Ελάχιστα είναι τα στελέχη Ανθρώπινου Δυναμικού που αναφέρουν τη διαχείριση της μισθοδοσίας ως ένα από τα αγαπημένα τους καθήκοντα. Η πολυπλοκότητα αυτής της λειτουργίας, όπως και οικονομικοί και άλλοι λόγοι, έχουν οδηγήσει πολλές εταιρείες στην ανάθεσή της σε εξωτερικό συνεργάτη.

Οι νόμιμες καταβολές μισθών και αμοιβών στους εργαζόμενους με ακρίβεια και συνέπεια, αποτελούν απαραίτητη προϋπόθεση για μία εταιρεία προκειμένου να λειτουργεί κανονικά και να επιτυγχάνει τους φιλόδοξους στόχους της. Η διαδικασία, ωστόσο, που απαιτείται για να πραγματοποιούνται αυτά με ομαλότητα και σταθερότητα δεν είναι τόσο απλή. Μία πιο προσεκτική ματιά στη μισθοδοσία αποκαλύπτει πόσο σύνθετη λειτουργία είναι.

Οι εργαζόμενοι και τα στελέχη μίας εταιρείας συνήθως γνωρίζουν λίγα πράγματα για τη μισθοδοσία και σπάνια αισθάνονται την ανάγκη να μάθουν περισσότερα από τη στιγμή που όλοι πληρώνονται έγκαιρα και με ακρίβεια. Η λειτουργία της μισθοδοσίας εντούτοις αποτελείται από μία σειρά επαναλαμβανόμενων και τυποποιημένων εργασιών που έχουν ως στόχο την απόδοση των αμοιβών σε τακτική βάση σύμφωνα με ένα καθορισμένο νομοθετικό πλαίσιο.

Η παραδοξότητα της μισθοδοσίας
Είναι γενικά αποδεκτό ότι η λειτουργία της μισθοδοσίας είναι μία περίπλοκη διαδικασία που απαιτεί τη διαχείριση ενός τεράστιου όγκου πληροφοριών. Οι ειδικοί της μισθοδοσίας το επιβεβαιώνουν: η ποσότητα των δεδομένων που πρέπει να συλλεχθούν και να υποβληθούν σε επεξεργασία προκειμένου οι εργαζόμενοι να λαμβάνουν τις νόμιμες και συμφωνημένες αμοιβές τους είναι εντυπωσιακά μεγάλη.

Η μισθοδοσία βρίσκεται στο επίκεντρο της σχέσης μεταξύ των εταιρειών και των εργαζομένων καθώς αποτελεί το κυριότερο-αν όχι το μόνο- απτό μέρος της ανταμοιβής της εταιρείας για τις δεξιότητες που διαθέτουν και για ότι προσφέρουν σ’ αυτήν. Η ορθή διαχείριση της μισθοδοσίας επομένως έχει, συν τοις άλλοις και συμβολική σημασία και θεωρείται απαραίτητη για τη διατήρηση των κοινωνικών δεσμών που αναπτύσσονται εντός της εταιρείας και την εσωτερική σταθερότητα.

Από την πλευρά της επιχείρησης πρόκειται για κάτι παραπάνω από μία απλή νομική υποχρέωση και για τους εργαζόμενους αποτελεί αιτία δέσμευσης. Η μισθοδοσία είναι μία διαδικασία που διαθέτει αρκετά κοινά χαρακτηριστικά με τις διάφορες διοικητικές εργασίες και μοιάζει συχνά σαν μία αρμοδιότητα που μπορούν να «τρέξουν» τα διοικητικά στελέχη. Έτσι, σε πολλές επιχειρήσεις, με την ευθύνη αυτής της λειτουργίας επιφορτίζονται στελέχη του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού.

Ωστόσο, είναι σαφές ότι πρόκειται για εργασίες που απαιτούν συγκεκριμένες δεξιότητες και εμπειρία καθώς και εις βάθος κατανόηση των ειδικών κανόνων που ισχύουν για τη διαχείριση διαφόρων συνισταμένων. Σε αυτό το σημείο είναι που έγκειται και η παραδοξότητα της μισθοδοσίας καθώς την ώρα που αναμένεται από τα στελέχη του τμήματος HR να διαχειρίζονται αυτό το θέμα, παράλληλα καλούνται να επικεντρωθούν σε θέματα πραγματικά στρατηγικής σημασίας που έχουν να κάνουν με το ανθρώπινο δυναμικό.


Ο παράγοντας κόστος
Η αξιολόγηση του κόστους κάθε λειτουργίας θεωρείται απαραίτητη τόσο για τον προσδιορισμό της αποτελεσματικότητας και του ROI όσο και για την ορθή λειτουργία του οργανισμού στο σύνολό του. Έτσι και η αξιολόγηση του κόστους της μισθοδοσίας είναι απαραίτητη αλλά καθόλου εύκολη καθώς πολλοί είναι οι παράγοντες που μπορούν να το επηρεάσουν όπως για παράδειγμα το μέγεθος της εταιρείας.

Σύμφωνα με έρευνες, το κόστος της μισθοδοσίας τείνει να είναι υψηλότερο στις μικρές και μεσαίες εταιρείες (με λιγότερους από 500 εργαζόμενους). Το κλειδί για σωστή αξιολόγηση του κόστους της μισθοδοσίας είναι ο καθορισμός των στοιχείων που πρέπει να ληφθούν υπόψη, ο προσδιορισμός τυχόν κρυφών χρεώσεων και η ακριβής καταγραφή όλων των συνιστωσών που συμβάλλουν στη μισθοδοσία. Η διαδικασία συλλογής και εισαγωγής δεδομένων, για παράδειγμα, αν και θεωρείται χαμηλού κόστους εργασία, αποτελεί συνήθως πάνω από το 30% του συνολικού κόστους της μισθοδοσίας.

Αν και ο υπολογισμός του κόστους συνήθως περιορίζεται στις άμεσες και ορατές δαπάνες, είναι σημαντικό να μην αγνοούνται και οι μη οργανωμένες δραστηριότητες και διαδικασίες οι οποίες αποτελούν το έμμεσο κόστος ή αλλιώς ένα μεγάλο μέρος των λεγόμενων «κρυφών» χρεώσεων. Στις κρυφές δαπάνες πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί και το κόστος για την απόκτηση λογισμικού, hardware, τη συντήρηση και αναβάθμισή του, ο χρόνος που αφιερώνουν τα στελέχη του HR για αυτές τις δραστηριότητες κτλ.

Τέλος, υπολογίσιμο πρέπει να θεωρηθεί και το κόστος του κινδύνου που αφορά σε περιπτώσεις όπως π.χ. καθυστέρησης ή διακοπής της διαδικασίας της μισθοδοσίας που μπορεί να οδηγήσει σε πρόσθετες δαπάνες όπως πρόστιμα, φόροι κ.ά.

Μία τέτοια ουσιαστική ανάλυση το πιθανότερο είναι να αποκαλύψει ότι το κόστος της μισθοδοσίας είναι υψηλότερο από το αναμενόμενο / προβλεπόμενο.
Για αυτούς και άλλους λόγους, η μισθοδοσία αποτελεί την πιο συνηθισμένη λειτουργία που οι εταιρείες αποφασίζουν να αναθέσουν σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Άλλωστε, όσο οι οργανώσεις, τα επιχειρηματικά μοντέλα και η αποστολή του HR εξελίσσονται, τόσο περισσότερο αναπτύσσονται νέα κίνητρα που οδηγούν στην απόφαση για payroll outsourcing. Οι ανάγκες διαχείρισης αλλάζουν όσο αλλάζει και μία εταιρεία, όσον αφορά το μέγεθος, την οργάνωσή της, τους νέους κανόνες μισθοδοσίας που αναπτύσσει κτλ. Με την πάροδο του χρόνου αλλά και με τις αλλαγές που υφίσταται η οικονομία και τις συνέπειες που αυτές επιφέρουν, η πολυπλοκότητα της μισθοδοσίας αυξάνεται.

Έτσι, όλο και περισσότερες εταιρείες θεωρούν τη μισθοδοσία ως μία από τις βασικές λειτουργίες που θα μπορούσαν να αναθέσουν σε έναν εξωτερικό συνεργάτη, επιτρέποντάς της να είναι περισσότερο ευέλικτη και πιο εύκολα προσαρμόσιμη. «Είναι γεγονός ότι σε περιόδους οικονομικής κρίσης το πρώτο μέλημα κάθε εταιρείας είναι να ελέγξει / περιορίσει τα κόστη και τις δαπάνες της, ενώ παράλληλα τείνει να επικεντρώνεται στις κύριες δραστηριότητές της (core competence), κρίνοντας λιγότερο σημαντικές τις “δευτερεύουσας” σημασίας λειτουργίες της. Σε γενικές γραμμές, οι εταιρείες που λειτουργούν με γνώμονα τα παραπάνω δεν επηρεάζονται ουσιαστικά από την οικονομική κρίση και επιμένουν να εξωτερικεύουν τέτοιου είδους λειτουργίες. Αντίθετα, εταιρείες που κατά κύριο λόγο “εσωτερικεύουν” το σύνολο των λειτουργικών τους διαδικασιών, τείνουν να επανεξετάζουν το ζήτημα στο πλαίσιο κάποιας αναδιοργάνωσης για τον περιορισμό των εξόδων τους», υποστηρίζει ο Βασίλης Ριζόπουλος, Outsourcing & Payroll Manager της Randstad Hellas SA.

Όσον αφορά τις δυσκολίες που αναφέρουν συνήθως οι επιχειρήσεις ως εμπόδια για την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη, η Άννα Γιάκα, Διευθύντρια, Λογιστές στην KPMG αναφέρει: «Η αξιοπιστία του προγράμματος μισθοδοσίας, ο χρόνος ανταπόκρισης σε περιπτώσεις κυρίως έκτακτων θεμάτων ή επειγουσών αναφορών, το κόστος της ανάθεσης, η ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων, η ασφάλεια της ανταλλαγής των στοιχείων μισθοδοσίας και άλλων πληροφοριών μέσω διαδικτύου, είναι από τις βασικές παραμέτρους που εξετάζονται εξονυχιστικά πριν την ανάθεση».


Γιατί Outsourcing;
Οι πιο σημαντικοί λόγοι για να αναθέσει μία εταιρεία τη μισθοδοσία της σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι:

1. Κόστος: Οι μεγάλες επιχειρήσεις δεν είναι σπάνιο να διαθέτουν ειδικό τμήμα για τη μισθοδοσία, μία τέτοια απόφαση, όμως, από μικρές εταιρείες μπορεί να αποδειχθεί αρκετά ζημιογόνα. Προκειμένου μία εταιρεία να διαπιστώσει αν την συμφέρει οικονομικά να αναθέσει τη λειτουργία της μισθοδοσίας σε έναν πάροχο χρειάζεται να υπολογίσει το χρόνο που αφιερώνουν οι εργαζόμενοι για να ασχοληθούν με τις δραστηριότητες που σχετίζονται με τη μισθοδοσία και τα χρήματα που δαπανώνται για αυτό το σκοπό, και να τα συγκρίνει με το κόστος των υπηρεσιών ενός εξωτερικού συνεργάτη.

2. Παραγωγικότητα: Η διαχείριση του payroll είναι μία χρονοβόρα δραστηριότητα. Όταν αυτό το βάρος μετατοπιστεί από τους εργαζόμενους της εταιρείας σε έναν εξωτερικό συνεργάτη, η εστίασή τους σε πιο παραγωγικές δραστηριότητες μπορεί να επιτευχθεί ευκολότερα.

3. Ακρίβεια: Τα λάθη στη μισθοδοσία μπορεί να αποδειχθούν «επώδυνα», προκαλώντας την οργή των εργαζομένων και δημιουργώντας αναστάτωση και προβλήματα στη λειτουργία ενός οργανισμού. Ένας αξιόπιστος πάροχος υπηρεσιών μισθοδοσίας είναι σχεδόν απίθανο να υποπέσει σε σοβαρό σφάλμα. Επιπλέον, σε περίπτωση κάποιου σοβαρού οικονομικού λάθους, η εταιρεία-πελάτης μπορεί να ζητήσει αποζημίωση από τον πάροχο, κάτι που δεν μπορεί να κάνει με τους εργαζόμενούς της.

4. Αξιοπιστία: Με την ανάθεση της μισθοδοσίας, η ταχύτητα και ποιότητα των διαδικασιών δεν εξαρτώνται από τις διακοπές ή την ασθένεια των εργαζομένων. Η εταιρεία δεν χρειάζεται να αφιερώνει χρόνο για την εκπαίδευση νέων εργαζομένων στην κατανόηση του συστήματος μισθοδοσίας που ακολουθούν ενώ, επίσης, δεν υπάρχει ο κίνδυνος σε περίπτωση που ο υπεύθυνος δεχθεί μία πρόταση εργασίας από μία άλλη εταιρεία, να πάρει μαζί του φεύγοντας και την τεχνογνωσία που έχει αποκτήσει.

5. Ταχύτητα: Οι πάροχοι που προσφέρουν υπηρεσίες μισθοδοσίας έχουν στη διάθεσή τους ένα πλήθος τεχνικών με τις οποίες μπορούν να επεξεργαστούν και τις πιο πολύπλοκες απαιτήσεις μισθοδοσίας πολύ γρήγορα. Επιπλέον, μπορούν να αντιμετωπίσουν και να διαχειριστούν τις περιπτώσεις μαζικής άφιξης εποχιακών εργαζομένων χωρίς να χρειάζεται να υιοθετήσουν νέα συστήματα που θα παραμείνουν αδρανή για το υπόλοιπο του έτους.

6. Προοπτική: Ένας καλός πάροχος υπηρεσιών μισθοδοσίας γνωρίζει πολύ καλά τι ακριβώς ισχύει από την πλευρά της νομοθεσίας. Και οι υπεύθυνοι μισθοδοσίας των εταιρειών θα μπορούσαν να τα γνωρίζουν εξίσου καλά αλλά θα χρειαζόταν μία εξαιρετικά μεγάλη επένδυση σε εκπαίδευση, χρόνο και προσπάθεια.

7. Ευθύνη-υπευθυνότητα: Αν οι πληρωμές καθυστερήσουν ή η γραφειοκρατία δημιουργήσει λάθη ή παραλείψεις, είναι στην ευθύνη του παρόχου να τα διευθετήσει. Στην περίπτωση που ο πάροχος δεν μπορεί να λύσει τα διάφορα θέματα με τον τρόπο που η επιχείρηση επιθυμεί, υπάρχει η δυνατότητα αλλαγής συνεργάτη, κάτι που δεν μπορεί εύκολα να γίνει με το υπάρχον προσωπικό της εταιρείας.

8. Ευελιξία: Οι επαναλαμβανόμενες διαδικασίες της μισθοδοσίας μπορούν να λειτουργήσουν εις βάρος της επιχείρησης. Όταν το προσωπικό απαλλάσσεται από αυτές τις ευθύνες μπορεί να επικεντρωθεί σε άλλες πιο σημαντικές και δημιουργικές δραστηριότητες.

9. Ασφάλεια: Όταν η μισθοδοσία γίνεται εσωτερικά, απαιτείται χρόνος και ενέργεια για να παρακολουθείται από όσο πιο κοντά γίνεται η όλη διαδικασία και να εξετάζονται πιθανά λάθη ή να προλαμβάνονται ύποπτες κινήσεις. Οι πάροχοι του payroll διαθέτουν την απαραίτητη τεχνολογία για να εντοπίζουν ανάλογες περιπτώσεις και ενημερώνουν τον πελάτη τους για πιθανές υποκλοπές ή πράξεις εκμετάλλευσης.

10. Ανησυχία: Όλα τα παραπάνω συγκλίνουν στο συμπέρασμα ότι το payroll outsourcing μπορεί να μειώσει τα επίπεδα ανησυχίας των στελεχών της εταιρείας. Απαλλαγμένα από άγχη και προβλήματα που σχετίζονται με τη μισθοδοσία, τα στελέχη απολαμβάνουν την ελευθερία χώρου και χρόνου που προσφέρει το Payroll Outsourcing για να ασχοληθούν με άλλα θέματα του οργανισμού.

Όπως μας δήλωσε η Α. Γιάκα, με την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη «αξιοποιούνται οι άνθρωποι σε λειτουργίες πιο παραγωγικές που αυξάνουν την αξία της εταιρείας χωρίς να αναλώνονται ανθρώπινοι πόροι για βοηθητικές λειτουργίες. Ακόμη, απελευθερώνεται η εταιρεία από την παρακολούθηση της συνεχώς μεταβαλλόμενης εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας και μειώνεται σημαντικό ο κίνδυνος της μη συμμόρφωσης της εταιρείας με τις εργατικές και ασφαλιστικές διατάξεις».

Ο Θάνος Σοφιός, Deputy Director Retail Banking της Marfin Egnatia Bank, σχετικά με τα οφέλη που απολαμβάνει κάθε εταιρεία που κάνει payroll outsourcing, αναφέρει τον υπολογισμό της μισθοδοσίας σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία, τις ισχύουσες συμβάσεις και την έγκαιρη πληρωμή των εργαζομένων, την αξιοποίηση μεγάλου αριθμού εξειδικευμένων στελεχών, την υποστήριξη σε θέματα εργατικής νομοθεσίας και την παρακολούθηση των συλλογικών συμβάσεων εργασίας, την ελαχιστοποίηση του κινδύνου μη έγκαιρης ολοκλήρωσης της διαδικασίας της μισθοδοσίας λόγω απρόβλεπτων καταστάσεων, την άμεση ανταπόκριση σε απαιτήσεις που μπορεί μελλοντικά να προκύψουν χωρίς να χρειαστεί να επενδύσει σε νέο προϊόν και υπηρεσίες, την πρόσβαση στα στοιχεία της βάσης δεδομένων της, την αυτόματη κατάθεση της μισθοδοσίας των εργαζομένων σε προνομιακούς λογαριασμούς και την αποτελεσματική διαχείριση κόστους επιτυγχάνοντας αύξηση της κερδοφορίας.


Payroll outsourcing: καινοτομία ή μακρόχρονη τάση;
Η ιστορία του payroll outsourcing δεν είναι πρόσφατη. Από τις αρχές του 1949 στο Νιου Τζέρσεϊ είχαν αρχίσει να κάνουν την εμφάνισή τους συστήματα αυτόματης μισθοδοσίας, βοηθώντας τις τοπικές επιχειρήσεις στην επεξεργασία αυτής της λειτουργίας. Σε ορισμένες ευρωπαϊκές χώρες, το payroll outsourcing υποστηρίζεται από τις τοπικές αρχές. Για παράδειγμα, στο Βέλγιο, ενώσεις εργοδοτών δημιούργησαν το 1945 το «Secrétariats Sociaux» που είχε ως αποστολή την υποστήριξη μικρών επιχειρήσεων στην τήρηση των νομικών τους υποχρεώσεων, ανάμεσα στις οποίες είναι και η μισθοδοσία.

Οι εταιρείες ανακάλυπταν σταδιακά πολλούς και διάφορους λόγους για να αναθέσουν τη μισθοδοσία σε εξωτερικούς συνεργάτες, οι περισσότεροι από τους οποίους εξακολουθούν να ισχύουν μέχρι σήμερα.

Το πιο βασικό ήταν και εξακολουθεί να είναι η μείωση του κινδύνου. Η on-time και ακριβής παράδοση των αμοιβών έχει αποδειχθεί βασικός παράγοντας για την επιχειρηματική συνέχεια.

Οι επιχειρήσεις επίσης υπολόγισαν ότι η εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας θα τους απελευθέρωνε από την υποχρέωση να ενημερώνονται συνεχώς για τις αλλαγές που επέρχονται από τις μεταβολές στη νομοθεσία. Ο πάροχος των υπηρεσιών είναι ο υπεύθυνος για τη νομική συμμόρφωση.

Ένας ακόμα λόγος για την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη, που ωστόσο σπανίως αναφέρεται ως βασικός, είναι το θέμα της εμπιστευτικότητας. Τόσο για τις μικρές επιχειρήσεις όσο και για τις μεγαλύτερες, η προστασία των ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων (όπως είναι μισθοί) αποτελεί βασική φροντίδα. Ο καλύτερος τρόπος για την προστασία αυτών των πληροφοριών φαίνεται να είναι η ανάθεση σε ένα εξωτερικό ασφαλές περιβάλλον.

Σχετικά με τα οφέλη του payroll outsourcing, ο Κωνσταντίνος Μυλωνάς, Sales & Operations Director της Adecco Greece αναφέρει: «Μια επιχείρηση που επιλέγει να αναθέσει σε εξειδικευμένη εταιρεία τη μισθοδοσία εργαζομένων της επωφελείται από τη μείωση του λειτουργικού κόστους έκδοσης της μισθοδοσίας, τη χρήση ενός λογισμικού μισθοδοσίας χωρίς το κόστος αγοράς, συντήρησης και παραμετροποίησής του, την ενιαία διαχείριση αλλά και τις εξειδικευμένες συμβουλές σε θέματα εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας που άπτονται της μισθοδοσίας, ενώ επιτυγχάνει και τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας των μισθών μεταξύ των εργαζομένων της επιχείρησης. Επίσης, σημαντικό όφελος αποτελεί και η εξοικονόμηση χρόνου των στελεχών του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης, τα οποία μπορούν να ασχοληθούν με ζητήματα στρατηγικά για την ανάπτυξη και μεγιστοποίηση της απόδοσης του προσωπικού τους».

Το payroll outsourcing στην Ευρώπη
Οι επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην Ευρώπη, έρχονται αντιμέτωπες με την περιπλοκότητα που χαρακτηρίζει τους ισχύοντες κανόνες εργασίας. Η νομοθεσία και οι αποφάσεις που αφορούν στο χρόνο εργασίας, τις συμβάσεις ορισμένου χρόνου, τις συλλογικές διαπραγματεύσεις, τις ημέρες διακοπών κτλ διαφέρουν από χώρα σε χώρα και υπάρχει ακόμα πολύ δρόμος που πρέπει να διανύσουμε μέχρι να επιτευχθεί εναρμόνιση σε ευρωπαϊκό επίπεδο. Οι εταιρείες εξακολουθούν να βρίσκονται αντιμέτωπες με αρκετά διαφορετικούς κανόνες εργασίας και μισθοδοσίας η κάθε μία.

Ένα ευρύ φάσμα παραγόντων, προσθέτουν πολυπλοκότητα στη διαχείριση της μισθοδοσίας σε όλη την Ευρώπη. Η συχνότητα, το επίπεδο εργασίας, οι κρατήσεις, οι διάφορες φορολογικές υποχρεώσεις, οι κοινωνικές παροχές και εισφορές κτλ αποτελούν μερικούς από τους βασικούς παράγοντες που περιπλέκουν τη διαχείριση της μισθοδοσίας. Επιπλέον, η συχνότητα με την οποία αλλάζει η σχετική νομοθεσία σε ορισμένες χώρες -όπως η Ελλάδα- αυξάνει κι άλλο την πολυπλοκότητα. Τέλος, οι ισχύοντες κανονισμοί που μπορούν να οριστούν σε εθνικό επίπεδο, επίπεδο περιφέρειας, αντικειμένου δραστηριοποίησης (μέσω συλλογικών συμβάσεων εργασίας) παρέχουν ένα ευρύ πεδίο για διαφορετικές ερμηνείες και παραλλαγές.

Όπως αναφέρεται σε μελέτη της εταιρείας ADP με θέμα «Payroll Outsourcing in Europe», στην Ευρώπη το ποσοστό ανάθεσης της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη κυμαίνεται από 1% (στην Ελβετία) έως πάνω από 80% (στο Βέλγιο και τη Δανία). Η βόρεια Ευρώπη είναι πιο «ανοιχτή» στο payroll outsourcing ενώ οι χώρες στα νότια και ανατολικά της γηραιάς ηπείρου εμφανίζουν χαμηλότερα ποσοστά υιοθέτησης. Οι διαφορές αυτές, σύμφωνα με τη μελέτη, έχουν να κάνουν με την κουλτούρα των χωρών. Ιστορικά, οι οργανισμοί της Β. Αμερικής έχουν περισσότερες πιθανότητες να αναθέσουν σε τρίτους σε σχέση με τις ευρωπαϊκές εταιρείες οι οποίες έχουν την τάση να είναι πιο παραδοσιακές και να διατηρούν τις λειτουργίες τους σε εσωτερικό επίπεδο.

Το Ηνωμένο Βασίλειο και οι βόρειες χώρες ήταν από τις πρώτες που υιοθέτησαν το Payroll outsourcing στην Ευρώπη και έπειτα το «κύμα» της εξωτερικής ανάθεσης άρχισε να εξαπλώνεται με κατεύθυνση προς τα νοτιοανατολικά. Σήμερα, όπως χαρακτηριστικά αναφέρεται στην έκθεση, η μισθοδοσία του 20% περίπου των ευρωπαίων εργαζομένων έχει ανατεθεί σε εξωτερικό πάροχο.


Ποιες εταιρείες εμπιστεύονται το payroll outsourcing
Ο κλάδος δραστηριοποίησης της εταιρείας και το επιχειρηματικό μοντέλο που ακολουθεί επηρεάζουν την πρόθεση των εταιρειών να υιοθετήσουν το outsourcing. Οι κατασκευαστικές εταιρείες έχουν την τάση να διατηρούν ορισμένες από τις λειτουργίες τους εντός της επιχείρησης ενώ οι εταιρείες παροχής υπηρεσιών είναι περισσότερο εξοικειωμένες με την ιδέα της εμπιστοσύνης προς έναν εξωτερικό πάροχο για κρίσιμες λειτουργίες.

Ο Θ. Σοφιός, υποστηρίζει: «αυτό που δείχνει η εμπειρία είναι ότι όλοι οι τύποι εταιρειών ανεξαρτήτως κλάδου ή μεγέθους εμπιστεύονται το outsourcing. Τα έμπειρα στελέχη των εταιρειών που ειδικεύονται στην παροχή υπηρεσιών Outsourcing έχουν υψηλή τεχνογνωσία σε πολλούς κλάδους όπως μεγάλες βιομηχανίες, εταιρείες με παραγωγή, εταιρείες παροχής υπηρεσιών, τεχνικές εταιρείες, ξενοδοχεία, φαρμακευτικές εταιρείες ακόμα και αεροπορικές εταιρείες».

Κάθε επιχείρηση αντιμετωπίζει το Payroll outsourcing διαφορετικά. Οι μικρές επιχειρήσεις που απασχολούν λιγότερους από 50 εργαζόμενους γενικά επιλέγουν τη λύση του outsourcing αναθέτοντας διάφορες λειτουργίες-συμπεριλαμβανομένης και της μισθοδοσίας- σε εξωτερικό συνεργάτη. Οι μικρές επιχειρήσεις, χωρίς πολλές φορές να το συνειδητοποιούν, επωφελούνται από την εμπειρία και την εξειδίκευση των μεγάλων φορέων παροχής υπηρεσιών μισθοδοσίας.

Οι μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις συνήθως προσλαμβάνουν στελέχη του HR που ειδικεύονται στο Payroll. Παραδοσιακά, οι μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις είχαν την τάση να ενσωματώνουν και να διατηρούν τις λειτουργίες τους στο εσωτερικό τους περιβάλλον και να αναθέτουν τη μισθοδοσία σε εξωτερικό συνεργάτη μόνο εάν αντιμετώπιζαν κάποιο πρόβλημα. Ωστόσο σήμερα φαίνεται ότι επανεξετάζουν την οργάνωσή τους και τείνουν να βλέπουν πιο θετικά την περίπτωση της εξωτερικής ανάθεσης.

Στις μεγάλες εταιρείες, η εξωτερική ανάθεση προωθείται ως μία στρατηγική απόφαση καθώς κατά κανόνα η εστίαση γίνεται στις βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες και στον εξορθολογισμό των δαπανών.

Οι πολυεθνικές εταιρείες αυξάνουν σημαντικά το ρυθμό υιοθέτησης της εξωτερικής ανάθεσης. Η δυνατότητα ευελιξίας που προσφέρει το payroll outsourcing επιτρέπει στις εταιρείες να κινηθούν (π.χ. διεθνής επέκταση) χωρίς να ασχοληθούν με την πολυπλοκότητα που απορρέει από τους διαφορετικούς εθνικούς κανονισμούς και διατάξεις, την εναρμόνιση της μισθοδοσίας έπειτα από μία εξαγορά ή συγχώνευση κτλ.


Τι προσφέρει ο πάροχος;
Οι πάροχοι του payroll outsourcing προσπαθούν συνεχώς να καινοτομούν για να καλύπτουν τις ανάγκες των πελατών τους. Οι βασικές υπηρεσίες επεξεργασίας της μισθοδοσίας περιλαμβάνουν τον υπολογισμό των αμοιβών, των κρατήσεων και των φορολογικών υποχρεώσεων για κάθε εργαζόμενο, την εκτύπωση και παράδοση επιταγών πληρωμής και τη διαχείριση και παροχή εκθέσεων.

Για τις μεγαλύτερες εταιρείες με πιο σύνθετες ανάγκες επεξεργασίας ορισμένοι πάροχοι προσφέρουν λογισμικά συστήματα που παρακολουθούν όλες τις πληροφορίες που αφορούν τους εργαζόμενους και προσφέρουν περισσότερα οφέλη πέρα από τη μισθοδοσία.

Έτσι, ο πάροχος που αναλαμβάνει τη λειτουργία της μισθοδοσίας μίας εταιρείας είναι ο βασικός υπεύθυνος για την εισαγωγή και επεξεργασία δεδομένων σχετικά με το προσωπικό, την προετοιμασία της μισθοδοσίας, των επίσημων αναφορών και εκθέσεων σχετικά με την ασφάλιση, τον καθαρό μισθό, τις κρατήσεις κτλ., την παράδοση των πληρωμών με τη μορφή bank disc, την παρακολούθηση και καταγραφή των ημερών άδειας, την προετοιμασία κάθε περιοδικής έκθεσης που απαιτείται από το νόμο, τον υπολογισμό των αποζημιώσεων για περιπτώσεις συνταξιοδότησης ή αποχώρησης εργαζομένου, τον έλεγχο και την καταβολή φόρων όπως και την παρακολούθηση αλλαγών όπως π.χ. μεταθέσεις-προαγωγές κτλ. Ακόμα, προσφέρονται συμβουλευτικές υπηρεσίες για αλλαγές που γίνονται στο εργατικό δίκαιο, στο ασφαλιστικό κτλ, προετοιμασία όλων των εγγράφων που απαιτείται να υπογράψει ο εργαζόμενος που φεύγει από την εργασία του κτλ.

«Η υπηρεσία του payroll outsourcing παρέχει ένα μεγάλο εύρος υπηρεσιών το οποίο ορίζεται από τις ανάγκες του εκάστοτε πελάτη-συνεργάτη», δηλώνει ο Β. Ριζόπουλος και συνεχίζει: «Συγκεκριμένα μπορεί να αφορά μόνο σε επίπεδο υπολογισμού και εκτέλεσης μισθοδοσίας, μπορεί όμως και να περιλαμβάνει μία πληθώρα συμβουλευτικών και υποστηρικτικών υπηρεσιών όπως πχ το σχεδιασμό του κανονισμού εργασίας ή τη διαχείριση εργασιακών, ασφαλιστικών και μισθολογικών θεμάτων σε καθημερινή βάση. Το σύνολο του κόστους της υπηρεσίας περιλαμβάνει όλα τα εργοδοτικά κόστη καθώς επίσης και την αμοιβή της εταιρείας που συνήθως συμφωνείται σε κάποιο ποσοστό επί του εργοδοτικού κόστους, ανάλογα με το εύρος των παρερχομένων υπηρεσιών αλλά και το μέγεθος του έργου».

Σχετικά με τις υπηρεσίες που προσφέρουν οι πάροχοι, ο Θ. Σοφιός αναφέρει: «Εκτός από την πλήρη υποστήριξη της λειτουργίας της μισθοδοσίας, κάθε εταιρεία απολαμβάνει και μία σειρά από υπηρεσίες όπως: δυνατότητα προβολής, διαχείρισης και εξαγωγής αρχείων (με στοιχεία των εργαζομένων, απευθυνόμενων προς τρίτους ασφαλιστικούς φορείς και ειδικά προσαρμοσμένων στις εκάστοτε επιθυμίες και ανάγκες της εταιρείας), παρακολούθηση των Συλλογικών Συμβάσεων Εργασίας και ενημέρωση για τις εκάστοτε αλλαγές, παρακολούθηση των φορολογικών νόμων και ενημέρωση της εγκατάστασης με τις αλλαγές, ενημέρωση για τα από το νόμο οριζόμενα σχετικά με άδειες, ασθένειες, ωράρια κτλ, υπολογισμός μηνιαίων προβλέψεων και κατάρτιση ετήσιων προϋπολογισμών και παρακολούθηση στοιχείων διοίκησης και διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού όπως Αξιολόγηση Προσωπικού, Διαχείριση Βιογραφικών και Διαχείριση Εταιρικού Στόλου».

Στη διαφοροποίηση των υπηρεσιών που προσφέρει ένας εξωτερικός συνεργάτης ανάλογα με τον κλάδο δραστηριοποίησης της εταιρείας, αναφέρεται ο Κ. Μυλωνάς ο οποίος υποστηρίζει: «Η ανάληψη της διαχείρισης της μισθοδοσίας από εξωτερικό συνεργάτη μπορεί να διαφοροποιείται σε έκταση και μορφή αναλόγως με τις ανάγκες του πελάτη. Άλλοι πελάτες επιλέγουν να αναθέσουν σε εξειδικευμένη εταιρεία τη μισθοδοσία εργαζομένων τους αναθέτοντάς τους ταυτόχρονα να λειτουργούν και ως αρμόδιο HR τμήμα για τους εργαζομένους αυτούς. Άλλοι επιθυμούν ο εξωτερικός συνεργάτης να αναλάβει την έκδοση της μισθοδοσίας και το διαχειριστικό κομμάτι αυτής, που μπορεί να περιλαμβάνει επικοινωνία και κατάθεση δικαιολογητικών σε δημόσιους φορείς (π.χ. ΙΚΑ, Επιθεώρηση Εργασίας, ΟΑΕΔ) και τέλος υπάρχουν και εταιρείες που αναθέτουν σε εξωτερικούς παρόχους μόνο το κομμάτι της έκδοσης της μισθοδοσίας. Αναλόγως λοιπόν τις ανάγκες της εκάστοτε εταιρείας-πελάτη και της συμφωνίας που γίνεται μεταξύ των δύο μερών διαμορφώνεται και η τελική μορφή της υπηρεσίας κατά περίπτωση (customized services)».


Κριτήρια επιλογής συνεργάτη
Προτού μία εταιρεία αποφασίσει να κάνει payroll outsourcing, είναι απαραίτητο να έχει ξεκαθαρίσει με σαφήνεια τους λόγους για τους οποίους επιθυμεί να αναθέσει τη μισθοδοσία της σε εξωτερικό συνεργάτη. Η μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας αυτής της λειτουργίας εξαρτάται από την προετοιμασία που έχει κάνει και τους στόχους που έχει θέσει.

Για την επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη, θα πρέπει να εξετάζονται και να αξιολογούνται ορισμένα κριτήρια. Ο προμηθευτής που θα επιλέξει μία εταιρεία πρέπει να του ταιριάζει απόλυτα, να διαθέτει τις απαραίτητες υποδομές για να υποστηρίξει ότι ζητά η επιχείρηση, να μπορεί να ανταπεξέλθει στον όγκο των εργασιών και να διαθέτει την απαραίτητη ευελιξία ώστε να ανταποκρίνεται αποτελεσματικά σε κάθε αλλαγή.

«Το σημαντικότερο κριτήριο επιλογής εξωτερικού συνεργάτη αποτελεί το έμψυχο δυναμικό του και η ικανότητά του να ανταπεξέρχεται αποτελεσματικά στις απαιτήσεις των συνεργατών του. Αυτό βέβαια δεν είναι από μόνο του αρκετό», υποστηρίζει ο Β. Ριζόπουλος «καθώς το έμψυχο δυναμικό θα πρέπει να υποστηρίζεται από έναν οργανισμό ο οποίος έχει το κατάλληλο υπόβαθρο και παρέχει την απαραίτητη υποδομή, ώστε να υποστηρίζει σε κάθε επίπεδο τις υπηρεσίες του με συνέπεια, ακρίβεια και αποτελεσματικότητα».

Επίσης σημαντική είναι η υπηρεσία της εξυπηρέτησης πελατών που προσφέρει ο εξωτερικός συνεργάτης. Καθώς η εταιρεία πελάτης θα πρέπει να επικοινωνεί τακτικά με τον πάροχο, καλό είναι να έχει από προηγουμένως εξασφαλιστεί ότι υπάρχει ειδικευμένο προσωπικό διαθέσιμο να συνεργαστεί με τον πελάτη και να προσφέρει τη βοήθεια που χρειάζεται.

Όσον αφορά τη σημασία της επικοινωνίας ανάμεσα στον εξωτερικό συνεργάτη και το αρμόδιο τμήμα της εταιρείας-πελάτη, η Α. Γιάκα αναφέρει: «Η καθημερινή επικοινωνία προσφέρει τη δυνατότητα της άμεσης ανταλλαγής πληροφοριών και απόψεων επί της καθημερινής εργασίας. Μεταφέρει γνώσεις και εμπειρία από τον εξωτερικό συνεργάτη προς την εταιρεία επί των εργατικών, ασφαλιστικών και φορολογικών θεμάτων έτσι ώστε να αυξάνεται η παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα της εργασίας μέσα σε μία σχέση εμπιστοσύνης μεταξύ των μερών». Η εταιρεία που επιθυμεί να επιλέξει τον κατάλληλο πάροχο, μπορεί ακόμα να ζητήσει πληροφορίες από άλλες εταιρείες που ήδη έχουν αναθέσει τη μισθοδοσία τους σε εξωτερικούς συνεργάτες, για να αποκτήσουν μία καλύτερη αίσθηση της εξυπηρέτησης που προσφέρει ο πάροχος.

Τέλος, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι ο πάροχος αναλαμβάνει την ευθύνη σε περίπτωση κακής διαχείρισης και ότι δεν θα επιβαρυνθεί η εταιρεία πελάτης.

Ο Κ. Μυλωνάς, αναφέρει χαρακτηριστικά: «Το outsourcing επιχειρησιακών λειτουργιών είναι ένας τρόπος, για να βελτιώσουν οι εταιρείες τις βασικές υπηρεσίες τους. Αυτό βέβαια προϋποθέτει τη σωστή επιλογή παρόχου, ώστε να επιτυγχάνεται το καλύτερο αποτέλεσμα και να διατηρείται η ομαλή ροή των καθημερινών λειτουργιών. Οι σύγχρονες οικονομικές συνθήκες επιβάλουν στις εταιρείες να είναι περισσότερο από ποτέ προσεκτικές στους συνεργάτες που επιλέγουν. Πρέπει να εξετάζουν το βαθμό εξειδίκευσής τους, τις συνεργασίες τους με άλλους οργανισμούς, την πορεία τους στο χώρο δραστηριοποίησής τους, την τεχνογνωσία τους και την ευελιξία του λογισμικού τους σε θέματα reporting».


Case Study: Το Payroll Outsourcing στην Ecolab
Η διαχείριση της μισθοδοσίας αποτελεί μια ιδιαίτερα χρονοβόρα δραστηριότητα για μια επιχείρηση ανεξάρτητα από το μέγεθος και τoν αριθμό των εργαζομένων που απασχολεί. Στην Ecolab έχουμε υιοθετήσει τη λύση του payroll Outsourcing εδώ και πολλά χρόνια. Ισχυρό κίνητρο στην απόφαση αυτή υπήρξε η μείωση του κόστους καθώς και η εξοικονόμηση ανθρώπινων πόρων ώστε να μπορέσουμε ως Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού να εστιάσουμε σε πιο παραγωγικές δραστηριότητες.

Η διαδικασία εξεύρεσης και επιλογής του κατάλληλου συνεργάτη απαιτεί κάποιο χρόνο και επένδυση ώστε να χτιστεί μια επιτυχημένη συνεργασία. Συχνά μπορεί να  προκύψουν προβλήματα μεταξύ των προσδοκιών και του τελικού αποτελέσματος. Είναι σημαντικό λοιπόν να καθορίσουμε με σαφήνεια τι αναμένουμε από τον προμηθευτή/συνεργάτη και να έχουμε αξιολογήσει και υπολογίσει όλα τα κόστη και τις χρεώσεις. Η σχέση που θα δημιουργηθεί ανάμεσα στα δυο μέλη πρέπει να είναι μακροπρόθεσμη και να βασίζεται στην εμπιστοσύνη, στη διαρκή και ανοικτή επικοινωνία και υποστήριξη.

Η αξιοπιστία, η ευελιξία όπως επίσης και η εμπειρία και η τεχνογνωσία μιας εταιρείας σε θέματα διαχείρισης και έκδοσης μισθοδοσίας είναι εξίσου σημαντικοί παράγοντες επιλογής ενός συνεργάτη. Ο χρόνος που εξοικονομεί μια εταιρεία έχοντας στο πλευρό της έναν σύμβουλο ο οποίος παραμένει διαρκώς ενημερωμένος στις τεχνολογικές, ασφαλιστικές, εργασιακές και φορολογικές εξελίξεις είναι πολύτιμος. Ιδιαίτερα με τη συχνότητα με την οποία μεταβάλλονται το τελευταίο διάστημα.

Μαρία Καμπανέλλου, Cluster HR Mgr Greece, Bulgaria, Croatia, Romania, Serbia Human Resources Ecolab Α.Ε.

Viewpoint: Payroll Outsourcing: η φαινομενικά «εύκολη λύση»
Είναι γεγονός ότι κατά καιρούς το ζήτημα του «Payroll Outsourcing» απασχολεί τις εταιρείες, ελληνικές ή πολυεθνικές, μικρές ή μεγάλες, πόσο μάλλον όταν βιώνουμε ιδιαίτερες οικονομικές συνθήκες όπου όλα επαναπροσδιορίζονται. Σαν επαγγελματίας στο χώρο του HR με εξειδίκευση στο «Payroll», ερωτήματα όπως: ποιο θα είναι το όφελος και ποιο το κόστος τόσο για το τμήμα του Ανθρώπινου Δυναμικού, όσο και για την εταιρεία μας, δίνοντας τη μισθοδοσία σε εξωτερικούς συνεργάτες, ποιος είναι ο κατάλληλος συνεργάτης για την εταιρεία μας, αλλά και πόσο αποτελεσματική και επιτυχημένη θα μπορούσε να είναι μια τέτοια συνεργασία, με έχουν απασχολήσει έντονα.

Δεν υπάρχει αμφισβήτηση πως η μισθοδοσία είναι μια χρονοβόρα διαδικασία. Ο χρόνος συνεπώς που εξοικονομείται αναθέτοντάς την σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι οπωσδήποτε σημαντικός και μπορεί να αξιοποιηθεί αποτελεσματικά σε πιο ουσιαστικά ζητήματα που αφορούν τόσο στο τμήμα του Ανθρώπινου Δυναμικού, όσο και στην ίδια την εταιρεία, δίνοντάς της έτσι ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Οι δαπάνες για hardware και software μειώνονται, καθώς ο εξωτερικός συνεργάτης διαθέτει την τελευταία τεχνολογία.

«Ο διαχειριστικός πονοκέφαλος» φεύγει, καθώς τη θέση του παίρνει η έγκυρη και έγκαιρη πληροφόρηση του συνεργάτη. Οι οικονομικές εκτιμήσεις δείχνουν ότι το όφελος του «Payroll Outsourcing» ιδιαίτερα για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις είναι αξιοσημείωτο.

Ωστόσο καθώς κάθε νόμισμα έχει και την αντίθετη όψη, δεν είναι λίγες οι εταιρείες που μπροστά στο φόβο της εξωτερίκευσης εμπιστευτικών τους πληροφοριών, κάνουν πίσω στην ιδέα του «Outsourcing». Η έλλειψη του πλήρους ελέγχου της όλης διαδικασίας από το τμήμα HR αποτελεί ένα ακόμη εμπόδιο για μια τέτοια απόφαση. Κάποιες φορές το κόστος μπορεί να αποτελέσει έναν ακόμη ανασταλτικό παράγοντα, ειδικά σε περίπτωση όπου ο εξωτερικός συνεργάτης αντιμετωπίσει οικονομικές δυσκολίες, όπου τότε θα πρέπει να υπάρχουν άμεσες και εναλλακτικές λύσεις.

Η επιλογή του κατάλληλου εξωτερικού προμηθευτή για την κάθε εταιρεία είναι ο πιο σπουδαίος και καθοριστικός παράγοντας για το αν θα αποφασίσει να του εμπιστευτεί «ευαίσθητα εταιρικά της δεδομένα». Σε αυτό το σημείο είναι σημαντικό να τονίσω πόσο σπουδαίο ρόλο κατέχει η εταιρική κουλτούρα και κατά πόσο υποστηρίζει τη φιλοσοφία του «Outsourcing». Έτσι λοιπόν βασική προϋπόθεση για αποτελεσματική συνεργασία είναι το «ταίριασμα» της κουλτούρας του εκάστοτε προμηθευτή με την κουλτούρα της εκάστοτε εταιρείας.

Η αξιοπιστία, η οικονομική κατάσταση, η ευελιξία, οι συνθήκες εργασίας, η εμπειρία με αντίστοιχου μεγέθους επιχειρήσεις, είναι στοιχεία του προμηθευτή όπου η εταιρεία θα πρέπει να αξιολογήσει με προσοχή, συλλέγοντας «feedback» από ήδη υπάρχοντες πελάτες, προτού καταλήξει σε συνεργασία ή όχι. Ωστόσο μια επιτυχημένη συνεργασία έγκειται τόσο στην ορθότητα και την ευελιξία του συμβολαίου μεταξύ της εταιρείας και του εξωτερικού συνεργάτη, όσο και στη συνεχή, συχνή και άμεση επικοινωνία, καθώς και σαφούς καθορισμού των διαδικασιών ελέγχου, μεταξύ των στελεχών HR και του συνεργάτη.

Σε κάθε περίπτωση το «Outsourcing» του «Payroll» μπορεί να αποδειχθεί σωτήριο για την υλοποίηση ουσιαστικών στόχων μιας εταιρείας, αρκεί να γίνει ορθή επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη. Άλλωστε η σωστή διεκπεραίωση της αποστολής του «Outsourcer», είναι η προέκταση της εικόνας και της λειτουργίας της εταιρείας μας.

Κατερίνα Βιδάλη, Payroll Specialist, Lion Hellas S.A.