Η διαπραγμάτευση θεωρούνταν ανέκαθεν τέχνη, τα τελευταία χρόνια ωστόσο χαρακτηρίζεται ως επιστήμη: η γνώση και εφαρμογή των κανόνων που τη διέπουν επιτρέπει στον καθένα, και όχι μόνο σε όσους διαθέτουν φυσικό χάρισμα, να βγει νικητής από μια διαπραγμάτευση. Βασική αφετηρία μπορούν να αποτελέσουν οι ανεπίσημες, αλλά εξίσου σημαντικές, διαπραγματεύσεις που προκύπτουν σχεδόν καθημερινά στη ζωή ενός στελέχους και επηρεάζουν την καριέρα του και την πορεία της επιχείρησης.

Στη ζωή ενός στελέχους προκύπτουν τακτικά ευκαιρίες για «ανεπίσημες» διαπραγματεύσεις: για συζητήσεις με τη διοίκηση ή με συνεργάτες, οι οποίες ξεκινούν με δική του πρωτοβουλία για θέματα που τον αφορούν άμεσα, όπως μια υψηλότερη θέση, βελτιωμένες συνθήκες εργασίας, αλλαγές στα χαρακτηριστικά του ρόλου του ή στον τρόπο διατμηματικής συνεργασίας, δικαιότερες απολαβές μετά την ανάληψη πρόσθετων καθηκόντων κ.ά. Ωστόσο, λίγα στελέχη μπορούν να αναγνωρίσουν αυτές τις ευκαιρίες κι ακόμη λιγότερα τολμούν να τις αδράξουν, διεκδικώντας αυτό που πιστεύουν ότι τους αξίζει. Η αιτία είναι ότι είθισται να διαπραγματευόμαστε εκ μέρους της επιχείρησης. Δεν έχουμε συνηθίσει να διεκδικούμε για τον εαυτό μας, εκτός εάν αυτό προβλέπεται στο πλαίσιο θεσμοθετημένων διαδικασιών, όπως η συνέντευξη πρόσληψης ή η αξιολόγηση της απόδοσης. Οι ανεπίσημες διαπραγματεύσεις δεν αποτελούν απλά ταμπού. Είναι και πιο δύσκολες γιατί ενέχουν συναισθηματική εμπλοκή: η ενδεχόμενη αποτυχία έχει προσωπικό κόστος. Σε ορισμένες επιχειρήσεις, μάλιστα, θεωρείται ότι αντιβαίνουν στην κουλτούρα του «ομαδικού πνεύματος», ή το περιεχόμενό τους μπορεί να απαιτεί μεταβολές στον καθιερωμένο τρόπο εργασίας. Κοινώς, υπάρχουν πολλοί λόγοι που αποτρέπουν τα στελέχη από το να προσπαθήσουν και έτσι χάνουν σημαντικές ευκαιρίες επαγγελματικής ανέλιξης, που θα μπορούσαν να πυροδοτήσουν και θετικές οργανωσιακές αλλαγές.

Στο άρθρο της “Be Your Own Best Advocate” στο Harvard Business Review (Νοέμβριος 2015), η καθηγήτρια Ηγεσίας Deborah M.Kolb παραθέτει τη στρατηγική που μπορούν να υιοθετήσουν τα στελέχη για αποτελεσματικές καθημερινές διαπραγματεύσεις.

Στρατηγικά βήματα για επιτυχία στις ανεπίσημες διαπραγματεύσεις

Εντοπίστε τις ευκαιρίες για διαπραγμάτευση.
Αυτό δεν είναι αυτονόητο, ιδίως για στελέχη που δεν έχουν ποτέ στο παρελθόν ζητήσει κάτι. Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις που «φωνάζουν»: αν για παράδειγμα ο όγκος της δουλειάς είναι υπερβολικός και ξεπερνά κατά πολύ το ωράριο, είναι ευκαιρία να διαπραγματευτείτε για περισσότερους πόρους ή να ζητήσετε αναδιαμόρφωση του ρόλου σας. Αν αναγκαστείτε να αναλάβετε ένα έργο εκτός του ρόλου σας για να υποστηρίξετε ένα άλλο τμήμα της επιχείρησης, μπορείτε να διαπραγματευτείτε κάποιο αντάλλαγμα. Ή αν σας ανατεθεί μια νέα, εξαιρετικά απαιτητική αποστολή, μπορείτε να ζητήσετε επιπλέον άτομα στην ομάδα σας. Σε κάθε περίπτωση, επιλέγετε τις μάχες σας. Το αντικείμενο της διαπραγμάτευσης θα πρέπει να είναι σημαντικό για εσάς, θα πρέπει όμως ταυτόχρονα να μεταφράζεται και σε οφέλη για την επιχείρηση: μέσω αυξημένης παραγωγικότητας και commitment, ή μέσω της εισαγωγής μιας νέας διαδικασίας που θα μπορεί να υιοθετηθεί και από τους άλλους εργαζόμενους. Σε κάθε περίπτωση, πριν ξεκινήσετε πρέπει να σκέφτεστε ότι ο στόχος είναι μια αμοιβαία αποδεκτή και επωφελής συμφωνία.

Προετοιμαστείτε σωστά.
Η σωστή προετοιμασία είναι απαραίτητη σε κάθε διαπραγμάτευση. Τι γίνεται, όμως, στην περίπτωση των ανεπίσημων διαπραγματεύσεων, τις οποίες η άλλη πλευρά δεν περιμένει;

Tο πρώτο μυστικό είναι η σωστή πληροφόρηση. Είναι απαραίτητο να γνωρίζετε αν έχουν ανακύψει στο παρελθόν ανάλογα αιτήματα στην επιχείρηση και πώς έχουν αντιμετωπιστεί ή αν αυτό που ζητάτε είναι πρωτόγνωρο για την κουλτούρα του οργανισμού και «απειλεί» το status quo. Επιπλέον, χρειάζεστε ενημέρωση για τα άτομα με τα οποία θα διαπραγματευτείτε και για τον τρόπο με τον οποίο προτιμούν να λαμβάνουν αιτήματα και να παίρνουν αποφάσεις. Θέλουν αρκετό χρόνο για να είναι προετοιμασμένοι; Προτιμούν να ακούσουν από εσάς μια έτοιμη λύση ή λειτουργούν καλύτερα αν την σχεδιάσετε μαζί;

Το δεύτερο είναι η ψύχραιμη εκτίμηση της διαπραγματευτικής σας ισχύος. Η αλληλεξάρτηση που εκ των πραγμάτων υπάρχει μεταξύ των μάνατζερ ενός οργανισμού τους καθιστά σημαντικούς. Εκτιμήστε ποια είναι η δική σας προστιθέμενη αξία, πώς η δουλειά σας διευκολύνει το έργο και συνεισφέρει στην επιτυχία της άλλης πλευράς στο τραπέζι της διαπραγμάτευσης. Ένας συμπληρωματικός τρόπος για να εκτιμήσετε τη διαπραγματευτική σας αξία, τον οποίο ανέπτυξαν στο βιβλίο τους “Getting to Yes” (Houghton Mifflin Harcourt, 1992), οι Roger Fisher και William Ury από το Πρόγραμμα Διαπραγματεύσεων του Χάρβαρντ, είναι να αξιολογήσετε ποιος έχει την καλύτερη εναλλακτική σε περίπτωση που δεν προκύψει συμφωνία (BATNA-“Best alternative to a negotiated agreement”).

Το τρίτο μυστικό είναι να δώσετε επιλογές. Η διαπραγμάτευση απαιτεί δημιουργικότητα. Όταν παρουσιάζετε πολλές επιλογές, ενθαρρύνετε τα άλλα μέρη της διαπραγμάτευσης να συμμετέχουν ενεργά. Αντί να προσκολλάστε σε μια μοναδική λύση που εξυπηρετεί εσάς, αναλογιστείτε και τα δικά τους συμφέροντα και αναπτύξτε αμοιβαία ικανοποιητικές προτάσεις. Για να το πετύχετε αυτό, σκεφτείτε τις αιτίες για τις οποίες θα απέρριπταν το αίτημά σας και κάντε προτάσεις που θα τις διαχειρίζονται αποτελεσματικά.


Κάντε την αρχή.
Το ξεκίνημα των ανεπισήμων διαπραγματεύσεων είναι πολύ πιο αμήχανο και δύσκολο από τις επίσημες, γιατί μόνο η μία πλευρά γνωρίζει το πρόβλημα ή την ευκαιρία. Η άλλη πλευρά πιθανότατα δεν έχει ιδέα και συνεχίζει στη λογική business as usual. Ο τρόπος προσέγγισης, συνεπώς, αποτελεί πρόκληση, ώστε η συζήτηση να οδηγήσει σε συμφωνία αντί για διαμάχη.

Μια καλή μέθοδος είναι, αντί να μπείτε απευθείας στο θέμα, να ξεκινήσετε συζητώντας ένα εργασιακό ζήτημα που φανερώνει την αξία και τη συνεισφορά σας (π.χ. τα θετικά αποτελέσματα που φέρατε σε ένα έργο που σας ανατέθηκε στο προηγούμενο meeting) και στη συνέχεια να αναφερθείτε στο θέμα που σας απασχολεί και τις ιδέες σας για την επίλυσή του. Ένας εναλλακτικός τρόπος είναι να κατονομάσετε εκ των προτέρων τις πιθανές αντιρρήσεις του συνομιλητή σας, αποδεικνύοντας έτσι ότι έχετε μπει στη διαδικασία να σκεφτείτε τη δική του οπτική. Με τον τρόπο αυτό, κι αφού αναγνωρίσει ότι πράγματι αυτές είναι οι ανησυχίες του, ανοίγετε το δρόμο για εκτενέστερη και πιο ειλικρινή συζήτηση. Σε περίπτωση που αντιλαμβάνεστε ότι δεν υπάρχει διάθεση διαπραγμάτευσης, μπορείτε να αναζητήσετε συμμάχους εντός του οργανισμού που θα σας υποστηρίξουν και θα ενθαρρύνουν την άλλη πλευρά να συζητήσει μαζί σας.

Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σαν όπλο και το BATNA σας, την εναλλακτική σας κίνηση δηλαδή σε περίπτωση που δεν δεχθεί να συζητήσει μαζί σας, θα πρέπει όμως να προσέξετε ώστε να μην εκληφθεί ως απειλή.

Συζητήστε με ανοιχτό μυαλό.
Από τη στιγμή που κατορθώσατε να άρετε τις πρώτες αντιρρήσεις και να θέσετε το αίτημά σας προς συζήτηση, θα πρέπει να διατηρήσετε ανοιχτόμυαλη στάση. Οι προτάσεις σας αποτελούν απλά σημεία εκκίνησης και όχι αδιάλλακτες θέσεις που πρέπει να υιοθετηθούν αυτούσιες. Μην «ερωτεύεστε» τις ιδέες σας, ακούστε προσεκτικά τις διαφορετικές απόψεις και τις εναλλακτικές που έχει να προσφέρει η άλλη πλευρά. Αν δείξετε γνήσιο ενδιαφέρον για τη δική τους οπτική, αν δείξετε ότι τη λαμβάνετε πραγματικά υπόψη σας, δίνετε περισσότερα κίνητρα να συνεργαστούν μαζί σας για μια κοινή λύση, παρά να σταθούν απέναντί σας.

Μια μέθοδος που βοηθά και τις δύο πλευρές να αναπτύξουν ένα πλάνο που δουλεύει για όλους, είναι οι κατάλληλες ερωτήσεις: υποθετικές ερωτήσεις («τι θα γίνει αν») για να τεστάρετε όλα τα προτεινόμενα σενάρια, αλλά και για να ελέγξετε τις συνέπειες του να μείνουν τα πράγματα ως έχουν. Ερωτήσεις που εντάσσουν το στοιχείο της διαπραγμάτευσης μέσα στη συζήτηση («αν συμφωνήσω να κάνω το Χ, τότε ποια θα είναι τα οφέλη για τη θέση μου στην επιχείρηση;»). Και βέβαια, ερωτήσεις που παρέχουν πληροφόρηση, ώστε οι δύο πλευρές να συζητούν επί της σωστής βάσης, σε κλίμα συνεργασίας («τι είναι αυτό που σε ανησυχεί και πώς μπορώ να βοηθήσω σε αυτό», «ποια είναι τα κριτήρια επιτυχίας για αυτή τη θέση ώστε να δω αν όντως τα διαθέτω» κ.ά.).

Αναγνωρίστε και ξεφύγετε από την «πεπατημένη» μέθοδό σας.
Σύμφωνα με το πρόσφατο άρθρο της D.M. Kolb στο HBR “How to negotiate for yourself when people don’t expect you to” (Ιούνιος 2016), όλοι έχουμε μια καθιερωμένη μέθοδο με την οποία διαπραγματευόμαστε, ένα pattern συμπεριφοράς που αποδυναμώνει τη διαπραγματευτική μας ισχύ. Και τόσο οι προϊστάμενοι, όσο και οι συνάδελφοί σας, το γνωρίζουν ήδη, άρα μπορούν να προβλέψουν τις αντιδράσεις, τα δυνατά και αδύναμα σημεία σας στη διαπραγμάτευση και να τα χειριστούν προς όφελός τους. Ποιο είναι αυτό το pattern συμπεριφοράς; Ενδεικτικά, κάποιοι υιοθετούν ανεπίσημα το ρόλο του «παραγωγικού»: είναι γνωστό σε όλους ότι είναι διατεθειμένοι να αναλάβουν πρόσθετο όγκο δουλειάς, ακόμη και αν δεν εμπίπτει στη δική τους αρμοδιότητα. Κάποιοι άλλοι έχουν τη φήμη του «επιλυτή», του ανθρώπου που διορθώνει τα προβλήματα και δίνει λύσεις χωρίς να κερδίζει κάτι από αυτό. Άλλοι πάλι είναι γνωστοί “team players” και θα κάνουν τα πάντα για το καλό της ομάδας, χωρίς να επιδιώξουν επιβράβευση. Όπως εξηγεί η D.M. Kolb, είναι σημαντικό για την επιτυχή πορεία της διαπραγμάτευσης να συνειδητοποιήσετε ποιο είναι το δικό σας pattern συμπεριφοράς που όλοι αναμένουν και να τους αιφνιδιάσετε, ανατρέποντάς το.

Τέλος, ανεξάρτητα από τη σωστή στρατηγική που θα ακολουθήσετε, υπάρχουν φορές που δεν πρόκειται να έχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα για διάφορους λόγους, π.χ. επειδή η άλλη πλευρά δεν θεωρεί ότι αυτό είναι το κατάλληλο timing. Είναι σημαντικό, όμως, να φροντίσετε ώστε ο διάλογος να διατηρηθεί. Αντί να επιμένετε σε άμεση συμφωνία, δώστε στην άλλη πλευρά το χρόνο που χρειάζεται για να διαχειριστεί τα δεδομένα, να λάβει πιθανώς περισσότερη πληροφόρηση ή να ξανασκεφτεί τις ιδέες σας, ώστε να νιώθει σιγουριά για την τελική απόφαση. Κρατήστε όμως το θέμα ανοιχτό και προωθήστε το, παράλληλα, εσωτερικά ώστε να κερδίσετε υποστηρικτές εντός της επιχείρησης.