Στη διαρκώς μεταβαλλόμενη, μετά covid εργασιακή πραγματικότητα, το payroll outsourcing δεν είναι απλά μία «δημοφιλής» πρακτική των περισσότερων επιχειρήσεων, αλλά και στρατηγική επιλογή τους. Ποιες προκλήσεις καλούνται να αντιμετωπίσουν σήμερα τα τμήματα HR όσον αφορά στα συστήματα μισθοδοσίας τους, ποιες είναι οι τάσεις σε παγκόσμιο επίπεδο και πώς διαμορφώνεται η ελληνική πραγματικότητα;

Οι συνεχείς νομοθετικές αλλαγές, οι νέες μορφές απασχόλησης, το φαινόμενο της «Μεγάλης Παραίτησης» αλλά και οι μεταβαλλόμενες συνθήκες που έχει επιβάλει η εργασιακή πραγματικότητα που διαμορφώθηκε στη μετά covid εποχή, ενίσχυσε -ακόμα περισσότερο- την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες/παρόχους. Δεν είναι, άλλωστε, τυχαίο ότι το μέγεθος της παγκόσμιας αγοράς του payroll outsourcing το 2022, υπερβαίνει τα 9,86 δις δολάρια, ενώ μέχρι το τέλος του 2026 αναμένεται να αγγίξει τα 14,9 δις δολάρια, παρουσιάζοντας έναν εντυπωσιακό ρυθμό ανάπτυξης (CAGR) της τάξης του 6% κατά τη διάρκεια των ετών 2021-2026, όπως δείχνει η ενδελεχής έκθεση «Payroll Outsourcing Market 2022», που διεξήγαγε η 360 Research Reports.

Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη/πάροχο δεν αποτελεί λύση μόνο για μικρές ή μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις, αλλά και για τις πολύ μεγάλες ελληνικές και πολυεθνικές επιχειρήσεις, καθώς τα οφέλη και οι οικονομίες κλίμακος που προκύπτουν μπορούν να αποσβέσουν τα σχετικά κόστη σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Επιπλέον, δίνει τη δυνατότητα στις εταιρείες να εστιάσουν περισσότερο στην ανάπτυξη των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και λιγότερο σε εργασίες ρουτίνας, ενώ, ταυτόχρονα, παρέχει στη διοίκηση τη δυνατότητα να βελτιστοποιήσει τις εσωτερικές της διαδικασίες.

Σήμερα, το payroll outsourcing «υιοθετείται» από ολοένα και περισσότερες εταιρείες που επιδιώκουν όχι μόνο τη μέγιστη δυνατή αποτελεσματικότητα και την εναρμόνισή τους με τις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις της εποχής, αλλά και να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να προσαρμοστούν στη νέα εργασιακή «κανονικότητα», προσφέροντάς τους ένα πιο σύγχρονο, αξιόπιστο, ασφαλέστερο και διαφορετικό περιβάλλον εργασίας.

ΠΕΡΙ ΟΡΙΣΜΟΥ
Το σύστημα μισθοδοσίας/payroll αντικατοπτρίζει τον τρόπο με τον οποίο ένας οργανισμός ανταμείβει τους εργαζομένους του, αποζημιώνοντάς τους για το έργο που έχουν ολοκληρώσει. Περιλαμβάνει, δε, το σύνολο όλων των οικονομικών δεδομένων για τους μισθούς, τα μπόνους, τους φόρους και τις τυχόν εκπτώσεις που ισχύουν.
Ανεξάρτητα από το μέγεθος κάθε οργανισμού, το σύστημα μισθοδοσίας του αποτελεί, αναμφισβήτητα, μία κρίσιμη λειτουργία, καθώς έχει άμεσο αντίκτυπο στην καθημερινότητα του ανθρώπινου δυναμικού. Αυτό πρακτικά σημαίνει πως κάθε λάθος, παράλειψη ή καθυστέρηση στην απόδοσή της, μπορεί να δημιουργήσει σοβαρά προβλήματα, τόσο για πρακτικούς λόγους (απλήρωτοι ή δυσαρεστημένοι εργαζόμενοι) όσο και για λόγους κουλτούρας, εταιρικής ηθικής και engagement. Η καταβολή της μισθοδοσίας στο προκαθορισμένο χρονικό διάστημα, δίνει την αίσθηση ασφάλειας στους εργαζόμενους, ενισχύει την αυτοπεποίθηση και βελτιώνει την ψυχολογία τους, με άμεσο αποτέλεσμα να αυξάνεται η παραγωγικότητα και η απόδοσή τους, συντελώντας έτσι όχι μόνο στην καλύτερη λειτουργία, αλλά και στη βιωσιμότητα της εταιρείας.
Όπως μπορεί να γίνει αντιληπτό, η διαδικασία της μισθοδοσίας είναι πολύπλευρη, πολύπλοκη και ιδιαίτερα απαιτητική, καθώς έχει να κάνει με τη διαχείριση μίας πληθώρας πληροφοριών κάθε είδους. Για αυτό και όλο και περισσότεροι οργανισμοί στρέφονται στη λύση του payroll outsourcing, δηλαδή στη συνεργασία με έναν εξωτερικό συνεργάτη/πάροχο, προκειμένου εκείνος να αναλάβει όλα τα ζητήματα που σχετίζονται με τη μισθοδοσία.

ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ PAYROLL OUTSOURCING
Προτού μία εταιρεία αποφασίσει να αναθέσει τη μισθοδοσία της σε έναν εξωτερικό συνεργάτη, θα πρέπει να πληροφορηθεί εκτενώς για τις υπηρεσίες που είναι διαθέσιμες και να αξιολογήσει τις ανάγκες της. Οι υπηρεσίες payroll outsourcing ποικίλουν και καλύπτουν μία ευρεία γκάμα υπηρεσιών, σχετιζόμενων όχι μόνο με το HR, αλλά και με accounting, business support, legal support και, φυσικά, taxation. Πιο συγκεκριμένα, οι υπηρεσίες μπορεί να ξεκινούν από την απλή καταγραφή της απασχόλησης προσωπικού, τη σύνταξη συμβάσεων εργασίας και τη διαχείριση των μη χρηματικών παροχών και να καταλήγουν στην έκδοση μισθοδοσίας, τη διαμόρφωση διαδικασιών λειτουργίας, την εγκατάσταση πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης μισθοδοσίας και HR, καθώς και τη δημιουργία ενός πλαισίου διοικητικών αναφορών που -μέσω της χρήσης KPIs και analytics- συμβάλλουν στη διαμόρφωση στρατηγικής για το ανθρώπινο δυναμικό, συνολικότερα.

Το μεγαλύτερο μέρος των σύγχρονων εταιρειών επιλέγει μία ολοκληρωμένη υπηρεσία που περιλαμβάνει την έκδοση της μισθοδοσίας και του λογιστικού άρθρου, την αποστολή αρχείων για πληρωμές μισθών και εργοδοτικών εισφορών, καθώς επίσης και τη διεκπεραίωση των διαδικασιών της Επιθεώρησης Εργασίας και του ΟΑΕΔ. Επιπρόσθετα, μπορούν να δοθούν υπηρεσίες, όπως προϋπολογισμοί κόστους μισθοδοσίας ανά μήνα, έργο, σύμβαση ή και εργαζόμενο, η έκδοση ετήσιου budget μισθοδοσίας ή ακόμα και η τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου εργαζομένων και δυνατότητα δημιουργίας στατιστικών στοιχείων για αριθμό προσλήψεων, αποχωρήσεων, απολύσεων κ.ά.

Φυσικά, όλα αυτά διαφέρουν από χώρα σε χώρα, από κλάδο σε κλάδο και από οργανισμό σε οργανισμό. Η χρήση μίας κοινής πλατφόρμας το μόνο που θα προσέφερε θα ήταν έλλειψη ποιότητας και καινοτομίας. Καθώς ο κάθε οργανισμός είναι μοναδικός και χρειάζεται νέες ιδέες, μοναδικές διαδικασίες και απόλυτο customization, είναι απαραίτητο να έχει προσδιορίσει εκ των προτέρων τις ανάγκες του αλλά και το τι ακριβώς ζητά από τον εξωτερικό συνεργάτη του, ώστε η τελική υπηρεσία που θα λάβει, να καλύπτει απόλυτα τις ανάγκες του, πάντα σε συνάρτηση του μεγέθους και της οργάνωσης που διαθέτει.

ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΝΑΘΕΣΗΣ
Ποια είναι, όμως, τα πλεονεκτήματα του payroll outsourcing για τους οργανισμούς και γιατί μία εταιρεία να αναθέσει τη μισθοδοσία της σε έναν εξωτερικό συνεργάτη; Τα κύρια οφέλη του, μπορούν να συνοψιστούν στα παρακάτω σημεία:

1. Μείωση του κόστους: Αποτελεί τον βασικό λόγο ανάθεσης του υπολογισμού της μισθοδοσίας σε εξειδικευμένο εξωτερικό συνεργάτη. Η επιχείρηση με ένα σταθερό μηνιαίο κόστος καλύπτει πολλά και απρόβλεπτα σημαντικά κονδύλια, όπως κόστος επιλογής και εκπαίδευσης προσωπικού, κόστος αποζημιώσεων κ.ά. Επίσης, η διαχείριση της μισθοδοσίας «εκ των έσω», είναι σημαντικά χρονοβόρα και απαιτεί μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια, ιδιαίτερα όσο οι δραστηριότητες της επιχείρησης, επομένως και το ανθρώπινο δυναμικό, αυξάνονται. Η εξοικονόμηση του κόστους (εργατοώρες, αναλώσιμα κ.ά.) είναι σημαντική και αυξάνεται ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, ενώ ταυτόχρονα οι οργανισμοί απαλλάσσονται και από το σημαντικό κόστος της αγοράς, συντήρησης και λειτουργίας ενός συστήματος μισθοδοσίας.

2. Εξοικονόμηση χρόνου: Μέσω της εξωτερικής ανάθεσης της μισθοδοσίας, εκχωρείται μία χρονοβόρα διαδικασία και, επομένως, τα στελέχη των εταιρειών μπορούν να επικεντρωθούν σε βασικότερες, παραγωγικότερες και πιο κρίσιμες εργασίες και να αφήσουν κάποιες λειτουργίες, όπως η μισθοδοσία, στους ειδικούς.

3. Πλήρης συμμόρφωση με το κανονιστικό πλαίσιο: Η πολυπλοκότητα της εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας, δημιουργεί κινδύνους στις εταιρείες. Οι πάροχοι που αναλαμβάνουν τη μισθοδοσία ενός οργανισμού απαιτείται να είναι ενημερωμένοι για τις εκάστοτε τροποποιητικές εγκυκλίους και τα προαπαιτούμενα που ισχύουν στη χώρα, διατηρώντας ακριβή στοιχεία, προκειμένου να διαχειρίζονται τη μισθοδοσία έγκυρα και έγκαιρα. Επομένως, η εκχώρηση του υπολογισμού της μισθοδοσίας σε έναν εξειδικευμένο πάροχο διασφαλίζει την πλήρη συμμόρφωση της εταιρείας με το κανονιστικό πλαίσιο.

4. Μείωση κινδύνων: Η διαχείριση των πληροφοριών από τους παρόχους γίνεται με επαγγελματικό και εμπιστευτικό τρόπο, διασφαλίζοντας έτσι την ασφάλεια και την εναρμόνιση με τους κανόνες GDPR.

5. Εξειδικευμένη γνώση: Με την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό πάροχο, η εταιρεία αποκτά πρόσβαση σε ένα πλήθος συμβούλων που διαθέτουν σημαντική εργατική, ασφαλιστική και φορολογική εμπειρία, ενώ ταυτόχρονα έχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσει εξελιγμένες τεχνολογικές εφαρμογές διαχείρισης μισθοδοσίας.

ΟΙ ΣΥΓΧΡΟΝΕΣ ΠΡΟΚΛΗΣΕΙΣ
Όπως αναφέρθηκε, ο υπολογισμός της μισθοδοσίας αποτελεί κρίσιμης σημασίας διαδικασία με αυξημένη πολυπλοκότητα και ποικίλες ανάγκες, οι οποίες εγείρουν αντίστοιχα πολλαπλές προκλήσεις για τις εταιρείες και, κυρίως, για τα στελέχη της Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού, πόσο μάλλον στη νέα εργασιακή πραγματικότητα. Όπως πιστοποιεί η Ελένη Τρακόσια, Human Resources Manager, Ingroup, «H πανδημία του κορονοϊού επέδρασε καταλυτικά στη ζωή μας, επιταχύνοντας εξελίξεις, δημιουργώντας νέα δεδομένα στις εργασιακές σχέσεις και, φυσικά, τα τμήματα HR καλούνται να αντιμετωπίσουν πολλές νέες προκλήσεις».

Αναφερόμενος στις συγκεκριμένες προκλήσεις που καλούνται να αντιμετωπίσουν τα στελέχη Ανθρώπινου Δυναμικού, ο Φίλιππος Ανδρέου, Head Of HR & Payroll Business Unit, SoftOne, τονίζει: «Ο έγκαιρος και κυρίως έγκυρος υπολογισμός της μισθοδοσίας αποτελεί διαχρονικά μία από τις μεγαλύτερες και σημαντικότερες προκλήσεις κάθε τμήματος HR, αν αναλογιστεί κανείς τον κρίσιμο ρόλο που αυτή διαδραματίζει στην εύρυθμη λειτουργία κάθε επιχείρησης. Η αναλυτική τήρηση πλήθους διαφορετικών δεδομένων, όπως ωράρια εργασίας, υπερωρίες, υπολογισμός ασφαλιστικών εισφορών, αδειών, ειδικών επιδομάτων κ.ά., σε συνδυασμό με την ανάγκη παραγωγής προηγμένων αναφορών απόδοσης για το σύνολο των εργαζομένων, αποτελούν μία εξαιρετικά πολύπλοκη αλλά και χρονοβόρα διαδικασία».

Σύμφωνα με τον Βασίλη Χουντάλα, Partner / Head of Payroll & HR Outsourcing Services, Andersen in Greece, «Την πολυπλοκότητα των συνεχών αλλαγών στους εργατικούς νόμους καλούνται διαρκώς να αντιμετωπίσουν τα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού. Η διαχείριση των αλλαγών επιτυγχάνεται με διαφορετικές μεθόδους, θέτοντας πάντα ως βάση την εμπιστοσύνη και την ανοιχτή επικοινωνία».
Όπως εξηγεί ο ίδιος, «Μεταξύ άλλων, η ευθυγράμμιση ενός ευέλικτου ωραρίου με τις ανάγκες της επιχείρησης, καθώς και η συμμόρφωση με τα πρότυπα της επαγγελματικής ασφάλειας και υγείας, αποτελούν κάποιες από τις προκλήσεις που πρέπει να αντιμετωπίσουν τα τμήματα HR. Ακόμα, η σύνδεση των απαιτήσεων της καθημερινά μεταβαλλόμενης εργασιακής πραγματικότητας, με τα εκάστοτε συστήματα μισθοδοσίας, για την παραγωγή των απαιτούμενων δηλώσεων, αναφορών και γενικότερης συμμόρφωσης, απεικόνισης και διαχείρισης των αναγκών της κάθε εταιρείας, αποτελεί τη μεγαλύτερη πρόκληση για το HR».

Την επιτακτική ανάγκη για ψηφιακό μετασχηματισμό και επένδυση στην τεχνολογία εντοπίζει ως μεγαλύτερη πρόκληση για τα στελέχη Ανθρώπινου Δυναμικού η Ε. Τρακόσια. Όπως εξηγεί η ίδια, «Ο αυτοματισμός των διαδικασιών απαιτεί καινούργια εργαλεία, ώστε να κάνει τη ζωή όλων πιο εύκολη και περιλαμβάνει βεβαίως και τη μισθοδοσία», ενώ αναφέρει πως εξίσου σημαντική πρόκληση είναι και η χρήση ολοκληρωμένης πλατφόρμας μισθοδοσίας. «Μέσω αυτής, τόσο οι εργαζόμενοι όσο και οι εργοδότες, μπορούν εύκολα να έχουν πρόσβαση στους μισθούς, στις άδειες, καθώς και σε άλλες πληροφορίες που η εταιρεία θέλει να κοινοποιήσει. Τέλος, οι αναλύσεις μισθοδοσίας, οι οποίες μπορούν να ζητηθούν από τον πάροχο, είναι αυτές που δίνουν τη δυνατότητα στην εταιρεία να αναλύσει τα δεδομένα, να εξετάσει σενάρια και να καταστρώσει την επιχειρηματική της στρατηγική», εξηγεί η Human Resources Manager της Ingroup.

Στις προκλήσεις που δημιουργεί το νέο απομακρυσμένο μοντέλο εργασίας κάνει ιδιαίτερη αναφορά η Μάρθα Τσαντούρη, Chief payroll & outsourcing officer, Randstad Ελλάδας, τονίζοντας πως «με την εδραίωση της τηλεργασίας και του υβριδικού μοντέλου απασχόλησης, επιβάλλεται η υιοθέτηση self service συστημάτων, τα οποία θα παρέχουν στους απασχολούμενους την άμεση πρόσβαση σε στοιχεία απασχόλησης, καθώς και τη δυνατότητα της ηλεκτρονικής υποβολής των διάφορων αιτημάτων τους».

Για τη σημασία της ορθής διαδικασίας μισθοδοσίας κάνει λόγο και η Νάντια Σαραντοπούλου, Principal, Outsourcing Services, Grant Thorton, τονίζοντας πως «αποτελεί έναν από τους ακρογωνιαίους λίθους μίας εταιρείας που χαρακτηρίζεται από εύρυθμη λειτουργία». Όπως εξηγεί η ίδια, «Οι σύγχρονες τεχνολογικές υποδομές εξασφαλίζουν έγκαιρη, αποτελεσματική και ποιοτική παροχή υπηρεσιών. Τα συστήματα μισθοδοσίας θα πρέπει να καλύπτουν με τον καλύτερο τρόπο και σε διαρκή βάση όλες τις διατάξεις της εργατικής, της ασφαλιστικής και της φορολογικής νομοθεσίας σχετικά με τη μισθοδοσία εργαζομένων, όσο περίπλοκες και εάν είναι αυτές. Η ευκολία χρήσης, η ακρίβεια των υπολογισμών, η δυνατότητα απομακρυσμένης ηλεκτρονικής πρόσβασης και οι μεγάλες δυνατότητες παραμετροποίησης, σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε επιχείρησης, αποτελούν ένα σημαντικό εργαλείο για τη λειτουργία κάθε σύγχρονης επιχείρησης. Η διασφάλιση ύπαρξης συστήματος προστασίας και διατήρησης των δεδομένων είναι υψίστης σημασίας, διασφαλίζοντας την ασφάλεια και την εναρμόνιση με τους κανόνες GDPR».

Η ΕΡΓΑΤΙΚΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΚΑΙ Η ΨΗΦΙΑΚΗ ΚΑΡΤΑ ΑΛΛΑΖΟΥΝ ΤΟ ΤΟΠΙΟ
Ένα σημαντικό ζήτημα που αυξάνει τον βαθμό δυσκολίας των στελεχών Ανθρώπινου Δυναμικού ως προς τη διαχείριση της συνολικής μισθολογικής διαδικασίας είναι, όπως προοαναφέρθηκε, και οι διαρκείς αλλαγές στο νομοθετικό πλαίσιο και την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας. Σύμφωνα με τον Head Of HR & Payroll Business Unit της SoftOne, «Η απαίτηση εναρμόνισης με τις αλλαγές που επιφέρει η συνεχώς μεταβαλλόμενη εργατική νομοθεσία, με πιο πρόσφατα παραδείγματα την υποχρεωτική εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και του νέου πληροφοριακού συστήματος ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, καθώς και η ανάγκη προσαρμογής κάθε σύγχρονου οργανισμού σε νέες, εναλλακτικές μορφές απασχόλησης, κάνει εύκολα αντιληπτό το γεγονός ότι η διαχείριση της μισθοδοσίας αποτελεί μία δύσκολη διαδικασία υψηλών απαιτήσεων».

Αναφερόμενος στην ψηφιακή κάρτα, στον τρόπο με τον οποίο αυτή λειτουργεί αλλά και στις προκλήσεις που δημιουργεί η χρήση της, ο Partner / Head of Payroll & HR Outsourcing Services, της Andersen in Greece, εξηγεί: «Η εισαγωγή της ψηφιακής κάρτας και κατ’ επέκταση η αναβάθμιση του πληροφοριακού συστήματος ΕΡΓΑΝΗ I σε ΕΡΓΑΝΗ II είναι γεγονός. Η ψηφιακή κάρτα αποτελεί ένα εργαλείο παρακολούθησης και καταγραφής του πραγματικού χρόνου εργασίας και των υπερωριών και αποσκοπεί στην αντιμετώπιση της αδήλωτης εργασίας. Ο εργαζόμενος κατά την προσέλευσή του στην εργασία θα σκανάρει την κάρτα, δηλώνοντας την έναρξη του ωραρίου, αντίστοιχα κατά την αποχώρησή του για να δηλώσει τη λήξη του. Αυτά τα στοιχεία αυτόματα θα εισάγονται στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ II και θα είναι άμεσα διαθέσιμα σε ελέγχους. Η ψηφιακή κάρτα θέτει μία νέα πρόκληση στον συνεχώς μεταβαλλόμενο εργασιακό κόσμο, ενώ και για τους επαγγελματίες του χώρου της μισθοδοσίας, θέτει ακόμα μεγαλύτερες απαιτήσεις και πολυπλοκότητα στην καθημερινότητά τους».

Σε παρόμοιο τόνο, η Μ. Τσαντούρη υποστηρίζει πως με την εργατική νομοθεσία να αλλάζει συνεχώς, την επερχόμενη εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας να επιφέρει σημαντικές κυρώσεις και τη διαχείριση των αμοιβών ανθρώπινου δυναμικού να αποτελεί διαχρονικά μία χρονοβόρα διαδικασία με πολλές ασάφειες, κρίνεται επιτακτική η αναβάθμιση απαρχαιωμένων συστημάτων υπολογισμού μισθοδοσίας και καταγραφής της απασχόλησης των εργαζομένων, προκειμένου να διασφαλίζεται η ακρίβεια, η άμεση συμμόρφωση και η παροχή αυτοματοποιημένων λύσεων διασύνδεσης με κρατικούς φορείς.

ΝΕΑ ΕΠΟΧΗ, ΝΕΑ ΖΗΤΟΥΜΕΝΑ
Καθώς τo payroll outsourcing προσφέρει ευελιξία και τη δυνατότητα προσαρμογής στις μεταβαλλόμενες συνθήκες της επιχειρηματικότητας, εύλογα είναι ιδιαίτερα «δημοφιλές» σε περιόδους κρίσης, όπως η μετά πανδημίας εποχή που διανύουμε. «Η ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες αποτελεί, πλέον, μία ιδιαίτερα δημοφιλή πρακτική σε παγκόσμιο επίπεδο, τόσο λόγω των νέων συνθηκών που διαμόρφωσε η πανδημία COVID 19, της δραστηριοποίησης των επιχειρήσεων σε χώρες με διαφορετική εργατική νομοθεσία, όσο και της ανάγκης τους να επικεντρωθούν σε επιχειρηματικές διαδικασίες για τη δημιουργία επιπλέον εσόδων, αφήνοντας τη διαχείριση της μισθοδοσίας σε εξιδεικευμένους παρόχους», τονίζει ο Φ. Ανδρέου. Ο ίδιος εξηγεί πως στην Ελλάδα, το Outsourcing Payroll αφορούσε είτε μικρές επιχειρήσεις με ανεπαρκή τεχνολογικό εξοπλισμό και εξειδικευμένο προσωπικό, είτε πολύ μεγάλους οργανισμούς με πολύπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες μισθοδοσίας, οι οποίες αναζητούσαν εξειδικευμένους επαγγελματίες, ώστε να αναλάβουν την ευθύνη ακριβούς υπολογισμού της μισθοδοσίας και να διαχειριστούν τις υποχρεώσεις τους προς τους φορείς του δημοσίου. «Εσχάτως, αρχίζει να δημιουργείται μία νέα πραγματικότητα, με το Outsourcing Payroll να αποκτά ολοένα και μεγαλύτερη δυναμική, κυρίως λόγω της ανάγκης απεμπλοκής των τμημάτων HR από τις χρονοβόρες και πολύπλοκες διαδικασίες υπολογισμού της μισθοδοσίας, αλλά και της ανάγκης ενασχόλησής τους με διαδικασίες διαχείρισης εργαζομένων, οι οποίοι προσφέρουν υψηλή προστιθέμενη αξία στις επιχειρήσεις», τονίζει ο Head Of HR & Payroll Business Unit της SoftOne.

Σε παρόμοιο κλίμα, η Ε. Τρακόσια τονίζει τα πλεονεκτήματα του payroll outsourcing, αναφέροντας πως τόσο διεθνώς όσο και στην ελληνική πραγματικότητα είναι σαφές ότι επιτρέπει στις εταιρείες να έχουν ένα προβλέψιμο και ελεγχόμενο κόστος. Όπως εξηγεί η ίδια, «Η εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας μπορεί να αξιοποιήσει την εμπειρία του παρόχου και να απελευθερώσει την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας από περιττό βάρος και να τη στρέψει σε πιο παραγωγικές εργασίες. Παράλληλα με τη σωστή επιλογή παρόχου, ο εργαζόμενος θα έχει τα πάντα ψηφιοποιημένα, με δυνατότητα πρόσβασης σε όλα τα θέματα που τον αφορούν, με αποτέλεσμα η εμπειρία που θα αποκομίζει να είναι πέρα ως πέρα θετική».

Ποιες είναι, όμως, οι τάσεις της αγοράς σε παγκόσμιο επίπεδο και πώς διαμορφώνεται η ελληνική πραγματικότητα; Σύμφωνα με τον Β. Χουντάλα, «Μία από τις επικρατέστερες τάσεις στο payroll outsourcing, για πολυεθνικές εταιρείες με ανθρώπινο δυναμικό σε όλο τον πλανήτη, είναι αυτή της εκτέλεσης των διαδικασιών μισθοδοσίας μέσω κάποιου από τους μεγαλύτερους, ή μικρότερους global payroll providers». Όπως εξηγεί ο ίδιος, οι global payroll providers παρέχουν όλα τα κατάλληλα εργαλεία για τη συλλογή των απαραίτητων στοιχείων που απαιτούνται για την εκτέλεση της μισθοδοσίας, καθώς επίσης και παρακολούθησης της διαδικασίας, ενώ θέτουν και τα χρονικά διαγράμματα ολοκλήρωσης του κάθε μισθολογικού κύκλου, μέσω συγκεκριμένων βημάτων, προσαρμοσμένων πάντα στη συμμόρφωση με τους κανόνες του GDPR. «Τις ελληνικές επιχειρήσεις θα μπορούσαμε να τις χωρίσουμε σε δύο κατηγορίες, αυτές που έχουν ήδη υιοθετήσει το παραπάνω μοντέλο, ως θυγατρικές πολυεθνικών και τις αμιγώς ελληνικές που προσπαθούν να προσαρμοστούν σε παρόμοιες συνθήκες, ακολουθώντας τις εξελίξεις. Βασικός στόχος όλων είναι η προστασία από απρόβλεπτους κινδύνους», καταλήγει ο ίδιος.

Αναφερόμενη στο ίδιο θέμα, η Ν. Σαραντοπούλου εξηγεί πως «Στο σύγχρονο παγκοσμιοποιημένο περιβάλλον, παρουσιάζεται μία έντονη μεταστροφή στις εργασιακές σχέσεις. Ειδικότερα, ο τρόπος παροχής εργασίας συνεχώς μεταβάλλεται (workplace mobility) και νέες ευέλικτες μορφές απασχόλησης αναδύονται. Επίσης, η μεγαλύτερη εξειδίκευση των στελεχών, η τυποποίηση των διαδικασιών και η καινοτόμος τεχνολογία για τη διαχείριση της μισθοδοσίας κρίνονται απαραίτητες προϋποθέσεις για την εύρυθμη λειτουργία των επιχειρήσεων. Οι μεταβαλλόμενες τάσεις της αγοράς, οι υγειονομικές κρίσεις, η μετανάστευση των ταλέντων, οι νομοθετικές αλλαγές και οι νέοι κανονισμοί του σύγχρονου επιχειρηματικού περιβάλλοντος καθιστούν τη μισθοδοσία μία από τις πιο απαιτητικές ευθύνες που μία εταιρεία αντιμετωπίζει κάθε χρόνο».

Σύμφωνα με την ίδια, η αγορά του outsourcing αλλάζει συνεχώς, με στόχο την καλύτερη εξυπηρέτηση των αναγκών των επιχειρήσεων, με πρωταρχικό ρόλο:

  • Την τεχνητή νοημοσύνη (AI) και τον αυτοματισμό.
  • Την ευελιξία και την υποστήριξη.
  • Την ασφάλεια και τη συμμόρφωση.

Στον ουσιαστικό ρόλο της τεχνολογίας και στον τρόπο με τον οποίο θα επηρεάσει την παγκόσμια αγορά και -αναλογικά- την ελληνική πραγματικότητα αναφέρεται και η Μ. Τσαντούρη. «Σε παγκόσμια εμβέλεια, η τεχνολογία της επόμενης γενιάς εισέρχεται αργά, αλλά σταθερά σε όλους τους επιχειρηματικούς τομείς και τις βιομηχανίες. Σχετικές έρευνες αποκαλύπτουν ότι το 15% των οργανισμών χρησιμοποιούν ήδη τεχνολογία επόμενης γενιάς στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού τους, ενώ το 50% των ερωτηθέντων προτίθεται να τις ενσωματώσει μέσα στα επόμενα 3 χρόνια», τονίζει.

Ταυτόχρονα, η Chief payroll & outsourcing officer της Randstad Ελλάδας κάνει λόγο και για μία άλλη τάση που σχετίζεται με την τεχνολογία και αναμένεται να αποκτήσει ακόμη μεγαλύτερη σημασία: τη χρήση λύσεων που βασίζονται στο cloud για την υποστήριξη των συγκεκριμένων λειτουργιών τους, οι οποίες επιτρέπουν την απομακρυσμένη πρόσβαση από οπουδήποτε στον κόσμο. Όπως εξηγεί, «Θα είναι ένα κρίσιμο συστατικό για να γίνει η μισθοδοσία λειτουργική στις επιταγές του “new normal”».

Από την πλευρά της, η Human Resources Manager της Ingroup κάνει λόγο για μία ακόμα τάση που φαίνεται να αναδύεται. «Τα τελευταία χρόνια, παράλληλα με το payroll outsourcing, αναπτύσσεται και η ζήτηση Νομικών Υπηρεσιών Μισθοδοσίας. Συνεπώς, οι πάροχοι των υπηρεσιών αυτών έχουν το προβάδισμα έναντι των εταιρειών που δεν τις προσφέρουν», εξηγεί η Ε. Τρακόσια.

ΕΠΙΛΕΓΟΝΤΑΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΥΣ ΣΥΜΜΑΧΟΥΣ
Η ανάγκη για αντιμετώπιση των παραπάνω προκλήσεων με βέλτιστο τρόπο αλλά και οικονομικά συμφέροντα τρόπο, καθιστά τη λύση του εξωτερικού συνεργάτη ιδιαίτερα ελκυστική, ή ακόμα, σε πολλές περιπτώσεις, σχεδόν επιβεβλημένη.
Βέβαια, η επιλογή του εξωτερικού συνεργάτη και του κατάλληλου πακέτου υπηρεσιών που θα ανταποκρίνεται στις ιδιαίτερες ανάγκες, είναι εξίσου σημαντική με την απόφαση για την ανάθεση των διαδικασιών της μισθοδοσίας σε έναν πάροχο. «Η επιλογή κατάλληλου συνεργάτη είναι μία καθαρά στρατηγική επιλογή για τις επιχειρήσεις. Η διασφάλιση μίας δημιουργικής και ωφέλιμης συνεργασίας είναι προτεραιότητα», υποστηρίζει η Ν. Σαραντοπούλου, ενώ στο ίδιο πλαίσιο η Ε. Τρακόσια τονίζει πως «Η επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη είναι μία απόφαση στρατηγικής σημασίας και όχι απλώς η σύμβαση με έναν εξωτερικό πάροχο ο οποίος θα εκδίδει τη μισθοδοσία. Τα κριτήρια που θα τεθούν θα πρέπει να είναι συγκεκριμένα, αυστηρά και ξεκάθαρα».

Πώς πρέπει, λοιπόν, να γίνεται η επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη και ποια στοιχεία χρήζουν προσοχής; Ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες που καθορίζουν την επιλογή είναι η γκάμα των υπηρεσιών που μπορεί να προσφέρει. Η διαφοροποίηση του προϊόντος και η προσαρμογή αυτής στις ανάγκες του κάθε πελάτη, είναι και αυτή που κάνει τη διαφορά. Πρέπει ο πάροχος να είναι σε θέση να προσαρμόζεται στη διαφορετικότητα και την κουλτούρα της κάθε εταιρείας.

Φυσικά, αυτό δεν είναι αρκετό. Σε ένα περιβάλλον που νόμοι, θεωρίες, πρακτικές και συστήματα μεταβάλλονται με γοργούς ρυθμούς, οι οργανισμοί πριν αποφασίσουν σε ποια εταιρεία ή πάροχο θα αναθέσουν τη μισθοδοσία του ανθρώπινου δυναμικού τους, οφείλουν να εξετάσουν μία σειρά από επιπλέον κρίσιμους παράγοντες. Η εμπειρία, η πλήρης εξειδίκευση στη μισθοδοσία όλων των μορφών απασχόλησης, η κατανόηση όλων των δεδομένων κανόνων και των συνθηκών αγοράς, καθώς και η βαθιά γνώση εργατικών, ασφαλιστικών και φορολογικών θεμάτων, είναι μερικά μόνο από τα χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει, όπως πιστοποιεί και η Ν. Σαραντοπούλου: «Τα σημεία που πρέπει να προσέξει η εταιρεία για την επιλογή του κατάλληλου παρόχου υπηρεσιών payroll outsourcing είναι η εμπειρία, η εξειδίκευση στα εργατικά ασφαλιστικά και φορολογικά θέματα, οι τεχνολογικές υποδομές, η αμεσότητα και η εμπιστοσύνη».

Από την πλευρά της, όπως εξηγεί η Μ. Τσαντούρη: «Η εξειδίκευση της ομάδας σε μακροχρόνιες συνεργασίες αντίστοιχης επιχειρησιακής πολυπλοκότητας, καθώς και η δυνατότητα της άμεσης συμμόρφωσής της με τις συνεχείς νομοθετικές εξελίξεις και της αξιόπιστης ερμηνείας και εφαρμογής τους, αποτελούν τον πυλώνα για μία αγαστή συνεργασία». Στο ίδιο πλαίσιο, ο Head Of HR & Payroll Business Unit της SoftOne αναφέρει πως «Λαμβάνοντας υπόψη τη σπουδαιότητα του ρόλου της μισθοδοσίας, καθώς και τις υψηλές απαιτήσεις διαχείρισής της, η επιλογή συνεργάτη αποτελεί μία ιδιαίτερα σύνθετη διαδικασία, με την εξειδίκευση, την άρτια εκπαίδευση, την πολυετή εργασιακή εμπειρία, τη συνεχή ενημέρωση στα ζητήματα εργατικής νομοθεσίας, καθώς και τη δυνατότητα ανταπόκρισης στις εξειδικευμένες ανάγκες κάθε επιχείρησης, να αποτελούν τα κυριότερα κριτήρια επιλογής του κατάλληλου παρόχου». Όπως προσθέτει ο ίδιος, προϋποθέτει τη δέσμευση για έγκυρη διαχείριση τόσο της μισθοδοσίας όσο και των υποχρεώσεων κάθε επιχείρησης απέναντι στα ασφαλιστικά ταμεία, το πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ και άλλους δημόσιους φορείς, την ασφαλή τήρηση των δεδομένων, τη συμμόρφωση με τις διατάξεις διαχείρισης ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων (GDPR) και τη χρήση προηγμένων τεχνολογικά εφαρμογών, εξασφαλίζοντας το βέλτιστο αποτέλεσμα με σημαντικό χαμηλό κόστος.

Από την πλευρά της, η Human Resources Manager της Ingroup, τονίζει πως «οφείλουμε να διασφαλίσουμε ότι ο πάροχος διαθέτει την κατάλληλη υποδομή σε συστήματα αλλά και σε καταρτισμένο ανθρώπινο δυναμικό, εξειδικευμένη γνώση, πολυετή εμπειρία και ευελιξία, ώστε να υποστηρίξει έγκυρα, έγκαιρα και αποτελεσματικά, τον όγκο των εργασιών που απαιτείται».
Για τις τεχνολογικές υποδομές ως ένα εξίσου σημαντικό στοιχείο που θα διασφαλίσει την ομαλή και -κυρίως- αποδοτική συνεργασία με έναν εξωτερικό συνεργάτη/πάροχο payroll outsourcing υπηρεσιών, κάνει λόγο και η Chief payroll & outsourcing officer της Randstad Ελλάδας, αναφέροντας πως «Τα διαθέσιμα λογισμικά συστήματα και ψηφιακά εργαλεία για την υποστήριξη των παρεχόμενων υπηρεσιών κατέχουν σημαντικό ρόλο, ώστε να εξασφαλίζεται η έγκαιρη και αξιόπιστη ολοκλήρωση των εργασιών». Η ίδια «στέκεται» και σε ένα άλλο βασικό σημείο: «Στις μέρες μας, είναι πολύ σημαντική και η πρόβλεψη για την προστασία των ευαίσθητων δεδομένων, εφαρμόζοντας ασφαλή πρωτόκολλα GDPR & IS, καθώς και η πρόβλεψη πλάνων business continuity & disaster recovery για τη διασφάλιση της αδιάλειπτης παροχής των υπηρεσιών».

Για το ίδιο θέμα, η Ε. Τρακόσια αναφέρει πως «Η ασφάλεια των δεδομένων, καθώς και η αδιάλειπτη παροχή της υπηρεσίας είναι εκ των ουκ άνευ στοιχεία προς εξέταση», ενώ συμπληρώνει πως ο τρόπος επικοινωνίας, ανταλλαγής των στοιχείων και υποστήριξης είναι απαραίτητο να διερευνηθεί επισταμένως. «Η δυνατότητα να παρασχεθούν συμπληρωματικά υπηρεσίες νομικής φύσεως ή υποστήριξης ανθρώπινου δυναμικού, μπορεί στη συνέχεια να δώσει νέες προοπτικές συνεργασίας», καταλήγει η ίδια.

ΕΝ ΚΑΤΑΚΛΕΙΔΙ
Η απόφαση ανάθεσης της διαχείρισης της μισθοδοσίας είναι μία καθαρά στρατηγική επιλογή, η οποία πρέπει να λαμβάνεται σε συνάρτηση με τη μακροπρόθεσμη στρατηγική της εταιρείας και να μην αντιμετωπίζεται ως μία διαδικασία που απλά και μόνο θα μειώσει το διαχειριστικό και λειτουργικό κόστος της. Αυτό προϋποθέτει τη διαρκή και σε βάθος ενημέρωση της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας που θα λάβει την απόφαση για το μοντέλο της διαχείρισης της μισθοδοσίας. Απαιτείται διαρκής έρευνα και μελέτη των δεδομένων αλλά και των διαθέσιμων λύσεων, ώστε να επιλεγεί ο κατάλληλος συνεργάτης, ο οποίος θα διαθέτει γνώση, εμπειρία, τεχνολογική υποδομή, πληρότητα, ασφάλεια δεδομένων, ποιότητα και φήμη.