Η πανδημία του κορωνοΐου άλλαξε αιφνίδια τα δεδομένα στον τρόπο εργασίας σε παγκόσμιο επίπεδο. Μέσα σε ελάχιστο χρονικό διάστημα, η τηλεργασία, που αποτελούσε την εξαίρεση, έγινε ο κάνονας για την πλειοψηφία των επιχειρήσεων που συνέχισαν τη λειτουργία τους. Σε αυτή την πρωτόγνωρη συγκυρία, οι μάνατζερ καλούνται να διοικήσουν αποτελεσματικά τους ανθρώπους τους, για πρώτη φορά, εξ΄αποστάσεως.

Οι πρωτόγνωρες συνθήκες που δημιούργησε η επέλαση του κορωνοϊού στις επιχειρήσεις παγκοσμίως, τις υποχρέωσε να βρουν άμεσα λύσεις για τη συνέχιση της λειτουργίας τους, διασφαλίζοντας την υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων τους. Όπου δεν απαιτούνταν φυσική παρουσία του υπαλλήλου, οι επιχειρήσεις υιοθέτησαν την εξ’ αποστάσεως εργασία για την πλειοψηφία ή το σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού τους.

Προτεραιότητα δόθηκε στην άμεση υλοποίηση των αναγκαίων υποδομών, προκειμένου να είναι δυνατή η εργασία από το σπίτι: παροχή εταιρικών laptops, απόδοση απομακρυσμένης πρόσβασης στα αρχεία της επιχείρησης, αξιοποίηση διαδικτυακών εργαλείων και πλατφορμών συνεργασίας για επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων, ανταλλαγή αρχείων και videoconferences, καθώς και αξιολόγηση των συστημάτων προστασίας δεδομένων και θωράκισης έναντι κυβερνοεπιθέσεων, λόγω της αυξημένης εξάρτησης από ψηφιακές τεχνολογίες. Η επιτακτική ανάγκη της άμεσης απομάκρυνσης των εργαζομένων από τον εργασιακό χώρο δεν άφησε το χρονικό περιθώριο για τη διαμόρφωση πολιτικών ή την εκπαίδευση των ομάδων και των ηγετών τους στην εξ’ αποστάσεως εργασία. Έτσι, χωρίς προηγούμενη εμπειρία ή κατάλληλη προετοιμασία, οι εργαζόμενοι κλήθηκαν, για πρώτη φορά, να δουλέψουν εξίσου αποτελεσματικά από το σπίτι.

ΟΙ ΠΡΟΚΛΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΞ’ ΑΠΟΣΤΑΣΕΩΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
Ακόμη και όταν αποτελεί επιλογή του εργαζομένου και όχι μονόδρομο όπως τώρα, η εξ’ αποστάσεως εργασία ενέχει δυσκολίες, τις οποίες οι μάνατζερ οφείλουν να λάβουν υπόψη τους. Για αυτούς τους λόγους, δεν αποκλείεται να διαπιστώσουν μείωση της απόδοσης σε έως τώρα εξαιρετικά παραγωγικούς εργαζομένους.

Αδυναμία επίβλεψης δια ζώσης: Η υποχρεωτική έλλειψη επικοινωνίας πρόσωπο με πρόσωπο δυσχεραίνει τη συνεργασία μεταξύ των μάνατζερ και των ομάδων τους. Οι πρώτοι ανησυχούν ότι οι εργαζόμενοι δεν δουλεύουν εξίσου σκληρά και αποδοτικά, ενώ οι δεύτεροι διαμαρτύρονται ότι έχουν πολύ λιγότερη πρόσβαση στους προϊσταμένους τους και δεν λαμβάνουν έγκαιρα την υποστήριξη και τις κατευθύνσεις που χρειάζονται για το έργο τους.

Δυσκολία πρόσβασης στην πληροφόρηση: Οι νεοεισερχόμενοι στο καθεστώς της τηλεργασίας εκπλήσσονται δυσάρεστα από τον πρόσθετο χρόνο που απαιτείται για να συγκεντρώσουν την πληροφόρηση που χρειάζονται από τους συναδέλφους τους, ακόμη και αν πρόκειται για απαντήσεις σε απλές ερωτήσεις.

Κοινωνική απομόνωση: Ένα από τα συνηθέστερα παράπονα των τηλεργαζομένων είναι ότι χάνουν την «ανεπίσημη» επαφή με τους συναδέλφους τους στον χώρο εργασίας. Βραχυπρόθεσμα, το πρόβλημα είναι μεγαλύτερο για τους πιο εξωστρεφείς, μακροπρόθεσμα όμως έχει επίδραση στο σύνολο και επηρεάζει την αίσθηση του «ανήκειν» στο ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης.

Αντιπερισπασμοί στο σπίτι: Σε φυσιολογικές συνθήκες, η επιχείρηση ενθαρρύνει τους εργαζομένους να έχουν διασφαλίσει τις κατάλληλες προϋποθέσεις στο σπίτι τους (ξεχωριστό χώρο εργασίας και επίβλεψη των παιδιών) προτού ξεκινήσουν να εργάζονται εξ’ αποστάσεως. Σε συνθήκες κρίσης, όπως η σημερινή, δεν υπήρχε αυτή η πολυτέλεια με αποτέλεσμα να μειώνεται η δυνατότητα των εργαζομένων να παραμείνουν συγκεντρωμένοι και αφιερωμένοι στη δουλειά τους για πολλή ώρα, χωρίς περισπασμούς από την οικογένεια.

Μειωμένα κίνητρα για απόδοση: Σύμφωνα με τα συμπεράσματα έρευνας σε περισσότερους από 20.000 εργαζομένους σε 50 μεγάλες επιχειρήσεις στις ΗΠΑ (2010-2015), τα επίπεδα παρακίνησης των εργαζομένων εξ’ αποστάσεως είναι μειωμένα σε σχέση με όσους απασχολούνται στον χώρο εργασίας. Όταν, μάλιστα, η τηλεργασία δεν αποτελεί επιλογή του ίδιου του εργαζομένου, η περαιτέρω μείωση της παρακίνησης είναι δραστική.

ΠΩΣ ΘΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΕΤΕ ΤΗΝ ΟΜΑΔΑ
Καθημερινά check-ins: Πολλοί επιτυχημένοι μάνατζερ έχουν καθιερώσει καθημερινά, σύντομα check-ins με τα μέλη της απομακρυσμένης ομάδας τους, είτε σε ατομικό είτε σε ομαδικό επίπεδο. Το σημαντικό είναι οι επικοινωνίες αυτές να είναι τακτικές και προγραμματισμένες, καθώς και να αποτελούν το forum για παροχή συμβουλών, κατευθύνσεων και απαντήσεων στα ερωτήματα των εργαζομένων.

Επιλογές στους τρόπους ψηφιακής επικοινωνίας: Το e-mail δεν είναι αρκετό. Οι περισσότερες επιχειρήσεις αξιοποιούν τεχνολογίες όπως η βιντεοκλήση, οι οποίες υποκαθιστούν καλύτερα την διαπροσωπική επικοινωνία, καθώς επιτρέπουν την οπτική επαφή των μελών, περιορίζοντας το αίσθημα της απομόνωσης. Η βιντεοκλήση είναι ιδανική και για πιο ευαίσθητες ή σύνθετες συζητήσεις, σε σχέση με τα μηνύματα ή την ηχητική κλήση. Στις περιπτώσεις που η αμεσότητα είναι σημαντικότερη από την οπτική επαφή και το θέμα είναι απλό, ενδείκνυται η ανταλλαγή μηνυμάτων μέσα από εξειδικευμένες πλατφόρμες (Ζoom, Microsoft Teams, Slack κ.ά.).

Κανόνες συνεργασίας: Για την εύρυθμη λειτουργία της ομάδας, και καθώς ο χρόνος επιστροφής στην «κανονικότητα» είναι αβέβαιος, είναι απαραίτητο να συμφωνήσουν οι μάνατζερ με τους ανθρώπους τους, το συντομότερο δυνατόν, τις απαιτήσεις τους στο νέο καθεστώς ως προς τη συχνότητα, τον τρόπο και τον χρόνο επικοινωνίας μεταξύ τους. Για παράδειγμα, πότε είναι ο καλύτερος χρόνος για να επικοινωνήσουν μαζί τους, με ποιο μέσο πρέπει να επικοινωνούν τα επείγοντα θέματα κ.ά.

Πρωτοβουλίες εξ’αποστάσεως κοινωνικοποίησης: Η επικοινωνία και το «δέσιμο» των συναδέλφων για θέματα εκτός δουλειάς είναι σημαντικό να διατηρηθεί και στο νέο καθεστώς. Για το σκοπό αυτό, οι μάνατζερ πρέπει να πάρουν την πρωτοβουλία να καθιερώσουν τρόπους με τους οποίους τα μέλη της ομάδας θα αλληλεπιδρούν εξ’ αποστάσεως για μη εργασιακά θέματα. Αυτό μπορεί να γίνει αφιερώνοντας λίγο χρόνο στο ξεκίνημα των καθημερινών check-ins της ομάδας ή με ξεχωριστές «συναντήσεις». Ενδεικτικά, κάποιες εταιρείες έχουν καθιερώσει πρωινό καφέ ή virtual pizza parties (με συντονισμό, ώστε οι πίτσες να παραδίδονται την ίδια ώρα σε όλους τους συμμετέχοντες στη βιντεοκλήση), στα οποία οι εργαζόμενοι συζητούν ελεύθερα για θέματα που τους ενδιαφέρουν, μεταφέρουν τα νέα τους, αστειεύονται και γενικότερα αναζωπυρώνουν το αίσθημα του ανήκειν στον οργανισμό.

Ενθάρρυνση και συναισθηματική υποστήριξη: Πολλοί εργαζόμενοι βιώνουν αυξημένο στρες αυτή την περίοδο λόγω της βεβιασμένης αλλαγής του εργασιακού περιβάλλοντος, της αβεβαιότητας για το μέλλον και της ανασφάλειας για την υγεία των αγαπημένων τους προσώπων. Βασικός ρόλος των μάνατζερ είναι να είναι εκεί για να ακούσουν προσεκτικά, με σεβασμό και ενδιαφέρον, τις ανησυχίες των ανθρώπων τους. Κάποιες επιχειρήσεις αξιοποιούν online survey tools για να τσεκάρουν σε τακτά χρονικά διαστήματα πώς αισθάνονται οι άνθρωποί τους στην παρούσα δυσμενή συγκυρία. Άλλες αξιοποιούν αυτές τις μίνι έρευνες για να μετρήσουν την παρακίνηση των ανθρώπων τους και να διαπιστώσουν ποιοι παράγοντες μειώνουν την απόδοσή τους και τι θα τους βοηθούσε να γίνουν πιο παραγωγικοί. Κοινός παρονομαστής όλων είναι να δημιουργήσουν οι μάνατζερ ένα ασφαλές περιβάλλον, ώστε τα μέλη της ομάδας τους να μπορούν να εκφράσουν ελεύθερα τα συναισθήματα και τους προβληματισμούς τους.

    Πηγές:
    1. A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers, B. Larson, S. Vroman, E.Makarius, Harvard Business Review, 18/3/2020
    2. How to Keep Your Team Motivated, Remotely, L. McGregor and N. Doshi, Harvard Business Review, 9/4/2020