«Communications, Communications και Communications»
Ο σημαντικός ρόλος της επικοινωνίας και το «HIGH COST of LOW PERFORMANCE!»

Είναι προφανές ότι η επικοινωνία, είτε σε εταιρικό επίπεδο, είτε σε επίπεδο project, είναι μια βασική δεξιότητα η οποία εάν χρησιμοποιηθεί σωστά συνδέει κάθε μέλος της ομάδας έργου σε ένα κοινό σύνολο από ενέργειες, σκοπούς και στρατηγικές. Διαφορετικά η αποτυχία παραμονεύει.

Οι έρευνες δείχνουν ότι ο project Manager ξοδεύει πάνω από το 90% του χρόνου του σε επικοινωνία.

Όπως αναφέρει το PMI’s 2013 Pulse of the ProfessionTM η «ικανότητα του οργανισμού να πετύχει τα χρονοδιαγράμματα, το budget και ειδικά τους σκοπούς του έργου, επηρεάζει σημαντικά την ικανότητα του οργανισμού να επιβιώσει και να μεγαλουργήσει».

Ο κύριος λόγος είναι ότι όλοι σχεδόν οι οργανισμοί λειτουργούν σε οικονομικό περιβάλλον “Do More With Less!”

Η έρευνα ανέδειξε την κρισιμότητα της επικοινωνίας σε όλους τους stakeholders. Η έρευνα των εταιρειών Forbes, PWC και Towers Watson δείχνει ότι οι οργανισμοί γνωρίζουν τη θετική επίδραση της αποτελεσματικής επικοινωνίας στα projects, programs, and portfolios. Αυτό το οποίο δεν ήταν γνωστό όμως ήταν η ποσοτική αποτίμηση της αναποτελεσματικής επικοινωνίας στα αποτελέσματα των projects. Τα αποτελέσματα ήταν εντυπωσιακά.

Το PMI’s 2013 Pulse of the ProfessionTM δείχνει ότι για κάθε 1.000.000.000$ που ξοδεύονται σε ένα project, 135.000.000$ (το 13,5%) βρίσκονται σε κίνδυνο (at risk). Επιπλέον η έρευνα έδειξε ότι τα 75.000.000$ από τα 135.000.000$ βρίσκονται σε κίνδυνο εξαιτίας της αναποτελεσματικής επικοινωνίας (διάγραμμα 1).

Όμως, παρά τα προβλήματα, πολλοί οργανισμοί παραδέχονται ότι δεν δίδουν τη δέουσα προσοχή στην αποτελεσματική επικοινωνία στο επίπεδο του έργου ειδικότερα όταν εξηγούν τα επιχειρηματικά οφέλη των στρατηγικών πρωτοβουλιών σε όλους τους stakeholders σε όλα τα επίπεδα του project.Η έρευνα του PMI’s Pulse για το communication βρήκε ότι η αποτελεσματική επικοινωνία οδηγεί σε ΠΙΟ ΕΠΙΤΥΧΗΜΕΝΑ PROJECTS επιτρέποντας στους οργανισμούς να γίνουν high performers.

Ως high performers ορίζονται οι εταιρείες που τελειώνουν το 80% των έργων τους «on time, on budget and meeting original goals». Οι οργανισμοί που είναι high performers ρισκάρουν 14 φορές λιγότερα χρήματα σε σχέση με τους low performers.

Οι executives και οι project managers παγκοσμίως συμφωνούν ότι οι φτωχές επικοινωνίες συνεισφέρουν στην αποτυχία των έργων. Η έρευνα του Forbes Insights 2010 Strategic Initiatives με τίτλο «Adapting Corporate Strategy to the Changing Economy», βρήκε ότι οι 9 από τους 10 CEOs πιστεύουν ότι η επικοινωνία είναι κρίσιμη για την επιτυχία των «strategic initiatives» και το 50% των ερωτηθέντων δηλώνουν ότι η επικοινωνία είναι αναπόσπαστο και ενεργό μέρος της υλοποίησης των «strategic initiatives». Οι project managers βλέπουν τα πράγματα παραπλήσια από τη μεριά τους. Με βάση την έρευνα PMI’s Pulse,

Το 55% των project managers συμφωνούν ότι η αποτελεσματική επικοινωνία προς όλους τους stakeholders είναι το «critical success factor» στο project management.

Αν και οι οργανισμοί συμφωνούν ότι τα project communications είναι πρόκληση, τα μεγαλύτερα προβλήματα είναι στις παρακάτω περιοχές:

  • Κενό στην αντίληψη των business benefits που θα αποφέρει το project
  • Πρόβλημα στη γλώσσα που χρησιμοποιείται για τη διακίνηση πληροφοριών για το project

ΕΝ ΚΑΤΑΚΛΕΙΔΙ: Τα σημαντικότερα συστατικά επιτυχίας κάθε έργου είναι το stakeholder management και το communications management. Πολλά έργα αποτυγχάνουν εξαιτίας της κακής επικοινωνίας μεταξύ των stakeholders του έργου. Συνεπώς, επαφίεται στον Project Manager να οργανώσει έτσι τον τρόπο επικοινωνίας σε ένα έργο, ώστε αυτό να οδηγηθεί σε επιτυχία. Και δεν πρέπει ποτέ να ξεχνάμε στην επικοινωνία ότι:

«If You Do Not Find Stakeholders, they Will FIND YOU Later…»

Πληροφορίες:
12 PM Consulting Θεοφάνης Γιώτης, MSc, Ph.D C, PMP®, MCT
E: [email protected]
www.12pm.org