Την λύση EHS (Environment, Health & Safety) της SAP επέλεξε η Motor Oil προκειμένου να υλοποιήσει τη μετάβαση από το παλιό, χειρόγραφο και χρονοβόρο σύστημα των αναφορών σε Excel για κάθε συμβάν στο διυλιστήριό της σε ένα νέο και σύγχρονο σύστημα παρακολούθησης και καταγραφής σε πραγματικό χρόνο, το οποίο θα μπορεί να χρησιμοποιεί κάθε εργαζόμενος και θα ενσωματώνεται απολύτως στο SAP ERP της εταιρείας. Σύμφωνα με τον επικεφαλής του τομέα Βιομηχανικών Εφαρμογών της ελληνικής πετρελαϊκής, Δημήτρη Μιχαλόπουλο, η ως τώρα πρακτική για τα συμβάντα στο διυλιστήριο – που παράγει 185.000 βαρέλια αργό πετρέλαιο την ημέρα, εξάγει σε 45 χώρες και απασχολεί 2.500 εργαζομένους – ήταν αυτά να καταγράφονται από τους μηχανικούς offline σε Excel, με σχετικά αδόμητο τρόπο, τα οποία στη συνέχεια αποστέλλονταν με e-mail στο αρμόδιο τμήμα Health & Safety.

Όμως, με αυτό τον τρόπο η εξαγωγή συμπερασμάτων για τα συμβάντα, η κατάταξή τους βάσει προδιαγραφών και η λήψη διορθωτικών ή προληπτικών μέτρων, ώστε αυτά να μην επαναληφθούν αλλά – αντίθετα – να εδραιωθεί ένα ασφαλές περιβάλλον για τους εργαζομένους, «αποτελούσε μεγάλη και συνεχή πρόκληση, καθώς επρόκειτο για μια χρονοβόρα, κοπιαστική και επιρρεπή σε ανθρώπινα λάθη διαδικασία». Όπως υπογραμμίζει το στέλεχος της Motor Oil, οι δύο βασικοί στόχοι ήταν αφενός η αυξημένη συμμετοχή και ευαισθητοποίηση των εργαζομένων (για την οποία, μάλιστα, έχουν προβλεφθεί ειδικά κίνητρα), όσον αφορά στις διαδικασίες Health & Safety, αφετέρου η τυποποίησή τους, ώστε να μπορούν όλοι να καταγράψουν ένα συμβάν, απλά και γρήγορα.

Μείωση του απαιτούμενου χρόνου καταγραφής των συμβάντων κατά 25-30%
Η εταιρεία δοκίμασε και αξιολόγησε την σουίτα SAP EHS, διαπιστώνοντας ότι η ενσωματωμένη εφαρμογή Διαχείρισης Συμβάντων κάλυπτε τις απαιτήσεις του τμήματος Health & Safety. Έτσι, οι 1.500 εργαζόμενοι στο διυλιστήριο αλλά και οι περίπου 50 επικεφαλής τμημάτων έχουν πλέον στο σύνολό τους τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν το σύστημα και να συμπληρώνουν απλά και γρήγορα τις διαδραστικές αυτοματοποιημένες φόρμες του σε κινητές συσκευές.

Η ανάπτυξη του νέου συστήματος έγινε τον Ιούλιο του 2021 με τη βοήθεια της Real Consulting IT Business Solutions AE. Ο Δ. Μιχαλόπουλος επισημαίνει ιδιαίτερα την κατά 25-30% μείωση του απαιτούμενου χρόνου καταγραφής των συμβάντων, την άμεση διαθεσιμότητα του πλήρως ενημερωμένου αρχείου ώστε να διευκολύνεται και να ελαχιστοποιείται ο χρόνος λήψης αποφάσεων, την απλοποίηση – χάρη στην πληθώρα των δεδομένων – της διερεύνησης αλλά και πρόληψης των συμβάντων. Παράλληλα, επιτυγχάνεται εξοικονόμηση κόστους, που προκύπτει από τις συνέργειες με τα συστήματα HR – για άμεση πρόσβαση στα στοιχεία των εργαζομένων – και Plant Management της SAP, για εύκολη πρόσβαση σε εξοπλισμό και λειτουργίες.