Η σωστή διαχείριση της μισθοδοσίας αποτελεί πλέον αναγκαιότητα για κάθε επιχείρηση, καθώς οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν προκλήσεις που αφορούν στην ευημερία των εργαζομένων τους, τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία και τη βελτίωση της εργασιακής απόδοσης. Σε αυτή την κατεύθυνση, το Payroll outsourcing αποκτά -αλλά και προσφέρει- όλο και μεγαλύτερη αξία στους οργανισμούς.

Οι υπηρεσίες Payroll Outsourcing διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στη διαμόρφωση της εταιρικής στρατηγικής για το ανθρώπινο δυναμικό και την ανάπτυξη της επιχείρησης συνολικότερα. Τα στοιχεία δείχνουν ότι το payroll outsourcing αποτελεί το ταχύτερα αναπτυσσόμενο τμήμα της παγκόσμιας αγοράς εξωτερικής ανάθεσης ανθρώπινων πόρων (Human Resources Outsourcing), με τους οργανισμούς να υιοθετούν όλο και περισσότερο την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη, προκειμένου να επιτύχουν μείωση του κόστους και οικονομίες κλίμακας. Σύμφωνα με μελέτη της 360 Research Reports, οι οργανισμοί που διατηρούν εσωτερικά ομάδες για εργασίες που αφορούν στη μισθοδοσία δαπανούν 20% περισσότερο από τους οργανισμούς που αναθέτουν τις ίδιες λειτουργίες σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις, η παγκόσμια αγορά Payroll Outsourcing πρόκειται να σημειώσει σημαντική αύξηση μεταξύ του 2023 και του 2030. Όπως δείχνει η έκθεση Payroll Outsourcing Market – Growth, Trends and Forecast (2023 – 2030) της 360 Research Reports, το 2022, η παγκόσμια αγορά Payroll Outsourcing αναπτύχθηκε με σταθερό ρυθμό, με το μέγεθός της να αποτιμάται σε 8,2 δις δολάρια το 2021 και να τείνει να αγγίζει τα 12 δις δολάρια μέχρι το 2027, σημειώνοντας CAGR 7,1% κατά την περίοδο πρόβλεψης. Στο ίδιο μήκος κύματος, η έκθεση Payroll Outsourcing Services Market από τη Market Research Guru σημειώνει ότι η εν λόγω αγορά, σε παγκόσμιο επίπεδο, αναμένεται να φτάσει τα 11 δις δολάρια έως το 2028, επιτυγχάνοντας ρυθμό ανάπτυξης 6% κατά τη χρονική περίοδο 2023-2028.

Οι υπηρεσίες Payroll outsourcing προσφέρουν προστιθεμένη αξία στους οργανισμούς και αυτό επιβεβαιώνεται από την ανάπτυξη που σημειώνει παγκοσμίως. Για τα οφέλη που προκύπτουν κάνει λόγο η Νατάσα Φούντα, Senior Manager, Payroll Outsourcing Services από την RSM Greece, σημειώνοντας τα εξής: «Λαμβάνοντας υπόψη μας την πολυπλοκότητα του εργασιακού και ασφαλιστικού κανονιστικού πλαισίου στη χώρα μας και τις πολλαπλές προκλήσεις που καλούνται να αντιμετωπίσουν οι επιχειρήσεις, η συνεργασία με αξιόπιστους και έμπειρους συμβούλους παρέχει βελτιωμένη αποτελεσματικότητα και αξιοπιστία. Παράλληλα, μειώνονται ο χρόνος και οι πόροι που απαιτούνται για τη διαχείριση της μισθοδοσίας, ενώ οι επιχειρήσεις έχουν ταυτόχρονα την ευκαιρία να επικεντρωθούν στον πυρήνα των δραστηριοτήτων τους.

Η εμπειρία, τα συστήματα και οι διαδικασίες που κατέχουν οι εξειδικευμένοι συνεργάτες εξασφαλίζουν την ακρίβεια και ορθότητα στον υπολογισμό της μισθοδοσίας, μειώνοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων και διασφαλίζουν την εμπιστευτικότητα και την ορθή τήρηση προσωπικών δεδομένων. Παράλληλα, μία ολοκληρωμένη ομάδα συμβούλων μπορεί να παρέχει σφαιρική πληροφόρηση σε φορολογικά, νομικά και ασφαλιστικά ζητήματα, διασφαλίζοντας την έγκαιρη ενημέρωση και συμμόρφωση με το νομοθετικό πλαίσιο. Τέλος, μία σωστή επιλογή μπορεί να δημιουργήσει μία στρατηγική συνεργασία που θα παρέχει εξατομικευμένη ανάλυση αναγκών και υψηλή προστιθέμενη αξία με την παροχή προσαρμοσμένων και εξατομικευμένων λύσεων».

ΟΙ ΤΑΣΕΙΣ ΠΟΥ ΕΠΗΡΕΑΖΟΥΝ ΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ
Βρισκόμαστε σε μία εποχή που η εργασία υφίσταται επαναστατικές αλλαγές, επηρεαζόμενη σε μεγάλο βαθμό από την πρόοδο στην τεχνολογία και την εισαγωγή της τεχνητής νοημοσύνης. Ταυτόχρονα, το μοντέλο εργασίας μετασχηματίζεται για να ανταποκριθεί σε νέες ανάγκες και ζητούμενα, όπως η υβριδική εργασία και ο ψηφιακοί νομάδες. Σε αυτό το πλαίσιο, η μισθοδοσία, με τον κρίσιμο ρόλο που διαδραματίζει στην ανταγωνιστικότητα και τη βιωσιμότητα των σύγχρονων οργανισμών, δεν μπορεί παρά να επηρεαστεί από αυτές τις εξελίξεις. Είτε μία εταιρεία επιλέγει να αναθέσει τη μισθοδοσία της σε εξωτερικό συνεργάτη, είτε να τη διαχειριστεί εσωτερικά, η αντίληψή της για τη μισθοδοσία οφείλει να συμβαδίζει με τις εξελίξεις στον κόσμο της εργασίας, και ως εκ τούτου, αυτό επηρεάζει τη διαχείρισή της σε πολλά επίπεδα. Μερικές από τις τάσεις που επηρεάζουν το payroll συνολικά, είναι οι εξής:

Gig economy & Μισθοδοσία: Τα συστήματα μισθοδοσίας «οφείλουν» να προσαρμοστούν σε ένα ευρύ φάσμα εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των freelancers. Από την πλευρά τους, οι μη μισθωτοί εργαζόμενοι εκδηλώνουν προσδοκίες για πληρωμές σε πραγματικό χρόνο ή κατά παραγγελία, αντί να αναμένουν την κανονική περίοδο πληρωμής των δύο εβδομάδων ή του ενός μήνα, μεταξύ άλλων απαιτούμενων προσαρμογών. Οι νέες απαιτήσεις στον τομέα της μισθοδοσίας αναδεικνύουν την ανάγκη για ευελιξία και ακρίβεια στη διαχείριση της αμοιβής των εργαζομένων. Η επιτάχυνση των διαδικασιών πληρωμών και οι αλλαγές στα πρότυπα πληρωμών απαιτούν από τις επιχειρήσεις να ανταποκριθούν με ταχύτητα στις ανάγκες των μη μισθωτών εργαζομένων. Οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να είναι ικανοί να διαχειρίζονται αυτές τις αλλαγές και να παρέχουν την απαιτούμενη υποστήριξη για να διασφαλίσουν την ικανοποίηση των αναγκών των εργαζομένων. Συνολικά, η διαχείριση της μισθοδοσίας αποκτά νέες διαστάσεις καθώς η εργασία εξελίσσεται, και η αύξηση της μη εξαρτημένης εργασίας καλεί τις επιχειρήσεις να προσαρμοστούν με ευελιξία και καινοτομία.

Η μετάβαση της μισθοδοσίας στο Cloud: Η δυνατότητα πρόσβασης σε δεδομένα από οποιαδήποτε συσκευή, σε οποιαδήποτε τοποθεσία με σύνδεση στο διαδίκτυο χάρη στο cloud, έχει ανατρέψει εντελώς τον τρόπο με τον οποίο εργαζόμαστε. Πολλά επιχειρηματικά μοντέλα SaaS για την αποθήκευση δεδομένων, τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και το επιχειρηματικό λογισμικό, έχουν γίνει εφικτά χάρη σε αυτήν την εξέλιξη. Σύμφωνα με την Gartner, μέχρι το 2025, οι εφαρμογές cloud θα αντιπροσωπεύουν πάνω από το ήμισυ των επενδύσεων στην πληροφορική σε σημαντικές κατηγορίες της αγοράς, με τηη μισθοδοσία να μην αποτελεί εξαίρεση. Οι εταιρείες payroll outsourcing εκμεταλλεύονται πλέον το cloud για τη λειτουργία τους, και αναμένεται ότι αυτή η τάση θα αυξηθεί. Άλλωστε, η μετάβαση σε ένα υποκατάστημα τράπεζας για τη διαχείριση της μισθοδοσίας αποτελεί παρελθόν για τους σύγχρονους οργανισμούς.

Τεχνητή Νοημοσύνη, Τεχνολογία & Μισθοδοσία: Η τεχνητή νοημοσύνη και η τεχνολογία αναδύονται ως κρίσιμοι παράγοντες στον χώρο της Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού, επιφέροντας ανακατατάξεις που διαμορφώνουν το μέλλον της μισθοδοσίας. Παρά την αδυναμία της τεχνολογίας να αντικαταστήσει πλήρως την ανθρώπινη κρίση, η τεχνητή νοημοσύνη αποδεικνύεται όλο και πιο χρήσιμη, ακόμη και στη διαχείριση της μισθοδοσίας. Η τεχνολογία συμβάλλει στην εξοικονόμηση χρόνου κατά την επεξεργασία της μισθοδοσίας, επιτρέποντας στους οργανισμούς να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, μέσω των πλατφορμών προγραμματισμού εργαζομένων, οι εταιρείες μπορούν να λαμβάνουν άμεσες ειδοποιήσεις όταν ένας εργαζόμενος δεν πραγματοποιεί την καθορισμένη του εργασία. Συγχρόνως, οι εργαζόμενοι μπορούν να απαντούν σε αυτές τις ειδοποιήσεις, καταγράφοντας ακριβώς την ώρα της παρουσίας τους.

Αυτό οδηγεί σε σημαντική εξοικονόμηση χρόνου, με ελάχιστα ή ακόμη και μηδενικά σφάλματα στις ώρες εργασίας. Επιπλέον, η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να κατηγοριοποιήσει τους εργαζόμενους σε κατάλληλες φορολογικές κλίμακες. Τα chatbots μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν από τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού για να βοηθήσουν τους Payroll Managers με μη επείγοντα αιτήματα, και, σε περίπτωση προβλήματος, αυτά τα chatbots ειδοποιούν τους διαχειριστές για αντίστοιχη αντίδραση.

HR integration / HRMS: Οι εξελίξεις στον τομέα της μισθοδοσίας και της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού προβάλλουν τη σημασία της ένταξης της μισθοδοσίας στο σύστημα διαχείρισης ανθρώπινων πόρων (HRMS) σε μεγάλο βαθμό. Οι ασφαλείς, ταξινομημένες και προσβάσιμες πληροφορίες αποτελούν κρίσιμους παράγοντες για τα στελέχη HR και τους Payroll Managers. Η ενσωμάτωση των δεδομένων μισθοδοσίας στο HRMS ενός οργανισμού απλοποιεί τη διαχείριση και τη διατήρησή τους. Είναι κρίσιμο για τις εταιρείες να διατηρούν ακριβή και αξιόπιστα δεδομένα μισθοδοσίας, ιδιαίτερα υπό τον ραγδαίο εξελισσόμενο νομοθετικό πλαίσιο που αφορά στην εργασία. Έτσι, εκτός από τη μείωση των σφαλμάτων στη μισθοδοσία, η εταιρεία μπορεί να εξασφαλίσει την ασφαλή αποθήκευση των δεδομένων μέσω του cloud. Επιπλέον, με την ένταξη των συστημάτων μισθοδοσίας στα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινων πόρων (HR), δημιουργούνται πολύτιμα δεδομένα για αξιολόγηση, σχετικά με τις προτιμήσεις των εργαζομένων σχετικά με τις διαδικασίες μισθοδοσίας.

Η ΠΡΟΣΤΙΘΕΜΕΝΗ ΑΞΙΑ ΕΝΟΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΤΗ
Πολλές επιχειρηματικές αποφάσεις και ενέργειες έχουν άμεσο αντίκτυπο στην εμπειρία των εργαζομένων. Όσον αφορά στην εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας, παράγοντες όπως η ποιότητα των υπηρεσιών, η ευελιξία, η προσαρμοστικότητα, η συνεργασία και η γρήγορη προσέγγιση που επικεντρώνεται στη λύση αποτελούν κρίσιμες πτυχές για τη διατήρηση της ικανοποίησης των εργαζομένων. Μία επιτυχημένη διαδικασία μισθοδοσίας θα πρέπει να ενισχύει την αίσθηση του εργαζομένου ότι αποτελεί το πιο πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο της εταιρείας. Υπό αυτό το πρίσμα, είναι ουσιώδους σημασίας ο πάροχος υπηρεσιών payroll outsourcing να αποτελεί την προέκταση της ομάδας μισθοδοσίας μίας εταιρείας. Αυτό διαμορφώνει μία ισχυρή και ευέλικτη συνεργασία που προσαρμόζεται σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις επιθυμούν μία απρόσκοπτη διαδικασία payroll outsourcing, η οποία πραγματοποιείται από επαγγελματίες που γνωρίζουν πού μπορεί να προκύψουν δυσκολίες.

Επιπλέον, ο εκάστοτε πάροχος-συνεργάτης πρέπει να συνεργάζεται στενά με την εταιρεία, προκειμένου να κατανοήσει την οργανωσιακή κουλτούρα, τον τρόπο λειτουργίας και τα σημεία όπου συνήθως προκύπτουν προβλήματα, αξιοποιώντας την εμπειρία που έχει. Στο πολύπλοκο περιβάλλον της εξωτερικής ανάθεσης της μισθοδοσίας, ο στόχος πρέπει να είναι η δημιουργία μίας ισχυρής και ανοιχτής συνεργασίας, η οποία βασίζεται στην εμπιστοσύνη. Όπως επισημαίνει, η Ν. Φούντα, «η διασφάλιση της ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων κατά την ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη απαιτεί προσεκτική προετοιμασία και εφαρμογή διαδικασιών. Το σημαντικότερο σημείο είναι η έρευνα και η επιλογή αξιόπιστου παρόχου με καλή φήμη στην αγορά και ολοκληρωμένες διαδικασίες και πολιτικές αναφορικά με την διαχείριση και προστασία των δεδομένων. Σημαντική είναι η κατοχή πιστοποιήσεων (π.χ. ISO 27001) από την πλευρά του παρόχου καθώς και η κρυπτογράφηση των δεδομένων που μεταφέρονται και αποθηκεύονται βάσει πρωτοκόλλων υψηλών προδιαγραφών. Στη συνέχεια, απαιτείται αξιολόγηση των μηχανογραφικών συστημάτων που χρησιμοποιεί ο πάροχος για να διασφαλιστεί το business continuity και η αξιοπιστία τους καθώς και η συνεχής αναβάθμιση για τη βελτιστοποίηση και διασφάλιση της ασφάλειας του συστήματος».

Την ίδια στιγμή, είναι εξίσου σημαντικό η εταιρική κουλτούρα να είναι κατανοητή και να ευθυγραμμίζεται με αυτήν του εξωτερικού συνεργάτη. Αυτό συμβάλλει στη δημιουργία ενός μοντέλου παροχής υπηρεσιών που μπορεί να υποστηρίξει την εταιρεία, προσφέροντας παράλληλα άριστη εξυπηρέτηση πελατών, που προσαρμόζεται τόσο στις επιχειρηματικές ανάγκες της εταιρείας όσο και στη βελτίωση της εμπειρίας των εργαζομένων της. Εν κατακλείδι, η ικανότητα παροχής υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης της τεχνολογίας, σε συνδυασμό με τη γνώση των τοπικών κανόνων και διαδικασιών, αποτελεί προστιθέμενη αξία για τους οργανισμούς που επενδύουν στο Payroll Outsourcing.

Η ΜΕΤΑΒΑΣΗ ΣΤΟ PAYROLL OUTSOURCING
Η συνεργασία με έναν πάροχο Payroll Outsourcing μπορεί να επηρεάσει την εσωτερική οργάνωση και τις διαδικασίες ενός οργανισμού. Πώς μπορεί να διασφαλιστεί μία ομαλή και αποτελεσματική συνεργασία; Σε αυτό το ερώτημα μάς απαντά η Senior Manager, Payroll Outsourcing Services, RSM Greece, επισημαίνοντας ότι ένας σύμβουλος έκδοσης και διαχείρισης μισθοδοσίας οφείλει πρώτα από όλα να κατανοήσει τη στρατηγική, τη λειτουργία και τις ανάγκες του κάθε οργανισμού. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί να χτιστεί μία ουσιαστική συνεργασία και μία σχέση εμπιστοσύνης που θα προσδίδει προστιθέμενη αξία βάσει των προτεραιοτήτων του συγκεκριμένου οργανισμού. Η ίδια συμπληρώνει ότι «πέραν από τον ολοκληρωμένο και ορθό υπολογισμό μισθοδοσίας, απαραίτητη είναι και η συμβουλευτική προσέγγιση και οι προτάσεις του συμβούλου για βέλτιστες πρακτικές που μπορεί να υιοθετήσει ο οργανισμός για την καλύτερη λειτουργία του. Επιπλέον, την αποτελεσματική συνεργασία μπορούν να ενισχύσουν οι συγκεκριμένες και προσυμφωνημένες διαδικασίες, η τήρηση χρονοδιαγραμμάτων και η άμεση επικοινωνία».

Όπως κάθε αλλαγή που επηρεάζει τις ήδη υπάρχουσες νόρμες, η μετάβαση στο Payroll Outsourcing μπορεί να συναντήσει ορισμένες προκλήσεις. Ενδεικτικά αναφέρονται:
Εσωτερική «αντίσταση»: Οι εργαζόμενοι της εταιρείας μπορεί να αντισταθούν στην ιδέα της μετάβασης, ειδικά αν φοβούνται ότι η εξωτερική εταιρεία θα μπορούσε να απειλήσει τις θέσεις εργασίας τους. Η επικοινωνία και η εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με τα οφέλη του Payroll Outsourcing μπορεί να βοηθήσει στην αντιμετώπιση αυτής της κατάστασης.

  • Διαδικασία μετάβασης: Η μετάβαση από την εσωτερική διαχείριση της μισθοδοσίας σε έναν εξωτερικό πάροχο απαιτεί λεπτομερή σχεδιασμό και εκτέλεση. Οι διαδικασίες πρέπει να είναι οργανωμένες και να παρακολουθούνται προσεκτικά, ώστε να μειωθεί ο κίνδυνος σφαλμάτων.
  • Απώλεια ελέγχου: Κατά τη μετάβαση, η εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίσει την αίσθηση ότι χάνει μερικό έλεγχο επί της διαχείρισης της μισθοδοσίας και των φορολογικών υποχρεώσεων. Αυτό απαιτεί εμπιστοσύνη στον εξωτερικό πάροχο και απόλυτη συμμόρφωση με τις συμφωνηθείσες διαδικασίες.
  • Εξασφάλιση της ασφάλειας δεδομένων: Η εταιρεία πρέπει να διασφαλίσει ότι ο πάροχος Payroll Outsourcing διατηρεί υψηλά επίπεδα ασφάλειας για τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων.
  • Προσαρμογή σε νέες διαδικασίες: Η εταιρεία πρέπει να προσαρμοστεί στις νέες διαδικασίες και τον τρόπο λειτουργίας που θα φέρει η συνεργασία με τον εξωτερικό πάροχο.

Για να αντιμετωπιστούν αυτές οι προκλήσεις με επιτυχία, είναι σημαντικό να υπάρχει εκ των προτέρων λεπτομερής σχεδιασμός, στενή συνεργασία με τον εξωτερικό πάροχο και ανοιχτή επικοινωνία με τους εργαζομένους κατά τη διάρκεια της μετάβασης. Παρά τις προκλήσεις, η μετάβαση στο Payroll Outsourcing μπορεί να έχει σημαντικά οφέλη για μία επιχείρηση, όπως την εξοικονόμηση πόρων και την αύξηση της αποτελεσματικότητας. Με τον σωστό προγραμματισμό, συνεργασία και επικοινωνία, μπορεί να επιτευχθεί μία επιτυχημένη μετάβαση στο Payroll Outsourcing.

ΔΙΝΟΝΤΑΣ ΕΜΦΑΣΗ ΣΤΗ ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ
Σύμφωνα με το Παγκόσμιο Οικονομικό Φόρουμ, βρισκόμαστε αντιμέτωποι με μία παγκόσμια επιδημία κακής ψυχικής υγείας και σχετικών προβλημάτων. Στον σύγχρονο κόσμο, οι οργανισμοί έχουν τοποθετήσει ψηλά στην ατζέντα τους τα θέματα που αφορούν στο wellbeing και wellness των εργαζομένων τους, με στόχο να συμβάλουν στη γενική ευημερία του ανθρώπινου δυναμικού τους. Δεδομένου ότι οι εργαζόμενοι αφιερώνουν σημαντικό μέρος της ημέρας τους στην εργασία και η ίδια η επιβίωσή τους εξαρτάται από αυτήν, η διαχείριση της μισθοδοσίας καθίσταται θεμελιώδους σημασίας για την αποφυγή περιττού άγχους. Επιπρόσθετα, η διαχείριση της μισθοδοσίας σε ακριβή και προκαθορισμένο χρόνο, συμβάλλει στην εργασιακή εμπειρία των εργαζομένων και ενισχύει την εργασιακή αφοσίωση και δέσμευση. Ανεξαρτήτως του μεγέθους της επιχείρησης, η ορθή διαχείριση της μισθοδοσίας κατά την κάθε περίοδο είναι απαραίτητη, διαφορετικά ενέχει τον κίνδυνο να δημιουργηθούν παράπονα και οι εργαζόμενοι να παρουσιάσουν χαμηλό επίπεδο ικανοποίησης, με αποτέλεσμα τη μείωση της παραγωγικότητας και της εργασιακής δέσμευσης.

Παράγοντες που ενδέχεται να συντελέσουν σε σφάλματα κατά την επεξεργασία της μισθοδοσίας μίας εταιρείας περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τα νέα νομοθετικά δεδομένα και την κανονιστική πολυπλοκότητα, την ανάγκη επεξεργασίας της μισθοδοσίας σε πολλές χώρες με διαφορετικό νομοθετικό πλαίσιο και κανονισμούς, τα πρωτόκολλα ασφαλείας για τη διατήρηση της συμμόρφωσης με το απόρρητο των δεδομένων, καθώς και την ανάγκη δημιουργίας διαφορετικών αναφορών. Όλα τα παραπάνω απαιτούν προσεκτική διαχείριση και ενσωμάτωση της μισθοδοσίας στις επιχειρησιακές διαδικασίες για να διασφαλιστεί μια ομαλή και θετική εργασιακή εμπειρία για το ανθρώπινο δυναμικό.

PAYROLL CO-SOURCING
Εναρμονισμένη με τις επιταγές του σύγχρονου εργασιακού τοπίου, η διαχείριση της μισθοδοσίας φαίνεται να ακολουθεί το νέο μοντέλο εργασίας. Ο όρος Payroll Co-sourcing περιγράφει ένα υβριδικό μοντέλο στο οποίο ορισμένα στοιχεία της διαδικασίας μισθοδοσίας ανατίθενται σε τρίτους, ενώ άλλα ολοκληρώνονται εντός της επιχείρησης. Ένα πλεονέκτημα του καταμερισμού των ευθυνών είναι ότι οι εταιρείες μπορούν να «ασχοληθούν» με συγκεκριμένους τομείς που δεν θα προτιμούσαν να αναθέσουν σε τρίτους, ενώ παράλληλα «απολαμβάνουν» κάποια από τα πλεονεκτήματα της εξωτερικής ανάθεσης. Από την άλλη, κάποιες εταιρείες αναθέτουν σε συνεργάτες καθήκοντα μισθοδοσίας, εάν πιστεύουν ότι μία εξωτερική υπηρεσία θα είναι πιο έμπειρη σε συγκεκριμένες εργασίες, διατηρώντας τη διαδικασία στο εσωτερικό της επιχείρησης, εκτός από τις περιπτώσεις που προτιμούν να απευθυνθούν σε έναν ειδικό. Συνολικά, το payroll co-sourcing προσφέρει μία ευέλικτη επιλογή που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να προσαρμόσουν το μοντέλο της μισθοδοσίας σύμφωνα με τις ανάγκες και τη στρατηγική τους.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΙΚΑ
Η εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας συμβάλλει στην εξοικονόμηση χρόνου, χρημάτων και πόρων, ενώ ταυτόχρονα βελτιώνει την αποδοτικότητα και την ακρίβεια των διαδικασιών. Το κυριότερο, όμως, είναι ότι -σε μακροπρόθεσμο ορίζοντα- συμβάλλει θετικά στη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας και της οικονομικής βιωσιμότητας μίας επιχείρησης. Πιο συγκεκριμένα, ο οργανισμός αποδεσμεύεται από το να απασχολεί εσωτερικά στελέχη για τη διαχείριση της μισθοδοσίας και των φορολογικών υποχρεώσεων, εξοικονομώντας πολύτιμους πόρους μέσα από τη μείωση του λειτουργικού κόστους και των κεφαλαιουχικών δαπανών του. Παράλληλα, ο εξωτερικός συνεργάτης αναλαμβάνει τον υπολογισμό και τη διεκπεραίωση της μισθοδοσίας, και τα στελέχη της εταιρείας επενδύουν σε πιο στρατηγικές και παραγωγικές εργασίες.

Ο ΡOΛΟΣ ΤΟΥ ΥΠΕYΘΥΝΟΥ ΜΙΣΘΟΔΟΣIΑΣ
Η διαδικασία έκδοσης της μισθοδοσίας είναι μια νευραλγική αλλά και πολύπλοκη διαδικασία. Κάποιες εταιρείες επιλέγουν να έχουν in-house ομάδα μισθοδοσίας, ενώ κάποιες άλλες επιλέγουν τη λύση του payroll outsourcing. Η απόφαση μεταξύ των επιλογών in-house vs outsourcing εξαρτάται από πολλούς και ποικίλους παράγοντες, και σίγουρα υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα σε κάθε μια από αυτές. Ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα της επιλογής outsourcing, είναι πως επιτρέπει στην ομάδα της μισθοδοσίας να επικεντρωθεί σε στρατηγικές πρωτοβουλίες καθώς την αποδεσμεύει από τις καθημερινές διεκπεραιωτικές εργασίες. Επίσης, οι εξωτερικοί συνεργάτες είναι κατάλληλα ενημερωμένοι, ώστε να επιτευχθεί αφενός, η σωστή εφαρμογή της νομοθεσίας και της φορολογικής πολιτικής εξασφαλίζοντας την πλήρη συμμόρφωση του οργανισμού σε αυτές , αφετέρου, να επιτευχθεί η ελαχιστοποίηση του ποσοστού επικείμενων λαθών.

Τέλος, με την πρακτική του payroll outsourcing φεύγει ένας μεγάλος όγκος εργασίας προσφέροντας στην εταιρεία μεγαλύτερη ευελιξία. Ωστόσο, ο ρόλος του υπεύθυνου μισθοδοσίας παραμένει κρίσιμος και απαραίτητος, ακόμα και αν η εταιρεία έχει επιλέξει την επιλογή του outsourcing, διότι η παρακολούθηση και ο προ-έλεγχος των διαδικασιών που αφορούν στη μισθοδοσία παραμένει στην ευθύνη της εταιρείας, ώστε να διασφαλιστεί η ακρίβεια και η ασφάλεια των δεδομένων που μεταφέρονται στην outsourcing εταιρεία. Μια επιπλέον πρόκληση, αποτελεί το γεγονός πως πρέπει να χτισθεί μια ουσιαστική συνεργασία με τον εξωτερικό συνεργάτη, η οποία θα είναι στενή και διαρκής, ώστε να εξασφαλισθεί ο συγχρονισμός και η έγκαιρη διεκπεραίωση ειδικών αιτημάτων καθώς και η αποτελεσματικότητα της συνολικής διαδικασίας. Συνολικά, η απόφαση για payroll outsourcing πρέπει να είναι καλά τεκμηριωμένη και να λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες και τη φύση της επιχείρησης, έτσι ώστε να επωφεληθούμε από τα πλεονεκτήματα, ενώ ταυτόχρονα θα επιτευχθεί αποτελεσματική διαχείριση των προκλήσεων μιας τέτοιας συνεργασίας.
Δωροθέα Ζορμπά, Payroll Manager, Ella hotels and resorts