώ παλαιότερα ήταν μάλλον περιορισμένο το ενδιαφέρον των επιχειρήσεων για την ψηφιοποίηση ενός συστήματος διοίκησης απόδοσης, σήμερα οι διαθέσιμες ψηφιακές λύσεις παρέχουν πολυάριθμες λειτουργικότητες και υπηρεσίες στους χρήστες. Επιπρόσθετα, δίνουν τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να επεξεργάζονται όλον τον όγκο πληροφοριών που συλλέγεται μέσα από τα βήματα της αξιολόγησης και της συνεχούς ανατροφοδότησης και να αποκτούν insights, αναγκαία για τον σχεδιασμό στοχευμένων δράσεων βελτίωσης της απόδοσης, προσαρμοσμένων στις ανάγκες διαφορετικών ομάδων εργαζομένων.
ΚΑΛΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ
Συνοψίζοντας όλα τα παραπάνω «κομμάτια του παζλ» ενός σύγχρονου συστήματος διοίκησης απόδοσης εργαζομένων, μερικές καλές πρακτικές είναι:
Ξεκάθαρη στρατηγική και στόχοι της εταιρείας, οι οποίοι να επικοινωνούνται στους εργαζόμενους, μέσα από το πλαίσιο του ίδιου του συστήματος.
- Στόχοι ευθυγραμμισμένοι με τη στρατηγική της εταιρείας, που να είναι ξεκάθαροι, να σχετίζονται άμεσα με τον ρόλο του εργαζόμενου, συνήθως με βραχύ ορίζοντα υλοποίησης και σχεδιασμένοι έτσι ώστε ο εργαζόμενος να μπορεί να έχει άμεση πρόσβαση στο αποτέλεσμά τους.
- Ποιοτικά κριτήρια, τα οποία να απορρέουν από το όραμα και τις αξίες της εταιρείας και να αποτυπώνουν με τρόπο απλό και λιτό εκείνες τις συμπεριφορές που χρειάζεται να επιδεικνύει συστηματικά ο κάθε εργαζόμενος στον ρόλο του.
- Βήματα για την υλοποίηση του συστήματος, που να είναι προσαρμοσμένα στα χαρακτηριστικά της εταιρείας. Για παράδειγμα, σε μία εταιρεία high-tech, ο «κύκλος» αξιολόγησης μπορεί να είναι μόλις μερικούς μήνες ή και εβδομάδες, ενώ μία εταιρεία στον χώρο της παραγωγής μπορεί να επιλέγει έναν ετήσιο κύκλο.
- Συστηματική ανατροφοδότηση στα μέλη της ομάδας για την απόδοσή τους. Η συχνότητα και ο τρόπος της ανατροφοδότησης μπορεί να ποικίλει, ανάλογα με την ίδια την απόδοση κάθε εργαζόμενου (αν έχει δυσκολίες, η πιο συχνή ανατροφοδότηση θα τον βοηθήσει περισσότερο), από τις συνήθειες και τα χαρακτηριστικά του (η generation Z επιζητά το συνεχές και σε άνετο «σκηνικό» feedback), από την ίδια την κουλτούρα της επιχείρησης.
- Managers / team leaders κατάλληλα εκπαιδευμένοι ώστε να προσεγγίζουν τη διοίκηση της απόδοσης «ολιστικά» και με τρόπο ευθυγραμμισμένο.
- Αξιοποίηση ψηφιακών λύσεων: α. για την αποτελεσματική εφαρμογή του συστήματος και τη διασφάλιση ευθυγράμμισης των αποτελεσμάτων της αξιολόγησης απόδοσης με τα αποτελέσματα της εταιρείας και β. για σκοπούς data analytics και απόκτηση insights, χρήσιμα τόσο για την ενίσχυση της απόδοσης των εργαζομένων όσο και για την αποτελεσματική διοίκηση του πλέον σημαντικού πόρου μίας επιχείρησης, του ανθρώπινου δυναμικού της.
