Τις τελευταίες δύο δεκαετίες, οι οργανισμοί κάθε μορφής και κλάδου της οικονομίας, τείνουν να υλοποιήσουν μεγάλο μέρος των επιχειρηματικών τους στόχων μέσω δραστηριοτήτων έργων (projects), γιατί όπως έχει αποδειχθεί έτσι βελτιώνουν την ανταγωνιστικότητά τους και την αποτελεσματικότητά τους.

Το γεγονός ότι το 30% το παγκοσμίου ΑΕΠ παράγεται από projects απαιτεί από τους οργανισμούς να βελτιώσουν τις μεθοδολογίες διοίκησης των έργων τους (project management). Όμως το να είναι κάποιος καλός μόνο στο project management παραδίδοντας επιτυχημένα έργα δεν αρκεί. Το να αναπτύξω με επιτυχία ένα νέο προϊόν το οποίο όμως δεν πουλάει, σημαίνει: επιτυχημένο project αλλά αποτυχημένο product. Ο Peter Drucker είχε πει: «EFFICIENCY is doing things right; EFFECTIVENESS is doing the right things». Ήτοι, αποδοτικότητα (efficiency) είναι η παράδοση επιτυχημένων έργων. Όμως αποτελεσματικότητα (effectiveness) είναι να έχω επιλέξει να κάνω το σωστό έργο. Για παράδοση επιτυχημένων έργων, χρειαζόμαστε αποτελεσματικές τεχνικές project management όπως περιγράφουν τα αντίστοιχα διεθνή πρότυπα και μεθοδολογίες: PMBOK®, PRINCE2™, ISO 21502, και ICB. Όμως ο οργανισμός θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιήσει τεχνικές επιλογής των κατάλληλων projects (portfolio management).

Τι είναι όμως το portfolio management (χαρτοφυλάκιο έργων); Σε κάθε οργανισμό υπάρχουν μηχανισμοί για έγκριση νέων έργων, ανάπτυξη προϊόντων, εισαγωγή σε νέες αγορές, process reengineering κλπ. Συνήθως το Δ.Σ. λαμβάνει αυτές τις αποφάσεις χωρίς να αποκλείονται άλλες εταιρικές δομές. Αυτές οι αποφάσεις για επενδύσεις ονομάζονται portfolio management. Το πρότυπο του ANSI για το Portfolio Management που αναπτύχθηκε από το PMI ορίζει: «Portfolio is a collection of projects and/or programmes and other work that are grouped together to facilitate the effective management of that work to meet strategic business objectives. The components of a portfolio are quantifiable; that is, they can be measured, ranked, and prioritized».

Επίσης το πρότυπο του ISO 21502γ ια το Portfolio Management αναφέρει: «Portfolio is a collection of portfolio components (project, programme, portfolio, or other related work) grouped together to facilitate their management to meet strategic objectives». Είναι προφανές ότι το portfolio management βοηθάει στην επίτευξη των «strategic business objectives» του κάθε οργανισμού. Ουσιαστικά με το portfolio management εφαρμόζουμε μια μεθοδολογία αξιολόγησης και επιλογής εκείνων των έργων (projects) και προγραμμάτων έργων (programmes) με τα οποία επιτυγχάνονται οι στρατηγικοί στόχοι του οργανισμού. Η εφαρμογή μεθοδολογίας Project Portfolio Management (PPM) από μια επιχείρηση, είναι μια δύσκολη μετάβαση σε διαφορετικό επίπεδο management. Αυτό προϋποθέτει ότι:

1. Το management του οργανισμού συνειδητοποιεί πλήρως τις απαιτούμενες διεργασίες και ανακατατάξεις
2. Πολλές επιχειρηματικές λειτουργίες της επιχείρησης διοικούνται ως έργα (Management by Projects)
3. Το management θέλει να επιβάλει την εφαρμογής μιας πρότυπης μεθοδολογίας Project Management
4. Ο οργανισμός διαθέτει τα απαραίτητα, έμπειρα, και πιστοποιημένα στελέχη σε μεθοδολογίες Project και Programme Management
5. Υπάρχει εν’ λειτουργία Project Management Office (PMO) που βοηθά στην καλύτερη υλοποίηση των έργων.

Τα οφέλη της μετάβασης του μεγαλύτερου μέρους της διοίκησης της επιχείρησης σε PPM, είναι:

  • Καθορισμός σαφών και επιτεύξιμων στόχων (objectives)
  • Risk Management για όλη την επιχείρηση με ταυτόχρονη ανάλυση οικονομικών δεικτών
  • Ιεράρχηση των projects με βάση κριτήρια που θέτονται από τον οργανισμό και επιλογή έργων που ευθυγραμμίζονται με την στρατηγική του οργανισμού
  • Ύπαρξη real time data για την καλύτερη διαχείριση των resources του οργανισμού.

Όλες οι έρευνες επιβεβαιώνουν ότι το Project, Programme και Portfolio Management βοηθά αποτελεσματικά, μαζί με άλλους παράγοντες, τους οργανισμούς να αποκτήσουν συγκριτικά πλεονεκτήματα και να λάβουν τα επιθυμητά αποτελέσματα με εκτέλεση επιτυχημένων έργων. Ωστόσο, πολλοί οργανισμοί έχουν δρόμο να διανύσουν ακόμη. Και δυστυχώς η αποτυχία δεν περιμένει…