Από την πρώτη στιγμή που εισέρχεται κάποιος στο ανακαινισμένο κτήριο της Microsoft Ελλάς αντιλαμβάνεται τον αέρα της ανανέωσης αλλά και της καινοτομίας. Όταν αυτά συνδυάζονται με απτά οφέλη σε πολλαπλά επίπεδα τότε η επιτυχία είναι, μάλλον, εξασφαλισμένη. Στο νέο αυτό «κόσμο» και σε ένα διαφορετικό μοντέλο εργασίας μας «ξεναγεί» η Ματίνα Χατζηπαύλου, HR Director της εταιρείας.

HR PROFESSIONAL: Πώς ξεκίνησε η αλλαγή στο μοντέλο εργασίας που εφαρμόζει η Microsoft Ελλάς;

Ματίνα Χατζηπαύλου: Η Microsoft Ελλάς υιοθέτησε πρόσφατα ένα πρωτοποριακό μοντέλο εργασίας το οποίο βασίστηκε στο όραμα του Bill Gates 17 χρόνια πριν, σχετικά με την εξέλιξη του τρόπου εργασίας ως αποτέλεσμα των εξελίξεων στην τεχνολογία και το πέρασμα στην ψηφιακή εποχή. Οι πληροφορίες και τα δεδομένα είναι πλέον προσβάσιμα 24 ώρες τη μέρα μέσω του internet, άρα ο χώρος και o χρόνος δεν παίζουν πια ρόλο στη διαχείριση της πληροφορίας και κατ’ επέκταση στην εργασία.

Αφορμή για την εφαρμογή του μοντέλου αυτού στην Ελλάδα στάθηκε η ανάγκη για την ενίσχυση του «morale» των ανθρώπων στις δύσκολες εποχές που βιώνουμε, αλλά και για την παράλληλη μείωση των εξόδων μας. Η ετήσια έρευνα ικανοποίησης των υπαλλήλων μας, κατέταξε την ισορροπία μεταξύ εργασιακής και προσωπικής ζωής στις κατηγορίες με το χαμηλότερο βαθμό ικανοποίησης. Έπρεπε λοιπόν να προβούμε στις απαραίτητες ενέργειες προκειμένου να αυξήσουμε την ικανοποίηση των υπαλλήλων μας.

Παράλληλα, παρατηρήσαμε ότι ένας μεγάλος αριθμός των γραφείων που διέθετε η εταιρεία για τους εργαζομένους, παρέμεναν αχρησιμοποίητα. Μετά από έρευνα που έγινε για την εξακρίβωση του χρόνου που περνούν οι εργαζόμενοι στα γραφεία τους, επιβεβαιώθηκε ότι κάνουν χρήση των γραφείων τους κατά 50%, ενώ ταυτόχρονα υπήρχε έλλειψη αρκετών meeting rooms για τη φιλοξενία πελατών και συνεργατών.

HR PROFESSIONAL: Ποια είναι τα συστατικά στοιχεία αυτού του νέου μοντέλου;

Ματίνα Χατζηπαύλου: Οι αλλαγές στις οποίες προχωρήσαμε για την εφαρμογή του νέου τρόπου εργασίας, αφορούν σε 3 άξονες: τους ανθρώπους, την τεχνολογία και το χώρο εργασίας (το κτήριο). Στον πρώτο άξονα – Άνθρωποι – δόθηκε ιδιαίτερη έμφαση στην ευελιξία του ωραρίου εργασίας. Για εμάς, δεν παίζει ρόλο τι ώρα έρχεσαι το πρωί στο γραφείο και τι ώρα φεύγεις, αλλά τα αποτελέσματα που παράγεις.

Κάθε άνθρωπος μπορεί να διαμορφώσει τον προσωπικό του δόκιμο τρόπο εργασίας, ώστε να μπορεί να ανταποκριθεί και στις ανάγκες της ιδιωτικής του ζωής. Για παράδειγμα, πριν ξεκινήσει για το γραφείο πρέπει να σκεφτεί τι δραστηριότητες έχει να κάνει κατά τη διάρκεια της μέρας. Αν φερ’ειπείν χρειάζεται να συγκεντρωθεί για την προετοιμασία μιας παρουσίασης και δεν έχει προγραμματισμένα meetings στο γραφείο, είναι προτιμότερο να παραμείνει σπίτι να εργαστεί.

Αν στη μέση της ημέρας έχει συνάντηση σε πελάτη, μπορεί να δουλέψει για λίγες ώρες το πρωί από το σπίτι, να πάει στον πελάτη και μετά να επιστρέψει στο γραφείο για τις συναντήσεις του. Ο καθένας έχει την ευελιξία να αποφασίσει σχετικά με τις δραστηριότητες και τον τόπο διεξαγωγής τους, με την προϋπόθεση βέβαια ότι υπάρχει η κατάλληλη υποδομή. Η ευελιξία αυτή δεν μπορεί να γίνει πραγματικότητα αν δεν υπάρχει ο απαραίτητος βαθμός εμπιστοσύνης προς τους ανθρώπους ότι θα ανταποκριθούν στις υποχρεώσεις τους ακόμα και όταν βρίσκονται μακριά από το γραφείο.

Επίσης, είναι δύσκολο να εφαρμοστεί όταν δεν υπάρχει σύστημα αξιολόγησης της απόδοσης. Στη Microsoft κάθε εργαζόμενος, στην αρχή του οικονομικού έτους, δεσμεύεται να φέρει εις πέρας συγκεκριμένους στόχους, ποιοτικούς και ποσοτικούς, ανεξάρτητα από το αντικείμενο εργασίας του και με βάση αυτούς αξιολογείται σε τακτά διαστήματα από το διευθυντή του.

Μεγάλη έμφαση δόθηκε, επίσης, στην ενδυνάμωση των εργαζομένων (empowerment) ως συστατικό στοιχείο για την επιτυχία του νέου τρόπου εργασίας. Έχει περάσει πλέον η εποχή που οι managers είχαν όλες τις απαντήσεις και γνώριζαν τα πάντα για το ρόλο των υφισταμένων τους. Με τις αδιάκοπες εξελίξεις, ο καθένας είναι εξειδικευμένος σε αυτό που κάνει και πρέπει να έχει και την αντίστοιχη εμπιστοσύνη των προϊσταμένων του για να λειτουργεί με την απαραίτητη αυτονομία.

Σχετικά με το δεύτερο άξονα, το Κτήριο, αυτό ανακατασκευάστηκε πλήρως, έτσι ώστε να καλύπτει τις ανάγκες του νέου τρόπου εργασίας. Θέλαμε τα γραφεία μας να προσαρμοστούν στις ανάγκες των εργαζομένων και όχι οι εργαζόμενοι στην υπάρχουσα -αναγκαστική- υποδομή.

Ο χώρος σχεδιάστηκε με βάση τις δραστηριότητες που είδαμε ότι τελούνται, όπως τα meetings, το brainstorming, η ανάγκη για συγκέντρωση, μια συζήτηση με εμπιστευτικές πληροφορίες, η τηλεφωνική επικοινωνία με πελάτες, συνεργάτες κ.λπ., η συμμετοχή σε κάποιο live meeting. Δημιουργήθηκαν έτσι οι κατάλληλοι χώροι που υποστηρίζουν τις δραστηριότητες αυτές. Αυτή η προσέγγιση ονομάζεται activity based working.

Ο αριθμός των γραφείων μειώθηκε κατά 50% και δημιουργήθηκαν πολλά meeting rooms, αλλά δόθηκε και η δυνατότητα να στεγαστεί στο ίδιο κτήριο το Κέντρο Καινοτομίας της Microsoft για το οποίο μισθωνόταν, έως τότε, ξεχωριστός χώρος. Αξίζει να σημειωθεί ότι κανείς πια δεν έχει το δικό του γραφείο, συμπεριλαμβανομένων των Ανώτατων Στελεχών και του Γενικού Διευθυντή, εκτός από το Λογιστήριο και το HR.

Επίσης, οι προσωπικές συρταριέρες έχουν αντικατασταθεί από lockers που βρίσκονται στην είσοδο του κάθε ορόφου και αποτελούν το μοναδικό σημείο αποθήκευσης προσωπικών αντικειμένων του προσωπικού. Η ενσωμάτωση επίπλων που δεν συναντάται συνήθως σε χώρους εργασίας, αλλά θυμίζουν περισσότερο οικιακό χώρο με έντονα χρώματα και μοντέρνα σχέδια, καναπέδες, άνετες πολυθρόνες κ.λπ. είχε σαν στόχο να κάνει τους εργαζόμενους να αισθάνονται «σα στο σπίτι τους» και να τους βελτιώνει καθημερινά τη διάθεση.


Η Τεχνολογία, αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο του New World of Work, προκειμένου να μπορέσουν οι δραστηριότητες που προαναφέρθηκαν να πραγματοποιηθούν μακριά από το γραφείο. Συσκευές σταθερών τηλεφώνων δεν θα δει κανείς επάνω στα γραφεία, αφού αυτά, με την τεχνολογία του Enterprise Voice «χτυπάνε» απ΄ευθείας στον υπολογιστή.

Μέσω του Lync, μπορεί κάποιος ανά πάσα στιγμή να ενημερωθεί για τη διαθεσιμότητα του συναδέλφου του και να επικοινωνήσει μαζί του, σε πραγματικό χρόνο, με ένα μόνο «κλικ». Μέσω της τεχνολογίας αυτής, μπορεί, επίσης, να κάνει video κλήση μαζί του, να ανταλλάξει μηνύματα (instant messaging), να κάνει share την οθόνη του, να μοιραστεί μια παρουσίαση κ.λπ.

Αυτό συντελεί στην εξοικονόμηση χρόνου και στην αύξηση της παραγωγικότητας. Φυσικά η ύπαρξη του Wi-Fi είναι προαπαιτούμενο στοιχείο για την εφαρμογή του ευέλικτου τρόπου εργασίας.

HR PROFESSIONAL: Ποια είναι τα αποτελέσματα που αναμένονται από αυτό το εγχείρημα;

Ματίνα Χατζηπαύλου: Τα αποτελέσματα εστιάζονται στους εξής τομείς:
1. Την αύξηση της ικανοποίησης των εργαζομένων σχετικά με το εργασιακό τους περιβάλλον και την ισορροπία μεταξύ προσωπικής και εργασιακής ζωής, μέσω της ευελιξίας που τους παρέχεται.

Η ετήσια έρευνα ικανοποίησης των εργαζομένων που πραγματοποιήθηκε πρόσφατα, είχε βελτιωμένα αποτελέσματα σε σχέση με την προηγούμενη χρονιά, παρά την αύξηση του όγκου εργασίας και της πίεσης που εντείνεται λόγω των δεδομένων της αγοράς και του ανταγωνισμού και παρά την ανασφάλεια και την αβεβαιότητα που η σύγχρονη πραγματικότητα προκαλεί.

Η αύξηση της ικανοποίησης των ανθρώπων συσχετίζεται με την αύξηση της παραγωγικότητας και κατ’ επέκταση με τη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας της επιχείρησης.

2. Τη μείωση του κόστους. Καταφέραμε να μειώσουμε το κόστος στον τομέα του real estate, περιορίζοντας τα  τετραγωνικά μέτρα κατά  30%, με τη μεταφορά του Κέντρου Καινοτομίας στα γραφεία της εταιρείας μας. Η κατανάλωση ενέργειας έχει ήδη μειωθεί κατά 20% με την προσθήκη αισθητήρων για την ανίχνευση της κίνησης αλλά και την εγκατάσταση φωτισμού LED. Η αυτονομία θέρμανσης ή ψύξης σε κάθε χώρο, οδήγησε στην περαιτέρω εξοικονόμηση ενέργειας.

Στόχος μας, επίσης, είναι η μείωση του αποτυπώματος διοξειδίου του άνθρακα (carbon footprint) κάθε εργαζόμενου κατά 25% μέσα στα επόμενα τρία χρόνια, την οποία αναμένουμε από τη μείωση των ταξιδιών στο εξωτερικό και τον περιορισμό των μετακινήσεων στο εσωτερικό.

3. Τη μετατροπή του κτηρίου μας από ένα χώρο μόνο για εργαζόμενους σε χώρο συνάντησης (meeting point) με πελάτες, συνεργάτες, κ.λπ., το οποίο ενισχύει την εξωστρέφεια της εταιρείας.

HR PROFESSIONAL: Ποια θεωρείτε ότι ήταν η συνταγή της επιτυχίας;

Ματίνα Χατζηπαύλου: Σίγουρα η πρωτοβουλία από τη διοίκηση και το «lead by example», καθώς και η αποδοχή από όλη τη Διοικητική ομάδα έκανε πιο εύκολη την υιοθέτηση και εφαρμογή του μοντέλου αυτού. Όταν ο ίδιος ο Γενικός Διευθυντής είναι ο πρώτος που εγκαταλείπει το προσωπικό του γραφείο, καταλαβαίνετε ότι γρήγορα θα ακολουθήσουν και οι υπόλοιποι Διευθυντές που έχουν κλειστά γραφεία.

Η συμμετοχή του συνόλου του προσωπικού στη φάση σχεδιασμού δημιούργησε το αίσθημα της ομαδικής δράσης για τη δημιουργία νέων δεδομένων εργασίας και επιτάχυνε το χρόνο υιοθέτησης του μοντέλου. Για παράδειγμα, το προσωπικό μας ενεπλάκη στην επιλογή κάποιων επίπλων γραφείων, ψηφίζοντας για τον τύπο της αρεσκείας του, και πήρε μέρος σε workshop που είχε σαν αποτέλεσμα την αποτύπωση και καταγραφή περισσότερων από 100 ιδεών ως προς τον τρόπο χρήσης του νέου κτηρίου.

Επίσης, κατά τη διάρκεια της ανακαίνισης του κτηρίου, οι εργαζόμενοί μας λάμβαναν σε τακτά διαστήματα newsletters σχετικά με τις εξελίξεις, το χρονοδιάγραμμα και τα επόμενα βήματα. Τέλος, ως προς τη διαμόρφωση του κτηρίου, η κατανόηση των αναγκών του οργανισμού και των δραστηριοτήτων που λαμβάνουν χώρα καθημερινά, έπαιξαν καθοριστικό ρόλο και τροφοδότησαν τον αποτελεσματικό και εργονομικό σχεδιασμό του.

HR PROFESSIONAL: Ποιες ήταν οι δυσκολίες που συναντήσατε κατά την υλοποίηση του νέου τρόπου εργασίας;

Ματίνα Χατζηπαύλου: Η πιο σημαντική δυσκολία θα έλεγα ότι προέκυψε κατά την περίοδο ανακατασκευής του κτηρίου, όπου έπρεπε το σύνολο του προσωπικού να συγκεντρωθεί σε έναν όροφο. Ενώ ενισχύθηκε η συνεργασία την περίοδο αυτή όπως αναμενόταν, η δυσκολία συγκέντρωσης λόγω του θορύβου αποτέλεσε κάποιες φορές πρόβλημα, το οποίο όμως αντιμετωπίστηκε σε μεγάλο βαθμό με την εργασία από το σπίτι. Την περίοδο λοιπόν, αυτή, οι εργαζόμενοί μας ενθαρρύνονταν ακόμα περισσότερο να εργάζονται από το σπίτι.

Επίσης, δεν θα έλεγα ότι ήταν εύκολος ο αποχωρισμός των προσωπικών αντικειμένων και συρταριών, τα οποία αντικαταστάθηκαν με lockers. Όλοι είχαμε συνηθίσει να έχουμε πάνω στα γραφεία μας φωτογραφίες, ενθύμια κ.λπ. αλλά όλα αυτά έπρεπε να τα εγκαταλείψουμε αφού μετά τη χρήση τους, τα γραφεία είναι καλό να παραμείνουν άδεια για να χρησιμοποιηθούν από κάποιον άλλο συνάδελφο την επόμενη μέρα.

Αντίθετα με αυτό που θα περίμενε κανείς, οι Διευθυντές, οι οποίοι μέχρι πρότινος είχαν τα δικά τους κλειστά γραφεία, τα αποχωρίστηκαν σχετικά εύκολα και προσαρμόστηκαν σε σύντομο χρονικό διάστημα στο νέο τρόπο εργασίας, ακολουθώντας το παράδειγμα του Γενικού Διευθυντή.

HR PROFESSIONAL: Θα μπορούσαν και άλλοι οργανισμοί να ακολουθήσουν αυτό το μοντέλο εργασίας;

Ματίνα Χατζηπαύλου: Το νέο αυτό εργασιακό μοντέλο θεωρώ ότι θα υιοθετηθεί και από άλλες εταιρείες στο μέλλον – και κάποιες μπορεί ήδη να εφαρμόζουν κομμάτια από αυτό – αφού η μείωση του κόστους και η αύξηση της παραγωγικότητας είναι επιτακτική ανάγκη των καιρών μας. Σίγουρα δεν υπάρχει μια κοινή για όλους συνταγή για την εφαρμογή του μοντέλου. Κάθε εταιρεία, ανάλογα με το μέγεθος και τη δραστηριότητά της, μπορεί να επιλέξει και να υιοθετήσει τα στοιχεία που ταιριάζουν στην κουλτούρα, τη δυναμική και τις δυνατότητές της.